SEMAE de São Leopoldo: Gestão de Fornecedores

Transcrição

1 SEMAE de São Leopoldo: Gestão de Fornecedores Sandro Adriani Camargo, Gerente de Operação do SEMAE/SL, Biólogo formado pela Universidade do Vale do Rio do Sinos, pós-graduado com especialização em Ecologia Humana pela Universidade do Vale do Rio do Sinos e com especialização em Projetos e Tratamento de Efluentes Líquidos, Resíduos Sólidos e Emissões Atmosféricas pela PUC/RS Danilo da Costa Duarte, Facilitador da Qualidade do SEMAE/SL desde 1999, Engenheiro civil formado pela PUC/RS, cursando especialização em Sistemas de Esgotos pelo IPH/UFRGS, Engº civil do Departamento de Projetos da CORSAN ( ),Coordenador de Planejamento e Expansão do SEMAE ( ), consultor da empresa Geotécnica International Company, Costa Rica ( ) Juliana da Silva Chaves, Técnica Química do SEMAE/SL desde 1995, atualmente Supervisora da Central de Controle do Processo Operação,cursando a faculdade de Química na Universidade Luterana do Brasil ULBRA. Coordenadora de um dos comitês de implantação do sistema de gestão classe mundial e Comissão do Meio Ambiente do SEMAE. Autor responsável pela apresentação do trabalho. Endereço para correspondência Rua Emílio Dexheimer, 404 Bairro Jardim América São Leopoldo RS CEP: Tel. (51) Ramal 225/226 Fax: (51) f.crippa@sinos.net Declaramos nos submeter às condições estabelecidas pelo Regulamento de Apresentação de Trabalhos Técnicos da ASSEMBÉIA NACIONAL DA ASSEMAE. Juliana da Silva Chaves

2 SEMAE de São Leopoldo: Gestão de Fornecedores OBJETIVO Apresentar a experiência vivida pelo Serviço Municipal de Água e Esgotos - SEMAE de São Leopoldo com a gestão de fornecedores de produtos e serviços. Este sistema foi desenvolvido como parte integrante da implantação do Modelo de Gestão baseado nos critérios de Excelência Empresarial. METODOLOGIA Histórico da Qualidade Implantação do Modelo GRTD nos Processos Comercialização e Operação (Processos Críticos) Implantação do Modelo GRTD no Processo Manutenção (Processo de Apoio) Implantação do Programa de Aperfeiçoamento do Sistema Gerencial PASG - Implantação do Modelo GRTD nos processos de apoio Assessorias, Planejamento e Expansão Elaboração do Planejamento Estratégico e do Plano de Ação Anual Implantação do Modelo GRTD nos demais processos de apoio da organização (Suprimentos, Recursos Humanos, Processamento de Dados e Financeiro) - Revisão do Planejamento Estratégico e elaboração do Plano de Ação Anual de Implantação da Sistemática de Avaliação de Fornecedores - Conquista do Prêmio Distinção entregue pela ABES pela participação no PNQS Nível I/2002, sendo a única autarquia municipal do país a ser reconhecida neste nível em 2002, dentre as 37 empresas participantes (municipais, estaduais e privadas) - Reformulação do Comitê Central e dos Sub-comitês do PASG - Participação do Sistema de Avaliação do PGQP/ Análise crítica do Plano de Ação Anual de 2002, dos indicadores de desempenho, dos programas de melhorias e das práticas gerenciais adotadas - Implantação do Prêmio Fornecedor Destaque SEMAE/ Conquista do Prêmio Qualidade RS/2003 Nível I do PGQP (PQRS/2003) - Participação no Sistema de Avaliação do PGQP/ Conquista do Prêmio Nacional de Qualidade em Saneamento Nível I da ABES (PNQS/2003) - Conquista do Prêmio ARH Serrana, agraciada como empresa cidadã e destaque em Recursos Humanos

3 - Elaboração do Planejamento Estratégico e Plano de Ação Anual Elaboração do Planejamento Estratégico e Plano de Ação Anual para Inscrição no Prêmio Qualidade RS/2004 Nível II do PGQP - Inscrição no Prêmio Inovação da Gestão em Saneamento (CNQA/ABES) ORGANOGRAMA DO SEMAE Figura 01 GESTÃO DE FORNECEDORES Com a visão na busca da excelência nos serviços prestados à população de São Leopoldo, o SEMAE identificou a necessidade de desenvolver um sistema de gestão de fornecedores como forma de melhorar o desempenho no fornecimento de produtos e serviços. O SEMAE dispõe de uma estrutura de trabalho formada por grupos de funcionários que contempla o atendimento aos oito critérios da excelência, conforme as diretrizes estabelecidas pela Fundação Para o Prêmio Nacional da Qualidade, destacado em amarelo no organograma da figura 01. Coube a um destes grupos, o Sub-comitê Processos, desenvolver uma metodologia para gerenciar o relacionamento com os fornecedores.

4 Este Sub-comitê, através de benchmarking buscou encontrar as melhores práticas para a gestão de fornecedores. A partir desta pesquisa, foi gerada uma planilha de avaliação de desempenho de fornecedores, adequada a realidade do SEMAE e criado o fluxograma da sistemática de avaliação de fornecedores, apresentado na figura 02: Figura 02 - Fluxograma da sistemática de Avaliação Mensal de Fornecedores A implantação da avaliação apresentada no fluxograma teve início após a realização da divulgação dos objetivos e da metodologia em uma reunião onde todos os fornecedores de produtos e serviços com contrato anual com o SEMAE foram convidados a participar. Após a divulgação, o SEMAE, em 2002, passou a realizar a gestão de todos os fornecedores de produtos e serviços contratados por licitação.

5 O controle sobre o desempenho dos fornecedores é mensal, com a adoção de medidas corretivas bimensais. Além disso, no fechamento de cada ciclo anual, é realizada a análise crítica do aprendizado obtido com a prática adotada e posteriormente implantadas melhorias necessárias. Dentro deste aprendizado, a planilha de avaliação do desempenho foi modificada para o ano de 2003 como forma de aperfeiçoar a avaliação. Abaixo apresentamos figura 03 com as exigências da planilha de avaliação mensal de desempenho de fornecedores. Fornecedores Figura 03 - Critérios de avaliação de Desempenho de Conceitos dos aspectos da Planilha de Avaliação de Fornecedores de Produtos: Quanto à qualidade 1.Confiabilidade/Segurança: Atende às especificações técnicas e /ou segurança exigidas quanto ao transporte des e uso. 2.Durabilidade:Atende quanto às expectativas de vida útil/ prazo de validade 3.Prazo de Entrega: Atende quanto à entrega na data combinada. 4.Apresentação: Aparência do produto/acondicionamento. Quanto ao atendimento 1.Assistência técnica: Atende quanto à garantia, manutenção eficiente e disponibilidade de peças e acessórios 2.Receptividade:Responde todas as solicitações,, reclamações e sugestões 3.Cortesia: Demonstra educação e cordialidade 4.Apresentação:Possui boa aparência. Conceitos dos aspectos da Planilha de Avaliação de Fornecedores de Serviços: Quanto à qualidade 1.Confiabilidade/segurança:Atende às especificações técnicas quanto a material, mão-de-obra e segurança 2.Prazo de entrega: Realiza o serviço com agilidade e no prazo combinado. 3.Apresentação: Com identificação, uniformizado e utiliza equipamentos de segurança necessários Quanto ao atendimento 1.Assistência Técnica:Possui garantia, manutenção eficiente, disponibilidade de peças e acessórios 2.Receptividade:Responde todas as solicitações, reclamações e sugestões 3.Cortesia: Demonstra educação e cordialidade Abaixo apresentamos a figura 04 da Planilha de Avaliação de Desempenho de Fornecedores de Produtos:

6 Figura 04 Planilha de Avaliação de Desempenho Dentro deste processo de gestão, em 2003 o Sub-comitê Processos tratou de criar mais uma ferramenta para buscar a melhoria no desempenho dos fornecedores, que foi o Prêmio Fornecedor Destaque SEMAE. Este Prêmio visa estimular os fornecedores a alcançarem desempenhos destacados, como também fortalecer a parceria com os mesmos. Existe um regulamento para a participação dos fornecedores para o Prêmio, onde é contabilizada as notas anuais obtidas nas avaliações de desempenho pelo subcomitê Processos que leva os resultados para conhecimento do Comitê Central. Após este procedimento todos os fornecedores são comunicados de suas pontuações anuais e informados dos fornecedores destaque daquele ciclo. Também como forma de aperfeiçoar a gestão de fornecedores, e visando garantir um atendimento aos requisitos básicos de qualidade exigidos pelo SEMAE, a partir de 2003 foi implantada uma nova rotina de recebimento de produtos químicos nas Estações de Tratamento de Água, previamente comunicado aos fornecedores para a devida adequação, inclusive de horários para o recebimento. Por este novo procedimento, os produtos químicos recebidos são submetidos a análises de qualidade antes do descarregamento do produto. Somente após o resultado positivo da análise(em torno de 20 minutos para a realização da análise), o transportador do produto é autorizado a descarregar a no tanque de estocagem (líquido) ou depósito (sólido), e no caso de não conformidade o produto é devolvido à empresa fornecedora. A figura 05 demonstra as análises realizadas nos insumos recebidos na Estação de Tratamento de Água:

7 PRODUTOS QUÍMICOS Ácido Fluossilícico Hipoclorito de Sódio ANÁLISES PERÍODO REALIZADAS % de HF N o recebimento % de H 2 SiF 6 N o recebimento % de Cloro ativo N o recebimento Cal Hidratada % de Ca(OH) 2 No recebimento Densidade N o recebimento Densidade Real N o recebimento Temperatura N o recebimento Material Insolúvel Óxido Total Sulfato de Alumínio Férrico Ferro Total Basicidade Acidez ou % de Sulfato de Alumínio Anidro Óxido de Alumínio Óxido de Ferro Figura 05 Análises realizadas no Laboratório da ETA As figuras abaixo apresentam algumas reuniões realizadas com os fornecedores e a entrega do Prêmio Fornecedor Destaque 2003:

8 Figura 06 -Palestra com fornecedores Figura 07- Palestra com fornecedores Figura 08 - Prêmio Fornecedor Destaque 2003 RESULTADOS INDICADOR UNIDADE ANO 2000 ANO 2001 ANO 2002 ANO 2003 Índice de atraso nas entregas dos fornecedores % 6,19 2,81 1,76 1,12 Índice de insumos recebidos fora de especificação Incidência das análises de aferição da qualidade da água fora do padrão % 5,5 3,75 1,22 1,96 % 13,68 11,64 6,84 5,36 Fornecedores que receberam o Prêmio Fornecedor Destaque 2003: * Fornecedores de Serviços Call Tech Com. e Representações Ltda Anschau Propaganda Ltda Hoperações Consultoria em Saneamento Ltda * Fornecedores de Produtos Hidromar Indústria Química Ltda Sulfato Rio Grande Ltda Fábio Franco Ltda REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CAMPOS, V.F. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-dia. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, p.

9 BÁGGIO, M. A. Termo de Referência para Implantação de Modelo de Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-dia do Processo Comercialização de Serviços. Curitiba, p. BÁGGIO, M. A. Termo de Referência para Implantação de Modelo de Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-dia do Processo Operação de Sistemas. Curitiba, p. FPNQ, Fundação Prêmio Nacional da Qualidade Critérios de Excelência. São Paulo ABES, Regulamento do Prêmio Nacional da Qualidade em Saneamento. Belo Horizonte PGQP, Sistema de Avaliação Níveis 1 e 2 do Prêmio Qualidade RS. Porto Alegre SEMAE, Relatório de Gestão PNQS Nível I 2002 / ABES. São Leopoldo SEMAE, Relatório de Gestão PQRS Nível II 2004 / PGQP. São Leopoldo