Programa de Auditoria

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1 Programa de Auditoria Ação PAINT/2016: 2.02 Fiscalização de contratos Cronograma Previsto: 11/02 a 29/02/2016. Carga Horária Prevista: 1120 horas Unidade Auditada: Pró-Reitoria de Administração / Diretorias de Administração Equipe Executora: Auditoria Interna Núcleo Seridó 1. PROGRAMA / AÇÃO Programa 2031 Desenvolvimento da Educação Profissional e Tecnológica. Ação 20RL Funcionamento da Educação Profissional e Tecnológica. 2. ESCOPO Examinar os atos de fiscalização contratual relativos a 30% dos contratos de prestação continuada dos serviços de limpeza e manutenção predial vigentes no IFRN durante o exercício de A seleção da amostra de auditoria basear-se-á no critério da materialidade das contratações. 3. OBJETIVOS: Os objetivos da presente ação de auditoria encontram-se descritos logo abaixo Objetivo Geral Avaliar os controles internos praticados no IFRN quanto aos procedimentos de fiscalização dos contratos de terceirização dos serviços de limpeza e manutenção predial Objetivos Específicos a) Averiguar se há o efetivo acompanhamento pela Administração do IFRN do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais nos contratos de terceirização de serviços continuados de limpeza e manutenção predial; b) Verificar a adequação e efetividade do acompanhamento da execução físico-financeira dos contratos de prestação de serviços de limpeza e manutenção predial por parte dos responsáveis pela fiscalização contratual; c) Examinar o cumprimento, por parte dos representantes do IFRN atuante como fiscais de contratos, das formalidades legais e contratuais no ato de recebimento dos bens e serviços contratados; d) Averiguar se há vínculo de subordinação entre a Administração do IFRN e os empregados das empresas contratadas para prestação continuada de serviços de limpeza e manutenção predial;

2 e) Verificar se os fiscais de contrato mantêm rotina de comunicação à Administração e de apuração das falhas incorridas pelas empresas contratadas durante a execução contratual; e f) Examinar a atuação do IFRN no tocante à fiscalização do cumprimento das normas de segurança e saúde do trabalhador a cargo de suas empresas terceirizadas, a exemplo da regra a estas impostas quanto à disponibilização aos empregados e à exigência de uso de Equipamentos de Proteção Individual. 4. PROCEDIMENTOS E TÉCNICAS DE AUDITORIA: a) Exame de Registros: verificação das informações constantes no SUAP relativas ao acompanhamento da execução físico-financeira dos contratos de terceirização de serviços de limpeza e manutenção predial, confrontação de tais informes com os dados presentes no SIASG e SIAFI e análise do recolhimento de garantias contratuais. b) Análise Documental: exame dos processos de pagamentos contratuais com o fito de avaliar o acompanhamento a cargo do IFRN do cumprimento pelas empresas contratadas das obrigações trabalhistas e sociais, bem como de outros atos formalizados relacionados às rotinas de fiscalização contratual empreendidas na Instituição. c) Aplicação de Check-List: aplicação de lista de checagem para aferir a regularidade dos atos de fiscalização contratual implementados nas unidades do IFRN. d) Questionário: aplicação de questionário junto aos fiscais de contrato, abordando questões relativas às atribuições, às competências e às vedações inerentes aos responsáveis pela fiscalização dos contratos mantidos entre o Instituto e terceiros. 5. LEGISLAÇÃO APLICADA: Constituição Federal, art. 37; Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993; Lei nº 6.019, de 03 de janeiro de 1974; Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964; Decreto nº 2.271, de 07 de julho de 1997; Decreto nº , de 23 de dezembro de 1983, Norma Regulamentadora nº 01 NR 1, do Ministério do Trabalho e Emprego; Norma Regulamentadora nº 06 NR 6, do Ministério do Trabalho e Emprego; Instrução Normativa MPOG nº 02, de 30 de abril de 2008 e alterações posteriores; Súmula nº 331 do Tribunal Superior do Trabalho; e Nota Técnica nº 05/2012 PROJU/IFRN, de 05 de junho de METODOLOGIA APLICADA: Os trabalhos de auditoria seguirão a sequência metodológica abaixo detalhada.

3 a) Informar a gestão das unidades examinadas, via memorando, acerca do início dos trabalhos de auditoria; b) Solicitar aos setores auditados cópia de processos e de atos formalizados relacionados à matéria objeto de análise; c) Aplicar questionário junto aos fiscais de contratos para fins de avaliação da atividades de fiscalização por estes empreendida. d) Enviar S.A. ou Nota de Auditoria com o fito de colher esclarecimentos acerca de fragilidades identificadas por ocasião da análise documental e da aplicação do questionário ou demandar a correção de possíveis disfunções constatadas durante a realização destes procedimentos; e) Examinar as alegações ofertadas pelo auditado em resposta às Solicitações / Notas de Auditoria emitidas. f) Elaborar o Relatório de Auditoria. g) Apresentar os resultados dos trabalhos de auditoria às Diretorias/Coordenações envolvidas e à Direção Geral das unidades auditadas, após encaminhamento do relatório de auditoria. h) Encaminhar o Plano de Providências Permanente para obtenção de comprovação do cumprimento das recomendações de auditoria.

4 Matriz de Planejamento SETOR AUDITADO: Pró-Reitoria de Administração / Diretorias de Administração OBJETIVO: Avaliar os controles internos praticados no IFRN quanto aos procedimentos de fiscalização dos contratos de terceirização dos serviços de limpeza e manutenção predial. Questões de Auditoria Informações Requeridas Fontes de Informação Técnicas de Auditoria Procedimentos Possíveis Achados Há o efetivo acompanhamento pela Administração do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais nos contratos de terceirização dos serviços de limpeza e manutenção predial? Solicitação de esclarecimentos por meio de questionário específico; Relação dos empregados; Respostas da unidade auditada ao questionário aplicado; Relação dos empregados; Comprovante SICAF e CNDT atualizados; Análise documental e aplicação de questionário. Analisar as respostas concedidas pelo auditado ao questionário aplicado, bem como os documentos comprobatórios de cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais. Pagamentos efetuados sem a devida comprovação do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais por parte das empresas contratadas; Há adequado e efetivo acompanhamento da execução físico-financeira dos contratos de prestação de serviços de limpeza e manutenção predial por parte dos responsáveis pela fiscalização contratual? Formulários de acompanhamento da execução dos serviços contratados; Instrumentos contratuais; Cronograma de serviços; Processos de pagamento. Sistema SUAP, livros de ocorrência, processos de pagamento. Análise documental, exame de registros e aplicação de check list. Analisar a documentação apresentada pela unidade auditada, os registros existentes no sistema e a aplicação do check list. Ausência de fiscalização contratual. Insuficiência/Intempestivida de de medições da execução dos contratos no SUAP. Há o cumprimento, por parte dos representantes do IFRN atuantes como fiscais de contratos, das formalidades legais e contratuais no ato de recebimento dos bens e serviços contratados? Comprovação das medições contratuais no SUAP. Notas fiscais. Processos de pagamento. Análise documental. Verificar se a nota fiscal possui o ateste de recebimento do objeto contratado. Nota fiscal com ateste de realização do serviço anterior a prestação do serviço, ou nota fiscal sem ateste. Fornecimento de bens e serviços em desacordo com

5 Constata-se a existência de vínculo de subordinação entre a Administração do IFRN e os empregados das empresas contratadas para prestação continuada de serviços de limpeza e manutenção predial? Solicitação de esclarecimentos por meio de questionário específico. Respostas da unidade auditada ao questionário aplicado. Aplicação de questionário junto à unidade auditada. Analisar as respostas concedidas pelo auditado ao questionário aplicado. as cláusulas contratuais. Ocorrência de vínculo de subordinação entre a Administração do IFRN e os empregados da empresa contratada; Desvio de função dos trabalhadores terceirizados. Os fiscais de contrato mantêm rotina de comunicação à Administração e de apuração das falhas incorridas pelas empresas contratadas durante a execução contratual? O IFRN atua no sentido de fiscalizar o cumprimento das normas de segurança e saúde do trabalhador a cargo de suas empresas terceirizadas, a exemplo da regra a estas impostas quanto à disponibilização aos empregados e à exigência de uso de Equipamentos de Proteção Individual? Solicitação de esclarecimentos por meio de questionário específico. Solicitação de esclarecimentos por meio de questionário específico. Respostas da unidade auditada ao questionário aplicado. Check List aplicado. Respostas da unidade auditada ao questionário aplicado. Check List aplicado. Aplicação de questionário junto à unidade auditada e preenchimento de check list. Aplicação de questionário junto à unidade auditada e preenchimento de check list. Analisar as respostas concedidas pelo auditado ao questionário aplicado. Analisar as respostas concedidas pelo auditado ao questionário aplicado. Ausência de rotinas de comunicação e de apuração de falhas cometidas pelas empresas contratadas durante a execução contratual. Formalização inadequada dos processos de penalização das empresas contratadas. Deficiências na fiscalização contratual no tocante à certificação do cumprimento por parte das contratadas das normas regulamentadoras de segurança e saúde do trabalhador. Ausência de registro da atividade fiscalizatória do IFRN no que se refere à certificação da entrega aos empregados e da exigência de uso de EPIs a cargo das empresas contratadas.

6 Lista de Checagem (check list) SETOR AUDITADO: Pró-Reitoria de Administração / Diretorias de Administração OBJETIVO: Avaliar os controles internos praticados no IFRN quanto aos procedimentos de fiscalização dos contratos de terceirização dos serviços de limpeza e manutenção predial. ASPECTO ANALISADO BASE LEGAL S N NA OBSERVAÇÕES Há comprovação nos processos de pagamento do adimplemento por parte da contratada das obrigações fiscais e trabalhistas (SICAF e CNDT atualizados)? Em sede dos processos de pagamento examinados, o objeto executado corresponde ao objeto contratado (Ver Nota Fiscal)? Há comprovação das medições dos serviços prestados mediante preenchimento das informações requeridas no módulo Contratos do SUAP e no SIASG? O valor pago pelos serviços prestados pelos terceirizados condiz com o valor contratado? Com relação a atuação do fiscal do contrato, o mesmo mantém registro e controle da documentação relativa à execução contratual e à rotina de fiscalizações realizadas? IN 02/2008, art. 36, II e Lei nº /11 IN 02/2008, art. 36, caput. Lei 8.666/93, Art o. IN 02/2008, Anexo IV, item 1.4 Lei 8.666/93, Art o Não houve subcontratação total ou parcial do núcleo do objeto Lei 8.666/93, Art. 78, contratual? VI Há no Siafi o registro da garantia contratual? Lei 8.666/93, Art. 56, 1 e seguintes. As notas fiscais contêm: data de emissão igual ou posterior ao Dec.: n /86, art. da emissão da nota de empenho, data de recebimento, ateste do 40 e Lei 4.320, art. 60. fiscal e autorização de pagamento? A contratação de trabalhadores terceirizados é regular, haja vista não haver vínculo direto com o tomador de serviços, salvo no caso de trabalho temporário? Os responsáveis pela fiscalização contratual empreende rotinas de comunicação à Administração do IFRN e de apuração de art. 37, II, da CF/1988 e Súmula 331, TST IN n 02/2008, art. 33, 2, Lei 8.666/93, art.

7 falhas cometidas durante à execução dos contratos, de modo a subsidiar a aplicação de sanções a quem lhes tenha dado causa? A administração não promove ou não aceita o desvio de funções dos trabalhadores da contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas daquelas previstas no objeto do contrato e em relação à função específica para a qual o trabalhador fora contratado; A Administração fiscaliza as empresas contratadas no tocante a entrega, exigência de uso e promoção de treinamentos dos empregados para a correta utilização dos Equipamentos de Proteção Individual, registrando adequadamente tais procedimentos; INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES 67, I e Nota Técnica 005/2012/PROJU/IFRN IN 02/2008, Art. 10, III NR 01, 1.1 e NR 06, 6.1 do MTE

8 Questionário Avaliativo QUESTÕES 1. Quais são os critérios utilizados para a contratação de empregados pela empresa terceirizada? 2. O fiscal de contrato exerce o poder de mando sobre os funcionários da contratada? 3. Há preposto para todos os contratos de prestação continuada? Em caso negativo, justifique. 4. O fiscal de contrato articula ou negociar folgas e/ou compensação de jornada com os funcionários da contratada? 5. Há concessão de diárias e passagens para trabalhadores de empresas terceirizadas? 6. A prestação de serviços do pessoal terceirizado ocorre em ambientes estranhos aos limites da Administração? 7. Os empregados terceirizados realizam atividades atípicas daquelas especificadas em seus contratos? 8. A quem compete agir nos casos de indisciplina cometidos pelos empregados da contratada? 9. Como se dá a comunicação e a apuração das falhas cometidas por parte da contrata na execução dos contratos de prestação de serviços com locação de mão-de-obra? 10. Como se dá execução das penalidades decorrentes da apuração das falhas incorridas durante a execução dos contratos?

9 Formulário de Registro SETOR AUDITADO: Pró-Reitoria de Administração / Diretorias de Administração OBJETIVO: Avaliar os controles internos praticados no IFRN quanto aos procedimentos de fiscalização dos contratos de terceirização dos serviços de limpeza e manutenção predial. O.S. nº: Cronograma Executado: Carga Horária: Procedimentos/Técnicas de Auditoria: 001 FORMULÁRIO Nº Tipo de Registro: X Informação Constatação Análise Fato Descrição Sumária Evidências Causa: Manifestação da Unidade Examinada Análise do Controle Interno Item: Recomendação Unid. Resp. Implementação

10 Plano de Providências Permanente SETOR AUDITADO: Pró-Reitoria de Administração / Diretorias de Administração OBJETIVO: Avaliar os controles internos praticados no IFRN quanto aos procedimentos de fiscalização dos contratos de terceirização dos serviços de limpeza e manutenção predial. INSTITUTO FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE AUDITORIA INTERNA PPP Nº: Exercício PAINT: Ação PAINT: Unidade/Setor Auditado: Relatório de Auditoria: Unidade Responsável pela Auditoria: CONSTATAÇÃO PLANO DE PROVIDÊNCIAS PERMANENTE RECOMENDAÇÕES Nº Descrição das Recomendações PROVIDÊNCIAS ADOTADAS/JUSTIFICATIVAS PARA O DESCUMPRIMENTO Caso opte-se pela não implementação das recomendações, deve-se assinar o Termo de Assunção de Risco em anexo. ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA Para preenchimento exclusivo da Auditoria Interna. SITUAÇÃO DA RECOMENDAÇÃO Para preenchimento exclusivo da Auditoria Interna. Implementada Em Implementação Não Implementada

11 SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO RIO GRANDE DO NORTE AUDITORIA GERAL/REITORIA Rua Dr. Nilo Bezerra Ramalho, 1692, Tirol Natal/RN, CEP Telefone: (84) TERMO DE ASSUNÇÃO DE RISCO¹ Eu,, servidor público, matriculado no SIAPE sob o nº, ocupante do cargo/função de no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte, assumo o risco perante a Alta Administração da entidade por não implementar a recomendação e não corrigir a disfunção apontada pela Unidade de Auditoria Interna no item do Relatório nº, haja vista discordar, respeitosamente, do entendimento esposado pela equipe de auditoria na convicção de que não houve eiva de legalidade quanto ao ato de gestão, tampouco produção de resultados ineficazes, ineficientes e antieconômicos na gestão financeira, orçamentária e patrimonial da Instituição em decorrência da adoção da conduta questionada. Estou ciente da possibilidade de assunção de responsabilidade pelo não acatamento da medida recomendada, em face de possíveis consectários advindos do processo de fiscalização da despesa pública empreendido pelos órgãos de controle interno e externo, notadamente a Controladoria Geral da União e o Tribunal de Contas da União. Ademais, é do meu conhecimento que cópia deste termo será disponibilizada para o Conselho Superior do IFRN e à Controladoria Geral da União. Encaminhe-se à Auditoria Interna. Local, de de NOME DO SERVIDOR Cargo/Função Matrícula SIAPE ¹ Documento apresentado à Unidade de Auditoria Interna como forma de assunção de riscos pela Gestão do IFRN, haja vista o descumprimento de recomendações a que der causa, aspecto este contemplado no parecer apresentado pela AUDIN sobre as contas prestadas pela Instituição ao TCU, por força do art. 15, 6º, do Decreto nº 3.591/2000, no qual deve constar informações sobre como se certifica de que a alta gerência toma conhecimento das recomendações feitas pela auditoria interna e assume, se for o caso, os riscos pela não implementação de tais recomendações.