Seção de Expediente e Transporte

Transcrição

1 Seção de Expediente e Transporte Fábio Fernando Chefe do Serviço Administrativo Serviço Administrativo Assistência Administrativa Maio

2 ASSISTÊNCIA FINANCEIRA Francenilda Costa Pereira Ciferi DIRETORIA Diretor: Prof Dr Luiz Henrique Catalani Vice-Diretor: Prof Dr Paolo Di Mascio ASSISTÊNCIA ADMINISTRATIVA Eloiza Ap A dos Santos Palma ASSISTÊNCIA ACADÊMICA Kalliopi Alexandra Aparecida Katsios SERVIÇO PESSOAL Ruth Salome Mejia Claure SEÇÃO DE ATIVIDADES AUXILIARES Bruno Simão Ferreira SERVIÇO ADMINISTRATIVO Fábio Fernando da Silva SEÇÃO DE EXPEDIENTE SERVIÇO INFRAESTRUTURA Marco Antonio Mira Palma SEÇÃO DE ZELADORIA E VIGILÂNCIA Adriano dos Santos Braga

3 TRANSPORTE

4 Transporte 2013 Extinção Seção Veículos - IQ Projeto Piloto Sistema Empréstimo Veículos - RUSP 2015 Implantação POOL-C - RUSP 2016 PIDV desligamento 02 motoristas 2017 Desligamento 01 motorista

5 Transporte POOL-C 2013 Projeto Piloto Sistema Empréstimo Veículos - RUSP 2015 Implantação POOL-C RUSP 2016 Cobrança Diária Veículo 2017 IQ migra para o POOL-C

6 Transporte

7 Transporte

8 Transporte Acesso ao Sistema Frota Autorização Financeira Solicitar com Antecedência Cadastrar a Solicitação com Informações Claras e Objetivas Acompanhar a Solicitação no Sistema Frota Ficar Atento as Notificações

9 Seção de Expediente

10 Seção de Expediente Gerencia e Controla as Atividades Arquivo: Guarda de Documentos Processos Autuação: Abertura Processo, Protocolados, Volumes Instrução: Juntada Processo, Anexação Protocolado 08/2016 -Ofício CODAGE/CIRC/034/2016 Não realiza Tramitação

11 Seção de Expediente - Usuários O Funcionário que Manuseia o Processo é Responsável por Ele Instrução: Juntada de Documentos Anexar Folhas em Ordem Cronológica Numerar e Rubricar Não Permitido Folhas com Grampos Repetição Numeração Números Seguidos de Letras: 1-A Tramitar com Folhas sem Numeração Não utilizar papel reciclado

12 Seção de Expediente - Usuários Tramitação: Deslocamento é feito pelos setores envolvidos Despacho deve estar explícito: A quem se destina Providencias que devem ser tomadas Despacho no processo físico e Sistema PROTEOS Minimizar o tempo de RETENÇÃO Fazer a gestão da movimentação: Relatórios Sistema PROTEOS: enviados, retidos... Não é permitido o arquivamento de protocolados. Solicitar anexação ao processo de origem

13 Seção de Expediente Cópia Documento com Impressão Térmica Fax, Comprovantes Bancários,... Não realizar Despacho processos/volumes encerrados Não escrever na capa do Processo Ao solicitar abertura de processos, consultar lista de classificação de assuntos no sistema PROTEOS Prazo Atendimento Solicitações: 02 dias Autuação, Desarquivamento,...

14 Seção de Expediente Consulta de Processos Verificar Andamento do Processo no Sistema PROTEOS Identificar a situação do Processo Processos Arquivados: Solicitar desarquivamento via Sistema PROTEOS Processos em tramite: Solicitar diretamente ao setor que está de posse do processo

15 Seção de Expediente Sistema PROTEOS Treinamento SAUSP usuários sistema Encaminhar nome e Nº USP para [email protected] Curso de 04 horas no SAUSP

16 Sistema Unificado de Malote Ofício CODAGE/CIRC/034 e 045/2016 Verificar a real necessidade de autuar e tramitar um processo Despacho na última folha diretamente para o setor interessado Identificar corretamente a sigla do setor de destino (consulta sistema) Não despachar documentos entregues em mãos

17 Sistema Unificado de Malote Ofício CODAGE/CIRC/034 e 045/2016 Seção de Expediente monta o malote para o envio Responsabilidade do tramite é do usuário Documentos FAPESP Identificar no envelope: Ponto de Apoio FAPESP/REITORIA Unidade de Origem Nome do Outorgado Número do Processo Fapesp Descrição do Documento Dúvidas: Ponto de Apoio Fapesp - tels.: e ou pelo [email protected]

18 Serviços dos Correios Envio de Correspondências Institucionais: Segundas, Quartas e Sextas Saída às 09h00 Não trabalhamos com correspondências pessoais Correspondências Internacionais devem seguir Nomenclatura Comum do MERCOSUL - Tabela NCM

19 Escaninho Documentos Escaninho Público: Ordenado por ordem alfabética Devolução de Documentos após 1 mês Responsabilidade do usuário Escaninho Institucional: Ordenado por áreas da Administração Documentos Institucionais Responsabilidade das áreas

20 RESPEITAR AS REGRAS É RESPEITAR AS PESSOAS Fábio Fernando Serviço Administrativo Sala 0627 Bloco 06 Inferior