Instituição Avaliadora SWQuality: Aprendizado Obtido das Avaliações MPS.BR

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1 Instituição Avaliadora SWQuality: Aprendizado Obtido das Avaliações MPS.BR Cristina Ângela Filipak Machado, Ana Cristina Rouiller, Ana Liddy Cenni de Castro Magalhães, Sheila Reinehr, André Villas Boas, Alexandre Vasconcelos, Heron Vieira Aguiar e Sandro Ronaldo Bezerra Oliveira SWQuality Consultoria e Sistemas cristina.machado@swquality.com.br Resumo. Esse trabalho relata as lições aprendidas nas 34 avaliações em que a SWQuality participou, focando principalmente no aprendizado de setembro de 2007 a O principal objetivo desse trabalho é contribuir, por meio de um relato de experiência com as outras Instituições Avaliadoras, as Instituições Implementadoras do MPS.BR e com a SOFTEX. 1. Introdução A SWQuality é a primeira Instituição Avaliadora (IA) credenciada pelo MPS.BR. Possui 8 avaliadores, dentre eles um (1) avaliador líder experiente, três (3) avaliadores líderes iniciais e quatro (4) avaliadores adjuntos, sendo que três (3) destes estão em fase final de formação para avaliador líder inicial. A SWQuality conduziu 34 avaliações das 106 avaliações publicadas até setembro de 2008 e tem mais cinco (5) avaliações em fase final de contratação. Destas 34 avaliações, duas (2) foram conduzidas e lideradas pela SWQuality ainda na fase de avaliações piloto (Relacional e Marlin) e 32 após a IA ter sido constituída. Adicionalmente, durante as avaliações pilotos a SWQuality participou de mais duas (2) avaliações com avaliadores adjuntos (BL Informática e In Forma) e uma (1) durante o processo de observação (Synos). A SWQuality também conduziu as observações de Ana Cristina Rouiller, Carlos Barbieri, Gleison dos Santos Souza, Francisco Vasconcellos e Tayana Conte, além de ter proporcionado oportunidade para outros avaliadores em formação participarem de suas avaliações como: Adriana Silveira de Souza (Estratégia), Marcelo Thirry, Marcelo Yamaguchi, Juliano Lopes de Oliveira (Estratégia), Roberto Gavioli, Ana Cecilia Zabeu (ASR), Cássia Leite (FUNSOFT), Carla Lima Reis e Alfredo Tsukumo (CenPRA). Este trabalho relata a experiência adquirida, melhores práticas e o aprendizado obtido em relação à condução das avaliações MPS.BR de setembro de 2007 a Nas seções a seguir descreve-se a empresa SWQuality Consultoria e Sistemas (seção 2), as avaliações realizadas da SWQuality (seção 3) e as lições aprendidas (seção 4). Finalmente, a seção 5 descreve algumas conclusões. 2. A Empresa SWQuality Consultoria e Sistemas A SWQuality é uma empresa criada em 2004 em Lavras/MG. Ela oferece serviços de consultoria com o objetivo de ajudar organizações de software a serem mais eficientes e eficazes na realização do seu trabalho. Contribuindo para que estas empresas tornem-se mais competitivas no mercado globalizado. Nestes últimos dois (2) anos a SWQuality tem ajudado mais de 100 organizações a encontrar melhores maneiras de entregar o seu produto ou serviços de software ou sistemas, isto também inclui dar mais visibilidade para estas empresas através de avaliações MPS.BR ou SCAMPI-A. A estratégia da SWQuality é manter os valores e crenças das empresas para as quais presta consultoria identificando o seu conjunto de pontos fortes e fracos. Os pontos fortes serão reforçados e os fracos serão minimizados durante a consultoria e desta forma a SWQuality ajuda a construir processos sólidos e que efetivamente serão utilizados pelos colaboradores. A SWQuality é autorizada pela SOFTEX a conduzir avaliações e consultorias usando o MPS.BR Melhoria de Processos de Software Brasileiro. Também se tornou em setembro de 2008 a segunda empresa brasileira a ser SEI - Transient Partner credenciando-se para conduzir avaliações e serviços relacionados ao Capability Maturity Model Integrated no

2 Brasil e no mundo. A SWQuality terá até o final de 2008 pelo menos um (1) Leader Appraisal credenciado pelo SEI e que atualmente já está em processo de observação. A SWQuality possui quatro (4) segmentos de negócio: Consultoria em melhoria de processos, Avaliação MSP.BR e, Ensino à Distância e Fábrica de Software, além de áreas voltadas para a administração da empresa. A Consultoria atua no planejamento de melhoria de processos, gap-analysis, implantação de processo de aquisição e em implantação de melhoria de processos, utilizando como base os modelos 6 Sigma, COBIT, e MPS.BR. Atualmente a SWQuality tem mais de 50 empresas clientes de melhoria de processos, possuindo quatro (4) avaliações certificadas nível 2 e 3 e dez (10) MPS.BR, sendo que mais duas (2) empresas em processo de avaliação, além de mais 12 empresas com avaliação MPS.BR agendadas para outubro de A SWQuality está com mais três (3) grupos de empresas para serem implementados em 2009 num total de 23 empresas que estão em processo de contratação de implementação visando o MPS.BR os níveis G, F e D. O Ensino à Distância possui vários cursos de pós-graduação em parceria com a UFLA Universidade Federal de Lavras. Também possui cursos de capacitação à distância com foco nos processos do MPS.BR, áreas de processo do e SCRUM. Esses cursos já formaram mais de 1200 alunos distribuídos ProQualiti - Qualidade na Produção de Software Tabela 1 Avaliações realizadas pela SWQuality MPS.BR Nível A 1. CPM BRAXIS/UNITEC (validade até 8 abril 2011) MPS.BR Nível D 2. MARLIN (validade até 13 julho 2009) MPS.BR Nível E 3. RELACIONAL (validade até 28 setembro 2008) MPS.BR Nível F 4. ADVANCED IT (validade até 19 dezembro 2009) 5. AUTBANK (validade até 16 outubro 2010) 6. CONECTT - Nível F do MPS.BR (validade até 23 julho 2011) 7. KENTA INFORMÁTICA LTDA (validade até 28 janeiro 2011) 8. PD CASE (validade até 14 junho 2010) 9. PrOWERLOGIC (validade até 21 junho 2010) 10. QUALITÀ (validade até 23 janeiro 2010) MPS.BR Nível G 11. ACTTIVE (validade até 9 dezembro 2010) 12. ARTE INFORMÁTICA (validade até 21 maio 2010) 13. DATA TRAFFIC (validade até 14 novembro 2009) 14. DECISÃO (validade até 16 outubro 2010) 15. DIA SYSTEM (validade até 10 outubro 2010) pelo país, muitos deles são implementadores MPS.BR e outros estão implementando melhoria de processos em suas instituições. A Fábrica de Software dedica-se principalmente à automatização de processos para apoiar a implantação do MPS.BR e, porém também desenvolve projetos de software em geral. Atualmente, um consórcio de três (3) empresas estão investindo juntamente com a SWQuality na implementação e customização de uma ferramenta para apoiar principalmente o nível F do MPS.BR. A área de Avaliação MPS.BR e é responsável pela avaliação dos processos de software com o objetivo de contribuir com a melhoria das empresas e poder avaliar o atendimento a um modelo específico como MPS.BR e. No contexto do a empresa tem programado a realização de SCAMPI-B em várias organizações de software possibilitando desta forma, ajustes na implementação dos processos mesmo antes da condução da avaliação. 3. Avaliações Realizadas pela SWQuality A SWQuality tem realizado avaliações desde dezembro de 2006 o que resultou em 34 avaliações que foram conduzidas e mais duas (2) em que ela participou com avaliador adjunto durante o processo de avaliações piloto. As avaliações realizadas pela SWQuality foram (Tabela 1): 24

3 Instituição Avaliadora SWQuality: Aprendizado Obtido das Avaliações MPS.BR 16. DIREÇÃO PROCESSAMENTO DE DADOS LTDA (validade até 13 abril 2011) 17. EDS ENGESOFT (validade até 4 junho 2010) 18. E-SERVICE (validade até 30 março 2011) 19. GUENKA (validade até 3 abril 2010) 20. HEURYS (validade até 21 outubro 2010) 21. ILEGRA IMMEDIATE (validade até 14 abril 2011) 22. INFORMAL (validade até 4 maio 2010) 23. iprocess (validade até 16 março 2011) 24. KENTA INFORMÁTICA (validade até 12 dezembro 2009) 25. ONLINE INFORMÁTICA (validade até 15 outubro 2010) 26. P&F INFORMÁTICA (validade até 9 outubro 2010) 27. QUANTUM TECNOLOGIA E GESTÃO EMPRESARIAL (validade 31 março 2011) 28. SETA (validade até 10 dezembro 2010) 29. SINTEL (validade até 10 abril 2011) 30. SOFTCENTER (validade até 29 março 2010) 31. SYSPEC (validade até 23 outubro 2010) 32. TEKNISA (validade até 22 maio 2010) 33. TREVISAN (validade até 30 maio 2011) 34. TRON (validade até 19 novembro 2010) como adjunto nas pilotos 35. BL INFORMÁTICA - Nível F do MPS.BR (validade até 22 setembro 2008) 36. IN FORMA - Nível G do MPS.BR (validade até 12 setembro 2008) Avaliador Formação acadêmica Tabela 2 - Perfil dos avaliadores da SWQuality Experiência Engenharia de Software em anos em Avaliação MPS.BR em Avaliação em Implem. avaliadas MPS.BR e em Implem. em andamento MPS.BR e 1 Mestrado empresas 8 empresas 2 Doutorado empresas 12 empresas 3 Doutorado empresa 12 empresas 4 Doutorado empresas 0 empresa 5 Doutorado empresas 4 empresas 6 Mestrado empresas 0 empresa 7 Mestrado empresas 12 empresas 8 Doutorado empresas 3 empresas Para a condução das avaliações a SWQuality conta com um corpo de avaliadores com sólida formação em engenharia de software e com larga experiência em avaliações e implementação de processos. Os avaliadores da SWQuality possuem o perfil descrito na Tabela 2. A empresa tem como objetivo ter um conjunto de avaliadores com habilidade para conduzir avaliações de acordo com o Guia de Avaliação, com a postura ética e a seriedade que o trabalho exige. Neste sentido a SWQuality tem os seguintes critérios para que um avaliador faça parte da sua equipe: 1) O avaliador deve ter trabalhado e implementado melhoria de processos em várias organizações de software com o objetivo de aumentar a habilidade de compreender processos que utilizam várias abordagens de desenvolvimento como, por exemplo: RUP, SCRUM e XP; 2) Ter participado de pelo menos uma (1) avaliação SCAMPI-A com o intuito de verificar diferenças e semelhanças entre estes dois processos. A própria SWQuality proporciona a oportunidade de participação nestas avaliações; 25

4 ProQualiti - Qualidade na Produção de Software 3) Ter conhecimento e formação sólida na área de engenharia de software; 4) Capacidade para gerenciar pessoas e projetos. Um outro ponto que foi melhorado neste último ano foi o investimento na capacitação dos avaliadores com o objetivo de proporcionar mais oportunidade para eles. Para que isto acontecesse foi criada uma política de treinamento e capacitação que prevê descontos de pelo menos 40% nos treinamentos oferecidos pela SWQuality. Para o ano de 2008 e 2009 foram definidos mais de 20 cursos que estão sendo oferecidos tanto à distância quanto presencialmente. 4. Melhores Práticas Adquiridas durante as Avaliações Durante o período de setembro de 2007 a 2008 a SWQuality conduziu várias avaliações e também teve empresas nas quais ela implementou melhoria de processos e que foram avaliadas por outras instituições avaliadoras. O relato abaixo descreve o conjunto de melhores práticas, de questões que todos os avaliadores deveriam trabalhar, de práticas que foram aplicadas pela SWQuality e também relata a experiência da empresa quando trabalhou com outras instituições avaliadoras. Dentre as questões mais relevantes podemos citar: 1. Apesar do método de avaliação MA-MPS não obrigar, a IA-SWQuality optou por solicitar que a empresa envie a planilha de avaliação com pelo menos 2 dias de antecedência para o avaliador líder. Esta planilha é somente enviada com a indicação das evidências e não com a documentação destas anexada. Isto possibilita que o avaliador tenha uma noção do trabalho a ser realizado e evita que a empresa fique até o último minuto antes da avaliação preenchendo a planilha o que gera um cansaço e intranqüilidade para a empresa. 2. Sempre que possível, é aberta a participação de candidatos a avaliadores em uma avaliação conduzida pela SWQuality, como forma de contribuir com o programa da SOFTEX. Para evitar alguns problemas em relação à avaliação e à empresa, se adotou a política de sempre conversar com o avaliador adjunto para que as discussões, se houverem, sejam encaminhadas pelo avaliador líder e não pelo avaliador em formação. Este procedimento evita a exposição da IA de forma inadequada e também do avaliador em formação. 3. Para avaliações em empresas que não tiveram apoio de consultoria de uma Instituição Implementadora é necessário um acompanhamento maior de como a planilha de evidências deve ser preenchida e de um tempo para esclarecimentos sobre o processo de avaliação evitando assim problemas de logística e de entendimentos errôneos do processo. 4. Em empresas que não receberam consultoria de uma Instituição Implementadora é necessário que os avaliadores prestem muita atenção na composição da equipe de avaliação evitando que se tenha parentes dos proprietários da empresa. 5. Quando a empresa a ser avaliada faz parte de um grupo de empresas que tiveram apoio financeiro da SOFTEX é importante o avaliador líder conferir se o CNPJ informado para a avaliação é o mesmo informado para a SOFTEX evitando problemas futuros. 6. Para empresas que tiveram avaliações utilizando outros métodos que não o MA-MPS é importante que sejam enfatizadas as diferenças entre os dois métodos de avaliação utilizados e assim fique mais fácil a condução da avaliação MPS.BR. 7. Se durante a avaliação inicial se originam muitos pontos fracos ou oportunidades de melhoria em relação à implementação é conveniente utilizar um mecanismo de comunicação que não seja somente s para que todos tenham certeza do que está sendo solicitado e que se possa chegar o mais rápido possível a um entendimento das soluções dadas e das evidências que deverão ser apresentadas. A SWQuality tem utilizado conference-call para esclarecimentos e para diminuição da ansiedade do próprio processo de avaliação. 8. Quando se encontram pontos fracos relevantes e cujo processo o avaliador líder não avaliou, este deve envolver o avaliador adjunto responsável por avaliar o processo em questão para dar pareceres de implementação e do nível de satisfação dos resultados de processo. Mas, sempre o avaliador líder coordena a comunicação com a empresa. 9. Para empresas que estão sendo avaliadas em níveis mais altos de maturidade como, por exemplo: o nível A, B, C e D alguns resultados podem ser excluídos. Para decidir sobre as exclusões pertinentes é importante que o avaliador líder, mesmo antes da avaliação, entenda o escopo e a forma de trabalho da empresa para poder direcionar as exclusões de processos. 10. Em avaliação de níveis mais altos de maturidade é importante que tenham sido distribuídos os processos que cada avaliador vai avaliar antes da 26

5 Instituição Avaliadora SWQuality: Aprendizado Obtido das Avaliações MPS.BR avaliação ocorrer, assim os próprios avaliadores já se preparam para a avaliação. 11. Em avaliações de níveis de mais altos de maturidade é necessário que a avaliação inicial seja feita com o tempo máximo estimado, visto que, alguns processos o avaliador líder experiente terá que conduzir (níveis A e B), pelas regras atuais da SOFTEX, juntamente com a organização e supervisão da avaliação. Neste caso, o avaliador líder fica sobrecarregado e necessita de mais tempo na avaliação inicial. 12. Em avaliações aonde o implementador é também avaliador, é necessário que o implementador realmente vista este papel e não se colocando como avaliador. Esta postura do implementador pode criar embaraços entre o avaliador, o implementador e a empresa. 13. Feedbacks para a instituição implementadora sempre são fornecidos em separado, após o fechamento de todas as avaliações do contrato, possibilitando um aprendizado mútuo, tanto para a II quanto para a IA. 14. Em avaliações observadas que ocorrem na IA a pedido da SOFTEX, a SWQuality procura alocar um avaliador adjunto com experiência anteriores em avaliações facilitando desta maneira o trabalho do observado. 15. É importante que a equipe de avaliação sempre se desloque para o local da avaliação com antecedência e, quando possível, com possibilidade de vôos alternativos principalmente quando o destino é a região sul aonde o tempo nem sempre ajuda no deslocamento dos avaliadores. Esta prática visa resolver um problema que é a chegada tardia de um avaliador para a avaliação o que prejudica a condução da mesma. 16. Empresas que utilizam abordagens diferentes das tradicionais como, por exemplo: metodologia ágil e SCRUM requerem que a equipe tenha um conhecimento dos conceitos envolvidos antes da avaliação inicial. A seleção da equipe de avaliação com conhecimento prévio contribui para um bom resultado da avaliação e um completo entendimento do processo. 17. Durante a avaliação inicial é importante a IA incentivar o patrocinador e o coordenador local a participarem do treinamento inicial da equipe de avaliação, assim eles conseguem entender melhor o processo e passam a conhecer a equipe de avaliação contribuindo com o resultado. 18. É necessário que o avaliador tenha uma postura ética em relação ao trabalho do implementador, visto que freqüentemente ele é convidado para fazer propostas para implementar na empresa em que avaliou. Nestes casos, uma conversa com o implementador pode resolver vários problemas. Também é importante o avaliador não fazer propaganda de si mesmo durante a avaliação preservando assim a ética e o respeito com quem ajudou a contratá-lo. 5. Conclusão Este comunicado fez um breve relato sobre a empresa SWQuality, seus avaliadores e também trouxe algumas experiências adquiridas em avaliações realizadas no período de setembro de 2007 a setembro de Foi novamente constatada a eficiência do método de avaliação MA-MPS na condução das avaliações realizadas pela SWQuality. Outra constatação foi a necessidade de constante investimento em formação dos consultores e avaliadores, hoje pilares do sucesso da SWQuality. 27