Fundação de Vigilância em Saúde do Amazonas. SISTEMA de INSUMOS ESTRATÉGICOS - GIES -

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1 Fundação de Vigilância em Saúde do Amazonas SISTEMA de INSUMOS ESTRATÉGICOS - GIES - Amazonas 2012

2 Expediente Omar Aziz Governador do Estado do Amazonas Wilson Alecrim Secretário de Estado da Saúde Bernardino Cláudio de Albuquerque Diretor Presidente - FVS/AM Lubélia Sá Freire da Silva Diretora Técnica - FVS/AM Luiz do Carmo Araujo Belém Diretor Administrativo - FVS/AM Organização e Elaboração Gerência de Insumos Estratégicos-GIES/DAF/FVS Eurenice Neves Lima - Gerente Sandro Morete de Queiroz - Farmacêutico Bioquímico Antônio José Rodrigues dos Santos - Agente de Endemias Raimundo Nonato Maciel dos Santos - Agente de Endemias Projeto Visual, Capa e Diagramação Carlos Humberto Gonçalves de Lima - ASCOM/FVS Edição e Distribuição Fundação de Vigilância em Saúde do Estado do Amazonas Rodovia Deputado Vital de Mendonça, s/nº, Terra Nova CEP: Manaus/AM (92) ascom@fvs.am.gov.br GIES - Gerência de Insumos Estratégicos Fone: (92) gies_fvs@hotmail.com

3 Sumário I. Introdução... II. Insumos Estratégicos... III. Sistema de Informação de Insumos Estratégicos... IV. Gerência de Insumos Estratégicos... V. Noções Básicas das Boas Práticas de Armazenagem e Distribuição... V. I. Recebimento... V. II. Armazenamento e controle de estoque.. V. III. Distribuição... V. IV. Descarte de resíduos de serviços de saúde... VI. Referências

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5 I. Introdução Criada por meio da Lei nº 2.895, de 03 de Junho de 2004 e da Lei Delegada nº 111 de 18 de maio de 2007 a Fundação de Vigilância em Saúde do Amazonas - FVS/AM tem como missão: Buscar a melhoria da qualidade de vida da população do Estado do Amazonas, por meio da proteção e promoção à saúde, mediante ações integradas das vigilâncias epidemiológica, sanitária, ambiental e laboratorial, bem como o controle de doenças e agravos, incluindo educação, capacitação, pesquisa e ações interinstitucionais. Com base nesta missão a FVS/AM vêm adotando novos procedimentos com o objetivo de garantir a eficácia e qualidade de suas atribuições e competências. Nesse sentido, a partir do primeiro trimestre de 2011, vem sendo realizado o trabalho de implantação do SIES como ferramenta de gestão e controle do ciclo logístico dos insumos estratégicos na capital e demais municípios do estado. A metodologia adotada segue as seguintes etapas: Capacitação dos servidores para o uso da ferramenta (SIES); Cadastramento dos municípios, unidades e usuários no sistema; Definição do fluxo entre os municípios, unidades e estado (FVS/AM): Supervisão e acompanhamento junto aos municípios e unidades. É importante salientar que são consideradas as realidades locais, observando entre outros quesitos a organização dos serviços de saúde, a disponibilidade dos recursos humanos e a estrutura do município quanto aos meios de comunicação disponíveis. O presente trabalho tem por objetivo orientar a implantação e a estruturação do SIES no âmbito do estado. Está destinado aos gestores do sistema de saúde e demais profissionais que atuam na gestão dos insumos estratégicos. 05

6 II. Insumos Estratégicos O Ministério da Saúde - MS considera como estratégico todos os insumos utilizados para tratamento das doenças de perfil endêmico e que tenham impacto socioeconômico. Os medicamentos representam a maior parte desses insumos e possuem o controle e tratamento por meio de protocolo e normas estabelecidas pelo MS, sendo assim representa o principal insumo do SIES. Os programas estratégicos têm como objetivo garantir o acesso aos medicamentos por portadores de doenças que configuram problemas de saúde pública, consideradas como de caráter estratégico pelo MS. Constituem programas de saúde estratégicos: Controle da Tuberculose Controle da Hanseníase DST/AIDS Endemias Focais Sangue e Hemoderivados Alimentação e Nutrição Controle do Tabagismo A portaria Nº 1.172, de 15 de Junho de 2004 (que regulamenta a NOB SUS 01/96 no que se refere às competências da União, Estados, Municípios e Distrito Federal, na área de Vigilância em Saúde, define a sistemática de financiamento e dá outras providências) esclarece as atribuições das esferas públicas quanto aos insumos estratégicos e as ações a serem adotadas para programação, controle e aplicação dos insumos no âmbito dos estados e municípios. 06

7 III. Sistema de Informação de Insumos Estratégicos O SIES é um aplicativo demandado pela Diretoria Técnica de Gestão, da Secretaria de Vigilância em Saúde (MS), que estabeleceu o fluxo dos procedimentos e forneceu os dados necessários ao seu desenvolvimento. A Área de Desenvolvimento de Sistemas do Ministério da Saúde DATASUS desenvolveu o SIES para ambiente WEB, utilizando a linguagem ASP, em banco de dados Oracle. O sistema foi implantado no Ministério da Saúde em 2002, sendo o setor responsável pela sua gestão o Núcleo de Insumos Estratégicos NIES, e sua manutenção por competência do DATASUS. O objetivo geral do SIES é agilizar, facilitar e aprimorar o abastecimento de insumos estratégicos, por meio da gestão eficiente dos processos de recebimento, distribuição e acompanhamento de estoques dos insumos estratégicos providos pela Secretaria de Vigilância em Saúde (MS). O SIES tem como objetivos específicos: Um único sistema em uso por todas as unidades, nas três esferas de governo; Controle, desde o recebimento do pedido de insumos na CENADI, até o recebimento dos insumos nas unidades de ponta do sistema; Acompanhamento da situação dos pedidos, em tempo real, pelos estados e municípios; Redução do retrabalho; Redução de erros operacionais. O SIES tem como público alvo: Áreas Técnicas da Secretaria de Vigilância em Saúde, Secretarias Estaduais de Saúde Secretarias Municipais de Saúde, (estas por intermédio dos Almoxarifados de Insumos Estratégicos). 07

8 Os requisitos mínimos para acesso ao SIES são: Navegador de INTERNET padrão deve ser o Internet Explorer, da Microsoft, versão 5 ou superior; Usuário necessita ser cadastrado para acessar o sistema. Para tal, os servidores das Secretarias Estaduais e Municipais de Saúde devem licitar seu cadastramento ao Gestor do Sistema, utilizando formulário próprio (anexo I). O SIES é um sistema logístico de fácil acesso, autoexplicativo, que atende aos níveis central, estadual e municipal, proporcionando o controle eficaz de estoque, a segurança dos dados, e com relatórios que suprem as necessidades das áreas técnicas para tomadas de decisões. FLUXO DO PROCESSO SECRETARIA DE VIGILÂNCIA EM SAÚDE Quando o Estado solicita, a Área Técnica, a Coordenação Técnica e o Núcleo de Insumos verificam os estoques da SVS e dos Estados e autorizam ou não o envio dos insumos (total ou parcial). ESTADOS/DF O Estado recebe a solicitação, via SIES, dos municípios onde a Área Técnica e a Coordenação Técnica analisam o pedido. Estes verificam os estoques do Estado e do Município e autorizam ou não o envio dos insumos (total ou parcial). O Estado analisa sua programação e o estoque existente para atender os municípios, caso esteja com saldo insuficiente, ele faz solicitação para a SVS. 08 MUNICÍPIOS Os municípios verificam suas programações e seus estoques e fazem a solicitação, via SIES, ao Estado conforme a necessidade.

9 PROGRAMAS E AGRAVOS IMPLANTADOS NO SIES Programa Agravo Insumos Dengue Doença de Chagas Esquistossomose Filariose Influenza Leishmaniose Malária Meningite Micoses sistêmicas Peste Oncorcecose Raiva Tracoma Praguicidas, materiais de campo, materiais de campo, Praguicidas (prevenção e bloqueio) Lacen Kits reagentes PNI **Controle da Tuberculose Tuberculose Imunobiológicos ** Implantação pioneira no estado do Amazonas Site: 09

10 IV. Gerência de Insumos Estratégicos 10 A Gerência de Insumos Estratégicos GIES/DAF compõem a estrutura Organizacional Básica da FVS/AM, criada por meio da Lei nº 2.895, de 03 de Junho de 2004 e da Lei Delegada nº 111 de 18 de maio de 2007, com as suas atribuições e competências, definidas no Regimento Interno da FVS/AM, na qual compete entre outras ações, planejar, coordenar e supervisionar e executar as atividades relativas à gestão dos insumos estratégicos e ainda: I - supervisionar, controlar e executar, no âmbito estadual, o Sistema de Insumos Estratégicos da FVS; II - planejar, supervisionar, controlar e executar as atividades relacionadas à aquisição e requisição dos insumos estratégicos; III - supervisionar e controlar os estoques de insumos estratégicos existentes nas Unidades da FVS, Unidades Descentralizadas da FVS/AM, Municípios e demais órgãos públicos que façam uso de tais insumos; IV - orientar todas as Unidades que façam uso de tais insumos, envolvidas no processo de planejamento, aquisição, armazenagem, distribuição e consumo; V - elaborar os procedimentos para programação de aquisição de insumos estratégicos, com base nas informações contidas nos sistemas de informação; VI - fornecer o estoque de insumos estratégicos e apresentar relatório de movimentação ao DAF, para que os mesmos sejam encaminhados às áreas afins; VII - analisar os relatórios mensais de almoxarifado e proceder às diligências visando regularizar eventuais impropriedades; VIII - consolidar as prestações de contas dos Insumos Estratégicos e encaminhar ao DAF e a outros órgãos, quando necessário;

11 IX - elaborar o inventário anual de insumos estratégicos da FVS - AM, assim como, analisar e consolidar os inventários das Unidades Descentralizadas - UDES da FVS e outros órgãos, encaminhando os mesmos a DAF, para que seja encaminhada a quem de Direito; No âmbito estadual a GIES está responsável pela gestão do SIES, tendo como principais atribuições: Acompanhamento de todo fluxo logístico dos insumos estratégicos entre a SVS, o Estado e os Municípios; Implantação do SIES nos Municípios, Unidades e Departamentos Gestores de Insumos Estratégicos; Capacitação, treinamento, e suporte aos gestores e usuários na utilização das ferramentas disponíveis no sistema; Supervisão e acompanhamento virtual (via web) e físico dos procedimentos implantados relacionados à gestão dos insumos estratégicos no estado e municípios. V. Noções Básicas das Boas Práticas de Armazenagem e Distribuição de Os medicamentos são produtos diferenciados de suma importância para a melhoria ou manutenção da qualidade de vida da população. A preservação da sua qualidade deve ser garantida desde sua fabricação até a dispensação ao paciente. Desta forma, as condições de estocagem, distribuição e transporte desempenham papel fundamental para a manutenção dos padrões de qualidade dos medicamentos, assim como sua eficácia e segurança. 11

12 V. I. Recebimento 12 Receber é ato que implica em conferência. No recebimento verificamos se os medicamentos que foram entregues estão em conformidade com os requisitos estabelecidos, quanto à especificação, quantidade e qualidade. A área de recebimento deve ser separada da área de armazenamento. O pessoal deve ser treinado para esta finalidade. No ato do recebimento, cada entrada deve ser examinada quanto à documentação: O Conferir a Nota Fiscal, Ordem de Fornecimento/ Empenho ou Nota de Transferência; Carimbar e assinar o verso da Nota Fiscal; A apresentação, o número do lote e a quantidade devem estar de acordo com o documento; Não escrever ou rasurar o documento original, utilizar o verso; Os medicamentos em desacordo com as especificações dos documentos (forma farmacêutica, apresentação, concentração, rótulo, embalagem, condições de conservação, lote, validade) não devem ser recebidos. A Nota deverá ser bloqueada até a resolução do problema; No caso de se constatar danos na embalagem ou alteração do produto, o mesmo deve ser identificado, separado e o remetente comunicado por escrito; Embalagens violadas ou suspeitas de qualquer contaminação devem ser rejeitadas e registradas. Inspecionar visualmente os produtos farmacêuticos para verificar sua integridade; Assinar o canhoto da Nota Fiscal e devolvê-la ao entregador; Registrar qualquer irregularidade e comunicá-la ao superior imediato, conforme as orientações;

13 Assinar e datar todas as notificações; Arquivar os formulários de recebimento e cópia de notificações; Não receber nenhum produto sem documentação. V. II. Armazenamento e controle de estoque Os medicamentos serão armazenados somente após o recebimento oficial, de acordo com as instruções contidas neste manual. A estocagem também deve observar as orientações fornecidas pelo fabricante. Condições gerais: Devem ser estocados sobre estrados, prateleiras, em local que não receba a luz direta do sol. Os medicamentos sujeitos a Controle Especial devem seguir a legislação e devem ser estocados em locais próprios. E os produtos termolábeis devem ser estocados no refrigerador, com controle de temperatura; Ordenar os produtos conforme nome genérico, lote e validade; Afixar em local visível o nome do produto, nº do lote, prazo de validade. Se houver recebimento de dois lotes diferentes do mesmo produto, identificar e estocar separadamente; Não estocar medicamentos diferentes no mesmo estrado ou prateleira, assim, evita-se possíveis trocas na hora da expedição; Materiais passíveis de quebra (frascos, ampolas) devem ser guardados em local menos exposto a acidentes; Estocar rigorosamente por lote e por prazo de validade. Os medicamentos com datas de validade mais próximas deverão ficar à frente, para que sejam distribuídos primeiramente; Manter distância entre os produtos, paredes, tetos e empilhamentos para facilitar a circulação do ar; 13

14 14 Conservar os medicamentos nas embalagens originais e proteger da luminosidade; Não colocar diretamente sobre o chão; Não misturar com produtos de outra natureza (por exemplo, material de limpeza); Manter próximos da área de expedição aqueles com maior rotatividade; Evitar colocar peso ou empilhar demasiadamente, não arremessar as caixas, manusear adequadamente para manter as características originais. Controle de estoque A atividade tem por objetivo manter informação confiável sobre níveis e movimentação física e financeira de estoques necessários ao atendimento da demanda, evitando-se a superposição de estoques ou desabastecimento do sistema. O controle de estoque é fundamental para a garantia da qualidade do ciclo logístico e tem como objetivo: Subsidiar as atividades na programação, aquisição e distribuição; Assegurar o suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento; Estabelecer quantidades necessárias e evitar perdas; Ter procedimentos operacionais da rotina (procedimentos operacionais padrão) por escrito; Ter registros de movimentação de estoque; Fornecer informações precisas, claras e a contento, com rapidez, quando solicitadas; Manter controle e arquivo dos dados organizados e atualizados. Elementos de previsão de estoque Para manter um dimensionamento correto dos estoques que atendam às necessidades, com regularidade no abastecimento, recomenda-se a utilização dos seguintes instrumentos:

15 Consumo médio mensal (CMM) é a soma do consumo de medicamentos utilizados em determinado período de tempo dividido pelo número de meses da sua utilização. Quanto maior o período de coleta de dados, maior a segurança nos resultados. Saídas por empréstimo devem ser desconsideradas; Estoque mínimo (EMI) é a quantidade mínima a ser mantida em estoque para atender o CMM, em determinado período de tempo, enquanto se processa o pedido de compra, considerando-se o tempo de reposição de cada produto; Estoque máximo (EMX) é a quantidade máxima que deverá ser mantida em estoque, que corresponde ao estoque de reserva, mas a quantidade de reposição; Tempo de reposição (TR) é o tempo decorrido entre a solicitação da compra e a entrega do produto, considerando a disponibilidade para a dispensação do medicamento. Os novos pedidos são feitos quando se atinge o Ponto de Requisição. A unidade de cálculo do TR (Tempo de Reposição) é o mês. Se determinado medicamento demora 15 dias entre o pedido da compra e a entrega pelo fornecedor, o TR será igual a 1/2 (meio mês). Se demorar uma semana, TR será 1/4, um mês TR será igual a 1, 2 meses TR será 2; Ponto de reposição (PR) é a quantidade existente no estoque, que determina a emissão de um novo pedido; Quantidade de reposição (QR) é a quantidade de reposição de medicamentos que depende da periodicidade da aquisição. QR = (CMM x TR + EMI) - EA EA = estoque atual Inventário É a contagem de todos os itens em estoque para verificar se a quantidade encontrada nas prateleiras coincide com os valores informados nas fichas de controle. 15

16 Deve ser realizado, periodicamente, recomenda-se semanalmente, com amostras seletivas de 10 a 20% dos produtos em estoque e dos itens de maior rotatividade e registro das irregularidades encontradas. É imprescindível a realização de inventário de todos os itens a cada seis meses. V. III. Distribuição A distribuição deve suprir as necessidades das unidades de saúde, seguir um cronograma, evitar os atrasos e desabastecimentos, seguindo corretamente os procedimentos: Estabelecer e divulgar o fluxo e cronograma da distribuição; Distribuir em quantidades corretas com qualidade; Transportar adequadamente; A periodicidade da distribuição deve considerar a capacidade e condições de armazenamento das unidades, bem como seu potencial de consumo; A distribuição deve obedecer à regra primeiro que vence, primeiro que sai (sistema PEPS). Conferir os pedidos, emitir Nota de Distribuição; Separar os medicamentos de acordo com as entregas; Não reaproveitar embalagens, nem misturar os lotes; Retornar com as vias de recebimento devidamente assinadas, carimbadas e datadas; 16

17 V. IV. Descarte de resíduos de serviços de saúde A perda por vencimento de prazo de validade deve ser evitada por se tratar de recursos públicos. O descarte, por outros motivos justificados, deve seguir as orientações do fabricante e dos órgãos públicos responsáveis por estas questões, considerando a proteção ambiental. Os produtos farmacêuticos (medicamentos vencidos, contaminados, interditados ou não utilizados) são resíduos que apresentam risco potencial à saúde pública e ao meio ambiente devido às suas características químicas. A RDC ANVISA nº 306/04 e a Resolução CONAMA no 358/05 versam sobre o gerenciamento dos RSS em todas as suas etapas. Definem a conduta dos diferentes agentes da cadeia de responsabilidades pelos RSS. Refletem um processo de mudança de paradigma no trato dos RSS, fundamentada na análise dos riscos envolvidos, em que a prevenção passa a ser eixo principal e o tratamento é visto como uma alternativa para dar destinação adequada aos resíduos com potencial de contaminação. Com isso, exigem que os resíduos recebam manejo específico, desde a sua geração até a disposição final, definindo competências e responsabilidades para tal. A Resolução CONAMA nº 358/05 trata do gerenciamento sob o prisma da preservação dos recursos naturais e do meio ambiente. Promove a competência aos órgãos ambientais estaduais e municipais para estabelecerem critérios para o licenciamento ambiental dos sistemas de tratamento e destinação final dos RSS. Por outro lado, a RDC ANVISA nº 306/04 concentra sua regulação no controle dos processos de segregação, acondicionamento, armazenamento, transporte, tratamento e disposição final. Estabelece procedimentos operacionais em função dos riscos envolvidos e concentra seu controle na inspeção dos serviços de saúde. 17

18 Em virtude da utilização de praguicidas, pelas equipes de campo, nas ações de combate a vetores, recomendamos a observação e adoção das normas da Lei nº de 11 de julho de 1989 que dispõem, dentre outros, sobre o armazenamento, transporte, utilização e destino final dos resíduos e embalagens desses produtos. VI. Referências Ministério da Saúde. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Manual de gerenciamento de resíduos de serviços de saúde. Brasília, Ministério da Saúde. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Resolução RDC nº 44, de 2009 Boas Práticas Farmacêuticas. Dispõe sobre Boas Práticas Farmacêuticas para o controle sanitário do funcionamento, da dispensação e da comercialização de produtos e da prestação de serviços farmacêuticos em farmácias e drogarias e dá outras providências. Diário Oficial da União, Poder Executivo, Brasília, DF, 18 ago Ministério da Saúde. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Resolução RDC nº 306, de 7 de dezembro de Dispõe sobre o Regulamento Técnico para o gerenciamento de resíduos de serviços de saúde. Diário Oficial da União, Poder Executivo, Brasília, DF, 10 dez Ministério da Saúde. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Resolução RDC nº 358, de 29 de abril de Dispõe sobre o tratamento e a disposição final dos resíduos dos serviços de saúde e dá outras providências. Diário Oficial da União, Poder Executivo, Brasília, DF, 4 mai Ministério da Saúde. Conselho Nacional de Saúde. Resolução nº 338, de 6 de maio de Aprova a Política Nacional de Assistência Farmacêutica e estabelece seus

19 princípios gerais e eixos estratégicos. Diário Oficial da União, Poder Executivo, Brasília, DF, 20 maio Ministério da Saúde. Secretaria de Vigilância em Saúde. Portaria Nº 1.172, de 15 de Junho de Regulamenta a NOB SUS 01/96 no que se refere às competências da União, Estados, Municípios e Distrito Federal, na área de Vigilância em Saúde, define a sistemática de financiamento e dá outras providências. Diário Oficial da União, Poder Executivo, Brasília, DF, 17 junho Ministério da Saúde. Secretaria de Vigilância em Saúde. Manual do Usuário SIES. Brasília,

20 Disque 150 A saúde de todos depende de você também Fundação de Vigilância em Saúde Secretaria de Estado de Saúde TRABALHANDO PARA CRIAR OPORTUNIDADES