FRAUDES NAS EMPRESAS AUDITORIA INTERNA NO CONBRAI RUY DELL AVANZI Conselheiro Fiscal da Embrapar

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1 AUDITORIA INTERNA NO CONBRAI RUY DELL AVANZI Conselheiro Fiscal da Embrapar

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3 1) O que é fraude? 2) Algumas fraudes constatadas 3) Fraudes Fatos e Números 4) Fraudes Fatos e Números 5) Por que acontecem fraudes nas empresas? 6) Uma visão geral sobre fraudes 7) Os impactos das fraudes 8) A importância da consideração de fraudes nas auditorias

4 9) Programas antifraudes Considerações 10) Cultura de honestidade e Ética 11) Implementação de procedimentos de controle necessários para mitigar os riscos e as oportunidades de fraudes 12) Processos de supervisão permanente 13) Avaliação dos riscos de fraudes

5 O que é fraude? Fraude é um ato intencional praticado por executivos, empregados ou terceiros envolvendo procedimentos injustos para obtenção de vantagens ilegais e imorais. Algumas fraudes podem ser de pequena monta. Outras podem causar prejuízos enormes à sociedade, empresas, estado e terceiros.

6 Pesquisas revelam que algumas fraudes se repetem em vários países e nos mais diferentes tipos de negócios. Algumas fraudes são apresentadas a seguir:

7 Demonstrações financeiras falsas Apresentação de vendas fictícias Vendas em consignação apresentadas como definitivas Despesas operacionais capitalizadas como ativos Empréstimos fictícios Inventários fraudulentos Avaliação de inventários fraudulentos Passivos omitidos

8 Demonstrações financeiras falsas Vendas não contabilizadas Fraudes fiscais decorrentes de vendas não contabilizadas Transações fictícias Contas pessoais Empregados fictícios Fundos bloqueados não revelados

9 Fraudes Fatos e números Pesquisa global feita por PWC em 2005 sobre fraudes mostrou que: 45% das empresas pesquisas revelaram a incidência de fraudes (22% de aumento em relação à mesma pesquisa feita em 2003). Desde 2003 houve um aumento de 140% nas empresas que apresentaram demonstrações financeiras não fidedignas (algum tipo de apresentação propositalmente incorreta ou falsa).

10 Das empresas incluídas na pesquisa foram revelados os seguintes tipos de fraudes: Apropriações indébitas de ativos... Artifícios utilizados para iludir ou enganar... Demonstrações financeiras com informações falsas... Corrupção de pagamentos antiéticos e não apropriados... Uso pelos administradores de informações privilegiadas... (insider information)... Lavagem de dinheiro... Operações forjadas... % ,5

11 As fraudes reveladas na pesquisa quando classificadas por tipo de negócios apresentaram os seguintes números: Transportes, serviços públicos e imobiliários... Energia e recursos correlatos... Serviços financeiros... Saúde e bem estar... Indústrias... Bens de Consumo... Tecnologia, Mídia e Telecomunicações... %

12 Por que acontecem fraudes nas empresas? Pesquisa global feitas por PWC revelou que a resposta a essa pergunta está, fundamentalmente, relacionada com o ambiente particular de cada empresa e de seus funcionários. Três aspectos principais foram destacadas:

13 (a) Incentivos para que fraudes ocorram Funcionários com estilo de vida não compatível com seu salário Funcionários decepcionados com a empresa Pressões excessivas da gerência e também de terceiros Dispensa do trabalho considerada injusta pelo empregado

14 (b) Oportunidades concedidas pela Empresa Controles internos deficientes Gerência sobrecarregada e não atenta Colaboração interna Colaboração de terceiros fora da Empresa Hábitos corruptos da Empresa

15 (c) Acomodação da alta administração Ausência de preocupação com fraude Não acreditar em prejuízos substanciais Não acreditar na tentação para fraudes

16 Uma visão geral sobre fraudes QUALQUER EMPRESA INDEPENDENTE DO SEU TAMANHO, ABERTA OU FECHADA, ESTÁ SUJEITA AO RISCO DE FRAUDES. OS CONTROLES INTERNOS DE QUALQUER EMPRESA PODEM SER VIOLADOS POR FRAUDADORES. ESTAR ATENTO ÀS PERSONALIDADES AUTOCRÍTICAS

17 Os impactos das fraudes Prejuízos financeiros Perdas de ativos monetários. Clientes Prejuízos para a imagem da empresa e perda de oportunidades de negócios. Regulatório Possível punição pelo órgão regulador.

18 Os impactos das fraudes Interrupção dos negócios da empresa perda de tempo, produtividade, morosidade na construção das transações e prejuízo moral dos empregados. Reputação Prejuízo à imagem da empresa em razão da conduta fraudulenta de empregados e terceiros. Relatórios financeiros Demonstrações financeiras incorretas e com divulgação de fatos falseados.

19 O auditor ao conduzir uma auditoria, de acordo com as normas internacionais, é responsável pela obtenção de razoável segurança que as demonstrações financeiras sob exame, consideradas em seu conjunto, estão livres de informações falsas ou falhas relevantes causadas por fraudes e erros.

20 Os objetivos do auditor são: Identificar e avaliar os riscos de informações falsas ou incorretas decorrentes de fraudes, erros ou omissões; Obter evidência apropriada e suficiente sobre os riscos de divulgação de contas, números ou fatos incorretos mediante a adoção e aplicação de procedimentos desenvolvidos para garantir a fidedignidade das informações; Reagir de forma rápida e precisa quando há suspeita de fraude ou quando se trata de uma fraude já identificada.

21 Os objetivos do auditor são: As fraudes podem variar desde um pequeno roubo cometido por um empregado, condutas ou procedimentos improdutivos, apropriações indébitas por empregados ou por terceiros até pelo preparo e divulgação de demonstrações e informes financeiros fraudulentos. As fraudes relevantes praticadas em demonstrações financeiras divulgadas podem gerar efeitos adversos significativos no valor de mercado das ações, na reputação e na capacidade de uma empresa atingir a seus objetivos. Pode ocorrer que apropriações indébitas de ativos, ainda que não tenham influências relevantes sobre os resultados e a posição financeira de uma empresa, resultem em prejuízos substanciais causados por empregados desonestos ou por terceiros, prestadores de serviços, que pela ausência de procedimentos de supervisão e controle, tiveram incentivo e a oportunidade para cometerem as fraudes.

22 Os riscos de fraude podem ser reduzido através de programas de prevenção, desencorajamento e detecção das mesmas. Entretanto algumas fraudes podem ser de difícil detecção. Os fraudadores podem escondê-las mediante a falsificação de documentos ou conluio entre várias pessoas como, entre a gerência e funcionários subordinados e também com a participação de terceiros. Assim sendo, é importante dar-se ênfase à prevenção de fraudes. Por isso, torna-se necessário o desenho de adequadas estruturas organizacionais, bem como no desenvolvimento de programas destinados a dificultar e reduzir as oportunidades para que as fraudes aconteçam, desencorajando e persuadindo as pessoas a não cometerem fraudes, que poderão resultar em punições rigorosas. Deve-se também considerar, que o custo do planejamento e do desenvolvimento de programas antifraudes é com certeza bem inferior ao custo de trabalhos de investigação e detecção de fraudes.

23 De maneira geral os programas antifraudes se baseiam em três elementos fundamentais a saber: (1) No desenvolvimento e manutenção de uma cultura de honestidade e ética; (2) Na avaliação permanente dos riscos de fraudes e na implementação de processos e procedimentos de controle necessários para mitigar os riscos e oportunidade de fraudes; (3) No desenvolvimento de processos de supervisão permanentes e contínuos.

24 Programa antifraudes e controles No desenvolvimento e manutenção de uma cultura de honestidade e ética O desenvolvimento e manutenção de uma cultura de honestidade e ética deve considerar os seguintes tópicos: Ênfase na alta administração Desenvolvendo um ambiente de trabalho positivo e otimista Contratando e promovendo os empregados com perfis adequados à empresa Confirmação Disciplina

25 Programa antifraudes e controles No desenvolvimento e manutenção de uma cultura de honestidade e ética Ênfase na alta administração É a alta administração das empresas que, com exemplos de honestidade e ética, estabelece o ambiente que deve prevalecer em toda a organização. Em grandes empresas, com muitos empregados, a grande maioria não consegue perceber a conduta honesta e ética de seus superiores. Por esse motivo, políticas escritas são elaboradas estabelecendo normas de conduta e também as atividades que são proibidas e as punições para aqueles que violarem as normas de condutas estabelecidas. A alta administração das empresas deve mostrar a todos os empregados, através de palavras e ações, que procedimentos desonestos e antiéticos não são tolerados, ainda que tais procedimentos possam resultar em benefícios momentâneos para a empresa.

26 Programa antifraudes e controles No desenvolvimento e manutenção de uma cultura de honestidade e ética Desenvolvendo um ambiente de trabalho positivo e otimista Pesquisas indicam que, quando o ambiente de trabalho é positivo e otimista, fatos ruins ocorrem com menos frequência. Em um ambiente de trabalho positivo e otimista, os empregados não se sentem explorados, marginalizados ou ignorados. No sentido contrário, onde o ambiente de trabalho é ruim, a moral dos empregados é pobre, e fica criada a oportunidade para que empregados pratiquem atos desonestos e fraudes contra a empresa.

27 Programa antifraudes e controles No desenvolvimento e manutenção de uma cultura de honestidade e ética Contratando e promovendo os empregados com perfis adequados à empresa Todo indivíduo tem seu perfil, sua característica, personalidade e seu código de ética próprio. Para que uma empresa tenha sucesso na prevenção de fraudes, é necessário que tenha um quadro de funcionários adequado ao seu perfil, e que seus empregados correspondam a seus princípios éticos, morais, funcionais e profissionais. Por isso, as políticas, de contratação e promoção de empregados, devem contemplar os seguintes aspectos:

28 Programa antifraudes e controles No desenvolvimento e manutenção de uma cultura de honestidade e ética Os empregados selecionados para funções de confiança devem ser previamente investigados, não apenas quanto à sua experiência profissional, mas também sobre a sua moral ética; Todo indivíduo, candidato a trabalhar na empresa, para qualquer que seja a função, deve ter seu passado investigado, quanto à sua educação, histórico de trabalhos anteriores e referências pessoais; Todos os empregados, independente dos níveis em que se encontram na empresa, devem passar por seções de treinamento contínuo, onde os valores éticos e morais da empresa são relembrados, o código de ética enfatizado, além dos assuntos de natureza técnica relacionados com as funções que exerçam; Todos os empregados dever ser periodicamente avaliados quanto ao se desempenho profissional, sua conduta e aderência ao código de ética da empresa.

29 Programa antifraudes e controles No desenvolvimento e manutenção de uma cultura de honestidade e ética Confirmação Pelo menos, anualmente, todos os empregados devem confirmar por escrito, sua aderência ao código de ética da empresa. Disciplina Todo o empregado que, por qualquer razão, violar e não observar o código de ética da empresa, deve ser imediatamente punido. A alta administração da empresa deve deixar claro, para todo o quadro de funcionários, que atos de desonestidade e fraudes não são tolerados.

30 Programa antifraudes e controles Na avaliação permanente dos riscos de fraudes e na implementação de procedimentos de controle, necessários para mitigar os riscos e a oportunidade de fraudes. Nenhuma demonstração financeira, com falsas informações, ou nenhuma apropriação indébita de ativos de uma empresa pode ocorrer, se não existir a oportunidade para que esses atos sejam cometidos. Por isso, as empresas devem agir proativamente, adotando procedimentos que possam reduzir as oportunidades de fraudes, identificando e monitorando os riscos de fraudes, tomando medidas para mitigar esses riscos e, implementando e monitorando um sistema efetivo de controles internos.

31 Programa antifraudes e controles Na avaliação permanente dos riscos de fraudes e na implementação de procedimentos de controle, necessários para mitigar os riscos e a oportunidade de fraudes. Identificando e monitorando os riscos de fraudes É responsabilidade da alta administração de empresas o estabelecimento de medidas e procedimentos para avaliar os riscos e a prevenção de fraudes. Na avaliação do risco de fraudes deve ser considerada a vulnerabilidade da empresa face às atividades fraudulentas (apropriação indébita de ativos, conluio com fornecedores, corrupção, relatórios financeiros fraudulentos) e quais os possíveis prejuízos que essas atividades possam causar à empresa.

32 Programa antifraudes e controles Na avaliação permanente dos riscos de fraudes e na implementação de procedimentos de controle, necessários para mitigar os riscos e a oportunidade de fraudes. Na identificação dos riscos de fraudes, as empresas devem considerar a estrutura organizacional, suas atividades afins (seu negócio em si) as características ambientais que prevalecem em nosso país e sua influência sobre riscos de fraudes. A natureza e a extensão da avaliação dos riscos de fraudes deve considerar o tamanho da empresa e a extensão geográfica onde atua, e a complexidade de suas atividades. A alta administração da empresa deve ter sempre presente que fraudes possam ocorrer nas mais diferentes áreas de suas operações, dependendo das oportunidades e da ausência de controles permanentes e sistemáticos.

33 Programa antifraudes e controles Na avaliação permanente dos riscos de fraudes e na implementação de procedimentos de controle, necessários para mitigar os riscos e a oportunidade de fraudes. Por essa razão, torna-se necessário o estabelecimento de programas que visem prevenir possíveis fraudes. Esses programas envolvem necessariamente várias áreas e pessoas, tendo como base fundamental a ação de executivos responsáveis, um departamento de auditoria interna atuante e eficaz, e, também, um Comitê de Auditoria, formado por profissionais independentes, que acompanhe, sistematicamente, as operações da empresa, e os responsáveis pelas diversas áreas, seus controles e riscos e também a extensão dos trabalhos e resultados das auditoria internas e externas. Os riscos de fraudes serão essencialmente reduzidos com a implantação de programas preventivos que devem incluir também, sem prejuízo das operações, o rodízio de pessoas em posições chaves.

34 Programa antifraudes e controles Na avaliação permanente dos riscos de fraudes e na implementação de procedimentos de controle, necessários para mitigar os riscos e a oportunidade de fraudes. Nenhum programa de prevenção de riscos de fraudes terá sucesso se não existir na empresa um bom sistema de controles internos. O sistema de controles internos deve ser permanentemente avaliado e cabe aos auditores internos acompanhar a eficácia desse sistema mediante exames regulares e sistemáticos. As falhas observadas nos controles internos por negligência de pessoas ou por alterações nos processos devem ser imediatamente reportadas à alta administração da empresa que deverá tomar as medidas necessárias para correção das fraquezas observadas.

35 Programa antifraudes e controles No desenvolvimento de processos de supervisão permanente e contínua Para que os riscos de fraudes sejam mitigados, é necessário uma supervisão permanente e contínua por parte dos executivos que compões a Alta Administração de uma Empresa. Para que essa missão seja plenamente atendida, a Alta Administração das Empresas, além de seus esforços pessoais contam com o apoio de: Comitê de Auditoria Auditoria Interna Auditoria Externa

36 Avaliação dos Riscos de Fraudes Toda empresa, seja pequena ou de grande porte, está sujeita ao risco de fraudes. Numa grande empresa esse risco é maior em razão da complexidade de suas operações, área geográfica em que atua, número de empregados, diversidade de clientes e fornecedores, e também devido às incidências tributárias a que estão sujeitas. Essas circunstâncias requerem que essas empresas tomem medidas que possam minimizar e mitigar os riscos e prejuízos de fraudes. Independente da manutenção de um sistema de controles internos eficiente, baseado numa boa estrutura organizacional, toda empresa de grande porte tem a necessidade de se programar para enfrentar os possíveis riscos de fraudes onde quer que eles surjam. Por isso, é sugerido que empresas de grande porte mantenham, de forma permanente, uma estrutura como segue:

37 Avaliação dos Riscos de Fraudes (a) Manutenção de um grupo ou equipe treinada e apta a agir rapidamente em caso de fraudes ou suspeita de fraudes. Esse grupo pode ser formado por: Auditores internos Gerentes executivos Supervisores das áreas operacionais Supervisores da área contábil Supervisores da área jurídica Consultores externos

38 Avaliação dos Riscos de Fraudes (b) Perfil de um programa de trabalho a ser seguido com sugestão do escopo, cobertura e procedimentos. Esse programa deverá ser definido pela equipe formada e deverá conter tópicos, tais como: Significância (materialidade) Impacto sobre a reputação da empresa Impacto sobre as operações da empresa Aspectos legais e regulatórios Amarração de prováveis riscos com atividades de controle Identificação de áreas críticas de risco e seu acompanhamento

39 Avaliação dos Riscos de Fraudes (c) Manutenção de um arquivo atualizado sobre casos de fraudes, como foram descobertas e quais a soluções propostas. Nesse arquivo que deverá estar disponível para a equipe especializada, serão mantidos dados tais: Inventário de fraudes constatadas na Empresa e também em empresas do ramo; Resumo de entrevistas de pessoas que estiveram envolvidas em soluções de casos de fraudes tais como, auditores internos, gerentes operacionais, gerentes financeiros, e outros; Fraudes previstas e que constaram de relatórios dos auditores internos e externos e porque não foram evitadas; Casos de reclamações ou ações judiciais que tiveram origem em fraudes; Denúncias internas e externas sobre fraudes que causaram danos aos ativos e à imagem da empresa.

40 Autoria: Ruy Dell Avanzi - Membro do Conselho Fiscal da Embrapar - Presidente do Comitê de Auditoria da Embrapar Palestrante: Ruy Dell Avanzi Belo Horizonte, 29 de setembro de 2009