Ano Lectivo 2012/2013

Transcrição

1 Ano Lectivo 2012/ de Outubro de

2 Grupo GI 6: José Oliveira Maria Marques Vânia Leite Sara Torres Supervisor Projecto - Rui Rodrigues Monitor Projecto - Diogo Teixeira 2

3 Resumo Este relatório foi realizado por um grupo de alunos do MIEIC e do MIEIG, no âmbito da unidade curricular Projecto. Abrangerá pontos como o conceito de ferramentas colaborativas online bem como a frequência com que são utilizadas. Estes estudos foram auxiliados com inquéritos que foram realizados aos estudantes do Mestrado Integrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. Os autores começaram pela recolha de informação dos inquéritos aos alunos do MIEEC sobre o seu uso de ferramentas colaborativas online. Depois da interpretação e análise desses resultados, fez-se o presente relatório e elaborou-se um poster. Finalmente é feita uma exposição oral do trabalho por elementos do grupo. Ao longo do relatório abordou-se as FC s utilizadas em contexto profissional nas diversas áreas de trabalho e analisou-se em concreto as FC s mais utilizadas pelos alunos do MIEEC da. Com estes dados concluiu-se que, no que diz respeito aos alunos inquiridos, há uso de um vasto leque de ferramentas colaborativas, sendo as mais utilizadas a Dropbox e o Skype. Após estas conclusões realizou-se uma análise critica dos dados e reuniram-se as vantagens e desvantagens, das ferramentas colaborativas, nomeadamente as mais utilizadas. 3

4 Glossário MIEIC Mestrado Integrado em Engenharia Informática e Computação MIEIG - Mestrado Integrado em Engenharia Industrial e Gestão MIEEC - Mestrado Integrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores Faculdade de Engenharia Universidade do Porto FC Ferramentas Colaborativas Brainstorming O brainstorming (literalmente: "tempestade cerebral" em inglês) ou tempestade de ideias, mais que uma técnica de dinâmica de grupo, é uma actividade desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo - criatividade em equipa - colocando-a a serviço de objeticvos prédeterminados. ios- Sistema operacional móvel da Apple Palavras-chave Colaboração Equipa Internet Ferramentas Colaborativas Online 4

5 Agradecimentos Gostaríamos de agradecer a todos os que colaboraram na realização do inquérito e também ao supervisor e monitores que nos acompanharam e guiaram desde o início do desenvolvimento deste projecto: Rui Rodrigues - Coordenador do projecto Diogo Teixeira - Monitor do projecto 5

6 Índice Resumo...3 Glossário...4 Palavras-chave...4 Agradecimentos...5 Índice...6 Introdução...8 Ferramentas Colaborativas Online...9 O que são?...9 Dropbox...9 Google Docs Skype Team Viewer Mindmeister Conceptshare Prezi Utilização de Ferramentas Colaborativas Online na Indique até três FC's que conheça ou use Com que frequência usa FC's? Para que actividades utiliza normalmente as FC's? Quanto tempo considera que poupa pelo uso de FC's? Como lida com as definições de privacidade das FC's que usa? Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Lentidão] Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Perda de dados introduzidos] Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Dados corrompidos] Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Desformatação dos conteúdos] Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Exportação para o formato pretendido inexistente] Quão importante considera que uma FC tire partido das redes sociais (ex: Definir a lista de colaboradores, com base na lista de "amigos" da rede social)?

7 12- Existem FC's que permitem a edição de um documento por várias pessoas em simultâneo. Como considera esta funcionalidade, comparando com FC's que apenas permitam que uma pessoa altere o documento de cada vez? Confronto de resultados Quais as 2 FCs mais utilizadas? Vantagens da dropbox Vantagens do Skype Conclusão Referências bibliográficas

8 Introdução Ao longo dos anos a tecnologia tem ajudado a simplificar diversas tarefas do nosso dia-a-dia. A comunicação é crucial para o ser humano e por vezes dificultada por diversos obstáculos, como a impossibilidade da presença de duas ou mais pessoas no mesmo local. Assim as ferramentas colaborativas online (FC s) permitem a comunicação em tempo real através da internet, gratuitamente. O relatório tem como objectivo principal mostrar quais as ferramentas colaborativas online mais usadas pelos alunos do MIEEC da, com que frequência as utilizam e quais os principais propósitos da sua utilização. Pretendemos abordar uma descrição de cada ferramenta colaborativa usada, focar nas mais utilizadas e esclarecer sobre as suas desvantagens e vantagens. Para alcançar o que foi referido em cima pretendemos investigar o uso das ferramentas no nosso espaço académico. Para isso contaremos com respostas de 50 alunos do MIEEC da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto que foram inquiridos. Com base nos dados recolhidos pretendemos fazer uma análise critica interpretando-os e concluindo o porquê de algumas ferramentas serem as mais utilizadas pelos alunos. Depois de toda a análise e reunião de vantagens e desvantagens pretendemos incentivar para o uso destes utensílios computacionais. 8

9 Ferramentas Colaborativas Online O que são? Hoje em dia a comunicação é essencial para o nosso dia-a-dia, quer para objectivos profissionais quer para fins académicos. Recorremos a ela para comunicar com colaboradores, colegas de trabalho, entre outros. Para evoluir nesse aspecto, surgiram as ferramentas colaborativas online que permitem que, por exemplo, equipas criem, alterem e partilhem arquivos do seu trabalho em conjunto com os seus diferentes colaboradores, em tempo real. Com isto, deixa de ser necessária a presença de todos os elementos de um grupo de trabalho no mesmo espaço físico. De inúmeras ferramentas colaborativas que existem destacam se ferramentas como a Wiki, o Skype, Google Docs, Google drive, DropBox, Team Viewer, Mindmeister, Prezi, Conceptshare, entre outras. Entre muitas coisas, as ferramentas colaborativas online em geral permitem: Organização e planificação de trabalhos; Criação de formulários e inquéritos, para apoios estatísticos; Desenvolvimento de trabalho ou estudo e trocas impressão; São reunidas várias vantagens para quem usufrui destas opções: Possibilidade de trocar informações e dados à distância, em tempo real; Armazenamento de dados online que permite uma alteração ágil e célere: Essa alteração pode ser feita a partir de qualquer ponto físico, com acesso à internet; Sincronização de arquivos com aparelhos móveis (tablets, smartphones, blackberry, ente outros); Exemplos Dropbox É uma espécie de pen online, em que tudo aquilo que guardar dentro da Dropbox pode ficar acessível em qualquer computador, telemóvel ou tablet desde que tenha as credenciais necessárias para o fazer (username/password) e uma ligação à internet. Além disso, a Dropbox oferece a possibilidade de criar pastas partilhadas entre vários utilizadores, fazendo com que o conteúdo das pastas seja atualizado quase em tempo real, tornando a numa poderosa ferramenta colaborativa capaz de manter todos os elementos de uma equipa atualizados com a mesma informação. Este serviço online é gratuito. 9

10 Google Docs O Google Docs permite criar diferentes tipos de documentos (por exemplo: apresentações, folhas de cálculo, desenhos), trabalhar neles em tempo real com outras pessoas e armazená-los. Foi concebido para equipas uma vez que um documento pode ser editado por várias pessoas em simultâneo. Para facilitar possui um chat e comentários integrados facilitam o trabalho em equipa. Para apresentar o documento é só criar diapositivos a através do editor de apresentações que pode ser publicado na Web para que qualquer pessoa as possa visualizar, ou partilhar de forma privada. Skype O Skype permite efetuarchamadas gratuitas e conversar por texto através da Internet, em qualquer parte do mundo. Está disponível em 27 idiomas e é usado em quase todos os países. É possível a realização de conferências com mais de 2 pessoas e o seu uso não está cingido ao computador, ou seja pode ser feito também através de telemóvel, tablet ou outros aparelhos do género. Team Viewer O Team Viewer é uma ferramenta que permite utilizar outro computador conectado à Internet, como se estivéssemos sentados a sua frente. Para tornar o acesso remoto ainda mais prático, a ferramenta possibilita a transferência de arquivos e comunicação por voz, texto ou vídeo. Mindmeister É uma ferramenta que tem como fundamento o brainstorming, ou seja, um grupo de pessoas pode partilhar ideias e criar um mapa mental em tempo real online, ficando este guardado e sendo também criado um histórico de todas as alterações realizadas por cada utilizador. Pode-se aceder ao mapa mental online e em plataformas móveis e também é possível editá-lo offline. Conceptshare O Conceptshare permite que trabalhadores de empresas e os clientes tenham acesso à produção dos projectos, vendo a sua evolução e analisando o que querem ver alterado. É usado por profissionais da área da edição de imagem e de vídeo. Prezi É um software de apresentação com uma edição leve e prática, podendo ser editado online em conjunto com parceiros, em tempo real. Tem vindo a substituir o PowerPoint. Não funciona por slides, mas sim por uma apresentação única e não-linear. Depois de criada a apresentação, que não requer a instalação de um programa, podemos mostra-la em modo online, ou offline, bastando apenas descarregar os ficheiros necessários para tal. 10

11 Depois de definir algumas ferramentas colaborativas online vamos analisar o seu uso pelo corpo estudantil da. Para tal, vamos reunir dados estatísticos de um inquérito feito a 50 alunos do MIEEC. Entre vários campos do uso das FC s, tentou-se perceber, por exemplo, com que frequência é que os alunos recorrem a elas e o quanto é que elas lhes facilitam o estudo/trabalho 11

12 Utilização de Ferramentas Colaborativas Online na 1- Indique até três FC's que conheça ou use FC's mais conhecidas Dropbox Prezi Wikis Skype Teamviewer Teamspeak Google drive (docs) Não conheço Gráfico 1 Analisando os resultados expressos nos gráficos, concluímos que os estudantes usam uma grande variedade de FC s. Entre as preferidas, encontra-se o Skype e a Dropbox. 12

13 2- Com que frequência usa FC's? Com que frequência usa FC's? Todos os dias Frequentemente Ocasionalmente Nunca Gráfico 2 O gráfico 2 diz respeito à frequência com que estes alunos utilizam as ferramentas colaborativas online. Através da análise do gráfico verificamos que a maioria dos inquiridos, correspondente a 25 alunos (50%), utiliza esta ferramenta ocasionalmente. Um número mais reduzido de alunos, 18 (36%), utiliza-a "frequentemente". Por outro lado com uma menor percentagem temos os alunos que responderam que a utilizam todos os dias, que são apenas 6 (12%). Para finalizar, a menor percentagem corresponde aos inquiridos que responderam "nunca", equivalente a 2%. Estes resultados deixam bem claro que as ferramentas colaborativas online são utilizadas pela maioria dos alunos do MIEEC. Isto permite-nos concluir que a maioria dos inquiridos as conhecem e supor que sabem utilizá-las. 13

14 3- Para que actividades utiliza normalmente as FC's? Actividades em que usa os FC's Trabalho/ Estudo Lazer/Social Ambas Gráfico 3 O gráfico 3 diz respeito ao tipo de actividades em que os alunos do MIEEC utilizam as ferramentas colaborativas online. Através da análise do gráfico verifica-se que a maioria dos alunos utiliza esta ferramenta tanto para o trabalho/estudo como para lazer/social. Esta maioria corresponde a 54%.Cerca de 26% dos alunos inquiridos utilizam esta ferramenta apenas para "lazer/social" e por outro lado os restantes que correspondem a 20% utilizam-nas para "trabalho/estudo". Com estes resultados conclui-se que a maioria dos alunos questionados utilizam ferramentas colaborativas online para mais do que duas actividades. Estas observações mostra assim mostram que as FC s tem várias funcionalidades e são úteis quer para trabalho e estudo como para lazer/social. 14

15 4- Quanto tempo considera que poupa pelo uso de FC's? Tempo que poupa com o uso de FC's Muito Algum Pouco 29 Nenhum Gráfico 4 O gráfico 4 diz respeito ao tempo que os alunos do MIEEC poupam com o uso da FC s. Com a análise do gráfico verifica-se que a maioria, cerca de 58% dos alunos respondeu que poupa algum tempo. Cerca de 24% respondeu que poupa muito tempo com o uso da FC s. Por outro lado apenas 14% respondeu "pouco e ainda 4% respondeu que não poupa nenhum tempo com o uso das ferramentas. Estes resultados permitem concluir que de facto as ferramentas colaborativas online são geralmente eficazes e permitem, normalmente, que o utilizador poupe tempo quando recorre a elas. Um factor que ajuda a esta poupança de tempo é o facto de se trabalhar com elas online, não sendo necessárias deslocações dos elementos do grupo, no caso do trabalho ser em equipa. 15

16 5- Como lida com as definições de privacidade das FC's que usa? Como controla as definições de privacidade? É possivel controlar a privacidade? Estou atento 3 Não confio, logo sou muito restritivo 34 Sou relaxado, não controlo Não uso FC's porque não me garantem a privacidade que desejo. Gráfico 5 Ao analisar o gráfico 5, verificámos que 3 alunos são muito restritivos, 9 não se preocupam com a questão da privacidade, 34 estão atentos, ou seja nem são demasiado relaxados nem são demasiado restritivos, 3 alunos não sabiam da possibilidade de se poder controlar as definições de privacidade e 1 aluno opta por não usar FC s porque acha que não lhe garantem privacidade. Sendo assim, podemos concluir que mais de metade dos alunos desta amostra faz os possíveis por controlar o acesso de terceiros a informações pessoais ou escolares, mostrando assim uma boa utilização de ferramentas colaborativas e uma preocupação em proteger os seus interesses. 16

17 6- Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Lentidão] Com que frequência encontra lentidão nas FC's? Frequentemente Nunca Ocasionalmente Todos os dias Gráfico 6 Através do gráfico 6, podemos verificar que 1 aluno encontra lentidão nas FC s todos os dias, 6 encontram-na frequentemente, 10 nunca se depararam com este problema e 33 afirmam ter que lidar com este problema ocasionalmente. Podemos então concluir que a lentidão encontrada nas ferramentas colaborativas é ainda um problema bastante comum visto que mais de metade dos alunos afirmam encontrá-lo ocasionalmente, o que pode ser impeditivo de um facilitado uso das FC s pois o seu objectivo é permitir uma interacção entre os vários utilizadores em tempo real. Uma explicação possível para este problema pode ser o facto de que os dispositivos necessários para o uso destas ferramentas seja relativamente caro, tornando-se assim dispendioso gastar dinheiro para melhorar a velocidade de transmissão de dados. 17

18 7- Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Perda de dados introduzidos] Perda de dados introduzidos Frequentemente Ocasionalmente Nunca Gráfico 7 Revelou-se que 70% nunca perdeu dados, 24% perde ocasionalmente, e 6% perdem frequentemente. Generalizando a questão, a grande maioria nunca ou raramente enfrenta problemas com a perda de dados. No entanto, 6% depara-se com esta situação com alguma frequência. Especulando, isto poderá ou advertir de uma má utilização das FC s ou escolha errada das mesmas. É possível que as FC s precisam ainda de evoluir para abrangerem mais utilizadores. 18

19 8- Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Dados corrompidos] Dados corrompidos Frequentemente Ocasionalmente Nunca Gráfico 8 Cerca de 2% encontra frequentemente os seus dados corrompidos. Com 42%, isso só acontece ocasionalmente, e com 56% nunca sucedeu. Mais de metade nunca teve de lidar com esta situação, o que é positivo. Significa que as pessoas raramente são confrontadas com dados corrompidos. 19

20 9- Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Desformatação dos conteúdos] Desformatação dos conteúdos Frequentemente Ocasionalmente Nunca Gráfico 9 Aproximadamente 12% perde a sua formatação frequentemente, 40 % ocasionalmente, e 48% nunca se deparou com esta questão. Apesar de quase metade nunca ter tido este inconveniente, a outra metade enfrenta-a um número considerável de vezes. Se as pessoas tiverem de lidar com estes problemas, o uso das FC s tornar-se-á, provavelmente, insatisfatório e não fará o que se compromete: facilitar o trabalho colaborativo. 20

21 10- Com que frequência encontra os seguintes problemas na utilização de FC's? [Exportação para o formato pretendido inexistente] Exportação para o formato pretendido inexistente Nunca Ocasionalmente Frequentemente Gráfico 10 A maioria dos alunos nunca teve problemas com a exportação para um certo formato pretendido (56%), mas 36% ocasionalmente encontram esse obstáculo quando utilizam FC s. Poucos (8%) são os que frequentemente se deparam com esse problema. À medida que as FC s se tornam mais valiosas no mercado este tipo de problemas é esperado que diminua ao longo do tempo, cada vez mais os criadores das diversas FC s evoluem no sentido dos seus utilizadores não encontrarem obstáculos como este. 21

22 11- Quão importante considera que uma FC tire partido das redes sociais (ex: Definir a lista de colaboradores, com base na lista de "amigos" da rede social)? Definir a lista de colaboradores, com base na lista de amigos da rede social Nada importante Pouco importante Importante 22 Muito importante Gráfico 11 Relativamente à existência de listas de colaboradores com base na lista de amigos da rede social as opiniões dividem-se entre importante e pouco ou nada importante o que pode demonstrar que as ferramentas colaborativas mais utilizadas pelos alunos do MIEEC são FC s de cariz profissional. 22

23 12- Existem FC's que permitem a edição de um documento por várias pessoas em simultâneo. Como considera esta funcionalidade, comparando com FC's que apenas permitam que uma pessoa altere o documento de cada vez? Edição de um documento por várias pessoas em simultâneo Inutil Pouco util Util 32 Muito util Gráfico 12 A maioria dos alunos (64%) considera a existência de FC's que permitam a edição de um documento por várias pessoas em simultâneo útil, 18% acham essa característica em FC s muito valiosa (muito útil), 16% não acha que isso seja crucial nas FC s (pouco útil) e 2% acha inútil. 23

24 Confronto de resultados Quais as 2 FCs mais utilizadas? Feita a análise aos vários gráficos e às diversas ferramentas colaborativas concluí-se que as FC s com maior preferência no corpo estudantil são a Dropbox e o Skype. Serão de seguida, apresentadas algumas das vantagens destas duas FC s, que poderão estar por trás destes resultados positivos. Vantagens da dropbox Permite o acesso a qualquer arquivo imediatamente independentemente do local, basta aceder à página do Dropbox e baixar. Não tem qualquer custo. Tem uma capacidade máxima de armazenamento de 500GB. Existem aplicações compatíveis com ios, Android, Blackberry, Symbian. Permite compartilhar todo o tipo de arquivos. Sendo assim, conclui-se que é uma ferramenta bastante útil na vida académica: permite uma troca fácil de apontamentos, exercícios, ou outros documentos de trabalho, entre colegas. É de salientar que na amostra que foi submetida a este inquérito, 37 alunos revelaram a sua preferência por esta ferramenta. Vantagens do Skype Permite troca de mensagens instantâneas e conferências de áudio e videochamadas, de modo gratuito. Facilita a comunicação entre os vários membros de um grupo Pode ser utilizado em mais dispositivos para além do clássico computador: ipads, telemóveis, etc. Sendo assim, é compreensível que seja muito utilizada pelos estudantes, quer para lazer, quer para estudo/trabalho. Expostas as diversas utilidades das duas FC s, consegue-se perceber as preferências dos alunos na escolha destas. No entanto, será que podemos assumir que os inquiridos já sabem o suficiente sobre o mundo das ferramentas colaborativas? Com base apenas neste 24

25 inquérito, tirar tal conclusão é irresponsável. Para uma resposta mais próxima da realidade precisava-se de uma recolha de informação maior, quer a nível de pesquisa de trabalhos realizados quer a nível da realização de inquéritos. Porém, analisando a quantidade de pessoas que não costuma utilizar FC s e os problemas que têm com elas, pode-se estimar que o uso destas ferramentas pode ser optimizado. Dando a conhecer as diversas FC s existentes e disponibilizando mais dicas sobre como as usar, espera-se que seja possível obedecer às preferências e necessidades de cada estudante. 25

26 Conclusão Ponderados os resultados provenientes dos 50 alunos do MIEEC, conclui-se que a maioria destes estudantes conhece estas ferramentas. Esta reflexão foi obtida pela interpretação dos dados que nos indicaram que na amostra de alunos inquiridos, apenas 2 % não utiliza qualquer tipo de ferramenta. É de realçar que se pode escolher quem tem acesso aos dados que se partilha, e a maioria dos alunos do MIEEC tem cuidados a esse nível e evita revelar informações sensíveis, por precaução. Também é aconselhável guardar os dados em suporte físico, como segurança. Foi compreendido também que os alunos usam as FC s para trabalho/estudo e lazer, revelando a polivalência destes utensílios, e que raramente são confrontados com dados corrompidos. Foi revelado que estas possibilitam, no geral, uma grande poupança de tempo, provavelmente por não ser necessária a presença de todos os colaboradores no mesmo espaço físico para um trabalho. No entanto, apesar destes dados que podem ser positivos para as FC s, ficou registado que a lentidão é ainda um problema recorrente, possivelmente porque os utilizadores não usam dispositivos adequados. Sendo assim, é possível que as FC s precisem de evoluir e adaptar-se ao público, de modo a abranger mais utilizadores. Olhando criticamente, é preciso salientar que esta amostra não pode ser associada à população em geral, uma vez que, para tal, a recolha de informação teria de ser maior. Supõem-se que se o questionário fosse feito a indivíduos de outras classes e profissões, a percentagem de pessoas que não utilizam estas ferramentas poderia ser maior. Isto porque a parte da população portuguesa com faixa etária mais avançada, geralmente, não recorre tanto a estes utensílios computacionais. Algumas causas poderão ser a dificuldade no manuseamento das novas tecnologias, ou por serem pessoas que nas suas ocupações/profissões não interagem com este tipo de ferramentas. Sendo assim o grupo achou que o uso das FC s pode ainda ser melhorado e divulgado. No caso da nossa equipa, as ferramentas colaborativas contribuíram para um melhor desempenho. Mesmo estando na mesma faculdade, as nossas tarefas são imensas e poucas vezes nos cruzamos nos corredores. Recorremos então a este tipo de ferramentas, que nos permitiu trocar ideias e cruzar dados acerca do projecto. 26

27 Referências bibliográficas Konfinde. Prezi - Criando Apresentações de Alto Impacto Online. (acessado a 29 de Setembro de 2012) Wikipedia. Collaboration tool. (acessado a 29 de Setermbro de 2012) Prezi. About Prezi. (acessado a 29 de Setembro de 2012) Mindmeister. Setembro de 2012) Mapa mental. (acessado a 28 de Online Collaboration Software for Creative Teams. CoceptShare (acessado a 30 de Setembro de 2012) Wikipedia. Brainstorming. (acessado a 30 de Setembro de 2012) Dropbox. The Dropbox Tour. (acessado a 1 de Outubro de 2012) A Computer Blog. Just What is Dropbox? what-is-dropbox.html (acessado a 28 de Setembro de 2012) Google. Apps for business. (acessado a 29 de Setembro de 2012) WebEduc - O Portal de Conteúdos Educacionais do MEC. Linux Educacional. (acessado a 30 de Setembro de 2012) 27