GERENCIAMENTO E OTIMIZAÇÃO DE LICENÇAS SAP ENTENDA O LICENCIAMENTO SAP

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1 GERENCIAMENTO E OTIMIZAÇÃO DE LICENÇAS SAP

2 Sumário 1. RESUMO NOÇÕES BÁSICAS DE LICENCIAMENTO SAP LICENÇAS DO MOTOR E DA EMBALAGEM USO INDIRETO DE SOFTWARE SAP LICENCIAMENTO EXCESSIVO OU INSUFICIENTE MODELOS DE PREÇOS SISTEMA DE MEDIÇÃO ORIENTAÇÕES SAP LICENCIAMENTO EXCESSIVO OU INSUFFICIENTE CAUSAS DE LICENCIAMENTO EXCESSIVO SISTEMA DE MEDIÇÃO OPTIMIZATION LICENSE CLIENTES SAP PRECISAM DE UMA SOLUÇÃO DIFERENTE OPTIMIZAÇÃO DE LICENÇAS DE MOTOR E PACOTES CONCLUSÃO IMPLANTA - GERENCIAMENTO E OTIMIZAÇÃO DE LICENÇAS SAP...8 Página 1 de 9 Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville - SP, CEP T

3 1. RESUMO Todos os anos a SAP faz as auditorias de licenças. A informação confiável sobre o inventário de licenças em uma empresa é então obtida cuidadosamente custando tanto os esforços de pessoal e de enormes quantidades de tempo. Em empresas com um pequeno número de sistemas SAP e usuários, informações sobre o grupo de usuários ainda pode ser recolhido usando planilhas do Excel. Para uma empresa com centenas de usuários, no entanto, isso não é mais uma opção. Dentro complexa estrutura do SAP, uma visão precisa do inventário de licença atual está faltando. Para piorar as coisas, licenciamento de software SAP está obscuramente concebido e não e muito fácil a utilização. No entanto, a introdução de gestão de licença profissional vale a pena para as empresas e outras organizações. Afinal, cada investimento em licenças de SAP em última análise é inevitavelmente, levando a taxas de manutenção. É por isso que evitar compras de licença desnecessária é crucial. Mas como pode ser feito gerenciamento de licenças SAP para realizar economias no software? Para responder a esta pergunta, temos esse documento para lhe fornecer informações sobre SAP e do processo de licenciamento. Nós vamos cobrir desafios na licença gestão e causas de custos de licenciamento excessivo. Com base nestes vamos divulgar e descrever os requisitos para uma solução eficaz no sentido de optimização de licença. 2. NOÇÕES BÁSICAS DE LICENCIAMENTO SAP Tipos de licenças, motores e despesas adicionais, temos que entender cada uma delas para poder economizar em primeiro lugar. Além licenças de usuário, os clientes SAP têm que pagar por motor-usuários, soluções específicas para a indústria, pacotes padrão (como figuras contratuais, folhas de pagamento utilizadas, etc.) ou mesmo pacotes especiais com planos de pagamento pré-determinados pela SAP. Licenças de usuários nomeados compõem um sólido 75-90% do total custos estipulados nos contratos SAP. Cada usuário deve ter e utilizar uma licença de usuário nomeado. Com isso dito, existem diversas categorias diferentes que tanto diferem nitidamente em o seu âmbito de autorização e fornecer ao usuário várias funções. A Figura 1 apresenta uma visão geral dos mais tipos de licenças comuns e suas âmbitos da autorização. De um modo geral, mais características tiver, mais cara a licença será. As licenças de desenvolvedor e a Professional são as mais caras categorias de licenciamento. E se um usuário não está atribuído um licença específica durante um auditoria de licenciamento, em seguida, a configuração padrão é atribuir logo a licença Profissional uma dos mais caras de categoria. Tipo de Licença Desenvolvedor Profisional Profisional limitado Funcionário Âmbito da autorização Modificação do software com a ajuda de ferramentas de desenvolvimento...a gestão operacional profissional e administração do sistema funções operacionais limitadas profissional limitado. Funções individuais, tais como a utilização de relatórios ou self-services na área de planejamento de viagens ou aquisições. Funcionario Self-Service(ESS) Self-Services (por exemplo em RH para o tempo e registro de presença). Fig. 1: Tipos de licenças SAP Há também muitas vezes cláusulas de índices, em contratos SAP que estipulam a proporção de licenças profissionais para licenças profissionais Limitadas. Uma razão comum é 85% Professional 15% licenças Professional limitadas. Se um contrato não contém uma cláusula de relação, então a 50/50 proporção se aplica. 3. LICENÇAS DO MOTOR E DA EMBALAGEM As empresas devem adquirir uma licença de motor ou pacote para muitas aplicações SAP. Estes devem ser adquiridos além de licenças de usuários nomeados. O custo da licença o consumo é baseado em parâmetros que podem ser definidos diferentemente dependendo do motor ou pacote. Este pode, por exemplo, ser o número de funcionários, ordens ou contratos. Página 2 de 9 Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville - SP, CEP T

4 4. USO INDIRETO DE SOFTWARE SAP Frequentemente, os dados de sistemas SAP também são indiretamente acessados através de aplicações de terceiros ou lojas da web. Até se os dados SAP importados são usados exclusivamente em um terceiro aplicativo, ele precisa ser verificado numa base individual, como esse uso será estipulado de acordo com a SAP. Não há uma regra aqui, porque cada contrato SAP contém regras individuais. Por isso, é extremamente importante para saber com antecedência o âmbito exato de uso para estar preparado para as negociações com SAP. 5. LICENCIAMENTO EXCESSIVO OU INSUFICIENTE Detectar todos os aplicativos de terceiros e determinar se um uso indireto dos sistemas SAP está presente é não é tarefa fácil. Infelizmente, as ferramentas SAP para auditoria de licença não são capazes de tal análise. Devido à falta de ferramentas para análise, há uma grande dose de risco para o cliente se SAP alega a infracção de licenciamento. Estas alegações podem ser incrivelmente difíceis de explicar sob pressão. Se, no entanto, você tem informações precisas a respeito de seu grupo de usuários SAP, então você vai estar em uma posição muito melhor para negociar. 6. MODELOS DE PREÇOS SAP estabeleceu dois modelos para o pagamento de royalties. Lump Sum Pagamento: A empresa pode usar o SAP software por um período ilimitado. No entanto, eles são obrigados a completar uma manutenção anual e contrato de suporte. Os custos correspondem a aproximadamente 20% dos custos de licenciamento. Assinatura com pagamento Baseado: O pagamento será feito periodicamente e abrange também diretamente manutenção e os custos de suporte. Esta oferta especial aplica-se a cloudbased aplicações SAP. 7. SISTEMA DE MEDIÇÃO Ao completar um contrato SAP, as empresas concordam submeter-se a um sistema de medição. Existem vários métodos para o presente processo, dependendo de qual produto SAP foi comprado. A medição do sistema para ERP, qual é instalado no cliente local, e o maior entre aplicações SAP, é realizada anualmente. Clientes devem levar a medição do sistema, usando as ferramentas fornecidas pela SAP. A transação USMM é utilizada para a coleta de dados, enquanto a Administração das Licenças com Workbench (LEI) é usado para dados e subsequentemente para consolidação e para relatar os resultados para SAP. Além da medição automatizada, análise manual está sendo usado para outros produtos. Esses incluem auto-relato e questionários. Este é, por exemplo, a caso para CRM, Business Objects, ou HANA. Neste caso medições para soluções de nuvem são feitas pela SAP. No entanto, a SAP também realiza controles formais se suspeitarem uma violação de licença. Estes tipos de auditorias estão se tornando cada vez mais comum, especialmente em casos respeito ao uso indireto. Página 3 de 9 Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville - SP, CEP T

5 8. ORIENTAÇÕES SAP Direitos e privilégios dependem dos produtos SAP e tipos de licença que empresa utiliza, e o tempo de compra. Para o gerenciamento de licenças eficaz, tendo conhecimento sobre os tipos de licença, custos e riscos, é igualmente importante quanto saber orientações atuais do lado do SAP. Como as diretrizes estão constantemente mudando, ficar atualizados e sempre vantajoso. No passado, as orientações eram parcialmente mais relaxadas para as empresas, e, portanto, oferecendo mais margem de manobra para otimizar seus ativos de licença. Os clientes SAP podem: Podem trocar licenças. Obter crédito parcial para o regresso de licenças. O preço certificado de embalados não utilizados podem ser aplicados a aquisição de novos produtos. Receber incentivos para mudar para soluções de cloud computing. Pode retornar licenças não utilizadas. 9. LICENCIAMENTO EXCESSIVO OU INSUFFICIENTE Muitas vezes, as empresas não têm maneiras de determinar exatamente quantas licenças estão atualmente em uso e quantas licenças sejam necessárias completamente. É quase sempre uma lacuna entre o inventário de licenciamento e a demanda de licenciamento dentro complexo landscape SAP. A seguir dois variantes podem ocorrer: Licenciamento a menos = Inventário < Demanda (Frequência: raramente) Licenciamento a menos deriva de ter mais usuários SAP de licenças adquiridas ou de utilizar funções que não são cobertas pela licença de um determinado usuário. SAP especialmente está se focalizando sobre o uso indireto. Isto está acontecendo porque os usuários que acessam dados de SAP da sistemas por meio de aplicativos de terceiros quais também devem suportar custos. Caso contrário, o cliente pode estar violando disposições do contrato. Neste caso, a SAP pode exigir para o cliente a fazer um pagamento adicional. Licenciamento excessivo = Inventário> Demanda (Frequência: muitas vezes) Ao longo de licenciamento ocorre com muita mais frequência e acontece quando a empresa adquiriu mais licenças do que são na verdade necessárias. Muitas vezes, os tipos mais caros de licenças são adquiridos por razões de segurança. Quando isso acontece, a maior parte da funcionalidade desses certificados não é usada. Além disso, os usuários que não são atribuídos com uma licença serão atribuídos automaticamente o profissional, ou seja, o mais caro da categoria, durante a medição do sistema. Apesar dos clientes não estão violando seu contrato SAP quando licenciamento a mais ocorre, eles estão gastando mais do que o necessário. Isso aqui e claramente uma fonte escondida para enormes economias. Página 4 de 9 Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville - SP, CEP T

6 10. CAUSAS DE LICENCIAMENTO EXCESSIVO À primeira vista, licenciamento insuficiente parece mais ameaçador do que licenciamento excessivo, como isso vai quase sempre resultar em uma despesa inesperada bolada na forma de uma grande penalidade. Contudo, a maioria das empresas já passam inadvertidamente também muito dinheiro em licenças. O fenômeno de licenciamento excessivo pode ser atribuído a as duas seguintes razões: A) Demais dos ou muito caras licenças de usuários nomeados - Demais das licenças de usuários nomeados foram adquiridos sem saber exatamente quantas licenças por categoria foram realmente necessárias. - Alocação de licença é feita manualmente, sem precisar informações sobre padrões de utilização real de um usuário. - Diferentes categorias de licença são insuficientemente definidas pela SAP. - A falta de atribuir o tipo de licença, em que o usuário dados mestre, resultando na atribuição automática da categoria cara de licença profissional durante a licença e medição. - Um usuário foi atribuído com uma licença de tipo caro, mas não faz bom uso de seus papéis e permissões. Um tipo de licença menor seria mais favorável e suficiente. Um usuário tem várias licenças por que ele usa vários contas de usuário no SAP para cada um dos quais uma licença e alocada. As licenças para ex-funcionários ou funcionários que deixar de funcionar com SAP não foram desativados. - Os funcionários utilizam os dados do sistema SAP via software de terceiros ou indiretamente. O uso indireto significativamente expande o círculo dos utilizadores e possivelmente usuários estaos contados duas vezes. B) Muito pouca informação sobre o uso de licenças de motor ou sobre as métricas do pacote de licença. -SAP não define com precisão qual dos numerosos dos parâmetros costumam determinar os custos. - O consumo real só pode ser determinada durante medição do sistema. Gestão pró ativa e otimização não é possível. 11. SISTEMA DE MEDIÇÃO OPTIMIZATION LICENSE A medição do sistema SAP é essencialmente uma quantitativa análise que compara o atual estado com o estado desejado como estipulado no contrato de licença. Para esta, a SAP ferramentas Transação USMM para coleta de dados e Administração de licenças Workbench (LAW) para dados de consolidação estamos usando. Contudo, tirar conclusões sobre a utilização real de um programa SAP ou o uso de certas funções não é possível. Apenas o total número de contas de usuários por categoria de usuário chamado será determinado durante coleção de dados. Contas de usuários duplicados são também não suficientemente reconhecidas e correções manuais não são suportados. Dentro Adicionalmente, LAW não reconhece todas interfaces estrangeiros e usos indiretos e com isso não pode nem medir precisamente. Além disso, e no que diz respeito às licenças do motor e do pacote, a pesquisa não é nem muito transparente nem significativa. Os dados coletados não contêm nenhuma informação sobre os padrões de uso dos usuários e é, por conseguinte, insuficiente como uma base para optimização de licença. Página 5 de 9 Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville - SP, CEP T

7 12. CLIENTES SAP PRECISAM DE UMA SOLUÇÃO DIFERENTE. Os clientes SAP precisam de uma ferramenta que analisa como os usuários realmente usam os sistemas e aplicar uma gestão de licenças eficaz que possa examinar o inventário de licenças tanto quantitativa e qualitativamente. Gerenciamento de licenças eficaz e o combate manual com causas de licenciamento excessivo ou insuficiente é quase impossível. Fazendo assim seria feito custo significativo com recursos humano, perda de tempo, e, finalmente, gasto de dinheiro desnecessário. Uma precisa Visão geral dentro do complexo landscape do SAP não pode estar obtida sem o auxílio de adequados programas ou ferramentas. Tal ferramentas devem estar aptos a otimizar a carteira de licença, ambos em termos de utilizadores, como nomeados, bem como em termos de a motor e pacote licenças. Otimização de Licenças de usuário chamado Para otimizar licenças de usuários nomeados, gerenciamento de licenças, ferramentas devem ser capaz de coletar os dados de uso de individual do usuário SAP. FIG. 2: Tipos de Dados de Uso. O objetivo é esclarecer as seguintes questões: Que motores e os pacotes são usados As funções utilizadas? Quais ações são feitas? Quais as permissões que o usuário tem? Quantas licenças foram emitidas para o usuário? Os dados SAP são acessados diretamente, indiretamente ou em ambas maneiras? Há quanto tempo o sistema foi utilizado? A Figura 2 apresenta quais informações podem ser derivados a partir de dados recolhidos. Os dados de utilização recolhidos são analisados usando um banco de dados transacional. Para cada transação executada no SAP, o banco de dados define quais permissões estão necessários e traduz essas informações em correspondente tipo de licença. Isto permite que a ferramenta determine o tipo de licença ideal para cada usuário SAP. Estes tipos de avaliação das operações devem ser realizados repetidamente para evitar medição limitada só com uma parte dos dados. Uma vez que tanto o ambiente de trabalho (isto é, utilizando um novo programa SAP) e as tarefas dos usuários estão constantemente em mudança, o inventário de licenciamento precisa ser dinamicamente ajustável. A ferramenta deve identificar e avaliar a novas transações em termos do tipo de licenças correto. Da mesma forma, o programa deve detectar quando um usuário não está fazendo pleno uso das suas permissões ou quando um usuário tenha violado os termos da licença. Em qualquer caso, a ferramenta tem de ser capaz automaticamente atribuir os tipos de licença apropriadas para cada usuário SAP, sem a intervenção manual. Página 6 de 9 Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville - SP, CEP T

8 Para além dos dados de utilização, a ferramenta deve também ser capaz para processar a informação e, em alguns casos, a regulamentação individual dos contratos de licença. Isso inclui ambos os direitos e privilégios. Para formar um quadro para a gestão eficaz de licenças de usuário nomeado, dados de contrato devem ser armazenados de forma personalizada. O objetivo aqui é minimizar permanentemente o cumprimento de riscos. Isso é feito pela primeira vez comparando as autorizações, permissões e direitos de uso com o uso de dados coletados. Isso garante que cada usuário tem atribuído tipo de licença certo. Além disso, é igualmente importante que a solução de gerenciamento de licença abrange todos os usuários que Acessam SAP indiretamente. Esta é a única forma de evitar os usuários criando custos não previstos no orçamento, durante uma medição de licença do SAP. FIG. 3: Os quatro requisitos para uma ferramenta de gerenciamento de licença válida. No final do dia, ele deve ser colocado em posição de... Atribuir usuários o tipo ideal de licença (de preferência automaticamente). Identificar as licenças desnecessárias e usá-los de outra forma. Identificar os usuários duplicados e / ou utilizadores com múltiplas licenças. Otimizar o licenciamento para uso indireto. Se o contrato SAP contém uma cláusula de relação, a ferramenta de relatório também deve declarar explicitamente o número ideal de licenças por tipo de licença, em comparação com o indicado no contrato. Esta informação é especialmente útil quando se trata de novas negociações contratuais com SAP. Em alguns casos, os clientes podem utilizar este relatório para determinar o cenário ideal. Página 7 de 9 Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville - SP, CEP T

9 13. OPTIMIZAÇÃO DE LICENÇAS DE MOTOR E PACOTES Uma ferramenta de gerenciamento de licença deve também ser capaz de otimizar motores e pacotes. A solução deve detectar todos motores e pacotes em todos os sistemas SAP e tomar a respectivas regras de licenciamento e parâmetros em conta. Com esta informação, os relatórios são criados que servem como a base para a faturamento do consumo. Desde que os motores e pacotes são muitas vezes em vários sistemas, a ferramenta deve ser poder contar parâmetros em todos os sistemas individuais. Além disso, todas as informações devem ser reunidas em um só e colocar a fim de minimizar a necessidade de consolidação. 14. CONCLUSÃO Licenciamento de software SAP é complexo e não muito fácil para utilização. Como um resultado, muitas empresas acham difícil trazer seu inventário de licença de acordo com seus reais requisitos de licença. É por isso que sobrando com licenciamento e excessivo os gastos com aplicações SAP ocorrem para todos também muito frequentemente. Ferramentas para medição SAP não são muito eficaz dentro economia de custo, porque eles realmente fazem só a única medida, ou seja, licença de consumo. Isto não é útil para a optimização de licença e explorações. Uma solução adequada para a otimização de licenciamento deve operar numa base de transação. Isto é, a ferramenta deve coletar informações sobre o comportamento de uso dos usuários SAP, avaliar os dados e, automaticamente otimizar o inventário de licenças de acordo com esses dados. Isso vai ajudar a acabar com o pagamento colocar o fenômeno de licenciamento em excesso e por sua vez gerar uma economia significativa. Os clientes SAP que podem detectar com precisão e provar o que é que ponto está sendo usado em seu empreendimento também terem uma posição muito melhor para negociação com a SAP. 15. IMPLANTA - GERENCIAMENTO E OTIMIZAÇÃO DE LICENÇAS SAP Nós da IMPLANTA gostaríamos de apresentar uma ferramenta Alemã única no mercado brasileiro que irá possibilitar a otimização contínua e totalmente automática das licenças em todos os sistemas SAP ligados e, portanto, estabelece sempre o menor estado da licença, gerando ECONOMIA direta em reais. Você poderá ter uma imagem precisa do seu inventário de licenças SAP. Isto permite-lhe estar perfeitamente preparado para a sua medição de licenças. Você também pode determinar a demanda de licenças ideal para o seu negócio. PERGUNTAS Quem e como usa os sistemas SAP? Será que cada usuário tem a licença correta? Quais aplicativos SAP são usados e por quais usuários e em que medida? Qual é o número total de licenças SAP em toda a empresa? Quais e quantas licenças são realmente necessários? BENEFÍCIOS Gerenciamento de risco e custo. Conformidade com auditoria. Previsibilidade de custos anuais. Assertividade em novas compras. Redução em 100% do trabalho manual com licenças. FUNCIONALIDADES Otimização das licenças/automatização. Coleta de dados para tomada de decisão. Relatórios, Roadmap 2017 (FIORI e TABLEAU). Mediação prévia do sistema. Automação para usuários Inativos/Duplicados. Controle de log e simulação de cenários. Você estará perfeitamente preparado para a sua medição de licenças com a SAP. Página 8 de 9 Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville - SP, CEP T

10 Qual é o potencial de otimização? Comparando as licenças atualmente atribuídas com os resultados dos cálculos de acordo com nosso banco de dados de transações as licenças Developer, Professional, Limited Professional, Employee e ESS são detectadas automaticamente. Exemplo prático de relatório feito com ferramenta. Economia em torno 2000 usuários SAP e de 2 Milhões de Reais. Incluindo todos os tipos de licença individuais. Capacidades para identificação de desenvolvedores e recursos livres de desenvolvimento. Links da Solução Página do Produto Apresentação Geral Folder Resumo Vídeos YouTube Entenda o Licenciamento SAP Casos de Sucesso Uso Indireto Próximo Webinar Demonstração Completa YouTube Este documento poderá ser atualizado periodicamente com novas informações, obtenha a nova versão clicando no link: Informações Confidenciais da Implanta Este documento contém informações proprietárias e / ou confidenciais da Implanta. Não pode ser divulgado, totalmente ou em parte, sem a expressa autorização por escrito da Implanta. Não deve ser duplicado ou usado, totalmente ou em parte, para qualquer outro propósito além da avaliação desta proposta. Copyright Implanta Ltda. Comercial IMPLANTA making it happen T Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville SP comercial@implanta.biz Página 9 de 9 Av. Doutor Yojiro Takaoká, 4384, Sala 701, Alphaville - SP, CEP T