Cartilha para a Contabilização de Danos ao Erário

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1 MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS 5ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO (5ª ICFEx / 1982) Cartilha para a Contabilização de Danos ao Erário Separata ao Boletim Informativo 08/2011

2 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 2) A presente cartilha foi elaborada pela 5ª Inspetoria de Contabilidade e Finanças do Exército (5ª ICFEx) com a finalidade de orientar e auxiliar os agentes da administração a realizarem os registros contábeis referentes a apuração de danos ao erário, desde a abertura do processo/procedimento administrativo de apurar os fatos, bem como a identificação dos responsáveis e valores até a extinção do direito do ente público. Desde já, contamos com a contribuição de todos para a correção de eventuais equívocos e/ou sugestões visando o aperfeiçoamento da presente.

3 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 3) 1 INTRODUÇÃO O objeto da Contabilidade é o patrimônio, cujo registro contábil deve retratar a realidade patrimonial da Unidade Gestora (UG). Tem se observado falhas nos registros contábeis das Unidades Gestoras (UG) vinculadas à esta Inspetoria quanto à contabilização dos prejuízos/danos ao erário, portanto, deixando de retratar a realidade patrimonial com oportunidade e tempestividade, pois os bens/materiais extraviados ou avariados continuam figurando nas demonstrações contábeis em suas contas de origem. Nessa esteira, a contabilidade deve representar a situação real, vale dizer em outras palavras, que contabilidade deve retratar a fase de apuração, o(s) responsáveis indicado(s) pelo competente e regular processo administrativo de apuração do dano, bem como os valores envolvidos até a efetiva conclusão do processo. Assim, para que o patrimônio do Comando do Exército reflita a realidade dos fatos de forma correta, oportuna, tempestiva e regular, esta Inspetoria elaborou a presente cartilha com objetivo de detalhar procedimentos a serem adotados pelas UG, a fim de contabilizar os danos ao erário. As orientações abaixo foram propostas por esta Inspetoria à Secretaria de Economia e Finanças (SEF) que aprovou e divulgou para todas as demais ICFEx. A MACROFUNÇÃO Diversos Responsáveis contém orientações sobre o tema, mas que esta publicação reforça procedimentos e busca ilustrar as orientações com exemplos práticos, utilizando-se de telas do SIAFI, a fim de facilitar o entendimento pelos diversos Agentes da Administração visando a correta contabilização. Com apoio do SIAFI EDUCACIONAL, a cartilha demonstra procedimentos a serem adotados diante de quatro situações hipotéticas: 1ª situação - falta/extravio de material permanente; 2ª situação - falta/extravio de material de consumo; 3ª situação - falta/extravio de material no estoque de distribuição de um órgão provedor; e 4ª situação - não há envolvimento de material, mas sim, de situação de pagamento indevido de despesas (serviços, pessoal, etc.). Na primeira situação são demonstrados todos os passos da contabilização de danos ao erário, desde a abertura de processo administrativo para apuração do dano, até a extinção do direito a receber. Já nas demais situações são demonstradas apenas as diferenças entre cada procedimento, pois os procedimentos subsequentes são idênticos. Fatos e UG's foram utilizados apenas como exemplos não representando situações reais.

4 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 4) 2. 1ª SITUAÇÃO falta/extravio de material permanente Dados A UG 160XXX-XXXX possuía em seu patrimônio um notebook, cujos saldos contábeis, em 31 ago 11, eram os seguintes: - conta contábil: EQUIPAMENTOS DE PROCESSAMENTOS DE DADOS - valor contábil (de aquisição) do bem: R$ 1.497,00 (figura 1) - valor da depreciação acumulada do bem em questão: R$ 44,98 (figura 2) Figura 1 - Saldo da conta valor contábil (de aquisição) do bem Figura 2 Saldo da conta valor da depreciação acumulada

5 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 5) Em 1 Set 11 houve o extravio do notebook. O Cmt/Ch/Dir da OM, por intermédio da Portaria nº 001, instaurou um procedimento/processo administrativo (IPM, Sindicância etc.), a fim de apurar a responsabilidade pelo extravio, bem como a ordem para que fosse feita a devida contabilização da baixa do bem extraviado, ou seja, retirar do patrimônio da UG o material ora extraviado e portanto inexistente e, ainda, realizar o registro contábil da apuração da responsabilidade pelo dano, visto que ainda o(s) mesmo(s) não foram identificado(s). 2.1 Contabilização Apuração administrativa interna na UG A UG deve, após a publicação da Portaria que instaurou o procedimento/processo administrativo contabilizar diversos responsáveis em apuração. A MACROFUNÇÃO Diversos Responsáveis dispõe que nas contas de compensação deve-se utilizar um valor estimativo do dano. Assim, no exemplo citado será utilizado o valor contábil líquido do bem que deve ser apurado como resultado da operação entre (valor de aquisição depreciação acumulada do bem) assim representado: - valor de aquisição: R$ 1.497,00; - valor da depreciação: R$ 44,98; - valor contábil líquido = 1.497,00 44,98 = R$ 1.452,02 efetuar o desrelacionamento no SISCOFIS, com a devida publicação em Boletim Administrativo; contabilizar a baixa do bem no SIAFI; e contabilizar a baixa da depreciação no SIAFI. O quadro abaixo demonstra as contas a serem contabilizadas no SIAFI: EVENTO CONTA VALOR D xx.00-Diversos Responsáveis em apuração C Valores, Títulos e Bens sob Responsabilidades 1.452, D Perdas C xx.00-Bens móveis (imobilizado) 1.452, D Depreciações, amortizações e exaustões C xx.00-Bens móveis (imobilizado) 44,98 Quadro 1 contas movimentadas Observação: 1. A conta adequada para contabilização de Diversos Responsáveis em apuração pode ser consultada pela transação CONCONTA, do SIAFI, conforme figura 3. Neste exemplo, o xx será substituído por 05, então a conta será RESPONSAVEIS POR DANOS OU PERDAS.

6 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 6) Figura 3 CONCONTA Observação: 2: A conta adequada para contabilização de Bens Móveis deve ser a conta em que o bem está contabilizado. Neste exemplo, o xx será substituído por 35, então a conta será EQUIPAMENTOS DE PROCESSAMENTOS DE DADOS Inscrição Genérica A conta contábil xx.00-Diversos Responsáveis em Apuração exige conta corrente, que é constituída da seguinte forma: * Exercício em que foi iniciado o procedimento de apuração administrativa + * CNPJ ou CPF ou UG ou IG (Inscrição Genérica) ou 999. Para identificar o processo, utiliza-se a Inscrição Genérica, que deve ser cadastrada no SIAFI por intermédio da transação ATUGENER (figuras 4, 5, 6 e 7) da seguinte forma: Inscrição Genérica: Tipo: DD Código: identificação do processo+n processo+ano PA Processo Administrativo PS Sindicância PI IPM Exemplos DDPA00108 Processo Administrativo n 001, de 2008 DDPS01009 Sindicância n 010 de 2009 DDPI02110 IPM n 021 de 2010 Observação: caso já exista inscrição genérica com a mesma denominação, utilizar letras do alfabeto no primeiro dígito, após a identificação do processo. Exemplo: Sindicância nº 010 de DDPSA1009

7 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 7) Figura 4 ATUGENER Figura 5 ATUGENER-DD

8 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 8) Figura 6 ATUGENER-TIPO/CÓDIGO Sindicância Nº 001 Instaurada em 2011 Figura 7 ATUGENER-TÍTULO/DESCRIÇÃO Emissão da Nota de Lançamento (NL) A próxima providência será emitir a NL para realizar o registros contábeis no SIAFI, referente aos diversos responsáveis, baixa do bem e baixa da depreciação, cujos eventos pode-se verificar na figura 8:

9 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 9) Figura 8 NL preenchimento Registro de diversos responsáveis Baixa do Bem Baixa da depreciação Figura 9 NL gerada Providências após término da apuração Após o término do processo administrativo e a publicação da solução em Boletim Interno, pode ocorrer três situações: a. imputar o prejuízo à União; b. imputar o prejuízo ao responsável e o valor ser recebido; e c. imputar o prejuízo ao responsável e o valor ser cancelado.

10 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 10) Prejuízo imputado à União Quando o prejuízo é imputado à União, o procedimento a ser adotado é baixar a conta xx.00-Diversos Responsáveis em apuração. Para isso a UG emite NL utilizando o evento da figura 10: Figura 10 NL imputação à União Imputação do prejuízo ao(s) responsável (is), com recebimento do valor apurado A primeira providência da UG, quando o prejuízo for imputado ao(s) responsável(eis) será efetuar a baixa da responsabilidade, conforme figura 11 abaixo: Figura 11 NL baixa da responsabilidade-emitido pela UG responsável

11 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 11) Ato contínuo, a UG deverá informar à sua ICFEx de vinculação a solução do processo, contendo o CPF e nome de todos os responsáveis. A Inspetoria, por sua vez, efetuará o registro do direito para a UG, conforme demonstrado na figura 12: Figura 12 NL registro de créditos administrativos-emitido pela setorial contábil Recebimento do Valor Apurado O valor referente ao dano ao erário deverá ser depositado pelo(s) responsável (eis) por intermédio de GRU, cujo código de recolhimento depende de cada caso. Quando a UG identificar a o documento de arrecadação (RA) no SIAFI, deverá informar a ICFEx. Esta emitirá NL, conforme figura 13: Figura 13 NL recebimento de créditos administrativos-emitido pela setorial contábil

12 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 12) Imputação do prejuízo ao(s) responsável(eis), com cancelamento do crédito Quando houver a imputação do prejuízo ao(s) responsável(eis), mas o crédito for cancelado por ordem judicial ou por qualquer outro motivo, a UG e a ICFEx efetuarão o mesmo procedimento descrito no item Assim que a UG tomar conhecimento do cancelamento do crédito, deverá informar a Inspetoria que emitirá NL com o evento da figura 14: Figura 14 NL cancelamento de créditos administrativos-emitido pela setorial contábil 3 2ª SITUAÇÃO falta/extravio de material de consumo O Fiscal Administrativo da UG H Gu Fl, após verificação de rotina no material de almoxarifado, constatou a falta de material de expediente no valor de R$ 1.000,00, contabilizado na Conta Contábil: MATERIAL DE CONSUMO, subitem 16. Diante disso, o Diretor da OM, por intermédio da Portaria nº 001, instaurou processo administrativo para apurar o fato e ordenou que fosse feita a contabilização da baixa do material extraviado, bem como fizesse o registro contábil da apuração de responsabilidade pelo dano. Após a publicação da Portaria, foi registrada a IG, conforme item e, emitida a NL abaixo (figura 15) para contabilização da responsabilidade e baixa do material de consumo:

13 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 13) Figura 15 NL registro da responsabilidade e baixa de material de consumo. Os demais procedimentos a serem executados são idênticos aos realizados para a 1ª situação. 4 3ª SITUAÇÃO - falta/extravio de material no estoque de distribuição de um órgão provedor O Fiscal Administrativo da UG º B Sup, após verificação de rotina no estoque de distribuição, constatou a falta de gêneros de alimentação no valor de R$ 1.000,00, contabilizado na Conta Contábil: ESTOQUE INTERNO, subitem 07. Diante disso, o Comandante da OM, por intermédio da Portaria nº 001, instaurou sindicância e ordenou que fosse feita a contabilização da baixa do material extraviado, bem como fizesse o registro contábil da apuração de responsabilidade pelo dano. Após a publicação da Portaria, foi registrada a IG e emitida a NL abaixo (figura 16) para contabilização da responsabilidade e baixa do estoque de distribuição:

14 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 14) Figura 16 NL registro da responsabilidade e baixa de material de consumo. Os demais procedimentos a serem executados são idênticos aos realizados para a situação 1ª situação. 5 4ª SITUAÇÃO - não há envolvimento de material, mas sim, de situação de pagamento indevido de despesas (serviços, pessoal, etc.). O Chefe do Setor de Pessoal da UG º BIMtz, após verificação de rotina, verificou que houve pagamento indevido de auxílio transporte a diversos militares no valor de R$ 1.000,00. Diante disso, o comandante da OM, por intermédio da Portaria nº 001, instaurou sindicância e ordenou que fosse feita a contabilização da apuração de responsabilidade pelo dano. Nesta situação, registra-se apenas a conta xx.00-Diversos Responsáveis em apuração, substituindo xx por 01 - pagamentos indevidos, haja visto que o caso não envolveu bem ou material. Após a publicação da Portaria, foi registrada a IG, e efetuado o registro da apuração da responsabilidade, conforme NL abaixo (figura 17):

15 (Cartilha de Contabilização de Danos ao Erário 5ª ICFEx, - ago Fl 15) Figura 17 NL registro da responsabilidade. Os demais procedimentos a serem executados são idênticos aos realizados para a situação a 1ª situação