10 Dicas PARA GERENCIAR SUA CLÍNICA

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1 10 Dicas PARA GERENCIAR SUA CLÍNICA

2 Introdução As inúmeras variáveis envolvidas no gerenciamento de uma clínica odontológica (atendimento, equipamentos, questões jurídicas, finanças, marketing etc.) deixam claro que não se trata de uma tarefa simples. Ainda assim, muitos (muitos, mesmo) odontólogos e odontólogas vivem histórias de sucesso, cuidando de empreendimentos financeiramente saudáveis e, mais do que isso, aprimorando a qualidade de vida de seus pacientes com ética e profissionalismo. Mais do que "sobreviver" no mercado, esses profissionais crescem, evoluem, buscam continuamente pela excelência. Como o fazem? Com garra e informação, principalmente. Você, leitor, gerencia uma clínica e gostaria de obter melhores resultados? Mais harmonia com os fornecedores? Contas mais equilibradas? Maior fluxo de clientes? Se sim, com certeza este e-book, fruto de uma parceria entre a Nerocom Digital e a Softmanager, irá lhe ajudar. Após muita pesquisa, encontramos uma série de boas práticas no gerenciamento de clínicas, e as condensamos em dez dicas que, embora aparentemente simples, irão agregar valor ao seu empreendimento. Boa leitura! 1-10 Dicas para gerenciar sua clínica

3 1 Fique de olho na legislação da área Além das leis exigidas para empreendimentos em geral (alvará, arrecadação de impostos, responsabilidade jurídica etc.), existem leis relacionadas especificamente à Odontologia, ligadas aos conselhos regionais e ao Conselho Federal de Odontologia. Cumprir todas as regras necessárias é desafiador, mas naturalmente essencial para o sucesso do consultório. Mantenha contato com representantes do conselho regional de seu estado, para ficar atualizado quanto a eventuais mudanças de legislação que nem sempre recebem cobertura por parte da mídia geral. No site do Conselho Federal de Odontologia, há uma seção específica para leis de interesse dos odontólogos. Fique de olho: 2 Mantenha uma comunicação aberta com sua equipe Se os seus funcionários ou sócios não se sentem à vontade para conversar com você a respeito do trabalho, muitos problemas podem crescer na surdina e prejudicar o empreendimento de maneira irreversível. Os atendentes estão desmotivados? O sócio está preocupado com o fluxo de caixa? Você está insatisfeito com o desempenho de algum funcionário? O poder de um diálogo aberto e sincero é muitas vezes subestimado, e há quem prefira até mesmo contratar terceiros para cuidar de assuntos internos, ao invés de criar um ambiente propício à comunicação. Nem todas as conversas serão agradáveis, mas não há dúvidas de que, em sua maioria, trarão bons resultados à clínica, seja solucionando conflitos, seja incentivando o surgimento de ideias promissoras para o empreendimento. - 2

4 3 Fortaleça suas parcerias Bons parceiros são aqueles que, além de fornecer serviços ou produtos de qualidade, demonstram interesse em crescer junto com a clínica. Maus parceiros, por sua vez, entregam resultados medíocres, prejudicando você e seus pacientes, ou não demonstram real interesse no seu sucesso. Nesses casos, não há uma "parceria" de fato, e sim um "peso". Como andam suas parcerias? Procure avaliá-las e descobrir se é possível promover um crescimento conjunto por meio de depoimentos e indicações, por exemplo. Além disso, veja se é possível negociar preços dos 4 produtos comprados com as empresas parceiras, de modo a aliviar um pouco o seu orçamento. Avalie quais parcerias devem ser mantidas e quais deveriam ser trocadas em prol da clínica. 4 Invista em marketing Pacientes satisfeitos são excelentes divulgadores, e podem ajudar a trazer novos clientes. Isso não significa, porém, que sua clínica deve depender unicamente do "boca a boca": um site bem estruturado, bem como anúncios em veículos (jornais, revistas, redes sociais, sites, rádios) e campanhas de marketing, ajudam a atrair novos clientes. Procure empresas especializadas em marketing, com profissionais que possam lhe orientar sobre as formas mais eficazes de tornar sua clínica conhecida. Em tempo: a publicidade relacionada a consultórios de odontologia deve estar de acordo com o código de ética da categoria. Acesse-o neste link ( e confira o capítulo XVI Dicas para gerenciar sua clínica

5 5 Cuide bem do ambiente Há dois pontos fundamentais relacionados ao ambiente de um consultório: o respeito a normas de higienização (especialmente importante quando se trata de prestar serviços de saúde) e a otimização da experiência do paciente. Quanto a infraestrutura e dimensões físicas, o local deve estar de acordo com a RDC (Resolução da Diretoria Colegiada) 50/2002 do Ministério da Saúde (disponível em e com as leis vigentes da vigilância sanitária de seu município. Uma ida ao consultório pode ser intimidadora para o paciente considerando que certos tratamentos tendem a ser desconfortáveis. Sendo assim, por que não tornar o ambiente mais amigável e menos "frio"? Cadeiras confortáveis, decoração bonita e fácil de higienizar, revistas atualizadas e outros detalhes ajudam a deixar o paciente mais à vontade (e naturalmente mais satisfeito com o atendimento) sem representar grandes custos à clínica. Você tem dado atenção a isso? 6 Incentive o aprimoramento da equipe (e o seu também) Uma boa formação acadêmica e/ou técnica é fundamental para que os profissionais da clínica realizem suas atividades com competência. Contudo, muitos acabam se acomodando, talvez por sentirem que já sabem "o suficiente" ou mesmo por não serem incentivados a se aprimorar. Seminários, palestras, workshops e mesmo iniciativas mais "densas", como especializações e cursos de pós-graduação podem aprimorar o trabalho do profissional em duas vias: lhe dando experiência e conhecimento técnico, e motivando-o a crescer na empresa. - 4

6 7 Dê atenção aos clientes antes, durante e após o atendimento O foco principal do dentista é, de modo geral, solucionar o problema do paciente seja uma cárie, um dente a ser extraído ou uma mordida que precisa ser corrigida. Porém, é importante ter em mente também as etapas pré e pós-atendimento, tendo em vista a captação e manutenção do cliente (além, claro, de seu bem-estar). O seu trabalho pode ser fantástico, mas se o pré-atendimento não for conduzido com respeito e profissionalismo, o paciente pode simplesmente procurar outra clínica antes de você sequer vê-lo. Assim, sua equipe de recepção deve estar muito bem treinada, senão irá espantar quem procurar os serviços da clínica. Parece óbvio? Pergunte a seus amigos e conhecidos se já foram mal atendidos em recepções de clínicas, e verá como muitos estabelecimentos negligenciam esse ponto. Já após o atendimento, é possível inovar: no cadastro, ofereça ao paciente a possibilidade de receber novidades sobre a clínica em si, ou sobre cuidados com a saúde bucal, por exemplo. Esse tipo de atenção demonstra que você se importa com o paciente, e também o ajuda no cotidiano dele Dicas para gerenciar sua clínica

7 8 Cuide bem de seus estoques e equipamentos A grande variedade de equipamentos e materiais utilizados em uma clínica faz com que seja difícil mantêlos em ordem: envolve aquisição, estoque, descarte, utilização e atualização. Mantenha planilhas com as quantidades de equipamentos descartáveis, sua média mensal de uso e a frequência necessária de compra assim, fica mais fácil evitar surpresas, como falta de luvas e máscaras bem na hora de um procedimento. Quanto ao descarte propriamente dito, certifique-se de que é feito de acordo com as normas da vigilância sanitária local (um detalhe que pode acabar passando despercebido no dia a dia da clínica, mas que pode trazer sérias dificuldades no caso de uma inspeção não anunciada). Sobre equipamentos permanentes (máquinas, cadeiras do consultório etc.), mantenha uma rotina de higienização. No caso dos mais sofisticados, vale a pena ficar de olho em publicações especializadas, para descobrir quando adquirir versões mais modernas. 9 Acompanhe a concorrência Considerando todas as questões envolvidas na própria manutenção da clínica, é fácil olhar apenas para si mesmo e se esquecer dos concorrentes e nisso há o risco de perder inspiração para novas estratégias, ou mesmo encontrar exemplos do que não deve ser feito. Manter-se "de olho" na concorrência é uma prática comum em empreendimentos da área de marketing, mas pode ser um ótimo hábito para clínicas que tenham o objetivo de crescer e se diferenciar. Acompanhe sites, redes sociais, e veja materiais impressos de outras clínicas. - 6

8 10 10 Use um software de gerenciamento de clínica Existem diversos programas de computador feitos para manter determinadas A Softmanager produziu, em parceria com profissionais da odontologia, programas questões em ordem (fluxo de caixa, agendamento de consultas, acompanhamento de computador que reúnem diversas ferramentas essenciais para o bom de tratamentos, estoques), mas dificilmente conseguem "se comunicar" entre si, gerenciamento de uma clínica, como o Dental Manager e o Orto Manager. dificultando as operações como um todo. Acesse e veja como você pode aumentar a eficiência de sua clínica! 7-10 Dicas para gerenciar sua clínica

9 Conclusão O principal objetivo deste e-book é servir como uma referência rápida, que ajude o leitor a ficar de olho em questões fundamentais de gerenciamento que podem acabar passando despercebidas no cotidiano da clínica. Esperamos que o material seja de grande ajuda em seu empreendimento! Referências (Cartilha) Conselho Regional de Odontologia de Santa Catarina - Administradores.com.br - Colgate - Odontosolutions - Marketing em Odontologia

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