Noções de Arquivologia

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1 AULA DEMONSTRATIVA Noções de Arquivologia Arquivística: princípios e conceitos. Professor Marcelo Camacho Professor Marcelo Camacho 1

2 Aula 00 Aula Demonstrativa Olá, pessoal! Estou aqui para estudar com vocês o conteúdo de NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA para o concurso de TÉCNICO DO MPU- ÁREA TÉNICO-ADMINISTRATIVA. Meu nome é Marcelo Camacho, sou Sociólogo e Tecnólogo em Recursos Humanos. Tenho 47 anos e atuo na área de Recursos Humanos há 18 anos. Atualmente exerço o cargo de Analista de Gestão em Saúde, perfil Gestão do Trabalho, na FIOCRUZ, aqui no Rio de Janeiro. Também já exerci o cargo de Analista de Ciência & Tecnologia, perfil Recursos Humanos, no Instituto Nacional do Câncer (INCA). Ainda não temos o edital e por isto tomaremos o edital passado como base para nos prepararmos com antecedência. Existem muitas questões da CESPE com o conteúdo programático para este concurso. Conseguir a aprovação em um concurso disputado exige muita dedicação e atenção em detalhes. Adoto a seguinte dinâmica nos meus cursos: apresento alguns pontos teóricos e veremos como as bancas cobraram estes assuntos em provas recentes. Além de comentar a resposta adequada para cada questão, irei também tecer comentários sobre as respostas consideradas erradas. No final da aula eu apresento a lista de questões e o gabarito. Ah, Marcelo, mas tem uma parte teórica muito chata e ás vezes extensa!!!. Camaradas, não tem jeito, para dar conta de algumas afirmações precisamos entender conceitos. E para isto, precisamos estudar!! Estamos aqui para isto! Ah, mas o que diferencia então dos livros dos autores clássicos da Administração, Marcelo? Professor Marcelo Camacho 2

3 Pessoal, o diferencial do curso é justamente trazer as perspectivas de diferentes autores num único lugar focando as questões mais recentes das bancas. Recomendo que após o estudo das aulas, refaçam as questões sem consultar os gabaritos. A repetição é a mãe da retenção. Então, animados? Sempre digo que é necessário estudo e persistência pra conseguir aprovação em concursos públicos! Aula Conteúdo Programático Data 00 Arquivística: princípios e conceitos. 02/ Noc ões de arquivologia. 7.1 Arquivística: princípios e conceitos. 7.2 Legislac ão arquivística Classificac ão de documentos de arquivo. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 7.3 Gestão de documentos Protocolos: recebimento, registro, distribuic ão, tramitac ão e expedic ão de documentos Classificac ão de documentos de arquivo Arquivamento e ordenac ão de documentos de arquivo Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 7.4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 7.5 Preservac ão e conservac ão de documentos de arquivo. 17/05 24/05 31/05 07/06 Sumário 1. Técnicas de arquivamento: Princípios e Conceitos Lista de Questões Gabarito Professor Marcelo Camacho 3

4 1. Técnicas de arquivamento: Princípios e Conceitos Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por orgãos públicos, instituições de caráter publico e entidades privadas, decorrente de atividade especifica, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos. Arquivologia: disciplina que tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e da Arquivística; Arquivística: princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Desde sua origem, os arquivos são tratados, armazenados e conservados por razões administrativas, constituindo com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. Em outros termos, a finalidade principal dos arquivos é servir à administração (valor primário/administrativo), constituindo-se com o passar do tempo em sua finalidade secundária (valor histórico). A conservação dos documentos por razões culturais e históricas não constituem objetivos primários dos documentos de arquivo e sim secundários. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, aí sim, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. A autenticidade de um documento está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produto de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas. Professor Marcelo Camacho 4

5 Princípios Arquivísticos Princípio da Proveniência ou do Respeito aos fundos Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Princípio da Organicidade ou Ordem Original As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Princípio da Unicidade Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Princípio da Indivisibilidade ou integridade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Princípio da Cumulatividade Professor Marcelo Camacho 5

6 O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Princípio da Territorialidade Também conhecido como Princípio da Proveniência Territorial. Trata-se de uma derivação do Princípio da Proveniência, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. Funções Arquivísticas Segundo Rousseau e Couture (1994), as funções arquivísticas são sete: produção, avaliação, aquisição, classificação, descrição, conservação e difusão. Elas englobam todo o ciclo vital do documento e em sua totalidade buscam tornar o acesso a informação dinâmico e satisfatório. Professor Marcelo Camacho 6

7 1) Produção Criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a criação de documentos com informações desnecessárias e atentando para sua veracidade e autenticidade. Momento que o documento passa a existir para a instituição. Para a criação de documentos arquivísticos digitais é importante estar atento em diversas questões que possam alterar a veracidade ou autenticidade das informações ali contidas, sendo de extrema importância a elaboração de normas e regras para a produção da documentação, assim como utilizar métodos como assinatura digital, marca d água e procedimentos padrão. 2) Avaliação Processo que consiste na atribuição de valores (primário ou secundário) para os documentos, assim como prazos de guarda e destinação final (guarda permanente ou eliminação). Os documentos devem ser devidamente avaliados também em suporte digital, pois nem toda a documentação produzida possui a necessidade de ser preservada permanentemente, garantindo assim economia de recursos materiais e financeiros. 3) Aquisição Entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. Abrande o arquivamento corrente, assim como a transferência e recolhimento da documentação. O processo de aquisição deverá ser realizado com mais atenção e cuidado nos documentos arquivísticos digitais, pois seu controle é mais difícil de ser Professor Marcelo Camacho 7

8 realizado e não possuem métodos que assegurem questões como autenticidade e veracidade. 4) Conservação Conjunto de procedimentos que visa a manutenção da integridade física do documento, desacelerando o processo de degradação. A principal questão a ser levantada em relação à conservação dos documentos digitais é sobre a constante mudança que ocorre nos aparelhos e softwares tecnológicos, tornando os equipamentos obsoletos e causando a perda de informações. O profissional responsável deve estar atento as novas tecnologias para evitar que a documentação ( ou parte dela) seja perdida. 5) Classificação Forma como os documentos serão reagrupados de acordo com características comuns. A Classificação deverá ser feita dentro dos padrões estabelecidos pelos profissionais responsáveis pelo acervo, que conhecem a melhor maneira de agrupamento para realização de suas atividades. Os documentos digitais também devem ser devidamente classificados e ordenados para evitar que a documentação fique desorganizada em meio digital e para que não perca seu contexto dentro da instituição. 6) Descrição Conjunto de elementos facilitadores na recuperação e localização dos documentos. Também abrange a elaboração de instrumentos de pesquisa e meios de busca, utilizando termos específicos, palavras-chave, indexadores, dentre outros. A descrição será mais eficaz e precisa em meio digital, se realizada de forma correta, garantindo a recuperação e localização mais rápida da informação solicitada. Professor Marcelo Camacho 8

9 7) Difusão Está relacionada à divulgação do acervo, bem como a acessibilidade dos documentos, aproximando o arquivo e o usuário da informação. A difusão também será realizada de forma mais rápida, pois a maioria das pessoas possui acesso à internet e utilizam deste meio para suas pesquisas. Desta forma, o arquivo pode divulgar amplamente suas atividades, serviços e documentação, assim como disponibilizar informações com maior praticidade e eficácia. ITEM 1. (CESPE/ 2013 / SERPRO/ TÉCNICO / SUPORTE ADMINISTRATIVO) Desde sua origem, os documentos de arquivo são tratados, armazenados e conservados por razões culturais e históricas. Nada disso, pessoal! Originalmente, os arquivos constituem-se como instrumento administrativo! Portanto, a afirmativa está ERRADA! ITEM 2.(CESPE/ 2012/ PRF/ TÉCNICO EM ASSUNTOS EDUCACIONAIS ) O que justifica a criação de arquivos de documentos não é a sua historicidade, mas, sim, a sua finalidade funcional. Exatamente, pessoal! A função primordial de um arquivo é sua funcionalidade administrativa! Portanto, a afirmativa está CERTA! Professor Marcelo Camacho 9

10 ITEM 3. (CESPE/2013/INPI/ANALISTA DE PLANEJAMENTO ARQUIVOLOGIA) Os documentos de arquivo são considerados autênticos porque são elaborados e, uma vez mantidos de acordo com procedimentos regulares, que podem ser comprovados. Perfeito, pessoal! Uma vez que os documentos sejam elaborados e mantidos de acordo com procedimentos regulares comprováveis, eles são considerados autênticos! Portanto, a afirmativa está CERTA! ITEM 4. (CESPE / 2012/ MCT/ TÉCNICO ) Arquivística é a disciplina que tem como objetivo tratar as coleções de documentos produzidos e(ou) recebidos pelas pessoas físicas ou jurídicas. Nada disso, pessoal! É a biblioteca que recebe coleções de documentos. Relembrando a definição de arquivística: é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por orgãos públicos, instituições de caráter publico e entidades privadas, decorrente de atividade especifica, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos. Portanto, a afirmativa está ERRADA! ITEM 5. (CESPE /2012/ POLÍCIA FEDERAL / PAPILOSCOPISTA DA POLÍCIA FEDERAL) Professor Marcelo Camacho 10

11 O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. Nada disso, minha gente! Questão parecida com a anterior! O arquivo é composto por um conjunto de documentos e não por uma coleção, portanto, a afirmativa está ERRADA! ITEM 6. (CESPE /2012/ TJ-RR / AUXILIAR ADMINISTRATIVO) O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes. Exato, pessoal! O arquivo é um conjunto de documentos, e não uma coleção! Portanto, a afirmativa está CERTA! ITEM 7. (CESPE / 2012 / MPE-PI/ TÉCNICO MINISTERIAL / ÁREA ADMINISTRATIVA) As funções arquivísticas prescindem de instrumentos para a sua realização. Enquanto o plano de classificação está associado à classificação, a tabela de temporalidade relaciona-se à avaliação. Esses instrumentos são independentes e, portanto, não se complementam. Muita atenção pessoal! Há dois erros na questão: as funções arquivísticas necessitam de instrumentos para a sua realização. Prescindir significa não precisar! Outro erro: o plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos complementares para a gestão documental. Veremos a tabela de temporalidade mais à frente na aula. Portanto, a afirmativa está ERRADA! Professor Marcelo Camacho 11

12 ITEM 8. (CESPE/ 2012 /ANAC / TÉCNICO ADMINISTRATIVO) A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base no princípio da ordem original. Negativo, minha gente! A banca misturou dois conceitos que na verdade não se relacionam diretamente. Avaliação: é a atividade realizada na fase de destinação da Gestão de Documentos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Visa, dentre outros, temporalidade. atribuir o valor dos documentos e criar a tabela de Princípio da ordem original ou organicidade: afirma que o arquivo deve conservar o arranjo (organização) estabelecido pelo produtor. Portanto, a afirmativa está ERRADA! ITEM 9. (CESPE ANAC - TÉCNICO ADMINISTRATIVO) Segundo o princípio de respeito aos fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem ser agrupados de acordo com sua proveniência. Exatamente, pessoal! Pelo princípio do respeito aos fundos, os documentos de um mesmo produtor (proveniência) devem ser mantidos agrupados. Portanto, a afirmativa está CERTA! Professor Marcelo Camacho 12

13 ITEM 10. (CESPE / 2012 / IBAMA/ TÉCNICO ADMINISTRATIVO) Considere que a manutenção de um documento tenha sido realizada no local em que ele foi acumulado. Nessa situação, a ação realizada obedece ao princípio da territorialidade. Perfeito, pessoal! Segundo o princípio da territorialidade os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. Portanto, a afirmativa está CERTA! Ficamos por aqui! Na aula 1 retomaremos este tema! Espero que tenham gostado! Será um prazer revê-los na aula 1! Ressalto que estarei disponível no fórum! Lembrem-se: foco e persistência! Até a próxima aula! Professor Marcelo Camacho 13

14 2. Lista de Questões ITEM 1. (CESPE/ 2013 / SERPRO/ TÉCNICO / SUPORTE ADMINISTRATIVO) Desde sua origem, os documentos de arquivo são tratados, armazenados e conservados por razões culturais e históricas. ITEM 2.(CESPE/ 2012/ PRF/ TÉCNICO EM ASSUNTOS EDUCACIONAIS ) O que justifica a criação de arquivos de documentos não é a sua historicidade, mas, sim, a sua finalidade funcional. ITEM 3. (CESPE/2013/INPI/ANALISTA DE PLANEJAMENTO ARQUIVOLOGIA) Os documentos de arquivo são considerados autênticos porque são elaborados e, uma vez mantidos de acordo com procedimentos regulares, que podem ser comprovados. ITEM 4. (CESPE / 2012/ MCT/ TÉCNICO ) Arquivística é a disciplina que tem como objetivo tratar as coleções de documentos produzidos e(ou) recebidos pelas pessoas físicas ou jurídicas. ITEM 5. (CESPE /2012/ POLÍCIA FEDERAL / PAPILOSCOPISTA DA POLÍCIA FEDERAL) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. ITEM 6. (CESPE /2012/ TJ-RR / AUXILIAR ADMINISTRATIVO) O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes. Professor Marcelo Camacho 14

15 ITEM 7. (CESPE / 2012 / MPE-PI/ TÉCNICO MINISTERIAL / ÁREA ADMINISTRATIVA) As funções arquivísticas prescindem de instrumentos para a sua realização. Enquanto o plano de classificação está associado à classificação, a tabela de temporalidade relaciona-se à avaliação. Esses instrumentos são independentes e, portanto, não se complementam. ITEM 8. (CESPE/ 2012 /ANAC / TÉCNICO ADMINISTRATIVO) A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base no princípio da ordem original. ITEM 9. (CESPE ANAC - TÉCNICO ADMINISTRATIVO) Segundo o princípio de respeito aos fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem ser agrupados de acordo com sua proveniência. ITEM 10. (CESPE / 2012 / IBAMA/ TÉCNICO ADMINISTRATIVO) Considere que a manutenção de um documento tenha sido realizada no local em que ele foi acumulado. Nessa situação, a ação realizada obedece ao princípio da territorialidade. Professor Marcelo Camacho 15

16 3. Gabarito ERRADO CERTO CERTO ERRADA ERRADO CERTO ERRADO ERRADO CERTO CERTO Professor Marcelo Camacho 16