RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 05/2017

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1 Unidade Auditada:Diretoria Sistêmica de Gestão de Pessoas - DSGP Nome dos Gestores: Cargos: Fernanda Christina Garcia da Costa. Diretora do DSGP. Ordem de Serviço: 03/2017 Houve restrição ao trabalho de Auditoria? ( x )Sim ( )Não Descrição da restrição: Os documentos requeridos na SA n.º 06/2017, conforme lista abaixo, que tratam de Gratificação de encargos de cursos e concursos, não foram disponibilizados para a Auditoria Interna. Processos n.º: / ou / Justificativas acatadas quanto às seguintes constatações da Nota de Auditoria nº. 05/2017: Não se aplica RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 05/2017 Senhora Gestora, Em cumprimento ao Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT) 2017, referente ao exercício de 2016 e exercício de 2017 (Janeiro a fevereiro), objetivando o acompanhamento preventivo dos atos e fatos de gestão ocorridos durante o exercício analisado, apresentamos o Relatório de Auditoria referente ao acompanhamento das ações previstas na área 5 Gestão 1

2 de Recursos Humanos no PAINT 2017, realizadas pela Diretoria Sistêmica de Gestão de Pessoas, conforme descritas abaixo: 5.4. Análise das políticas de capacitação e qualificação dos servidores; 5.5. Gratificação de encargos por curso ou concurso. I ESCOPO DO TRABALHO Este trabalho foi realizado de acordo com as Normas de Auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Foram analisados os processos relacionados no Anexo I, de acordo com os percentuais de amostras contidas na Matriz de Risco desta Auditoria Interna. Foi verificado o uso do SUAP módulos: Recurso Humanos e processo e consulta no sistema SIAPE e SIAFI, além disso, foi consultado legislações, normativas e regulamentos do IFMT. Os processos de incentivo a qualificação foram analisados de acordo com Decreto n.º 5.824/2006, Lei n.º /2008 e Lei n.º /2005. Os processos de gratificação de encargos de cursos ou concursos foram analisados de acordo a Resolução CONSUP/IFMT nº10/2013 e Decreto nº6.114/2007. Ressalta-se que como não houve constatações durante a análise dos procedimentos de concessão de incentivo a qualificação e que não foram disponibilizados documentações requeridas para analisar os procedimentos referentes a plano anual de capacitação 2016, relatório anual de capacitação 2016 e gratificação de encargos de cursos ou concursos, a reunião com a Diretora Sistêmica de Gestão de Pessoas para tratar das constatações mais relevantes ocorreu antes da emissão deste Relatório. 2

3 Salienta-se que a análise relatada restringe-se exclusivamente aos aspectos de formalização legal dos procedimentos, excluídos, portanto aqueles de natureza técnica, inclusive quanto ao detalhamento do objeto do certame, suas características, requisitos e especificações. Sobre tais dados, partiremos da premissa de que a autoridade competente se municiou dos conhecimentos específicos imprescindíveis para a sua adequação às necessidades da Administração. Durante a análise de conformidades do DSGP foi verificada a seguinte boa prática: Elaboração anual de Plano Anual de Capacitação do IFMT II RESULTADO DOS EXAMES Foi elaborada a Nota de Auditoria nº 05/2017, encaminhada à unidade auditada, que apresentou manifestação via google docs em 06/06/2017. Após análise das manifestações pelos Auditores Internos, foi elaborado este Relatório de Auditoria com as constatações que foram mantidas, conforme segue. GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS ANÁLISE DAS POLÍTICAS DE CAPACITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DOS SERVIDORES INCENTIVO A QUALIFICAÇÃO Não houve constatação. POLÍTICAS DE CAPACITAÇÃO 3

4 Constatação 1.1 Ausência de Relatório Anual de Capacitação de servidores - exercício Manifestação da Unidade: Encaminhamos, anexo, o Relatório de Capacitação, referente ao exercício Causa 1: Fragilidade na execução da Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal do IFMT. Análise da AUDIN: O relatório apresentado na manifestação da unidade, apenas apresenta uma relação de cursos oferecidos no ano de 2016, para os servidores do IFMT. O Relatório de Execução do Plano anual de Capacitação, além das exigências estabelecidas na Portaria MPOG nº208, de 25/07/2006, serve como base para análise dos resultados obtidos e projeções para novas estratégias de melhoria do próximo Plano de Anual de Capacitação do IFMT. Além de proporcionar indicadores de desempenho organizacional. É importante destacar que o Relatório de Execução do Plano Anual de Capacitação é um instrumento de avaliação que contempla indicadores gerenciais sobre a execução das ações realizadas no ano anterior e uma análise dos resultados alcançados no Plano anual de capacitação. Considerando, assim o que foi exposto, o Relatório de Execução fornece uma avaliação das ações de capacitação do órgão medindo a efetividade interna da capacitação e subsidiando o órgão na melhoria contínua do Plano anual de Capacitação. Recomendação 1: Atribuir, no final de cada exercício, ao Departamento de Desenvolvimento de Pessoas a elaboração do Relatório avaliativo da Execução do Plano Anual de Capacitação para apresentação aos órgãos pertinentes, nos termos da Port. 4

5 208/2006 do MPOG. Recomendação 2: Tornarem efetivas as ações do Plano Anual de Capacitação, buscando avaliar no mínimo com três perceptivas: avaliação de aprendizagem, avaliação de reação e avaliação de impacto. Recomendação 3: Encaminhar à Secretaria de Recursos Humanos do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - SRH, até o dia 31 de janeiro do ano posterior ao de vigência, o Relatório de Execução do Plano Anual de Capacitação. GRATIFICAÇÃO DE ENCARGOS DE CURSOS OU CONCURSOS Constatação 1.2 Ausência de comprovante da efetiva execução do serviço para recebimento da GECC - Gratificação de Encargos de Cursos ou Concursos. Processo Servidor Valor da GECC (R$) Situação / A.B 539,56 Não consta do processo folha de / ,56 frequência/ponto, cópia da ata de avaliação ou qualquer outro documento/registro que comprove a efetiva presença do servidor no dia do evento / E.S.O.M 1.692,24 Não constam dos processos um recibo Memo n. 097/DPI/ ,40 das questões elaboradas, uma folha de frequência nos dias das análises críticas Memo n. 05/DPI/ ,40 das provas ou qualquer outro comprovante de que as questões foram / A.LS.P 769,20 entregues/analisadas ao setor de 5

6 / ,70 vestibulares e seleções / ,70 Memorando 03/GPI/ ,40 Memo n. 05/DPI/2016 C.A.S 769,20 300,70 003/GPI/2016 C.R.S Memo. 097/DPI/ , / , / , / , / L.A.C.P 3.076, / , / ,82 Memo n. 05/GPI/ , / C.M.A.V 150, / , / , / M.R.S ,00 6

7 / , / , / , / A.P.O 484,33 37/PROPES/IFTM 37/PROPES/ITFM 37/PROPES/IFTM 455,84 R.AP.G.F 370,37 X.R.S 85,47 Não consta do documento informações tais como: qual a atividade realizada, quantas horas trabalhada, a data do evento, folha de frequência/ponto dos dias do evento, atas de defesa/avaliação dos candidatos ou qualquer outro documento/registro que comprove a efetiva presença do servidor no dia do evento / F.B K.S 1.117, ,44 Não consta do processo, lista de presença dos participantes, registro fotográfico dos dias do evento ou qualquer outro documento/registro que comprove a efetiva presença dos colaboradores da CGU no dia do evento. Manifestação da DSGP: Encaminhamos, anexo, o Memorando nº. 075/DPI/2017, que trata da manifestação do Departamento de Políticas de Ingresso quanto às constatações apresentadas, e da mesma maneira em que compartilhamos esta NA com aquele departamento, compartilhamos com a PROPES, que até a presente data não se manifestou. Quanto ao processo / , lembramos que a capacitação de que o 7

8 trata foi executada e organizada por essa Auditoria Interna e a Diretoria de Planejamento Executivo, sem o encaminhamento de nenhuma informação a esta Diretoria. Informamos também que estamos trabalhando na proposta de uma nova Resolução para regulamentar o pagamento de GECC no âmbito deste IFMT, a fim de que conste neste documento, de forma explícita, todos os procedimentos necessários para o pagamento com delegação de responsabilidade aos setores executores das atividades que envolvem GECC. Manifestação da DPI referente ao Memorando nº75/dpi/2017: o Departamento de Políticas de Ingresso, não tem instituído um processo de recebimento de questões elaboradas, revisadas ou mesmo corrigidas, através da assinatura de recibo, ou mesmo a folha de frequência. O servidor/colaborador convidado a realizar o trabalho, assina um termo de compromisso (anexo) com regras e critérios para execução das atividades relacionadas á elaboração, revisão e correção, das questões. Destaca-se que não foi encontrada informações no Departamento de Políticas de Ingresso quanto aos processos relacionados abaixo: / ; / ; / ; / Causa 1: Fragilidade na formalização dos processos para execução das atividades de elaboração, revisão e correção de questões de provas, bem como de aplicação das provas, em processo seletivo do IFMT. Causa 2: Fragilidade na formalização dos processos para contratação e pagamento de instrutores do IFMT. 8

9 Análise da AUDIN: A Gratificação de encargos de cursos ou concursos é devida ao servidor pelo desempenho eventual de atividades, seja ela de instrutoria, treinamento, elaboração de provas, análise de curricular, entre outras, conforme a Resolução CONSUP/IFMT nº 10/2013. Para tanto, não podemos deixar de comprovar que essas atividades eventuais foram realizadas para sua devida liquidação. Destaca-se que, a liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. Assim, esses respectivos créditos, devido a essas atividades eventuais, devem ser comprovadas (exemplo: concurso - edital; capacitação - folder de divulgação, lista de presença, etc.), de modo que a administração reconheça que a atividade foi realizada. Salientamos que o Processo / , que a DSGP se refere em sua manifestação, não houve execução e/ou organização por esta Auditoria Interna. Recomendação 1: Adotar formalização da padronização dos processos para execução das atividades eventuais, que justifique o pagamento de GECC. Recomendação 2: Exigir comprovante de execução da atividade eventual, antecipadamente ao pagamento da gratificação, sob pena de apuração de responsabilidade. Constatação 1.3 Fragilidade na formalização do pagamento da GECC. Processo Servidor Valor da GECC Situação Memo n. 05/GPI/2016 L.A.C.P 138,32 Não consta do SIAPE e nem foi 9

10 003/GPI/2016 Memo. 097/DPI/ ,40 37/PROPES/IFTM C.R.S 300,70 demonstrado ter havido abertura de A.P.O 455,84 processo com protocolo do pedido de pagamento e os comprovantes devidos, apenas um memorando destinado à DSGP/IFMT. 37/PROPES/ITFM 37/PROPES/IFTM Memorando 03/GPI/2016 R.A.P.G.F 370,37 X.R.S 85,47 A.L.S.P 1.538,40 Memo n. 05/DPI/2016 C.A.S 769,20 Memo n. 097/DPI/2016 E.S.O.M 1.538,40 Memo n. 05/DPI/ ,40 Manifestação da DSGP: Encaminhamos, anexo, o Memorando nº. 075/DPI/2017, que trata da manifestação do Departamento de Políticas de Ingresso quanto às constatações apresentadas, e da mesma maneira em que compartilhamos esta NA com aquele departamento, compartilhamos com a PROPES, que até a presente data não se manifestou. Informamos também que estamos trabalhando na proposta de uma nova Resolução para regulamentar o pagamento de GECC no âmbito deste IFMT, a fim de que conste neste documento, de forma explícita, todos os procedimentos necessários para o pagamento com delegação de responsabilidade aos setores executores das atividades que envolvem GECC. 10

11 Manifestação da DPI referente ao Memorando nº75/dpi/2017: O procedimento adotado no Departamento de Políticas de Ingresso para formalização dos processos é através da elaboração de memorando (anexo) e abertura de processo ( capa anexo), solicitação a DSGP o pagamento pelas atividades desenvolvidas. As solicitações são elaboradas baseando-se nas atividades em que os docentes desenvolveram conforme termo de compromisso assinado juntamente ao Departamento de Políticas de Ingresso. Reconhecendo a importância do saneamento de todas as constatações no sentido de garantir que os processos atuais e futuros tenham a devida composição, formatação e tramitação sistêmica, respeitando as referências legais atinentes a cada procedimento, verifica-se a cada necessidade legítima de adoção imediata de rotinas e procedimentos internos de elaboração de formulários específicos das atividades desenvolvidas pelos colaboradores, quanto aos procedimentos de elaboração e revisão e correções de elaboração de provas. Essas adequações dos comprovantes de atividades, já estarão efetivamente sendo utilizados para as atividades desenvolvidas no segundo semestre de Causa 1: Fragilidade na formalização dos processos de gratificação de encargos de cursos ou concursos. Análise da AUDIN: Uma formalização padronizada do processo faz-se necessária para que fique demonstrada clara e objetivamente, o planejamento, seleção, execução e pagamento das atividades extras realizadas por servidores, visando evitar duplicidade de remuneração ao servidor. Cabe ressaltar ainda, que alguns casos, segundo o regulamento do IFMT, os anexos II e III. a anuência da chefia imediata, bem como os formulários devidamente preenchidos devem ser encaminhados mediante processo administrativo ao 11

12 DSGP, pelos requerentes. Recomendação 1: Adotar formalização padronizada de processo demonstrando todas as fases da atividade (desde a escolha do servidor até a sua finalização e pagamento), sob pena de apuração de responsabilidade pela não demonstração. III CONCLUSÃO Considerando as verificações realizadas, somos de opinião que a Unidade Gestora deve adotar medidas corretivas com vistas a elidir os pontos ressalvados nas constatações acima registradas dos processos analisados, e também para para saneamento de todas as inconsistências similares nos processos futuros, assumindo os riscos pela não implementação das recomendações emitidas neste relatório. Informamos que as providências tomadas pelo Gestor, em relação às recomendações descritas neste relatório de auditoria, serão acompanhadas ao longo do exercício por esta Auditoria Interna do IFMT, através do plano permanente de providências. Autores: Cuiabá, 16/06/2017 Nome Cargo Assinatura Edson Jeronimo Nobre Auditor chefe 12

13 Edilene Sakuno Maeda Coordenadora de Auditoria na Área de Gestão de Pessoas Deuzimar Lira de Matos Assistente em Administração ANEXO I INCENTIVO A QUALIFICAÇÃO PROCESSO Nº PROCESSO Nº Plano Anual de capacitação de 2016 do IFMT 13

14 GECC /