A Prudential do Brasil apoia projetos que estejam alinhados às orientações a seguir:
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- Rebeca Coradelli Frade
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1 POLÍTICA DOAÇÕES E PATROCÍNIOS DA PRUDENTIAL DO BRASIL Emissão: 06/10/2017 Revisão: 23/05/ OBJETIVO A presente política de doações e patrocínios tem por finalidade estabelecer os critérios para investimento da Prudential do Brasil em patrocínios incentivados e institucionais, além de estabelecer diretrizes para as doações realizadas pela companhia. 2. ABRANGÊNCIA A Prudential do Brasil apoia projetos que estejam alinhados às orientações a seguir: Realizar e participar de iniciativas que estejam de acordo com a missão, a visão e os valores da companhia 1. Criar identificação com os públicos-alvo. Associar a ação a temas como qualidade de vida, saúde, longevidade, acessibilidade, cultura, esporte, educação, segurança e bem-estar. Garantir um retorno de imagem positivo para a Prudential do Brasil e mensurá-lo, quando aplicável. A Prudential do Brasil apoia e patrocina projetos que estejam em regiões consideradas estratégicas para a companhia. 3. DISPOSIÇÕES GERAIS Todos os patrocínios institucionais e/ou incentivados significativos (acima de U$ ou que envolvam empresas de comunicação) precisam ser aprovados pela PFI Global Communications. Já as doações acima de U$ para Organizações sem Fins Lucrativos devem ser aprovadas pela área de Responsabilidade Social Corporativa da PFI.
2 A Prudential do Brasil pode, a seu critério, permitir que fornecedores ou terceiros incluam o nome da companhia em sua lista de clientes. O uso do logotipo da companhia para este fim deve estar de acordo com os padrões de identidade visual da Prudential do Brasil, conforme o Manual de Marca fornecido pela área de Comunicação e Sustentabilidade da companhia. No entanto, qualquer outro uso do nome da Prudential do Brasil ou logotipo por fornecedores ou terceiros para fins de marketing não é permitido. As exceções podem ser concedidas por escrito pelo diretor de marca da Prudential da PFI, se houver razões comerciais convincentes. A Prudential do Brasil compromete-se a proteger sua marca do uso inadequado (ou não aprovado) por terceiros. Pagamentos ou descontos concedidos por fornecedores ou terceiros em troca do uso do nome ou logotipo da Prudential para fins de marketing são estritamente proibidos. Os projetos apresentados não precisam ter limites de valor a captar. A Prudential do Brasil avaliará o valor a ser aportado, de acordo com os recursos disponíveis a cada ano. A) MODALIDADE DE PATROCÍNIOS As atividades de patrocínios são divididas em incentivados e institucionais. PATROCÍNIOS INCENTIVADOS Esta seção tem como finalidade estabelecer os critérios para o patrocínio de projetos que sejam passíveis de benefícios fiscais. Culturais Os patrocínios culturais baseiam-se na Lei Federal nº 8.313/91 Lei Rouanet de Incentivo à Cultura. A Prudential do Brasil apoia projetos culturais que estejam previamente aprovados no Ministério/Secretaria da Cultura com publicação no Diário Oficial da União. Os projetos apoiam todas as formas de manifestações artísticas e culturais dentro dos locais definidos na seção 2.
3 Esportivos Os patrocínios esportivos baseiam-se na Lei de Incentivo ao Esporte, Lei Federal nº /2006. A Prudential do Brasil apoia projetos esportivos que estejam previamente aprovados com publicação no Diário Oficial da União. Os projetos devem promover ou estimular o desenvolvimento do esporte dentro dos critérios definidos na seção 2. Infância e adolescência Os patrocínios com foco na infância e adolescência baseiam-se na Lei 8.069/1990 Estatuto da Criança e do Adolescente, que prevê que os contribuintes poderão efetuar doações aos Fundos dos Direitos da Criança e do Adolescente nacional, distrital, estaduais ou municipais. A Prudential do Brasil apoia projetos inscritos e aprovados de acordo com as legislações específicas, que estejam dentro dos critérios definidos na seção 2. Idosos Os patrocínios com foco em pessoas idosas baseiam-se na Lei Federal nº /2010 Fundo Nacional do Idoso. A Prudential do Brasil apoia projetos inscritos e aprovados no Fundo Nacional do Idoso e que estejam dentro dos critérios definidos na seção 2. Pessoas com deficiência Os patrocínios com foco em pessoas com deficiência baseiam-se no Programa Nacional de Apoio à Atenção da Saúde da Pessoa com Deficiência (PRONAS/PCD), instituído pela Lei nº /2012. A Prudential apoia projetos inscritos e aprovados no Ministério da Saúde e que estejam dentro dos critérios definidos na seção 2. Saúde Os patrocínios com foco em saúde baseiam-se no Programa Nacional de Apoio à Atenção Oncológica (PRONON), instituído pela Lei nº /2012. A Prudential apoia projetos inscritos e aprovados no Ministério da Saúde e que estejam dentro dos critérios definidos na seção 2.
4 PATROCÍNIOS INSTITUCIONAIS Eventos, exposições e ações, preferencialmente, mas não limitadas, com temas relacionados a seguro e planejamento financeiro. A Prudential do Brasil busca atuar como a única ou a principal patrocinadora com o objetivo de reforçar a imagem da sua marca junto a públicos estratégicos e atrair repercussão na mídia por meio de seu envolvimento na ação. B) MODALIDADE DE DOAÇÕES A área de Responsabilidade Social Corporativa da PFI é responsável por prestar consultoria, orientar e supervisionar as operações ao executar doações para organizações sem fins lucrativos para garantir o cumprimento das políticas e dos procedimentos internos e governamentais. A área de Responsabilidade Social Corporativa, em parceria com os negócios, supervisiona doações para organizações sem fins lucrativos, considerando: Doações de produtos, material sem uso e outros A Prudential do Brasil não realiza doações de produtos, materiais sem uso e outros. Doações em dinheiro A Prudential do Brasil se reserva o direito de realizar doações em dinheiro para instituições sem fins lucrativos e não governamentais que estejam alinhadas ao seu foco de atuação, de acordo com verba direta do orçamento da Prudential do Brasil. A Prudential do Brasil efetua doações com base no planejamento prévio de recursos e de acordo com as suas premissas de valores e princípios éticos e sociais, conforme o Código de Conduta Ética 2 da companhia. A Prudential do Brasil deverá comunicar à área de Responsabilidade Social Corporativa da PFI o planejamento de doações orçadas para o ano seguinte,
5 que analisará as contribuições internacionais para garantir a devida diligência local. A Prudential do Brasil poderá aprovar doações não planejadas que se limitem ao valor de U$ C) PROCESSO DE INSCRIÇÃO Os pedidos para apoio dos patrocínios incentivados devem ser enviados para o sustentabilidade@prudential.com. Para os pedidos de patrocínios institucionais, o proponente deverá enviar um e- mail para comunicacao.pob@prudential.com. Os pedidos de doações deverão ser enviados para o sustentabilidade@prudential.com. D) CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO DE PROJETOS As avaliações serão baseadas nas informações e nos dados apresentados na documentação exigida e nos anexos ao projeto, que são opcionais. O processo de avaliação envolve os seguintes itens: Objetivos e descritivo detalhado do projeto (consistência, relevância, público beneficiado e cronograma). Adequação à estratégia corporativa da Prudential do Brasil. Democratização cultural. Resultados esperados (repercussão e visibilidade do projeto). Capacidade técnica do proponente e da equipe. Benefícios socioambientais e econômicos decorrentes da ação. Estar devidamente regularizado, obedecendo ao ordenamento legal vigente. Estar de acordo com o Código de Conduta Ética 2 da Prudential do Brasil.
6 Práticas de atuação de acordo com a lei, não podendo ter recebido penalidades ou condenação definitiva em temas correlatos ao objeto do apoio. Não ter vínculo político. Estabelecer relacionamento formal com a Prudential do Brasil por meio de contrato, de acordo com as regras e Política de Contratos da companhia, antes do apoio financeiro ou doação. Avaliação dos resultados e prestação de contas dos recursos utilizados, por meio de regras de transparência na gestão dos programas e dos projetos sociais apoiados pela Prudential do Brasil. Estimular, sempre que possível, a participação de voluntários da Prudential do Brasil na realização dos projetos. As seguintes modalidades de projetos não estão no foco da política de doações e patrocínios da Prudential do Brasil: Aqueles que não estejam alinhados com os valores essenciais da Prudential do Brasil. De cunho político-partidário. Que incentivem violência, uso de drogas e bebidas alcoólicas. Ligados a jogos de azar ou especulativos. Considerados ofensivos, vulgares e/ou discriminatórios. Contrários às disposições legais e constitucionais. Que tenham envolvimento com trabalho análogo ao escravo, exploração infantil e/ou sexual. Prejudiciais ao meio ambiente. E) DOCUMENTAÇÃO OBRIGATÓRIA Os projetos relacionados à doação deverão apresentar os seguintes documentos: Cartão de CNPJ.
7 Cópia da inscrição municipal, CCM ou alvará de funcionamento (na sua falta, certidão comprobatória de que a organização social, pelo respectivo objeto, está isenta de inscrição municipal). Cópia da inscrição estadual (se a organização obtiver receitas com vendas para sua manutenção, ou apresentação de justificativa/declaração comprobatória de isenção). Cópia do estatuto social. Cópia da última ata de eleição do(s) representante(s) legal(is) (complemento do estatuto social) na qual constem o(s) nome(s) e CPF(s) dos representante(s) legal(is). Cópia das informações patrimoniais (balanço ou balancete com assinatura do contador ou técnico contábil ou emitido pelo SPED; declaração completa do imposto de renda). Simples da Receita Federal. Declaração em papel timbrado informando se há alguma participação do governo na instituição, seja por recebimento de verba ou de doações para manter o funcionamento da instituição. Se sim, informar o percentual de participação (entre 1% e 10%, entre 11% e 30%, entre 31% e 49% e maior ou igual a 50%). Comprovante bancário com os dados bancários completos do CNPJ para o qual será realizada a doação. Os patrocínios incentivados deverão apresentar os seguintes documentos: Cartão de CNPJ da organização. Cópia da inscrição municipal, CCM ou alvará de funcionamento (na sua falta, certidão comprobatória de que a organização social, pelo respectivo objeto, está isenta de inscrição municipal). Cópia da inscrição estadual (se a organização obtiver receitas com vendas para sua manutenção, ou apresentação de justificativa/declaração comprobatória de isenção). Cópia do contrato ou estatuto social.
8 Cópia da última ata de eleição do(s) representante(s) legal(is) (complemento do estatuto social) na qual constem o(s) nome(s) e CPF(s) dos representante(s) legal(is). Cópia das informações patrimoniais (balanço ou balancete com assinatura do contador ou técnico contábil ou emitido pelo SPED; declaração completa do imposto de renda). Comprovante bancário com os dados bancários completos do CNPJ para o qual será realizado o patrocínio, caso houver. Declaração em papel timbrado informando se há alguma participação do governo na instituição, seja por recebimento de verba ou de doações para manter o funcionamento da instituição. Se sim, informar o percentual de participação (entre 1% e 10%, entre 11% e 30%, entre 31% e 49% e maior ou igual a 50%). Cópia da publicação da aprovação do projeto no Diário Oficial da União ou do Município + cópia da prorrogação do prazo de captação (nos casos em que a aprovação tenha ocorrido em exercícios anteriores e o prazo original tenha expirado). Documento oficial expedido pelo Ministério da Cultura, Esporte ou pelo Fundo que demonstre o montante disponível para a captação de recursos. Apresentação em PDF com os detalhes do projeto. Apresentação montada pelo próprio proponente com o resumo do projeto, elenco, locais de apresentação, cotas, destaques, fotos, edições anteriores etc. Os patrocínios institucionais deverão apresentar os seguintes documentos: Cartão de CNPJ. Cópia da inscrição municipal, CCM ou alvará de funcionamento (na sua falta, certidão comprobatória de que a organização social, pelo respectivo objeto, está isenta de inscrição municipal). Cópia da inscrição estadual (se a organização obtiver receitas com vendas para sua manutenção). Cópia do contrato ou estatuto social.
9 Cópia da última ata de eleição do(s) representante(s) legal(is) (complemento do estatuto social) na qual constem o(s) nome(s) e CPF(s) dos representante(s) legal(is). Cópia das informações patrimoniais (balanço ou balancete com assinatura do contador ou técnico contábil ou emitido pelo SPED; declaração completa do imposto de renda). Declaração de Simples da Receita Federal. Situação cadastral de prestadores de serviços de outros municípios. Consulta Cepom. Comprovante bancário com os dados bancários completos do CNPJ para o qual será realizado o patrocínio. Na ausência de um ou mais documentos exigidos, a área de Comunicação e Sustentabilidade da Prudential do Brasil avaliará a possibilidade de efetuar a doação ou o patrocínio em caráter de exceção, após consulta ao diretor da área de Comunicação e Sustentabilidade. 4. RESPONSABILIDADES Os patrocínios e as doações de interesse social da Prudential do Brasil serão analisados pela área de Comunicação e Sustentabilidade e submetidos para aprovação. Cabe ao diretor da área de Comunicação e Sustentabilidade dar ciência ao EO, após as devidas aprovações. Os patrocínios institucionais deverão ser aprovados pelo vice-presidente responsável pela área de Comunicação e Sustentabilidade. No caso de patrocínios relacionados ao canal Life Planner, as aprovações deverão ser realizadas pelo vice-presidente comercial executivo. Caso o patrocínio seja relacionado ao canal de Parcerias Comerciais, as aprovações devem ser realizadas pelo vice-presidente de Parcerias Comerciais. No caso de patrocínios relacionados ao negócio do Vida em Grupo, as aprovações deverão ser realizadas pelo vice-presidente do Vida em Grupo. Os patrocínios incentivados deverão ser aprovados pelo Comitê Aprovador formado pelo diretor e pelo vice-presidente responsáveis pela área de Comunicação e Sustentabilidade e por executivos sponsors de Sustentabilidade.
10 As doações deverão ser aprovadas pelo diretor responsável pela área de Comunicação e Sustentabilidade. Nos casos de patrocínios incentivados, a área de Comunicação e Sustentabilidade é responsável por acompanhar o patrocínio realizado por meio de visitas de monitoramento regulares, quando aplicáveis, e relatórios periódicos, que deverão ser apresentados conforme especificado em contrato assinado entre as partes. A área de Comunicação e Sustentabilidade será responsável, também, por informar à área de Controladoria sobre os pagamentos realizados suscetíveis de benefício fiscal, de acordo com o enquadramento legal vigente. 5. OBSERVAÇÕES DIVERSOS Os negócios podem, a seu critério, permitir que uma organização sem fins lucrativos inclua o nome ou o logotipo da companhia em uma lista de seus apoiadores. O uso do nome e logotipo da Prudential do Brasil para esse fim deve seguir as diretrizes do Manual de Marca da Prudential do Brasil. 6. GLOSSÁRIO Patrocínios incentivados projetos que sejam passíveis de benefícios fiscais. Patrocínios institucionais projetos que divulgam o nome e a marca da companhia com o intuito de posicioná-la institucionalmente. Doações ações pontuais que utilizam recursos próprios da companhia, sem benefícios fiscais. EO grupo de executivos da companhia. Life Planner marca registrada da The Prudential Insurance Company of America para designar os franqueados corretores de seguro de vida.
11 7. ANEXOS 1 Missão, Visão e Valores Prudential do Brasil 2 Código de Conduta disponível em nosso site institucional. Autor: Renata Chagas Aprovador: Marcelo Eboli Cargo do aprovador: Diretor de Marketing Office RESUMO DE ALTERAÇÕES Página Descrição da alteração Data 1,2,4,5,8,9,10 Ajustes nas seções: 23/03/2018 Disposições Gerais, Modalidade de Patrocínios, Modalidade de Doações, Processo de Inscrição, Doações em Dinheiro, Documentação Obrigatória. Inclusão da seção Diversos 3,10 Ajustes nas seções: Patrocínios Incentivados e Responsabilidades 23/05/2018
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