EoL Empresa Online Manual de Utilização

Transcrição

1 EoL Empresa Online Manual de Utilização

2 Procedimentos da Empresa Online 1. Reservar o Nome da Empresa 2. Inserir informação da Empresa 3. Inserir informação da Empresa (Participantes da Sociedade) 4. Aderir a um Centro de Arbitragem 5. Gerar, e Disponibilizar aos Sócios, o Pacto Social 6. Aceder ao «Fórum» da Empresa 7. Imprimir e Assinar os Documentos 8. Enviar os Documentos Sim Não

3 Apresentante Constituição em Curso Nesta actividade, o utilizador poderá optar por duas formas para atribuição do «Nome» à Sociedade: Introdução do NIPC, caso já possua um Certificado de Admissibilidade com o «Nome» da empresa, disponibilizado pelo RNPC; Selecção e reserva do «Nome» da sociedade a partir da Lista de Firmas Fantasia. O Certificado de Admissibilidade tem validade de 3 meses a contar da data da emissão ou da revalidação mais recente; a sua inutilização é da responsabilidade do apresentante. O Nome retirado da Lista de Nomes Fantasia, e o NIPC que lhe está associado, ficam reservados por um período máximo de 24 horas. Se findo esse período, o apresentante não tiver confirmado o modo de pagamento dos encargos em dívida, o «Nome» deixa de estar reservado e o pedido de registo é cancelado. Ter em atenção que, se não der continuidade ao processo nos 30 minutos seguintes à reserva do Nome, este deixa de estar reservado e o pedido de registo é cancelado. Depois de reservado o «Nome» da Sociedade, o apresentante já não tem a possibilidade de alterar o mesmo. Certificado de Admissibilidade (caso tenha sido a opção seleccionada)

4

5 2. Inserir Informação da Empresa Apresentante Constituição em Curso Depois de ter efectuado a «Reserva do Nome da Empresa», o utilizador deve definir: Tipo de sociedade: comercial/civil sob a forma comercial; Aditamento alusivo à actividade, que eventualmente pretenda adicionar ao nome da sociedade, caso este tenha sido seleccionado da Lista de Nomes de Fantasia; Natureza jurídica (Sociedade Anónima, por Quotas ou Unipessoal por Quotas); Sede (Morada da Sede com indicação do Distrito, Concelho e Freguesia); Objecto Social, CAE Classificação da Actividade Económica; Valor Capital Social; Opção de realização do Capital Social (a depositar no prazo de 5 dias ou integralmente depositado); Selecção do Modelo de Pacto Social; Se se tratar de uma SA deve ainda definir: Valor nominal das acções; Se se tratar de uma Sociedade por Quotas ou Unipessoal por Quotas deve ainda definir: Forma de obrigar. Algumas sociedades necessitam de autorização para se constituírem. Nestes casos existe a necessidade de apresentar as respectivas autorizações administrativas. Como objecto da sociedade devem ser especificadas, em termos precisos, as actividades que a sociedade vai exercer. O mínimo do capital social, para uma sociedade por quotas é de 5.000,00 e, para uma sociedade anónima é de ,00, no entanto existem actividades para as quais a lei estabelece um mínimo específico. O valor máximo de Capital Social para uma SA é de , face à estrutura da Administração do actual modelo de pacto das S.A. O aditamento legal é automaticamente assumido pela aplicação (LDA, SA ou UNIPESSOAL LDA), no momento em que o utilizador define a natureza jurídica. No momento da constituição de uma sociedade por quotas, cada sócio só pode ter 1 quota ou 1 lote.

6 2. Inserir Informação da Empresa

7 2. Inserir Informação da Empresa

8 3. Inserir Informação da Empresa (participantes) Apresentante Constituição em Curso Depois de ter inserido parte da informação da Empresa, o utilizador deve ainda definir: Qualidade (sócio, gerente, fiscal, administrador, TOC); Caracterização do TOC: Número de Membro, Nome, NIF, Morada profissional, Contacto telefónico e . Caracterização da pessoa singular ou colectiva: Nome, Sexo, NIF ou NIPC, Estado Civil, Naturalidade, Nacionalidade (se diferente da Portuguesa), Morada, contacto telefónico e . Se for Pessoa Colectiva, deve inserir adicionalmente: Morada da sede e NIPC. Se o Estado Civil de um dos sócios for casado, deve inserir adicionalmente: Regime de bens, Nome do Cônjuge. Valor da Quota ou Número de Acções (dependendo da natureza jurídica da Sociedade), se se tratar de um sócio. Para a constituição das sociedades, de acordo com o modelo de pacto social disponível, para além dos sócios, e respectivos cônjuges e/ou representantes, terá de inserir: SA (1 Fiscal, 1 Suplente e 1 Administrador) e por Quotas ou Unipessoais por Quotas (pelo menos 1 Gerente). O apresentante terá 3 opções para nomear um TOC: Indicar um TOC; Seleccionar um TOC através do link para a CTOC onde lhe será apresentado um TOC com base na indicação do Distrito, Conselho e Código Postal (freguesia). O apresentante terá de recolher os dados necessários para o caracterizar na EOL. O valor, a ser cobrado pelo TOC, para este tipo de serviço tem como valor máximo 50 (mais IVA à taxa legal); ou ainda; Não indicar nenhum TOC e optar por se dirigir à Administração Fiscal no prazo de 15 dias para efectivar a declaração de início de actividade. Pessoa singular: DI; NIF; Procuração (caso os sócios se façam representar); Declaração de aceitação da nomeação pelo Revisor Oficial de Contas, efectivo e suplente (no caso das SA); Pessoa colectiva: Certidão Registo Comercial; Acta; e Estatutos da Sociedade e outros que se mostrem necessários.

9 3. Inserir Informação da Empresa (participantes)

10 4. Aderir a um Centro de Arbitragem Responsável Apresentante Descrição Regras de Negócio Constituição em Curso Depois de ter inserido a «Informação da Empresa», o utilizador deverá indicar se pretende aderir a um Centro de Arbitragem. A adesão só é possível se para o CAE da Empresa e Concelho da Morada da Sede, existir um Centro de Arbitragem. Ao aderir a um centro de arbitragem, a empresa aceita a intervenção deste em eventuais conflitos de que possam surgir e que se insiram no âmbito da competência do centro. Após a recepção da reclamação e a sua análise por um jurista do centro, procede-se sempre a uma tentativa de mediação, visando estabelecer um acordo entre as partes. Caso a mediação não resulte, o processo será encaminhado para a conciliação e arbitragem. Após a comunicação da Sede do estabelecimento comercial, o centro entrega um dístico autocolante que o empresário se obriga a colocar em local visível, permitindo que os consumidores identifiquem o estabelecimento como aderente ao centro de arbitragem. As empresas que efectuam a adesão plena e imediata passam a constar da listagem de estabelecimentos aderentes ao centro de arbitragem, divulgada publicamente pelos meios mais adequados. A adesão a um Centro de Arbitragem permite a regularização dos conflitos através da intervenção de uma entidade terceira e imparcial. Além disso, a decisão do tribunal arbitral tem a força de uma sentença do Tribunal de primeira instância. Apenas as CAE s 34 e 50 (referidas na tabela dos CAE s como veículos automóveis) deverão ser assinaladas para efeitos do Centro de Arbitragem do Sector Automóvel (CASA). Ou seja, estas duas classificações serão apenas utilizadas para efeitos da adesão ao CASA (tem competência para todo o território nacional). As restantes CAE s dizem respeito aos restantes centros (uma vez que a competência material destes é idêntica). Sempre que uma determinada CAE e sede possibilitem a adesão a um centro de arbitragem, permite-se que esta adesão seja efectuada. O processo de adesão é simples, voluntário e não implica qualquer custo, basta subscrever o formulário adesão plena e imediata no momento da constituição da empresa. A entidade responsável pela análise do processo da Empresa online poderá corrigir o CAE principal da empresa, podendo a opção de adesão a um Centro de Arbitragem ficar invalidada com esta operação.

11 4. Aderir a um Centro de Arbitragem

12 5. Gerar, e Disponibilizar aos Sócios, o Pacto Social Apresentante Geração do Pacto Social Após a introdução da informação relativa à Empresa, o utilizador procede à validação do Pacto Social. Para validação do Pacto Social, a aplicação disponibiliza: A visualização do Pacto Social devidamente preenchido com a informação previamente inserida. Este deve ser revisto para identificar se ocorreram erros na inserção dos dados; A opção de o Pacto Social ser visualizado num endereço privado por todos os sócios. A selecção desta opção despoleta o envio de um para todos os sócios que conterá o acesso a um fórum. Nesse fórum, os sócios podem visualizar o Pacto Social e indicar, erros ou inconformidades que detectem. A opção de aceder ao fórum só está disponível para os sócios cujos tenham sido identificados previamente. O NISS das sociedades a constituir é gerado automaticamente pela aplicação, no momento da geração do Pacto Social.

13 5. Gerar, e Disponibilizar aos Sócios, o Pacto Social

14 6. Aceder ao «Fórum» da Empresa Sócios da Empresa Geração do Pacto Social Se o Apresentante tiver disponibilizado o Pacto Social no fórum, os sócios da empresa poderão: Visualizar o Pacto Social: No fórum, os sócios podem verificar o Pacto Social e têm a possibilidade de indicar, nesse fórum, erros ou inconformidades que detectem. Notificar o Apresentante: Caso identifiquem algum erro ou inconformidade, os sócios deverão notificar o apresentante relativamente às correcções a efectuar, através das funcionalidades disponíveis no fórum. Corrigir erros ou inconformidades: O apresentante recebe a notificação por parte dos sócios, efectuando posteriormente as revisões no portal da empresa acedendo através do Dossier Electrónico da Empresa (a sua área reservada). O acesso ao fórum é efectuado pelo URL indicado no que os sócios recebem.

15 6. Aceder ao «Fórum» da Empresa

16 6. Aceder ao «Fórum» da Empresa Link enviado aos sócios por

17 7. Imprimir e Assinar os Documentos Apresentante Envio de Documentos Depois de validada a informação contida no Pacto Social, o apresentante deve efectuar os seguintes procedimentos: Imprimir os Documentos: Pacto Social (depois de validado por todos os Sócios); Formulário para reconhecimento de assinaturas; Formulário de Adesão ao Centro de Arbitragem (caso seja aplicável). Depois de impressos estes Documentos, devem ser assinados. Os documentos deverão conter as seguintes assinaturas: Pacto Social: Deve ser assinado por todos os sócios, ou respectivo(s) procurador(es). Todas as folhas, com excepção das que contenham as respectivas assinaturas, devem ser rubricadas por todos os intervenientes. O apresentante (advogado, solicitador ou notário) tem de proceder ao reconhecimento presencial das assinaturas, rubricar todas as folhas do pacto social, assinar o reconhecimento e apôr o respectivo carimbo profissional; Formulário de Adesão ao Centro de Arbitragem: deve constar a assinatura do representante legal.

18 7. Imprimir e Assinar os Documentos

19 8. Envio de Documentos Apresentante Envio de Documentos Nesta actividade, o utilizador procede à digitalização dos documentos de suporte ao processo de constituição da empresa. Em seguida, efectua o upload dos documentos digitalizados na aplicação Empresa online, nomeadamente: Pacto Social da Sociedade assinado pelos participantes e com o reconhecimento presencial das assinaturas; Declaração de aceitação da nomeação pelo Revisor Oficial de Contas (no caso das SA é obrigatório); Autorizações Administrativas; Acta da Assembleia Geral ou do Conselho de Administração que confere poderes para a constituição de sociedade e Estatutos da Sociedade (no caso dos sócios serem pessoas colectivas); Formulário de Adesão ao Centro de Arbitragem; Quaisquer outros documentos que sejam necessários. O envio dos documentos em formato digital substitui a necessidade de enviar por correio documentos em formato papel. Na aplicação existe uma lista pré-definida dos documentos a inserir. Existe também a possibilidade do apresentante inserir documentos adicionais aos que estão presentes na referida lista. Os documentos a apresentar são idênticos para os vários perfis de utilizadores. Por prudência, os documentos enviados digitalmente deverão ser mantidos em formato digital pelo Apresentante até à confirmação da constituição jurídica da Empresa. Declaração de aceitação da nomeação pelo ROC efectivo e suplente (no caso das SA é obrigatório); Pacto Social da Sociedade assinado pelos participantes, com anexo de confirmação do reconhecimento presencial das assinaturas; Autorizações Administrativas; Formulário de Adesão ao Centro de Arbitragem; Actas e Estatutos da Sociedade (no caso dos sócios serem pessoas colectivas); e outros documentos que sejam necessários

20 8. Envio de Documentos

21 9. Executar o Pagamento dos Preparos Apresentante Pagamento em Curso Nesta actividade são apresentados os valores dos preparos da constituição da sociedade. Os custos inerentes à constituição de uma sociedade são o somatório das rubricas fixas e variáveis que a seguir se apresentam: Fixos: 360 (constituição de sociedade com modelo préaprovado + taxa de publicação);ou 300 caso haja redução; Variáveis: Imposto de Selo = 0,4% do Capital Social. Os emolumentos devidos pelos regimes de constituição online de sociedades são reduzidos em 60 quando a actividade principal da sociedade seja classificada como actividade informática ou conexa, ou ainda como de investigação e desenvolvimento desde que enquadráveis nos CAE 72 ou 73.

22 9. Executar o Pagamento dos Preparos

23 10. Efectuar o Pagamento num Multibanco Apresentante Pagamento Pendente É gerado automaticamente: Montante; Código de Entidade; e, Referência Multibanco. O utilizador poderá consultar a evolução desta etapa no seu dossier electrónico. Os custos inerentes à constituição de uma sociedade são o somatório das rubricas fixas e variáveis que a seguir se apresentam: Fixos: 360 (constituição de sociedade com modelo préaprovado + taxa de publicação);ou 300 caso haja redução; Variáveis: Imposto de Selo = 0,4% do Capital Social. Os emolumentos devidos pelos regimes de constituição on-line de sociedades são reduzidos em 60 quando a actividade principal da sociedade seja classificada como actividade informática ou conexa, ou ainda como de investigação e desenvolvimento desde que enquadráveis nos CAE 72 ou 73. As comissões devidas à SIBS pelo pagamento realizado são diluídas no custo dos emolumentos da constituição da sociedade.

24 10. Efectuar o Pagamento num Multibanco

25 11. Corrigir inconformidades Apresentante Notificação de Irregularidades No caso de serem detectadas deficiências no registo de constituição passíveis de correcção, o apresentante recebe um da Empresa online, no qual constam as correcções a realizar. Para proceder às referidas correcções, o apresentante terá de aceder à aplicação Empresa online, através do seu dossier electrónico. Depois de corrigidas todas as inconformidades, o apresentante deverá submeter novamente o processo, para que a entidade competente possa dar continuidade ao registo da sociedade. A submissão do processo para a entidade responsável pela análise do processo da Empresa on-line, origina a passagem da etapa para «Recepção do pedido pela Entidade Responsável». O apresentante tem um período de 5 dias úteis para regularizar as inconformidades. Caso não as regularize dentro do prazo referido, o processo da sociedade passa a «Prazo para correcção de irregularidades expirado». Nestes casos, o registo fica provisório ou recusado, e o nome da empresa fica bloqueado. Se as inconformidades detectadas são relativas ao pagamento dos emolumentos, taxas e imposto de selo do processo, o apresentante terá de regularizar a sua situação junto do RNPC. As correcções efectuadas pelo apresentante permitem gerar um novo Pacto Social e/ou adicionar novos documentos, se solicitado pela entidade competente.

26 Passos Seguintes Apresentante Registo de Sociedade Definitivo Com a submissão do pedido de constituição da empresa é enviado um para o apresentante e sócios a confirmar a recepção do pedido pela entidade responsável; Após a validação da informação a Certidão do Registo Comercial, o Cartão de Pessoa Colectiva e o recibo do pagamento são enviados por correio para a sede da Sociedade. Disponibilização de informação às Finanças: Caso tenha identificado um TOC, os dados deste são disponibilizados às Finanças para que o mesmo possa proceder à entrega da declaração de início de actividade via Internet. Informação relativa à constituição da sociedade. Disponibilização de informação à Segurança Social: Informação relativa à constituição da sociedade. Caso não se tenha procedido ao depósito do capital social, os sócios estão obrigados a depositar no prazo máximo de cinco dias úteis. Com a declaração de início de actividade pretende-se a regularização da situação fiscal da empresa, a fim de dar cumprimento às suas obrigações de natureza fiscal. A declaração de início de actividade pode ser efectuada pelo TOC via Internet, desde que este tenha sido identificado no processo de constituição da sociedade. A inscrição das entidades empregadoras na Segurança Social é um acto administrativo, mediante o qual se efectiva a vinculação ao Sistema de Solidariedade e Segurança Social, atribuindo-lhes a qualidade de contribuintes.

27 Passos Seguintes

28 EoL Empresa Online Manual de Utilização Setembro 2006