Organização de Documentos

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1 Organização de Documentos Gestão de Documentos Professor Marcelo Camacho Professor Marcelo Camacho 1

2 Olá, pessoal! Estou aqui para estudar com vocês o conteúdo de ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS para o cargo de AGENTE DE DOCUMENTAÇÃO para o concurso de TCE-PB. Meu nome é Marcelo Camacho, sou Sociólogo e Tecnólogo em Recursos Humanos. Tenho 47 anos e atuo na área de Recursos Humanos há 18 anos. Atualmente exerço o cargo de Analista de Gestão em Saúde, perfil Gestão do Trabalho, na FIOCRUZ, aqui no Rio de Janeiro. Também já exerci o cargo de Analista de Ciência & Tecnologia, perfil Recursos Humanos, no Instituto Nacional do Câncer (INCA).. O edital já foi lançado e a prova será no dia 13/01/2018. Vamos acelerar a preparação. A banca organizadora será a CESPE. Gosto muito de resolver questões da CESPE! Já fui aprovado em dois concursos organizados pela CESPE e em um deles fui o primeiro colocado! Conseguir a aprovação em um concurso disputado exige muita dedicação e atenção em detalhes. Adoto a seguinte dinâmica nos meus cursos: apresento alguns pontos teóricos e veremos como as bancas cobraram estes assuntos em provas recentes. Além de comentar a resposta adequada para cada questão, irei também tecer comentários sobre as respostas consideradas erradas. No final da aula eu apresento a lista de questões e o gabarito. Ah, Marcelo, mas tem uma parte teórica muito chata e ás vezes extensa!!!. Camaradas, não tem jeito, para dar conta de algumas afirmações precisamos entender conceitos. E para isto, precisamos estudar!! Estamos aqui para isto! Ah, mas o que diferencia então dos livros dos autores clássicos da Administração, Marcelo? Professor Marcelo Camacho 2

3 Pessoal, o diferencial do curso é justamente trazer as perspectivas de diferentes autores num único lugar focando as questões mais recentes das bancas. Recomendo que após o estudo das aulas, refaçam as questões sem consultar os gabaritos. A repetição é a mãe da retenção. Então, animados? Sempre digo que é necessário estudo e persistência pra conseguir aprovação em concursos públicos! O cronograma das aulas está abaixo. A data de cada aula é a previsão máxima de publicação, mas eu me empenharei em publicar antes. Aula Conteúdo Programático Data 00 Gestão de Documentos 09/11/17 01 Prof. Marcelo Camacho 1 Processo e procedimento. 2 Autuação. 3 Formalização de autos. 4 Registros e protocolos físicos e virtuais. 5 Tramitação de documentos. 17/11/17 Sumário 1. Gestão de documentos Fases da gestão de documentos Lista de Questões Gabarito Professor Marcelo Camacho 3

4 1. Gestão de documentos Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. Objetivos A gestão de documentos tem os seguintes objetivos : assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica; assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação; contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. Anteriormente vimos as três idades dos documentos. Reparem no quadro a seguir que o os documentos correntes e intermediários tem valor primário e os permanentes tem valor secundário. Professor Marcelo Camacho 4

5 Vejam esta tabela com as ações em cada idade documental: Arquivo CORRENTE Arquivo INTERMEDIÁRIO Arquivo PERMANENTE Pode ser transferido para o arquivo intermediário, recolhido para o arquivo permanente ou eliminado. Pode ser recolhido ao arquivo permanente ou eliminado. Não pode ser eliminado. ITEM 1. (CESPE/2015/MPOG/Arquivista) Os documentos, para serem considerados como correntes e intermediários, devem possuir valor primário. Professor Marcelo Camacho 5

6 Perfeito, pessoal! Os documentos correntes e intermediários tem valor primário e os documento permanente tem valor secundário. Portanto, a afirmativa está CERTA! ITEM 2. (CESPE/2015/ FUB/TÉCNICO EM ARQUIVO) Os documentos que constituem os arquivos permanentes apresentam valor secundário. Perfeito, pessoal! Os documentos permanentes tem valor secundário. Portanto, a afirmativa está CERTA! ITEM 3. (CESPE/2014/CADE/AGENTE ADMINISTRATIVO) A eliminação de documentos de arquivo é uma atividade vedada nos arquivos permanentes. Perfeito, pessoal! Os documentos permanentes não podem ser eliminados. Portanto, a afirmativa está CERTA! Professor Marcelo Camacho 6

7 1.1. Fases da gestão de documentos As três fases básicas da gestão de documentos são : produção, utilização e destinação. 1ª Fase - Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Esta fase é composta pelos seguintes elementos : - elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência; - controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; - utilização de processadores de palavras e textos. 2ª Fase - Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação. Professor Marcelo Camacho 7

8 3ª Fase - Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. ITEM 4. (CESPE/2015/MPOG/ARQUIVISTA ) No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de documentos, julgue o seguinte item. As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições, inserem-se na fase da produção. Nada disso, pessoal! A as atividades de protocolo estão na fase de utilização dos documentos. Portanto, a afirmativa está ERRADA! ITEM 5. (CESPE/2015/ MPOG/ ARQUIVISTA) A gestão do correio eletrônico faz parte da fase de reformatação do programa de gestão de documentos. Professor Marcelo Camacho 8

9 Nada disso, pessoal! Relembrando as fases da gestão de documentos: produção, utilização e destinação. Não existe fase de reformatação na gestão de documentos. A Reformatação consiste em técnica de migração que consiste na mudança da forma de apresentação de um documento eletrônico para fins de acesso ou manutenção dos dados, por exemplo: impressão ou transformação de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou transferência dos documentos de um sistema computacional para uma mídia móvel. Portanto, a afirmativa está ERRADA! ITEM 6. ( CESPE/2015/ FUB/ARQUIVISTA) A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e eliminação. Nada disso, minha gente! As fases da gestão de documentos são produção, utilização e destinação. Portanto, a afirmativa está ERRADA! ITEM 7. ( CESPE/2014/FUB/ TÉCNICO EM ARQUIVO) Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utilização do programa de gestão de documentos. Nada disso, pessoal! Os documentos são eliminados na fase de destinação da gestão de documentos. Portanto, a afirmativa está ERRADA! Professor Marcelo Camacho 9

10 ITEM 8. (CESPE/2014/ FUB/ TÉCNICO EM ARQUIVO) Fase de produção é a etapa do programa de gestão de documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração. Perfeito, pessoal! A etapa de produção refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor, otimizando a produção. Portanto, a afirmativa está CERTA! Níveis de Aplicação Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis : nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programa de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente; nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário; nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondência e a implantação de sistemas de arquivos; Professor Marcelo Camacho 10

11 nível máximo: inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação. ITEM 9. ( CESPE/2015/ FUB/ARQUIVISTA) Um programa de gestão de documentos deve abranger, minimamente, procedimentos de guarda, eliminação e recolhimento de documentos. Perfeito, pessoal! Este é o nível mínimo de gestão de documentos: os órgãos devem contar, ao menos, com programa de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente. Portanto, a afirmativa está CERTA! Bem, pessoal, fecho por aqui esta aula demonstrativa! Na aula 1 continuarei a abordar este tema trazendo mais questões! Espero revê-los na aula 1! Até lá! Professor Marcelo Camacho 11

12 2. Lista de Questões ITEM 1. (CESPE/2015/MPOG/Arquivista) Os documentos, para serem considerados como correntes e intermediários, devem possuir valor primário. ITEM 2. (CESPE/2015/ FUB/TÉCNICO EM ARQUIVO) Os documentos que constituem os arquivos permanentes apresentam valor secundário. ITEM 3. (CESPE/2014/CADE/AGENTE ADMINISTRATIVO) A eliminação de documentos de arquivo é uma atividade vedada nos arquivos permanentes. ITEM 4. (CESPE/2015/MPOG/ARQUIVISTA ) No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de documentos, julgue o seguinte item. As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições, inserem-se na fase da produção. Professor Marcelo Camacho 12

13 ITEM 5. (CESPE/2015/ MPOG/ ARQUIVISTA) A gestão do correio eletrônico faz parte da fase de reformatação do programa de gestão de documentos. ITEM 6. ( CESPE/2015/ FUB/ARQUIVISTA) A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e eliminação. ITEM 7. ( CESPE/2014/FUB/ TÉCNICO EM ARQUIVO) Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utilização do programa de gestão de documentos. ITEM 8. (CESPE/2014/ FUB/ TÉCNICO EM ARQUIVO) Fase de produção é a etapa do programa de gestão de documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração. ITEM 9. ( CESPE/2015/ FUB/ARQUIVISTA) Um programa de gestão de documentos deve abranger, minimamente, procedimentos de guarda, eliminação e recolhimento de documentos. Professor Marcelo Camacho 13

14 . 3. Gabarito CERTO CERTO CERTO ERRADO ERRADO ERRADO ERRADO CERTO CERTO Professor Marcelo Camacho 14