Sumário INTRODUÇÃO A TELA DO EXCEL Linhas e colunas Área de transferência Copiar Colar Cortar Pincel de formatação Fonte Temas de fontes Tamanho de

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1 Sumário INTRODUÇÃO A TELA DO EXCEL Linhas e colunas Área de transferência Copiar Colar Cortar Pincel de formatação Fonte Temas de fontes Tamanho de fonte Negrito, Itálico e Sublinhado Bordas Preenchimento Cor do texto Alinhamento Alinhamento Vertical Alinhamento Horizontal Quebra de Texto Mesclar Células Número Estilo Formatar como tabela Estilo da célula Células Inserir Excluir FÓRMULAS E FUNÇÕES BÁSICAS Função SOMA Função MÉDIA Função MÍNIMO e MENOR Função MÁXIMO e MAIOR FÓRMULAS E FUNÇÕES INTERMEDIÁRIAS Função Lógicas Função SE Função SOMASE e SOMASES Função E e OU Função SEERRO Função MÁXIMOSES

2 Função MÍNIMOSES Funções texto Função ARRUMAR Função PRI.MAIÚSCULA, MAIÚSCULA e MINÚSCULA Função ESQUERDA e DIREITA Funções Estatísticas Função MÉDIASE e MÉDIASES Função CONT.VALORES, CONTAR.VAZIO, CONTAR.NÚM, CONT.SE, CONT.SES FORMATAÇÃO CONDICIONAL Criando regras Editando e excluindo regras Realçar Regras das Cédulas Regras de Primeiro/Último Barras de Dados Escalas de cor Conjunto de ícones Validação de dados Trabalhando com base de dados Tabela dinâmica Gráfico dinâmico Dashboard Usando tabelas dentro do Excel Funções de pesquisa e referência Função PROCV Proteção de dados Conclusões

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4 INTRODUÇÃO O Excel é uma ferramenta que pode ser usada para controle de empresas, planejamentos de obras, acompanhamento de resultados ou simplesmente uma calculadora. Acredito que hoje é a ferramenta de baixo custo mais poderosa do mercado. Este manual será bastante ilustrado com exemplos práticos e bem amplos. Neste livro serão abordados alguns conceitos e exemplos desta ferramenta, para usuários com pouco ou nenhum conhecimento do Excel. Não serão abordados assuntos fora do escopo do software, como noções do sistema operacional. Será utilizado para este livro o Office 365, versão No final do livro há um link para fazer o download do arquivo de Excel para que se possa acompanhar os exemplos além das imagens. A TELA DO EXCEL A tela do Excel como de todo o pacote office trabalha com uma barra de ferramentas conforme Figura 1. Figura 1 - Cabeçalho Excel Na barra de ferramentas estão as funções de formatação e configurações mais utilizadas. Linhas e colunas O Excel trabalha com o conceito de linhas e colunas. Colunas são distribuídas na horizontal e são denominadas por letras. Linhas são distribuídas na vertical e são denominadas por números, conforme Figura 2. As células são indicadas por um plano cartesiano onde primeiro se fala a coluna que a célula pertence e após a linha, portanto uma célula na 7ª coluna e na 1ª linha será a célula G1.

5 Figura 2 - Linhas e Colunas Área de transferência Figura 3 - Cabeçalho destacado área de transferência A área demarcada mostra as funções de transferência podemos copiar textos de outras fontes, colar no Excel, recortar. Copiar Esta função possui o atalho CTRL + V, é utilizada quando se deseja copiar textos, fórmulas, células. Quando se usa esta função transferimos o que desejamos copiar para a área de transferência, o Windows permite que copiamos de praticamente de qualquer programa para qualquer programa. Colar Esta função é a inversa da função copiar. Aqui você cola a última cópia que você fez. O atalho para esta função é CTRL + V. Esta função também é possível colar de virtualmente qualquer fonte externa ao Excel, desde que a fonte permita copiar. Aqui há também a opção colar especial de acordo com Figura 4:

6 Figura 4 - Botão Colar Quando se clica na seta abaixo de colar, o menu rápido aparece, caso queira abrir o menu completo basta clicar em Colar Especial..., aparecerá o menu de acordo com Figura 5: Figura 5 - Colar Especial Com esta ferramenta temos muitas possibilidades, para o objeto deste livro nos atentaremos as primeiras quatro opções: Tudo: Funciona exatamente com o colar normal. Fórmulas: Esta opção apenas se cola as fórmulas (fórmulas serão explicadas mais adiantes do livro), nesta opção não é copiado o formato da célula. Valores: Esta opção colamos apenas os valores, caso se tenha copiado uma formula ela é substituída pelo resultado que aparece na célula de origem. Formatos: Esta opção se cola apenas o formato da célula de origem. Muito interessante quando utilizamos formatação condicional (será explicado mais à frente no livro).

7 Cortar A função CORTAR é parecida com a função COPIAR. A diferença é que quando se corta a origem do objeto a ser cortado é excluído. É interessante utilizar esta função quando se deseja trocar uma célula de lugar ou mover algum trecho de outro arquivo do pacote Office. Pincel de formatação A função desse botão é colar e colar a formatação da célula. Esta função é especialmente útil quando usamos formatação condicional (será explicado mais a diante no livro). Fonte Figura 6 - Barra de ferramentas destacado fonte O uso de fonte serve para formatação de tamanho de letra, temas de fontes, utilizar negrito, itálico, sublinhado, margens das células, cor do texto e cor de preenchimento. Temas de fontes Os temas de fontes são o design da letra que aparecerá. Para alterar a fonte basta clicar na fonte e escolher qual formato a Figura 7 indica a seta em qual clicar e a Figura 8 mostra os temas disponíveis para seleção. Figura 7 - Fonte tema destacado

8 Figura 8 - fonte temas Quando selecionamos um tema a letra que aparecerá na célula se altera conforme exemplo da Figura 9.

9 Figura 9 - exemplo temas Tamanho de fonte É possível alterar o tamanho da letra de duas maneiras. A primeira é clicar na seta ao lado do número e escolher o tamanho que se deseja. Caso você não saiba o tamanho da letra que se deseja usar, você pode clicar no A maior e com a seta para cima para aumentar a letra, ou no A menor e com a senta para baixo para diminuir a letra. Conforme destacado na Figura 10 Figura 10 - Fonte tamanho destacado O tamanho após formatação fica conforme Figura 11. Figura 11 - Tamanho de letras Negrito, Itálico e Sublinhado É possível destacar um texto através de mudança no modo como texto é escrito. Conforme indicado na Figura 12.

10 Figura 12 - Fonte Negrito, Itálico e sublinhado destacado Negrito a letra fica mais grossa, pode ser usado com o atalho CTRL+N. Itálico a letra fica torta, pode ser usado com o atalho CTRL+I. Sublinhado sublinha-se o texto da célula, pode ser usado com o atalho CTRL+S. Na Figura 13 estão os exemplos. Figura 13 - Negrito, Itálico, Sublinhado e Sublinhado duplo Bordas Este comando serve para formatar as linhas ao redor das células. Clicando na seta ao lado da formatação de borda podemos escolher como desejamos formatar a borda, conforme indicado na Figura 14. Figura 14 - Fonte com borda destacada Na Figura 15 temos o menu de formatação de bordas.

11 Figura 15 - Menu de Bordas Podemos ver alguns exemplos de bordas na Figura 16.

12 Figura 16 - Exemplo de bordas Preenchimento Case deseje preencher uma célula com alguma cor para destaque ou qualquer outro motivo utilizamos o botão de preenchimento, mostrado na Figura 17. Figura 17 - Menu fonte preenchimento destacado Quando clicamos na seta ao lado da lata de tinta o menu de escolha de cores aparece conforme Figura 18. Figura 18 - Menu preenchimento

13 A Figura 19 demonstra como ficam as células após preenchidas. Figura 19 - Exemplo preenchimento Cor do texto Case deseje alterar a cor do texto para outra cor utilizamos o botão de cor do texto, mostrado na Figura 20. Figura 20 - Menu fonte cor do texto destacado Quando clicamos na seta ao lado da letra com a barra de cor abaixo o menu de escolha de cores aparece conforme figura 20. Figura 21 - Menu de cor do texto A figura 21 demonstra como fica o texto após mudança de cor.

14 Figura 22 - Exemplo cor de texto Alinhamento Figura 23 - Menu Excel, alinhamento destacado Alinhamento Vertical Esta função determina como o texto será alinhado verticalmente na célula conforme o nome já diz, é possível 3 alinhamentos rápidos conforme imagem 23. Figura 24 - Alinhamento, alinhamento vertical destacado O padrão do Excel é alinhamento embaixo. Isto significa que o texto vai preenchendo as células de baixo para cima. A figura 24 mostra os três tipos básicos de alinhamento vertical. Figura 25 - Exemplo alinhamento de texto Alinhamento Horizontal Esta função determina como o texto será alinhado horizontal na célula conforme o nome já diz, é possível 3 alinhamentos rápidos conforme imagem 25.

15 Figura 26 - Alinhamento, Alinhamento horizontal destacado O padrão do Excel é alinhamento à esquerda. Isto significa que o texto vai preenchendo as células da esquerda para direita. A figura 24 mostra os três tipos básicos de alinhamento horizontal. Figura 27 - Exemplo Alinhamento horizontal Quebra de Texto A quebra texto tem função de deixar o conteúdo da célula em mais de uma linha, caso se deseje escrever algum texto mais longo. A figura 27 ilustra o botão Quebrar Texto Automaticamente. Figura 28 - Alinhamento, Quebrar texto automaticamente destacado No exemplo da figura 28 é possível notar que o na célula de cima o texto ficou cortado pois não havia sido selecionado quebra de texto automática Figura 29 - Exemplo quebra de texto Mesclar Células Esta função uni duas células e forma uma, é útil quando se deseja apresentar a planilha, fazer um cabeçalho, porem case se deseje trabalhar com banco de dados ou tabelas e gráficos dinâmicos (os três serão abordados mais a frente), não é possível mesclar células.

16 Figura 30 - Menu alinhamento, Mesclar e centralizar destacado A Figura 31 mostra como as células ficam após mesclada. Figura 31 - Exemplo célula mesclada Número O menu número (Figura 32) é para formatação rápida de células, neste menu é possível definir a célula como número, texto, moeda, porcentagem. Figura 32 - Menu número Para formatação rápida basta clicar nas três opções disponíveis, moeda, percentil e separador de milhares. Caso deseje outro formato, deve-se clicar na seta ao lado do texto e formatação conforme

17 Figura 33 - Menu formatação A Figura 34 demonstra os três exemplos de formatação rápida. Figura 34 - Exemplo formatação rápida Case deseje alguma formatação mais especifica, como colocar unidade de medida, ou configurar para mostrar CPF, CNPJ deve-se abrir o menu completo clicando na seta na parte inferior direito do menu, conforme Figura 35 Figura 35 - Botão menu completo formatação Após clicar na seta o menu completo de formatação aparecerá. Conforme Figura 36.

18 Figura 36 - Menu completo de formatação Neste menu é possível formatar a célula por inteiro, todas os tipos de formatação mostrados anteriormente no menu rápido, e o tipo de conteúdo da célula. Para fazer um formato que não seja padrão para o Excel deve-se usar a categoria personalizado dentro do menu completo de formatação. Conforme Figura 37 - Categoria personalizada A figura 38 mostra as possibilidades de formatação personalizadas, apenas digitando os números automaticamente ela condiciona como o número aparecerá na célula.

19 Figura 38 - Exemplo formatação personalizada Estilo Figura 39 - Menu Estilo A formatação condicional será abordada mais à frente no livro pois demanda um conhecimento de fórmulas um pouco mais avançado. Formatar como tabela Formatação como tabela permite que formate uma tabela com cabeçalho, linhas, e colunas de forma rápida. Também há uma diferenciação no modo com as fórmulas são apresentadas, será abordado essa apresentação mais á frendo no livro. Para exemplo faremos uma tabela de vendas com desconto por vendedor. Primeiro digitamos os dados como a Figura 40. Figura 40 - Exemplo formatação como Tabela parte 1 Com os dados já digitados selecionamos as células que desejamos formatar e clicamos em Formatar como Tabela. O menu de formatação aparecerá (Figura 41).

20 Figura 41 - Menu Formatação como Tabela Após escolher um estilo a tabela fica com essa formatação (Figura 42). Figura 42 - Exemplo Formatação como Tabela parte 2 Estilo da célula

21 A função estilo da célula é uma ferramenta de formatação rápida, é um resumo das formatações como alinhamento, fonte e número. Células O menu células tem a função de modificar as células da planilha, inserindo células, linhas e colunas ou excluindo células, linhas e colunas. Figura 43 - Menu Células É possível inserir e excluir através dos botões inserir ou excluir do menu célula ou clicando com o botão direito do mouse na célula que se deseja modificar. Após clicar com o botão direito do mouse em qualquer célula o menu (Figura 44) aparecerá.

22 Figura 44 - Clique botão direito mouse Inserir Clicando em Inserir... o menu (Figura 45) aparecerá.

23 Figura 45 - Menu Inserir Selecionando uma das opções e o Excel fará o resto. Excluir Clicando no item Excluir... o menu (Figura 46) aparecerá. Figura 46 - Menu Excluir Selecionando uma das opções e o Excel fará o resto. FÓRMULAS E FUNÇÕES BÁSICAS Toda vez que se deseja escrever uma fórmula no Excel deve-se começar com o caractere =, após o caractere igual pode se escrever qualquer fórmula aritmética que se deseje. Na célula aparecerá o resultado da operação que foi digitada. Na barra de fórmulas aparecerá a operação digitada. Lembrando que o Excel segue a ordem de operação matemáticas, primeiro potencias e raízes, depois multiplicações e divisões, e por últimos somas e subtrações. O Excel entende parênteses, chaves e colchetes, porém não há necessidade de utilizarmos os três. Usando apenas parênteses já indicamos a ordem que as operações devem ser feitas. Figura 47 - Exemplo de operações matemáticas Com conhecimento básico de matemática é possível usar o Excel como calculadora básica. Também é possível utiliza-lo para fazer equações usando dados inseridos em cada célula. Utilizando o exemplo da figura 40. Utilizaremos a função de multiplicação para calcular o valor final do desconto.

24 Figura 48 - Exemplo de multiplicação Figura 49 - Resultado Exemplo 40 Função SOMA Caso se deseja ao final da tabela saber qual foi o valor total de desconto podemos fazer de duas maneiras. A primeira é digitar a soma de cada célula que se deseja o total. Figura 50 - Exemplo de soma Neste exemplo é consideravelmente fácil pois estamos somando apenas 3 células. Imagine que você trabalhe em uma empresa que faz 1.000, ou vendas, esse método seria um tanto difícil de ser aplicado. Dentro do banco de dados do Excel há várias funções pré-gravadas, uma delas é a função soma, que soma as células desejadas sem que se necessite digitar todas as operações. Vale destacar que para facilitar o entendimento das fórmulas que estão sendo digitada Excel destaca as células e o texto da função da mesma cor conforme Figura 50. Há três maneiras de se inserir a função soma. A primeira e mais fácil é selecionar a célula logo abaixo da coluna que se deseja somar e clicar no botão soma no menu de edição (Figura 51).

25 Figura 51 - Botão soma A segunda maneira é ir na aba Fórmulas e clicar em Auto Soma (Figura 51). A terceira é digitar a formula direto na célula, particularmente acredito que seja a melhor maneira, desde de que se saiba o texto para a função. Figura 52 - Digitar função diretamente na célula Após digitar = e começar a digitar a fórmula desejada o Excel dará sugestões de funções para se inserir, caso se deseje usa-la deve-se ou terminar de digitar a função exatamente como aparece, ou basta seleciona-la e clicar a tecla TAB do teclado. Após selecionada a função deve-se indicar quais células serão somadas, esta função por padrão seleciona todas as células acima que tenham formato de número até que atinja uma célula vazia ou uma célula com texto. A função soma ficaria de acordo com Figura 53, lembrando que o Excel entende : como continuidade e ; como separação, desta forma a função ele soma da célula D13 até a célula D15.

26 Figura 53 - Função soma Figura 54 - Resultado função soma Função MÉDIA A função média é utilizada para tirar a média de uma série de números. Podemos tirar a média a partir de números digitados ou a partir de células. Figura 55 - Função média digitada A Figura 55 mostra a fórmula MÉDIA digitando os números que desejamos tirar a média. Figura 56 - Média a partir de células A Figura 56 mostra a fórmula MÉDIA a partir de uma sequência de células.

27 Função MÍNIMO e MENOR A função MÍNIMO retorna o menor valor de uma sequência de dados, porem caso não se deseje o menor, mas sim o segundo ou terceiro menor valor é possível usar a função MENOR. Figura 57 - Exemplo função MÍNIMO É possível escrever os números dentro dos parênteses para que o Excel indique o menor, porém não vejo função prática para esta funcionalidade. No caso da função MENOR devemos indicar a matriz e qual fator 1º menor, 2º menor- quando a função exige mais de uma variável usamos ; para digitar a segunda variável. Figura 58 - Exemplo função MENOR 1 Figura 59 - Exemplo função MENOR 2 Na Figura 58 e Figura 59 demonstramos o uso da função menor, utilizando a função para obtermos o menor e segundo menor valores da base de dados.

28 Função MÁXIMO e MAIOR A função MÁXIMO retorna o maior valor de uma sequência de dados, porem caso não se deseje o maior, mas sim o segundo ou terceiro maior valor é possível usar a função MAIOR. Figura 60 - Exemplo função MÁXIMO É possível escrever os números dentro dos parênteses para que o Excel indique o maior, porém não vejo função prática para esta funcionalidade. No caso da função MAIOR devemos indicar a matriz e qual fator 1º menor, 2º menor- quando a função exige mais de uma variável usamos ; para digitar a segunda variável. Figura 61 - Exemplo função MAIOR 1

29 Figura 62 - Exemplo função MAIOR 2 Na Figura 61 e Figura 62Figura 59 demonstramos o uso da função maior, utilizando a função para obtermos o maior e segundo maior valor da base de dados. FÓRMULAS E FUNÇÕES INTERMEDIÁRIAS Após a introdução básica das funções do Excel podemos adentrar em funções um pouco mais complexas e com maior utilidade prática. Além de uma poderosíssima calculadora o Excel também pode fazer funções lógicas, trabalhar com textos e serve como banco de dados. Função Lógicas Funções lógicas são funções as quais indicamos alguma verificação para que ele faça de maneira automática. Função SE A função SE indica para o Excel uma condição, devemos indicar a verificação a ser feita e qual a resposta dependendo da resposta a verificação. Para exemplo vamos supor que você tenha um orçamento, e esta categorizado entre compra e venda, porém os valores estão todos como positivos e se deseja coloca-los como positivos e negativos.

30 Figura 63 - Início exemplo fórmula SE A função SE é constituída de 3 partes. Primeiro digita-se a verificação lógica; caso for verdadeira; caso for fácil. No exemplo da Figura 63 colocaremos =SE (Coluna operação = Compra ; - Coluna Valor; Coluna Valor). A Figura 64 demonstra. Figura 64 - Exemplo formatação SE Função SOMASE e SOMASES

31 A função SOMASE e SOMASES tem o mesmo objetivo da função soma, porem aqui temos a opção de somar apenas algumas linhas de acordo com parâmetros que definimos. Para um exemplo vamos imaginar que temos vários vendedores e gostaríamos de saber o total de vendas por vendedor. Para o exemplo vamos usar a base de dados da Figura 65. Figura 65 - Exemplo SOMASE Para utilizar a função SOMASE utilizamos três parâmetros, o primeiro indica a coluna que compararemos o parâmetro, a segunda indica o parâmetro que utilizamos e a terceira a coluna que desejamos somar. Caso o parâmetro seja a própria coluna de soma não é necessário utilizar o terceiro argumento. Para descobrirmos quantas vendas Marta fez o primeiro parâmetro será a coluna vendedor, o segundo parâmetro será Marta (utilizamos para que o Excel entenda que estamos buscando um texto, caso não utilizarmos ele tentar usar a função Marta, que não existe) e o terceiro parâmetro será a coluna Valor de venda. De acordo com a Figura 66. Figura 66 - Exemplo função SOMASE

32 Caso desejemos ver o total de cada vendedor podemos ao invés de digitar o nome do vendedor podemos buscar a célula ao lado com o nome digitado. Isso facilita pois precisaremos digitar a fórmula somente uma vez e então preencher as células a baixo com as formulas. Figura 67 - Exemplo SOMASE 2 Você deve ter notado o uso de $ antes do número das células. Isso serve para travar o número de referência da célula quando se arrasta a fórmula. O segundo parâmetro E23 não utilizamos $ pois desejamos que a referência mude, porém não queremos que a base de dados se arraste. Para arrastar uma fórmula devemos clicar com o mouse no pequeno quadrado no lado direito inferior da célula (Figura 68) e carrega-lo até onde desejamos (Figura 69). Figura 68 - Exemplo função SOMASE, arrastar fórmula

33 Figura 69 - Exemplo função SOMASE, fórmula arrastada Após arrastada a fórmula a última célula ficará com a base de soma (primeiro e terceiro parâmetros) mantidas porem a comparação (segundo parâmetro) alterado (Figura 70). Caso não tivéssemos utilizado o $ para manter a base de soma a fórmula ficaria com a base equivocada e possivelmente acarretaria erros. Dependendo do interesse da soma isso pode ser interessante, quando se deseja fazer somas móveis. Figura 70 - Exemplo função SOMASE, Resultado Arraste.

34 Figura 71 - Exemplo função SOMASE, sem trava Caso se deseja utilizar mais de dois parâmetros para soma devemos utilizar SOMASES, esta função nos permite utilizar quantos parâmetros de comparação desejarmos. A ordem da função se altera. Primeiro digitamos a coluna que desejamos somar e em seguida a base de dados e o parâmetro. Para o exemplo vamos imaginar que se deseje saber o total de venda acumulada do mês de agosto por vendedor e por semana. Utilizaremos a função SOMASES, onde o primeiro parâmetro (coluna_soma) será a coluna valor de venda, o segundo (intervalo_critério1) será a coluna vendedor e o parâmetro de comparação (critério1) será a célula do vendedor que queremos, o segundo (intervalo_critério2) será a coluna data e o parâmetro de comparação (critério2) data menor que a data desejada. Para que o Excel entenda data menor que a desejada devemos utilizar < &Célula data. A função & serve para o Excel juntar duas células ou funções. Figura 72 - Exemplo função SOMASES Nesta função utilizamos o $ para travar tanto as colunas como as linhas de arrasto, pois iremos arrastar tanto na vertical quando na horizontal. Função E e OU

35 Quando se deseja fazer uma fórmula que atenda um ou outro parâmetro ou que entenda todos os parâmetros utiliza-se a função OU e a função E respectivamente. Exemplificando, supondo que no exemplo que demos da venda existam vendedores internos e externos. Supondo que Marta e João Sejam vendedores internos e Augusto e Felipe vendedores externos. Figura 73 - Exemplo Função OU Na função utilizamos a função SE para que caso o vendedor fosse Marta ou fosse João nos daria a resposta interno, caso contrário seria externo. Agora vamos imaginar que consideramos que uma venda feita por um vendedor Interno e antes do dia 15/08 seja uma venda Boa e uma venda que não atenda as duas características seja uma venda Ruim. Nesse caso devemos utilizar a função E, pois, desejamos que os dois parâmetros sejam atendidos. Figura 74 - Exemplo função E Nesse caso só seria considerado verdadeiro se os dois parâmetros fossem verdadeiros, na linha 110 vemos que como a venda foi após o dia 15/08 então não atendeu os dois parâmetros por isso foi considerada uma venda ruim.

36 Função SEERRO Algumas vezes a fórmula que se deseja aplicar não atende todas as linhas de uma base de dados, então pode-se utilizar a função SEERRO para que se utilize outra fórmula ou número. Na Figura 94 temos um exemplo. Função MÁXIMOSES A função MÁXIMOSES permite que identifiquemos o maior valor para determinadas condicionais. Por exemplo: Qual foi a maior venda de Marta? Ou qual foi a maior venda de Augusto após o dia 12/08? Para responder estas perguntas utilizamos a função MÁXIMOSES. A função MÁXIMOSES é composta por no mínimo três parâmetros, o primeiro será qual a coluna onde desejamos buscar o maior valor (Intervalo_máximos). O segundo (intervalo_critério1) é onde buscaremos o primeiro parâmetro. O terceiro (critério1) será qual parâmetro deseja-se utilizar. A partir daí pode-se adicionar quantos intervalos e parâmetros quanto forem necessários. Lembrando que o número de linhas dos intervalos dos parâmetros devem ser os mesmos do intervalo dos máximos Figura 75 - Exemplo função MÁXIMOSES 1 Figura 76 - Exemplo função MÁXIMOSES 2

37 Função MÍNIMOSES A função MÍNIMOSES permite que identifiquemos o menor valor para determinadas condicionais. Por exemplo: Qual foi a menor venda de João? Ou qual foi a menor venda de Felipe antes do dia 12/08? Para responder estas perguntas utilizamos a função MÍNIMOSES. A função MÍNIMOSES é composta por no mínimo três parâmetros, o primeiro será qual a coluna onde desejamos buscar o menor valor (Intervalo_mínimos). O segundo (intervalo_critério1) é onde buscaremos o primeiro parâmetro. O terceiro (critério1) será qual parâmetro deseja-se utilizar. A partir daí pode-se adicionar quantos intervalos e parâmetros quanto forem necessários. Lembrando que o número de linhas dos intervalos dos parâmetros devem ser os mesmos do intervalo dos mínimos. Figura 77 - Exemplo Função MÍNIMOSES 1 Figura 78 - Exemplo função MÍNIMOSES 2 Funções texto O Excel também pode trabalhar com textos, ele não é o melhor software para se trabalhar com textos, mas também permite. O Excel possui algumas funções especificas para isto. As principais são: AMARRUMAR, ESQUERDA, DIREITA, MAIÚSCULA E MINÚSCULA. Função ARRUMAR A função ARRUMAR tem por objetivo retirar espaços extras do texto, é muito útil quando se importa o texto de outro programa ou se utiliza um conversor. A Figura 79 e Figura 80 demonstram a função arrumar. A Figura 79 mostra como a fórmula é digitada e a Figura 80 mostra o resultado.

38 Figura 79 - Exemplo função ARRUMAR Figura 80 Exemplo resultado função ARRUMAR Função PRI.MAIÚSCULA, MAIÚSCULA e MINÚSCULA Para ajustes de texto onde se deseja que a primeira letra de cada palavra seja maiúscula ou todas as letras sejam maiúsculas ou minúsculas utiliza-se as fórmulas PRI.MAIÚSCULA, MAIÚSCULA E MINÚSCULA respectivamente. Figura 81 - Exemplo função PRI.MAIÚSCULA Figura 82 - Exemplo resultado função PRI.MAIÚSCULA

39 Figura 83 - Exemplo função MAIÚSCULA Figura 84 - Exemplo resultado função MAIÚSCULA Figura 85 - Exemplo função MINÚSCULA Figura 86 - Exemplo resultado função MINÚSCULA Função ESQUERDA e DIREITA É possível que seja interessante retirar apenas alguns caracteres do texto. Para isso podemos utilizar a função ESQUERDA e DIREITA. Esta função retira um número desejado de caracteres a contando da esquerda para direita ou da direita para esquerda, respectivamente.

40 Esta função possui dois parâmetros, primeiro é o texto que se deseja retirar os caracteres e o segundo é o número de caracteres que se deseja retirar. Figura 87 - Exemplo função ESQUERDA A Figura 87 mostra a função sendo usada para que se retire do texto contido na célula b2 os três primeiros caracteres da esquerda para direita. O resultado pode ser observado na Figura 88. Figura 88 - Exemplo resultado função ESQUERDA A função DIREITA funciona da mesma maneira com a única diferença sendo a referência utilizada, esta função conta os caracteres a serem retirados da direita para a esquerda. A Figura 89 demonstra a função DIREITA sendo utilizada para se retirar os 4 primeiros caracteres da direita para esquerda da cédula B2 como mostra a Figura 90.

41 Figura 89 - Exemplo função DIREITA Figura 90 - Exemplo resultado função DIREITA Funções Estatísticas Função MÉDIASE e MÉDIASES As funções MÉDIASE e MÉDIASES tem as mesmas características das funções SOMASE e SOMASES porem o resultado é a média dos dados e não a soma. Vamos utilizar a mesma base de dados que utilizamos na função SOMASE.

42 Figura 91 - Base de dados para MÉDIASE e MÉDIASES Para esse exemplo vamos imaginar que desejamos saber a média de vendas por vendedor. Nesse caso podemos utilizar a função MÉDIASE já que estamos utilizando somente uma condição para a média o vendedor. Começamos digitando qual coluna buscaremos a condição para a média, depois indicamos qual a condição que desejamos que seja atendida e por fim colocamos a coluna de onde se tirará a média. Lembrando que todas as colunas devem conter o mesmo número de linhas. Conforme Figura 92. Figura 92 - Exemplo função MÉDIASE Após aplicarmos a função para todos os vendedores notamos, na Figura 93, que o vendedor com o maior valor médio de venda é João.

43 Figura 93 - Exemplo função MÉDIASE resultado No caso da função MÉDIASES a ordem de entrada de variáveis se altera. Primeiro digitamos a coluna de onde se deseja a média, e após se alterna entre coluna de onde deseja-se buscar a condição e a condição a ser atendida. Por exemplo caso desejássemos buscar a média por semana do mês de agosto. A função ficaria da seguinte forma, primeiro indicaremos a coluna Valor de venda para buscarmos a média, após indicaremos a coluna Vendedor com o critério vendedor, depois indicaremos a coluna de data e colocaremos como sendo menor ou igual (<=) ao valor de data que desejamos conforme Figura 94. Figura 94 - Exemplo função MÉDIASES Após a primeira a semana do dia 14/08 para que se tenha a média da semana devemos colocar mais uma variável, a média deve ser menor ou igual a semana porem maior que a semana anterior conforme

44 Figura 95 - Exemplo SOMASES com três variáveis Utilizamos aqui a função SEERRO pois caso não haja lançamentos na semana o Excel retornará =DIV/ 0, para que apareça 0 utilizamos a função para solucionar o problema. Função CONT.VALORES, CONTAR.VAZIO, CONTAR.NÚM, CONT.SE, CONT.SES A função contar e suas variantes conta quantas cédulas possuem as condições especificadas. A função CONT.VALORES conta quantas cédulas não vazias existem no intervalo (Figura 96), a função CONTAR.VAZIO faz o oposto, conta quantas cédulas vazias (Figura 97), e a função CONTAR.NÚM conta somente cédulas que contenham números (Figura 98). Figura 96 - Exemplo função CONT.VALORES Figura 97 - Exemplo função CONTAR.VAZIO Figura 98 - Exemplo função CONTAR.NÚM A função CONT.SE e CONT.SES são utilizadas para contar dentro de um parâmetro que nós estipulamos, como por exemplo números acima de 5 (Figura 99), ou letras A. A função CONT.SES permite que coloquemos duas ou mais condições como maior que 3 e menor que 9 (Figura 100).

45 Figura 99 - Exemplo função CONT.SE Figura Exemplo função CONT.SES FORMATAÇÃO CONDICIONAL Formatação condicional é uma maneira muito interessante de formatar sua planilha de maneira automática. Criando regras especificas para formatar cédulas da maneira que se deseja. É muito interessante quando queremos criar indicadores ou destacar certos valores específicos. Criando regras Para criar regras utilizamos o menu rápido Estilo Formatação condicional (Figura 101).

46 Figura Menu formatação Condicional Existem regras pré-estabelecidas para formatações usuais. Irei explicar cada um deles, porém recomendo que se crie a partir do menu Nova Regra. Editando e excluindo regras Caso se deseje verificar, editar ou excluir as regras aplicadas a tabela devemos acessar o menu Gerenciar regras (Figura 102). Após clicarmos nesta opção o menu aparecerá contendo todas as regras aplicadas a todas as células selecionadas (Figura 103).

47 Figura Exemplo "Gerenciar Regras" Figura Menu "Gerenciar Regras" Caso queira visualizar todas as regras da planilha basta alterar a opção Mostrar regras de formatação para:

48 Neste exemplo as regras não se sobrepõe. Caso elas se soprepusessem deveriamos escolher quais seriam prioritáiras através da ordem que elas estão colocadas no menu, para alterar utilizamos as setas no cabeçalho. E devemos selecionaro box, parar se verdadeiro para que o Excel não tente utilizar as próximas regras. Realçar Regras das Cédulas Esta regra é utilizada quando se deseja realçar um valor maior ou menor que um valor desejado, um valor que esteja entre dois valores, algum valor ou texto especifico, algum texto que contenha algum caractere especifico, uma data ou quando houver valores duplicados (Figura 104). Figura Menu Realçar Regras das Células Para esse exemplo irei introduzir um banco de dados, imagine que você esteja gerenciando vários contratos, com várias medições. Para se constituir um banco de dados não pode haver nenhuma linha com todas as colunas em branco. As informações devem ser detalhadas em colunas (cada informação deve estar em uma coluna separada). Não podemos mesclar cédulas. Mais características de banco de dados serão abordadas em um capitulo especifico.

49 Para o nosso exemplo criamos um banco de dados com 3 informações básicas, sendo o número do contrato, o número da medição e o valor da medição (Figura 105). Figura Exemplo Banco de Dados Vamos formatar as cédulas do valor da medição que possuam valores menores que R$ ,00 com preenchimento vermelho com letra branca, medições maiores que R$ ,00 com preenchimento verde com letra amarela e o restante em amarelo. Primeiro selecionamos a coluna onde desejamos aplicar a formatação condicional. Para selecionar a coluna inteira basta clicar na coluna nos títulos. Figura Coluna Valor Medição selecionada

50 Após selecionado clicamos em Formatação Condicional, Realçar Regras das Células, Maior do que... conforme Figura 107 Figura Exemplo Maior do que... O menu da Figura 108 irá aparecer, nele indicaremos a regra, no primeiro campo indicamos o valor da regra, nele podemos digitar o valor ou indicar uma célula para indicar qual o valor. No segundo campo indicaremos como o Excel formatará as cédulas que atendem a regra. Figura Menu É Maior do que No nosso exemplo estamos trabalhando com um valor fixo portando colocaremos o valor desejado ,00 e depois iremos abrir a aba de formatação. Figura Exemplo formatação condicional valor Clicando na seta ao lado da descrição da formatação as formatações rápidas aparecerão e a opção Formato Personalizado..., para o exemplo é o que utilizaremos (Figura 110).

51 Figura Aba de formatação Neste caso o menu de formatar cédula aparecerá, ele é parecido com o que mostramos no começo do livro, porem não possuí as opções de preenchimento e alinhamento. Figura Menu formatar célula, formatação condicional Neste menu alteraremos a cor do texto e a cor do preenchimento, após confirmar o banco de dados deverá ficar igual a Figura 112.

52 Figura Exemplo formatação condicional Para segunda regra faremos da mesma maneira, utilizando a opção É Menor do que... de acordo com Figura 113. Figura Exemplo "É Menor do que..." A planilha deverá ficar de acordo com a Figura 114. Figura Exemplo com duas formatações condicionais.

53 Para a terceira condição usaremos a regra Está entre... de acordo com a Figura 115. Figura Exemplo "Está entre..." Este menu possui uma diferença pois considera duas variaveis, o valor superior e o valor inferior do intervalo, conforme Figura 116. Figura Menu "Esta entre" A tabela após estas configurações deverá ficar de acordo com Figura 117. Figura Resultado formatação condicional Regras de Primeiro/Último Esta regra é interessante quando desejamos destacar um percentil superior ou inferior da base de dados. Para este exemplo utilizaremos outro banco de dado, construiremos um com contratos e datas de assinatura e termino previsto e três tipos diferentes de obras (Figura 118).

54 Iremos destacar os 25% da data de assinatura mais antiga e os 40% términos mais tardios. Para isso utilizaremos o a opção Formatação Condicional Últimos 10% e Primeiros 10% respectivamente. Figura Banco de dados contratos Primeiro selecionaremos a coluna Data de assinatura e clicaremos na opção Últimos 10% para indicar os mais antigos (Figura 119). Após o menu de configuração Últimos 10% aparecerá (Figura 120). Neste menu colocaremos a porcentagem desejada, 25% para o nosso exemplo, e utilizaremos Preenchimento Verde e Texto Verde Escuro (Figura 121), caso se deseja outra formatação pode se utilizar o mesmo método ensinado no exemplo Realçar Regras das Células. Na coluna Previsão de término utilizaremos a função inversa, Primeiros 10% para indicar os mais recentes (Figura 122). Após o menu de configuração Primeiros 10% aparecerá(figura 123). Neste menu colocaremos a porcentagem desejada, 40% para o nosso exemplo, e utilizaremos Preenchimento Amarelo e Texto Amarelo Escuro ( Figura 124), caso se deseja outra formatação pode se utilizar o mesmo método ensinado no exemplo Realçar Regras das Células. As outras opções deste menu seguem o mesmo principio. Destacando os primeiros ou ultimos de cada série de dados.

55 Figura Exemplo Úlitmos 10% Figura Menu Últimos 10%

56 Figura Realçar célula 25% mais antigas Figura Exemplo "Primeiros 10%"

57 Figura Menu "Primeiros 10%" Figura Realçar céluas primeiros 40% Barras de Dados A formatação barra de dados é interessante quando trabalhamos com porcentuais. Com esta formatação a célula do excel será preenchida de acordo com o montante me relação ao todo. Para exemplificar iremos inserir uma nova coluna na nossa planilha de contratos. Chamaremos de valor do contrato (Figura 125).

58 Figura Base de dados contratos Utilizaremos a formatação condicional para demonstrar a porcentagem que cada contrato representa no nosso portfólio. Par aisso devemos selecionar a coluna Valor do contrato e clicar em Formatação condicional e Barra de dados (Figura 126). Após clicarmos as barras serão indicadas como sendo o maior 100% preenchida e o menor 0% preenchida de acordo com a Figura 126, porém não é essa formatação que queremos, para alterar a regra e colocar da maneira correta iremos alterar a regra da formatação, mantendo selecionada a coluna do valor de contratos, clicaremos em Formatação condicional, Gerenciar regras o menu da Figura 128 deverá aparecer.

59 Figura Menu Formatação Condicional, Barras de Dados Figura Formatação Barra de Dados 1

60 Figura Menu Gerenciar regras % de portifólio Após selecionar a regra clicamos em editar regra e o menu de edição de regra aparecerá (Figura 129). Neste menu alteraremos o tipo e o valor do mínimo e máximo. No minimo escolheremos número e digitermos 0 no campo valor. No valor máximo selecionaremos Fórmula e digitaremos a fórmula para a soma do valor dos contratos de acordo com a Figura 130.

61 Figura Menu editar regra formatação Figura Menu Editar regra de Formatação configurado A base de dados deverá ficar da seguinte forma.

62 Figura Base de dados contratos Escalas de cor Outra função semelhando a Barra de Dados é a escala de cor, nesta formatação a cor do preenchimento da célula escurece de acordo com o valor contido, ou muda de cor de acordo com o valor contido. Para exemplificar vamos utilizar um banco de dados que contenham as medições e o avanço percentual do contrato ao longo das medições (Figura 132). Figura Base de dados medição Na coluna % concluída iremos inserir a Formatação condicional, Escala de cor e selecionaremos qual desejamos, para o exemplo utilizaremos a escala de cor branco e verde (Figura 133).

63 Figura Menu Escala de cor Após clicarmoo a formatação deverá ficar de acordo com a Figura 134. Figura Formatação escala de cor Conjunto de ícones Na opção conjunto de ícones podemos inserir ícones para um conjunto de regras. Esta opção é especialmente interessante quando queremos mostrar indicadores. Para inserirmos os ícones devemos clicar em formatação condicional, Conjunto de ícones e selecionarl qual conjunto desejamos inserir.

64 Para nosso exemplo iremos supor que os contratos irão se desenvolver de forma linear, então iremos dividir o valor do contrato pelo tempo em meses que o contrato irá durar e obter assim quanto deveria ser feito em cada mês (Figura 135). Figura Banco de dados Conjuto de ícones Na coluna previsão iremos inserir a formatação condicional para ícones. Figura Menu Conjunto de ícones

65 Utilizaremos o semafaro para indicar se a medição do mês foi maior ou menor que a prevista. Após selecionarmos semaforo a tabela ficará de acordo com a Figura 137. Figura Exemplo conjunto de ícones Porém os sinais não estão na proporção que desejamos, gostariamos que estivesse verde acima de 100% amarelo entre 85% e 100% e vermelho abaixo de 85%. Para isso iremos no menu gerenciar regras e editar a regra (Figura 138). Figura Menu editar regra Conjunto de Ícones Após configurar para que o sinal verde fique para o numero maior que 1 (1 = 100%) e amaralelo assim de 0,85 e vermelho qualquer coisa abaixo de 0,85 (Figura 139).

66 Figura Formatação condicional ícones Para que essa coluna fique mais visual podemos retirar os valores nela inseridos e deixar apenas os ícones. Para isso iremos editar a regra e selecionar o check box Mostrar somente ícones. Figura Check box "Mostrar somente ícones" Figura Coluna somente com ícones

67 Validação de dados A função validação de dados é muito util quando desejamos que os valore imputados nas células sejam verificados e sigam alguma, ou algumas regras, podem ser textos especificos, pode ser um formato de número, pode ser um intervalo de números, enfim, uma vasta gama de opções. Para nosso exemplo iremos trabalhar na tabela de banco de dados do dashboard. Nela iremos inserir a validação de dados no tipo de obra, para isso devemos selecionar a aba dados e clicar em validação de dados (Figura 142). Figura Botão validação de dados Após clicarmos em validação de dados o menu de escolha do tipo de validação aparecerá. Ao clicarmos na seta do menu Permitir, as opções de entrada de dados aparecerá como mostra a Figura 143. Figura Menu validação de dados Neste menu podemos escolher qual tipo de verificação desejamos fazer, para o nosso exemplo utilizaremos lista.

68 Figura Menu validação de dados LIsta Nesta opção podemos escrever quais valores permitiremos que seja imputado na célula ou podemos buscar de um conjunto de células em outra tabela do excel. Caso desejamos escrever tevemos utilizar o separador ;. Figura Menu Validação de dados Lista digitada

69 Nesse após confirmarmos essa validação aparecerá uma lista suspensa na célula que a validação é utilizada para que possamos escolher qual valor iremos inserir, podemos tambem digitar, porem não é permitido que se use nenhum caractere diferente da validação (erros de portugues por exemplo). Figura Lista suspensa Célula com validação de dados Quando temos poucas opções digitar é mais rápido, porem caso se tenha muitas opções, ou se queira editar posteriormente de maneira mais rápida é melhor indicar as células que contenham os valores desejados, desta forma basta editar o texto da célula para que a validação se altere. Vamos mostrar o exemplo para o número de contratos. Para isso iremos utilizar o intervalo a aba BD Contratos a coluna onde temos os números dos contratos (Figura 147). Figura Menu validação de dados referencia em outra tabela Desta forma caso tivermos algum contrato novo, ou quisermos alterar algum contrato na validação basta adicionar ao intervalo que a validação busca. A lista ficará exatamente como se tivessemos digitado (Figura 148).

70 Figura Lista suspensa célula contratos Trabalhando com base de dados Para se trabalhar com base de dados devemos seguir algumas regras 1) Devemos dispor os dados como cabeçalho nas colunas, não pode haver colunas sem nomeclatura, e os dados nas linhas, da mesma forma que nosso exemplo de base de dados de medições e dados dos contratos. 2) Não podemos pular linhas, todas as linhas devem ter pelo menos uma informção. 3) Não podemos mesclar células, quando mesclamos células não poderemos usar as funções de base de dados. A base de dados é muito interessante para registrar grandes quantidades de informação. E normalmente quando utilizamos sistemas para gerenciar lojas, fabricas ou qualquer coisa quando extraimos informações normalmente as informções saem em formato de base de dados. A partir de uma base de dados podemos organizar diveros relatórios, os mais comuns são tabela e gráficos dinâmicos. Tabela dinâmica As tabelas dinâmicas servem para consolidar as informações da base de dados. A tabela dinâmica é interessante pois permite que se organize os dados de várias maneiras de forma rápida e sem risco de alteração de dados. Para iniciarmos selecionaremos os dados que desejamos que seja feito o relatório, utilizaremos a base de dados de medição. Após selecionado a base iremos na aba Inserir, Tabela Dinâmica

71 Figura Menu Tabela dinâmica Após clicar no icone Tabela Dinâmica, o menu aparecerá Figura Menu Criar Tabela Dinâmica Neste menu indicamos de onde a Tabela Dinâmica buscará os dados e onde apresentara os resultados. No primeiro campo de seleção indicaremos onde buscará os dados, no nosso exemplo estamos buscando na nossa tabela de medições. No segundo campo indicaremos onde criaremos a planilha dinâmica, o padrão vem como uma nova aba. Caso se deseje utilizar algum local especifico já criado devemos selecionar o marcador Planilha Existe, e no espaço inidicar a célula onde a tabela dinâmica se ancorará. A tabela irá se distribuir para baixo e para a direita de acordo com os dados que selecionarmos para apresentar. No nosso exemplo criaremos uma nova aba. Após clicarmos ok a nova aba se criará e aparecerá de acordo com a Figura 151.

72 Figura Tabela dinâmica inicio Neste menu não aparecerá nenhum dado ainda. Devemos indicar como disponibilizaremos os dados. No canto esquerdo no quadro superior estão os dados que possuímos. Nesse caso nº do contrato, nº da medição e Valor da medição. Vamos organizar para que os dados apareçam indicandoo contrato nas linhas, e nº da medição nas colunas e nos valores a soma do valor da medição do contrato daquele nº de medição (Figura 152).

73 Figura Campos da tabela dinâmica Após termos organizado desta forma a tabela dinâmica ficará disposta de acordo com a Figura 153. É possivel perceber que os valores estão sem formatação. Para corrigir isso e colocar os valores no formato de número devemos no menu de Campos da Tablea dinâmica, na seta ao lado opção Soma de Valor Medição e clicar no menu Configurações do campo de Valor.. (Figura 154)

74 Figura Tabela dinâmica Figura Configurações do Campo de Valor

75 Após clicarmos em Configurações do Campo de Valor... o menu da Figura 155 deverá aparecer. Neste menu podemos alterar que valor o relatório buscará, podendo ser a média dos valores do banco de dados, a soma, contagem de itens, máximo, mínimo e vários outros. Para o nosso exemplo utilizamos a soma. Para alterar o formato do número para utilizar financeiro devemos clicar no botão Formato do Número. Figura Menu Configurações do Campo de Valor.. No menu Formatar célula (Figura 156)iremos selecionar moeda para que os valores da tabela fiquem nesse formato.

76 Figura Menu formato de número tabela dinâmica A tabela deverá ficar de acordo com a Figura 157. Figura Tabela dinâmica formatada Gráfico dinâmico Gráficos dinâmicos servem tambem para fazermos relatórios. Os graficos dinâmicos são elementos visuais para que se analise informações e forma visivel.

77 A forma de criar os gráficos é muito semelhante à das tabelas dinâmicas. Primeiro selecionamos a base de dados. E após clicamos em Inserir no cabeçalho superiro e então no botão Gráficos Dinâmico, como mostrado na Figura 158. Figura Botão Gráfico Dinâmico Após clicarmos o mesmo menu da tabela dinâmica aparecerá. E faremos as mesmas configurações. Após clicarmos em OK a nova aba aparecerá mostrando agora uma tabela e um gráfico dinâmico. De acordo com a Figura 159. Figura Gráfico dinâmico No grafico dinâmico utilizaremos a base de dados de contratos para fazermos um gráfico de pizza para indicar quais contratos representam a maior parte do nosso portfólio. Iniciaremos arrastando o nº do contrato para o campo (categoria). E em seguida Valor do contrato para Valores. O gráfico deverá ficar de acordo com a Figura 160.

78 Figura Gráfico dinâmico 2 Este formato, apesar de interessante, não é o que desejamos. Para alterar o formato do gráfico clicaremos em Design no cabeçalho superior e Alterar Tipo de Grafico, de acordo com Figura 161. Figura Alterar tipo de gráfico Após clicarmos no botão o menu de alteração deverá aparecer (Figura 162), neste menu poderemos deixar o gráfico da maneira que quisermos. Para o nosso exemplo utilizaremos o gráfico de pizza. Figura Menu Alterar tipo de Gráfico

79 Após selecionarmos a opção pizza e clicarmos OK o gráfico deverá ficar igual a Figura 163. Figura Gráfico dinâmico Pizza Para finalizar, acredito que os valores da tabela dinâmica vinculada ao gráfico deveriam ser em porcentagem. Para realizarmos isos clicaremos no botão Soma do Valor de contrato e clicaremos em Configurações do Campo Valor. Se simplesmente alterassemos o formato do número os valores não estariamo corretos pois apenas mudaria o formado de número para porcentagem porem os valores não seriam o peso de cada contrato para o portfólio. Para fazermos isso da maneira correta, sem precisarmos criar uma nova coluna na base de dados, clicaremso em Mostrar valores como, e alteraremos a opção mostrar valores como de Sem Cálculo para % do total Geral (Figura 164).

80 Figura 164- Menu Configuração do campo de valor grafico dinâmico Desta forma a tabela ficará igual a Figura 165. Figura Tabela % dos contratos no portfólio

81 Dashboard A função de Dashboard serve para criar painel interativo de indicadores, para que isso seja possivel devemos criar alguns gráficos com a mesma base de dados e então inserir a função segmentação de dados. Para que possamos fazer isso iremos criar um novo banco de dados a partir do BD de medições e chamalo de BD dashboard, então criaremos alguns indicadores Criamos três graficos, um de pizza indicando a porcentagem que cada tipo de contrato representa do total, o valor medido de cada contrato e o valor acumulado medido de cada contrato. A nossa base de dados ficou de acordo com a Figura 166 e os gráficos de acordo com a Figura 167. Figura BD Dashboard Figura Graficos de dashboard Com as duas planilhas criadas e formatadas dessa forma iremos inserir a segmentação de dados. Após inserirmos a seguimentação de dados um quadro com os botões aparecerãofigura 169

82 Figura Inserir segmentação de dados Figura Botões segmentação Inicialmente esta segmentação de dados esta vinculada apenas ao grafico que selecionamos, para vincularmos esta segmentação de dados aos outros gráficos devemos clicar com o botão direito sobre o titulo e selecionar Conexões com o relatório. Assim q clicarmos os relatórios disponíveis para se conectar apareceram (Figura 171). Figura Conexões com o relatório

83 Figura Menu conexão com o relatório Neste menu devemos clicar em todas as tabelas que desejamos vincular, lembrando que para que seja possível vincular deve-se utilizar a mesma base de dados para todas as tabelas. No fim o dashboard deverá ficar igual a Figura 172, Figura 173 e Figura 174. Figura Dashboard pronto Figura Dashboard pronto filtro Ampliação

84 Figura Dashboard pronto com filtro incorporação e alguns contratos selecionados Usando tabelas dentro do Excel Funções de pesquisa e referência As funções de pesquisa e referência funcionam a partir de um banco de dados. Caso o formato da tabela de origem não esteja no formato de uma base de dados as funções não iram funcionar de maneira correta. Função PROCV A função PROCV busca na primeira coluna de uma tabela/banco de dados e retorna o valor correspondente a esta linha da coluna desejada. Iremos trabalhar no banco de dados do dashboard. No exemplo desejamos que se procure o valor do contrato na tabela de contratos. Para iniciamos a formula com o valor que é deseja buscar, no caso A2, e onde desejamos buscar o valor, no caso a tabela BD Contratos, o valor do contrato esta na 5ª coluna do BD portanto o utilizamos o número 5, e por fim temos a opção de buscar referencia exata ou aproximada. Referencia exata ele retorna apenas os valores que são exatamente iguais, aproximada pode haver diferença de caracteres, maiusculas e minusculas. No caso nossa função ficará: =PROCV($A2;'BD Contratos'!$A$1:$F$16;5;FALSO). Figura Exemplo Procv Lembrando que esta função retorna o primeiro valor correspondente, caso haja duas entradas para o mesmo valor ele retornará somente o primeiro. Proteção de dados

85 Proteção de dados serve para impedirmos que alguem altere dados ou formulas da planilha inteira ou de alguma células especificas. Para fazermos isso devemos ir na aba Revisão e Proteger planilha. Figura Proteção de dados Após clicar no icone proteger planilha o menu de proteção apareceraá, solicitando uma senha para desbloqueio e o que se deseja permitir que outros usuários sem senha possam fazer. Figura Menu Proteger Planilhas O formatação básica do Excel trás todas as células condicionadas a proteção de planilha, para alterar isso e proteger somente células especificas devemos ir no menu formatação de célula e desmarcar a opção bloqueada na aba proteção no menu de formatação de célula das células que não desejamos bloquear.

86 Figura Menu formatar célula Proteção Caso se tente editar uma célula protegida aparecerá a seguinde mensagem de erro Figura Mensagem célula bloqueada Conclusões Acredito que cumpri o objetivo do livro mostrando as funções mais usuais e mostrando quão poderoso é o MS Excel. Para fazer o download da planilha acesse o link: Caso haja dúvidas ou sujestões sobre as planilha, fórmulas ou qualquer assunto relacionado basta entrar em contato através do livrorecursosexcel@gmail.com Para fazer o download dos exemplos utilizar o link abaixo: