Cadastro de clientes

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1 Pág.: 1/6 1 Objetivo 1.1 Esta Norma estabelece os critérios e procedimentos a serem adotados para desenvolvimento das atividades de cadastramento e recadastramento de clientes, interrupção de faturamento, exclusão cadastral, classificação e quantificação de categoria/economia dos imóveis nos sistemas operados pela COPASA MG. 2 Referências Na aplicação desta Norma poderá ser necessário consultar os seguintes documentos: 2.1 Regulamento dos Serviços Públicos de Água e Esgoto da COPASA MG, aprovado pelo decreto de nº de 29/07/ Tabelas de Códigos de Cadastro. 2.3 Instruções de Preenchimento da "FIC" - Ficha de Informações Cadastrais. 2.4 Glossário do SICOM (Sistema Integrado Comercial). 2.5 NP Infrações e Sanções /, em vigor. 2.6 Tabela nº 6 Classificação/Quantificação de Economias, em vigor. 3 Definições Para os efeitos desta Norma são adotadas as definições 3.1 à 3.23: 3.1 alteração cadastral - é toda e qualquer mudança processada nos dados registrados no Cadastro de Clientes. 3.2 cadastro de clientes - conjunto de registros atualizados da COPASA MG, necessários ao faturamento, cobrança de serviços prestados e apoio ao planejamento e controle operacional. 3.3 categorias de uso - classificação do cliente, por economia, para fim de enquadramento na estrutura tarifária da COPASA MG. 3.4 categoria comercial - economia ocupada para o exercício de atividade de compra, venda ou prestação de serviços, ou para o exercício de atividade não classificada nas categorias residencial, industrial ou pública. 3.5 categoria industrial - economia ocupada para o exercício de atividade classificada como industrial pela Fundação Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE. 3.6 categoria pública - economia ocupada para o exercício de atividade de órgãos da administração direta do poder público, autarquias e fundações. São ainda incluídos nesta categoria os hospitais públicos, asilos, orfanatos, albergues e demais instituições de caridade, instituições religiosas, organizações cívicas e políticas, e entidades de classes e sindicais. 3.7 categoria residencial - economia ocupada exclusivamente para o fim de moradia.

2 Pág.: 2/6 3.8 cliente - pessoa física ou jurídica que se relaciona com a COPASA MG para fins comerciais e/ou operacionais. 3.9 cliente centralizador - cliente que responde pelo pagamento de fatura de mais de um imóvel cliente imóvel - é aquele cliente que se relaciona com a COPASA MG utilizando de seus produtos (água e esgoto), através de pontos de serviços economia - imóvel de uma única ocupação ou subdivisão de imóvel com ocupação independente das demais, perfeitamente identificada ou comprovada em função da finalidade de sua ocupação legal, dotado de instalação hidráulica privativa ou comum, para uso dos serviços de abastecimento de água ou coleta de esgoto Ficha de Informações Cadastrais (FIC) - documento destinado às movimentações dos dados do cadastro do cliente, do imóvel e do ponto de serviço. Permite também o registro de lançamentos e valores a serem faturados em casos de negociações que impliquem em cobrança e a realização de pesquisas cadastrais e mercadológicas imóvel - é o endereço onde a COPASA MG presta serviço, podendo ser edificado ou não imóvel factível - imóvel com rede de água e/ou de esgoto da COPASA MG disponível, porém não conectado à mesma imóvel potencial - imóvel localizado em logradouro não dotado de rede de água e/ou esgoto da COPASA MG imóvel real - é aquele conectado à rede de água e/ou de esgoto da COPASA MG logradouro - local público, em geral uma via de acesso ou praça pública, total ou parcialmente ladeada de imóveis, construídos ou não ponto de serviço - local onde se dá a prestação de serviço a um imóvel, podendo ser ponto de serviço de água, esgoto, fonte alternativa ou hidrante. A sua situação poderá ser ativo, tamponado, suprimido ou bloqueado recadastramento - é a revisão programada, integral ou parcial, dos dados cadastrais, em pontos de serviços e imóveis, objetivando sua atualização situação do imóvel - identificação do imóvel com relação às redes de água/esgoto da COPASA MG, podendo ser real, factível ou potencial supressão da ligação - interrupção do fornecimento de água a um imóvel, caracterizada pela retirada do hidrômetro e desconexão do ramal predial junto à rede de distribuição, no caso de rede no passeio ou junto ao meio fio, no caso de rede na rua tamponamento da ligação de água sem retirada do hidrômetro - é a interrupção do fornecimento de água a um imóvel, através da colocação de arruela de vedação na virola do padrão da ligação, com fechamento do registro e instalação do copinho com lacre tamponamento da ligação de água com retirada do hidrômetro - é a interrupção do fornecimento de água a um imóvel, através da retirada do hidrômetro ou gabarito e colocação de um

3 Pág.: 3/6 plug provido de furo na cabeça, passando-se o fio de lacre no plug e no registro, de modo a impossibilitar a retirada daquele tipo de adesão da ligação - identifica se a ligação de água e esgoto do imóvel foi originada de Crescimento Vegetativo, Expansão ou Assunção de Novo Sistema. 4 Competências 4.1 Compete aos Distritos de Serviços e respectivos Escritórios Locais informatizados/conectados ao SICOM, bem como à Unidade de Operações Comerciais da Metropolitana: a) cadastrar os bairros, classes de serviços, logradouros e faixas de localizadores; b) confeccionar e manter atualizados os mapas de rotas e o mapa geral da cidade; c) cadastrar os clientes, os imóveis e os pontos de serviços das novas localidades a serem operadas pela COPASA MG; d) manter o cadastro atualizado. 4.2 Compete aos Escritórios Locais não informatizados/não conectados ao SICOM a) enviar aos Distritos responsáveis as FIC, as Solicitações de Serviços (SS) e demais documentos, quando da inclusão, alteração e exclusão de informações cadastrais. 4.3 Compete à Unidade de Cadastro e Faturamento: a) orientar, acompanhar e fiscalizar a realização das atividades de implantação e manutenção do cadastro de clientes em todas as localidades operadas pela COPASA MG; b) manter atualizadas as Tabelas de Códigos de Cadastro; c) programar e realizar auditagens no Cadastro de Clientes, objetivando resguardar a confiabilidade dos seus dados; d) programar a execução de atividades de recadastramento dos sistemas operados pela Empresa, definindo prioridades, padronizando procedimentos, estabelecendo cronogramas e criando mecanismos para avaliação e controle dos resultados; e) analisar e excluir o cliente imóvel, ponto de serviço, conforme fluxograma de exclusão de contas, solicitando informações complementares quando necessário; f) devolver à área solicitante toda documentação de exclusão para arquivo e auditoria. 5 Condições gerais 5.1 Do cadastro A operação do cadastro deverá ser feita de forma descentralizada, utilizando-se de terminal de computador ou através de preenchimento do formulário "FIC", para processamento.

4 Pág.: 4/ Os Distritos de Serviços e respectivos Escritórios Locais e a Unidade de Operações Comerciais da Metropolitana negociarão com o cliente uma única data de vencimento alternativo para todas as Notas Fiscais Faturas de Serviços do cliente, conforme estabelecido pela Lei de nº de 24 de março de 1999, que deverá estar compreendida entre os dias 1º (primeiro) e 28 (vinte e oito) de cada mês Para concessão deste benefício deverão ser atendidas as seguintes condições: a) o cliente não poderá ter débito em atraso, junto à COPASA MG; b) a alteração da data de vencimento está limitada a 1 (uma) vez a cada período de 12 (doze) meses A Unidade de Cadastro e Faturamento efetuará análise em relatório específico referente às movimentações cadastrais efetivadas, informando às áreas responsáveis as divergências identificadas, para as devidas providências As movimentações cadastrais deverão ser processadas via "on-line" pelas áreas responsáveis, obedecendo os prazos estabelecidos pelo Calendário de Faturamento da COPASA MG Sempre que a COPASA MG negociar uma ligação predial, o cliente deverá ser incluído no cadastro, mesmo que a ligação ainda não tenha sido executada As ligações de edifícios em obras, deverão ser incluídas no cadastro com o indicativo desta situação, dentro das características do imóvel As ligações provisórias deverão integrar o cadastro de clientes As ligações clandestinas, uma vez identificadas, deverão seguir os procedimentos específicos da Norma de Infrações e Sanções A atualização dos dados contidos no Cadastro de Clientes deverá ser efetuada, rotineiramente, com base nas informações dos Leituristas e Encarregados de Rotas ou através de solicitações de clientes, as quais deverão ser previamente confirmadas Para efeito de faturamento, os clientes centralizadores deverão ser incluídos no cadastro, através de solicitação formal à Unidade de Cadastro e Faturamento, que providenciará a criação da matrícula centralizadora Para pesquisas cadastrais de rotina, trabalhos dirigidos ou de programações específicas que envolvam alterações no tipo da situação de água ou esgoto do imóvel, deverá ser registrado no SICOM o número do respectivo documento que originou a pesquisa, bem como a data da realização da mesma Como tipo da adesão, deverá ser utilizado o código de Crescimento Vegetativo e como política de negociação, o código correspondente ao motivo da informação cadastral. 5.2 Da classificação e quantificação de economias/clientes Para fins de enquadramento na Estrutura Tarifária da COPASA MG, quando da inclusão/atualização cadastral, os imóveis deverão ser classificados segundo a sua categoria de uso, tais como: residencial "r", comercial "c", público "p" ou industrial "i", aplicando-se a Tabela n.º 6 "Classificação/Quantificação de Economias".

5 Pág.: 5/ A Tabela de Classificação/Quantificação de Economias será atualizada pela Unidade de Cadastro e Faturamento e aprovada pela Diretoria da COPASA MG. 5.3 Do recadastramento As unidades responsáveis deverão efetuar a checagem em campo dos registros dos clientes, através de documento específico (FIC, Ordem de Serviço, etc) e anotando as divergências verificadas, para posterior análise e alterações cadastrais necessárias Após o levantamento de campo, deverá ser efetuada a análise dos dados apurados e posteriormente deverão ser processadas as alterações necessárias Os Escritórios Locais não Informatizados deverão enviar aos Distritos os documentos utilizados no recadastramento para o devido processamento A Unidade de Cadastro e Faturamento deverá emitir relatório demonstrativo da situação do cadastro anterior e posterior ao recadastramento efetuado, para fins de avaliação dos resultados alcançados. 5.4 Da interrupção de faturamento A interrupção de faturamento poderá ocorrer pelos seguintes motivos: a) bloqueio - quando for solicitado um tamponamento ou supressão do ponto de serviço de água e/ou esgoto, a pedido do cliente, sendo este bloqueio por tempo determinado. O bloqueio do ponto de serviço de esgoto poderá ocorrer quando for executado um tamponamento ou supressão da ligação de água e o imóvel for vazio, lote vago, demolido ou abandonado. O imóvel se mantém na condição de real e o ponto de serviço deverá ser alterado para B (bloqueado); b) tamponamento da ligação de água sem retirada do hidrômetro - por falta de pagamento, cuja ocorrência deverá estar registrada na situação do ponto de serviço. O imóvel deverá passar para a condição de factível e o ponto de serviço para H (tamponado sem retirada do hidrômetro); c) tamponamento da ligação de água com retirada do hidrômetro - a pedido do cliente, por falta de pagamento ou por infração, cuja ocorrência deverá estar registrada na situação do ponto de serviço. O imóvel deverá passar para a condição de factível e o ponto de serviço para T (tamponado); d) supressão - a pedido do cliente, por falta de pagamento, por infração, por queda de padrão, desapropriação ou impedimento da execução da suspensão ou tamponamento, cuja ocorrência deverá estar registrada na situação do ponto de serviço. O imóvel deverá passar para a condição de factível e o ponto de serviço para S (suprimido) No caso de tamponamento ou supressão a pedido, deverá ser faturado o mês subsequente, antecipando-se a cobrança do volume consumido após a última medição. Não havendo consumo após a última medição, não será necessária a antecipação do faturamento. 5.5 Da exclusão As exclusões cadastrais poderão contemplar todos os dados do cliente ou apenas os dados do ponto de serviço e deverão ser devidamente justificadas.

6 Pág.: 6/ A exclusão do Ponto de Serviço não exclui a matrícula do Cliente Imóvel que permanece no cadastro com os dados pessoais do cliente A exclusão do Cliente Imóvel ou do Ponto de Serviço somente se efetivará desde que não haja: a) débito faturado ou a faturar; b) negociação especial; c) solicitações de serviços em aberto; d) processo de medição em andamento. 6 Disposições finais 6.1 Esta Norma de Procedimentos entra em vigor a partir desta data, revogadas a N.P.- Cadastro de Clientes de nº /0, a N.P.- Interrupção de Faturamento e Exclusão Cadastral de Cliente, Ponto de Serviço e Imóvel, de nº /0 e demais disposições em contrário. 6.2 Aplica-se às Unidades Organizacionais envolvidas com as atividades comerciais. Hubert Brant Moraes Superintendente Comercial Valter Zschaber Júnior Superintendente de Planejamento e Controle José Carlos Righetti Diretor Financeiro e Administrativo Marcello Lignani Siqueira Presidente Analista Responsável: Luiz Cláudio Andrade Silva Arquivamento: Manual do Sistema Comercial Data de Aprovação: 26/12/2000 DVPO: Original Assinado

7 DOCUMENTOS REVOGADOS Pág.: 1/1 Documentos Revogados por essa NP em 1998, conforme item 6.1: Cadastro de Usuários NP /2 Classificação, Codificação e Quantificação de Economias/Usuários NP /2 Recadastramento NP /0

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