Arquivologia - Aula 10 -

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1 Arquivologia - Aula 10 - Aula Conteúdo 01 I. Arquivística: princípios e conceitos II. Legislação Arquivística 02 III. Gestão de documentos (PARTE 1) Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Classificação de documentos de arquivo Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo 03 III. Gestão de documentos (PARTE 2) Tabela de temporalidade de documentos de arquivo IV. Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo V. Preservação e conservação de documentos de arquivo Prof. Renato Fenili Junho de 2013 **. (CESPE / MPU / 2013) A significação orgânica entre os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor. A natureza orgânica de um arquivo garante que um documento dele constante guarde relação lógica com outros documentos do acervo. Dessa maneira, caso seja separado do conjunto, a perda do significado do documento pode ser significativa, já que estará retratando apenas parte da história. 1

2 Arquivo Corrente Resolução nº 1 de 1995 do CONARQ: Art. 1º, 2º Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. 1. (CESPE / TRE MG / adaptada) O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário. O enunciado acima traz duas das qualidades dos documentos constantes do arquivo corrente. A primeira é atinente à sua grande possibilidade de uso, vista anteriormente como correta. A segunda qualidade também correta diz respeito ao valor primário que é inerente aos documentos de um arquivo corrente. Valor primário é a relevância que todo o documento apresenta, concernente aos aspectos administrativos, funcionais e legais da organização. Todo documento nasce com esse valor, mas o perde com o decorrer do tempo. 2. (CESPE / ABIN / 2010) Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente. O enunciado acima engloba as quatro características mais marcantes dos arquivos correntes: uso frequente / grande probabilidade de uso; documentos são dotados de valor primário; distribuição por toda a organização; e restrição / controle de acesso. Arquivo Intermediário Resolução nº 1 de 1995 do CONARQ: Art. 1º, 3º Consideram-se arquivos intermediários os conjuntos de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 2

3 3. (CESPE / TSE / adaptada) Nenhum documento deve ser aceito no arquivo intermediário sem que se conheça, de modo preciso, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). É exatamente isso. Quando da transferência (passagem de um documento do arquivo corrente para o intermediário), há de se informar se, decorrido o período na fase intermediária, o documento será eliminado ou guardado permanentemente. Isso ficará mais claro quando abordarmos o tópico Tabela de Temporalidade. Atividades Administrativas dos Arquivos Correntes 1. Protocolo (recebimento, registro, autuação, classificação e controle da movimentação, expedição/distribuição) 2. Arquivamento 3. Empréstimo e consulta 4. Destinação Protocolo Protocolo 3

4 4. (CESPE / ANP / 2013) A implantação do protocolo e a sua supervisão são atividades desenvolvidas pelo arquivo permanente. 5. (CESPE / POLÍCIA FEDERAL / 2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes. A implantação do protocolo e sua supervisão são atividades inerentes ao arquivo corrente. A assertiva está ERRADA. Ao visualizarmos o esquema acima, vemos que o protocolo é efetivamente a porta de entrada (recebimento) e a porta de saída (distribuição ou movimentação / expedição) dos documentos em uma organização. É também, como vimos, atividade típica dos arquivos correntes. 6. (CESPE / SECAD TO / 2008) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. Das atividades listadas anteriormente, apenas a conservação e a preservação não são rotinas de protocolo. A assertiva está ERRADA. RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS PELO PROTOCOLO 1. Receber a correspondência 2. Separar a correspondência oficial da particular 3. Distribuir a correspondência particular (sem abri-la! imagine alguém vendo seu extrato bancário...). A correspondência particular não precisa ser registrada. 4. (Agora o protocolo só está com a correspondência oficial) Separar a correspondência ostensiva da sigilosa 5. Encaminhar a correspondência sigilosa (sem abri-la) 6. Abrir a correspondência ostensiva 6.1. Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes (requisitar ao arquivo estes antecedentes) 6.2. Interpretar e classificar a correspondência ostensiva, por assunto 6.3. Efetuar algumas ações burocráticas: carimbar, anotar data da primeira distribuição, lançar resumo na ficha de protocolo 6.4. Encaminhar ao setor de registro e de movimentação 4

5 ROTINAS DO SETOR DE REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO DO PROTOCOLO 1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias. 2. Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino junto com os antecedentes (se existirem). 3. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida. 4. Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numérica. 5. Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos; anotar nas respectivas fichas o novo destino. 6. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. ROTINAS DO SETOR DE EXPEDIÇÃO 1. Receber a correspondência (Original e cópia. Se não vier com cópia, ela deve ser providenciada) 2. Verificar se o documento está completo (se não faltam folhas ou anexos/apêndices) 3. Numerar e completar a data, no original e nas cópias 4. Expedir o documento original 5. Encaminhar a correspondência sigilosa 6. Arquivar as cópias 7. (CESPE / PRF / 2012) A tramitação e o registro de documentos são atividades análogas, referentes à distribuição de documentos nos setores de trabalho. 8. (CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. Tramitação e registro de documentos não são atividades análogas, mas sim distintas: Tramitação = movimentação dos documentos; Registro = cadastro de documentos, para controle posterior. A assertiva está ERRADA. Abordamos, anteriormente, os procedimentos no recebimento de correspondências pelo protocolo. O enunciado da questão está de acordo com o esquema anterior. Lembre-se que apenas a correspondência oficial e ostensiva é aberta. 5

6 Correspondências 9. (CESPE / EBC / 2011) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes....apenas para reforçar a teoria. **. (CESPE / MPU / 2013) Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária....apenas as correspondências ostensivas são abertas pelo protocolo. 10. (CESPE / EBC / 2011) A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha conhecimento de seu teor. Decreto nº 7.845/2012: Art. 26. A expedição e a tramitação de documentos classificados deverão observar os seguintes procedimentos: I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno constarão o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e V - será inscrita a palavra PESSOAL no envelope que contiver documento de interesse exclusivo do destinatário. 6

7 10. (Resolução continuação) Decreto nº 7.845/2012: Art. 27. A expedição, a condução e a entrega de documento com informação classificada em grau de sigilo ultrassecreto serão efetuadas pessoalmente, por agente público autorizado, ou transmitidas por meio eletrônico, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de classificação da informação, vedada sua postagem. Art. 28. A expedição de documento com informação classificada em grau de sigilo secreto ou reservado será feita pelos meios de comunicação disponíveis, com recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo ou, se for o caso, por via diplomática, sem prejuízo da entrega pessoal. 10. (Resolução continuação) Decreto nº 7.845/2012: Art. 29. Cabe aos responsáveis pelo recebimento do documento com informação classificada em qualquer grau de sigilo, independente do meio e formato: I - registrar o recebimento do documento; II - verificar a integridade do meio de recebimento e registrar indícios de violação ou de irregularidade, comunicando ao destinatário, que informará imediatamente ao remetente; e III - informar ao remetente o recebimento da informação, no prazo mais curto possível. 1o Caso a tramitação ocorra por expediente ou correspondência, o envelope interno somente será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou autoridade hierarquicamente superior. 2o Envelopes internos contendo a marca PESSOAL somente poderão ser abertos pelo destinatário. 11. (CESPE / MMA / 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. 12. (CESPE / PF / 2012) A entrada ou a produção de um documento de arquivo em uma instituição deve ser seguida do respectivo registro em protocolo, o que possibilita a identificação dos metadados, para fins de acesso ao documento e controle de sua tramitação. A rotina de registro, efetuada pelo setor de protocolo, refere-se ao cadastro dos dados básicos do documento, para consulta e localização futura. Metadado = são informações sobre outras informações. Exemplos: data, número de protocolo, autor, interessado, assunto, tipo de documento (ofício, memorando, carta etc.), entre outros. 7

8 13. (CESPE / TJ ES / 2011) Os metadados são retirados dos documentos de arquivo no momento do registro destes nos sistemas de protocolo e durante a tramitação desses documentos pelos setores de trabalho do órgão ou empresa. 14. (CESPE / MPE PI / 2012) Tramitação é a passagem de documentos para o arquivo intermediário, o responsável por distribuí-los entre os setores de trabalho....apenas para reforçar a teoria. A passagem de documentos para o arquivo intermediário é denominada transferência. Tramitação é a movimentação de documentos entre unidades administrativas. A assertiva está ERRADA. 15. (CESPE / MPE PI / 2012) As correspondências particulares não são registradas nos setores de protocolo, apenas são distribuídas aos destinatários. 16. (CESPE / MPE PI / 2012) Os processos podem ser registrados em qualquer setor da organização, cabendo ao protocolo apenas a numeração das peças. Apenas as correspondências oficiais (ou seja, aquelas que abordam assuntos diretamente relacionados às atividades administrativas ou fim do órgão / entidade) devem ser registradas nos setores de protocolo. O registro é atribuição do protocolo! A assertiva está ERRADA. 8

9 17. (CESPE / MPE PI / 2012) A expedição de documentos é controlada pelo protocolo, que deve reter os principais dados sobre a operação. Classificação de Documentos Tanto a expedição quanto a distribuição são atividades inseridas na movimentação de documentos em um protocolo. Se o envio for para um destinatário interno à organização, falos em distribuição. Se o destinatário for externo, trata-se da expedição. Reter, no enunciado, refere-se ao simples registro de dados para futura consulta / controle. Classificação de Documentos segundo o Gênero Classificação de Documentos segundo o Gênero 9

10 18. (CESPE / PF / 2009) Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 19. (CESPE / TRE AL / 2009) Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro. O enunciado faz referência aos documentos do gênero cartográfico. Como vimos, os documentos iconográficos contém imagens estáticas desenhos, fotografias, slides, gravuras etc. Os documentos do gênero escrito ou textual são apenas os mais comuns de serem encontrados em arquivos. Contudo, os gêneros informáticos ou digitais, iconográficos, filmográficos, sonoros, cartográficos e micrográficos são, da mesma forma encontrados em arquivos, merecendo o devido gerenciamento. A assertiva está ERRADA. 20. (CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico. Mapas, projetos e plantas são exemplos de documentos classificados no gênero cartográfico. Classificação de Documentos segundo a natureza do assunto Ostensivo São documentos passiveis de divulgação ou cuja divulgação não implique prejuízos à Administração. Sigiloso São documentos que, em virtude de seu conteúdo, exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e quanto ao acesso ao público. 10

11 Documentos Sigilosos Lei nº 8.159/9, art. 23, 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. Motivos para a classificação de documentos como sigilosos Lei nº /11, Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações. Grau de Sigilo Reservado Secreto Ultrassecreto Graus de sigilo da documentação Classificação de documentos sigilosos Descrição Dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos. Dados ou informações cujo conhecimento nãoautorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade ou do Estado. Dados ou informações cujo conhecimento nãoautorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade ou do Estado. Prazos máximos de restrição ao acesso à informação Lei nº /11, Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. 1 o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; e III - reservada: 5 (cinco) anos. 11

12 21. (CESPE / TJ AL / 2012) O acesso restrito a um documento ultrassecreto deve ser mantido por: a) 10 anos. b) 15 anos. c) 20 anos. d) 25 anos. e) 5 anos....apenas para reforçar a teoria. Resposta: D. 22. (CESPE / EBC / 2011) A classificação em um dos graus de sigilo de um grupo de documentos que forme um conjunto deve ser a mesma do documento classificado com o mais alto grau de sigilo. Decreto 7.724/2012, Art. 33. Na hipótese de documento que contenha informações classificadas em diferentes graus de sigilo, será atribuído ao documento tratamento do grau de sigilo mais elevado, ficando assegurado o acesso às partes não classificadas por meio de certidão, extrato ou cópia, com ocultação da parte sob sigilo (CESPE / ANP / 2013) No âmbito da administração pública federal, a reavaliação das informações classificadas como ultrassecretas e secretas poderá ser revista a qualquer tempo. LAI, Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação das informações classificadas como ultrassecretas e secretas no prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta Lei. 1o A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação prevista no caput, deverá observar os prazos e condições previstos nesta Lei. 2o No âmbito da administração pública federal, a reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a qualquer tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observados os termos desta Lei. 3o Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto no caput, será mantida a classificação da informação nos termos da legislação precedente. 4o As informações classificadas como secretas e ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto no caput serão consideradas, automaticamente, de acesso público. 24. (CESPE / TJ ES / 2011) Na reclassificação dos documentos com grau de sigilo, o novo prazo de duração é contado a partir da data de produção do dado ou informação. Lei de Acesso à Informação: Art. 29. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo [...] 1o O regulamento a que se refere o caput deverá considerar as peculiaridades das informações produzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos. 2o Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser examinadas a permanência dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divulgação da informação. 3o Na hipótese de redução do prazo de sigilo da informação, o novo prazo de restrição manterá como termo inicial a data da sua produção. 12

13 Arquivamento e Ordenação de Documentos Arquivamento Arquivamento refere-se ao conjunto de operações destinadas ao armazenamento e acondicionamento de documentos, visando à sua localização futura. Tipos de Arquivamento (modos de disposição) Horizontal Os documentos são dispostos uns sobre os outros. É mais usual em arquivos permanentes (já que as consultas são raríssimas), bem como para documentos de grandes dimensões (plantas, mapas etc.). Vertical Os documentos são dispostos uns atrás dos outros, facilitando sua manipulação (para retirar um, não precisamos retirar outros). É mais usado em arquivos correntes. 25. (CESPE / MEC / 2009) O arquivamento horizontal permite a consulta rápida e evita a manipulação de outros documentos. O arquivamento horizontal exige a manipulação de outros documentos, quando da realização de uma consulta. Estamos falando de uma pilha de papeis. A questão está ERRADA. 13

14 26. (CESPE / ANAC / 2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código. No sistema direto a busca do documento diretamente no local em de sua guarda, sem a necessidade de códigos para a recuperação da informação. Em uma gaveta de arquivo com pastas identificadas por nomes das pessoas, por exemplo, teremos um típico método do sistema direto: o alfabético. Outros exemplos seriam os métodos geográfico, o dicionário e o enciclopédico. No sistema indireto, por sua vez, exige-se a consulta prévia de um código para que só então possa proceder-se à busca no local de guarda do documento. Seria, por exemplo, o caso dos documentos relativos ao funcionário João, que está localizado na pasta 09. Neste caso, consulta-se um índice, para só então partirmos para a localização física do documento. São os métodos numéricos (simples, cronológico e dígito terminal), além do dicionário e enciclopédico. A questão está ERRADA (corrigir no slide!). Métodos de Arquivamento (ordenação) Métodos Básicos Alfabético Geográfico Numérico Ideográfico (assunto) Simples Cronológico Dígitoterminal Alfabético Numérico Dicionário Enciclopédico Duplex Decimal Métodos de Arquivamento Método Alfabético Geográfico MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Descrição O elemento a ser considerado é o nome principal. Ex: pastas identificadas pelos nomes de funcionários O elemento principal a ser considerado é procedência, a origem do documento (local, lugar ou setor). Ex: registros classificados por nome do estado, cidade e correspondente. Numérico Métodos de Arquivamento MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Método Descrição Um número é atribuído ao local de guarda do documento. Geralmente um índice alfabético remissivo deverá ser usado. Simples Cronológico Dígito-terminal Ex: Pastas numeradas de 1 a 99. Para achar em que pasta está o documento de Maria, consulta-se um índice remissivo, por meio do qual veremos, por exemplo, que estão na pasta 43. Documentos são organizados por data. Ex: imposto de renda de 2010, 2011, Utilizado quando a quantidade de documentos a ser armazenada á muito grande. Assim, decompõe-se o número de registro (geralmente um número grande), em duplas de algarismos, reduzindo erros e facilitando a localização. Ex: o registro passa a ser o

15 Ideográfico (assunto) Método Alfabético MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Descrição Os assuntos dos registros são dispostos em ordem alfabética, independente da relação entre eles. Dicionário Ex: Administração de Materiais, Arquivologia, Compras, Métodos de arquivamento, Licitações, Sigilo de documentos. Enciclopédico Duplex Os registros são agrupados sob títulos gerais e, dentro deles, alfabeticamente: Ex: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Compras Licitações ARQUIVOLOGIA Métodos de arquivamento Sigilo de documentos Documentos são divididos em classes e subclasses, que podem ser criadas livremente. 1. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1. Compras 1. Licitações 27. (CESPE / SECAD TO / 2008) O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado....apenas para reforçar a teoria. Numérico Decimal 1. ARQUIVOLOGIA 1. Métodos de arquivamento 2. Sigilo de documentos Os documentos são divididos em 10 classes fixas (9 específicas e a última é genérica, para assuntos que não se enquadram nas classes anteriores). É o método utilizado pelo CONARQ. Somente as subclasses podem ser criadas livremente. 28. (CESPE / STJ / 2008) O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. Como pudemos ver na questão anterior, o método de ordenação dos documentos cujo critério é o nome da cidade ou de um estado (ou, ainda, de um país, se for o caso), é o geográfico. O método duplex caracteriza-se por dividir os documentos, segundo seu assunto, em classes e subclasses, que são numeradas e que podem ser criadas livremente. 29. (CESPE / TRE - AL / 2009) No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto....apenas para reforçar a teoria. A questão está ERRADA. 15

16 REGRAS DE ALFABETAÇÃO REGRA 1: Nos nomes de pessoas físicas, considerase o último sobrenome e depois o prenome PEDRO LUÍS VIEIRA MARIA LÚCIA VASCONCELOS PATRÍCIA VIEIRA VASCONCELOS, MARIA LÚCIA VIEIRA, PATRÍCIA VIEIRA, PEDRO LUÍS REGRA 2: Sobrenomes compostos de substantivo + adjetivo ou ligados por hífen não se separam REGRA 3: Sobrenomes compostos formados por SANTA, SANTO OU SÃO não se separam CAMILO CASTELO BRANCO RENATO MONTE NEGRO HEITOR VILLA-LOBOS CASTELO BRANCO, CAMILO MONTE NEGRO, RENATO VILLA-LOBOS, HEITOR RAFAEL SANTO CRISTO EVA SÃO TOMÉ CARLA SANTA FÉ SANTA FÉ, CARLA SANTO CRISTO, RAFAEL SÃO TOMÉ, EVA 16

17 REGRA 4: As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais REGRA 5: Artigos e preposições tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma não são considerados parte integrante do último nome RAFAEL SOUZA R. SOUZA RICARDO ANDRADE SOUZA SOUZA, R. SOUZA, RAFAEL SOUZA, RICARDO ANDRADE PHILLIPE d IRIBARNE PAULO DE TARSO IRIBARNE, PHILLIPE d TARSO, PAULO DE REGRA 6: Nomes que indicam grau de parentesco não se separam do sobrenome anterior REGRA 7: Títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados ao final, entre parênteses CARLA ALMEIDA SOBRINHO ALMEIDA SOBRINHO, CARLA PROFESSOR RENATO FENILI BOUÇAS, RODRIGO (TENENTE) JOANA PARISI JÚNIOR PARISI JÚNIOR, JOANA MINISTRO GUIDO MANTEGA FENILI, RENATO (PROFESSOR) RODRIGO DE PAULA NETO PAULA NETO, RODRIGO DE TENENTE RODRIGO BOUÇAS MANTEGA, GUIDO (MINISTRO) 17

18 REGRA 8: Nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome do pai REGRA 9: Nomes ORIENTAIS (japoneses, chineses e árabes) são registrados como se apresentam CARMEN CONCHA Y TORO CONCHA Y TORO, CARMEN MIYAMOTO MUSASHI MIYAMOTO MUSASHI PEDRO HERRERA DIAZ HERRERA DIAS, PEDRO OSAMA BIN LADEN OSAMA BIN LADEN 30. (CESPE / TRE MG / 2009) De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio Na questão proposta, há uma incorreção no último nome. O nome Antônio Santos Cruz deve ser apresentado como Cruz, Antônio Santos, seguindo-se a regra de apresentar antecipadamente apenas o último sobrenome. Note que um dos sobrenomes acima é Santos, e que, apesar da similaridade, não incorre na mesma regra dos sobrenomes Santa, Santo e São. Se o nome do funcionário fosse Antônio Santa Cruz, aí sim, a apresentação no arquivo seria Santa Cruz, Antônio. 31. (CESPE / TRE MG / adaptada) De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho, Élson Vianna Neto, Milton, Vianna Sobrinho, Milton Sobrenomes que exprimem grau de parentesco não se separam do prenome. A questão está ERRADA. 18