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1 Documento versão 1.0

2 Conteúdo 1. Introdução ao Solutio Autenticação Funcionamento Agenda Elaboração de contratos Iniciar processo Definir actos Intervenientes Objecto Actos cumulados Gerar Minuta Registo diário Anexar documentos Facturar Facturação Elaborar documento Correcções Divisão Resumo de tesouraria Informações/Contabilidade Totais Resumo de documentos Livro de registo de honorários Livro de reconhecimentos IS para o ministério das finanças Resumo de honorários Balancete Comunicações

3 6.1 Registo diário Estatística Modelo Índice de outorgantes Gestão de Entidades Moradas

4 Figuras Figura 1: Infraestrutura tecnológica...7 Figura 2: Página de autenticação...8 Figura 3: Ecrã inicial...9 Figura 4: Menu de contexto...10 Figura 5: Agenda...12 Figura 6: Gestão de processos - pesquisa de processos...14 Figura 7: Gestão de processos - lista de processos...15 Figura 8: Gestão de processos - detalhe do processo...16 Figura 9: Gestão de processos - detalhe do processo...17 Figura 10: Gestão de processos - detalhe do acto...18 Figura 11: Gestão de processos - detalhe do acto...19 Figura 12: Gestão de processos - lista de intervenientes...20 Figura 13: Gestão de processos - detalhe do interveniente...21 Figura 14: Gestão de processos - detalhe do interveniente...22 Figura 15: Gestão de processos - lista de intervenientes...23 Figura 16: Gestão de processos - detalhe do cônjuge...24 Figura 17: Gestão de processos - objecto prédios...25 Figura 18: Gestão de processos - detalhe do bem imóvel...26 Figura 19: Gestão de processos - pesquisa de bem imóvel...27 Figura 20: Gestão de processos - IMT...28 Figura 21: Gestão de processos - IMT...28 Figura 22: Gestão de processos - opções no detalhe do bem imóvel...29 Figura 23: Gestão de processos - detalhe do registo do bem...29 Figura 24: Gestão de processos - objecto contrato de empréstimo...30 Figura 25: Gestão de processos - objecto constituição de sociedade...31 Figura 26: Gestão de processos - dissolução de sociedade...32 Figura 27: Gestão de processos - objecto fusão de sociedades...33 Figura 28: Gestão de processos - objecto fusão de sociedades

5 Figura 29: Gestão de processos - outros actos comerciais...34 Figura 30: Gestão de processos - objecto protesto...35 Figura 31: Gestão de processos - adicionar actos no mesmo contrato...36 Figura 32: Gestão de processos - adicionar actos no mesmo contrato...37 Figura 33: Gestão de processos - exemplo de uma árvore de actos...38 Figura 34: Gestão de processos - selecção de intervenientes em actos cumulados...39 Figura 35: Gestão de processos - minuta de contrato...40 Figura 36: Gestão de processos - registo diário...41 Figura 37: Gestão de processos - anexar ficheiros...42 Figura 38: Gestão de processos - anexar ficheiros...43 Figura 39: Gestão de processos - facturar...43 Figura 40: Facturação - elaboração de documentos...45 Figura 41: Facturação - elaboração de uma factura/recibo...47 Figura 42: Facturação - introdução do nome dos reconhecidos...48 Figura 43: Facturação - registo de livro e folhas...50 Figura 44: Facturação - meio de pagamento...51 Figura 45: Facturação - layout...52 Figura 46: Facturação - divisão de factura...54 Figura 47: Facturação - resumo de tesouraria...55 Figura 48: Contabilidade - totais...56 Figura 49: Contabilidade - resumo de documentos...57 Figura 50: Contabilidade - livro de registo de honorários...58 Figura 51: Contabilidade - livro de reconhecimentos...59 Figura 52: Contabilidade - imposto do selo...60 Figura 53: Contabilidade - resumo honorários...61 Figura 54: Contabilidade - balancete...62 Figura 55: Comunicações - registo diário...64 Figura 56: Comunicações - informação estatística...65 Figura 57: Comunicações - modelo Figura 58: Índice de outorgantes formulário de pesquisa

6 Figura 59: Índice de outorgantes - resultado de pesquisa...68 Figura 60: Gestão de entidades - pesquisa de entidades...70 Figura 61: Gestão de entidades - lista de entidades...71 Figura 62: Gestão de entidades - detalhe da entidade...72 Figura 63: Gestão de entidades - lista de moradas...73 Figura 64: Gestão de entidades - normalização de moradas...74 Figura 65: Gestão de entidades - normalização de moradas

7 1.Introdução ao Solutio 1. Introdução ao Solutio O Solutio é um sistema de gestão de informação concebido para apoiar a actividade dos advogados e solicitadores. O seu vasto leque de funcionalidades, permite a informatização dos processos de agendamento de actos, de elaboração de contratos e instrumentos, de gestão de entidades e documentos, de facturação, de contabilidade e de comunicações. Figura 1: Infraestrutura tecnológica Todo o sistema foi desenvolvido recorrendo às mais modernas tecnologias de desenvolvimento de aplicações Internet o que o torna bastante familiar para utilizadores com alguma experiência de navegação em portais ou outros sítios. A instalação é feita normalmente num servidor, ou seja, num computador exclusivamente dedicado à instalação de aplicações partilhadas por vários postos de trabalho. 7

8 1.Introdução ao Solutio Para a utilização nos postos de trabalho do escritório, necessita apenas de um browser de acesso à Internet. Coloque na barra de endereço o nome do servidor seguido de solutio, por exemplo, Uma alternativa mais prática passa por colocar um ícone no ambiente de trabalho que realize a mesma tarefa, ou ainda adicionar o URL aos seus Favoritos no browser. Eventualmente, se assim for definido no equipamento de rede (router/firewall), o acesso a partir de casa ou de outro local é também possível. 1.1 Autenticação O Solutio possui um mecanismo de identificação de utilizadores. Para que seja possível efectuar qualquer operação, ao entrar na aplicação, o utilizador deverá colocar o nome, sem espaços e com letras minúsculas, e o código de acesso na página de autenticação, submetendo os dados pressionando o botão Entrar. Figura 2: Página de autenticação Se indicar incorrectamente os dados de identificação, aparecerá uma mensagem de erro ou uma página em branco. Nesse caso, carregue no botão de retroceder do seu browser e volte a identificar-se. 8

9 1.Introdução ao Solutio Após correcta identificação, caso possua mais do que um perfil, por exemplo, administrador e utilizador, poderá seleccionar o perfil que deseja utilizar. 1.2 Funcionamento Depois de identificado, o utilizador, é direccionado para o ecrã inicial composto por dois elementos que se mantêm sempre visíveis: o menu principal e uma área contendo o nome, o perfil seleccionado e as opções inicio, sai, sobre e Ajuda. Figura 3: Ecrã inicial A opção inicio permite, no caso do utilizador dispor de mais do que um perfil, trocar de perfil e voltar ao ecrã inicial. A opção sair serve para indicar que pretende terminar a utilização da aplicação. Para realizar qualquer tarefa deverá usar o menu principal, situado no lado esquerdo, lá encontram-se todas as opções que, de forma resumida, 9

10 1.Introdução ao Solutio agrupam as seguinte funcionalidades: gestão parametrização de praticamente todas as outras funcionalidades, poderá configurar, entre outras aspectos, honorários, modelos de contratos, logotipo, taxas ou livros; entidades gestão de entidades e respectivos documentos; documentos elaboração de documentos de facturação e notas de crédito, obtenção de listagens, por exemplo, o registo de honorários, o livro de reconhecimentos, a informação para o registo comercial e o registo diário, obtenção de ficheiros para comunicação do modelo 11 e da estatística; fornecedores registo de pagamentos; processos elaboração de contratos e instrumentos e consulta do índice de outorgantes; agenda agendamento de actos, eventos ou tarefas. Ao carregar nas opções do menu principal surgirão as páginas com as respectivas funcionalidades, normalmente obedecendo à seguinte estrutura: em cima um pequeno título, indicando o contexto onde se encontra, seguido de um menu com opções, no fundo um ou mais botões, normalmente, para inserir, alterar ou remover dados. Uma das opções comuns à grande maioria das página é o voltar, como o próprio nome indica, permite retroceder para a página anterior. Esta opção existe porque o uso do botão retroceder do browser poderá originar uma utilização inadequada, por isso, evite utilizá-lo. Figura 4: Menu de contexto Antes de iniciar a utilização em ambiente real do Solutio, aconselha-se a realização de algumas verificações e configurações iniciais: estão configurados de base todos os honorários tabelados com os respectivos valores, no entanto, deverá verificar se está de acordo com a interpretação dada, para isso use as opções gestão \ configuração \ honorários. Estão também disponíveis grande parte dos actos não tabelados, neste caso, configurados para que na factura se indique o preço unitário mas, se for conveniente, poderão ser definidos valores fixos. É também possível acrescentar novos honorários; deverão ser criados utilizadores e definidos os respectivos privilégios; 10

11 1.Introdução ao Solutio os livros e os dados do escritório são também aspectos que deverão ser configurados. Depois disto, poderá começar a tirar todo o partido da aplicação, agendando actos, elaborando processos e registando recebimentos e pagamentos. Embora o sistema seja suficientemente modular para que se inicie uma utilização faseada, é sempre aconselhável que se atinja rapidamente uma utilização plena das suas funcionalidades para evitar a replicação de informação em suportes diferentes e a duplicação de tarefas. A utilização típica do programa poderá ser dividida nas seguintes fase: 1. Para actos de balcão: elaboração de factura seguida da elaboração do instrumento. 2. Para contratos: agendamento, elaboração do processo, elaboração do contrato e facturação. 11

12 2.Agenda 2. Agenda A agenda permite realizar marcações de actos, eventos, tarefas, entre outras actividades. Ao ser criado, um processo aparecerá automaticamente registado na agenda. Encontra-se dividida em agenda do escritório e agenda de utilizador. Figura 5: Agenda 12

13 3.Elaboração de contratos 3. Elaboração de contratos Para que possa elaborar um contrato é necessário proceder à criação de um processo. Um processo poderá ser visto como um caderno onde se deverá incluir informação e documentos que digam respeito a um ou mais contratos. No entanto, um processo poderá também ser utilizado para outro tipo de actos, por exemplo, procurações, termos de autenticação ou reconhecimentos. No caso dos reconhecimentos, existe mesmo um mecanismo que cria automaticamente o processo quando são incluídos num documento de facturação. Relativamente aos contratos, o processo deverá ser constituído pelos seus actos e respectivos valores. Em cada acto, deverão constar os outorgantes e pessoas mencionadas e respectivos documentos, bem como, o objecto, por exemplo, os prédios envolvidos. Se assim for, passa a ser possível, de uma forma praticamente automática, gerar um esboço do contrato, facturar, criar o índice de outorgantes e efectuar determinadas comunicações, tal como, o registo diário, informação estatística, o modelo 11, autarquias e registo comercial. Ao introduzir os dados não necessita de seguir uma sequência especifica, poderá fazê-lo conforme os documentos que possuí no momento e mais tarde completar ou alterar qualquer informação que diga respeito a um determinado acto. No entanto, embora o processo possa ser alterado após facturado o contrato, no que diz respeito aos intervenientes e objecto dos actos praticados, não deverá incluir na factura actos que digam respeito ao contrato e que não tenham sido incluídos no processo. Para isso, introduza-os primeiro no processo e elabore depois a factura. Nas próximas secções serão descritos os passos para criar um processo. 3.1 Iniciar processo Para dar inicio a um processo os passos a seguir são os seguintes: a) No menu principal, carregue nas opções processos e gestão de processos para que apareça a página pesquisa de processos; 13

14 3.Elaboração de contratos Figura 6: Gestão de processos - pesquisa de processos b) De seguida, carregue no botão pesquisar que fará com que apareça a página lista de processos; 14

15 3.Elaboração de contratos Figura 7: Gestão de processos - lista de processos c) Carregue em inserir para que dar inicio à introdução do novo processo na página detalhe do processo. 15

16 3.Elaboração de contratos Figura 8: Gestão de processos - detalhe do processo No detalhe do processo são de preenchimento obrigatório os campos data e hora, deverá introduzir a data e hora de realização dos actos a incluir no processo. O campo descrição serve para identificar mais facilmente a informação contida no processo, sugere-se, por isso, o seu preenchimento com algo intuitivo, por exemplo, CVMH Joaquim Silva. Este campo é meramente indicativo, o seu conteúdo não é usado a não ser na lista de processos. 16

17 3.Elaboração de contratos O campo cliente é um campo opcional que serve para indicar a quem serão facturados os actos presentes no processo, no entanto, utilize-o depois de introduzir os intervenientes, para que estes apareçam na lista. Se achar mais conveniente, poderá deixar esta tarefa para a fase de elaboração da factura. Figura 9: Gestão de processos - detalhe do processo Depois do detalhe do processo preenchido, carregue em inserir, será atribuído automaticamente um número que poderá usar mais tarde para aceder ao processo. 17

18 3.Elaboração de contratos 3.2 Definir actos Para indicar o primeiro acto a incluir no contrato deverá carregar no ícone que se encontra junto da etiqueta actos. Figura 10: Gestão de processos - detalhe do acto De seguida, na página detalhe do acto, seleccione o acto pretendido. No campo data e hora, deverá indicar a data e hora de realização do acto. Por omissão, são colocados os valores que introduziu no detalhe do processo, se não coincidirem, deverá alterar-los. Depois disso, carregue no botão inserir. 18

19 3.Elaboração de contratos Figura 11: Gestão de processos - detalhe do acto Ao carregar em inserir ficarão disponíveis as opções que lhe permitem identificar os outorgantes e demais intervenientes e descrever o objecto. No entanto, tenha em atenção que, em cada acto deve colocar apenas a informação que diz respeito a esse acto, por exemplo, numa compra e venda, deverá colocar os vendedores, os compradores e os prédios. Se nesse mesmo contrato existir um mútuo, deverá adicionar um acto cumulado com informação dos mutuantes, dos mutuários e do contrato, como veremos adiante. 19

20 3.Elaboração de contratos Intervenientes Para colocar os interveniente num acto carregue na opção intervenientes que se encontra no detalhe desse acto ou, em alternativa, use o ícone da árvore de actos disponível no detalhe do processo. Ao surgir a página lista de intervenientes, carregue em inserir. Os passos que se descrevem a seguir servem para a introdução de outorgantes e de pessoas que sejam mencionados no contrato, por exemplo, os autores de herança. Figura 12: Gestão de processos - lista de intervenientes Ao indicar um interveniente, para além do grupo e do tipo, deverá introduzir o número fiscal na caixa de texto que se encontra em frente da etiqueta nome. Os campos nome e morada serão automaticamente preenchidos, se existir na base de dados essa informação, caso contrário, coloque o nome na segunda caixa de texto e carregue em inserir. 20

21 3.Elaboração de contratos Figura 13: Gestão de processos - detalhe do interveniente Quando não possua no momento o número fiscal, introduza mais tarde os dados do interveniente, lembre-se que, a introdução de dados no processo não necessita de ser sequencial, poderá posteriormente completar ou alterar qualquer informação que diga respeito a um acto entretanto introduzido. Em determinados actos não será necessário o uso do número fiscal, no entanto, sugere-se que, para uma melhor utilização do programa e para que não ocorram equívocos no caso de surgirem no escritório pessoas com nomes idênticos, procure usar sempre o número fiscal. Se tal não for possível, poderá indicar o interveniente apenas pelo nome procedendo da seguinte forma: a) verifique se a entidade já existe na base de dados, para isso carregue na ícone para que apareça a janela de pesquisa de entidades; 21

22 3.Elaboração de contratos b) introduza parte do nome no campo nome, por exemplo, maria* ou *costa*barreto*; c) se forem encontradas entidades que obedeçam ao critério de pesquisa, basta carregar no nome pretendido, caso contrário, surgirá uma página para preencher os dados da nova entidade. Tenha em atenção que, o nome não garante que a entidade seleccionada seja a pessoa que pretende referir, por isso, verifique os restantes dados, nomeadamente, a morada e os documentos associados. Após identificado o interveniente, para lhe associar uma morada carregue no ícone seguir.. Veja na secção Moradas os restantes passos que deve Figura 14: Gestão de processos - detalhe do interveniente 22

23 3.Elaboração de contratos Aos intervenientes poderá associar os documentos utilizados no contrato. Para tal, coloque um visto na coluna documentos associados da tabela de documentos e escolha a situação: 'exibido', 'não exibido', 'arquivado' ou 'para arquivo'. Se o documento não existir carregue em inserir. Nos casos onde seja necessário fazer referência a representantes, por exemplo, procuradores ou gerentes de sociedades, deverá usar a opção associar dependente. Portanto, coloque em primeiro lugar o representado e associa-lhe depois um ou mais representantes, ficando o representado como entidade principal e os representantes como entidades dependentes. Na lista de intervenientes, para que possa visualizar intervenientes que sejam dependentes de outros, carregue no ícone. Figura 15: Gestão de processos - lista de intervenientes Para retirar ou trocar a associação a uma entidade principal basta que no campo entidade principal, presente na página detalhe do 23

24 3.Elaboração de contratos interveniente, escolher a opção desejada. Aos intervenientes é também possível associar o respectivo cônjuge, ficando essa informação armazenada para futuras utilizações. Os passos a seguir são os seguintes: 1) depois de ter colocado a informação de um deles, carregue na opção cônjuge; 2) caso apareça informação do cônjuge, indique se é outorgante ou não e carregue em inserir; 3) caso não exista ainda informação do cônjuge, preencha os campos da tabela e carregue em inserir; 4) se for caso disso, poderá alterar o tipo de interveniente do cônjuge, por exemplo para autorizante; Figura 16: Gestão de processos - detalhe do cônjuge Objecto No detalhe do acto ou na árvore de actos surgirá a opção objecto sempre que lhe esteja associado, na sua configuração, um tipo de objecto. Existem actualmente sete tipos de objecto: prédios; contrato; constituição de sociedade; dissolução de sociedade; 24

25 fusão de sociedades; outros actos comerciais; protesto. 3.Elaboração de contratos Prédios Nas compras e vendas, partilhas, permutas, entre outros actos, ao carregar na opção objecto surgirá o formulário de introdução de bens imóveis. Para adicionar um bem carregue na opção adicionar. Figura 17: Gestão de processos - objecto prédios Tal como nos intervenientes, a informação de um prédio ou de uma fracção é armazenada para que não seja necessário introduzi-la novamente num próximo contrato. Por isso, antes de começar a preencher os campos do formulário detalhe do bem imóvel, sugere-se que, verifique se já existe na base de dados registo do prédio ou fracção que pretende descrever carregando na opção pesquisar. 25

26 3.Elaboração de contratos Figura 18: Gestão de processos - detalhe do bem imóvel 26

27 3.Elaboração de contratos Figura 19: Gestão de processos - pesquisa de bem imóvel No formulário detalhe do bem imóvel os campos obrigatórios são: tipo de prédio, artigo matricial, IMT e localização. Ao introduzir os dados tenha em atenção o seguinte: o campo artigo não deverá conter espaços e deverá ser antecedido pela letra P sempre que se trate de um artigo provisório; se o prédio estiver omisso nas finanças coloque zero no artigo; 27

28 3.Elaboração de contratos no campo IMT deverá seleccionar 'Sujeito a IMT', 'Não sujeito a IMT' ou uma das isenções disponíveis na lista; caso seleccione 'Sujeito a IMT', após carregar em inserir, use a opção adicionar para introduzir os dados dos documentos únicos de cobrança; Figura 20: Gestão de processos - IMT Figura 21: Gestão de processos - IMT verifique os valores dos campos parte transaccionada e quota parte. Note que, a informação relativa à quota parte será enviada para o modelo 11 em função da parte transaccionada, portanto a quota parte deverá ser preenchida em relação a esta e não ao prédio completo. 28

29 3.Elaboração de contratos Depois de carregar em inserir poderá colocar informação sobre o registo na conservatória do registo predial, para isso, carregue na opção registo do bem. Figura 22: Gestão de processos - opções no detalhe do bem imóvel Figura 23: Gestão de processos - detalhe do registo do bem No detalhe do registo do bem indique a conservatória e o número da descrição. Se desejar adicionar as inscrições carregue na opção adicionar. 29

30 3.Elaboração de contratos Contrato Usado essencialmente nos mútuos, este tipo de objecto obriga ao preenchimento da data de contrato, do número de meses do empréstimo, do valor e da taxa de juro. Figura 24: Gestão de processos - objecto contrato de empréstimo 30

31 3.Elaboração de contratos Constituição de sociedade No objecto referente à constituição de sociedade deverá preencher o NIPC, a denominação, o capital social, a natureza jurídica, a data de constituição, a forma de constituição, o objecto social e a sede. Figura 25: Gestão de processos - objecto constituição de sociedade 31

32 3.Elaboração de contratos Dissolução de sociedade O objecto referente à dissolução de sociedade é semelhante ao da constituição tendo sido substituído o campo forma de constituição pelo campo causa da dissolução. Figura 26: Gestão de processos - dissolução de sociedade 32

33 3.Elaboração de contratos Fusão de sociedades No objecto referente à fusão de sociedades deverá indicar as sociedades envolvidas, para isso, carregue na opção adicionar. Figura 27: Gestão de processos - objecto fusão de sociedades Figura 28: Gestão de processos - objecto fusão de sociedades 33

34 3.Elaboração de contratos Outros actos comerciais Este tipo de objecto poderá ser usado para outros actos comerciais, tal como, as alterações de pacto, os aumentos de capital ou as cessões de quotas. Figura 29: Gestão de processos - outros actos comerciais 34

35 3.Elaboração de contratos Protesto Figura 30: Gestão de processos - objecto protesto Actos cumulados Num contrato poderão ser praticados vários actos, o que deverá ser indicado no processo seguindo uma hierarquia adequada, por exemplo, num contrato de 'Compra e Venda, Mútuo com Hipoteca, Fiança e Renúncia', debaixo da compra e venda deverá colocar o mútuo com hipoteca, debaixo do mútuo com hipoteca deverá colocar a fiança e a renúncia de hipoteca. Para isso, após introduzir o primeiro acto, adicione os restantes, no detalhe do processo ou no detalhe do acto, utilizando os ícones que se encontram alinhados com as designações dos actos. 35

36 3.Elaboração de contratos Figura 31: Gestão de processos - adicionar actos no mesmo contrato 36

37 3.Elaboração de contratos Figura 32: Gestão de processos - adicionar actos no mesmo contrato 37

38 3.Elaboração de contratos Figura 33: Gestão de processos - exemplo de uma árvore de actos Tenha em atenção que, sempre que um acto estiver dependente de outro, ou seja, associado num nível abaixo, é considerado pelo sistema como se 38

39 3.Elaboração de contratos estivesse no mesmo contrato. Actos que sejam exarados e estejam no primeiro nível da hierarquia irão ser considerados como contratos diferentes, possibilitando a inclusão no mesmo processo de vários contratos, o que facilita a elaboração da conta num único documento. Os passos a seguir para colocar a informação dos actos cumulados são semelhantes aos descritos para a colocação do primeiro acto. Na opção intervenientes aparecerão disponíveis os intervenientes introduzidos nos actos em níveis superiores, assim, não é necessário voltar a introduzilos, basta seleccionar o respectivo nome na página de detalhe, escolher o tipo e inserir. Figura 34: Gestão de processos - selecção de intervenientes em actos cumulados 3.3 Gerar Minuta Após colocados todos os dados no processo poderá gerar um esboço da minuta. Para isso, vá até ao detalhe do primeiro acto e carregue em Gerar Minuta. Será criado um ficheiro que poderá editar no Microsoft Word Os esboços das minutas resultam da junção dos dados colocados no processo com um modelo de contrato previamente definido no programa, no entanto, é possível alterar os modelos existentes, bem como, definir novos modelos. 39

40 3.Elaboração de contratos Figura 35: Gestão de processos - minuta de contrato 40

41 3.Elaboração de contratos 3.4 Registo diário Ao colocar os dados do contrato no processo, o programa gera automaticamente o texto do registo diário, para o visualizar use a opção registo diário presente no primeiro acto. Figura 36: Gestão de processos - registo diário Se pretender poderá editar o texto conforme achar necessário, aliás é conveniente que faça sempre uma verificação do registo diário, no entanto, 41

42 3.Elaboração de contratos para alterar/corrigir dados extraídos do processo deverá realizar as modificações nos respectivos campos. 3.5 Anexar documentos A um processo poderão ser anexados vários documentos, por exemplo, o ficheiro com a minuta do contrato e a próprio contrato digitalizado. Para isso, os ficheiros deverão estar gravados no posto de trabalho ou numa pasta partilhada, depois, no detalhe do processo, carregue no botão da tabela documentos, de seguida procure o ficheiro, no final carregue em alterar. Figura 37: Gestão de processos - anexar ficheiros 42

43 3.Elaboração de contratos Figura 38: Gestão de processos - anexar ficheiros 3.6 Facturar Para que os actos colocados num processo sejam dados como realizados é necessário elaborar um documento de facturação ou de registo de actos. Depois de lançado esse documento os dados ficam disponíveis nas várias listagens da aplicação. Figura 39: Gestão de processos - facturar Para facturar ou registar os actos presentes no processo, carregue em facturar e de seguida em nova factura. No formulário escolha o tipo de documento conforme a situação. Os restantes passos são descritos no capítulo que descreve o processo de facturação. 43

44 4.Facturação 4. Facturação Depois do acto realizado e chegada a fase de cobrar os honorários ao cliente, deverá elaborar um documento de facturação. Se criou um processo, poderá fazê-lo usando a opção facturar presente no detalhe do processo. No entanto, ao contrário dos contratos, grande parte dos actos de balcão não exige a elaboração de processo, nesse caso, bastará carregar nas opções documentos e facturas que se encontram no menu principal. Um documento de facturação poderá estar dividido em várias séries cada uma com a sua identificação, por exemplo, '001' ou '002'. Na instalação de base estão disponíveis seis tipos de documentos: factura/recibo: documento de facturação; factura/recibo dividida: documento de facturação criado quando se divide uma factura/recibo (vários clientes efectuam o pagamento do acto); venda a dinheiro: documento de facturação; venda a dinheiro dividida: documento de facturação criado quando se divide uma venda a dinheiro; factura pró-forma: documento sem valor comercial, serve para indicar o valor de determinados actos, por exemplo, para dar orçamentos; registo de actos: documento que realiza apenas o registo para efeitos de comunicações e índice de outorgantes. É usado para registar actos de processos que já tenham sido facturados. Cada um dos documentos possuí de base apenas uma série. As séries têm identificação 002 nos documentos divididos e 001 nos restantes. No Solutio ao elaborar uma factura/recibo terá de colocar obrigatoriamente o NIF ou NIPC e o nome da entidade, no caso de uma venda a dinheiro estes campos são facultativos. Para além disso, numa factura/recibo ao colocar um NIPC é colocada no documento a retenção na fonte, ou seja, é deduzido 20% ao total de honorários que a entidade terá de entregar às finanças para efeitos de IRS, a não ser que opte por retirar o visto no campo retenção na fonte. 44

45 4.Facturação 4.1 Elaborar documento Uma vez no formulário de facturação deverá seguir os seguintes passos: 1. escolher o tipo de documento: factura/recibo, venda a dinheiro, factura pró-forma ou registo de actos; Figura 40: Facturação - elaboração de documentos 45

46 4.Facturação 2. introduzir, na caixa mais pequena em frente da etiqueta nome, o NIF ou NIPC da entidade a quem serão facturados os actos. Os campos nome e morada serão automaticamente preenchidos caso existam na base de dados, se assim não acontecer, coloque o nome da entidade na segunda caixa em frente da etiqueta nome; 3. verifique os campos isenção de IVA e retenção na fonte apenas disponíveis no documento factura/recibo; 4. carregue no ícone + sobre a barra com o titulo Honorários e seleccione o primeiro acto; 5. preencha os valores de incidência, caso existam, e carregue na tecla TAB para actualizar os restantes; 6. carregue no ícone + no rodapé da tabela do acto caso pretenda adicionar algum honorário ou imposto no mesmo acto; 7. volte a carregar no ícone + sobre a barra com titulo Honorários para incluir mais actos no documento; 8. confira as quantidades: nas certidões, bens descritos e reconhecimentos deverá colocar, respectivamente, o número de páginas, o número de bens e o de assinaturas; 9. se pretender remover alguma linha ou acto carregue nos ícones de remoção. Ícone da cruz para as linhas de um acto e o ícone - para a remoção do acto; 10. carregue em inserir; 11. se não existe morada associada à entidade carregue na etiqueta morada. Veja na secção Moradas os restantes passos para a introdução de moradas. 46

47 4.Facturação Figura 41: Facturação - elaboração de uma factura/recibo 47

48 4.Facturação Ao carregar em inserir, o sistema atribui um número ao documento e associa-lhe a data, a partir daqui não poderá remover a factura, no entanto, poderá ainda alterar qualquer informação colocada. Depois de terminada a edição da factura, carregue em lançar para efectuar o seu registo contabilístico e para que a possa imprimir. Em determinados actos poderá ser solicitada informação adicional ao efectuar o lançamento. Se na factura colocou um reconhecimento, surgirá um formulário para introdução do NIF e nome dos reconhecidos, sendo o NIF opcional. No caso dos contratos e certidões poderá ser necessário introduzir o livro e folhas, dependendo da configuração do honorário, ou o número de folhas consoante a configuração da série. Figura 42: Facturação - introdução do nome dos reconhecidos 48

49 4.Facturação O Solutio possuí três mecanismos diferentes de registo das folhas dos contratos: 1. manual tem de indicar a folha na respectiva coluna; 2. manual com validação de colisões - tem de indicar a folha e o número de folhas nas respectivas colunas, mas é verificado se já existe algum contrato naquela folha; 3. automático apenas tem de indicar o número de folhas do contrato, a aplicação insere automaticamente o contrato na próxima folha livre. Neste caso não é necessário indicar o livro e folhas da certidão. Este registo depende da configuração dos honorários. 49

50 4.Facturação Figura 43: Facturação - registo de livro e folhas O processo de lançamento nas facturas encontra-se separado em dois momentos. Pode lançar a factura na contabilidade e posteriormente efectuar o movimento de recebimento do cliente. Para lançar apenas clica no botão lançar e será ignorada a informação do meio de pagamento. 50

51 4.Facturação Figura 44: Facturação - meio de pagamento Mais tarde, aquando do recebimento do cliente, pode efectuar o movimento por duas formas. Pode voltar à respectiva factura e clicar no botão receber e aparece-lhe o mesmo quadro aquando do lançamento. Aí deverá indicar qual o meio de pagamento que o cliente usou, ou através da opção conta corrente dentro do menu Documentos, onde deve digitar o NIF do cliente e após clicar em consultar aparecem-lhe as facturas lançadas para o cliente das quais deve seleccionar as que foram pagas pelo cliente e clicar no botão receber. O recibo criado através da conta corrente pode ser consultado mais tarde através da opção Recibos dentro do menu Documentos. Após o Lançamento da factura poderá imprimi-la. Para isso, deverá clicar no botão imprimir, onde será gerado um ficheiro PDF contendo o original, que deverá ser entregue ao cliente, e restantes cópias, que deverão ser arquivadas. Caso tenham sido incluídas certidões, terá a opção de imprimir os respectivos talões de levantamento colocando um visto na janela parâmetros de impressão. Em qualquer momento essa informação está disponível para consulta no resumo de tesouraria, sendo bastante útil no final do dia para conferir os montantes recebidos. 51

52 4.Facturação Figura 45: Facturação - layout 52

53 4.Facturação 4.2 Correcções Por vezes poderá ser necessário efectuar correcções num documento depois de lançado. Vejamos três situações diferentes: 1. Acabou de lançar e imprimir uma factura e ao entregar ao cliente repara que não está correcta. Neste caso, não necessita de anular a factura, basta que um utilizador com o perfil de administrador carregue em retroceder na página detalhe do documento, o numero de vezes necessárias até entrar em modo de edição. Deverá ter alguns cuidados com este procedimento, nomeadamente, nunca alterar uma factura sem recuperar o original e as respectivas cópias que tenham sido entregues ao cliente. 2. Criou uma factura mas o acto não se realizou. Use essa factura para o próximo cliente, para isso, carregue em retroceder até entrar no modo de edição, caso já tenha sido lançada, altere a identificação da entidade, e substitua as verbas. Se não tiver mais clientes nesse dia sugere-se que anule a factura, para isso, carregue no botão anular, imprima o original e arquive. 3. Uns dias após ter passado uma factura, verificou que foi cobrado um montante em excesso. Nesta situação poderá elaborar uma nota de crédito com o montante a devolver, para isso, abra a factura e carregue na opção nota de crédito. 4.3 Divisão O Solutio permite dividir a conta por várias entidades. Para isso, depois de elaborar e inserir o documento de facturação como acima indicado, carregue no botão dividir. 53

54 4.Facturação Figura 46: Facturação - divisão de factura O documento será dividido em dois, no entanto, é possível adicionar mais divisões carregando no ícone que se encontra no canto superior direito. Para alterar a proporcionalidade dos montantes a pagar use o campo factor ou modifique directamente os valores. 54

55 4.Facturação 4.4 Resumo de tesouraria No final do dia poderá utilizar a opção resumo de tesouraria para obter uma relação dos movimentos efectuados por meio pagamento para que possa conferir mais facilmente o montantes recebidos. Figura 47: Facturação - resumo de tesouraria 55

56 5.Informações/Contabilidade 5. Informações/Contabilidade Ao nível do apuramento contabilístico e informação comercial, existem várias listagem disponíveis, seguidamente serão apresentados alguns exemplos das mais relevantes. 5.1 Totais Disponível em documentos \ listagens \ registo de honorários \ pesquisar \ impressão de totais. Figura 48: Contabilidade - totais 56

57 5.Informações/Contabilidade 5.2 Resumo de documentos Disponível em documentos \ listagens \ registo de honorários \ pesquisar \ impressão resumida. Figura 49: Contabilidade - resumo de documentos 57

58 5.Informações/Contabilidade 5.3 Livro de registo de honorários Disponível em documentos \ listagens \ registo de honorários \ pesquisar \ impressão registo honorários. Figura 50: Contabilidade - livro de registo de honorários 58

59 5.Informações/Contabilidade 5.4 Livro de reconhecimentos Disponível em documentos \ listagens \ pesquisa por livros \ Livro: reconhecimentos \ pesquisar. Figura 51: Contabilidade - livro de reconhecimentos 59

60 5.Informações/Contabilidade 5.5 IS para o ministério das finanças Disponível em documentos \ listagens \ pesquisa por artigo \ Artigo: Imposto do selo para as finanças \ pesquisar. Figura 52: Contabilidade - imposto do selo 60

61 5.Informações/Contabilidade 5.6 Resumo de honorários Disponível em documentos \ listagens \ pesquisa por artigo \ Artigo: Honorários \ pesquisar. Figura 53: Contabilidade - resumo honorários 61

62 5.Informações/Contabilidade 5.7 Balancete Disponível em documentos \ Balancete. Figura 54: Contabilidade - balancete 62

63 6.Comunicações 6. Comunicações No que diz respeito às comunicações, é possível: obter o registo diário em PDF ou DOC; obter um ficheiro para a estatística para envio ao GPLP; obter um ficheiro para o modelo

64 6.Comunicações 6.1 Registo diário Disponível em documentos \ listagens \ registo diário. O número de ordem poderá ser atribuído de três formas diferentes, conforme esteja definido na configuração: 1) uma sequência a partir do número um; 2) uma sequência a partir de num número introduzido pelo utilizador; 3) uma sequência atribuída pelo programa. Figura 55: Comunicações - registo diário 64

65 6.Comunicações 6.2 Estatística Disponível em documentos \ listagens \ estatística. Figura 56: Comunicações - informação estatística Aqui pode gerar um novo ficheiro de estatística e ver o mapa de actividades. 65

66 6.Comunicações 6.3 Modelo 11 Disponível em documentos \ listagens \ modelo 11. Figura 57: Comunicações - modelo 11 66

67 7.Índice de outorgantes 7. Índice de outorgantes Através do índice de outorgantes poderá aceder a todos os processos em que uma entidade esteja referenciada, ficando a saber em que contratos participou. Figura 58: Índice de outorgantes formulário de pesquisa 67

68 7.Índice de outorgantes Figura 59: Índice de outorgantes - resultado de pesquisa 68

69 8.Gestão de Entidades 8. Gestão de Entidades Ao introduzir informação de uma determinada entidade, nos processos ou nos documentos de facturação, o Solutio armazena essa informação para que não volte a ser necessário a sua introdução numa próxima ocasião. Assim sendo, é possível consultar e alterar os dados de qualquer entidade usando a gestão de entidades. Para isso, carregue na opção entidades disponível no menu principal. Uma das mais valias da gestão de entidades consiste na consulta dos seus documentos. Por exemplo, conseguirá facilmente obter o livro e folhas de uma certidão do registo comercial ou de uma procuração, poderá inclusive visualizar ou imprimir cópias previamente digitalizadas e anexadas. Na gestão de entidades é possível introduzir novas entidades, no entanto, recomenda-se que seja uma utilização excepcional, por exemplo, para criar uma base de dados inicial, já que, ao colocar os dados de uma entidade num processo ou num documento de facturação, a entidade é automaticamente criada. 69

70 8.Gestão de Entidades Figura 60: Gestão de entidades - pesquisa de entidades Para consultar a informação de uma entidade, carregue na opção entidades e utilize um dos campos de pesquisa, nome entidade, tipo de entidade ou nif entidade, para que seja mais fácil encontrar a respectiva ficha. No caso do nome, poderá colocar as primeiras letras seguidas de asterisco ou parte do nome entre asteriscos, por exemplo, maria* ou *silva*. Após carregar em pesquisar surgirá uma lista de entidades que obedecem ao critério indicado. Carregue na linha da entidade que pretende consultar para que surja a página com o detalhe da entidade. 70

71 8.Gestão de Entidades Figura 61: Gestão de entidades - lista de entidades 71

72 8.Gestão de Entidades Figura 62: Gestão de entidades - detalhe da entidade Na página detalhe de entidade poderá alterar, para além do nome e do tipo de entidade, os campos NIF, NIB, IBAN, telefone, fax, telemóvel e . Tem também a possibilidade de consultar ou alterar as moradas, os documentos e os dados do cônjuge. 72

73 8.Gestão de Entidades 8.1 Moradas A uma entidade podem ser associadas várias moradas. Para inserir uma nova morada carregue na opção inserir. Para alterar ou remover uma morada carregue na linha correspondente. Figura 63: Gestão de entidades - lista de moradas O Solutio possui um mecanismo de normalização de moradas para que haja um certo controlo na sua introdução e para que se possa obter alguma informação de forma automática, nomeadamente, o código postal. Por isso, a primeira fase na introdução da morada não se trata da introdução propriamente dita, nesta fase irá realizar uma pesquisa. Deverá preencher apenas a informação necessária para que o programa possa encontrar a morada pretendida. Deverá observar as seguintes sugestões: quando se tratar de um lugar, não preencha o campo arruamento e coloque o nome do lugar no campo localidade; quando se tratar de uma rua, avenida, praça ou largo, coloque o nome no campo arruamento e não preencha o campo localidade; não coloque as designações: rua, lugar, praça, avenida, entre outras; 73

74 8.Gestão de Entidades não necessita de colocar os nomes completos, um ou dois é suficiente. Figura 64: Gestão de entidades - normalização de moradas Supondo que pretende introduzir a seguinte morada, 'Avenida da liberdade Nº 321 3º Braga': no campo arruamento coloque 'liberdade', no campo porta coloque '321', no campo andar coloque '3º' e seleccione 'Braga' nos campos distrito e concelho. Se desejar seleccione a freguesia. Após carregar em validar, o programa irá apresentar uma lista de moradas presentes na base de dados de acordo com os critérios introduzidos, terá depois de colocar o ponto preto que se encontra do lado esquerdo da tabela na morada desejada. No caso de nenhuma das moradas sugeridas coincidir com a morada pretendida, marque a última linha e preencha-a com os dados da sua morada. Se pretender consultar a lista de códigos postais do concelho seleccionado carregue no ícone em forma de lupa. 74

75 8.Gestão de Entidades Figura 65: Gestão de entidades - normalização de moradas Por fim, carregue em confirmar e, se os dados estiverem correctos, volte a carregar em confirmar na página seguinte. 75