A Experiência da IA Estratégia em Avaliações MPS.BR

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1 Odisnei Galarraga, Juliano Lopes de Oliveira e Adriana Silveira de Souza Estratégia Tecnologia da Informação Ltda. Avenida São Francisco, 83, Sala 12 Setor Santa Genoveva CEP Goiânia GO {odisnei, juliano, adriana}@estrategia.eti.br Resumo. Este trabalho apresenta uma análise crítica das experiências de realização de avaliações MPS.BR pela Estratégia Tecnologia da Informação, uma das instituições avaliadoras credenciadas pela Softex. São discutidas as experiências de avaliação e analisadas as principais dificuldades encontradas durante os trabalhos de avaliação MPS.BR. Também são apresentadas as lições aprendidas e as melhores práticas adotadas pela Estratégia para conduzir avaliações MPS.BR. 1. Introdução A Estratégia Tecnologia da Informação é uma empresa goiana que oferece, desde 2001, consultoria e treinamento em Engenharia de Software. Mais especificamente, a Estratégia atua na melhoria de qualidade de processos de software, ajudando empresas a organizar suas áreas de TI de forma a disciplinar o desenvolvimento e a manutenção de software, e a estruturar a governança de TI, de forma mais ampla. Neste sentido, os trabalhos realizados pela Estratégia envolvem a melhoria de processos de software com base em diversas normas e modelos de qualidade, como CMMI, ISO/IEC e MPS.BR. Com relação a este último modelo, a Estratégia é uma Instituição Implementadora (II) do MPS.BR credenciada pela Softex desde maio de 2006 [Softex 2006]. A II Estratégia já implementou melhorias de processos de software com base no MPS.BR em diversas empresas, tanto fornecedoras de software quanto as que produzem e mantêm software para apoiar seus objetivos de negócio em outras áreas. Além de atuar como II, a Estratégia foi a terceira Instituição Avaliadora (IA) MPS.BR credenciada pela Softex [Softex 2007a]. Desde o seu credenciamento como IA, em abril de 2007, a Estratégia já realizou nove avaliações de processos de software nas regiões Sudeste, Nordeste e Centro-Oeste do Brasil. Este artigo apresenta um breve resumo das atividades realizadas pela IA Estratégia e está organizado em 5 seções, incluindo esta Introdução. A Seção 2 sintetiza as experiências de avaliação MPS.BR realizadas. A Seção 3 discute as principais dificuldades enfrentadas nestas experiências e relata lições aprendidas pela IA. A Seção 4 apresenta as melhores práticas adotadas nas avaliações feitas pela Estratégia. Finalmente, a Seção 5 conclui este artigo com um balanço de resultados alcançados e a avaliação de trabalhos futuros para a IA Estratégia. 2. Avaliações Realizadas e Experiência da Equipe de Avaliadores A Estratégia foi autorizada pela Softex como IA em 23 de abril de 2007, e concluiu sua primeira avaliação em 1º. de junho de No período de sete meses decorridos desde sua autorização até a presente data, a IA já realizou nove avaliações MPS.BR, sendo oito avaliações de nível G e uma avaliação de nível F. A Tabela 1 apresenta uma visão consolidada destas experiências de avaliação MPS.BR. Todas as avaliações foram realizadas por equipes de avaliação formadas por dois dentre os três avaliadores credenciados da IA Estratégia. Todos os três avaliadores são profissionais com mais de dez anos de experiência na área de Engenharia de Software e, mais especificamente, de Qualidade de Software. Além disso, todos eles possuem grande embasamento teórico, sendo dois mestres e um doutor, e atuam em três áreas na melhoria de processos de software: implementação, avaliação e treinamento (inclusive ministrando cursos de graduação e pósgraduação em Instituições de Ensino Superior). A Tabela 2 mostra uma visão geral da competência e da formação da equipe de avaliadores da IA Estratégia.

2 ProQualiti - Qualidade na Produção de Software Tabela 1 Avaliações MPS.BR realizadas pela IA Estratégia Organização avaliada Localidade Nível Conclusão da avaliação Living Rio de Janeiro RJ G 01/06/2007 Provider Recife PE G 19/06/2007 Neus João Pessoa PB G 22/06/2007 TOTVS/RM Sistemas Belo Horizonte MG F 04/07/2007 OSX Vísent Brasília - DF G 28/08/2007 SEA Brasília - DF G 30/08/2007 Tecnisys Brasília - DF G 20/11/2007 Formato Brasília - DF G 21/11/2007 Cyonm Taguatinga - DF G 23/11/2007 Tabela 2 Experiência e Competência da Equipe de Avaliadores da IA Estratégia Fator de Competência Avaliador 1 Avaliador 2 Avaliador 3 Formação Acadêmica Mestrado Doutorado Mestrado Instituição de Ensino UFRGS UNICAMP UFRGS Experiência em Engenharia de Software > 25 anos > 20 anos > 15 anos Implementação de MPS com avaliação oficial 1 empresa 5 empresas 5 empresas Experiência com outros modelos de qualidade CMMI ISO ISO 9001 Experiência docente na área de Qualidade de Software em Instituição de Ensino Superior Docente em curso de Docente curso graduação, e mestrado em de Docente em curso de graduação e 3. Dificuldades e Lições Aprendidas Apesar da qualificação da equipe de avaliadores, e do bom desempenho na condução de avaliações, as experiências descritas na seção anterior permitiram identificar certas dificuldades comuns ao trabalho de avaliação com base no Processo e no Método de avaliação definido para o MPS.BR [Softex 2007b]. Uma das dificuldades observadas pela equipe de avaliadores da Estratégia está relacionada aos templates de documentos fornecidos pela SOFTEX. Estas dificuldades são discutidas na Seção 3.1. Outro tipo de dificuldade notável é aquele relacionado com a preparação da infra-estrutura para a avaliação, conforme discute a Seção 3.2. Dificuldades de outras naturezas são analisadas na Seção Dificuldades Relacionadas com Templates Há consenso entre os avaliadores da IA sobre as vantagens de se adotar templates padronizados. Estes templates incluem planilhas, relatórios e apresentações padronizadas pela SOFTEX. Eles ajudam a garantir a homogeneidade dos resultados e produtos obtidos em uma avaliação MPS.BR, independentemente do indivíduo que lidera a avaliação. Além disso, templates servem para orientar o avaliador na elaboração do documento, servindo como uma lista de verificação sobre o documento que deve ser produzido. Portanto, os templates são muito úteis para o processo de avaliação. No entanto, os avaliadores da IA Estratégia observam que alguns templates disponibilizados apresentam problemas de formatação, exigindo um esforço adicional para adaptá-los às necessidades dos envolvidos na avaliação. Alguns exemplos destes problemas incluem: as tabelas não estão configuradas para repetir as linhas de cabeçalho em todas as páginas; o alinhamento do texto nas células das tabelas não segue um padrão; na planilha de indicadores, algumas células que devem apresentar conteúdos semelhantes possuem formatos, fontes e alinhamentos de texto diferentes; as apresentações de slides não utilizam o recurso de slide mestre, dificultando a padronização dos slides; em alguns slides os textos estão distribuídos em caixas de texto separadas, com alinhamentos, fontes e formatação diferentes. 12

3 Além dos problemas relacionados com a formatação dos templates, há outra questão que começa a preocupar os avaliadores da IA: todos os modelos de documentos, planilhas, relatórios e apresentações foram elaborados com base nos formatos de arquivo do pacote Office da Microsoft. No entanto, os avaliadores têm observado um número crescente de empresas e, principalmente, instituições governamentais que utilizam outros pacotes de software para automação de escritório. É cada vez mais comum a adoção de ferramentas de software livre neste contexto de uso, de forma que surge um novo problema: a empresa avaliada pode não dispor de computadores com software compatível com os templates da Softex. Neste contexto, a IA ainda não tem uma solução definitiva para a seguinte questão: o que fazer se a empresa avaliada não dispõe do pacote MS-Office? A solução paliativa é instalar um pacote de software livre compatível com o MS-Office; porém, às vezes há problemas de conversão de formatos, agravando as dificuldades mencionadas no início desta seção Dificuldades Relacionadas com Infra- Estrutura Como a experiência da IA Estratégia é bastante recente, muitas dificuldades que surgiram durante as avaliações ainda estão sendo analisadas com o objetivo de tomar ações corretivas e preventivas para que estas dificuldades sejam eliminadas ou, pelo menos, minimizadas. Alguns problemas enfrentados durante certas avaliações dizem respeito à infra-estrutura necessária para realizar uma avaliação. A situação típica é que esta infra-estrutura seja providenciada pela empresa avaliada, ou pela Instituição Organizadora de Grupo de Empresas (IOGE). Em geral, os responsáveis pela preparação da infra-estrutura realizam um trabalho de ótima qualidade. No entanto, houve casos em que alguns itens deixaram a desejar como, por exemplo, o hotel escolhido para hospedar a equipe de avaliação. Como o trabalho de avaliação é intenso e concentrado, os avaliadores precisam contar com instalações confortáveis e adequadas para o seu repouso, e para realizar eventuais trabalhos complementares. Assim, o hotel não precisa ser luxuoso, mas deve ter condições adequadas de conservação e limpeza, e precisa dispor de mesa de trabalho e acesso à internet (banda larga) no quarto. Além disso, cada membro da equipe de avaliação deve ser hospedado em um quarto individual, de forma que cada avaliador possa optar entre o repouso e o trabalho, sem incomodar os demais membros da equipe. Outro aspecto importante da infra-estrutura é o transporte da equipe de avaliadores. Houve avaliações em que a equipe teve dificuldades para chegar ao local no horário planejado por falhas na logística de transporte organizada pela empresa avaliada. Além de todas as situações previsíveis aqui relatadas, as experiências nas avaliações revelaram riscos que dificilmente seriam planejados. Por exemplo, um incidente ocorrido em uma avaliação foi o desligamento do equipamento que estava sendo utilizado pelo avaliador líder, devido a um tropeço de um colaborador da empresa no cabo de energia. Este incidente causou um atraso na avaliação, pois foi com grande dificuldade que os arquivos que estavam sendo utilizados puderam ser recuperados após o restabelecimento da energia Outros Tipos de Dificuldades Uma dificuldade que não é decorrente diretamente das atividades de avaliação tem preocupado a coordenação da IA. Trata-se da necessidade de atualizar toda a equipe de avaliadores na nova versão do MR-MPS.BR [Softex 2007c]. O contexto ideal para realizar tal atualização é o Workshop de Avaliadores e de Implementadores do MPS.BR. No entanto, como a Estratégia é ao mesmo tempo II e IA, isto significa deslocar e manter uma equipe de dez pessoas durante três dias em uma cidade que fica a quase mil quilômetros da sede da Estratégia. Desta forma, o custo desta atualização da equipe é muito alto para a empresa. Uma alternativa para diminuir este custo seria o envio de alguns representantes da equipe de avaliadores e da equipe de implementadores, incluindo os respectivos coordenadores da IA e da II, para participarem do workshop e dos cursos de atualização. Estes coordenadores, que já são os responsáveis pela capacitação contínua de suas equipes (conforme os planos e relatórios que precisam ser enviados periodicamente à Softex), poderiam repassar os treinamentos recebidos no workshop para as suas respectivas equipes. Isto não representaria qualquer risco com relação à qualidade dos treinamentos, uma vez que os coordenadores de II e IA são profissionais de alto nível, devidamente avaliados e certificados pela própria Softex. Uma vez que estes profissionais tenham 13

4 ProQualiti - Qualidade na Produção de Software assistido ao curso e aprendido o conteúdo, eles certamente poderão repassar o conteúdo para o restante da equipe. Como a questão de custos de implementação e de avaliação é um ponto importante para manter o MPS.BR acessível às pequenas empresas, este tipo de alternativa para redução de custos das II e das IA deveria ser uma prioridade para a equipe que coordena o MPS.BR. 4. Boas Práticas na Avaliação de Processos Durante os trabalhos de avaliação surgem diversas dificuldades, como relatado a Seção 3. A equipe de avaliadores da IA Estratégia tem dedicado esforço para tentar superar estas dificuldades. Esta seção apresenta alguns resultados deste esforço, que já puderam ser comprovados nas práticas de avaliação MPS.BR. Um aspecto que facilita o trabalho da equipe de avaliação é o uso de documentos padrão. Este aspecto é ainda mais importante no caso da IA Estratégia porque a equipe de avaliadores está geograficamente dispersa entre as regiões Sul e Centro-Oeste do Brasil. Com o uso de documentos padronizados para, por exemplo, elaborar uma proposta de avaliação, a equipe desfruta das vantagens inerentes ao uso de templates, que foram citadas na Seção 3. Os avaliadores também estão percebendo as vantagens de se padronizar as comunicações que ocorrem no processo de avaliação, tais como s e instruções que a equipe de avaliação deve enviar à empresa avaliada. Uma das comunicações que já foi formalizada e padronizada pela equipe de avaliadores da IA trata das orientações para a realização da avaliação, e da descrição e especificação da infra-estrutura para as avaliações. Com a adoção destes padrões, ocorre uma economia significativa de tempo do avaliador líder, e a empresa avaliada recebe um conjunto completo e detalhado de instruções para organizar a infra-estrutura necessária para a avaliação. Como os detalhes já estão especificados no documento de orientação padrão, a empresa não necessita recorrer ao líder da avaliação para sanar pequenas dúvidas, o que faz com que o processo transcorra de maneira mais rápida e eficiente. O processo e o método de avaliação MPS.BR estão muito bem definidos no Guia de Avaliação [Softex 2007b]. No entanto, a equipe de avaliadores considera uma prática importante a elaboração de listas de verificação para as atividades de cada fase do processo de avaliação. Estas listas ajudam os avaliadores a seguir o processo, sem a necessidade de leitura de todos os detalhes presentes no Guia de Avaliação. Analogamente, uma lista de pendências criada após a realização de cada fase da avaliação é um instrumento útil para garantir que nenhuma obrigação ou ação posterior seja deixada de lado. Por exemplo, o envio de documentos para auditoria, a preparação de nova versão do plano de avaliação para a segunda parte da avaliação, entre outros itens, podem ser incluídos na lista de pendências. As questões relacionadas com o armazenamento e controle dos documentos produzidos no processo de avaliação é uma preocupação permanente da IA. Uma avaliação gera muitos documentos impressos e assinados, e também muitos documentos em formato digital. Todos eles precisam ser devidamente arquivados para permitir futuras auditorias das avaliações. Para atender esta necessidade, a IA Estratégia utiliza um processo de Gerência de Configuração. Este processo faz o controle de versões dos documentos, garante a sua disponibilidade para os interessados, protege os documentos de acessos indevidos, preservando a confidencialidade acordada com a empresa avaliada, e assegura a proteção física e lógica dos documentos arquivados. O trabalho de gerenciar a configuração de documentos produzidos em cada avaliação é bem grande, e por isso a Estratégia está promovendo a capacitação de pessoal de apoio para auxiliar os avaliadores líderes nesta tarefa. Esta equipe de apoio também pode auxiliar em outras atividades operacionais da IA, tais como envio de documentos pelo correio, distribuição das comunicações padronizadas, revisão de listas de pendências, entre outras. 5. Conclusões A Estratégia é uma Instituição Avaliadora (IA) do MPS.BR com uma equipe relativamente pequena de avaliadores. No entanto, esta equipe tem obtido um desempenho bastante significativo, realizando nove avaliações em um período de apenas sete meses de existência. Um dos fatores críticos para essa produtividade é a excelência acadêmica e profissional da equipe de avaliadores, que conta com mestres e doutores, todos com muita experiência no mercado de software. 14

5 No entanto, apenas conhecimento e capacitação não são suficientes para obter os melhores resultados em uma equipe técnica [Tucker 2007]. Aliada à competência deve estar a motivação e a emoção da equipe de avaliadores para realizar um trabalho que realmente agregue valor para a empresa avaliada. Uma preocupação constante da Estratégia é a otimização de seus processos visando à redução dos custos de melhoria de processos de software, tanto na parte de implementação quanto na parte das avaliações. A questão de custos não é um problema recente [Jones 1996, Demirors 2000], mas continua sendo um dos grandes desafios, tanto para as instituições implementadoras quanto para as avaliadoras. Neste sentido, este artigo apresentou os principais obstáculos que vêm sendo enfrentados, e as abordagens adotadas pela Estratégia para tornar mais eficiente e mais eficaz o trabalho de avaliação MPS.BR. Brasileiro - Guia Geral Versão 1.2. Junho de Disponível em: Geral_V1.2.pdf. [Tucker 2007] Tucker, J. e Rutledge, H. Shaping Motivation and Emotion in Technology Teams. CrossTalk The Journal of Defense Software Engineering. Volume 20, Num. 11, páginas 10-13, Nov Referências [Demirors 2000] Demirors, O. Yildiz, O. Selcuk Guceglioglu, A. Using cost of software quality for a process improvement initiative. Proceedings of the 26th Euromicro Conference. Volume 2, páginas , [Jones 1996] Jones, C. The economics of software process improvement. IEEE Computer, Volume 29, Num. 1, páginas 95-97, Jan [Softex 2006] Associação para Promoção da Excelência do Software Brasileiro - SOFTEX. Termo de autorização de Instituição Implementadora do MPS.BR (II-MPS.BR). Disponível em: BR_ESTRATEGIA.pdf. [Softex 2007a] Associação para Promoção da Termo de autorização de Instituição Avaliadora do MPS.BR (IA-MPS.BR). Disponível em: ESTRATEGIA_IA.pdf. [Softex 2007b] Associação para Promoção da MPS.BR - Melhoria de Processo do Software Brasileiro - Guia de Avaliação Versão 1.1. Junho de Disponível em: Avaliacao_V1.1.pdf. [Softex 2007c] Associação para Promoção da MPS.BR - Melhoria de Processo do Software 15