Informativo nº 33 PREPARO DA DOCUMENTAÇÃO PARA ARQUIVAMENTO MENSAEL DAS ADMINISTRAÇÕES DIRETA E INDIRETA MUNICIPAIS

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1 Informativo nº 33 PREPARO DA DOCUMENTAÇÃO PARA ARQUIVAMENTO MENSAEL DAS ADMINISTRAÇÕES DIRETA E INDIRETA MUNICIPAIS No uso de suas atribuições específicas como órgão de controle externo, o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais TCE/MG determinou aos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta municipais, através da Instrução Normativa nº 08/2003, alterada pela Instrução Normativa nº 06/2004, a preparação e arquivamento mensal da seguinte documentação: 1. extração dos balancetes de receitas e despesas com demonstração das receitas previstas/arrecadadas e despesas fixadas, empenhadas, liquidadas e pagas; 2. ordenamento seqüencial, dos termos de delegação de competência para ordenar despesas; 3. ordenamento seqüencial, por Função, das notas de empenho com seus comprovantes e minutas de receitas, extraindo-se os respectivos somatórios devidamente rubricados e datados, que ficarão anexados aos documentos para conferência; 4. ordenamento, em separado, dos empenhos e folhas de pagamento dos Vereadores, Prefeito, Vice-Prefeito e Secretários Municipais e respectivas leis e resoluções fixadoras e/ou atualizadoras; 5. agrupamento, em separado, das notas de empenho e comprovantes das despesas realizadas com a MANUTENÇÃO E DESENVOLVIMENTO DO ENSINO, conforme disposto em Instrução Normativa específica; 6. agrupamento, em separado, das notas de empenho e comprovantes de despesas com as AÇÕES E SERVIÇOS PÚBLICOS DE SAÚDE realizadas com recursos de impostos e transferências, excetuando-se aquelas realizadas com recursos vinculados (SUS, PAB, PSF, outros), conforme disposto em Instrução Normativa específica; 7. conferência do correto preenchimento dos seguintes elementos essenciais das notas de empenho: classificação orçamentária completa; indicação da instituição financeira, números da conta-corrente bancária e do respectivo cheque; fontes de recursos; históricos completos e esclarecedores que deverão indicar, quando for o caso, a modalidade licitatória, natureza e número do processo correspondente, ou do número do instrumento de convênio e do órgão conveniado; demonstração de saldos orçamentários; autorização e liquidação das despesas, com a devida identificação dos responsáveis e correspondentes e competentes assinaturas; e quitação, com a correta e devida identificação dos favorecidos ou beneficiários. 8. agrupamento em separado das notas de empenho e comprovantes das despesas realizadas com recursos provenientes da Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico CIDE; 9. ordenamento, em separado, dos procedimentos licitatórios (processos licitatórios, de dispensa e de inexigibilidade), juntamente com a portaria que designa a comissão de licitação, os contratos, se for o caso, cópias das notas de empenho e respectivos comprovantes legais;

2 10. agrupamento em separado das notas de empenho e comprovantes das despesas realizadas com recursos provenientes das multas de trânsito; 11. ordenamento em separado dos convênios e respectivas prestações e/ou tomadas de contas das entidades beneficiárias, juntamente com as leis específicas e as autorizativas de abertura dos créditos adicionais, quando estes não estiverem previstos na Lei Orçamentária Anual; 12. anexação nas notas de empenho referentes às despesas com publicidade e divulgação, de exemplar do jornal, panfleto ou qualquer outro veículo que demonstre o conteúdo da matéria publicada, devidamente identificada, ou de termo descritivo do que foi veiculado pelo rádio ou televisão, não podendo constar destes, nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos; 13. emissão de relação detalhada da dívida ativa, com identificação dos devedores, dos créditos inscritos e recebidos e das cobranças realizadas nas esferas administrativa e judicial; 14. emissão de relação detalhada da dívida fundada, com identificação da origem e memória de cálculo, acompanhada da lei autorizativa e do respectivo contrato. Assim, para fazer cumprir com eficiência a preparação e arquivamento de toda a documentação exigida, é importante que após o encerramento de cada mês e seu respectivo bloqueio no sistema informatizado de contabilidade, o (s) servidor (es) responsável (eis) pela preparação da documentação verifique junto aos responsáveis pelos Setores de Contabilidade e Licitações, com a máxima cautela, se todos os documentos listados logo acima se encontram na devida ordem e em condições de serem arquivados e, posteriormente, submetidos ao exame do TCE/MG. O descumprimento das determinações aqui expostas importa em multa ao representante legal do órgão ou entidade e/ou ordenador de despesas, a ser aplicada pela 1ª Câmara do TCE/MG, nos termos do art. 95 da Lei Complementar nº 33/94, sem prejuízo de medidas legais requeridas ao Ministério Público. FIQUE ATENTO! Em recentes inspeções in loco aos municípios mineiros, os Técnicos do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais TCE/MG vêm apontando, com freqüência, a ausência de preenchimento dos anexos e quadros exigidos pela Instrução Normativa nº 08/2003, bem como a ausência de fiscalização, deste procedimento, por parte do (s) responsável (eis) pelo Controle Interno Municipal. Diante da relevância do assunto, são listados logo a seguir os anexos exigidos pelo art. 7º da INTC nº 08/2003, que são de preenchimento mensal, sendo de responsabilidade do chefe de cada setor específico o arquivamento e guarda dos mesmos: Anexo I - Procedimentos Licitatórios e Contratos; Anexo II - Processos de Dispensa e Inexigibilidade de Licitação; Anexo III - Termos Aditivos a Contratos e Instrumentos Congêneres; Anexo IV - Convênios e Instrumentos Congêneres (destinados a entidades beneficiárias, incluídos os que envolvam concessão, doação ou permissão de qualquer natureza);

3 Anexo V - Termos Aditivos a Convênios e Instrumentos Congêneres (destinados a entidades beneficiárias); Anexo VI - Prestações de Contas de Convênios e Instrumentos Congêneres (destinados a entidades beneficiárias); Anexo VII - Prestações de Contas de Adiantamentos; Anexo VIII - Aplicações Financeiras; Anexo IX - Despesas de Publicidade e Divulgação. Também são listados os quadros exigidos pelo art. 8º da INTC nº 08/2003, que são de preenchimento anual e que devem ser igualmente arquivados pelos respectivos responsáveis: Quadro I - Relação de Veículos; Quadro II - Relação dos Estabelecimentos de Ensino Municipal; Quadro III - Relação dos Bens Imóveis. Dessa forma, os agentes políticos e servidores dos órgãos e entidades das administrações diretas e indiretas municipais que ainda não incluíram em suas rotinas o preenchimento e arquivamento dos documentos aqui abordados devem fazê-lo o mais rápido possível, sob pena de aplicação de multa ao respectivo representante legal e/ou ordenador de despesas, conforme dispõe o art. 13 da Instrução Normativa aqui analisada. Registre-se, por fim, que os anexos e quadros da INTC nº 08/2003 podem ser impressos pelo site acessando o link Legislação / Instruções Normativas. OBRAS EM ANDAMENTO E DESPESAS COM MANUTENÇÃO DO PATRIMÔNIO PÚBLICO Entre os meses de abril e maio de cada ano o Poder Executivo deve enviar ao Poder Legislativo a proposta da Lei de Diretrizes Orçamentárias para viger no exercício financeiro subseqüente, conforme dispuser a Lei Orgânica Municipal. Sobre o tema, é de vital importância lembrar o que dispõe o art. 45 e parágrafo único da Lei de Responsabilidade Fiscal L.C. 101, de 05 de maio de 2000: Art. 45. Observado o disposto no 5º do art. 5º, a lei orçamentária e as de créditos adicionais só incluirão novos projetos após adequadamente atendidos os em andamento e contempladas as despesas de conservação do patrimônio público, nos termos em que dispuser a lei de diretrizes orçamentárias. Parágrafo único. O Poder Executivo de cada ente encaminhará ao Legislativo, até a data do envio do projeto de lei de diretrizes orçamentárias, relatório com as informações necessárias ao cumprimento do disposto neste artigo, ao qual será dada ampla divulgação. (friso nosso) Conforme o artigo transcrito, evidencia-se que a Lei Orçamentária Anual/LOA somente poderá conter novos projetos (como, por exemplo, novas obras públicas), se aqueles que estiverem em andamento e as despesas de conservação do patrimônio público já estiverem devidamente incluídos no orçamento público. Logo, é no momento de elaboração da Lei de Diretrizes Orçamentárias/LDO que o Poder Executivo Municipal deverá verificar a capacidade de investimento para inclusão de novos projetos na LOA, levando em consideração a priorização do cronograma de obras em andamento e de todas as despesas essenciais à conservação do patrimônio existente no Município.

4 Ao realizar este estudo, então, por força do parágrafo único do art. 45, o Poder Executivo deverá apresentar, até à proposta da LDO de cada exercício financeiro, o relatório conclusivo sobre o tema, contendo as seguintes informações: Projetos que continuaram se desenvolvendo no exercício subseqüente; Novos projetos que serão iniciados; Projetos que por motivo excepcional serão paralisados temporariamente. Salutar lembrar, ainda, que por meio da Instrução Normativa nº 09/2003, com alterações introduzidas pela 07/2004, o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais estabeleceu normas a serem observadas pelas administrações direta e indireta do Estado e dos Municípios quando da execução de obras públicas e serviços de engenharia. Neste ato normativo encontram-se todas as regras a serem observadas pelo responsável pelo Setor de Obras do Município, ou órgão equivalente, no que se refere ao arquivamento de documentos, autuação de processos administrativos, designação de servidores técnicos e comissões de acompanhamento e controle, bem como da remessa de dados sobre as obras e serviços de engenharia através do SISOBRAS, que é realizada, obrigatoriamente, até o 15º dia do mês subseqüente ao encerramento de cada quadrimestre. IRREGULARIDADES MAIS FREQUENTES VERIFICADAS PELO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MINAS GERAIS EM LICITAÇÕES E CONTRATOS Licitação - Irregularidades mais freqüentes 1. Editais incompletos, diante da ausência de dotação orçamentária, critérios para prorrogação contratual e penalidades; 2. Ausência de minuta do contrato como anexo do Edital; 3. Descrição do objeto, com indicação de marca; 4. Critérios subjetivos de julgamento; 5. Não exigência de documentos de regularidade com o INSS e FGTS nas licitações de modalidade convite; 6. Processos licitatório não autuados e não numerados em desacordo com o art. 38 da Lei nº 8.666/93; 7. Ausência de pesquisa de mercado anterior à realização da licitação; 8. Publicações de aviso de licitação em desacordo com os prazos estabelecidos no art. 21 da Lei nº 8.666/93; 9. Ausência de identificação dos convidados nos comprovantes de recebimento dos convites; 10. Licitantes habilitados apesar de não constarem do processo todos os documentos exigidos no instrumento convocatório; 11. Processos licitatórios com os documentos de habilitação apenas da licitação vencedora; 12. Propostas apresentadas com rasuras; 13. Compras realizadas em desacordo com o termo de adjudicação; 14. Não utilização do sorteio como critério de desempate; 15. Não observância ao prazo recursal após habilitação ou inabilitação do licitante e julgamento das propostas, conforme art. 109 da Lei nº 8.666/93; 16. Fracionamento da licitação; 17. Termo de recebimento da obras em desacordo com o art. 73 da Lei nº 8.666/93; 18. Comissões de licitação com os mesmos membros por período superior a um ano.

5 Contratos Irregularidades mais freqüentes 1. Não obediência ao art. 64, 2º da Lei nº 8.666/93, nos casos de recusa do convocado em assinar o contrato; 2. Fixação da vigência de contrato, sem observância do art. 57 e seus incisos I, II e IV da Lei nº 8.666/93; 3. Prorrogação de vigência de contrato vencido; 4. Rescisão contratual por acordo entre as partes quando está caracterizado o inadimplemento do contratado; 5. Não aplicação das penalidades previstas no edital e no contrato no caso de rescisão unilateral por razões de inadimplemento do contratado; 6. Paralisação de obras causadas por antecipação de pagamentos pela Administração; 7. Contrato com prazo de vigência indeterminado; 8. Execução do contrato sem acompanhamento e fiscalização. PERGUNTAS E RESPOSTAS 1ª Pergunta: Há prazos de tramitação legislativa dos Projetos de Lei de Diretrizes Orçamentárias e Lei Orçamentária Anual? Resposta: Sim, os prescritos nas leis orgânicas municipais, visto que é dado ao Município suplementar, no que couber, a legislação federal (art. 30, II, da Constituição Federal), reconhecida, inclusive, essa prerrogativa no próprio veto presidencial ao 7º do art. 5º da Lei de Responsabilidade Fiscal. À omissão dessa definição local, valem os períodos fixados transitoriamente nas Constituições Estaduais. Assim, com base na Constituição do Estado de Minas Gerais (art. 68, II e III, Ato das Disposições Constitucionais Transitórias) os prazos são: Envio do projeto de LDO até 15 de maio; devolução para o ato de sanção até o término do primeiro período da sessão legislativa; Envio do projeto de LOA até 30/09; devolução para o ato de sanção até o encerramento da sessão legislativa. 2ª Pergunta: A Câmara Municipal pode entrar em recesso legislativo sem aprovação do Projeto de Lei de Diretrizes Orçamentárias? Resposta: Em consonância às Constituições Federal (art. 57, 2º) e Estadual (art. 53, 2º) a sessão legislativa não será interrompida sem a aprovação do projeto de lei de diretrizes orçamentárias. Com efeito, deve-se observar o que dispõe a Lei Orgânica Municipal. Sendo omissa, orientamos a não entrar em recesso legislativo enquanto não aprovar o projeto de lei de diretrizes orçamentárias, nos termos dos mandamentos constitucionais. 3ª Pergunta: Objetivamos fazer um concurso público para o preenchimento de algumas vagas, mas na Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO não prevê a realização de concurso público. Posso fazer o concurso, ou devo fazer alteração na LDO colocando a respectiva previsão?

6 Resposta: A realização de concurso público não precisa estar prevista na LDO, o que necessita constar na LDO é a concessão de vantagem ou aumento de remuneração, a criação de cargos, empregos e funções ou alteração de estrutura de carreiras, bem como a admissão ou contratação de pessoal, a qualquer título, conforme art. 169 da Constituição Federal. 4ª Pergunta: Para a discussão do Projeto de Lei de Diretrizes Orçamentárias e do Projeto de Lei Orçamentária Anual há obrigatoriedade de realizar audiência pública? Resposta: Sim! A audiência pública consubstancia-se na transparência da gestão fiscal do Município, devendo ser assegurada, com base no disposto no art. 48, parágrafo único, da Lei Complementar nº 101/2000 /Lei de Responsabilidade Fiscal, sua realização.