Sobre o EthicsPoint. Sobre a EthicsPoint Relatório Geral Segurança e confidencialidade do registro das denúncias Dicas e melhores práticas

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1 Sobre a EthicsPoint Relatório Geral Segurança e confidencialidade do registro das denúncias Dicas e melhores práticas Sobre o EthicsPoint O que é EthicsPoint? EthicsPoint é uma ferramenta abrangente de geração de relatórios confidenciais para ajudar administradores e empregados a trabalhar em conjunto para combater problemas, como fraudes, abuso e outras condutas impróprias, enquanto cultivam um ambiente de trabalho positivo. Por que precisamos de um sistema como o EthicsPoint? Acreditamos que nossos funcionários sejam o nosso recurso mais importante. Com a criação de canais abertos de comunicação podemos promover um ambiente de trabalho positivo e aumentar a produtividade. A lei exige que empresas de capital aberto disponham de um veículo de comunicação anônima para encaminhar denúncias de fraudes de contabilidade e auditoria à comissão de auditoria. Um sistema eficaz de denúncias intensificará nossos outros esforços para fomentar uma cultura de integridade e de tomada de decisão ética.

2 Relatório Geral Posso fazer denúncias usando a Internet ou o telefone? Sim. Como a ferramenta EthicsPoint, é possível fazer uma denúncia confidencial e anônima por telefone ou pela Internet. Quais tipos de situações devo denunciar? O sistema da EthicsPoint é idealizado para que os funcionários denunciem qualquer violação de nosso Código de Conduta estabelecido, ou qualquer outra preocupação que possam ter. Se eu presenciar uma violação, não devo simplesmente comunicá-la ao meu gerente, responsáveis do departamento de segurança ou recursos humanos e deixá-los lidar com isso? Quando você observar algum comportamento que acredita que esteja violando nosso código de conduta, esperamos que você o denuncie. Em condições ideais, você deve comunicar suas preocupações diretamente ao seu gerente, ou outro membro de nossa equipe administrativa. Porém, reconhecemos que podem existir circunstâncias em que você não sentirá confortável de fazer a denúncia do problema desta maneira. É para essas circunstâncias que fizemos uma parceria com a EthicsPoint. Preferimos que você faça a denúncia anonimamente a manter a informação para si mesmo. Por que devo informar o que eu sei? O que ganho com isso? Todos têm o direito de trabalhar em um ambiente positivo; entretanto, com esse direito vem a responsabilidade de atuar de maneira ética e informar às pessoas apropriadas se alguém não está agindo adequadamente. Quando trabalhamos juntos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. A conduta corporativa indevida pode colocar em risco a sobrevivência de toda uma empresa. A administração realmente deseja que eu faça denúncias? Certamente queremos isso! De fato, precisamos que você informe estes problemas. Você sabe o que está acontecendo em nossa empresa tanto o que é bom quanto o que é ruim. Talvez você saiba inicialmente alguma coisa sobre uma atividade que pode ser causa de preocupações. Sua denúncia pode minimizar o impacto negativo potencial sobre nossa empresa e nossos funcionários. Além disso, fornecer sugestões positivas pode ajudar a identificar maneiras que podem melhorar a cultura e o desempenho corporativo. Para onde vão essas denúncias? Quem tem acesso a elas? As denúncias são inseridas diretamente no servidor seguro da EthicsPoint para impedir qualquer violação possível na segurança. A EthicsPoint disponibiliza estas denúncias somente para pessoas específicas na empresa, que estão encarregadas de avaliar a

3 denúncia, com base no tipo de violação e local do incidente. Cada um dos destinatários destas denúncias é treinado para manter estas denúncias estritamente confidenciais. Este sistema não é apenas um exemplo de alguém me vigiando? O sistema EthicsPoint concentra-se em ser um aspecto positivo de toda a nossa filosofia global e nos permite garantir um local de trabalho seguro, protegido e ético. Recomendamos que você busque orientação sobre dilemas éticos, forneça sugestões positivas e comunique qualquer preocupação. A comunicação eficaz é essencial nos locais de trabalho atuais e esta é uma ótima ferramenta para aprimorar essa comunicação. Escolhemos cuidadosamente a melhor ferramenta de registro de denúncias para atender às nossas obrigações de conformidade, enquanto mantemos um ambiente de comunicação de fraudes positivo.

4 Segurança e confidencialidade do registro das denúncias Se entendi bem, qualquer denúncia enviada de um computador da empresa gera um registro no servidor, que identifica cada local da Web com o qual meu PC se conecta. Esse registro não me identificará como a origem da denúncia? A EthicsPoint não gera ou mantém quaisquer registros de conexão interna com endereços IP; por isso, nenhuma informação que vincule seu computador pessoal à EthicsPoint fica disponível. Na verdade, a EthicsPoint compromete-se contratualmente a não buscar a identidade de um informante. Se não se sentir confortável de fazer uma denúncia no computador do seu trabalho, você pode utilizar um computador fora de nosso ambiente de trabalho (como um computador de um café de Internet, na casa de um amigo etc.) através do site seguro da EthicsPoint. Muitas pessoas escolhem esta opção, já que os dados da EthicsPoint mostram que menos de 12% dos registros de denúncias são gerados durante horas comerciais. Posso registrar uma denúncia a partir de casa e ainda permanecer uma fonte anônima? Um registro de denúncia feito a partir de casa, de um computador de um vizinho ou de um portal de Internet permanecerá seguro e anônimo. Um portal de Internet nunca identifica um visitante pelo nome da tela e o sistema da EthicsPoint remove os endereços de Internet, de modo que o anonimato é totalmente mantido. Além disso, a EthicsPoint compromete-se contratualmente a não buscar a identidade de um informante. Preocupa-me a situação em que as informações que eu fornecer à EthicsPoint acabarão por revelar minha identidade. Como posso ter certeza que isso não vai acontecer? O sistema da EthicsPoint foi idealizado para proteger seu anonimato. Entretanto, se quiser permanecer anônimo, você, como a parte que fará a denúncia, precisará garantir que o corpo do relatório não revele sua identidade por acidente. Por exemplo, "De meu espaço de trabalho ao lado de Fulano de tal..." ou "Em meus 33 anos...". O atendimento na central telefônica com discagem gratuita também é confidencial e anônimo? Sim. As mesmas informações fornecidas através de um relatório com base na Internet serão solicitadas a você e um atendente digitará as respostas no site da EthicsPoint. Estas denúncias têm as mesmas medidas de segurança e confidencialidade aplicadas a elas durante o ato da denúncia. E se eu quiser ser identificado com o meu relatório? Existe uma seção no relatório para se identificar, se isso for desejado.

5 Dicas e melhores práticas Sei que algumas pessoas estão envolvidas com conduta antiética, mas isso não me afeta. Por que devo me dar ao trabalho de denunciar isso? Nossa empresa opta por promover o comportamento ético. Todas as condutas antiéticas, em qualquer nível, acabam prejudicando a empresa e todos os funcionários, incluindo você. Você só tem que considerar o que aconteceu em recentes escândalos corporativos para ver os efeitos desastrosos que um lapso, aparentemente inofensivo em ética, pode ter sobre uma empresa que de outra forma seria saudável. Por isso, se você souber de quaisquer incidentes de má conduta ou violações éticas, considere que é seu dever, com relação a você e seus colegas de trabalho, relatá-los. Não tenho certeza que o que eu vi ou ouvi é uma violação da política da empresa, ou envolve uma conduta antiética, apenas não parece certo. O que devo fazer? Faça uma denúncia. A EthicsPoint pode ajudá-lo a preparar e fazer o registro de sua denúncia para que seja entendida apropriadamente. Preferimos que você denuncie uma situação que se descubra mais tarde que é inofensiva, que deixar que um possível comportamento antiético passe despercebido, porque você não tinha certeza sobre a situação. E se o meu chefe ou outros gerentes se envolverem em uma violação? Eles não vão receber o relatório e tentar acobertá-lo? O sistema da EthicsPoint e a distribuição de relatórios de denúncias são idealizados para que as parte implicadas não sejam notificadas e recebam acesso aos relatórios nos quais foram citados. E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois que enviar a denúncia? Ou, o que eu faço se a empresa tiver perguntas adicionais com relação ao meu relatório de denúncias? Quando você faz o registro de uma denúncia no site da EthicsPoint ou através da central telefônica da EthicsPoint, você recebe um nome de usuário exclusivo e solicitase que você defina uma senha. É possível retornar ao sistema da EthicsPoint novamente através da Internet ou por telefone e acessar a denúncia original para adicionar mais detalhes ou responder perguntas passando-se por um representante da empresa e adicionar mais informações que ajudarão a solucionar os problemas em aberto Recomendamos que você retorne ao site na hora especificada para responder às perguntas da empresa. Você e a empresa entraram agora em um "diálogo anônimo", onde as situações não só são identificadas, mas também podem ser solucionadas, não importando o grau de complexidade. Estes acompanhamentos de relatórios são tão seguros quanto o primeiro contato? Toda a correspondência da EthicsPoint é retida na mesma confidencialidade estrita da denúncia inicial e continuam sobre a proteção do anonimato.

6 Eu ainda posso registrar uma denúncia se não tiver acesso à Internet? Você pode registrar uma denúncia no sistema da EthicsPoint a partir de qualquer computador com acesso à Internet. Você pode fazer uma denúncia a partir de casa. Muitos locais públicos, incluindo a biblioteca pública, têm computadores com acesso à Internet. Caso não tenha acesso ou não se sinta confortável utilizando um computador, você pode ligar para a central de atendimento gratuito da EthicsPoint, que está disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano.