GUIA CORPORATIVO DO GOOGLE DRIVE PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS

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1 GUIA CORPORATIVO DO GOOGLE DRIVE

2 SUMÁRIO 03 INTRODUÇÃO 08 COMPARTILHAMENTO RÁPIDO DE 04 AFINAL, QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS DOCUMENTOS USOS E BENEFÍCIOS PARA EMPRESAS 09 PERMITE QUE VOCÊ CRIE UM ÓTIMO 04 GRANDE VARIEDADE DE FORMATOS DOS SISTEMA DE BACKUP ARQUIVOS 12 COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS NO 05 ARMAZENAMENTO NA NUVEM: ACESSIBILIDADE DE QUALQUER LUGAR DRIVE E AUMENTAR A PRODUTIVIDADE NA EMPRESA? 06 OTIMIZA O TRABALHO EM EQUIPE 13 A ORGANIZAÇÃO DE PASTAS 07 SALVAMENTO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS 14 CORES E MARCADORES

3 GUIA CORPORATIVO DO GOOGLE DRIVE: Atualmente, o Google Drive é um dos serviços de armazenamento de dados mais seguros e vantajosos para empresas de todos os portes. Por meio da computação em nuvem, documentos podem ser facilmente alterados, de qualquer lugar e a qualquer hora. Além das vantagens já citadas, o Google Drive tem sido amplamente utilizado no mercado, uma vez que sua eficácia vem sendo comprovada por empresas de todo o mundo e em velocidade incrivelmente alta. Neste ebook, você irá compreender o porquê da abrangência do Google Drive no meio corporativo e quais são as principais vantagens e usos para empresas. Confira! 3

4 AFINAL, QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS USOS E BENEFÍCIOS PARA EMPRESAS? Além de prático e eficiente, o Google Drive também oferece um ótimo custo-benefício. Na maioria dos casos, a utilização é inteiramente gratuita. Os dois únicos casos de cobrança são a compra de mais espaço de armazenamento ou a customização do serviço para a sua empresa, com endereços de personalizados. GRANDE VARIEDADE DE FORMATOS DOS ARQUIVOS Um dos benefícios do Google Drive é a sua universalidade de formatos. Com ele, você consegue criar, editar e visualizar mais de 40 diferentes tipos de arquivos, incluindo Word, Excel e PowerPoint. E, por ser um serviço online, você precisa apenas de uma conta da Google para acessar. Ou seja, não precisa se preocupar em instalar a última versão de softwares. 4

5 ARMAZENAMENTO NA NUVEM: ACESSIBILIDADE DE QUALQUER LUGAR Uma das principais vantagens do Google Drive é o armazenamento na nuvem o que permite o acesso de qualquer lugar do mundo, utilizando apenas nome de usuário e senha. Ou seja: você consegue visualizar e editar os seus arquivos até do seu smartphone! Além disso, por ter uma interface organizada baseada nos próprios computadores, fica fácil organizar os seus arquivos em pastas. Encontrar documentos também é fácil, afinal, você conta com o eficiente mecanismo de busca do Google. 5

6 OTIMIZA O TRABALHO EM EQUIPE O Google Drive é a ferramenta ideal para quem precisa trabalhar em equipe. Quando você cria um documento, é muito fácil compartilhar com colegas e você ainda pode definir quem pode editar e quem pode apenas visualizar. Assim, fica muito mais fácil dividir tarefas e construir relatórios em conjunto sem criar duplicatas ou perder importantes alterações.você conta com o eficiente mecanismo de busca do Google. Para facilitar esse trabalho em equipe e garantir que você não perca nenhuma informação importante, o Google Drive oferece um completo e eficaz controle de versão. Com ele, você consegue voltar à versão anterior de um documento caso alguém faça uma modificação errada, por exemplo, e acompanhar todos os momentos da edição do documento, registrando inclusive quem foi o responsável por cada ajuste. Por fim, outro importante recurso para o trabalho em equipe é o chat existente dentro do próprio aplicativo. Com ele, você não precisa abrir um outro programa para conversar com as outras pessoas que estão editando o documento. Tudo está ali, naquele momento, facilitando a integração e diminuindo o ruído na comunicação entre os participantes do projeto. 6

7 SALVAMENTO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS À medida que as edições são feitas, elas vão sendo automaticamente registradas e sincronizadas no Google Drive. Assim, todas as pessoas convidadas para o documento têm acesso instantâneo à versão mais atualizada do documento, além de ser possível saber quem editou cada parte. Além da plataforma, também é possível salvar o arquivo e trabalhar em modo offline diretamente no Google Drive. Na próxima vez que o aparelho se conectar com a internet, as edições serão automaticamente atualizadas e ficarão disponíveis para todos. 7

8 COMPARTILHAMENTO RÁPIDO DE DOCUMENTOS Para compartilhar um documento no Google Drive, basta convidar outras pessoas por e escolher se elas poderão visualizar e/ou editar o arquivo, de acordo com as preferências de quem criou o documento.usados, além da tradicional estrelinha. 8

9 PERMITE QUE VOCÊ CRIE UM ÓTIMO SISTEMA DE BACKUP Guardar e proteger seus arquivos é uma das principais preocupações de qualquer empresa, não é mesmo? Pois, com o Google Drive, fazer o backup de todos os documentos de texto, planilhas, apresentações, imagens e vídeos ficou muito mais fácil e prático. Enviar e gravar tudo na nuvem proporciona diversas vantagens aos usuários, que vão muito além da pura praticidade. Entretanto, alguns cuidados devem ser tomados ao se realizar esse tipo de operação, evitando algum eventual extravio de arquivos e o comprometimento da segurança de suas pastas. Por isso, agora, vamos ensinar a criar um sistema de backup campeão a partir do Google Drive. Quer saber como? Então, confira! 9

10 QUAIS SÃO AS PRIORIDADES? Antes de mais nada, é preciso definir quais arquivos precisam ser guardados, priorizando os mais importantes. Mas, além de guardar todos esses documentos na nuvem, armazene-os em sua máquina de origem, como uma alternativa para eventuais casos de necessidade. GERENCIANDO ARQUIVOS Salvar seus documentos de forma organizada e personalizada é a maneira mais fácil de localizá-los quando for preciso. Criar pastas e dividir seus trabalhos por assunto, tema, setor ou projeto, como achar mais coerente, é a forma mais eficiente para facilitar uma posterior busca. É preciso pensar que, provavelmente, nem só uma pessoa precisará acessar, trabalhar e editar esses arquivos. Então preze pelo trabalho coletivo! SINCRONIZANDO TODAS AS INFORMAÇÕES Instale o Google Drive em seu dispositivo para sincronizar automaticamente seus arquivos e mantê-los seguros e fáceis de acessar, quando e onde você estiver. São 30 GB ou armazenamento ilimitado, dependendo do plano contratado. 10

11 BACKUP DEVE SER CHECADO COM FREQUÊNCIA Para evitar que algum arquivo se perca ou seja esquecido, é recomendável realizar checagens periódicas mensais ou semanais em suas pastas de backup. Isso certamente evitará dores de cabeça futuras. E como a estrutura principal já está criada e devidamente sistematizada, essa verificação acaba ficando muito mais rápida e fácil de se fazer. O Google Drive certamente chegou para facilitar a vida de todos os seus usuários com seu pacote completo de ferramentas e aplicativos para escritório. E com os constantes novos lançamentos de facilidades e atualizações, esse trabalho fica ainda mais fácil, rápido e prático, servindo como base de atuação para muitas pessoas e grandes empresas. 11

12 COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS NO DRIVE E AUMENTAR A PRODUTIVIDADE NA EMPRESA? O Google Drive é uma ferramenta essencial para quem pretende armazenar e compartilhar arquivos de forma eficiente, sem precisar fazer backups ou se preocupar em carregar dispositivos móveis como pendrives ou HDs. A facilidade de acessar e editar seus documentos online e até offline é fundamental para quem busca agilidade e segurança. Talvez o que você ainda não saiba é que é possível melhorar ainda mais o uso que você faz do Drive. Você pode otimizar o gerenciamento de seus documentos e pastas seguindo algumas dicas simples. Veja a seguir! 12

13 A ORGANIZAÇÃO DE PASTAS Você pode criar pastas como desejar. Basta clicar em Novo, escolher a opção Pasta, nomeála e salvar. Parece simples, mas pode ficar ainda melhor se o título atribuído a ela for claro e específico. Por exemplo: Se você deseja criar uma pasta para arquivar comprovantes antigos de pagamento de contas e documentos pessoais, ao invés de usar um nome genérico como Comprovantes, prefira Comprovantes e Documentos Pessoais ou Comprovantes e Documentos da Família. Atente-se para não salvar todos os arquivos aleatoriamente para não gerar confusão. Crie subpastas para o caso das contas com o mês e ano de referência, por exemplo: JAN_2014 e assim por diante. As pastas que armazenarão cópias de documentos pessoais devem aparecer com o nome daquele a quem pertencem os arquivos, como: Doc. João, Doc. Marília, etc. Com essa postura, ficará mais organizado e, consequentemente, ganhará tempo ao buscar arquivos do seu interesse. 13

14 CORES E MARCADORES As cores sempre foram de grande ajuda no quesito gestão e organização. Todas as pastas criadas no Drive podem receber cores diferentes. Essa estratégia é uma ótima forma de categorizá-las. Uma sugestão é que você atribua cores aos setores e pastas da sua vida, da seguinte maneira: Além de tornar sua página principal do Drive bem colorida, esse processo facilita a visualização e a busca por documentos. Aos poucos você irá memorizar e associar cada cor a seu assunto. Azul: para todas as pastas que contêm arquivos de uso profissional; Verde: para aquelas que contêm documentos financeiros e pessoais, como contas, recibos, extratos e planilhas; Gostou das informações sobre o Google Drive? Entre em contato conosco e tenha mais detalhes de como utilizar a ferramenta na sua empresa! Amarelo: para tudo que for relacionado à sua casa e família. 14

15 Parceira Premier da Google no Brasil, a Qi Network é pioneira no Brasil por ser uma das primeiras empresas a conquistar a certificação Google. Dentre nossos serviços prestados, estão a implementação, migração, Customer Success, suporte e treinamento das soluções G Suite e Google Cloud Platform para empresas em todo o território nacional. Nossos produtos e serviços auxiliam os negócios de nossos clientes com aumento de produtividade, melhoria de processos, comunicação, colaboração e mobilidade. ENTRAR EM CONTATO