Processo. Gestão e Melhoria Recursos Humanos Centro Atividades Ocupacionais Formação Profissional

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1 PERSPETIVAS PROCESSOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS CLIENTES PROCESSOS CRESCIMENTO FINANCEIRA Siglas s PRH PCAO P PC PJ PATL PCD PCC PSAD PCAT/LIJ PSAAS PLI Gestão e Melhoria Recursos Humanos Centro Atividades Ocupacionais Formação Profissional Creche Jardim Atividades Tempos Livres Centro Dia Centro Convívio Serviço Apoio Domiciliário Centro Acolhimento Temporário Lar Infância e Juventude Serviço de Atendimento e Acompanhamento Social Lar de Idosos OE1- Melhorar continuamente a qualidade na prestação dos serviços. OE2- Desenvolver esforços para a manutenção, conservação e melhoria das infra-estruturas. OE3- Melhorar a comunicação com os clientes e seus familiares. OE4- Alargar e reforçar parcerias. OE5- Assegurar a qualificação, satisfação e motivação dos. OE6- Aumentar a sustentabilidade da Instituição. OE7- Criar novas formas de comunicação e divulgação, reforçando a imagem positiva da Instituição.

2 Programas s CLIENTES OE1 Melhorar continuamente a qualidade na prestação dos serviços Introduzir oportunidades de melhoria N.º de oportunidades de melhoria introduzidas N.º 1Qquadrimeste Quadrimestral Diretores Técnicos Colabora dores Sugestões/Oportunidades de melhoria (ficha de sugestões, inquéritos de avaliação da satisfação às partes interessadas; reuniões) Livro de reclamações Pedidos de ação corretiva e preventiva Relatório de gestão Aplicação de questionários de satisfação a clientes/familiares; parceiros, entidades financiadoras e comunidade; Articulação da Instituição com Entidades Externas; Formalização de protocolos com entidades; Intercâmbio com outras instituições e organismos públicos e privados com o intuito de desenvolver ações de sensibilização e projetos temáticos para os clientes, e sócios; Reuniões (, clientes, comunidade educativa)

3 CLIENTES OE1 Melhorar continuamente a qualidade na prestação dos serviços Concretizar os objetivos definidos nos processos Assegurar a operacionalizaçã o de todos os procedimentos inerentes ao Sistema de Gestão da Qualidade concretização dos objetivos concretização do planeamento (n.º ações ações planeadas*100 objetivos atingidos/ objetivos planeados* 100 acções concretizadas/ acções planeadas* % 85% Quadrimestral Quadrimestral GP GPRH Mapa de objetivos Relatório de gestão Relatórios de atividades Ficha de planeamento Pedidos de Acção corretiva e preventiva Acompanhamento de sugestões de Melhoria Mod..30; Atas de reuniões Programas s quadrimestrais Relatórios de Atividades (semestrais) Revisão do Sistema da Qualidade; Avaliação do grau de concretização dos objectivos operacionais. Elaboração da ficha de planeamento da qualidade; Realização de reuniões. Melhoria dos procedimentos existentes; criação dos instrumentos de suporte à monitorização dos processos; Implementar as novas práticas/ metodologias de trabalho. Consolidar práticas/ procedimentos.

4 Programas s Reclamações Tratar com eficácia todo o tipo de ocorrências/ situações anómalas eficácia das ações ações eficazes/ n.º total de ações % Quadrimestral GP Diretore s Técnicos Colabora dores Sugestões (ficha de sugestões, inquéritos às partes interessadas) Pedidos de ação corretiva e preventiva PQ.02- Tratamento NC's, corretivas e preventivas Recolha de informação sobre as ocorrências; Dar resposta atempada aos emissores de reclamações, sugestões. CLIENTES OE1 Melhorar continuamente a qualidade na prestação dos serviços Promover ações de formação/ sensibilização para familiares dos clientes e comunidade em geral realizadas n.ºações planeadas/n.º de ações realizadas 85% anual G GP Flyer s, poster s, comunicados, facebook; site Cronograma das ações Programa de formação Inscrições Avaliação das ações; Folha de presenças; Certificados ; Conceção e difusão de materiais de divulgação das ações; Reuniões com equipa formativa Organização das sessões Aplicação de questionário de avaliação da ação, respetivo tratamento e divulgação de resultados; Emissão de certificados.

5 CLIENTES PCreche PJardim P ATL PCAO P PCento Dia PC Convívio PCAT/LIJ PLar Idosos PSAD OE1 Melhorar continuamente a qualidade na prestação dos serviços Realizar Planos Pedagógicos/ Planos de Atividades (clientes; representantes legais) Implementação dos Planos Individuais Planos Pedagógicos Planos de Atividades concretização das atividades em PI cumprimento dos objetivos do PI Respostas Sociais/ Planos Apresentados atividades do PI concretizadas / n.º total de actividades planeadas * 100 objectivos atingidos/ objectivos planeados* % 75% 75% Semestral Edu.Inf. DT s GP Diretores Técnicos Equipa Técnica Planos Pedagógicos Planos de Atividades Planos Individuais (PI) Relatórios técnicos/informações Técnicas; Registos de acompanhamento; Atas de reunião; Relatório de gestão. Programas s Diagnóstico de necessidades e expetativas; Reuniões (técnico pedagógicas; reuniões de Sala); formulação de objetivos, atividades, estratégias, cronogramas, parcerias, recursos, avaliação. Identificação das necessidades e expetativas dos Clientes (cumprimento da IT plano de desenvolvimento individual); Promover a participação dos clientes/ famílias na elaboração do PI; Sessões de Acompanhamento; Reuniões, contactos, visitas de acompanhamento; Aprovação e implementação do PI; Avaliação e divulgação dos resultados.

6 Programas s Assegurar um elevado grau de satisfação dos clientes/familiar es IMS satisfação 75% anual GP/ DT s Inquéritos de Avaliação do Grau de Satisfação Aplicação Inquérito de avaliação da satisfação dos clientes/ familiares Tratamento, análise e divulgação de resultados CLIENTES Formação Profissional OE1 Melhorar continuamente a qualidade na prestação dos serviços Qualificar profissionalmente e academicamente jovens com deficiência e/ou incapacidade cumprimento do plano de formação objectivos atingidos/ objectivos planeados* % GP Diretore s Técnicos Equipa Técnica Programa de Formação Manuais Sumários e presenças Avaliações Atas de reuniões Relatórios de Gestão Certificados Sessões de formação ministradas; Reuniões; Contactos; Visitas de Acompanhamento Avaliação e divulgação de resultados Visitas Técnicas e Atividades Integradoras; Visitas a empresas para prática em contexto de trabalho; Formalização de parcerias;

7 PROCESSOS OE4 Alargar e reforçar parcerias Intensificar a comunicação com os parceiros (divulgação de atividades, apelo ao envolvimento / participação) Assegurar um elevado grau de satisfação dos parceiros Assegurar parcerias com valor acrescentado para a Instituição e seus clientes Criar novas parcerias N.º de reuniões realizadas com o parceiro/ ano N.º de contactos ( , telefone, fax) satisfação dos parceiros Nível de capacidade de resposta/ valor acrescentado do parceiro N.º de novas parcerias N.º 1 N.º 5 IMS (índice médio de satisfação) Nível do parceiro 75% Nível II N.º 5 DT's Atas de reunião Registos de contactos ( , telefone, fax) efetuados Inquérito de avaliação da satisfação aos parceiros/ sugestões de melhoria Lista de parceiros Inquérito de avaliação interna das parcerias; Lista de parceiros Lista de parceiros Protocolo/ Acordo estabelecido Programas s Efetuar contactos com os parceiros; Realizar reuniões com os parceiros. Aplicação de inquérito de avaliação da satisfação; Recolha, análise e tratamento dos resultados; Divulgação dos resultados. Avaliação interna dos parceiros; Análise de resultados. Identificar as necessidades da Instituição/ clientes; Elaborar lista de potenciais parceiros; Realizar contactos; Estabelecer protocolo/ Acordo.

8 Programas s PROCESSOS OE7 Criar novas formas de comunicação e divulgação, reforçando a imagem positiva da Instituição Divulgar a Instituição, as suas atividades e serviços Participar nos eventos promovidos pela Comunidade/ Parceiros/ outros organismos concretização do planeamento ( intervenções total de ações planeadas) participação da Instituição nos eventos promovidos pela comunidade intervenções total de ações planeadas eventos participados pela Instituição/ convites para a participação * % 75% Quadrimestral Ficha de planeamento Convites Lista de eventos assistidos/ participados Certificados de participação Distribuição de flyers, panfletos, outdoors da instituição na freguesia e freguesias circunvizinhas Desenvolvimento de uma aplicação de divulgação de atividades para smartphones; Dinamizar a comunicação via facebook; Reformular o site da instituição Dinamizar o site da instituição Identificação e seleção das atividades da comunidade e participação nas mesmas; Registo de participação.

9 Programas s CRESCIMENTO OE7 Criar novas formas de comunicação e divulgação, reforçando a imagem positiva da Instituição OE2 Desenvolver esforços para a manutenção, conservação e melhoria das infra-estruturas Assegurar um elevado grau de satisfação da comunidade -Reformulação e implentação de vias de acesso (portão; portaria; -Implementação de via pedonal; Melhorar as condições estruturais do Centro de Formação Profissional : -vestiários e balneários satisfação da comunidade concretização do planeamento ( intervenções total de acções planeadas) cumprimento do planeamento IMS (índice médio de satisfação) intervenções total de acções planeadas acções acções planeadas*100 75% 100% 100% Quadrimestral GP Inquérito de avaliação da satisfação à comunidade/ sugestões de melhoria Fichas de planeamento Ficha de planeamento Relatório de gestão Aplicação inquérito de avaliação da satisfação; Distribuição, recolha e análise dos resultados; Divulgação dos resultados. Execução das intervenções; Monitorização do planeamento Identificação das necessidades/interesses; Elaborar o planeamento das intervenções; Execução das intervenções; Monitorização do planeamento.

10 CRESCIMENTO OE2 Desenvolver esforços para a manutenção, conservação e melhoria das infra-estruturas Implementação de viveiro para pássaros; -Criação de pontos de água; -Implementação de uma pérgula; -Reformulação de pocilga (infraestruturas, abrigos, vedações, pias, maternidades animais); -melhorar as acessibilidades (cadeiras rodas); -melhorar condições estruturais de da oficina de peletes (vedação e ampliação de espaço oficinal); -estudo para implementação de circuito de manutenção; -colocação de estruturas de apoio a pique nique (banca, mesas) cumprimento do planeamento acções acções planeadas* % Ficha de planeamento Relatório de gestão Programas s Identificação das necessidades/interesses; Reuniões com profissionais da área Elaborar o planeamento das intervenções; Diligenciar no sentido de efetivar parcerias e protocolos visando a implementação do Centro de Atividades Experimentais do concelho; Realização de maquete virtual.

11 Programas s Remodelar e redimensionar os Wc s da infantil cumprimento do planeamento acções acções planeadas* % Ficha de planeamento Relatório de gestão Execução das intervenções planeadas; Monitorização do planeamento. Concluir a sala de espera no Jardim de Infância cumprimento do planeamento acções acções planeadas* % Semestral Ficha de planeamento Relatório de gestão Execução das intervenções planeadas; Monitorização do planeamento.

12 CRESCIMENTO PCreche PJardim P ATL PCAO P PCento Dia PC Convívio PCAT/LIJ PLar Idosos PSAD OE3 Melhorar a comunicação com os clientes e seus familiares Assegurar a participação dos clientes/repres entantes legais na elaboração e revisão dos PI's Assegurar a participação das famílias/ representantes legais em reuniões Realizar visitas domiciliárias às famílias que não comparecem na Instituição Realização de eventos envolvendo as famílias participação dos clientes na elaboração/ revisão dos PI's participação das famílias/ representantes legais nas reuniões promovidas pela Instituição N.º de visitas domiciliárias realizadas N.º de eventos envolvendo as famílias clientes que participam na elaboração /revisão PI/n.º total de clientes*100 famílias que participam /n.º total de famílias*100 n.º visitas planeadas/ n.º visitas efetuadas*100 n.º eventos planeadas/ n.º eventos efetuadas* % 60% 1/ano 5 Semestral Semestral GP Diretores Técnicos Equipa Técnica Clientes/ represent ante legal Diretores Técnicos Equipa Técnica Clientes/ represent ante legal Diretor Técnico Diretores Técnicos Colabora dores Plano Individual Registo de reunião Atas de reunião Registo de atendimento Convites; Materiais de divulgação/ comunicação do evento Programas s Elaboração, monitorização e avaliação do PI; Realização de reuniões de avaliação do PI com os clientes; Promoção de reuniões com os familiares; Elaboração de convocatórias; Sensibilização para a importância da participação nas reuniões. Promoção/ realização de eventos.

13 CRESCIMENTO PRH OE5 Assegurar a qualificação, satisfação e motivação dos Cumprir com plano anual de formação Assegurar a eficácia das acções de formação Proceder à avaliação de desempenho dos concretização do plano de formação eficácia das ações de formação concretização do planeamento acções realizadas/ n.º ações planeadas* 100 n.º ações de formação eficazes/ n.º total de ações de formação com avaliação de eficácia*10 0 n.º ações planeadas/ n.º total de ações executadas *100 85% 90% 100% Semestral Semestral GPRH Colaborad ores Parceiros GPRH Colaborado res Avaliadores GPRH G Plano anual de formação Registos da formação (folhas presença/ certificados da formação) Plano de formação Ficha de avaliação da eficácia da acção da formação Relatório da formação Relatório de gestão Atas de reuniões com a equipa de benchmarking Procedimento de avaliação de desempenho; Fichas de Avaliação de Desempenho Listagem de avaliados/avaliadores Programas s Identificação das necessidades de formação (reuniões); Elaboração e aprovação do Plano de formação; Divulgação do plano; Divulgação de ações de formação; Execução e monitorização da execução. Realização das ações de formação; Planeamento do momento da avaliação da eficácia; Distribuição da ficha de avaliação da eficácia aos avaliadores; Recolha e tratamento estatístico. Reuniões com equipa de benchmarking revisão dos instrumentos; Reuniões com e apresentação de novos instrumentos de avaliação Aplicação dos procedimentos de avaliação de desempenho divulgação de resultados

14 Obter elevado grau de desempenho dos Nível de Desempenho com nível de desempenho 0 e com desempenho 4/ n.º total de * 100 nível <3 =0 nível 4 = 70% GPRH Avaliado res Avaliados Procedimento de avaliação de desempenho Fichas de Avaliação de Desempenho Programas s Cumprimento dos procedimentos e instruções de trabalho. CRESCIMENTO PRH OE5 Assegurar a qualificação, satisfação e motivação dos Assegurar a satisfação dos satisfação dos IMS (índice médio de satisfação) 75% GP RH colabora dores Inquérito de avaliação da satisfação dos sugestões/ reclamações Atas de reunião Envolver no planeamento das atividades; Promover a participação dos em atividades da Instituição; Realizar fórum de início de ano; Realizar reuniões/ encontros de e ; Assegurar condições de higiene, segurança e saúde no trabalho; Assegurar os meios e recursos necessários para o pleno desempenho das funções; Avaliar a satisfação dos e proceder ao tratamento estatístico e divulgação de resultados.

15 FINANCEIRA OE6 Aumentar a sustentabilidade da Instituição Promover eventos/ campanhas de cariz financeiro realização de eventos/ campanhas eventos planeados/ eventos realizados * % Semestral colabora dores Parceiros Patrocin adores Ficha de planeamento Programas s Elaboração de ficha de planeamento e incluir os seguintes eventos: -Reis; -Concertos e Teatros; -Semana do Outono -Festa da Castanha e Leilão; -Festa de Encerramento de Atividades; - Cicloturismo; -Feira do Natal; - Festa de Natal; -Gala de Fado; -Santos Populares; - Take away mensal; -Preparação e distribuição dos convites e materiais de divulgação; -Organização e realização dos eventos. Receitas/ evento receitas do evento/ receitas do evento do ano anterior> 1 Valor monetá rio apurado que o valor do mesmo no ano anterior Semestral Colabora dores Livro de entrada de caixa Relatório de gestão Recolha dos montantes e registo; Divulgação dos resultados apurados.

16 Programas s FINANCEIRA OE6 Aumentar a sustentabilidade da Instituição Aumentar o n.º de sócios da Instituição Realizar candidaturas diversas Assegurar dinamização do Clube de empreendedores () Aumentar o auto financiamento (donativos, cotas, venda de produtos e prestação de serviços) aumento de sócios realização de candidaturas cumprimento do plano Autofinanciamento ( )/ total da receita sócios do ano n- n.º sócios do ano n-1/ sócios do ano n-1 *100 Candidaturas divulgadas de interesse institucional/c andidaturas realizadas N.º Ideias apresentadas/ N.º Ideias concretizáveis Auto financiamento (donativos, subsídios de empresas, cotas de sócios, vendas, prestação de serviços, entre outros)/ total receitas 25% 85% 50% 10% anual anual Serviços administ rativos Diretores Técnicos Dir GP Equipa Técnica GPRH G Lista de sócios Relatório de gestão divulgações; regulamentos específicos, legislação, formulários. Cronograma; Atas de Reuniões;. Recibo das cotas; Recibos de donativos; Fatura/recibo de prestação de serviços. Divulgação da Instituição através dos diferentes canais de comunicação (facebook, site do CSCSPB, jornais locais, jornal de parede e/ou outros) reuniões; elaboração de candidaturas. Realização/dinamização de reuniões do clube de empreendedores; Apresentação de resultados e respetivo encaminhamento Realização de campanhas de sensibilização à comunidade; Divulgação da Instituição através dos diferentes canais de comunicação (facebook, site do CSCSPB, jornais locais, jornal de parede e/ou outros); Divulgação dos produtos e serviços da Instituição (materiais promocionais); Aluguer de espaços.

17 Programas s