Processos de Despesas de Exercícios Anteriores Prazo de arquivamento e destruição de documentos

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1 DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO E CULTURA DO EXÉRCITO - DECEx ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO - APA Processos de Despesas de Exercícios Anteriores Prazo de arquivamento e destruição de documentos 1) Histórico Em 2009, o Vice-Chefe do Departamento de Educação e Cultura do Exército (DECEx) determinou a realização de estudos sobre as possíveis indenizações que faziam jus os ex-alunos do Curso de Formação de Sargentos (CFS) - Nova Sistemática - Turmas formadas em 2007 e 2008, por ocasião dos deslocamentos que foram feitos das Organizações Militares Corpo de Tropa (OMCT) de origem por término do Período Básico até os Estabelecimentos de Ensino (Estb Ens) de destino para cursarem o Período de Qualificação. O relatório conclusivo do estudo elaborado pelo DECEx foi encaminhando ao Departamento-Geral do Pessoal (DGP) por intermédio do Ofício Nr APA/DECEx, de 04 MAR 09. O DGP, após análise do teor do documento enviado pelo DECEx, encaminhou como resposta o Ofício Nr 092 APG-A/3.1-DGP, de 30 ABR 09, com o seguinte teor: Do Vice-Chefe do Departamento-Geral do Pessoal Ao Sr Vice-Chefe do Departamento de Educação e Cultura do Exército Assunto: indenizações a que fazem jus os alunos do CFS Ref: Of Nr APA/DECEx, de 04 MAR 09, do DECEx 1. Expediente sobre indenizações a que fazem jus os alunos do Curso de Formação de Sargentos (CFS) por ocasião do deslocamento das Organizações Militares Corpo de Tropa (OMCT) até os estabelecimentos de ensino de destino, por término do período básico. 2. Em relação a esse assunto, incumbiu-me o Sr Chefe do Departamento-Geral do Pessoal de submeter à apreciação desse Departamento, o que faço por intermédio de V Exa, as considerações abaixo com a finalidade de responder aos questionamentos apresentados no documento da referência: a. no que tange ao número 3. do Of Nr APA/DECEx, de 04 MAR 09, verifica-se que a solução para os problemas apresentados deve ser gerenciada conjuntamente pelo DECEx e DGP, podendo ser operacionalizada da seguinte forma: 1) quanto aos direitos anteriores ao ano de 2008 (inclusive), orientar os interessados a encaminhar para o DECEx os respectivos requerimentos para o pagamento de despesas de exercícios anteriores.

2 Posteriormente, com a consolidação por esse Departamento dos valores a serem indenizados e a informação devida, o DGP/DIORFA repassará as cotas correspondentes para o DECEx; 2) no que se refere aos alunos que terminarão o período básico em 2009, após solicitação do DECEx, o DGP/DIORFA alocará os recursos necessários para atender aos pagamentos de ajuda de custo, indenizações de bagagem, auto, moto e passagens. Esses valores deverão servir de referência para os planejamentos orçamentários de 2010; e 3) no tocante às indenizações correspondentes às movimentações por término de curso das escolas de formação de Sargentos, em 2009, esse processo indenizatório deverá ser efetivado por intermédio da DCEM, tendo-se como base as informações fornecidas pelo DECEx. b. no que concerne ao número 4. do mesmo ofício, acerca de outros estudos em relação ao Nr 9. (RECOMENDAÇÕES) do relatório anexo, apresentam-se os seguintes comentários e observações: 1) sobre os possíveis desdobramentos para os direitos extensivos aos alunos da EsPCEx, este Departamento entende que se aplica a mesma legislação no tocante ao rol de direitos decorrentes da sistemática de formação parcial em sedes distintas (EsPCEx e AMAN); 2) entretanto, no caso do aluno da EsPCEx, sem dependentes, que segue destino para a AMAN, após a conclusão do curso, havendo transporte pago pela União, não se justifica o pagamento das respectivas indenizações; 3) a respeito da viabilidade do CFS em duas fases em um mesmo estabelecimento de ensino, a solução mostra-se adequada. Entretanto, tal possibilidade merece estudo mais aprofundado, pesando os custos e benefícios da medida, balanceando racionalização financeira com melhor preparo profissional do militar em formação; 4)... 5)... 6)... Assina: Gen Div ARCHIAS ALVES DE ALMEIDA NETO/Vice-Chefe do DGP A resposta enviada pelo DGP, constante do Ofício Nr 092 APG-A/3.1-DGP, de 30 ABR 09, confirmou que os ex-alunos do CFS (Turmas 2007 e 2008), atualmente sargentos, formados a partir da Nova Sistemática do CFS, faziam jus ao pagamento de despesas de exercícios anteriores referente às indenizações de ajuda de custo, transporte de bagagem, transporte do automóvel/motocicleta e passagem (caso a caso) por terem se deslocado, com mudança de sede, das OMCT de origem onde realizaram o Período Básico até os Estb Ens de destino com encargos de formação, no intuito de realizarem o Período de Qualificação. O DECEx, com base no entendimento do DGP, designou a Assessoria de Planejamento Administrativo (APA) para que ficasse com a incumbência de operacionalizar os pagamentos de despesas de exercícios anteriores, tendo em vista orientar as OM/UG que possuíam ex-alunos do CFS pertencentes às Turmas de 2007 e 2008 que não haviam recebido as indenizações que faziam jus, em relação aos procedimentos administrativos que deveriam adotar de acordo com o previsto nas Normas para o Pagamento de Despesas de Exercícios Anteriores, regulado pela Portaria Nr 1.054, Cmt Ex, de 11

3 DEZ 97, alterada pela Portaria do Comandante do Exército Nr 793, de 12 DEZ 03. (Exercícios Anteriores) Por oportuno, procedimento análogo foi adotado em relação aos ex-alunos da EsPCEx formados nas Turmas de 2004, 2005, 2006, 2007 e 2008 por ocasião do deslocamento, com mudança de sede, da EsPCEx até a AMAN. Com vistas a operacionalizar as ações relativas aos pagamentos de despesas de exercícios anteriores dos cadetes que ainda estavam na AMAN, bem como, dos oficiais formados na EsPCEx em 2004, que já haviam seguido destino para outras OM por término de curso na AMAN, o DECEx determinou que os Processos Despesas de Exercícios Anteriores seriam organizados e arquivados pela própria AMAN tomando como base a legislação vigente sobre o assunto. Em 2011, o texto da Portaria Nr Cmt Ex, de 17 MAR 11, publicada no Boletim do Exército Nr 12, de 25 MAR 11, que também regula o assunto pagamento de despesas de exercícios anteriores, sinalizava que os Processos de Despesas de Exercícios Anteriores continuavam a ser organizados de acordo com o que prevê o item 5, da Portaria Ministerial Nr de 11 DEZ 1997, porém, deveriam ser mantidos arquivados nas Unidades Gestoras / Organizações Militares (UG/OM) de origem dos militares interessados e que faziam jus ao direito, caso os valores da despesa inicial com Pagamento de Pessoal não ultrapassassem o limite estabelecido como de licitação dispensável, nos termos do inciso II, do Art 24, da Lei nº 8.666, de 21 JUN 1993, atualmente R$ 8.000,00 (oito mil reais). No caso específico do Pagamento de Despesas de Exercícios Anteriores do CFS - Turmas 2007/2008 e da EsPCEx/AMAN - Turmas 2004/2005/2006/2007/2008 os valores a receber pelos militares incluídos nesse universo, não ultrapassam o limite atual de R$ 8.000,00 (oito mil reais) estabelecido na Portaria Nr Cmt Ex, de 17 MAR 11, deste modo, as UG/OM e AMAN passaram a solicitar a autorização e os recursos para pagamento ao DECEx, mantendo os Processos de Despesas de Exercícios Anteriores arquivados, respectivamente, nas próprias UG/OM solicitantes e na AMAN, para futuras verificações pelos órgãos de controle interno, externo, DECEx e DGP. O DECEx, no intuito de regular a matéria relativa ao prazo de arquivamento dos Processos de Despesas de Exercícios Anteriores do CFS - Turmas 2007/2008 e da EsPCEx/AMAN - Turmas 2004/2005/2006/2007/2008, encaminhou consulta ao DGP por intermédio do DIEx Nr APA/DECEx, de 11 ABR 12, com o seguinte teor: Do Vice-Chefe do Departamento de Educação e Cultura do Exército Ao Sr Vice-Chefe do Departamento-Geral do Pessoal Assunto: prazo de arquivamento de processos de despesas de exercícios anteriores Anexo: 01 (uma) cópia do Of Nr 092 APG-A/3.1-DGP, de 30 ABR O Departamento de Educação e Cultura do Exército (DECEx), por intermédio do Of Nr 092 APG- A/3.1-DGP, de 30 ABR 09, em anexo, recebeu a incumbência de operacionalizar o pagamento de

4 despesas de exercícios anteriores relativo ao Curso de Formação de Sargentos (CFS) Turmas formadas nos anos de 2007 e 2008, bem como, dos alunos da EsPCEx Turmas formadas nos anos de 2004/2005/2006/2007 e Portanto, solicito a V Exa mandar informar o prazo (fator tempo) que os processos de despesas de exercícios anteriores enviados ao DECEx pelas UG/OM que possuem militares que fazem jus ao direito em questão, devem permanecer arquivados neste Departamento para verificação pelos órgãos de controle interno do Exército, bem como, qual o amparo legal que regula este procedimento. Assina: Gen Div ANTONIO HAMILTON MARTINS MOURÃO / Vice-Chefe do DECEx Em resposta o DGP enviou o DIEx nº 139-DIORFA/VCh/DGP/Ch/DGP, de 25 JUN 12, com o seguinte teor: Do Vice-Chefe do Departamento-Geral do Pessoal Ao Sr Vice-Chefe do Departamento de Educação e Cultura do Exército Assunto: arquivamento e destruição de documentos (processos de exercícios anteriores) Referência: a) Ofício Restrito nº DIEx Nr 171-APA/DECEx, de 18 ABR 12. Anexos: 1) DIEx nº 10-Asse2/SSEF/SEF de 12 JUN 12; 2) Mensagem SIAFI nº 2010/ , de 06 OUT 10, da SEF; e 3) DIEx nº 41-SPE/CCIEx, de 14 JUN Expediente sobre os prazos de arquivamento e destruição de documentos relacionados com os processos de despesas de exercícios anteriores, no âmbito do Comando do Exército, que devem ficar à disposição de órgãos de controle interno e externo. 2. Sobre o assunto, informo a V Exa que este Departamento consultou o Centro de Controle Interno do Exército, recebendo como resposta as orientações constantes dos documentos anexos, que estabelecem prazos para a guarda de documentos comprobatórios de despesas de exercícios anteriores. Assina: Gen Div LUIZ ALBERTO MARTINS BRINGEL/Vice-Chefe do Departamento-Geral do Pessoal Teor do anexo 1) DIEx nº 10-Asse2/SSEF/SEF de 12 JUN 12 Do Subsecretário de Economia e Finanças Ao Sr Chefe do Centro de Controle Interno do Exército Assunto: arquivamento e destruição de documentos Referência: DIEx Nr 35-SPE/CCIEx, de 4 MAIO O presente expediente versa sobre os prazos de arquivamento e destruição de documentos comprobatórios de despesas de exercícios anteriores. 2. Sobre o assunto, informo a V Exa que, por meio da Mensagem SIAFI 2010/ , de 06 de outubro de 2010, esta Secretaria orientou os Chefes de ICFEx quanto aos prazos para guarda de documentos comprobatórios de despesas, abrangendo, também, aqueles referentes a exercícios anteriores, como sendo 05 (cinco) anos para as despesas até 2007 e anteriores, e de 10 (dez) anos para 2008 e seguintes. 3. Esta Secretaria entende que as prescrições contidas na Portaria nº 256, de 29 de maio de 2001, do Comandante do Exército - IG (Instruções Gerais para a Avaliação de Documentos do Exército) são aplicadas subsidiariamente aos procedimentos descritos na Mensagem SIAFI acima citada. Assina: Gen Div GERSON FORINI/Subsecretário de Economia e Finanças Teor do anexo 2) Mensagem SIAFI nº 2010/ , de 06 OUT 10, da SEF; e MENSAGEM: 2010/ DA EMISSORA SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS-GESTOR EM 06/10/10 AS 15:57: POR PAULO DE SOUZA MATTOS ASSUNTO: GUARDA DE DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DE EXERCÍCIOS ANTERIORES SEF DO SUBSECRETÁRIO DE ECONOMIA E FINANÇAS AOS SENHORES CHEFES DE ICFEX

5 REF: A. IN 57-TCU, DE 21 DE AGOSTO DE 2008; B. IN 63-TCU, DE 01 DE SETEMBRO DE 2010; E C. DECRETO , DE 23 DE DEZEMBRO DE TRATA O PRESENTE EXPEDIENTE DE PRAZO PARA MANTER EM ARQUIVO A DOCUMENTAÇÃO COMPROBATÓRIA DOS ATOS E FATOS DE GESTÃO ORCAMENTÁRIA, FINANCEIRA, CONTÁBIL, PATRIMONIAL E DE PESSOAL PRATICADOS PELA ADMINISTRAÇÃO DAS UNIDADES GESTORAS (UG) DO COMANDO DO EXÉRCITO. 2. COM FULCRO NOS NORMATIVOS DA REFERÊNCIA, ESTA SECRETARIA ESCLARECE AOS CHEFES DE ICFEX O QUE SE SEGUE. A. PARA OS EXERCÍCIOS DE 2007 E ANTERIORES : MANTER EM ARQUIVO PELO PRAZO DE 05 (CINCO) ANOS, CONTADOS A PARTIR DA DATA DO JULGAMENTO DAS CONTAS DOS RESPONSÁVEIS PELO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO (TCU). B. PARA OS EXERCÍCIOS DE 2008 E SEGUINTES : 1) MANTER EM ARQUIVO PELO PRAZO DE 10 (DEZ) ANOS, CONTADOS A PARTIR DA APRESENTAÇÃO DO RELATÓRIO DE GESTÃO AO TCU, PARA AS UNIDADES JURISDICIONADAS NÃO RELACIONADAS PARA CONSTITUIÇÃO DE PROCESSO DE CONTAS NO EXERCÍCIO ; E 2) MANTER EM ARQUIVO PELO PRAZO DE 5 (CINCO) ANOS, CONTADOS A PARTIR DA DATA DO JULGAMENTO DAS CONTAS DOS RESPONSÁVEIS PELO TCU, PARA AS UNIDADES JURISDICIONADAS RELACIONADAS PARA CONSTITUIÇÃO DE PROCESSO DE CONTAS NO EXERCICIO. 3. INFORMO AOS CHEFES DE ICFEX QUE NÃO OBSTANTE A INSTRUÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA B TRATAR DAS NORMAS DE ORGANIZAÇÃO E DE APRESENTAÇÃO DOS RELATÓRIOS DE GESTÃO E DAS PEÇAS COMPLEMENTARES QUE CONSTITUIRÃO OS PROCESSOS DE CONTAS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL, PARA JULGAMENTO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, OS PRAZOS ESTABELECIDOS EM CONFORMIDADE COM O DISPOSTO NO ITEM 2. ANTERIOR DEVERÃO SER CUMPRIDOS, OBRIGATORIAMENTE, PARA ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS DA CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO REALIZADA NO SIAFI, PELAS UG PRIMÁRIAS (160XXX) E SECUNDÁRIAS (167XXX), COM UTILIZAÇÃO DA TRANSAÇÃO >ATUCONFREG (ATUALIZA CONFORMIDADE DE REGISTROS DE GESTÃO. 4. COM O PROPÓSITO DE ATENDER AS NORMAS CONTIDAS NA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 63-TCU, DE 01 DE SETEMBRO DE 2010, AS PORTARIAS QUE SE SEGUEM ESTÃO SENDO OBJETO DE ATUALIZAÇÃO POR PARTE DESTA SECRETARIA. A. PORTARIA Nº 011-SEF, DE 17 DE OUTUBRO DE 1995, QUE APROVA AS NORMAS PARA ARQUIVAMENTO E DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS E FINANCEIROS. B. PORTARIA Nº 009-SEF, DE 13 DE DEZEMBRO DE 1999, QUE APROVA AS NORMAS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DOS RECURSOS UTILIZADOS PELAS UNIDADES GESTORAS DO EXÉRCITO BRASILEIRO. 5. INFORMO, AINDA, AOS CHEFES DE ICFEX QUE A PRESENTE MENSAGEM DEVERÁ SER OBJETO DE DIFUSÃO AS UG VINCULADAS, POR MEIO DE PUBLICAÇÃO NO BOLETIM INFORMATIVO. BRASÍLIA-DF, 06 DE OUTUBRO DE 2010 ASSINA: GEN DIV CARLOS HENRIQUE CARVALHO PRIMO/SUBSECRETÁRIO DE ECONOMIA E FINANÇAS/ SAMPAIO 200 ANOS: CORAGEM E DETERMINAÇÃO Teor do Anexo 3) DIEx nº 41-SPE/CCIEx, de 14 JUN 12. Do Chefe do Centro de Controle Interno do Exército Ao Sr Vice-Chefe do Departamento-Geral do Pessoal Assunto: arquivamento e destruição de documentos. Referência: DIEx nº 73-DIORFA/VCh/DGP/Ch/DGP, de 26 ABR 12. Anexos: 1) Mensagem_SIAFI_ , de 6 OUT 10; e 2) DIEx nº10-asse2-ssef-sef, de 12 JUN 12.

6 1. Versa o presente expediente sobre os prazos de arquivamento e destruição de documentos relacionados com os processos de despesas de exercícios anteriores, no âmbito do Exército, que devem ficar à disposição de órgãos de controle interno e externo. 2. Sobre o assunto, informo a V Exa que este Centro consultou a Secretaria de Economia e Finanças (SEF), que respondeu de acordo com os arquivos anexos. 3. Diante do exposto, informo, ainda, a V Exa que as prescrições contidas na Portaria nº 256, de 29 de maio de 2001, do Comandante do Exército - IG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) são aplicadas subsidiariamente aos procedimentos descritos na Mensagem SIAFI constante do anexo. Assina: Gen Bda PAULO CESAR SOUZA DE MIRANDA/Chefe do Centro de Controle Interno do Exército Com base na resposta enviada pelo DGP o DECEx encaminhou à AMAN o DIEx Nr 131 PDEA/APA, de 28 JUN 12, que trata sobre o assunto em questão, com o seguinte teor: Do Chefe da Assessoria de Planejamento Administrativo do Departamento de Educação e Cultura do Exército Ao Sr Ordenador de Despesas da Academia Militar das Agulhas Negras Assunto: prazo de arquivamento de processos de despesas de exercícios anteriores Anexo: - 01 (uma) cópia do DIEx Nr 171-APA/DECEx, de 11 ABR 12, do DECEx - 01 (uma) cópia do DIEx Nr 139-DIORFA/VCh/DGP/Ch/DGP, de 25 JUN 12, do DGP 1. O Departamento de Educação e Cultura do Exército (DECEx), por intermédio do Of Nr APG- A/3.1, de 30 ABR 09, do DGP, recebeu a incumbência de operacionalizar o pagamento de despesas de exercícios anteriores relativo ao Curso de Formação de Sargentos (CFS) Turmas formadas nos anos de 2007 e 2008, bem como, dos ex-alunos da EsPCEx Turmas formadas nos anos de 2004/2005/2006/2007 e Por intermédio do DIEx Nr 171 APA/DECEx, de 11 ABR 12, em anexo, este ODS solicitou ao DGP mandar informar o prazo (fator tempo) que os processos de despesas de exercícios anteriores enviados pelas UG/OM que possuem militares que fazem jus ao direito em questão, devem permanecer arquivados para verificação pelos órgãos de controle interno do Exército, bem como, qual o amparo legal que regula este procedimento. 3. Sendo esse Estb Ens o responsável pelo recebimento e controle das solicitações de autorização de pagamento enviadas pelas UG/OM que possuem no seu efetivo militares que fazem jus ao direito em questão, bem como, pela montagem dos Processos dos atuais cadetes, no tocante ao Pagamento de Despesas de Exercícios Anteriores dos ex-alunos da EsPCEx Turmas formadas nos anos de 2004/2005/2006/2007/2008, por ocasião do deslocamento/movimentação para AMAN, solicito-vos adotar os procedimentos e orientações constantes do DIEx Nr 139-DIORFA/VCh/DGP/Ch/DGP, de 25 JUN 12, do DGP, em anexo, considerando os prazos de arquivamento previstos nos documentos que regulam o assunto em questão. Por ordem do Vice-Chefe do Departamento de Educação e Cultura do Exército. Assina: EDUARDO CONDE SANGENIS - Cel R/1 - Chefe da APA/DECEx Em consequência os interessados tomem conhecimento e as providências decorrentes. * Publicado no Aditamento Nr APA, ao Boletim do DECEx Nr 046, de 21 de junho de 2012

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