Manual de cobrança de clientes

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1 T Manual de cobrança de clientes Processos e Conformidade Março/2015 Rev. 0 3/18/2015 1

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DESENHO PASSO A PASSO FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES /18/2015 2

3 1 OBJETIVO Definir o processo de cobrança para os clientes da FSB. 2 ABRANGÊNCIA Todos os escritórios da FSB que tenham contrato com clientes. 3/18/2015 3

4 3 DESENHO 3/18/2015 4

5 4 PASSO A PASSO 4.1 Extrair relatório dos clientes com NFs vencidas O analista financeiro do RJ deve toda quarta-feira extrair um relatório do Protheus com os títulos em aberto que estão com o vencimento atrasado. Responsável pela tarefa: analista financeiro do RJ A cobrança do RJ começa a ser feita toda 4ª feira a partir da planilha que é gerada através do sistema Microsiga, onde é feita a exclusão de todas as NFs que foram pagas e as que são a vencer, deixando somente as NFs que estão vencidas (essa planilha traz todas as NFs emitidas pela FSB, incluindo pagas, vencidas e a vencer). Caminho para gerar a planilha via sistema Microsiga: Relatórios -> Contas a Receber -> Consolidado Títulos a Receber 5

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7 4.2 Filtrar planilha por núcleo O analista financeiro do RJ filtra a planilha por núcleo. Responsável pela tarefa: analista financeiro do RJ Com a planilha gerada, organiza-se por vencimento (do mais antigo ao mais novo) e classifica-se cada título aos seus respectivos núcleos (Carlos Grandin, Rodrigo Camarão, Betina Bernardes, Roberto Gonzalez, Mariana Pinheiro e Luciana Martinusso). 4.3 Núcleo com administrativo? Não Enviar de cobrança para os clientes com cópia Diretores O analista financeiro do RJ envia de cobrança para os clientes dos núcleos que não tem administrativo, com cópia para os Diretores responsáveis pela conta. Responsável pela tarefa: analista financeiro do RJ 4.4 Núcleo com administrativo? Sim Enviar para os administrativos dos núcleos O analista financeiro do RJ envia com lista dos clientes que estão com títulos em aberto e vencido para os administrativos dos núcleos do RJ. Responsável pela tarefa: analista financeiro do RJ 7

8 Com a planilha pronta, envia-se por a relação dos títulos em aberto para os administrativos de cada núcleo, com cópia para o diretor do núcleo conforme abaixo: Núcleo Betina Bernardes -> Rosane Martins Núcleo Roberto Gonzalez -> Monique Collin Núcleo Rodrigo Camarão -> Marcia Montalvão 4.5 Enviar de cobrança aos clientes Os administrativos dos núcleos do RJ enviam s de cobrança para os clientes. Responsável pela tarefa: administrativos dos núcleos RJ 4.6 Informar novo prazo para pagamento Os administrativos dos núcleos devem informar ao analista financeiro do RJ qual o prazo que o cliente pediu para pagar o título em aberto até quinta-feira às 18 horas. Responsável pela tarefa: administrativos dos núcleos RJ. Os administrativos dos núcleos que fazem a cobrança propriamente dita, entrando em contato com os clientes via telefone ou , verificando a causa dos atrasos e a previsão de pagamento da (s) referida (s) NF (s). Assim que eles conseguem essas informações eles enviam por para que seja atualizado o relatório consolidado. Nos casos dos núcleos Luciana Martinusso, Mariana Pinheiro e Carlos Grandin que não tem administrativo, a cobrança é feita pelo analista financeiro do RJ (contas a receber/cobrança), que faz o papel dos administrativos, conforme abaixo. 8

9 Demais escritórios: 4.7 Filial São Paulo Extrair relatório dos clientes com títulos em aberto O administrativo financeiro de SP deve extrair o relatório com os títulos em aberto dos clientes de São Paulo. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro de SP Enviar de cobrança para os clientes com cópia para os Diretores O administrativo financeiro de SP envia os s de cobrança para os clientes. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro de SP Informar novo prazo para pagamento O administrativo financeiro de SP deve informar ao analista financeiro do RJ qual o prazo que o cliente pediu para pagar o título em aberto. O prazo para entrega da planilha com as informações de cobrança do escritório (causa do atraso e previsão de pagamento) é quinta-feira até às 18hs. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro de SP 9

10 4.8 Filial Brasília Extrair relatório dos clientes com títulos em aberto O administrativo financeiro do DF deve extrair o relatório com os títulos em aberto dos clientes de Brasília. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro do DF Enviar de cobrança para os clientes com cópia para os Diretores O administrativo financeiro do DF envia os s de cobrança para os clientes. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro do DF Informar novo prazo para pagamento O administrativo financeiro do DF deve informar ao analista financeiro do RJ qual o prazo que o cliente pediu para pagar o título em aberto. O prazo para entrega da planilha com as informações de cobrança do escritório (causa do atraso e previsão de pagamento) é quinta-feira até às 18hs. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro do DF 10

11 4.9 Filial Belo Horizonte Extrair relatório dos clientes com títulos em aberto O administrativo financeiro de BH deve extrair o relatório com os títulos em aberto dos clientes de Belo Horizonte. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro de BH Enviar de cobrança para os clientes com cópia Diretores O administrativo financeiro de BH envia os s de cobrança para os clientes. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro de BH Informar novo prazo para pagamento O administrativo financeiro de BH deve informar ao analista financeiro do RJ qual o prazo que o cliente pediu para pagar o título em aberto. O prazo para entrega da planilha com as informações de cobrança do escritório (causa do atraso e previsão de pagamento) é quinta-feira até às 18hs. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro de BH 4.10 Filial Campinas Extrair relatório dos clientes com títulos em aberto O administrativo financeiro de Campinas deve extrair o relatório com os títulos em aberto dos clientes de Campinas. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro de Campinas Enviar de cobrança para os clientes com cópia Diretores O administrativo financeiro de Campinas envia os s de cobrança para os clientes. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro de Campinas Informar novo prazo para pagamento O administrativo financeiro de Campinas deve informar ao analista financeiro do RJ qual o prazo que o cliente pediu para pagar o título em aberto. O prazo para entrega da planilha com as informações de cobrança do escritório (causa do atraso e previsão de pagamento) é quinta-feira até às 18hs. Responsável pela tarefa: administrativo financeiro de Campinas 11

12 No caso de Campinas, como o maior faturamento do escritório está concentrado no cliente Prefeitura de Campinas e já é de conhecimento do escritório do RJ as datas de pagamento desse cliente (10, 20 e 30 salvo raras exceções), o preenchimento do relatório consolidado é baseado nessas informações, cabendo ao responsável pela cobrança em Campinas informar qualquer mudança nessas datas Verificar se todos os clientes foram cobrados O analista financeiro do RJ compara com um relatório consolidado que ele extrai do sistema e verifica se os escritórios entraram em contato com todos os clientes com títulos em aberto vencidos. Responsável pela tarefa: analista financeiro do RJ 4.12 Registrar na planilha consolidada prazo do cliente O analista financeiro do RJ passa os dados para uma planilha, para consolidar os dados. Responsável pela tarefa: analista financeiro do RJ Planilha consolidada: Rio de Janeiro 12

13 São Paulo 13

14 14

15 Brasília 15

16 Campinas Belo Horizonte 16

17 No relatório consolidado constam todas as informações importantes sobre cada título em aberto na ordem abaixo: - Cliente - Responsável pelo Núcleo - Período de referência - Nº NF - Emissão - Vencimento - Dias de Atraso - Data do Protocolo (quando o cliente é público) - Setor (Público ou Privado) - Valor Após a reunião dos sócios, caso tenha alguma modificação, ela é feita no relatório para a semana seguinte Refazer boletos com nova data O analista financeiro do RJ, após as filias e núcleos renegociarem os prazos, emite boletos com novas datas de vencimento. Acrescentando ao valor juros, quando autorizado pelo sócio. Somente o financeiro da Holding, situado no escritório do RJ, pode autorizar ou não a prorrogação de títulos e se estes serão com ou sem juros. Responsável pela tarefa: analista financeiro do RJ 4.14 Envio de para diretores por núcleo com clientes com títulos vencidos Gerente financeiro envia para os diretores de núcleos que estão com clientes com títulos vencidos em aberto. Responsável pela tarefa: Gerente financeiro 4.15 Segunda-feira - Apresentação dos dados consolidados ao sócio O Diretor Financeiro apresenta na reunião de sócios os clientes que estão com títulos em aberto vencidos. Responsável pela tarefa: Diretor Financeiro 17

18 4.16 Acompanhar pagamentos recebidos e dar baixa O analista financeiro do RJ acompanha diariamente as entradas nas contas e dá baixa nos pagamentos recebidos no sistema. Responsável pela tarefa: analista financeiro do RJ 5 FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES 5.1 Analista financeiro do RJ Responsabilidades: Extrair relatório dos clientes com NFs vencidas; Filtrar planilha por núcleo; Enviar de cobrança para os clientes com cópia para os Diretores; Enviar para os administrativos dos núcleos; Verificar se todos os clientes foram cobrados; Registrar na planilha consolidada prazo do cliente; Refazer boletos com nova data; Acompanhar pagamentos recebidos e dar baixa. 5.2 Administrativo financeiro de SP Responsabilidades: Extrair relatório dos clientes com títulos em aberto; Enviar de cobrança para os clientes com cópia para os Diretores; Informar novo prazo para pagamento do cliente. 5.3 Administrativo financeiro do DF Responsabilidades: Extrair relatório dos clientes com títulos em aberto; Enviar de cobrança para os clientes com cópia para os Diretores; Informar novo prazo para pagamento do cliente. 18

19 5.4 Administrativo financeiro de BH Responsabilidades: Extrair relatório dos clientes com títulos em aberto; Enviar de cobrança para os clientes com cópia para os Diretores; Informar novo prazo para pagamento do cliente. 5.5 Administrativo financeiro de Campinas Responsabilidades: Extrair relatório dos clientes com títulos em aberto; Enviar de cobrança para os clientes com cópia para os Diretores; Informar novo prazo para pagamento do cliente. 5.6 Gerente financeiro Responsabilidades: Enviar para os diretores de núcleos que estão com clientes com títulos vencidos em aberto. Aprovar prorrogação ou não de vencimento dos títulos. 5.7 Diretor Financeiro Responsabilidades: Apresentar na reunião de sócios os clientes que estão com títulos em aberto vencidos. 19