Virtuale Business Center. 1ª edição 2017

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2 Virtuale Business Center 1ª edição 2017 Virtuale Business Center. Solução Inteligente para Ambientes de Trabalho Como ter o escritório ideal pagando muito menos / Virtuale Business Center Porto Alegre, Fone: contato@evirtuale.com.br 2

3 O sucesso na vida não depende de receber boas cartas, mas de jogar bem as cartas ruins. Warren G. Lester 3

4 SUMÁRIO 1. Introdução O Que é um Ambiente Virtual de Trabalho Por que Usar um Ambiente Virtual Ambiente Virtual X Ambiente Real Conclusão

5 1 INTRODUÇÃO Você já parou para pensar nas mudanças ocorridas nos últimos 30 anos? Como era o cenário no passado e como é atualmente? Vivemos em um mundo em constantes mudanças, aliás, de mudanças exponenciais, onde a população concentra-se cada vez mais nos grandes centros urbanos e as administrações púbicas têm dificuldades de encontrar soluções para o transporte público eficiente, o congestionamento em vias públicas, estacionamento, segurança, poluição. Associado a isto temos um mercado em crescimento contínuo, cada vez mais competitivo. Só no Brasil, mais de 6 mil empresas são abertas todos os dias, segundo dados da Serasa Experian em Diante das dificuldades de aluguel de espaços físicos, cada vez mais caros e de todos os inconvenientes dos grandes centros urbanos, muitos empreendedores acabam adotando soluções de home Office (trabalho em casa). Outro aspecto relacionado às constantes 5

6 mudanças de cenário, é a necessidade de expansão e redução rápida das estruturas das empresas para atender às demandas. Em muitos segmentos, em especial, a prestação de serviços, é comum que as empresas tenham necessidade de contratar funcionários e estruturar novos espaços físicos para fazer frente a projetos, inclusive em áreas geográficas distintas de sua sede original. A alta competitividade do mercado traz, também, outro ingrediente fundamental para as empresas alcançarem o sucesso, a capacidade de fazer uma gestão financeira extremamente cirúrgica, acompanhando de perto os custos e adequando-os rapidamente às circunstâncias do cenário e a realidade da empresa. Ao lado deste ambiente extremamente turbulento e competitivo, o avanço tecnológico nos permitem adotar soluções cada vez mais inteligentes e eficazes para superar as dificuldades. A associação da internet, das telecomunicações e do desenvolvimento da tecnologia da informação, possibilitou um novo mundo de possibilidades. Podemos fazer negócios com empresas em qualquer parte do mundo, agendar videoconferências internacionais, assistir a cursos em universidades no exterior, fazer o desenvolvimento de 6

7 projetos simultaneamente em diversas partes do mundo, tudo através de dispositivos fixos ou móveis, tais como computadores, tablets ou smartphones. Esta evolução tecnológica permitiu o surgimento dos ambientes virtuais como uma solução muito eficaz para atacar muitos dos problemas atuais. O termo escritório virtual foi utilizado pela primeira vez em 1983 em uma revista de uma empresa aérea sobre computação portátil. O conceito apontado na época sugeriria uma evolução do aluguel de escritórios, pois em muitos segmentos de mercado tornava-se inviável a locação e a montagem de escritórios convencionais, em especial, aqueles onde os empregados deslocamse constantemente ou trabalham no conceito de home office. A primeira aplicação comercial de um escritório virtual ocorreu em 1994, quando o americano Ralph Gregory fundou a Virtual Office, Inc., na cidade de Boulder, Colorado. A empresa expandiu-se na America do Norte e, atualmente, é conhecida como Intelligent Office. No Brasil, as primeiras referências são de 1994, quando várias empresas multinacionais chegaram ao país para avaliar investimentos ou mesmo instalaremse. Elas necessitavam de estruturas mais flexíveis, trazendo algumas empresas internacionais para 7

8 prestar este tipo de serviço. Rapidamente, o segmento foi ficando conhecido e já em 1995, as primeiras empresas nacionais surgiram nas principais cidades brasileiras. Com o aumento da demanda por estes serviços, o segmento foi crescendo e, hoje, já existem mais de 500 empresas dedicadas a oferecer estes e outros serviços, atendendo a públicos diversos, tais como profissionais liberais, startups, pequenas e médias empresas, abertura de filiais e grandes empresas que necessitam de estruturas temporárias. 8

9 2 O QUE É UM AMBIENTE VIRTUAL DE TRABALHO Um ambiente virtual de trabalho é um local onde pessoas e empresas encontram um local estruturado e com todos os recursos físicos e humanos que permitem que elas possam focar apenas na sua atividade ou negócio, despreocupando-se com todas as demais questões de um escritório convencional. Atualmente, o mercado oferece dois tipos de ambientes virtuais, o escritório virtual e o coworking. Ambos proporcionam ambientes completos de trabalho, estando a diferença na utilização individual ou compartilhada do espaço de trabalho. Os ambientes virtuais disponibilizam desde o pessoal operacional, tais como: secretária, recepcionista, telefonista, segurança, limpeza, copa, motoboy, consultor, contador, advogado, designer, entre outros, bem como toda uma infraestrutura física que envolve diversos tipos de salas para atendimento, trabalho, reunião, treinamento, mobiliário, climatização, 9

10 telefonia, internet, sistemas de segurança, armazenamento de material e outros. Os ambientes virtuais podem ser utilizados por hora, turno, dia, semana, mês ou ainda de forma integral, proporcionando a flexibilidade necessária para expandir ou contrair de acordo com a demanda do negócio ou atividade profissional. Isto evita investimentos desnecessários na montagem de estruturas e contratação de pessoal para atender a projetos temporários. Um detalhe muito importante na utilização de ambientes virtuais é que, além de reduzir significativamente os custos fixos da empresa, dispensa toda a burocracia que cerca a locação de um imóvel comercial (contrato, fiador, vistoria, entrega do imóvel, etc). Em grande parte dos casos a redução das despesas fixas ultrapassa os 50% entre recursos físicos e humanos. Outro aspecto bastante positivo destes ambientes é o compartilhamento e a troca com outras empresas e profissionais que, também, utilizam o mesmo espaço. Neste caso os espaços de coworking possibilitam muito isto para profissionais de vários especialidades, 10

11 com ambientes compartilhados e de trabalho colaborativo a custos extremamente atrativos. O Coworking utiliza o novo conceito de social work, que promove o trabalho colaborativo entre as pessoas. Um ambiente de relacionamento onde as pessoas podem desenvolver seu trabalho, com acesso a todos os recursos de um grande escritório, conhecer pessoas e fazer negócios. O serviço de Coworking é comercializado por posição de trabalho e o cliente adquire um plano pré pago com um certo número de horas. Publicitários utilizam serviços e trocam informações com designers gráficos, assessores de imprensa e outros profissionais, por exemplo. Os serviços oferecidos por empresas que oferecem ambientes virtuais de trabalho são: a) Endereço Fiscal Serviço de endereço para registro junto aos diversos órgão competentes, tais como: Junta Comercial, Receitas Federal, Estadual e Municipal. Neste caso a empresa prestadora do serviço virtual fornece toda a documentação necessária para abertura da empresa. Um único endereço pode ser ocupado por diversas empresas prestadoras de 11

12 serviços, enquanto que no caso de empresas com inscrição estadual, um endereço poder ser ocupado por somente uma empresa. Ao contratar este serviço, as empresas passam a ter nesse endereço a sede de sua empresa e todas as correspondências serão recebidas no local. Já inclui o endereço comercial. Este serviço, normalmente, é contratado para abrir uma nova empresa, quando não podem registrar em um endereço residencial, abrir filiais, mudança de endereço de uma empresa já constituída. b) Endereço Comercial É um serviço de endereço para divulgação da empresa. Neste caso, a empresa usa o endereço para divulgar seu material promocional, cartões de visitas, site, etc. Não inclui o endereço fiscal. Este tipo de serviço é contratado quando uma empresa está registrada em um endereço residencial é seus sócios, por motivos diversos, desejam informar um endereço mais profissional em seus materiais de divulgação. Os usuários deste serviço são profissionais liberais e empresas que utilizam o home Office, mas que informam um endereço 12

13 profissional para receber correspondências, clientes e fornecedores. c) Atendimento Personalizado É um serviço onde o cliente recebe um número de telefone exclusivo, que é divulgado para sua rede de contatos. Ao ligar para este número, uma telefonista atende com uma mensagem do contratante e anota o recado ou encaminha a ligação para o número pessoal do contratante, como se fosse um ramal interno. Este serviço proporciona maior profissionalismo, melhor atendimento dos clientes do contratante e fechando um número maior de negócios, proporcionando um retorno altamente positivo. É ideal para aqueles profissionais ou empresas que não possuem recursos humanos para dar suporte às tarefas operacionais. d) Salas Temporárias Utilização de salas prontas de acordo com a demanda do cliente. O profissional entra na sala e trabalha, sem preocupar-se com mais nada, móveis, telefone, internet, recepção, limpeza, café, etc. É uma solução ideal para atender clientes, 13

14 fazer reuniões de trabalho, aplicar treinamentos ou simplesmente, trabalhar em um ambiente profissional. Muitas pessoas que trabalham em home office, apesar das muitas vantagens, reclamam que em alguns momentos precisam de um ambiente mais profissional e colaborativo e esta é uma solução bastante utilizada por estas pessoas. Geralmente, este serviço é contratado por hora, turno ou dia e está sujeito à disponibilidade, devendo ser agendado com antecedência. Várias empresas prestadores deste serviço oferecem planos de horas, onde o cliente escolhe aquele mais adequado à sua demanda. e) Salas Permanentes Utilização de salas exclusivas montadas de acordo com a sua necessidade, com toda a infraestrutura física e de pessoal que ele precisa para tocar o seu negócio no dia a dia. A grande vantagem deste tipo de serviço é que ele pode utilizar por um período e encerrar o contrato a qualquer momento, sem a necessidade de alugar uma sala, fazer investimento em imobilizados ou contratar funcionários. Além disto, ele poderá aumentar ou reduzir esta estrutura da noite para o dia, de acordo com a sua 14

15 necessidade, sem as burocracias tradicionais das locações comerciais e os transtornos de mudanças, compra ou venda de móveis, instalação de telefonia e internet, sem falar na contratação e dispensa de funcionários. Este serviço é ideal para qualquer empresa ou profissional que queira focar exclusivamente no seu negócio e terceirizar tudo que não faz parte do seu core business. Surgiram nos últimos anos um novo conceito de ambiente virtual de trabalho, onde galpões são preparados para receber empresas que necessitam de espaços temporários ou permanentes para armazenamento de produtos ou a montagem da própria linha de produção. 15

16 3 PORQUE USAR UM AMBIENTE VIRTUAL São muitas as razões para utilizar um ambiente virtual de trabalho atualmente. Vou abordar algumas, porém, tenho certeza que vocês encontrarão outros motivos que os levem a estes ambientes de trabalho. a) Redução de Custos Operacionais Cada vez mais empresas e profissionais utilizam os serviços dos ambientes virtuais de trabalho com o intuito de reduzir suas despesas operacionais. A redução ocorre tanto no aspecto estrutural, quanto no aspecto de recursos humanos. Ao montar uma estrutura própria, as empresas passam a ter despesas operacionais mensais, tais como: aluguel, condomínio, IPTU, depreciação de móveis e equipamentos, energia elétrica, taxas de água e gás, manutenção, telefonia, internet, segurança, seguro, material de higiene e limpeza, café e água. As despesas com 16

17 recursos humanos é hoje a maior parte dos custos de uma empresa, pois além dos salários, existem os encargos trabalhistas, sem falar das férias e das faltas. Reduzir o pessoal em áreas que não fazem parte do core business das empresas, sem perder o serviço que eles oferecem, traz uma redução de custos importante, sem perder qualidade no serviço. Funções como: recepcionista, telefonista, secretária, motoboy, serviços de copa e limpeza, segurança, manutenção, podem ser compartilhadas em um ambiente virtual de trabalho, o que traz uma economia considerável. Além dos custos diretos, existe também custos indiretos, como a perda de tempo de pessoas da empresa para contratar profissionais, serviços e resolver problemas com estas atividades. b) Redução do Investimento Inicial Quando as pessoas precisam abrir suas empresas ou escritórios profissionais, ou ainda, empresas que precisam expandir suas atividades, devem separar uma boa reserva financeira para fazer frente aos investimentos iniciais, tais como: 17

18 reforma de salas, compra de móveis, utensílios, climatizadores de ar, impressoras multifuncionais, centrais telefônicas e eletrodomésticos, além dos investimentos necessários ao startup do seu negócio e que são essenciais ao sucesso do empreendimento. Em muitos casos, as pessoas acabam investindo pesadas quantias na infraestrutura e não tem fôlego financeiro para fazer ações de divulgação e venda de seus produtos ou serviços. A empresa acaba aumentando suas despesas e reduzindo suas receitas. Saliento, ainda, que quando uma empresa ou profissional resolve mudar de imóvel ou mesmo entregá-lo, tem um custo adicional para isto junto às administradoras, sem contar as multas rescisórias em casos onde o prazo contratual não é cumprido até o seu final. c) Conveniência Muitos escolhem os serviços de ambientes virtuais de trabalho em função da sua conveniência. A preocupação é única e exclusivamente com seu trabalho. Isto resulta em maior qualidade de vida, 18

19 pois reduz o número de problemas e preocupações, bem como, no aumento da produtividade. A facilidade de estar tudo à sua disposição, independente da sua necessidade de utilização no momento, é muito conveniente, além de trazer segurança. Este também é o motivo de muitos profissionais que utilizam o escritório em viagens de trabalho. d) Agilidade Outro motivo importante na utilização deste tipo de serviço está associado à necessidade de urgência na montagem e disponibilização do ambiente de trabalho. É comum profissionais e empresas aguardarem semanas ou meses para ocupar um espaço alugado, seja por questões burocrática de contratos ou por adequação dos espaços. Em certos casos, é necessário que a estrutura esteja disponível imediatamente. e) Foco Preocupar-se apenas com o seu negócio é uma grande preocupação das pessoas atualmente, pois em função do número de atividades e 19

20 compromissos das pessoas, elas não querem mais se envolver em atividades que não agreguem valor aquilo que traz receita direta ao seu negócio. Quando as pessoas aumentam o foco nas suas atividades principais, alcançam a alta produtividade e lucratividade nos seus negócios. f) Referência O motivo de alguns que contratam os serviços de um ambiente virtual de trabalho é passar a ter uma referencia profissional. Geralmente, são profissionais que trabalham em casa e não podem ou não desejam divulgar seus endereços pessoais. Contratam os serviços para receber correspondências, atender clientes ou fornecedores, fazer reuniões, armazenar produtos ou, simplesmente, trabalhar. g) Imagem Outro motivo forte para a escolha é a imagem que o profissional ou a empresa quer passar para seus clientes e fornecedores. Muitos escolhem escritórios virtuais por causa da sua localização e acomodações luxuosas que passa a imagem de 20

21 sucesso. Seria inviável ele contratar a mesma estrutura de forma exclusiva. A maior parte destes ambientes não expõe nomes ou marcas, o que sugere que são locais próprios dos seus ocupantes. h) Necessidade de Presença Local Outro motivo na contratação de serviços virtuais é a necessidade que algumas empresas tem de ter presença física em determinados locais. Em muitos projetos ou contratos, as empresas obrigam que os fornecedores tenham escritórios montados nas cidades onde os serviços são prestados. i) Projeto Temporário É um motivo muito comum em empresas de consultoria e tecnologia. Estas empresas precisam de espaços temporários em diversas cidades onde um determinado projeto está sendo desenvolvido. Como os prazos variam de 1 a 12 meses, a solução de espaços virtuais cai como uma luva para estas situações. j) Espaços Alternativos 21

22 Muitas empresas e profissionais possuem seus espaços próprios, no entanto, por não possuírem espaços alternativos como salas de reunião, salas de atendimento privadas ou salas de treinamento passam a utilizar estes espaços em ambientes virtuais. k) Satisfação dos Seus Clientes A utilização dos serviços dos escritórios virtuais, como o atendimento personalizado ou as suas instalações, proporcionam melhor atendimento ao cliente das empresas e profissionais que contratam. Isto aumenta a satisfação destes clientes com seus fornecedores, resultando em maior fidelização. l) Exigências Legais Outro motivo alegado para a contratação de serviços em ambientes virtuais de trabalho, como o endereço fiscal, está associado a exigências legais. Em muitos condomínios residenciais é proibido qualquer atividade comercial de acordo com as suas convenções. Em algumas cidades, é proibido abrir empresas em imóveis residenciais, 22

23 como o caso de Florianópolis. Em muitas cidades, para conseguir um alvará de funcionamento em determinado local é necessário uma vistoria do Corpo de Bombeiros, o que torna inviável a abertura da empresa no local. m) Ambiente Colaborativo Sair do isolamento do home office, ampliar a rede de contatos, complementar a oferta de trabalho, agregar valor ao negócio, conhecer profissionais interessantes e multiplicar as oportunidades, são motivos que levam profissionais a utilizar ambientes virtuais colaborativos como os espaços de coworking. Nestes ambientes, os profissionais podem encontrar tudo isto, além de toda a infraestrutura física e de pessoal a sua disposição. 23

24 4 AMBIENTE VIRTUAL X AMBIENTE REAL Ao fazer uma comparação entre a utilização de estruturas e serviços de escritórios virtuais com estruturas próprias, é necessário avaliar diversos fatores. Para empresas ou profissionais liberais em início de atividade ou em fase de crescimento inicial, utilizar ambientes virtuais de trabalho tem muitas vantagens, pois podem ter todos os serviços de um negócio maior com custos compartilhados. Nestes casos, pode-se chegar a uma redução de mais de 50% nos custos operacionais, sem perder a qualidade dos serviços. Eu vejo muitas pessoas que experimentam montar seu próprio negócio, sem muita experiência e conhecimento. Nem sequer fazem um planejamento. Acabam gastando todas as suas economias montando estruturas fabulosas e não conseguindo progredir. Sugiro a você que queira montar um novo negócio que se prepare e minimize seu risco inicial utilizando ambientes virtuais. 24

25 Empresas já consolidadas no mercado, normalmente, possuem suas instalações próprias e ambientes virtuais pouco agregam, no entanto, quando elas necessitam expandir suas atividades para outras cidades, ou mesmo em projetos temporários, a melhor opção é a utilização de escritórios virtuais, pois além da redução de custos, proporcionam a agilidade e a conveniência necessárias a estas demandas. Outro aspecto que deve ser considerado na escolha é a capacidade de investimento. Comprar um imóvel ou mesmo alugar um exclusivo para sua atividade profissional vai exigir uma quantia considerável de dinheiro para fazer frente ao investimento inicial. Portanto, se você não tem esta disponibilidade, opte por ambientes virtuais e reserve seu dinheiro para investir em ações que proporcionem o aumento da sua receita. Todas as escolhas que fizermos na vida terão pontos positivos e pontos negativos. O importante é fazer uma análise aprofundada da situação e montar um bom plano de negócios para avaliar quais as melhores alternativas. Ter ambientes próprios e exclusivos será a melhor solução em muitos casos. O importante é sempre avaliar a alternativa de ambientes virtuais de 25

26 trabalho. Percebo que muitos profissionais e empresas, desconhecem ou não entendem a solução de ambientes virtuais, não considerando esta solução para a viabilidade dos seus negócios. Veja no quadro a seguir uma comparação entre a utilização de um escritório próprio em relação ao um escritório virtual no caso de um profissional (consultor, coach, advogado, etc) que deseja montar seu negócio com uma secretária em uma pequena sala comercial. Item Custo (R$) Custo (R$) Aluguel 900,00 Condomínio 400,00 IPTU 150,00 Luz 200,00 Salário e encargos 1.800,00 Despesas de manutenção 70,00 Outras despesas 100,00 Linha telefônica 70,00 Acesso Internet 70,00 Plano Integral 1.850,00 TOTAL 3.760, ,00 Nesta simulação, a escolha do escritório virtual tornase mais econômica. O importante é comparar sempre e escolher aquela solução que for mais adequada à sua atividade e ao momento atual. 26

27 5 CONCLUSÃO O objetivo deste e-book é esclarecer alguns pontos relacionados à utilização de ambientes virtuais de trabalho, bem como, fazer com que profissionais liberais, empresários e gestores considerem esta solução em suas análises financeiras e de viabilidade. Caso queira saber mais informações sobre os serviços oferecidos pela Virtuale ou receber uma proposta, entre em contato pelos fones: ou ou contato@evirtuale.com.br. 27