Proposta. para a Implantação do. Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ)

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1 Proposta para a Implantação do Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ) Grupo de Trabalho do SEQ Embrapa XV MET Encontro Nacional sobre Metodologias e Gestão de Laboratórios da Embrapa Pelotas RS, 26 de outubro de / 23

2 SUMÁRIO 1. Estado da Arte na Embrapa / Antecedentes 2. Postulado e Objetivos da Gestão da Qualidade 3. Diretrizes do Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ) POLITICA 4. Estratégia de Implantação do SEQ (2010 / 2012) 5. Plano de Trabalho: 2010 / 2010 PLANO 6. Estratégia de Curto Prazo Ações Prioritárias (Jul2010-Mar2011) 7. Situação atual da implantação do SEQ? 2 / 23

3 1. Estado da Arte na Embrapa / Antecedentes Projetos no SEG: - Rede de Biossegurança (2002) - Embrapa Meio Ambiente. - Rede Boas Práticas de Laboratório (2004) - Embrapa Agroindústria de Alimentos. - Sistema de Gestão Ambiental (2004) DPD. - Rede ISO (2005) - Embrapa Agroindústria de Alimentos. - Eliminação do Passivo de Resíduos Químicos, Biológicos e Materiais Contaminados (2005) DRM. - Implantação das Diretrizes Institucionais de Gestão Ambiental nas Unidades da Embrapa (2007) - DRM 3 / 23

4 1. Estado da Arte na Embrapa / Antecedentes Complementos: - Demandas das CIBio. - Grupo de Trabalho - Marcos Legais. - Grupos de Trabalho - Laboratório e Campos Experimentais (PAC). - Componente 2 do Agrofuturo. Workshops: - Articulação Projeto Corporativo para Implementação da Gestão da Qualidade de Resultados de Pesquisa e de Gestão Ambiental na Embrapa (2008) DPD. - Gestão da Qualidade de P&D na Embrapa - Estudos e Ensaios (2009) - DPD/SGE. 4 / 23

5 1. Estado da Arte na Embrapa / Antecedentes Recomendações GT LABORATÓRIOS do PAC: - Padronização mínima na estrutura de laboratórios. - Agregação / fusão de laboratórios & Criação de Centrais Analíticas. - Ampliar qualificação e/ou quantitativo de pessoal especializado. - Sanar os problemas emergenciais remanescentes de infra-estrutura. - Assegurar funcionamento dos Sistemas de Gestão de Resíduos (GERELAB). - Assegurar a manutenção preventiva e calibração de equipamentos. - Alterar processo de compra para garantir qualidade de reagentes e insumos. - Reformar a rede elétrica das UD. - Implantar e redes dedicadas para equipamentos sensíveis de funcionamento ininterrupto. - Renovar o parque de equipamentos. - Estimular o compartilhamento de equipamentos de alto custo. - Estender implantação de Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) a todas as UD da Empresa. - Prover técnico habilitado para implantar / gerenciar a Unidade de Gestão da Qualidade (UGQ) em cada UD. 5 / 23

6 1. Estado da Arte na Embrapa / Antecedentes Recomendações GT CAMPOS EXPERIMENTAIS do PAC: - Assegurar nível aceitável de operacionalidade - recursos de custeio (manutenção) e investimento. - Contratação de pessoal de apoio para atender crescente demanda de P&D. - Solucionar graves problemas de segurança. - Assegurar funcionamento de Sistemas de Gestão de Resíduos (GERECAMP), provendo governança ou equipamentos. - Maximizar utilização e melhorar relação custo/benefício de CE, promovendo a desmobilização dos considerados não estratégicos. - Priorizar a solução de problemas de fornecimento de eletricidade, de comunicação (telefonia e internet) e de água para consumo humano. - Georeferenciar os CE conforme legislação vigente e implementar Sistema Espacializado de Gestão (via SIG) para seu monitoramento e gestão. - Aperfeiçoar Sistemas de Gestão. 7 / 23

7 1. Estado da Arte na Embrapa / Antecedentes Atuação do Grupo de Trabalho para planejar a implantação do SEQ: - GT informal (sem designação no BCA) organizado por iniciativa da SGE, no final de 2009, com o objetivo de traçar a estratégia e estabelecer um Plano de Ação Detalhado de implantação do SEQ. - Composição do GT: Ana Christina S. Albuquerque DPD André N. Dusi - Embrapa Hortaliças Esdras Sundfeld - Embrapa Agroenergia Maristela J. da Silva - SGE / Gestora MP5 Paule Jeanne V. Mendes SGE Viviane M. Martins - SGE - Ações realizadas:» Definição da Estratégia e estabelecimento de Plano de Ação Detalhado para implantação do SEQ (Jan-2010)» Apresentação ao Diretor-Presidente e seus assessores diretos (14-Junho).» Apresentação ao Comitê Gestor de Estratégias (CGE) da Embrapa (12-Agosto) 8 / 23

8 2. Postulado e Objetivos da Gestão da Qualidade Postulado A Embrapa, representada pela alta administração e de acordo com a missão institucional, assume o seguinte compromisso a partir da implantação da Gestão da Qualidade: Manter-se competitiva e sustentável na geração de conhecimento e tecnologias, na prestação de serviços e na inovação, garantindo a excelência dos resultados por meio da permanente evolução do seu corpo técnico e gerencial, da adequação aos requisitos das normas internacionais de qualidade e de gestão ambiental 9 / 23

9 2. Postulado e Objetivos da Gestão da Qualidade Objetivos Ao implantar a Gestão da Qualidade, a Embrapa tem como principais objetivos: Assegurar a confiabilidade e rastreabilidade dos resultados em todos os processos. Conquistar o reconhecimento técnico por meio da adequação aos requisitos das normas internacionais da qualidade, para os ensaios e estudos de pesquisa. Cumprir a legislação brasileira pertinente às atividades laboratoriais e de campo, à saúde ocupacional e à preservação do meio ambiente. Modernizar a gestão da Instituição, por meio da melhoria contínua dos processos e da infra-estrutura. Garantir o desenvolvimento profissional e pessoal, fundamentado no comprometimento com a cultura da qualidade. 10 / 23

10 3. Diretrizes do Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ) 1) Implementar o Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ). 2) Garantir a confiabilidade e a rastreabilidade dos resultados dos estudos e das análises, derivados dos projetos de pesquisa e da prestação de serviços. 3) Garantir o cumprimento dos marcos legais. 4) Garantir a adequação e atualização contínuas da infra-estrutura e dos equipamentos das UDs. 5) Criar uma cultura organizacional voltada para a gestão integrada da qualidade, segurança e meio ambiente. 6) Contemplar os princípios do Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ) na programação de P&D. 7) Estabelecer um modelo de governança para laboratórios e campos experimentais. 11 / 23

11 4. Estratégia de Implantação do SEQ (2010 / 2012) A 1a. FASE de implantação do SEQ terá início em 2010, a partir de uma decisão favorável à sua implantação pela Diretoria Executiva da Embrapa : Ações Necessárias: Aprovação da Política Institucional da Qualidade (Postulado, Objetivos e Diretrizes). Definição e formalização das Instâncias Responsáveis (Corporativa e UDs) pela implantação do SEQ. 12 / 23

12 A instância corporativa deverá: Estar vinculada ao Diretor-Presidente, visando: - representação da Alta Administração nas orientações e decisões; - autonomia e mobilidade entre as Unidades da Empresa. Ter como função principal a ARTICULAÇÃO entre UCs, especialmente ACS, DGP, DPD, DRM e SGE, para a execução das atividades previstas nas UDs. Ter como característica essencial a habilidade para a negociação com as Unidades de forma a alcançar as metas programadas. Ser extinta em 2012, quando o SEQ estiver implantado. (*) Sugere-se a criação de uma assessoria, coordenação, comissão ou secretariaexecutiva, composta por uma equipe de 3 a 5 pessoas. 13 / 23

13 4. Estratégia de Implantação do SEQ (2010 / 2012) Ainda em 2010 deverá ocorrer a: 2) Análise de documentos existentes para definição de estratégias e de prioridades; realização de mapeamentos e diagnósticos complementares. 3) Formalização de grupos de trabalho e execução de seus respectivos estudos. (*) Como a Embrapa conta com diversas iniciativas relacionadas ao tema, algumas ações propostas já estão sob a responsabilidade de UCs (como DRM, SGE e SEP) e poderão ocorrer em paralelo às atividades coordenadas pela instância corporativa definida para implantação do SEQ. 14 / 23

14 4. Estratégia de Implantação do SEQ (2010 / 2012) A 2a. FASE compreende ações contínuas até 2012: 1) Executar as ações previstas com base nas análises realizadas pelos diferentes grupos de trabalho em (*) Espera-se ao final desse período que o SEQ esteja implantado e adequado para sua operacionalização. Para tanto, no 2º semestre de 2012, a instância corporativa criada para a sua implantação deverá ser extinta e então criada uma instância, vinculada ao Diretor- Presidente, para coordenar o seu funcionamento nos moldes de uma Unidade de Garantia da Qualidade (UGQ) preconizada pelas normas dos sistemas de qualidade. 15 / 23

15 5. Plano de Trabalho Ações 1) Definição da política institucional de qualidade, das instâncias corporativa e nas UD, dos grupos de trabalho e a nomeação de seus membros. 2) Definição de áreas, temas e ensaios prioritários; articulação de projetos no SEG. 3) Adequação aos marcos legais e dos sistemas corporativos (SAU, SAAD, SAPRE). 4) Definição de um programa corporativo para sensibilização e capacitação. 5) Formalização do grupo de auditores internos (possibilidade de enquadramento como consultores internos). 6) Alinhamento do SEG e dos comitês e comissões das UDs às ações do SEQ. 7) Georreferenciamento das áreas. 8) Adequação de infra-estrutura e aperfeiçoamento do processo de gerenciamento de resíduos. 9) Mapeamento da capacidade instalada e operacional dos laboratórios e campos experimentais (CE). 16 / 23

16 5. Plano de Trabalho ) Definição de requisitos corporativos de qualidade para laboratórios e campos experimentais (CE) (critérios de qualidade da Embrapa). 11) Proposição de uma estrutura organizacional básica para gestão de laboratórios e CE; institucionalização de uma classificação para laboratórios e para CE; sistematização da classificação e do controle de registros técnicos e da qualidade dos laboratórios e CE. 12) Estabelecimento de critérios para orientar o uso de serviços laboratoriais e de CE prestados por terceiros. 13) Estudo das opções de concentração física de atividades de impacto ambiental para racionalização do gerenciamento de resíduos perigosos. 14) Inserção das orientações do SEQ no programa de integração de novos contratados, colaboradores e terceirizados. 15) Desenvolvimento do banco de competências. 16) Aperfeiçoamento do processo de compras de produtos e de contratação de serviços críticos. 17 / 23

17 5. Plano de Trabalho a Ações 1) Inserção nas listas de verificação das auditorias requisitos relativos aos marcos legais. 2) Fortalecimento da implementação de laboratórios multiusuários e compartilhamento de campos experimentais (CE). 3) Procedimento de ajustes no SEG para contemplar requisitos do SEQ (formulários, análise mérito técnico e atribuições de líder de projeto do SEG x diretor de estudo nas BPL). 4) Desenvolvimento de software corporativo para gestão de laboratórios e campos experimentais (CE) e de um sistema de custos. 5) Viabilização do plano de adequação e de atualização da infraestrutura e do parque de equipamentos. 6) Implementação das auditorias internas. 7) Implementação de programas corporativos de controle de qualidade interlaboratoriais. 8) Validação de métodos analíticos segundo as normas nacionais e internacionais da qualidade. 9) Mapeamento de processos; elaboração de POP para processos passíveis de padronização. 18 / 23

18 6. Estratégia de Curto Prazo Ações Prioritárias (Jul Mar 2011) 1) Apresentar à DE os impactos de EXPERIÊNCIAS DE SUCESSO ( cases ) na Implantação de Sistemas de GQ e GA em Laboratórios e Campos Experimentais de UD. 2) Realizar Workshop com a DE, Assessores da DE e Chefias de UC e UD selecionadas, para nivelamento conceitual e convencimento da importância e oportunidade de implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade da Embrapa. 1) Estabelecimento da Política de Qualidade da Embrapa, por meio da validação junto à DE do Postulado, Objetivos e Diretrizes do Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ). 1) Constituição de Comissão de Coordenação da Implantação do Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ), com as seguintes características: - vinculação ao Diretor-Presidente; - caráter transitório; - 3 a 5 membros, com representação técnica de GQ (Lab e CE), GA e marcos regulatórios aplicáveis à Embrapa - atribuições: 1) coordenar o processo de implantação do SEQ, responsabilizando-se pelo planejamento, execução, acompanhamento e avaliação contínuos do processo no nível corporativo; 2) articular-se com as UC e UD da Empresa para implementação do SEQ. 19 / 23

19 6. Estratégia de Curto Prazo Ações Prioritárias (Jul Mar 2011) 5) Definição de Temas Prioritários nos quais a Empresa buscará a acreditação para realização de Estudos e Ensaios. 6) Encomenda de pelo menos 5 (cinco) Projetos Temáticos de Implantação de Sistemas de Gestão da Qualidade nas Unidades Descentralizadas (de caráter corporativo e em rede), no âmbito do MP 5, escolhidos entre os Temas Prioritários nos quais a Empresa buscará a acreditação para realização de Estudos e Ensaios (vide Ação 5). 7) Definição e publicação de requisitos corporativos de qualidade aplicáveis a TODOS os laboratórios e campos experimentais da Embrapa, considerando critérios específicos contidos nas normas internacionais. 8) Publicação de Edital MP5 para apresentação de propostas individuais de projeto de desenvolvimento institucional pelas UD, visando implementar os ajustes necessários ao cumprimento dos requisitos corporativos de qualidade em seus laboratórios e campos experimentais. 9) Encomenda de um Projeto Corporativo para Capacitação de Pessoal em Gestão da Qualidade e Gestão Ambiental, no âmbito do MP5, visando definir conteúdos e estruturar cursos a serem oferecidos no Programa de Ensino à Distância da Embrapa. 20 / 23

20 6. Estratégia de Curto Prazo Ações Prioritárias (Jul Mar 2011) 10) Elaboração e execução de um Programa Corporativo de Comunicação para pavimentar o caminho para implantação do SQE por meio da: - sensibilização dos empregados para a importância da qualidade; - divulgação do enunciado da Política de Qualidade da Embrapa; - informar aos empregados e stakeholders da Embrapa o escopo, objetivos, metas e impactos positivos esperados com a implementação do Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ). 21 / 23

21 7. Situação atual da implantação do SEQ? Dois (2) ATOS foram elaborados pela SGE e submetidos ao Diretor-Presidente para avaliação e assinatura no final de setembro/2010: => Estabelecimento da Política de Qualidade da Embrapa, composta pelo Postulado, Objetivos e Diretrizes do Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ). => Constituição de Comissão de Coordenação da Implantação do Sistema Embrapa de Qualidade (SEQ), suas atribuições e responsabilidades. 22 / 23

22 GRATOS PELA ATENÇÃO! Grupo de Trabalho: Ana Christina S. Albuquerque - DPD André N. Dusi - Embrapa Hortaliças Esdras Sundfeld - Embrapa Agroenergia Maristela J. da Silva - SGE / Gestora MP5 Paule Jeanne V. Mendes - SGE Viviane M. Martins - SGE 23 / 23