Procedimentos para a contratação de serviços

Transcrição

1 Informativo nº 001/2013 Procedimentos para a contratação de serviços Sr. Presidente, bem-vindo ao início de mais um Simpósio Fenacef! Esperamos surpreendê-lo com um evento cada vez mais dinâmico e completo. Você está recebendo o Informativo nº 001/2013. Aqui, você encontrará informações práticas a respeito da contratação dos serviços de hospedagem, passagens aéreas, transfer e demais itens. Como você poderá verificar, as mudanças continuam para que a cada ano um evento ainda melhor seja realizado. Fique por dentro de tudo! Para qualquer dúvida, contate a empresa organizadora: Esafi, pelo telefone (27) ou pelos s, marcelo@esafi.com.br ou magno@esafi.com.br. Até logo mais! Como contrato serviços de hospedagem? Um dos grandes desafios da organização é garantir uma sistemática de hospedagem tranquila e adequada, dando condições agradáveis de estadia para todos. É também uma despesa significativa de sua viagem. Por essa razão e para garantir sua tranquilidade e segurança com relação aos valores a pagar, a empresa organizadora cuidará de todo o processo de hospedagem. Será assim: 1) A associação local está recebendo, anexo a este informativo, o número de apartamentos reservados para sua utilização, com informação sobre a capacidade de cada um (individual, duplo casal, duplo twin 1 ). 2) Por meio de seus próprios canais de comunicação, a associação local apresentará o pacote de hospedagem para seus associados. 3) Os associados interessados entrarão em contato com a associação local, que poderá disponibilizar as formas de pagamento mais convenientes. 1 Camas separadas.

2 4) A associação local consolidará a demanda de seus participantes e enviará por para a Esafi: Aos cuidados de Simone Gomes Para: simposiofenacef@esafi.com.br Com cópia: marcelo@esafi.com.br e magno@esafi.com.br. 5) A Esafi retornará a mensagem confirmando a reserva e com a informação do valor total a ser pago pela associação, bem como uma sugestão para a programação dos pagamentos. 6) Seguindo a programação aprovada, a associação efetuará o depósito das parcelas na conta abaixo: Caixa Econômica Federal Titularidade: Esafi Escola de Administração e Treinamento Agência: Operação: Conta corrente: ) A cada pagamento, a Esafi enviará um extrato da conta da associação, informando o número de quartos reservados, valores pagos e valores a pagar. 8) Em caso de alterações no número de hóspedes ou na modulação dos quartos, bastará entrar em contato novamente informando as alterações. Um novo extrato e uma nova programação de pagamentos serão informados para a associação. 9) O restante será responsabilidade da Esafi, a rooming list e a modulação dos quartos será enviada automaticamente com os dados de cada participante. Ao chegar ao local de hospedagem, o checkin está pronto para ser finalizado. Questões importantes: Quando poderei inserir meus participantes no sistema do evento? Tão logo ele esteja disponível na versão O sistema passando por uma atualização técnica, para ficar mais fácil e moderno para todos. A previsão é que a implementação seja concluída em 01/04/2013. Alguns participantes gostariam de chegar antes da data do evento ou voltar depois. É possível? Como em todas as demais edições do Simpósio, sim, é possível. Porto de Galinhas é um paraíso que merece ser visitado. A contratação de diárias fora do período do evento é livre e pode ser negociada tanto com a Esafi como com uma agência de sua preferência. Contudo, é importante lembrar: todas as condições informadas estão garantidas APENAS para o período do evento, isto é, das 14h00 do dia 27/10/2013 às 12h00 do dia 01/11/2013. Atenção! Os resorts reservados para o evento estão entre os melhores da região, e mesmo em outubro, sua disponibilidade é bastante limitada. Portanto, se pretende permanecer nesses resorts por mais tempo que o período do evento, a reserva deve ser efetuada o quanto antes!

3 Posso utilizar apartamentos triplos? Sim, pode. Contudo, devido à limitação dos próprios resorts, bem como do evento para 1,2 mil participantes, é preciso solicitar a alteração à Esafi antes de atender ao participante. Os dados de contato para a solicitação são os mesmos já informados acima. Atenção! Serão disponibilizadas exatamente 1,2 mil vagas distribuídas entre 513 apartamentos. Ou seja, apenas 174 apartamentos poderão ser modulados como triplos, distribuídos entre os dois resorts. Nesse caso, em havendo solicitações acima da capacidade, os pedidos de reserva serão atendidos por ordem de chegada via à Esafi. Quais são os valores por pessoa? Como você já deve saber, as hospedagens serão realizadas nos Resorts Enotel e Summerville Beach Resort. Os valores negociados de diárias por pessoa são os seguintes (para ambos os hotéis): Tipo Valor por pessoa Individual 596,00 Duplo 398,00 Triplo 344,00 Obs.: o valor a ser cobrado pelo apartamento é definido pelo número de pessoas que efetivamente estiveram hospedadas nele, e não pela reserva. Ou seja, se você reservou um apartamento duplo, mas ficou sozinho, a diária será cobrada como individual! Para outras informações, consulte as políticas de hospedagem. Quais as condições de parcelamento pela associação? A empresa organizadora garantirá os pagamentos aos resorts por meio dos pagamentos das associações dos valores referentes a cada um de seus associados. Quanto maior a antecipação, maior o prazo para pagamento. A tabela com as condições de parcelamento estão localizadas no Anexo II do presente informativo.

4 Como posso adquirir passagens aéreas? A agência oficial já está definida. Contando com uma ampla estrutura, a PontesTur, foi eleita nesta edição para fornecer aos participante o máximo em qualidade e conforto para adquirir passagens aéreas, passeios turísticos e o serviço de transfer. Contatos: PontesTur simposiofenacef@pontestur.com.br Telefone: (81) A PontesTur terá um canal exclusivo para atender os participantes do Simpósio. É ela quem cuidará de apresentar cotações, realizar reservas, emitir bilhetes e cuidar de todas as tarefas relativas a uma agência de viagens. Naturalmente, se você já tiver uma agência de sua preferência, fique à vontade para adquirir suas passagens. O importante é você participar! O trâmite continua o mesmo dos anos anteriores, como você já está acostumado. O pagamento poderá ser realizado conforme a negociação da associação local, diretamente à agência sem intermediários. Como contratar o serviço de transfer in/out? O serviço de transfer in/out é opcional, contudo sugerimos que você contrate o serviço, uma vez que Porto de Galinhas é distante da capital. Recomendamos o que será oferecido pela agência oficial, a PontesTur. Ela é parceira do evento e oferecerá um serviço de qualidade e seguro para todos os participantes. O pagamento poderá ser realizado juntamente com o das passagens aéreas. Ou, se preferir, você pode ainda contratar o serviço junto a uma agência de sua preferência. O tranfer será oferecido pela agência oficial a R$ 90,00 (noventa reais) por pessoa, incluído neste valor tanto o trecho in como out (ou seja, tanto em sua chegada ao hotel, quanto na saída). Outra vantagem, é que a agência oficial isentará os participantes da taxa de guia de turismo.

5 Como posso aproveitar os passeios turísticos? Você já deve saber, mas não custa repetir: Porto de Galinhas é um paraíso natural. Conta com uma boa infraestrutura turística e diversos passeios interessantes. A agência oficial é especializada em turismo local e possui inúmeras opções de passeios para você. Lembrando, os valores relativos a passeios turísticos NÃO estão inclusos nos pacotes de hospedagem, transfer ou aéreo, devendo sempre serem contratados à parte. A contratação desses serviços será realizada diretamente com a agência, sem intermediários, de forma direta e fácil. O Simpósio Fenacef é sua oportunidade para discutir seus direitos e sua qualidade de vida. Estamos trabalhando para que essa edição do Simpósio seja tão especial para você quanto é para nós. A FENACEF e a AEA/PE estão ansiosos aguardando a confirmação de sua presença!

6 ANEXO I Informativo nº 001/2013 Distribuição de apartamentos por resort A seguir, constam os dados da distribuição de apartamentos para cada associação. Contudo, lembramos que devido à limitação dos próprios resorts, bem como do evento para 1,2 mil participantes, para utilizar apartamentos triplos, é preciso solicitar a alteração à Esafi antes de atender ao participante. Summerville Beach Resort Endereço: Gleba 6-A, Propriedade Merepe - C, S/N, Praia de Muro Alto, Ipojuca - PE - Brasil - CEP Telefone: (81) Associação Duplo twin 2 Duplo casal Total BA DF GO/TO MA MS PA PB PE RN RS SE Camas separadas.

7 Enotel Resort & SPA Endereço: Rodovia PE-09, Gleba 6 BA, Porto de Galinhas, CEP Telefone: (81) Associação Duplo twin 3 Duplo casal Total AL AM CE ES MG MT PR PI RJ SC SP PE UNEI Camas separadas.

8 ANEXO II Informativo nº 001/2013 Condições de pagamento das hospedagens Conforme citado anteriormente, a condição de pagamento preferencial para as associações realizarem os pagamentos é a transferência bancária. Para sua comodidade, os dados da conta seguem abaixo. Caixa Econômica Federal Titularidade: Esafi Escola de Administração e Treinamento Agência: Operação: Conta corrente: Os prazos de pagamento dependem da antecipação do fechamento da reserva. Quanto maior a antecipação, maior o número de parcelas. A tabela de parcelamentos é a seguinte: Fechamento da reserva até Parcelamento máximo Vencimento da primeira parcela 28/02/ parcelas 20/03/ /03/ parcelas 20/04/ /04/ parcelas 20/05/ /05/ parcelas 20/06/ /06/ parcelas 20/07/ /07/ parcelas 20/08/ /08/ parcelas 20/09/ /09/ parcela 20/10/2013 Por padrão, os pagamentos deverão ser realizados todo dia 20 de cada mês ou conforme negociação caso a caso. Atenção: entende-se por fechamento da reserva o envio por da confirmação da Esafi para a associação, com a planilha de pagamentos a serem efetuados.