DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES AVM FACULDADE INTEGRADA PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AUDITORIA INTERNA PARA TOMADA DE DECISAO LACILDA MARA PEREIRA Orientadora: DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL Prof. Luciana Chaves Madeira Rio de Janeiro RJ 2016

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES AVM FACULDADE INTEGRADA PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AUDITORIA INTERNA PARA TOMADA DE DECISAO Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em MBA em Auditoria e Controladoria. Por: Lacilda Mara Pereira

3 3 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus, que é tudo em minha vida e que me ajuda e me capacita todos os dias. Ao meu esposo pelo incentivo e apoio, sendo paciente comigo nesses meses de nervosismo e muitos choros, aos meus filhos por compreender minha ausência e me esperar chagar em casa todas as sextas quase 1 hora da manhã, me apoiaram desde o início do curso, lembrando que vocês são o meu apoio e motivo para sempre seguir em frente perante a qualquer dificuldade. A minha orientadora Luciana Madeira pelas informações e conhecimentos fornecidos. Aos meus amigos e colegas da turma de MBA em Auditoria e Controladoria da UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES AVM FACULDADE INTEGRADA PÓS- GRADUAÇÃO LATO SENSU. A todos, O meu muito obrigada!

4 4 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho ao meu esposo Horácio Santos, a minha família, aos meus filhos Marcos Paulo Boato Ferreira e Guilherme Matheus Boato Ferreira e ao meu amigo de curso, Valmir que muito me ajudou.

5 5 RESUMO O presente trabalho tem por objetivo oferecer o fácil entendimento sobre a importância da auditoria interna e suas ferramentas de controle que influenciam e auxiliam os gestores de uma Organização na tomada de decisões. Ter as ferramentas de controle que a auditoria interna proporciona aos gestores é ter um diferencial na hora de tomada de decisão. Desta forma podemos afirmar que a Auditoria Interna é cada vez mais indispensável para que os gestores alcancem o tão sonhado sucesso no campo empresarial, visto que as empresas hoje mais que nunca buscam estas ferramentas que as auxiliem no seu processo de gestão, podendo assim detectar e prevenir possíveis falhas e avaliar e examinar melhor as atividades desempenhadas por elas (empresas).

6 6 METODOLOGIA Este trabalho visará sua realização por meio bibliográfico. A revisão bibliográfica visará fornecer à base teórica, podendo assim propiciar um melhor entendimento sobre a importância da Auditoria Interna para a Tomada de Decisão. Tendo como principal base de pesquisa os autores Willian Attie e Marcelo Cavalcante Almeida nos temas de auditoria.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I Auditoria Interna 09 CAPÍTULO II Controle Conceito e Definição 28 CAPÍTULO III Os papéis de trabalho 42 CAPÍTULO IV O poder de influência da auditoria interna 49 CAPÍTULO V Responsabilidade das informações 55 CONCLUSÃO 58 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 60 ÍNDICE 63

8 8 INTRODUÇÃO As empresas se veem cada vez mais obrigadas à tornarem seus processos com custos mais baixos, a concorrência acirrada e consequentemente, a redução de suas margens de lucros, exigem que as empresas tomem medidas para viabilizar a concorrência, reduzindo, não somente seus custos de produções, mas, também seus custos de gestão e operacionais, estamos vivendo um momento em que gerir recursos com economia, eficiência e eficácia é muito importante para a sobrevivência de uma empresa. Isto acaba exigindo cada vez mais de profissionais capacitados que consigam dar conta da constante mudança da legislação e economia brasileira. Diante dessa mudança, um grande número de empresas está cada vez mais optando pelo controle interno, que graças à globalização e a tecnologia oferecerem números precisos e controles eficientes que auxiliam em uma tomada de decisão frente ao mercado, cada vez mais disputado. Os chamados controles de gestão asseguram que os planos traçados pelos gestores sejam executados como o planejado. Diante do exposto, pergunta-se: Como a auditoria interna influencia na tomada de decisão? O presente trabalho tem como finalidade relatar a importância da auditoria interna para tomada de decisão das empresas, onde abordaremos e falaremos sobre os seguintes assuntos: capítulo I auditoria interna,conceito, finalidade e importância, no capítulo II controle interno, conceito e definição, capítulo III os papéis de trabalho, capitulo IV o poder de influência da auditoria interna e por fim no capítulo V encerraremos falando sobre a responsabilidade das informações geradas pela Auditoria Interna..

9 9 CAPÍTULO I AUDITORIA INTERNA: CONCEITO, FINALIDADE E IMPORTÂNCIA Identificaram-se neste capítulo todas as considerações sobre auditoria, dando ênfase na Auditoria Interna e esclarecendo ao longo deste capítulo os seus objetivos e sua importância para a tomada de decisão nas empresas. 1- Conceito De acordo com o portal de Auditoria: A Auditoria é uma revisão das demonstrações financeiras, sistema financeiro, registros, transações e operações de uma entidade ou de um projeto, efetuada por contadores, com a finalidade de assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar credibilidade às demonstrações financeiras e outros relatórios da administração. A auditoria é utilizada para também poder identificar deficiências que possam existir no sistema de controle interno e no sistema financeiro. Encontrando as deficiências, as mesmas deveram apresentar recomendações para melhorá-los. As auditorias podem diferir substancialmente, dependendo de seus objetivos, das atividades para os quais se utilizam as auditorias e dos relatórios que se espera receber dos auditores. Em geral, as auditorias podem ser classificadas da seguinte maneira: auditoria de demonstrações financeiras; auditoria de cumprimento e auditoria operacional.

10 10 Auditoria de demonstrações financeiras: Como já foi dito, é o exame das demonstrações financeiras, feito por um profissional independente, com a finalidade de emitir um parecer técnico sobre sua fidedignidade. Auditoria operacional: Tem a finalidade de avaliar a eficácia e eficiência dos seus resultados, mediante as metas estabelecidas, aos recursos empregados, a organização, a utilização e coordenação dos citados recursos e os controles elaborados e estabelecidos sobre a sua gestão. Auditoria é a técnica contábil que examina todos os registros patrimoniais, observando-os para verificar se tais registros se encontram dentro ou fora dos limites do fim de cada exercício. A auditoria interna deverá apresentar sugestões bem como as críticas levantadas, através das pesquisas realizadas por amostras, interpretações, orientações e pareceres, cercando-se, portanto, de todos os meios necessários e cabíveis. Sendo assim, mencionamos que a auditoria interna como um controle gerencial passa a funcionar como ferramenta de poder de avaliação, avaliando desde a sua eficiência até sua eficácia dentre outros controles. A Auditoria interna deve se estender como uma atividade de suporte e assessoramento constante junto à alta administração levando se em consideração o desempenho das atribuições e objetivos definidos para cada setor, departamento e ou área da empresa. Para isso as políticas e as diretrizes devem ser aplicadas, a fim de alcançar e atingir os objetivos determinados (SÁ,1973). A Auditoria Interna compreende desde número de procedimentos, quantidades de amostras e tem por finalidade averiguar a integridade, fazer adequações que julgue necessárias e promover a eficácia dos controles

11 11 internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais das empresas, como um serviço prestado à administração, área operacional ou a área de gestão (ATTIE, 1988). A auditoria por ser considerada como uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, sua característica se torna em tipo de serviço que serve de apoio à alta gestão para promover as verificações junto as rotinas de trabalho e na da consistência física e técnica, a qual se destina a realizar as revisões junto as operações. Por se tratar de um serviço que será prestado à alta administração, deverá fazer valer às normas estabelecidas pela mesma e deverá apresentar um modelo de controle gerencial que funcione por meio das análises e avaliações da eficiência e eficácia de tantos outros controles (DIAS, 2011). A auditoria interna terá sempre a função de dar garantia e segurança aos gestores/administradores, no que diz respeito às informações produzidas pela contabilidade e auditada por ela, com o intuito de averiguar se está de acordo com os aspectos legais, e sua finalidade será sempre [...]verificar a eficácia e eficiência dos controles, a integridade das informações e registros e utilizar métodos para salvaguardar os ativos e comprovar sua existência (ATTIE, 2011). CREPALDI (2007, p. 25) descreve da seguinte forma o objetivo da auditoria interna é [...] examinar a integridade, adequação e eficiência dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade, auxiliando todos os membros da administração no desempenho correto de suas funções e responsabilidades, fornecendo análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas. Já Almeida (1996, p.26) descreve que, os objetivos da auditoria interna é: verificar se as normas internas estão sendo seguidas; verificar a

12 12 necessidade de aprimorar e implantar a prática das normas internas vigentes; verificar a necessidade de acrescentar novas normas internas; efetuar auditoria nas diversas áreas das demonstrações contábeis e em áreas operacionais. Pode-se ressaltar que, a auditoria interna será sempre executada por um profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal finalidade. A auditoria interna, deverá seguir sempre na mesma linha de pensamento da alta direção da empresa. O auditor interno será sempre uma pessoa de externa confiança da alta direção, gestores e dirigentes, deverá ser vinculado à empresa por um contrato trabalhista continuado e sua intervenção será permanente. A área de atuação da auditoria interna será permanente e envolverá todas as atividades da empresa e deverá predominar com a constante verificação dos controles internos, da manipulação de valores e a execução de rotinas administrativas (CREPALDI, 2007). O objetivo principal da auditoria interna é dar munição e ferramenta aos gestores ao emitirem um parecer sobre o funcionamento dos controles internos e os resultados obtidos em cada setor. Para isso, os auditores precisam atingir seus objetivos realizando um planejamento adequado ao seu trabalho, avaliando controles e sistemas de controles internos a fim de estabelecer padrões como: natureza, datas e extensões dos procedimentos de auditoria e assim poder apurar todas as evidências que comprovem as informações. Em análise junto a este conceito, se pode observar inúmeras vantagens que a auditoria interna promove aos gestores. Sendo elas: 1- Fiscaliza a eficiência dos controles internos.

13 13 2- Assegura maior correção dos registros contábeis. 3- Fala e emite sua opinião sobre a adequação dos demonstrativos contábeis. 4- Dificulta desvios de ativos e pagamentos indevidos. 5- Contribui para a obtenção de melhores informações sobre a real situação da entidade. 6- Aponta falhas na organização administrativa e nos controles. 7- Garante maior atenção e rigor dos funcionários contra erros e evita fraudes. Pode-se assegurar também que a auditoria interna além de ser uma ferramenta para os gestores na tomada de decisão ela pode ser considerada como técnica de avaliação, por revisão e análise, com o objetivo de opinar sobre o comportamento patrimonial, sobre a gestão de administradores, sobre a conduta de pessoas às quais se confiam bens ou riquezas, sobre o destino de fundos e recursos. O auditor interno pode e deve se interessar por qualquer outra fase das atividades do trabalho/ negócio no qual ele pode ter um desempenho mais eficaz e eficiente para atender à administração e a alta gestão da empresa. O que poderá resultar em campos diversificados, além de contabilidade e finanças, e assim poderá obter uma visão mais ampla das operações resignadas ao exame. A figura do auditor interno dentro das empresas é configurada como se fosse um fiscal fiscalizando cada processo da organização, analisado os procedimentos, por meio de estudos e testes, verificando e observando se o mesmo corresponde ao que deve ser seguido e como deve ser na prática, avaliando os erros e possibilidades a fim de distinguir quais são mais apropriadas e rentáveis à cada área que foi analisada. Seu objetivo principal é sempre emitir opinião em relação ao funcionamento dos controles internos e aos resultados obtidos em cada setor, sendo necessário planejar adequadamente o seu trabalho, avaliar nos detalhes

14 14 o sistema de controle interno a fim de estabelecer diretriz em relação a natureza, datas e extensão dos procedimentos de auditoria e com isto conseguir colher evidências comprobatórias das informações. (RUBIO; SILVA; GUIMARÃES, 2014) As características que levam um auditor interno a se tornar apto para o desempenho das suas atribuições/ atividades, são elas: ter integridade; ter responsabilidade; ter confiabilidade; ser organizado; ser ético; ser dedicado; ter habilidade no relacionamento e trato com as pessoas; se manter constantemente atualizado; dominar cálculos matemáticos; ter uma postura de crítica; ter segurança diante de problemas; ser disciplinado e ter comprometimento (RUBIO; SILVA; GUIMARÃES, 2014) AS RESPONSABILIDADES DOS AUDITORES INTERNOS NA EXECUÇÃO DOS TRABALHOS As responsabilidades dos auditores internos e da auditoria interna, na organização, devem ser muito bem determinadas pelas políticas e pelas diretrizes da empresa, lembrando que caberá sempre a autoridade correspondente (alta gestão e alta administração) da empresa o dever de fornecer aos auditores internos o livre acesso a todos os registros, informações, propriedades e acesso a todo pessoal da empresa que possam ter importância ou que possam contribuir para o andamento e evolução de todos assuntos em pauta. Os auditores internos devem se sentir à vontade para revisar e avaliar as diretrizes, planos, procedimentos e registros a qualquer momento que julgarem necessário (CREPALDI, 2007, p.26). De acordo com o portal de contabilidade:

15 15 1 O auditor interno deve ter o máximo de cuidado, imparcialidade e zelo na realização dos trabalhos e na exposição das conclusões. 2 A amplitude do trabalho do auditor interno e sua responsabilidade estão limitadas à sua área de atuação. 3 A utilização da equipe técnica supõe razoável segurança de que o trabalho venha a ser executado por pessoas com capacitação profissional e treinamento requeridos nas circunstâncias. 4 Cabe também ao auditor interno, quando solicitado, prestar assessoria ao Conselho Fiscal ou Órgãos equivalentes. 1.3 DOS CUSTOS E REDUÇÕES Cada vez mais, as empresas buscam redução de custos. Para conseguir atingir as suas tão sonhadas metas de redução de custos e poder atender à esta necessidade com eficácia na implantação e realização de uma Auditoria Interna, o auditor titular terá por princípio o dever de capacitar todos os seus auditores e faze-los se tornarem completos e capazes no menor prazo possível; utilizando os recursos de informática para aumentar a eficiência e agilidade e com isso poder eliminar todos os levantamentos maçantes e desgastantes que normalmente são destinados aos Trainees e Juniores ; buscar cada vez mais o verdadeiro comprometimento dos auditores mediante sua participação plena e efetiva no planejamento de todos os trabalhos; adotar procedimentos e práticas administrativos mais simples para emissão, controle e acompanhamento das recomendações (FRANCO, 2001). Assim poderá fazer com que, todo custo com o seu pessoal de apoio e supervisores cheguem a zero, pois, com base num planejamento elaborado com eficaz junto as prioridades da alta administração, podem partir para a

16 16 primícia de estabelecer um plano anual, onde cada auditor definirá seu plano de trabalho e se comprometerá com seus projetos durante todo o exercício (ATTIE, 1988). Para que tal planejamento surta efeito e para que se cumpra o que estiver estabelecido, o cronograma de execução deverá ser acompanhado pelo próprio auditor, pelo Gerente da Auditoria e pelo Presidente da companhia (alta direção). Deverá ser criado um procedimento para emissão das recomendações onde o mesmo deverá ser bem simplificado. Nas recomendações deverá ser observado sempre alguma oportunidade de melhoria. Caberá ao próprio auditor quando emitir as recomendações elaborar em conjunto um plano de ação onde serão mencionadas todas as mudanças que foram sugeridas bem como deverá ter um acompanhamento e monitoramento durante todo processo de implantação e implementação, onde todos envolvidos deverão estar comprometidos com o processo de mudança (ATTIE, 1988). A Certeza de obtenção de redução na margem de custos se dará junto ao principal objetivo desta auditoria que será verificar se o conceito, a forma, e procedimentos adotados, estão realmente corretos e adequados, pois disso dependerá a concretização e certeza da margem de lucro. Muitas empresas vivem enganadas quando se trata de margem de lucro, pois muitas vezes seu percentual de lucro demonstrado nos seus relatórios gerenciais não refletem a realidade aplicada junto aos critérios, muitas vezes, pois seus cálculos apresentam margens de erros. Nestes casos, o relatório de auditoria é imprescindível para a alta gestão ter o conhecimento e o real cenário de sua margem de lucro. Com relação a formação de preço, pode-se dizer que é essencial que a empresa adote critérios seguros e confiáveis para elaboração e formação do preço de venda.

17 17 Por isso as empresas têm sofrido pressão por fazer com que sua margem de lucro seja cada vez menor, pois a cada dia esta atividade vem sendo pressionada pelos vários segmentos da sociedade, desde o próprio cliente, que hoje é muito mais exigente e que a cada tem buscado maior qualidade pelo menor preço. Para que as empresas possam atender a essas exigências e continuarem competitivas no mercado, elas têm buscado se modernizar, tanto em questões de instalações quanto á processo de gestão. Portanto as empresas, cada vez mais fazem investimento em seu recurso e talento humano, com isto ela possibilita um aprimoramento maior, consegue expressar uma maior produtividade e flexibilidade necessária para sua permanência junto a esta competição que a cada dia se torna mais acirrada. Diante desse fato, e considerando que todas as atividades desenvolvidas pelas empresas que não agregam valor ao seu produto final devem consumir o mínimo de recursos, elas se contrapõem à realidade de vários órgãos de Auditoria Interna, que possuem em seus quadros grande quantidade de pessoas não envolvidas diretamente com a atividade fim da auditoria, denominada de apoio e de planejamento. Em alguns casos, a relação entre esse pessoal e os auditores de campo, chegam a atingir 25 a 30%, e sua atribuição, além de secretárias, controlam as horas de todo pessoal de campo, formam as equipes de cada projeto, controlam os status das recomendações e das respostas dos auditados, e, no caso dos coordenadores / supervisores, revisam os papéis de trabalho, sugerem avaliações complementares, acompanham o cronograma, etc. Ou seja, são retrabalhos que vez mais evidenciam a falta de confiança no comprometimento dos auditores de campo e / ou deficiência em sua capacitação.

18 18 A maioria destas anomalias são provenientes da simples cópia da gestão das auditorias externas sem que haja a preocupação de adaptá-las à realidade e as necessidades das auditorias internas. Nas auditorias internas, a realidade é outra, completamente diferente das auditorias externas. A auditoria interna vai além da efetividade dos números avaliados, sua preocupação também é com a economia, racionalização e com a produtividade, ou seja, a Auditoria Interna torna-se uma ferramenta de possibilidade de melhoria nos Controles Internos de uma empresa e de sua gestão empresarial. Assim, as empresas devem fazer de cada auditor um gerente capaz e comprometido com as diretrizes e metas da organização e assim poder atender à necessidade de redução de custos e entender a eficácia da função da Auditoria Interna. 1.4 Das normas gerais Em primeiro lugar e antes de mais nada, as normas exigem que os auditores devam ter no mínimo a capacidade profissional para executarem as tarefas a eles confiadas. Cada organização de auditoria e os auditores, não devem ter sua independência prejudicada por qualquer que seja o motivo. Os auditores devem ter o máximo de cuidado ao realizarem a auditoria cuidado redobrado ao prepararem seus relatórios, os mesmos devem comunicar qualquer limite colocado ao propósito do exame (ATTIE, 1988).

19 Normas de exame e normas de avaliação Nas avaliações de exames que são feitas através das normas, todo trabalho do auditor interno deve ser executado de forma organizada, planejada, supervisionada e reforçada por papéis de trabalho corretamente feitos. O auditor interno deve juntar todas as evidências, competente e de importância, para que assim tenha uma base razoável para elaborar o seu parecer. Vale ressaltar e lembrar, que o auditor deverá estar sempre atento para quaisquer informações que o levem a situações de fraudes e abuso de atos ilegais (SANTOS, 2006) Normas de relatório Os relatórios devem ser sempre realizados por escrito e revistos e revisados na forma de rascunho, pelo setor auditado e pelos dirigentes (alta direção) que pediram a auditoria. Estes relatórios devem ser precisos, concisos e adequados. Todos os dados apresentados pelos relatórios deverão mostrar dados exatos e fiéis, e os fatos descobertos devem ser apresentados de maneira convincente, clara, objetiva, simples, concisa e competente, eles também devem conter execuções dignas de nota e evidenciar sempre em primeiro lugar as melhorias, em vez conter somente as críticas (DIAS, 2008) Aplicação das normas A orientação descrita nas normas é para instruir, pois nelas se determina com clareza e certeza o que uma unidade de auditoria deve fazer para atender à exigência de planejamento correto do trabalho, nem há regras quanto à quantidade de evidência solicitada para se apoiar um fato descoberto.

20 20 Essas questões envolvem análise e sua solução pode ter variações segundo as políticas e práticas da unidade de auditoria operacional e as características do trabalho realizado (CREPALDI, 2007). Desta forma, as unidades de auditoria desenvolvem práticas e procedimentos internos para terem a segurança da uniformidade e a qualidade de seu trabalho. Esses procedimentos dizem respeito a questões quanto à maneira de preparar e revisar os papéis de trabalho. As unidades de auditoria muitas vezes relatam os procedimentos selecionados para cumprimento das normas profissionais contidas em manuais internos ou em material de treinamento. Recomenda-se sempre para qualquer ambiente a elaboração de manuais de procedimentos internos para reforçar a observância de normas profissionais (CREPALDI, 2007) Controles internos Para ajudar a administração a seguir com organização dos negócios da empresa, o controle interno vem com planejamento, estratégia e rotinas visando à proteção dos ativos, e assim produzir dados contábeis confiáveis. O controle interno com um bom sistema irá detectar de forma eficiente os erros ou irregularidades na organização, assim o auditor pode diminuir o volume de teste de auditoria no caso de a empresa ter esse sistema confiável, pois no contrário ele terá que aumentar o volume de teste (ATTIE, 1988, p.198). Mesmo diante de todo controle, podem ocorrer irregularidades como o suborno ou benefício direto para tomar alguma decisão; fraude, por meio da adulteração de documentos, com intuito de benefício financeiro, e desfalque, que se resume pela simples retirada de dinheiro (ATTIE, 1988).

21 Como controlar as áreas de risco Vemos no dia-a-dia que ocorrem muitas irregularidades em setores como compras, vendas, contas a pagar e contas a receber, folha de pagamento, estoque e no setor financeiro. No setor de vendas, há um tipo controle para o pagamento de comissões, descontos e consignações indevidas, já no setor de compras encontramos muita dificuldade para administrar por meio da auditoria, aja visto que muitos fatos acabam acontecendo e sendo registrado fora dos livros contábeis da empresa. Para solucionar este problema temos a variedade de fornecedores, aberturas de novas licitações, além da troca de funcionários no momento em que entram em gozo de férias (REGO, 2001). Pode-se dizer que outro setor que merece bastante cuidado é o setor de contas a pagar, pois ali se concentram todos os cheques de serviços, que podem ou não serem fantasmas, e também na antecipação de pagamentos, cujo objetivo pode ser de recebimento de propinas. Assim caberá ao auditor observar se os acontecimentos estão consumindo dinheiro de investimentos das empresas (ATTIE, 2009). No setor de contas a receber, vemos uma grande força, devido à crise de falta de caixa em quase todas as empresas e organizações, elas acabam muitas das vezes abrindo mão de recolher parte do valor financeiro (multas e juros) e receber apenas a quantia principal. Muitas vezes fica a dúvida, se o responsável pelo setor usou realmente o bom-senso ou se de forma proposital foi conivente com a situação. Por isso sempre se recomenda a verificação regular dos números das contas correntes dos funcionários, para que sejam evitados aqueles depósitos sem procedência nenhuma. Valores residuais de produção de grande volume

22 22 (matéria prima) também requerem cuidados a mais. Estas diferenças enriquecem a pessoa de um dia para o outro (ATTIE, 2009). Em algumas situações, o diretor financeiro não deixa que os demais interfiram e tomem conhecimento das operações realizada por ele. É sempre bom ficar atento, para verificar se existe certo acordo entre o gerente financeiro e o banco. Isto pode se observar por meio da análise dos ganhos da empresa, pode se mostrar a eficácia gerencial (ATTIE, 2009) Os procedimentos mais eficientes No foco de se reduzir as chances de ocorrer desvios dentro da organização, temos uma ferramenta muito importante que é a realização provas surpresas (sistema preventivo) sempre dadas pela auditoria. Deixando de executar o uso desta ferramenta, percebemos uma fragilidade muito grande nas organizações, quanto ao controle de situações que acabam trazendo grandes prejuízos às mesmas (HILARIO; ERNESTO, 1995). O correto seria adotar por realizar a criação de um guia de procedimentos e provas departamentais, em cada unidade da organização, podendo ser realizado pelos próprios funcionários. No entanto, nada impede que ao final do expediente a própria auditoria interna verifique o trabalho (HILARIO; ERNESTO, 1995). Muitas empresas ao longo do tempo vêm cometendo o mesmo erro onde altera a função do auditor para outras atividades, pois com o acumulo de função, cada vez mais ele acaba perdendo o foco de verificar todo o resto da organização como produção, estoque, entre outras atividades (HILARIO; ERNESTO, 1995).

23 Exemplos de controles internos O controle interno alcança controles que podem se caracterizar como contábeis ou como administrativos, sendo que os controles contábeis têm ligação direta com a proteção do patrimônio da empresa e a veracidade dos registros contábeis, quanto ao seu plano de organização e todos os métodos e seus procedimentos. Vejam os exemplos: auditoria interna; controles físicos sobre ativos; desmembramento de funções (colaboradores que têm acesso aos registros contábeis não podem mexer com os ativos da empresa); sistema (ATTIE, 2007). Já os controles Administrativos, abrangem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que têm ligação direta com a eficiência das operações e com a política da empresa. Vejamos os exemplos de controles administrativos: controle de todos os compromissos assumidos, porém ainda não realizados economicamente; análise de todas as variações ocorridas entre os valores orçados e os valores incorridos; estudos de tempos e movimentos; treinamento de pessoal; controle de qualidade; análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos (ATTIE, 2007) A Real Finalidade da Auditoria Interna De acordo com o portal de Auditoria: a Auditoria Interna tem por finalidade desenvolver um plano de ação que possa auxiliar a organização a alcançar seus objetivos adotando sempre uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhora da eficácia dos processos de

24 24 gerenciamento de riscos com o objetivo de adicionar valor e melhorar as operações e resultados de uma organização O Real objetivo e Alcance da Auditoria Interna Em geral, o objetivo da Auditoria Interna é sempre poder avaliar e prestar ajuda a alta Administração e com isto poder desenvolver adequadamente suas atribuições, sempre lhes proporcionando análises confiáveis, recomendações e comentários objetivos acerca das atividades examinadas. O auditor interno deve, portanto, preocupar-se com qualquer fase das atividades da empresa na qual possa ser de utilidade à Administração. Para conseguir o cumprimento deste objetivo geral de serviços à administração, há necessidades de desempenhar atividades tais como: - Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles contábeis financeiro e operacionais. - Determinar a extensão do cumprimento das normas, dos planos e procedimentos vigentes. - Determinar a extensão dos controles sobre a existência dos ativos da empresa e da sua proteção contra todo tipo de perda. - Determinar o grau de confiança, das informações e dados contábeis e de outra natureza, preparados dentro da empresa. - Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades.

25 25 - Avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização Autoridade e responsabilidade A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha. Por isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros membros da organização, cujo trabalho revisa. O Auditor Interno deve ter liberdade para revisar e avaliar as normas, os planos, procedimentos e registros; mas seu trabalho de modo algum isenta os demais membros da Organização das responsabilidades que lhes foram designadas. 1.7 Independência A Independência é uma condição e é essencial para se obter resultados positivos nos trabalhos desenvolvidos pela Auditoria Interna através do auditor interno. Esta independência tem 02 (dois) aspectos principais, primeiro aspecto, ela age dentro da Organização e utiliza-se do apoio que lhe é delegado pela administração, isto são fatores determinantes do valor e da amplitude dos serviços que a mesma obterá da função de Auditoria Interna. O segundo aspecto é que o Gerente da área de Auditoria Interna deverá sempre atuar sob as ordens de um administrador de grau suficiente dentro da empresa que lhe assegure um amplo campo de ação e atenção

26 26 adequada aos resultados de suas investigações e recomendações, e a efetivação das medidas sugeridas pelo Auditor Objetividade da auditoria Já que a mais completa objetividade é essencial à função de Auditoria, os Auditores Internos não devem planejar nem implantar procedimentos, escriturar registros, ou ter participação em atividades que, normalmente, devem revisar e avaliar. Diante dos conceitos apresentados, tem-se como objetivo da auditoria, o oferecimento aos seus usuários de informações imparciais e fundamentadas nas normas e princípios sobre o processo por eles solicitados (PEREZ JUNIOR, 1995). Para Franco e Marra (1995, p.26), a auditoria se distingue da contabilidade, pois se caracteriza como uma técnica por ela utilizada, para comprovar a veracidade dos registros contábeis, principal meio que a Contabilidade utiliza para alcançar seu fim. Os autores também pontuam que o objeto da contabilidade é o patrimônio administrado, sendo esse, o mesmo da auditoria, se diferenciando apenas, no que diz respeito ao seu controle e as informações sobre seu estado e variações. (FRANCO E MARRA, 1995, p.26), Como é possível observar de forma bem clara, auditoria, tem seu objeto claramente identificado, de uma forma flexível, podendo variar mediante o motivo pelo qual a auditoria foi solicitada. Ressalta-se ainda, que a auditoria é um conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrado, os quais têm registros contábeis, papéis, documentos, fichas, arquivos e anotações que confirmem a exatidão dos registros e assim a veracidade dos acontecimentos administrativos, como sua honestidade em defesa dos interesses patrimoniais (PEREZ JUNIOR, 1995).

27 27 No capítulo seguinte será abordado o tema Controle e todas as suas funcionalidades, conceito, aplicabilidade e definição utilizado dentro da Auditoria Interna nas Empresas e a contribuição que o mesmo traz e proporciona para eficiência e eficácia.

28 28 CAPITULO II 2- Controle interno, conceito e definição Neste capítulo abordaremos o tema Controle interno e todas as suas funcionalidades, conceito, papéis, aplicabilidade e definição. Falaremos sobre sua utilização dentro das Empresas e sua contribuição. Conforme descrito no dicionário Aurélio (1988, p.136), controle é: ato ou poder de controlar, fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas, órgãos, etc., para que não se desviem de normas preestabelecidas. Conforme o conceito mencionado a cima, pode-se dizer que o fato de exercer controle proporciona para seus usuários uma noção de comando no intuito de resguardar o patrimônio próprio ou de outrem, a depender do objetivo que foi proposto. Logo se percebe que comandar é um dos princípios primordiais do controle. A palavra controle tem sua origem do idioma francês contrôle, significa, conforme Gomes (2000, p.3), um conjunto de medidas exercidas sobre determinadas ações e processos de um sistema, para que não se desviem das normas preestabelecidas. O controle está presente em maior ou menor grau nas empresas, ele pode ser definido, conforme descrito por Chiavenato (2003, p.635), como a função administrativa que consiste em medir o desempenho a fim de assegurar os objetivos organizacionais e fazendo com que os planos estabelecidos sejam realizados.

29 29 Segundo Franco e Marra (2001, p.267), controles internos são: (...) todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitem prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzem reflexos em seu patrimônio. As definições de controles internos são várias, o que as diferencia é a forma que o controle é mencionado ou empregado. De um ponto de vista mais amplo alguns escritores definem controle como função restritiva e coercitiva podendo ser utilizado também com o objetivo de regular e administrar. Conforme Attie (2010, p.159): os objetivos de controle interno expostos visam à configuração de segurança adequada e praticada ao longo de toda a empresa, de forma vertical e horizontal. Vejamos abaixo as funções do controle interno As funções do controle interno O controle interno tem a função e dever de criar padrão de modelos dentro das empresas, além de fazer com que todas as pessoas e partes envolvidas com este processo de progresso da organização, possam e venham utilizar. Sendo assim, poderá haver uma real avaliação do desempenho das empresas/entidades.

30 30 Devido a atuação antecipada das empresas, os erros deixaram de ser uma realidade constante e frequente e passaram a ser acompanhados pela gerência e pela alta gestão que poderão ainda no decorrer dos processos de controles fazer alterações pertinentes ou necessárias para que o mesmo seja aperfeiçoado e assim possa atender a real necessidade da empresa. Segundo Chiavenato (2003, p. 613), O controle exerce uma função restritiva e coercitiva, no sentido de coibir, inibir ou restringir desvios inesperados e indesejáveis. O controle pode ser também um sistema automático de regulação no funcionamento de um sistema e, por fim, pode ser e funcionar também como uma função administrativa, através do planejamento, organização e a direção. A função administrativa é a mais importante, pois por ser através dela que ocorre o monitoramento das tarefas executadas e a avaliação das atividades e resultados esperados, no intuito de levar as empresas a obter êxito e obter resultado sempre no que foi elaborado e esperado através do planejamento. Os dados de uma empresa/ organização serão sempre analisados sabendo-se sempre que os controles internos podem ter as seguintes funções, segundo Almeida (1996, p. 49): preventivos ou a priori ; detectivos ou concomitantes; e, corretivos ou a posteriori De acordo com Nakagawa (Apud SILVA et al. 2008): [...] O controler despenha sua função de maneira muito especial, isto é, a organizar e a reportar os dados relevantes, ele exerce uma força ou influência que induz

31 31 os gerentes a tomarem decisões lógicas e consistentes em acordo com a missão e objetivos da empresa. De acordo com Chiavenato (2003, p. 654): Cada organização requer um sistema básico de controles para aplicar seus recursos financeiros, entre eles estão: Desenvolver pessoas e capacitá-las, analisar detalhadamente o desempenho financeiro da organização e avaliar constantemente a produtividade operacional. Acredita-se que o maior desafio talvez seja saber utilizar tais controles/ferramentas de trabalho, aprimorando sempre para que haja de forma gradativa e crescente o desempenho da empresa/organização como um todo O controle interno e seus papéis de trabalho Segundo o portal de auditoria, controle interno é: o planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela direção, com o objetivo de evitar fraudes, erros, ineficiências e crises nas empresas. A Auditoria Gerencial avalia o nível de segurança dos controles internos existentes na empresa, sugere e recomenda a implementação ou melhoramento de mecanismos internos de prevenção. Também, funciona assessorando a administração da empresa ao identificar a inexistência,

32 32 deficiência, falha ou não cumprimento do controle interno, para isso o auditor deverá ter conhecimento da funcionalidade e aplicação desses mecanismos na empresa. Esta obra visa abrir o raciocínio do Auditor para avaliar a segurança dos controles internos na organização Os aspectos gerais De acordo com o portal de auditoria os aspectos gerais devem ser: a) Úteis quando sua finalidade e objetivo for proteger e salvaguardar todos os ativos da empresa e com isso promover o bom desenvolvimento e crescimento dos negócios, e assim proteger as empresas/organizações e as pessoas que nelas trabalham e estão inseridas; b) Práticos quando apropriados ao tamanho das empresas e organizações e ao mesmo tempo deverão ser apropriados quanto ao porte das operações, ter objetividade ao que controlar e buscar ser o mais simples na sua aplicação; c) Econômicos Quando o benefício de os manter for maior que seus custos (custo/benefício).

33 A Importância do controle Segundo o portal de auditoria, a importância do controle se dá em função de: a) Proteger os ativos proteger os ativos de possíveis e eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa); b) Desenvolvimento do negócio Ter um sistema de controle interno que seja capaz de permitir a administração agir com a maior rapidez e segurança possível em suas tomadas de decisões. c) Resultado das operações Que seja capaz de fornecer com rapidez à administração, sempre em tempo hábil, informações que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de mercado e de bons negócios, que reduza cada vez mais os custos e aumente sempre o nível de confiança dos clientes e funcionários depositados na empresa. d) Que dê base e suporte para que a empresa venha cumprir seus conceitos e atingir suas finalidades. Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três grandes finalidades; 1. Cumprir com seu objetivo social lucro, bem-estar da comunidade, formação política, etc.; 2. Buscar sempre atender às necessidades e expectativas de seus clientes;

34 34 3. Buscar sempre proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali trabalhem, proporcionando sempre condições de trabalho adequadas para que seus colaboradores possam a cada dia desenvolver e aprimorar com continuidade suas habilidades técnico profissionais e suas habilidades humanas e recompensando e reconhecendo os seus desempenhos e esforços (seja mediante elogios, prêmios ou promoções). Todas as pessoas envolvidas deverão ter ciência e devem saber como cada uma delas são avaliadas e assim participarem desse processo O modelo de ambiente de trabalho para um bom controle O portal de auditoria nos relata que o modelo de ambiente de trabalho propício para se obter um bom controle interno, deve conter: - Deve ter princípios éticos e retidão, integridade de cada funcionário e da empresa/organização; - Ter uma estrutura organizacional adequada; - Ter Comprometimento com a competência e a eficiência; - Inserir e manter uma constante formação de uma cultura organizacional;

35 35 - Buscar manter um estilo e atitude exemplar dos administradores; - Políticas e práticas adequadas e justas de RH; - Sistemas adequados Como o controle interno deve ser exercido O portal de auditoria nos relata que o controle interno deve ser exercido por meio de cinco atividades básicas, que são elas: 1. Segurança e proteção dos ativos e dos arquivos de informações; 2. Ter e manter toda documentação e registros de forma segura e organizada; 3. Segregação de funções; 4. Criar e manter procedimentos adequados de autorizações para o processamento de todas as transações. 5. Realizar verificações independentes Tipos de controles internos Segundo o portal de auditoria, ele informa que A Exposição de Normas de Auditoria nº 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa seja decomposto em dois tipos de grupos de controle que são eles: de natureza contábil e de natureza administrativa.

36 36 Os controles de naturezas contábeis compreendem o plano da organização e todos os sistemas, métodos e procedimentos relativos a: - Proteção dos bens, dos direitos e das obrigações; - Fidedignidade de todo os registros financeiros Exemplos De acordo com o portal de auditoria, seguem alguns exemplos de controles internos: 1-sistema de autorização e aprovação de transações 2-princípios de segregação de tarefas 3-controles físicos sobre os bens e informações 4-posse e custódia de bens e direitos. Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas, os métodos e procedimentos adotados pela direção com a finalidade de contribuir para: - Eficiência e eficácia operacional; - Obediência ás diretrizes, políticas, normas e instruções da administração Exemplos de treinamentos:

37 37 Segundo o portal de auditoria devem ser aplicados treinamentos de pessoal, vejamos abaixo alguns exemplos citados no portal: 1- Programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal; 2-Métodos de programação e controle de atividades; 3-Sistema de avaliação e desempenho; 4-Estudos de tempos e movimentos; Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu pessoal tem por finalidade contribuir para que tenhamos pessoas mais capacitadas, e com isto, estas pessoas, tendem a provocar menor quantidade de erros durante a execução de suas funções, colaborando para maior qualidade do fluxo de transações da empresa Funções dos gerentes e administradores De acordo com o portal de auditoria, para o bom andamento de uma política de controles interno nas empresas é imprescindível que os gerentes e administradores, além de estilo e atitude exemplar, cumpram suas funções, que seguem a seguir: - Estabelecer objetivos e metas, focando sempre no que se deseja atingir, em quando tempo e a que custos (quais os recursos necessários e suas estimativas de valores);

38 38 - Obter a participação de todas as pessoas que estarão envolvidas; - Saber expor suas ideias e estar sempre aberto e pronto para receber críticas, ponderações, sugestões. Cabendo e podendo propor objetivos ainda mais ousados do que aqueles que se pretendia inicialmente atingir. Serão os objetivos de todos e não os seus, e terão maiores possibilidades de êxito. - Sempre formalizar de forma clara e objetiva, o que se pretende realizar/atingir; - Sempre definir em quanto tempo e cumprir com este prazo; - Sempre estabelecer como cada ação será conduzida, deixando sempre bem claro quem será o responsável e por quais ações e onde e quando elas deverão ter lugar; - Sempre informar o custo que está disposto a praticar a fim de atingir o objetivo esperado; - Criar e manter um padrão e uma sistemática de controle que permita a você e aos demais colaboradores saber, em momentos preciso e oportuno, como estão se saindo, e abrir possibilidade de correções e ajustes, sempre que necessário; - Deixar bem claro e sem nenhuma margem de dúvida qual será a recompensa que os envolvidos terão em troca quando atingirem o seu objetivo.

39 39 - Planejar, determinar e deixar o mais claro possível, de como agiremos para viabilizar a realização e conclusão dos objetivos e metas traçados, pois planejar é estabelecer as diretrizes, as estratégias e políticas que conduzirão o resultado e desempenho de todos na empresa e também designar quem será os responsáveis pelo atingimento dos objetivos e metas. - Organizar e colocar à disposição os recursos conforme foram previstos no planejamento, para que se possa cumprir com os objetivos e metas traçados. Lembrando que organizar é aplicar o recurso certo, no lugar e no momento certo, fazendo valer sempre o que foi determinado no planejamento. Poder deixar bem claro quem faz o que, por que, onde, quando e como O que compete à função de organizar Conforme citado no portal de auditoria, cabe a função de organizar os seguintes passos: - Saber o que deve ser feito; - Quem é o responsável pela execução; - Quando e onde deverá ser executado; - Como fazer e como cada procedimento deve ser executado; - Comandar, pois sem ação nada se realiza. Assim, o comando é o meio que os gestores têm de poder assegurar o que cada um cumprirá com o percentual que lhe foi designado. É fazer cumprir tudo que foi previamente ordenado. - Coordenar é saber direcionar, orientar, comandar, ensinar, avaliar, premiar e, quando se fizer necessário, cobrar e/ou punir.

40 40 Coordenar e harmonizar o trabalho de cada pessoa, é maneira de transformar um grupo em uma equipe. Um grupo de trabalho se transforma em equipe na medida que seu líder se torna exemplo para sua equipe. O portal do Controlar é saber realizar a verificação e o andamento dos trabalhos e das realizações almejadas, comparando com aquilo que tínhamos em vista (nossos objetivos, metas, orçamentos, etc.) com o que foi realizado. Quando detectamos algo que se comporta de modo inadequado ao que pretendíamos ou quando notamos que os resultados menos favoráveis estão sendo alcançados, temos que tomar as medidas de correção de rumo atual e futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliação, comparação de números (quantidades, valores, percentagens, etc.). Podemos resumir o significado da palavra controlar em: fiscalização constante e controle de despesas As três formas de controles De acordo com o portal de auditoria, Controlar é a verificação do andamento dos trabalhos e das realizações, comparado com aquilo que tínhamos em vista (nossos objetivos, metas, orçamentos, etc.) e, quando detectado que algo se comporta de modo inadequado ao que pretendemos e /ou que os resultados menos favoráveis estão sendo alcançados, tomar as

41 41 necessárias medidas de correção de rumo, atual e futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliação, comparação de números (quantidades, valores, percentagens, etc.). Vejamos abaixo alguns exemplos: 1- Controle prévio controle que é exercido a partir da projeção dos dados reais e a real comparação dos resultados prováveis contra aqueles resultados que pretendemos atingir; 2- Controle durante o fato: é o controle que é exercido no exato momento da ocorrência de desvios, fraudes ou falhas; 3- Controle após o fato: é quando o máximo que podemos fazer é tomar as medidas cabíveis para que fato semelhante não venha se repetir. No capítulo III iremos discorrer sobre o tema os tipos de papéis de trabalho. Neste capítulo citaremos todos os tipos de papéis de trabalho.

42 42 CAPITULO III Neste capítulo falaremos sobre a Importância dos papeis de trabalho e os tipos realizados dentro da Auditoria Interna para o auxílio junto ao processo decisório nas empresas, fornecendo tais informações com segurança aos Diretores, sócios e gestores. 3 - Os Papéis de Trabalho Conforme citado por Attie (1998), os papéis trabalho é o conjunto de todas as informações obtidas através de formulários e documentos, todos extraídos durante a realização da auditoria interna, ou seja, é basicamente constituída e baseada em evidências do trabalho realizado, bem como todo o fundamento de sua opinião. Almeida diz que (1996, p. 68), os papéis de trabalho representam os registros de todas as evidências, por meio da observação, inspeção, indagação, investigação, todas obtidas durante a execução e realização do serviço de auditoria interna. Os papéis de trabalho são todos os documentos e informações captadas durante a realização da auditoria interna. Para a elaboração dos papeis de trabalho, existem várias regras e normas a serem seguidas e cumpridas, para tanto,os papéis de trabalho servirá para os usuários presentes e chegará até aos usuários do futuro que irão dar continuidade na realização de outras auditorias internas. Baseados na observação de que os papéis de trabalho são documentos de auditoria, a NBC TA 230 que trata da documentação de