GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Secretaria de Estado de Cultura 5.Objetivos, Indicadores e Metas para a OS

Transcrição

1 5.s, es e s para a OS O funcionamento das bibliotecas parque e da nova BPE é ainda experimental e, portanto, carece ainda das séries históricas de dados e informações que serão necessárias a um planejamento consistente das atividades e suas respectivas metas, seguida de uma avaliação dessas mesmas atividades através do atingimento das metas pela SEC-RJ. Apesar disso, a seguir estão expressos objetivos, indicadores, fórmula de cálculo e metas a serem alcançadas pelo gestor dos equipamentos. Para fins de análise e monitoramento, as metas foram divididas conforme bibliografia da área de gestão: s de - dizem respeito à gestão da organização e medem a eficiência de suas ações, sendo, desta forma, importantes para a profissionalização dos serviços prestados. Trata-se de indicadores econômico-financeiros, de organização interna e as metas de captação de recursos próprios; s de s - são as relacionadas diretamente à atividade-fim da organização e medem sua capacidade de alcançar índices adequados na prestação dos serviços; e s de Cidadania - são aquelas que promovem a difusão e o acesso democrático dos serviços públicos executados pela organização às diferentes parcelas da população. Os objetivos são as diversas atividades propriamente ditas que, reunidas pela temática das metas, traduzirão os desafios da OS e serão mensurados através dos indicadores. Os indicadores têm, cada um, sua fórmula para mensuração e na tabela a seguir foram incluídas também as metas a serem alcançadas no primeiro ano do Contrato. 34

2 Formar base de usuários cadastrados nas Bibliotecas Número usuários cadastrados no ano = total de usuários cadastrados no ano Garantir empréstimos de acervo e demais itens da biblioteca Número de empréstimos do acervo = total de empréstimos do acervo no ano Refere-se ao número de usuários que foram cadastrados durante o ano. Representa o crescimento da base cadastrada de usuários em número absoluto, e pode ser comparado à base existente, para uma análise percentual do valor. No primeiro ano de operação de uma biblioteca, a meta será igual ao número total de usuários. 8 Refere-se ao número de empréstimos de obras físicas, independente de sua classificação como periódico, brochura, livro, revista, CD e DVD, entre outros, no período de um ano. A BPN tem mais acervo e empresta mais, conforme dados históricos e a BPA tem menor espaço para acervo e, por isso, empresta menos 35

3 Atrair visitantes às Bibliotecas Número de visitantes = total de visitantes por ano (Somatório do número Garantir realização da programação proposta Percentual de atividades realizadas dos programas de atividades realizadas/total de atividades 90% 90% 90% 90% 90% previstas)* Refere-se ao número total de pessoas que, independentemente de ser usuário cadastrado, consulente ou simples visitante, comparece fisicamente nas instalações da biblioteca. Obs.: Se uma pessoa visita n vezes a Biblioteca, ela é computada 'n' vezes. 10 Somente considerar eventos que alcançaram 70% de público. Permitir um ajuste em 25% da proposta. 36

4 Captar a percepção dos visitantes, a partir da realização de pesquisa, sobre acervo, programações, instalações e serviços Percentual de visitantes satisfeitos em relação a acervo, programações, instalações e serviços = (total de visitantes satisfeitos com o acervo, programações, instalações e serviços/total de usuários entrevistados)*100 70% 70% 70% 70% 70% Garantir a atualização do acervo Valor destinado à atualização do acervo = Valor do acervo adquirido 11 R$ R$ R$ R$ R$ No primeiro ano, as metas estabelecidas para BPE, BPA e BPR deverão ser apenas checadas. Para os anos seguintes, as metas da BPE e BPA deverão ser dobradas. 37

5 Cumprir a Política de Acervo aprovada pelo Conselho de Administração Política de Acervo cumprida = política cumprida 100% 100% 100% 100% 100% Implantar e manter em funcionamento o Portal das Bibliotecas Portal das Bibliotecas implantado e em funcionamento 6 = Portal implantado e em funcionamento 1 Implantar e manter em funcionamento a Biblioteca Digital Biblioteca Digital implantada e em funcionamento 7 = Biblioteca Digital implantada e em funcionamento 1 6 No primeiro ano deve-se implantar o Portal das Bibliotecas. 7 No primeiro ano deve-se implantar a Biblioteca Digital e verificar hospedagem e administração. 38

6 = tempo de Garantir a disponibilidade da rede (internet com e sem fio) ao público Rede (internet com e sem fio) disponível ao público funcionamento da rede com 90% da banda disponível/período 90% 90% 90% 90% 90% analisado Manter atualizado o catálogo on-line Percentual de inclusões de itens recebidos no catálogo online das bibliotecas da rede = (total de inclusões no catálogo/total de itens recebidos) 100% 100% 100% 100% 100% 39

7 (Total dos Custos e Garantir a utilização de recursos com programação e acervo Percentual mínimo de gastos com Programação e Acervo Despesas com programação e acervo/total de 20% despesas e custos)*100 = (Instalações para Manter instalações Instalações para portadores de portadores de Cidadania adequadas para portadores de necessidades especiais implantada e adequadamente necessidades especiais implantadas e necessidades especiais em funcionamento 8 adequadamente em funcionamento) 40

8 = (Valor do acervo Garantir atualização do Percentual gasto com adquirido para leitores Cidadania acervo voltado para atualização do acervo voltado especiais/valor total 5% 5% 5% 5% 5% leitores especiais para leitores especiais gasto com atualização do acervo)*100 Cidadania Realizar atividades voltadas para portadores de necessidades especiais Percentual de atividades da programação voltadas a portadores de necessidades especiais = percentual das atividades voltadas a portadores de necessidades especiais 5% 5% 5% 5% 5% 41

9 Cidadania Possuir funcionários habilitados na linguagem de sinais Funcionários habilitados na linguagem de sinais = Quantidade de funcionários por turno disponíveis habilitado na linguagem de sinais Cidadania Garantir colocação de funcionários portadores de necessidades especiais Funcionários portadores de necessidades especiais Quantidade de funcionários portadores de necessidades especiais 3% Garantir a conservação das coleções especiais do acervo Coleções especiais conservadas 9 = Coleções especiais conservadas 100% 8 do 1º ano é implantar e meta dos demais é manter. Na BPE, inclui-se leitores especiais acervo em braile e audiobooks. 42

10 = (total (intervalo em Garantir agilidade na disponibilização ao público de itens de acervo Tempo médio entre o recebimento de itens novos e a disponibilização final para uso dias entre recebimento e disponibilização de itens do acervo)/número de 4 dias úteis 7 dias úteis 7 dias úteis 7 dias úteis 7 dias úteis itens) Garantir abertura ao público das Bibliotecas Número de dias de funcionamento ao público = Total de dias de abertura ao público no ano

11 Aprovar planejamento anual do Programa de s Plano aprovado até a data definida Plano Aprovado até o mês de setembro de cada ano 1 Implementar Plano Plurianual de Comunicação aprovado no Conselho de Administração Implantação do Plano de Comunicação = ações do plano de comunicação implementadas/ações previstas em determinado período de análise 1 44

12 Submeter e aprovar no Conselho de Administração o Plano de cargos e salários e de benefícios no prazo Plano de cargos e salários e de benefícios aprovado em até 90 dias = Plano de cargos e salários e de benefícios aprovado em até 90 dias 1 estabelecido Entregar e publicar os = Comprovação de relatórios gerenciais previstos no contrato dentro dos prazos e Relatórios entregues e/ou publicados Entrega e/ou Publicação dos relatórios gerenciais exigidos, no período de 1 padrões estabelecidos análise 45

13 Atender de forma célere, solicitações e resolver problemas identificados através da Ouvidoria Tempo médio de resposta/resolução de ouvidoria = total ('data de resolução - data de entrada na ouvidoria')/total de ouvidorias 10 dias corridos Manter inventário do acervo atualizado Inventariar acervo anualmente Acervo inventariado anualmente

14 Manter informações gerenciais atualizadas no = informações Portal das Bibliotecas (inserção de compras e contratações, relatório anual, ouvidoria, trabalhe Informações gerenciais atualizadas no Portal das Bibliotecas gerenciais no portal das bibliotecas atualizado periodicamente, em determinado período 1 conosco, ficha técnica e de análise link para o site da SEC) Implantar sistema Implantação de Sistema Implementação de informatizado de gestão integrada e controle de informatizado de gestão integrada de controle de Sistema, em determinado período 1 recursos - tipo ERP recursos de análise 47

15 Garantir mínimo de pessoal atuando no atendimento aos usuários das bibliotecas Percentual pessoal que atua no atendimento aos usuários das bibliotecas = (Total de pessoal que atue no atendimento aos usuários das bibliotecas/total de pessoal)*100 60% = (Ativo Garantir Saúde Financeira I Índice de liquidez seca Circulante/Passivo Circulante) ao final do >=1 ano fiscal Garantir Saúde Financeira II Índice de Rentabilidade = (Receitas Totais/Despesas Totais) ao final do ano fiscal >=1 48

16 = Total de receitas Gerar receita por meio de geradas no ano por atividades e serviços, patrocínios e subsídios Total das receitas geradas meio de atividades e serviços, patrocínios e R$ 6,3 milhões governamentais subsídios governamentais 49

17 6. SUPERVISÃO E AVALIAÇÃO Conforme previsto no Art. 30 do Decreto N o /2010, entende-se como supervisão as atividades de acompanhamento e fiscalização dos Contratos de, que serão exercidas pela Superintendência de Leitura e Conhecimento da, sem prejuízo da ação institucional dos órgãos de controle interno e externo do Estado. Ainda, segundo o Decreto, para exercer efetivamente a função de acompanhamento e fiscalização do Contrato de será designado um supervisor que representará a Secretaria de Estado de Cultura na interlocução com a OS, devendo zelar pelo seu adequado cumprimento das obrigações pactuadas. O processo de supervisão será contínuo e, além disso, contará com a produção, por parte da CONTRATADA, de relatórios trimestrais, encaminhados à Comissão de Avaliação. O processo de avaliação é realizado pela Comissão de Avaliação em duas etapas, com análises trimestrais e avaliações semestrais dos resultados e metas alcançados com a execução do Contrato de. A Comissão de Avaliação será nomeada pelo Governador do Estado, presidida pelo supervisor do Contrato de, conforme previsto no Art. 41 do referido Decreto, com a seguinte constituição: I. Um representante da, supervisor do Contrato de, indicado por seu Titular; II. Um representante da Secretaria de Estado da Casa Civil, indicado por seu Titular; III. Um representante da Secretaria de Estado de Planejamento e, indicado por seu Titular; IV. Um representante da Secretaria de Estado de Fazenda, indicado por seu Titular; V. Dois representantes da sociedade civil de notória capacidade profissional, indicados pela. 50

18 Compete à Comissão: I. Encaminhar ao Titular da, semestralmente, relatório de acompanhamento, contendo comparativo das metas propostas com os resultados alcançados, bem como recomendações relativas à avaliação procedida; II. Encaminhar ao Titular da, anualmente, relatório conclusivo sobre a avaliação procedida, com cópias para o Conselho Estadual de Cultura e Assembleia Legislativa do Estado do Rio de Janeiro; III. Encaminhar ao Titular da parecer conclusivo sobre a prestação de contas, aprovando-a ou reprovando-a; IV. Executar os demais atos necessários ao desempenho de suas atribuições. Ainda segundo o Decreto, caberá à Comissão encaminhar ao Titular da Secretaria de Estado de Cultura, semestralmente, relatório de acompanhamento, contendo comparativo das metas propostas com os resultados alcançados, bem como recomendações relativas à avaliação procedida. A atuação da Comissão não deve se restringir à confecção dos relatórios acima referidos, essa deve trabalhar para garantir o cumprimento e a qualidade dos resultados previstos, emitindo pareceres e notas técnicas sobre o andamento dos trabalhos e submetendo-os ao dirigente da SEC. Sistemática de Avaliação O quadro abaixo sintetiza a nota a ser atribuída a cada indicador, mediante o alcance ou não de suas metas, ou alcance parcial das mesmas, conforme a escala expressa: RESULTADO OBTIDO DA META NOTA ATRIBUIDA AO INDICADOR > 95% até 100% 10 > 80% até 95% 9 > 70% até 80% 8 > 60% até 70% 7 > 50% até 60% 6 51

19 RESULTADO OBTIDO DA META NOTA ATRIBUIDA AO INDICADOR > 40% até 50% 5 > 30% até 40% 4 > 20% até 30% 3 > 10% até 20% 2 > 5% até 10% 1 < 5% ZERO Portanto, para aqueles indicadores cuja meta não é binária (0 ou 1), deve-se calcular o percentual alcançado com base na meta estabelecida e aplicá-lo na tabela acima, resultando a nota para aquele indicador. Uma vez feito esse cálculo para todos os indicadores, deve-se somar as notas obtidas para cada tipo de objetivo (-fim e ), separadamente e,então, dividir a soma das notas por tipo de objetivo pelo número de notas para cada tipo de objetivo (i.e: 12 para atividade-fim, 15 para gestão e 5 para cidadania), para então ponderar a nota pelos tipos de objetivo, seguindo o peso estabelecido no quadro a seguir: TIPO DE OBJETIVO PESO -fim 5 3 Cidadania 2 Isso posto, deve-se somar as notas obtidas em cada tipo de objetivo e então tem-se a nota final alcançada pela OS no fim do período especificado. Assim, a fórmula da nota final é igual à: 3 n j Nota final = nota i x peso j j=1 i=1 n j 52

20 onde: j conta o número de tipos de indicadores (ie. de 1 a 3); i conta o número de indicadores por tipo; n j é o número de indicadores por tipo(i.e. 12 para atividades-fim, 15 para gestão e 5 para cidadania); nota i é a nota auferida para cada indicador; e peso j é o peso de cada tipo de indicador (i.e. 5 para atividades-fim, 3 para gestão e 2 para cidadania). Assim, a nota máxima poderá ser calculada da seguinte forma: atribuindo-se 10 para os indicadores de atividades-fim, chega-se à soma de 120. Dividindo-se este número pelo número indicadores de atividades-fim chega-se a 10. Multiplicando-se isso pelo peso 5, chega-se a 50. Procedendo da mesma forma para os indicadores de gestão, ou seja, atribuindo-se 10 para os indicadores de gestão, chega-se a soma de 150. Dividindo-se esse número pelo número indicadores de gestão chega-se a 10. Multiplicando-se isso pelo peso 3, chega-se a 30. Procedendo da mesma forma para os indicadores de cidadania, ou seja, atribuindo-se 10 para os indicadores de cidadania, chega-se a soma de 50. Dividindo-se este número pelo número indicadores de cidadania chega-se a 10. Multiplicando-se isso pelo peso 2, chega-se a 20. Para se obter a nota máxima basta somar 50 com 30 com 20 e se obtém