Repositório e-learning disponível em:

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1 Repositório e-learning disponível em:

2 Associação Universidade Empresa para o Desenvolvimento Repositório e-learning Descrição Geral do Repositório e-learning O Repositório de Conteúdos Educativos da TecMinho e da Universidade do Minho

3 Ficha Técnica Título Descrição do Repositório e-learning [O Repositório de Conteúdos Educativos da TecMinho e da Universidade do Minho] Autores Ana Alice Baptista Ana Augusta S. M. Silva Dias Arnaldo Dantas Eloy Rodrigues José Carvalho Selecção e Edição José Carvalho Design e Paginação Paulo Patrício visual@vianw.pt Coordenação Ana Augusta S. M. Silva Dias Editor TecMinho/Gabinete de Formação Contínua da Universidade do Minho Universidade do Minho Campus de Azurém Guimarães Tlf: Fax: formar@tecminho.uminho.pt

4 Índice 1. Repositório e-learning Objectivos do Repositório e-learning Desenvolvimento do Repositório e-learning Comunidades e Colecções Tipos de documentos do Repositório e-learning Preservação de Documentos Os Identificadores persistentes do Repositório e-learning Os Direitos de Autor dos documentos submetidos Controlo de acesso aos documentos Interoperabilidade com o Repositório e-learning Acesso aos conteúdos no Repositório e-learning Percorrer Pesquisar Aceder aos conteúdos através de motores de Pesquisa Pesquisa de texto integral Pesquisa avançada Exemplo de Pesquisa Avançada Recurso a RSS RSS no Repositório de Conteúdos Educativos Serviço de Alertas Activar Alertas Editar Alertas Estatísticas do Repositório... 16

5 20. Autenticação no Repositório e-learning O espaço Meu Repositório Ajudas do Repositório e-learning Processo de Depósito Como iniciar o Auto-Arquivo Os metadados do Repositório e-learning Depositar documentos Suspender um depósito Processo de depósito no Repositório e-learning Administração do Repositório e-learning Comunidades & Colecções Utilizadores Grupos Registos Directório de Metadados Registo de Formatos Bitstream Depósitos em Workflow Permissões Editar Notícias Supervisores Estatísticas... 28

6 1. Repositório e-learning O Repositório e-learning é o repositório de conteúdos educativos da TecMinho e da Universidade do Minho, constituído com o objectivo de armazenar, preservar, divulgar e dar acesso aos recursos didácticos e pedagógicos produzidos na TecMinho e na Universidade do Minho. O Repositório pretende reunir, num único sítio, o conjunto de objectos de aprendizagem de suporte às plataformas de gestão da aprendizagem (LMS) utilizadas pela TecMinho e pela Universidade do Minho. Esta ferramenta e-learning insere-se, também, no crescente movimento libre acesso a conteúdos educativo. (Open Educational Resources 1 ) O Repositório e-learning está disponível no seguinte endereço electrónico: Ilustração 1 - Repositório e-learning 1 TecMinho Repositório e-learning Pág. 6

7 2. Objectivos do Repositório e-learning Contribuir para a preservação e divulgação da produção didáctica e pedagógica da Universidade do Minho e da TecMinho. Valorizar a Produção Didáctica e Pedagógica. Preservar a memória intelectual da Universidade. Dar livre acesso aos conteúdos educativos produzidos. Armazenar os Conteúdos Educativos. Incentivar a Adaptação e Reutilização dos Conteúdos. Desenvolver o espírito de partilha da comunidade. 3. Desenvolvimento do Repositório e-learning Este repositório utiliza uma plataforma de software (DSpace) desenvolvida especificamente para armazenamento, manutenção e recolha de materiais em formato digital. O Massachusetts Institute of Technology (MIT), através dos serviços da sua biblioteca, e a Hewlett-Packard Labs (HP), foram as entidades responsáveis pelo desenvolvimento do DSpace. A implementação do Repositório e-learning na TecMinho e na Universidade do Minho, através do sistema DSpace, iniciou-se em Abril de 2006 no âmbito do projecto Concepção de e-conteúdos para e-learning. A abertura ao público está prevista para Setembro de Comunidades e Colecções Os conteúdos do Repositório e-learning são organizados em comunidades e colecções. Cada comunidade pode ter várias colecções e cada colecção pode conter vários registos de documentos. A unidade atómica de conteúdo no Repositório e-learning é um item ou documento, quer seja constituído por um único ficheiro ou um conjunto ficheiros, ou diversas versões/formatos de ficheiros do mesmo conteúdo. Ilustração 2 - Conceito de Comunidade e Colecção TecMinho Repositório e-learning Pág. 7

8 Ilustração 3 - Organização das Comunidades e Colecções 5. Tipos de documentos do Repositório e-learning No Repositório e-learning, pode encontrar diversos tipos de documentos em formato digital, resultantes das actividades pedagógicas desenvolvidas na Universidade do Minho e na TecMinho. Será possível disponibilizar, aqui, todo o tipo de conteúdos de aprendizagem: apresentações, exercícios, questionários, Packages, fichas pedagógicas, resumos, etc. O Repositório e-learning reúne documentos de quase todas as áreas científicas existentes na Universidade do Minho, e das áreas de formação da TecMinho, estando em crescimento constante, com novos documentos depositados regularmente, e previsivelmente com novas comunidades aderentes. TecMinho Repositório e-learning Pág. 8

9 6. Preservação de Documentos No Repositório e-learning podem ser depositados quaisquer tipos de documento, em qualquer formato, desde que reúna as seguintes condições básicas: Ser produzido (autor ou co-autor) por membro(s) da TecMinho e/ou da U.M. Estar em formato digital. O autor deve poder, e estar disposto a, conceder ao Repositório e-learning o direito não-exclusivo de preservar e dar acesso ao seu trabalho. Ao longo do tempo, os documentos armazenados no Repositório serão preservados, utilizando uma combinação de técnicas para a gestão de dados e as melhores práticas para a preservação digital. Foi elaborada uma política de suporte de formatos que pensamos responder às necessidades da maioria dos membros da Universidade do Minho e TecMinho. Basicamente, a nossa política de formatos de ficheiros é a seguinte: Tudo o que for depositado no Repositório e-learning será recuperável/acessível; Tentaremos reconhecer o maior número possível de formatos; Tentaremos suportar o maior número possível de formatos de ficheiros. Quanto aos formatos em que os documentos podem ser depositados, pode consultar um documento sobre os formatos suportados no Repositório e-learning. 7. Os Identificadores persistentes do Repositório e-learning Um dos objectivos e requisitos dos repositórios digitais é a possibilidade de referenciar de uma forma persistente os seus recursos, de forma a permitir a pesquisa e recuperação dos mesmos num futuro distante. Em particular, é crucial que citações para materiais arquivados permaneçam válidas por longos períodos de tempo. Os utilizadores da Internet aprenderam rapidamente que os sítios (referenciados pelas suas URLs) podem desaparecer ou serem reconfigurados sem qualquer tipo de aviso, o que faz com que as suas referências para recursos digitais não sejam fiáveis a longo prazo. Para ajudar a resolver este problema, uma das funcionalidades do DSpace é a criação de identificadores persistentes para cada item, colecção e comunidade armazenada no sistema. Para isso, é necessário implementar um mecanismo independente do local físico de armazenamento da informação. O sistema usa o CNRI Handle System 2 para criar estes identificadores. 2 TecMinho Repositório e-learning Pág. 9

10 Com estes identificadores, pode, por exemplo, efectuar a ligação entre a sua plataforma de e-learning e os conteúdos que depositou no Repositório e-learning. Pode, também, utilizar estes identificadores para referenciar os seus recursos educativos na sua página pessoal, etc. Cada identificador corresponde a um item, o qual pode conter vários ficheiros. 8. Os Direitos de Autor dos documentos submetidos Os autores devem conceder à Universidade do Minho e à TecMinho uma licença Não-Exclusiva para arquivar e tornar acessível, através do Repositório e-learning, os seus documentos em formato digital. Com a concessão desta licença não-exclusiva para arquivar e dar acesso ao seu trabalho, os docentes e investigadores continuam a reter todos os seus direitos de autor. Além da licença Não-Exclusiva, os autores podem, ainda, associar uma licença da Creative Commons 3 ao seu conteúdo. Esta licença permite-lhe indicar quais as condições para a alteração e utilização do seu conteúdo. 9. Controlo de acesso aos documentos O Repositório e-learning implementa controlos de acesso. Algumas colecções ou documentos podem ter acesso limitado à rede da Universidade do Minho, mas a maior parte está livremente disponível para o mundo, através da Internet. Se optar por disponibilizar os seus conteúdos com um acesso restrito à rede, apenas os utilizadores que estejam fisicamente na rede da Universidade poderão visualizar o seu conteúdo. No entanto, é possível utilizar um acesso remoto através de VPN (Virtual Private Network) para poder aceder ao seu conteúdo. Neste caso, apenas os utilizadores com contas válidas na Universidade do Minho estão habilitados a este tipo de acesso. 10. Interoperabilidade com o Repositório e-learning Para concretizar o objectivo da interoperabilidade com outros sistemas, a plataforma do Repositório DSpace implementa o protocolo Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) 4. Sendo compatível, o protocolo OAI-PMH permite disponibilizar informação e expor pela Internet os metadados de cada um dos seus recursos. Desta forma, os metadados ficam disponíveis para serem recolhidos por serviços especializados em indexação de recursos científicos, e passam a constituir as bases de dados nesse tipo de serviços TecMinho Repositório e-learning Pág. 10

11 11. Acesso aos conteúdos no Repositório e-learning O acesso aos conteúdos pode efectuar-se de duas formas: acedendo ao sítio do repositório ou através de pesquisas nos motores de busca Aceder aos conteúdos através do sítio do Repositório e-learning Se aceder ao interface do Repositório e-learning, poderá aceder aos conteúdos de duas formas: Percorrer - por Comunidades&Colecções permite consultar as várias comunidades disponíveis e visualizar as respectivas colecções; - por Títulos permite consultar uma lista ordenada alfabeticamente dos títulos de todos os documentos disponíveis; - por Autor permite consultar uma lista por ordem alfabética dos autores e todos os documentos que este submeteu; - por Data permite consultar uma lista de todos os documentos por ordem cronológica inversa Pesquisar Para pesquisar por todo o Repositório e-learning, utilize a caixa de pesquisa localizada no topo da barra da navegação à esquerda, ou a caixa da pesquisa no centro da página inicial. Para limitar a sua pesquisa a uma comunidade ou a uma colecção específica, navegue até essa Comunidade ou Colecção e utilize, nessa página, a barra da pesquisa Aceder aos conteúdos através de motores de Pesquisa Além destas opções, pode ainda recorrer aos motores de pesquisa habituais. Todo o conteúdo do repositório e-learning é indexado pelos motores de pesquisa da web. Ao pesquisar em qualquer um destes motores de pesquisa poderá encontrar registos do repositório e-learning Pesquisa de texto integral Os termos de pesquisa adoptados também serão procurados entre o texto integral de todos os documentos arquivados no Repositório e-learning. No entanto, os documentos digitalizados, como as imagens ou vídeos, não poderão ser pesquisados como texto integral, pois o seu formato não o permite. TecMinho Repositório e-learning Pág. 11

12 Desta forma, além da informação que o autor insere no processo de depósito, todo o conteúdo dos documentos será considerado nas pesquisas. 12. Pesquisa avançada O Repositório e-learning utiliza o motor de pesquisa Jakarta Lucene 5. A pesquisa avançada permite seleccionar os campos a pesquisar e a combinação de termos de pesquisa com os operadores booleanos E, OU e NÃO. Para iniciar uma pesquisa avançada, deverá clicar em "Pesquisa Avançada" na caixa de pesquisa principal. Ilustração 4 - Pesquisa Simples Para restringir a sua pesquisa a uma comunidade, pressione a seta do lado direito da caixa de diálogo. Se quiser que a pesquisa seja feita em todo o Repositório, deixe a caixa na posição por defeito. Complete, depois, uma ou várias caixas de texto com o(s) termo(s) a pesquisar. Pode seleccionar operadores booleanos para combinar termos de pesquisa. Nota: Deve usar as caixas de preenchimento por ordem. Se deixar a primeira em branco, a sua pesquisa não funcionará. Ilustração 5 - Pesquisa Avançada 5 TecMinho Repositório e-learning Pág. 12

13 13. Exemplo de Pesquisa Avançada Ilustração 6 - Exemplo de Pesquisa Avançada Neste caso, está a pesquisar o termo "conhecimento" e o termo "comunicação" em documentos que não sejam do autor "Dias". Pode seleccionar o campo onde pretende que o termo seja pesquisado. Ilustração 7 - Tipos de Campos a pesquisar Depois de preencher os campos pretendidos, de indicar os operadores booleanos e os campos de pesquisa, clique em "Pesquisar" para processar a pesquisa, ou em "Limpar" para limpar os campos e efectuar outra pesquisa. 14. Recurso a RSS O RSS (Really Simple Syndication ou Rich Site Summary) é um formato baseado na linguagem XML que permite listar o conteúdo de páginas Web de forma a facilitar a sua distribuição na Internet. O formato é particularmente prático para a consulta de conteúdos em permanente actualização. Com o recurso a RSS, os conteúdos de uma dada página podem aparecer como bookmarks numa janela do seu browser ou como mensagens de . Para visualizar a informação de um site que disponibilize um feed RSS, como acontece com o Repositório e- Learning, basta possuir um leitor de RSS. TecMinho Repositório e-learning Pág. 13

14 Possuindo um RSS Reader instalado, basta adicionar o link\atalho RSS que contém os conteúdos que deseja receber. 15. RSS no Repositório de Conteúdos Educativos No Repositório e-learning, esta funcionalidade permite receber as entradas dos conteúdos mais recentes (ao nível das comunidades ou das colecções) directamente no seu computador. Ilustração 8 - Recurso RSS Para visualizar os recursos RSS do Repositório, instale e utilize um leitor de RSS, e posteriormente: 1. Copie o link\atalho RSS correspondente à comunidade\colecção que mais lhe interessa, localizado no lado direito da página da comunidade ou da colecção. Ex: O link\atalho RSS: é relativo à comunidade TecMinho 2. Cole o atalho no seu leitor de RSS 16. Serviço de Alertas Qualquer utilizador pode activar o serviço de alerta, passando a receber avisos através de correio electrónico quando é adicionado um documento novo a uma colecção. Os utilizadores podem activar o serviço de alertas a quantas colecções desejarem, desde que façam o registo como utilizadores. TecMinho Repositório e-learning Pág. 14

15 Ilustração 9 - Activar Alerta 17. Activar Alertas Consulte a Página "Serviço de Alertas" no Repositório e-learning (a ligação directa encontra-se na barra de navegação na página principal). Preencha o formulário de registo com o seu e a sua palavra-chave de forma a iniciar a sua sessão. Navegue até uma colecção da qual pretende receber um aviso quando novos documentos são adicionados, e pressione o botão "Activar Alerta". 18. Editar Alertas Para editar os seus alertas, consulte a página "Serviço de Alertas ": Ilustração 10 - Gestão do Serviço de Alertas Nesta página poderá remover um alerta ou todos os alertas. Para tal, basta pressionar o respectivo botão. TecMinho Repositório e-learning Pág. 15

16 19. Estatísticas do Repositório O Repositório e-learning implementa um serviço de estatísticas que abrange diversas perspectivas: - Acessos ao Repositório - Acesso aos documentos - Consulta de documentos - Origem das consultas e dos acessos Além das estatísticas globais do repositório, permite-lhe, ainda, aceder às estatísticas de cada registo. Para tal, clique no botão Ver estatísticas deste documento na página do registo. Ilustração 11 - Estatísticas num Registo O conjunto de estatísticas disponibilizado pelo Repositório e-learning permite-lhe saber qual o impacto do seu conteúdo educativo. Pode comparar os acessos ao seu conteúdo com o número de downloads do mesmo. Além disso, pode ficar a conhecer em que países o seu conteúdo foi descarregado. TecMinho Repositório e-learning Pág. 16

17 Ilustração 12 - Estatísticas Públicas 20. Autenticação no Repositório e-learning O Repositório e-learning implementa controlos de acesso que permitem restringir o acesso a determinadas áreas. Quando aceder a uma área do Repositório que requer autorização, o sistema irá solicitar a introdução do seu endereço de correio electrónico e uma senha de acesso. Qualquer pessoa pode registar-se para se tornar utente do sistema. Algumas funções restritas, tais como o depósito de conteúdos, requerem uma autorização por parte do administrador da comunidade. O Repositório e-learning está preparado para a autenticação LDAP, um tipo de autenticação que lhe permite navegar nos sistemas compatíveis que a Universidade do Minho lhe proporciona, necessitando, apenas, de se autenticar uma única vez. 21. O espaço Meu Repositório Se possui autorização para depositar documentos no Repositório e-learning, ou se é responsável pela manutenção de colecções ou metadados, terá uma página "Meu Repositório". Aqui pode encontrar: Uma lista dos seus depósitos em curso (pendentes) a partir desta lista pode recomeçar o processo de depósito no ponto onde o deixou, ou efectuar a anulação do processo de depósito. TecMinho Repositório e-learning Pág. 17

18 Uma lista dos depósitos que aguardam alguma intervenção sua (se tiver algum papel no processo de depósito). Uma ligação para uma lista dos documentos que já depositou e foram aceites no Repositório. Poderá, também, alterar a sua informação pessoal no Repositório. Para efectuar alterações, deve entrar (fazer login) no Repositório com a sua senha de acesso. Ilustração 13 - Espaço "Meu Repositório" 22. Ajudas do Repositório e-learning O Repositório e-learning disponibiliza um conjunto de quatro guias que os utilizadores podem consultar online: Guia Geral, Guia de Consulta, Guia de Auto-Arquivo e o Guia de Novas Comunidades. Além deste conjunto detalhado de informação sobre a utilização do repositório, existe, ainda, um conjunto de ajudas contextuais. Essas ajudas estão disponíveis em diversos locais do repositório e permitem fornecer uma informação acerca das funcionalidades da página onde o utilizador se encontra. TecMinho Repositório e-learning Pág. 18

19 23. Processo de Depósito O manual de auto-arquivo do Repositório e-learning está dividido em várias secções, equivalentes às etapas necessárias para a conclusão do processo. Os oito passos necessários para o realizar estão presentes no menu principal do manual, sendo que, a qualquer momento, poderá voltar atrás para rever alguma informação. À medida que for concluindo os passos do processo de auto-arquivo, os botões ficarão mais escuros, sendo que o botão da etapa no momento será completamente preenchido. Desta forma, poderá visualizar, a qualquer momento, onde se encontra. No exemplo em baixo, poderá verificar que já se atingiu a secção referente à licença mas ainda não foi concluido o processo. Neste momento, o utilizador encontra-se na primeira secção de descrição do documento. Ilustração 14 - Processo de Depósito 24. Como iniciar o Auto-Arquivo Para iniciar o processo de depósito no Repositório e-learning, existem duas opções: pode aceder à secção "Meu Repositório" e clicar no botão "Inicie um novo depósito". Ilustração 15 - Novo Depósito Uma outra forma de iniciar o depósito de documentos é a de percorrer as colecções existentes até encontrar a colecção onde pretende adicionar o seu documento. Depois, basta clicar no botão "Depositar para esta Colecção". Ilustração 16 - Depósito na Comunidade TecMinho Repositório e-learning Pág. 19

20 25. Os metadados do Repositório e-learning Literalmente, metadados significam dados sobre dados. Os metadados são dados associados a objectos ou sistemas de informação para fins de descrição, administração, uso, preservação, etc. Existem vários tipos de metadados: descritivos (que servem para identificação e localização), administrativos (criação, direitos, controlo de acesso, etc.) e estruturais (que relacionam os objectos). O sucesso na pesquisa e localização de um documento ou um conjunto de documentos relevantes para um determinado utilizador depende muito da qualidade e da consistência da informação descritiva disponível para pesquisar. Alguma descrição pode ser feita mecanicamente: os tamanhos dos ficheiros, somas de verificação, e a indexação de texto integral, por exemplo, são elementos críticos, e por isso estão incluídos automaticamente no Repositório e-learning. Mas é também necessária uma descrição mais profunda, realizada com intervenção humana, para determinar aspectos como títulos, autores, identificadores únicos, e resumos. Assim, é necessária a sua ajuda para fornecer uma descrição do documento. O Repositório e-learning utiliza uma versão qualificada do Dublin Core 6 para normalizar a descrição dos seus conteúdos. Algumas comunidades ou colecções podem, também, possuir metadados à medida das suas necessidades. Mas mesmo quando são utilizados, convertemos esses metadados mais detalhados para o nosso vocabulário Dublin Core para assegurar a existência de uma camada comum de especificidade descritiva para pesquisar e percorrer o conjunto das colecções. As páginas "Descrever" no interface do processo de depósito convertem os valores que introduz para o nosso vocabulário: a informação que introduzir será utilizada por terceiros para localizar o seu documento em futuras pesquisas. Por isso, leia com atenção a explicação de cada campo, consulte os ecrãs de ajuda, e não hesite em contactar-nos com perguntas e comentários. 26. Depositar documentos Antes de poder depositar qualquer documento, deve efectuar o registo e entrar no sistema. A maioria das colecções requer, também, uma autorização específica, antes de aceitar qualquer depósito. Se não tem certeza de possuir autorização para depositar documentos numa determinada colecção, deve contactar os seus responsáveis para esclarecer esse aspecto. Depois de ter iniciado um processo de depósito, o utilizador será conduzido através de sete etapas. Estas etapas começam por algumas perguntas básicas sobre os documentos, seguindo-se vários ecrãs em que os utilizadores podem descrever os seus documentos (ver pergunta sobre metadados). Posteriormente, surge um ecrã para carregar os ficheiros, um ecrã de verificação e, finalmente, dois ecrãs para conceder licença ao serviço e licença opcional ao conteúdo. Cada uma destas etapas tem disponível documentação mais detalhada através de uma ajuda contextual. 27. Suspender um depósito Em qualquer ponto no processo de depósito pode suspendê-lo e conservar o seu trabalho, seleccionando a opção "cancelar/guardar" localizada no fundo da página. 6 TecMinho Repositório e-learning Pág. 20

21 Ilustração 17 - Menu de depósito Os dados que já foram submetidos serão armazenados até que regresse ao processo de depósito. Será avisado, através da página "Meu Repositório", que tem um processo de depósito pendente. Se sair acidentalmente de um processo de depósito, pode sempre retomá-lo através da página "Meu Repositório". Pode, ainda, cancelar o seu depósito a qualquer momento. 28. Processo de depósito no Repositório e-learning Algumas colecções podem exigir que o processo de depósito passe por fases de edição, revisão e aceitação, enquanto outras podem aceitar, de imediato, o depósito de documentos. Receberá uma notificação, através de correio electrónico, quando o seu documento passar a integrar a colecção, ou se existir algum problema com o seu depósito. Para obter mais informações sobre os procedimentos de uma colecção particular, pode entrar em contacto directo com a comunidade que é responsável pela colecção. Pode verificar o estado do seu depósito na página "Meu Repositório". 29. Administração do Repositório e-learning Ilustração 18 - Menu de Administração do Repositório e-learning A administração do Repositório e-learning está acessível através do endereço: mas é restrita aos administradores do serviço. O conjunto de ferramentas administrativas do repositório e- Learning cinge-se à gestão das comunidades, utilizadores, registos e as suas respectivas funcionalidades, tais como a criação de grupos de utilizadores, mapeamento de registos para diferentes comunidades Todas as ferramentas de administração são descritas a seguir: 29.1 Comunidades & Colecções A administração de Comunidades e Colecções permite-lhe criar e editar as diversas comunidades e as suas colecções. Esta componente apresenta-lhe a estrutura actual das comunidades e colecções. Pode navegar pelas colecções existentes para as alterar ou acrescentar novas colecções dentro de cada comunidade. TecMinho Repositório e-learning Pág. 21

22 Para esta tarefa é necessário possuir a informação acerca das comunidades de forma a preencher a página de cada comunidade ou colecção. Ilustração 19 - Administração de Comunidades e Colecções Para alterar uma comunidade deverá utilizar o menu de edição, apenas disponível para os administradores do repositório. Ilustração 20 - Menu de Edição de uma Comunidade Para alterar uma colecção, deverá utilizar o seguinte menu que lhe permite alterar a colecção que está a visionar: Ilustração 21 - Menu de edição de uma Colecção TecMinho Repositório e-learning Pág. 22

23 29.2 Utilizadores Os administradores do serviço poderão adicionar manualmente novos utilizadores, editar a informação acerca dos utilizadores ou remover utilizadores do serviço. Ilustração 22 - Administração de Utilizadores 29.3 Grupos A organização dos utilizadores em grupos permite uma gestão mais fácil das comunidades, na medida em que permite indicar qual o grupo de utilizadores que pode depositar documentos, qual o grupo de utilizadores que pode editar os metadados ou aceitar o depósito dos documentos em determinadas comunidades ou colecções. A qualquer momento podem ser adicionados ou retirados utilizadores dos grupos. Ilustração 23 - Edição e Criação de Grupos TecMinho Repositório e-learning Pág. 23

24 29.4 Registos Um registo pode corresponder a um ou a vários ficheiros do repositório, mas corresponde sempre a um único conjunto de metadados. Esta ferramenta administrativa permite a edição dos registos ou a sua remoção do repositório. Ilustração 24 - Edição e Remoção de Registos 29.5 Directório de Metadados O directório de Metadados permite criar novos esquemas de metadados que serão atribuídos aos registos do repositório. Por defeito, o repositório utiliza o esquema Dublin Core qualificado. Ilustração 25 - Registo de Esquemas de Metadados TecMinho Repositório e-learning Pág. 24

25 29.6 Registo de Formatos Bitstream Esta funcionalidade permite adicionar novos formatos ao repositório. Os formatos estão divididos em três categorias: conhecido, suportado e desconhecido. Os formatos suportados pelo repositório permitem que os ficheiros nesse formato possam ser preservados ao longo do tempo. Os formatos conhecidos são os formatos que o repositório reconhece, mas não garante a sua preservação, visto que se trata de formatos proprietários. Os formatos desconhecidos são aceites pelo repositório, mas não é garantida a sua preservação ao longo do tempo, nem é reconhecida a aplicação que permite a sua visualização. Ilustração 26 - Registos de Formatos de Bitstreams 29.7 Depósitos em Workflow Nesta ferramenta administrativa é possível verificar quais os depósitos de ficheiros que estão actualmente no processo de workflow, podendo estes ser cancelados pelo administrador. Ilustração 27 - Depósitos em Workflow no Repositório e-learning TecMinho Repositório e-learning Pág. 25

26 29.8 Permissões A ferramenta de permissões permite gerir as políticas para os diversos níveis: Comunidade; Colecção e Registo. É possível adicionar políticas diversas para os diferentes níveis. Estas políticas são permissões para visualizar, adicionar, editar as informações dos registos depositados. Estas permissões definem, de certa forma, quem poderá actuar no workflow de depósito de um registo. No exemplo da ilustração seguinte dever-se-á seleccionar o nível da política que se pretende criar: Ilustração 28 - Níveis de Políticas Ao seleccionar uma das opções, será apresentada uma lista dos itens existentes. Neste caso, foi seleccionada a opção de gerir políticas de uma Comunidade: Ilustração 29 - Selecção de Comunidades para edição de políticas Depois de seleccionar um dos itens ao qual irá editar as políticas, poderá editar as políticas existentes ou adicionar novas políticas. Por defeito, todas as comunidades e colecções possuem uma política onde o grupo ANONYMOUS possui permissões para visualizar os registos. Este grupo corresponde a todos os utilizadores (registados e não registados) do repositório. TecMinho Repositório e-learning Pág. 26

27 Na seguinte ilustração, podemos visualizar as políticas definidas para a comunidade Concepção de e- Conteúdos para e-learning. Neste caso, o grupo e-conteúdos possui permissões para ADICIONAR documentos enquanto o grupo Anonymous possui permissões para visualizar os documentos. Ilustração 30 - Políticas da Comunidade "Concepção de e-conteúdos para e-learning" 29.9 Editar Notícias Esta parte permite editar as notícias da página inicial do Repositório e-learning. Estas notícias estão divididas em dois tipos: as notícias principais e as notícias da barra lateral. As notícias principais são apresentadas no centro da página inicial do repositório, enquanto as notícias da Barra Lateral serão apresentadas na barra do lado direito da página inicial. Ilustração 31 - Editor de Notícias Supervisores Esta funcionalidade permite criar supervisores de comunidades ou administradores das mesmas. Para que uma comunidade possua uma supervisão, é necessário adicionar uma ordem de supervisão que define quem pode ter permissões e quais. Esta acção implica a criação de um grupo de utilizadores, ou um grupo com um TecMinho Repositório e-learning Pág. 27

28 utilizador, que poderá ter dois tipos de permissões: Leitura ou escrita. As permissões de leitura permitem-lhe visualizar todos os processos de depósito, edição de metadados, e aceitação de registos de uma determinada comunidade. A permissão de escrita permite ao grupo de utilizadores a visualização e a alteração de todo o tipo de informação. Ilustração 32 - Opções de Ordens de Supervisão No exemplo desta ilustração podemos escolher o grupo de utilizadores e o tipo de política inicial. Ilustração 33 - Definição de Ordens de Supervisão Estatísticas As estatísticas na área de administração disponibilizam, aos administradores, um conjunto alargado de estatísticas divididas em quatro níveis: - Geral - Comunidade - Colecção - Documento TecMinho Repositório e-learning Pág. 28

29 Por sua vez, estas estatísticas estão divididas em três categorias: - Acessos (permite aceder ao total das consultas e downloads, ver os acessos por autor, ver os tipos de documentos mais consultados e descarregados, por tipo de acesso, por ano de publicação, por autor, pesquisas, etc.). - Conteúdos (permite saber a quantidade de documentos de determinadas colecções, tipos de documentos, tipos de acesso, formatos, etc.). - Administrativas (permite saber a quantidade de processos efectuados no workflow de depósito das comunidades). Ilustração 34 - Estatísticas do Repositório e-learning (Nível Geral) TecMinho Repositório e-learning Pág. 29