ESTADO DE MATO GROSSO PREFEITURA MUNICIPAL DE ITIQUIRA INSTRUÇÃO NORMATIVA SSP Nº 001/2013, DE 15 DE AGOSTO DE 2013.

Transcrição

1 INSTRUÇÃO NORMATIVA SSP Nº 001/2013, DE 15 DE AGOSTO DE Versão nº 01 Aprovação em: 15/08/2013 Ato de Aprovação: Decreto Municipal nº 42/2013 Unidade Responsável: Secretária Municipal de Saúde I - FINALIDADE Estabelecer as normas gerais e procedimentos a serem observadas por todas as Unidades de Saúde da Estrutura Administrativa do Município, quanto ao controle e distribuição de medicamentos e de material médico-hospitalar e odontológico, visando à padronização das ações e implementação dos procedimentos de controle. II - ABRANGÊNCIA Abrange todas as Unidades de Saúde da Administração Pública do Município, ligadas ao Sistema Único de Saúde SUS no âmbito do Poder Executivo de Itiquira-MT. III CONCEITOS Conjunto de atividades desenvolvidas pela Poder Executivo Municipal objetivando procedimentos quanto ao controle e distribuição de medicamentos e de material médico-hospitalar e odontológico, visando à padronização das ações e implementação dos procedimentos de controle, com intuito de implementar procedimentos de controle. Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se: I - MEDICAMENTO: Produto farmacêutico de uso humano, tecnicamente obtido ou elaborado, com finalidade profilática, curativa, paliativa ou para fins de diagnóstico.

2 II - CORRELATO: Substância, produto, aparelho ou acessório não enquadrado no conceito anterior e posterior, e cujo uso ou aplicação esteja ligado à defesa e proteção da saúde individual ou coletiva, à higiene pessoal ou de ambientes, ou afins diagnósticos e analíticos. III - MATERIAL MÉDICO-HOSPITALAR E ODONTOLÓGICO: São os materiais de uso médico, odontológico ou laboratorial, destinados a fornecer suporte a procedimentos diagnósticos, terapêuticos ou cirúrgicos. IV - PROCEDIMENTOS DE CONTROLE: Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações, visando restringir o cometimento de irregularidades e/ou ilegalidades e preservando o patrimônio público. V - DISTRIBUIÇÃO: O conjunto de meios utilizados para fazer com que o produto ou serviço chegue ao consumidor/utilizador final. VI - UNIDADE DE SAÚDE: Para fins desta Instrução Normativa, unidades de saúde são todos os locais onde são desenvolvidas atividades relacionadas à área da saúde, e que utilizam bens de consumo adquiridos com recursos da Secretaria Municipal de Saúde/Fundo Municipal de Saúde. VII - FICHAS DE PRATELEIRA: Destina-se a controlar o material no próprio local em que está estocado; o seu uso evita a necessidade de estar contando o material cada vez que se deseja certificar a real existência física, em quantidade; ela permanece junto ao material e é sofre alterações cada vez que o material é retirado, ou, de forma inversa, quando se registra novas entradas. IV BASE LEGAL E REGULAMENTAR A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade, do Chefe do Poder Executivo, tendo amparo na Lei Federal nº 9.787/1999, Altera a Lei no 6.360, de 23 de setembro de 1976, que dispõe sobre a vigilância sanitária, estabelece o medicamento genérico, dispõe sobre a utilização de nomes genéricos em produtos

3 farmacêuticos e dá outras providências, Portaria 344/1998 da ANVISA Agência Nacional de Vigilância Sanitária, que aprova o Regulamento Técnico sobre substâncias e medicamentos sujeitos a controle especial; além de outras normas que venham assegurar o cumprimento dos princípios inerentes, e disposições do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso. V RESPONSABILIDADES 1. Do Almoxarifado 1.1. Ter como servidor responsável pelo Almoxarifado, Técnico Farmacêutico, registrado pelo Conselho, sendo o mesmo nomeado pelo gestor; Receber, conferir, distribuir, controlar e conservar adequadamente todos os produtos adquiridos/recebidos; 1.3. Cumprir fielmente as determinações desta Instrução Normativa, em especial, quanto aos procedimentos e sua padronização na coleta e geração de documentos, dados e informações; 1.4. Promover a divulgação e implementação desta Instrução Normativa; 1.5. Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma; 1.6. Promover discussões técnicas entre as unidades executoras, sempre que necessário redefinir rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle;

4 1.7. Submeter à apreciação da Unidade de Controle Interno a atualização ou elaboração de novas Instruções Normativas; 2. Das Unidades de Saúde 2.1. Receber, conferir, distribuir, controlar e conservar adequadamente todos os produtos recebidos; Distribuir medicamentos a população realizando controles de entrada e saída; 2.3. Manter cadastro atualizado dos usuários. 3. Da Unidade Municipal de Controle Interno 3.1 Promover a divulgação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada; orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação; 3.2 Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão. normativa. 3.3 Prestar os esclarecimentos que se fizerem necessários acerca desta instrução 3.4 Fiscalizar o fiel cumprimento desta Instrução Normativa; 3.5 Elaborar lista de checagem (check list) de controle;

5 3.6 Prestar apoio técnico por ocasião dessas elaborações e atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle; 3.7 Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes aos procedimentos de garantir o registro de todas as receitas e sua classificação de acordo com a legislação, propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles. 4. Do Chefe do Poder Executivo Municipal 4.1. Exigir dos responsáveis o cumprimento das medidas e ações necessárias à regularidade e legalidade dos trabalhos e procedimentos, quando notificado do descumprimento; 4.2. Aplicar as sanções administrativas cabíveis previstas na legislação vigente. VI PROCEDIMENTOS 1. Do Controle e Armazenagem 1.1 Todo e qualquer material recebido, expedido ou descartado pelo almoxarifado será devidamente conferido e registrado no software de controle estoque, garantindo sua rastreabilidade e proporcionando, dessa forma, o histórico de entrada e saída dos mesmos. Não havendo Software para Controle de Estoque deverá ser utilizada a ficha de prateleira para o devido Controle. 1.2 O almoxarifado não receberá material que não estiver munido de documento contábil (Nota Fiscal, Termo de Doação, etc), que possibilite registrar sua entrada e saída.

6 1.3 Todos os campos disponíveis no software serão devidamente preenchidos com as respectivas informações dos produtos. Não havendo software de controle de estoque deverão ser informados na ficha de controle de estoque a descrição do produto, quantidade, lote, fabricante, validade e fornecedor, nome e assinatura do servidor responsável, nos casos de entrada. Quando se tratar de saída do almoxarifado central, deve conter a unidade de saúde receptora. 1.4 Nas unidades informatizadas e não informatizadas, onde o controle será realizado manualmente, tais controles serão devidamente arquivados para eventuais consultas, ficando a disposição dos órgãos de controle, por um período não inferior a cinco anos. 1.5 Até o quinto dia útil de cada mês, cada unidade encaminhará ao Almoxarifado, uma relação contendo os produtos constantes do estoque e suas respectivas quantidades. Esta relação será devidamente datada e assinada pelo responsável pela Unidade. A data registrada será a data da contagem. 1.6 No almoxarifado, assim como em todas as Unidades de Saúde, os medicamentos serão organizados em ordem alfabética por nome genérico (DCB), lote e validade, devendo o medicamento com prazo de validade mais próxima estar à frente do medicamento com vencimento posterior. 1.7 A fim de manter a eficácia dos produtos, os mesmos serão conservados ao abrigo da luz direta; mantendo distância entre eles para facilitar a circulação de ar interna; observando o empilhamento máximo recomendado pelo fabricante; sem contato direto com o chão e com as paredes; não muito próximo do teto; em local específico e destinado somente para este fim; e dentro de parâmetros de umidade e temperaturas indicados pelos fabricantes.

7 1.8 Os medicamentos sujeitos ao controle da Portaria 344/98 devem ser armazenados sob chave ou outro dispositivo que ofereça segurança, em local exclusivo para este fim e sob a responsabilidade do farmacêutico. 1.9 Os medicamentos que devem ser mantidos sob refrigeração, terão a temperatura de armazenamento controlada utilizando termômetro que registre as temperaturas máximas e mínimas. O refrigerador deve ser utilizado exclusivamente para armazenar medicamentos. A temperatura deve ser registrada diariamente em planilha específica. 2. Da Distribuição 2.1 Para a solicitação de material as unidades emitirão, semanalmente, ao almoxarifado, a solicitação de material em formulário próprio, devidamente assinada e carimbada pelo responsável da Unidade, com todos os campos preenchidos, e em duas vias. 2.2 Obrigatoriamente deve ser contada e informada a quantidade total dos produtos existente na Unidade antes de efetuar o pedido de reposição, informando a data da contagem. 2.3 Deverá ser observado sempre o consumo médio semanal da Unidade para realizar o pedido, de forma que não haja ruptura no atendimento nem estoque em excesso. 2.4 A solicitação de materiais deverá ser encaminhada ao almoxarifado com antecedência mínima de 02 (dois) dias úteis, para atendimento ao cronograma de entrega semanal, estabelecido pelo almoxarifado. 2.5 O campo quantidade atendida das duas vias da solicitação será devidamente preenchido pelo almoxarifado central com a quantidade atendida dos produtos.

8 2.6 O material solicitado pela Unidade será separado no almoxarifado e encaminhado a Unidade na data estabelecida no cronograma de entrega. 2.7 Juntamente com o material seguirá para a Unidade solicitante, a 2ª via da solicitação expedida pela Unidade, e duas vias da requisição eletrônica de saída de materiais, devidamente carimbada e assinada pelo responsável pela liberação dos materiais. 2.8 Deverá ser devidamente arquivado no almoxarifado, em arquivo individual e devidamente identificado, a 1ª via da solicitação expedida pela Unidade solicitante juntamente com a via da requisição eletrônica de saída de material, que retornará da Unidade devidamente assinada e carimbada pelo responsável que recebeu e conferiu os materiais na Unidade. 2.9 As unidades manterão, em arquivo organizado, as solicitações de materiais expedidas juntamente com as requisições eletrônicas de saída, recebidas do almoxarifado central, para eventuais conferências, fiscalizações e etc Quando da distribuição de medicamentos pela unidade de saúde aos pacientes, somente se dará mediante apresentação de receituário médico do Sistema Único de Saúde, prescrito, obrigatoriamente, por profissional habilitado e com a Denominação Comum Brasileira (DCB) ou, na sua falta, a Denominação Comum Internacional (DCI), conforme regulamentação. Não havendo receituário médico o atendimento não será realizado Nas unidades de saúde, o Receituário Médico deverá ser carimbado de forma a discriminar cada medicamento fornecido da receita, com anotação da quantidade atendida, data e rubrica do funcionário, devendo uma via da receita (ou cópia) ficar retida na unidade.

9 2.12 A idade mínima para retirada de medicamentos básicos é de 16 anos e para medicamentos controlados, 18 anos. Para a retirada de anticoncepcionais, puérpera e mães menores de 16 anos não serão exigidas idade mínima Nas unidades de saúde informatizadas deverá ser verificado se o paciente já se encontra cadastrado no sistema. Havendo o cadastro, confirmar os dados cadastrados com o paciente, alterando os que se fizerem necessários. Não havendo cadastro deverá ser realizado o cadastro de imediato, preenchendo todos os campos existentes no software/sistema Nas unidades de saúde informatizadas a entrega de medicamentos deverá ser registrada no sistema de informática, seguindo o procedimento estabelecido no item 1 dos Procedimentos de Controle e Armazenagem estabelecidos nesta Instrução Normativa. Após o registro será emitida a guia de retirada de medicamentos através do sistema, que deverá ser assinada pelo paciente ou responsável e também pelo agente público entregador Nas unidades de saúde não informatizadas a entrega de medicamentos deverá ser registrada em livro ata, contendo pelo menos o nome do paciente ou responsável, data de nascimento, o endereço, o número do telefone e a assinatura do paciente ou responsável, devendo ser registrado ainda, a especificação do medicamento e quantidade atendida Quando na unidade de saúde inexistir o(s) medicamento(s) para distribuição a pacientes, o responsável pela unidade de saúde deverá contactar o almoxarifado central, para verificar se nele ou em outra unidade de saúde possui tais itens. Havendo estoque no almoxarifado ou em outra unidade de saúde, o agente público deve encaminhar o paciente ou responsável, para que o mesmo seja atendido na unidade pertinente. 3. Do Recebimento e Conferência nas Unidades de Saúde

10 3.1 Ao receber os produtos o responsável procederá à conferência confrontando a requisição eletrônica de saída com os produtos recebidos. Havendo divergência de quantidades entre a requisição eletrônica de saída e os produtos recebidos, a unidade de saúde deverá comunicar formalmente o almoxarifado, para devida e imediata correção. 3.2 Quando o almoxarifado central enviar produtos que não serão utilizados pela unidade de saúde, seja pela especificação incorreta ou pela falta de demanda, devolver ao almoxarifado justificando sua devolução e realizando da mesma forma o registro de entrada e saída no controle de estoque. 3.3 Toda devolução será acompanhada do Formulário de Devolução de Medicamentos contendo o nome da Unidade Saúde, nome genérico do medicamento, código, unidade, quantidade, lote, data de validade e assinatura do responsável pela Unidade de Saúde. Neste Formulário deve ser justificado o motivo da devolução 3.4 Na entrega dos medicamentos, o servidor da Unidade de Saúde, responsável pelo recebimento deve verificar se os mesmos estão acompanhados pelo formulário de Solicitação de Materiais expedido pela Unidade de Saúde, devidamente preenchido pelo almoxarifado. Também devem constar na entrega as duas vias da requisição eletrônica de saída. 3.5 Inspecionar o produto quanto a sua embalagem (presença de umidade, condições do rótulo, condições de fechamento da embalagem e condições da caixa), e ainda quanto à qualidade macroscópica - sinais físicos (odor, presença de precipitados, separação de fases, homogeneidade da coloração e presença de sujidades), observando sempre o prazo de validade dos produtos. Qualquer alteração deverá ser comunicada formalmente ao almoxarifado para devida e imediata correção.

11 3.6. Estando os materiais/medicamentos de acordo com o solicitado deverão ser assinadas as duas vias da requisição eletrônica de saída de materiais, expedida pelo almoxarifado, devendo uma via retornar para ao almoxarifado central, e a outra deverá ser arquivada na própria Unidade de Saúde para eventuais conferências, fiscalizações, etc. 4. Dos Medicamentos com Vencimentos Próximos e/ou Vencidos 4.1 Todo o medicamento que por ventura estiver com a data de validade próxima ao vencimento, e se dentro desse período não for utilizado pela Unidade de Saúde, deverá ser devolvido ao Almoxarifado com prazo mínimo de 30 dias, antes do vencimento. 4.2 Constatada a existência de medicamentos vencidos, competem as Unidades de Saúde, separá-los imediatamente dos demais, segregando-os em área específica e sinalizando com cartazes com os dizeres MEDICAMENTOS VENCIDOS. 4.3 Cumprido o requisito anterior, deverá ser preenchido o formulário para devolução de medicamentos, atendendo ao estabelecido no item 3 dos Procedimentos para Recebimento e Conferência nas Unidades, e este será enviado ao almoxarifado, juntamente com os medicamentos vencidos, para descarte. 4.4 Antes do envio dos medicamentos vencidos, ao almoxarifado, deverá ser realizada a baixa dos mesmos no controle de estoque da Unidade de Saúde. 4.5 É vedado as Unidades de Saúde/Almoxarifado, receber medicamentos vencidos que não constem na Relação Nacional de Medicamentos Essenciais (RENAME) e que também não tenham sido dispensados pelos mesmos. 4.6 O almoxarifado estabelecerá controle mensal de produtos perdidos, seja por prazo de validade ou outro fato que inviabilize sua utilização. Deverão ser informados neste

12 controle a especificação do produto, quantidade, motivo da perda, lote, validade e os valores, unitário e total. VIII CONSIDERAÇÕES FINAIS As entidades da administração indireta, como unidades orçamentárias e órgãos setoriais do Sistema de Controle Interno do Município, sujeitam-se à observância da presente Instrução Normativa. No encerramento de cada exercício é obrigatório a contagem física de todos os bens de consumo existentes nas unidades de saúde, sendo que o relatório deve ser assinado pelo(s) responsável(is) da unidade de saúde, e entregue ao Secretário Municipal de Saúde até o dia 15 de janeiro do exercício seguinte. É expressamente proibido ao agente público, assinar a retirada de medicamentos distribuídos a pacientes, exceto para o atendimento no local, bem como efetuar a entrega e/ou aplicação de qualquer medicamento sem receita médica. As amostras grátis de medicamentos, de propriedade particular dos médicos, quando armazenados em seus consultórios nas Unidades de Saúde, são de inteira responsabilidade dos mesmos, principalmente no que tange a dispensação, controle de vencimento e descarte. O servidor público que descumprir as disposições desta normativa ficará sujeito à responsabilização penal e administrativa, previstas em lei. Caso haja necessidade de eventuais alterações na presente instrução normativa o responsável pela Unidade de Controle Interno juntamente com os setores envolvidos elaborarão uma nova versão, contemplando as novas necessidades.

13 Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto a Unidade de Controle Interno que, por sua vez, através de procedimentos de checagem (visitas de rotinas) ou auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte do Poder Executivo Municipal. Toda e qualquer dúvida gerada por esta norma deverá ser solucionada junto serão resolvidas diretamente pelo Prefeito Municipal, ouvida a Unidade Municipal de Controle Interno. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições contrárias. Agosto de Gabinete do Prefeito, Edifício Sede do Poder Executivo, em Itiquira, 15 de PUBLIQUE-SE, REGISTRE-SE E CUMPRA-SE. JEFFERSON ALMEIDA FREIRE Controlador Interno HUMBERTO BORTOLINI Prefeito Municipal