RELATO DE EXPERIÊNCIA

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1 RELATO DE EXPERIÊNCIA DESENVOLVIMENTO DE UM SOFTWARE PARA CONFECÇÃO DA ESCALA MENSAL DE TÉCNICOS DE ENFERMAGEM EM UMA UNIDADE DE TERAPIA INTENSIVA THE DEVELOPMENT OF A SOFTWARE TO ELABORATE A NURSING TECHINICIAN MONTHLY SCHEDULE IN AN INTENSIVE CARE UNIT Carolina Costa Gonzaga 1 Priscila de Faria Pereira 2 Thais Adelino Barbosa 3 Marcia Pereira dos Santos 4 Mônica Ribeiro Canhestro 5 Nelson Luiz Gonzaga 6 RESUMO Introdução: Este estudo foi elaborado levando-se em consideração as dificuldades enfrentadas pelos enfermeiros na elaboração de escalas dos profissionais de enfermagem. Objetivo: Relatar a experiência do desenvolvimento e da avaliação de um software que auxilia na elaboração da escala mensal de técnicos de enfermagem de uma unidade de terapia intensiva de um hospital universitário. Métodos: Relato de experiência sobre o desenvolvimento e a avaliação de um software para elaboração da escala mensal de técnicos de enfermagem. Os dados para a criação do software foram coletados pelas autoras do estudo em parceria com um analista de sistemas. Resultados/ discussão: O software Jornada Express Organizador de Escalas foi inserido no ambiente de desenvolvimento MS-Visual Basic 6.0 e no banco de dados MS-ACCESS para testes e avaliação por enfermeiros da unidade. Conclusão: Observou-se uma redução no tempo despendido para a elaboração da escala, podendo esta ser convertida na melhoria da assistência ao paciente. Palavras-chave: Sistemas de informação. Software. Enfermagem. Recursos humanos. ABSTRACT Introduction: This study was designed taking into consideration the difficulties faced by nurses in the development of scales of technical nursing. Objective: To report the experience of the development and evaluation of software that assists in the preparation of the monthly scale of nursing technicians of an intensive care unit of a university hospital. Methods: Experience report on the development and evaluation of software for preparation of the monthly scale of nursing technicians. The data for the creation of software were collected by the study authors in partnership with a systems analyst. Results/discussion: The software Day Express 1 Enfermeira residente em Saúde da Família/ Atenção Básica/ Prefeitura de Belo Horizonte. carolinacgonzaga@gmail.com 2 Enfermeira residente em Saúde da Família/ Atenção Básica/ Odilon Bherens. priscilafariap@gmail.com 3 Enfermeira residente em Cardiologia/ Hospital das Clínicas UFMG. thaisadel@gmail.com 4 Enfermeira, doutora em Ciências da Saúde: Infectologia e Medicina Tropical. Professora adjunta, Departamento de Enfermagem Aplicada, Escola de Enfermagem, Universidade Federal de Minas Gerais/UFMG. Belo Horizonte (MG), Brasil. profmarciaufmg@gmail.com 5 Enfermeira, doutora em Enfermagem. Professora adjunta, Departamento de Enfermagem Básica, Escola de Enfermagem, Universidade Federal de Minas Gerais/UFMG. Belo Horizonte (MG), Brasil. mrcanhestro@gmail.com 6 Analista de sistemas da Toshiba América do Sul. Belo Horizonte. nelson.gonzaga@toshiba.com.br

2 Scales Organizer was inserted in MS-Visual Basic 6.0 development environment and in MS-ACCESS database for testing and evaluation unit nurses. Conclusion: There was a reduction in the time spent for the preparation of the scale, which can be converted into improved patient care. Keywords: Information systems. Software. Nursing. Human resources. INTRODUÇÃO As Unidades de Terapia Intensiva (UTI) são locais destinados à internação de pacientes que demandam cuidados de alta complexidade, muitas vezes com suporte intensivo de vida e que requerem atenção profissional especializada de forma contínua. Tendo em vista a característica dos pacientes da terapia intensiva e o avanço da tecnologia para a prestação de uma assistência de enfermagem de qualidade, é necessário que as atividades assistenciais e gerenciais sejam desenvolvidas considerando uma escala de pessoal adequada tanto numericamente quanto qualitativamente (1). Conforme o Conselho Federal de Enfermagem (2), a elaboração do dimensionamento e a distribuição do pessoal de enfermagem são atividades privativas do enfermeiro. A elaboração da escala mensal de enfermagem é um processo complexo, e é definido como a distribuição diária dos elementos da equipe de enfermagem de uma unidade, considerando as folgas e licenças dos profissionais. O objetivo da escala é garantir o número suficiente de profissionais enfermeiros, técnicos e auxiliares de enfermagem durante 24 horas nos sete dias da semana (1). Tal atividade exige que o enfermeiro despenda muitas horas de trabalho mensalmente e requer o conhecimento das características da unidade, do serviço e das leis trabalhistas (1). Devese ainda levar em consideração a complexidade dos pacientes, as características da equipe de enfermagem, as particularidades das unidades e a legislação vigente. A elaboração da escala deve ainda contar com a participação da equipe no seu planejamento, de forma que procure atender às necessidades apresentadas por cada profissional (3). Buscando a racionalização do tempo despendido para a realização de algumas atividades e aumento da produtividade dos profissionais, a informática vem sendo incorporada nos serviços de saúde como uma ferramenta de apoio, permitindo avanços na gestão dos serviços e melhoria na qualidade dos cuidados prestados. (4) Diversos sistemas estão sendo desenvolvidos para facilitar o processo de trabalho, seja ele assistencial, administrativo, educativo ou científico (4,5,6,7). Um estudo bibliográfico que buscou identificar as experiências de informatização em enfermagem no Brasil verificou que a informática tem sido utilizada na área para: o ensino de graduação, a elaboração do processo de enfermagem, e a administração em enfermagem (5). Na administração da assistência, vários estudos têm apresentado sistemas informatizados que auxiliam o enfermeiro na distribuição da equipe de enfermagem em unidades de internação por meio da elaboração de escalas mensais de enfermagem. Tais sistemas informatizados usados para auxiliar no planejamento e no gerenciamento das escalas de enfermagem apresentaram características como facilidade no manuseio, agilidade e segurança, além de reduzir o tempo do enfermeiro destinado ao trabalho administrativo, aumentando assim a sua disponibilidade na assistência direta ao paciente (4,5,6,7). Um estudo exploratório descritivo teve como objetivo avaliar a qualidade e o desempenho de um software que disponibilizava o quadro de profissionais de enfermagem para unidades de internação. Constatou-se que o software obteve resultados positivos nas características avaliadas: eficiência, funcionalidade, confiabilidade, usabilidade e manutenibilidade (4). Durante o estágio acadêmico em uma UTI de um hospital universitário observou-se que a elaboração mensal da escala dos técnicos de enfermagem era uma atividade que demandava elevada carga horária do enfermeiro, tanto pela ausência de recursos tecnológicos quanto pela complexidade da atividade desenvolvida. 38

3 Nessa instituição, o processo de elaboração da escala de trabalho era realizado em rede, por meio de uma planilha do Microsoft Excel. Nessa planilha era possível fazer a contagem dos funcionários e de suas respectivas folgas, além disso, eram disponibilizadas informações sobre o dimensionamento de pessoal, tal como o índice de segurança técnica (8). Embora a utilização de tal planilha facilitasse a elaboração das escalas, o modelo ainda exigia elevada carga horária do enfermeiro na execução da tarefa por esta ser, em sua maior parte do tempo, manual, tornando-a exaustiva para o profissional. Diante dessa problemática, foi apresentada aos enfermeiros da unidade a proposta de desenvolver um software com intuito de facilitar a elaboração da escala mensal dos técnicos de enfermagem, possibilitando racionalizar o tempo de trabalho dos profissionais e aumentar a disponibilidade para atividades de assistência direta ao paciente. Para subsidiar o estudo, adotou-se o objetivo de relatar a experiência do desenvolvimento e avaliação de um software que auxilia na elaboração da escala mensal de técnicos de enfermagem de uma UTI de um hospital universitário. MÉTODO O estudo foi desenvolvido na UTI de pacientes adultos de um hospital universitário, destinada ao tratamento de alta complexidade de pacientes provenientes da rede assistencial do Sistema Único de Saúde (SUS). A equipe de enfermagem é composta por 12 enfermeiros, 75 técnicos de enfermagem e 5 auxiliares de enfermagem. Esses profissionais atuam em jornada de 30 horas semanais e são distribuídos nos turnos como se segue: três enfermeiros no turno da manhã (7h às 13h), três enfermeiros no turno da tarde (13h às 19h) e dois enfermeiros no turno da noite (19h às 7h); cada turno conta com dez técnicos de enfermagem e dois auxiliares de enfermagem. Desenvolvimento do software No primeiro momento, foi realizado um Planejamento Estratégico Situacional da UTI com intuito de identificar e analisar a realidade e as necessidades do setor. Dessa forma, detectou-se a necessidade de se desenvolver um instrumento que auxiliasse na elaboração da escala de trabalho mensal dos técnicos de enfermagem. O desenvolvimento do software se deu em parceria com um profissional especialista em análise de sistemas, com experiência em elaboração de softwares para a área de engenharia e administração de banco de dados. As regras básicas necessárias para a elaboração da escala mensal dos técnicos de enfermagem foram informadas para o profissional. Tais regras foram elaboradas na instituição, baseadas nas Instruções de Trabalho Técnico para Elaboração de Escalas do Hospital (9) e na Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) nº 7/2010 (10). Avaliação do software A avaliação do software foi realizada por meio de um questionário elaborado pelos autores do estudo, com perguntas sobre aspectos positivos do software, tais como a racionalização do tempo dos enfermeiros e dificuldades encontradas no seu manuseio, além de sugestões de melhorias. Participaram da avaliação três enfermeiros, todos funcionários exclusivos da unidade, especialistas em terapia intensiva e formados há mais de cinco anos. Um deles era o coordenador de enfermagem e o principal responsável pela elaboração das escalas. RESULTADOS O software desenvolvido recebeu o nome de Jornada Express Organizador de Escalas. Foi apresentado à coordenação de enfermagem e aos demais enfermeiros da UTI onde a atividade foi realizada. O software foi testado com os nomes dos funcionários abreviados, o que não permitiu 39

4 a identificação dos entrevistados, além disso, os enfermeiros que participaram foram esclarecidos quanto aos objetivos do estudo e ao anonimato de todos. O programa foi desenvolvido no ambiente de desenvolvimento MS-Visual Basic 6.0, que apresenta uma linguagem de programação da Microsoft dirigida por eventos e um ambiente de desenvolvimento integrado totalmente gráfico, que facilita a construção da interface das aplicações. O programa possui um banco de dados em MS- ACCESS, ou seja, um sistema de gerenciamento de banco de dados da Microsoft também combinado com uma interface gráfica intuitiva, bastando que o desenvolvedor possua conhecimentos básicos em modelagem de dados e lógica de programação para construir aplicações simples. (11,12) O software pode ser instalado em qualquer computador com sistema operacional MS-Windows 98 ou versão superior. Ele é considerado um freeware (software gratuito), pois pode ser utilizado e distribuído sem custos, porém seu código-fonte não está disponível para modificação. O programa é composto por uma única planilha onde todas as informações são inseridas. Os dados para alimentação do programa permaneceram os mesmos já utilizados na instituição para a elaboração da escala de trabalho em rede. A Figura 1 mostra a página de apresentação do software. Observando a planilha encontra-se, ao lado do nome dos funcionários, da esquerda para direita: O número de folgas que cada funcionário tem direito naquele mês, que corresponde ao número de sábados e domingos; O número de dias trabalhados naquele mês, que é o resultado do número total de dias do mês menos o número de folgas; O número de folgas distribuídas. Na parte superior insere-se o mês desejado. Nesse local são encontrados também os seguintes comandos: Preencher tabela : a ser utilizado quando se quer ler apenas os dados inseridos pelo usuário e não os dados lançados pelo sistema; Ler dados : a ser utilizado para carregar as folgas, licenças e outros lançados pelo usuário, mais os dados lançados pelo sistema, deixando-os salvos no sistema automaticamente. Se o programa for fechado, ao ser religado, os últimos comandos lançados são mantidos; Gerar folgas : a ser utilizado para gerar automaticamente as demais folgas do mêsapós o lançamento dos outros dados pelo usuário; Figura 1: Página de apresentação do software Fonte: Os autores 40

5 Finalizar : a ser utilizado quando se quer ter uma prévia do relatório, pois preenche a tabela com os M (manhã) ou T (tarde) nos quadrados em branco. Desfazer : desfaz a última ação na tela. Salvar : a ser utilizado para salvar os dados carregados na tabela. Imprimir : gera o relatório em uma planilha em branco e solicita em qual impressora conectada ao computador será a impressão do documento. Ao clicar nos quadrados da escala, que são correspondentes aos dias do mês, aparecem as opções folga (FO), férias (FE), adicional de plantão hospitalar (APH) (13), e outros eventos que podem acontecer ao longo do mês, como faltas e licenças. Essas opções, ao serem alocadas no dia, permanecem imutáveis ao solicitar gerar folgas. As folgas fixas (amarelas) são inseridas pelo administrador, já as folgas geradas pelo sistema não são coloridas. A opção feriado, ao ser selecionada no campo correspondente ao dia do mês, marca a coluna referente ao dia em cinza. Esse dia é adicionado ao número total de folgas que cada profissional deve ter no mês. A opção limite diário deve ser selecionada quando é necessário reduzir o número total de funcionários que trabalham por dia naquele mês, o que costuma acontecer em alguns meses para que todos os funcionários tenham direito a todas suas folgas. O mesmo acontece com o comando considerar menos folgas, quando é preciso diminuir dias de folgas para todos os funcionários. Antes da elaboração da escala, uma folha impressa com a escala em branco é deixada na sala da coordenação, para que os técnicos de enfermagem indiquem os dias que necessitam de folga. Após esse período, o coordenador lança essas preferências, além de férias e APH. Os APH s são inseridos com a legenda FO (APH) para que esse dia seja contabilizado como folga pelo sistema e o técnico apareça no turno inverso ao seu no final da página. Subsequentemente as folgas são geradas ( Gerar folgas ). Para a operacionalização do software, foram criadas pelo analista de sistemas cinco fases, conforme apresentado abaixo: 1ª fase: as folgas são alocadas de seis em seis dias. Se uma folga fixa (em amarelo) é encontrada antes dos seis dias, outra folga é dada seis dias depois dessa folga e assim por diante. Caso o limite mínimo de funcionários por dia seja atingido (10 funcionários/dia), a folga é dada no dia anterior (cinco dias entre folgas), ou antes, se o limite de funcionários já tiver sido atingido nesse dia também; 2ª fase: busca os dias em que o limite mínimo de funcionários ainda não foi atingido e lança folga; 3ª fase: busca os funcionários que ainda têm direito e lança folga até atingir o limite diário; 4ª fase: idem ao item 3, mas pode ocorrer folgas em mais de um sábado/ domingo por funcionário; 5ª fase: o programa diminui o limite diário (menos de 10 funcionários/ dia) de determinados dias a fim de alocar o restante das folgas a que os funcionários têm direito. O operador fica responsável por diminuir esse limite definitivamente ou mudar o limite de outro dia e fazer nova verificação. Com a criação dessas fases, o programa lança as folgas de maneira organizada, sendo esta a forma mais justa encontrada para que as folgas sejam divididas sem viés significativo no resultado da distribuição. Após vários testes e adequações, o programa foi apresentado aos profissionais da unidade pelo profissional colaborador e pelas pesquisadoras. Foi testado na elaboração da escala do mês de junho, e novas modificações foram feitas a partir de sugestões dos enfermeiros. 41

6 Avaliação do software Todos consideraram que a principal contribuição do software foi a economia de trabalho e, consequentemente, de tempo na confecção da escala. Avaliaram que o sistema é autoexplicativo e possui comandos que proporcionaram sanar várias dificuldades anteriormente encontradas na confecção da escala manual. Foi pontuado também que a escala feita da forma anterior era mais susceptível a erro, implicando no remanejamento de várias folgas após este ser detectado e gerando uma grande insatisfação por parte dos funcionários. A escala confeccionada pelo software não apresentou essa falha, o que foi avaliado como uma grande vantagem. Ressaltaram também que na nova planilha ficou mais fácil a visualização dos técnicos de enfermagem que estão trabalhando, o que não acontecia na planilha anterior do Excel, pois esta apresentava todos os funcionários do setor. Foram dadas sugestões, tais como o reposicionamento de alguns dados da tabela e a possibilidade de aumentar a velocidade com que as folgas eram lançadas, tornando-o ainda mais rápido. Tais sugestões foram incorporadas, e o sistema foi reprogramado várias vezes até chegar ao modelo final. Na avaliação das autoras, houve dificuldades por parte dos enfermeiros para manusear o programa, mas estas foram sanadas após explicações dos objetivos de cada comando e de seu funcionamento. Avaliaram ainda que houve redução no tempo de lançamento de folgas, pois o que anteriormente exigia do enfermeiro aproximadamente 12 horas de trabalho, passou a ser feito em, no máximo, uma hora. DISCUSSÃO O software Jornada Express Organizador de Escalas contribuiu para o aperfeiçoamento de uma das muitas atividades administrativas realizadas pelos enfermeiros. Ao fornecer o número de funcionários em atividade, a adequação do número de folgas nos plantões e o remanejamento de folgas quando necessário permitiu a geração de dados que contribuíram para a tomada de decisões. A tomada de decisão é feita mais rapidamente a partir do momento que o profissional analisa os dados gerados e o transforma em informações relevantes para o seu trabalho (6,7). Nos estudos realizados para a elaboração do programa, percebeu-se a importância de o mesmo ser avaliado para garantir a qualidade do produto. Ao instituirmos essa etapa no estudo, várias melhorias foram feitas no software. Um estudo que relata a criação de um software para elaboração de escala também confirma a importância da avaliação como uma das etapas da criação (4-7). O software desenvolvido teve boa aceitação pelos enfermeiros entrevistados, e acredita-se que isto se deve à participação dos mesmos na fase de elaboração e avaliação do programa. Esse resultado corrobora outros estudos que relataram a importância do envolvimento das lideranças no processo de desenvolvimento de sistemas (4,6,7). Os profissionais relataram que o software representa uma ferramenta prática que reduz significativamente o tempo de elaboração da escala, pois os processos de contagem e análise para distribuição das folgas são gerados pelo sistema. Esses dados estão em consonância com outros estudos que demonstraram redução no tempo de confecção das escalas utilizando sistemas computacionais (4-7). Constatou-se ainda que o sistema é mais seguro, o que evita a ocorrência de erros. Estudos semelhantes relataram que o sistema desenvolvido apresentou facilidade para manusear e fazer alterações, aumentando a confiabilidade das informações e a agilidade do programa (4,5). O estudo apresentou como limitações o fato de o software ter sido testado na execução da escala de apenas um mês e em uma única unidade; por esse motivo, recomenda-se a submissão do mesmo a testes de validação, considerando critérios para garantia de qualidade e de aceitação do software (14). 42

7 CONCLUSÃO A adoção do software Jornada Express Organizador de Escalas no cotidiano do trabalho do enfermeiro onde o estudo foi realizado pode ser uma ferramenta eficaz por ser capaz de levar a uma diminuição significativa do tempo despendido para a elaboração das escalas. Essa carga horária, sendo utilizada em atividades assistenciais, poderá contribuir para qualificar ainda mais a assistência aos pacientes internados na unidade. Durante o processo de criação do software, houve a participação ativa dos enfermeiros, o que poderá facilitar sua implantação definitiva no setor. Algumas propostas para a melhoria do software são a possibilidade do mesmo gerar um relatório determinando período e especificando eventos relativos à escala, tais como número de folgas e plantões realizados. Pretende-se ainda a confecção de um manual de instruções para esclarecimento de dúvidas sobre funcionamento do programa. Posteriormente, o software será apresentado à chefia de enfermagem com o intuito de implantá-lo na instituição. REFERÊNCIAS 1. Massarollo MCKB. Escala de distribuição de pessoal de enfermagem. In: Kurcgant P, coordenadora. Administração em enfermagem. São Paulo: EPU; p Conselho Federal de Enfermagem. Resolução nº 293, de 21 de setembro de Fixa e estabelece parâmetros para o dimensionamento do quadro dos profissionais de Enfermagem nas Unidades Assistenciais das Instituições de Saúde e assemelhados. Disponível em: < _4329.html>. Acesso em 12 mai Souza GPS, Freitas GF, Prado C, Leite MMJ, Pereira IM. A problemática da elaboração da escala mensal de enfermagem. Acta Paul. Enferm. 2011;24(1): Pereira IM, Gaidzinski RR, Fugulin FMT et al. Dimensionamento informatizado de profissionais de enfermagem: avaliação de um software. Rev Esc Enferm USP 2011;45(Esp): Cavalcante RB, Ferreira MN, Silva LTC, Silva PC. Experiências de informatização em enfermagem no Brasil: um estudo bibliográfico. J. Health Inform Julho- Setembro;3(3): Lima APS, Chianca TCM, Tannure MC. Avaliação da assistência de enfermagem utilizando indicadores gerados por um software. Rev. Latino-Am. Enfermagem. mar.-abr. 2015;23(2): Rangel AL, Évora YDM, Oliveira MMB. O processo de avaliação do software de geração automática de escala de trabalho da enfermagem e da escala por ele gerada. J. Health Inform. 2012;4(Número Especial - SIIENF 2012): Magalhães, ZR, Gonçalves L, Faria GF, Dahi AC, Nascimento ECS. Disponibilização em rede da escala de enfermagem do Hospital das Clínicas da UFMG. In: 8º Simpósio Brasileiro de Comunicação em Enfermagem, São Paulo, Maio 2002 [Internet]. [citado em 2007 Ago 9]. Disponível em: htttp: // scielo.br/pdf/sibracen/n8v1/v1a Universidade Federal de Minas Gerais. Hospital das Clínicas. Instruções de trabalho de enfermagem: Hospital das Clínicas da UFMG. Belo Horizonte: Nescon; Brasil. Ministério da Saúde. Agencia Nacional de Vigilância Sanitária. RDC nº 7 de 24 de fevereiro de Dispõe sobre os requisitos mínimos para funcionamento de Unidades de Terapia Intensiva e dá outras providências. Diário Oficial da União. República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, 24 fev Microsoft. Introdução à linguagem de programação Visual Basic. [Acesso em 16/04/16] Disponível em library/xk24xdbe(v=vs.90).aspx. 43

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