A ORGANIZAÇÃO PROCESSUAL DE UMA GESTÃO EFICAZ DOS MEIOS EM SEDE DE ACÇÃO EXECUTIVA

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1 Promover a Eficácia das Execuções Workshop Boas Práticas na actividade do Agente de Execução 3º Painel A relevância de uma gestão eficaz dos meios na Acção Executiva A ORGANIZAÇÃO PROCESSUAL DE UMA GESTÃO EFICAZ DOS MEIOS EM SEDE DE ACÇÃO EXECUTIVA por Paula Cantanhede

2 Propus-me este trabalho que, seguramente enferma pela falta do conhecimento total do que se passa a nível de todos os escritórios relacionados com a Agência de Execução, no entanto da experiência vivida enquanto membro da bolsa de fiscalizadores da CPEE, resulta que urge pensar algumas formas de procedimentos e conceitos.

3 A actividade do Agente de Execução realiza-se num ambiente que compreende um conjunto de agentes judiciários, privados ou públicos, num ambiente institucional e tecnológico, que se analisado de forma holística, poderá dizer-se que se modifica a uma velocidade superior à capacidade de adaptação de cada interveniente. O Agente de Execução necessita, para se manter competitivo e, portanto, garantir sua sustentabilidade, de adoptar estratégias que lhe permitam mudar a uma velocidade, pelo menos superior à velocidade média de mudança dos demais agentes que consigo interagem. Trata-se, de adoptar estratégias que permitam ao AE um modelo de gestão flexível, ágil e tecnologicamente avançado. Kiliminnik (1997) diz que, na era da competitividade global, o grande desafio das organizações está centrado na capacidade de encontrar inovações tecnológicas, novos mercados e métodos modernos de gestão dos processos organizacionais e de integração total das cadeias de valor da organização, clientela e fornecedores.

4 Nesse quadro e catapultando para a nossa profissão, as práticas organizacionais e gerenciais são um factor central para a competência e mestria dos escritórios. Os benefícios resultantes das disputas entre profissionais podem ser medidos mediante redução de custos, mas e principalmente, deverão ser medidos pelos efeitos qualitativos, eficácia, flexibilidade, confiança, segurança, imparcialidade e legalidade. Evidentemente, que para ser competitivo, o Escritório terá de assimilar muito bem o significado da expressão flexibilidade, fluidez, transparência e imparcialidade. Assim, os AE s devem preocupar-se continuamente com a reavaliação das suas práticas administrativas, a fim de garantir a sua sustentabilidade organizacional. A forma de organizar e gerir escritórios tem influência directa no impacto das nossas acções. Estas, por sua vez, devem desenvolver um comportamento integrado e abrangente. Uma das formas de conseguir uma maior flexibilidade organizacional consiste na eliminação de barreiras dentro da organização funcional.

5 Uma das barreiras com que nos deparamos em várias situações é a falta de fluxo de informação. Deparamo-nos frequentemente com a ideia que o processo executivo é O MEU PROCESSO É nossa opinião que este conceito deverá ser alterado. Em primeiro lugar, o processo Não é nosso. O processo é público! O processo tem que ser transparente, legível e manuseável por todos, a todo e, a qualquer momento Senão vejamos:...

6 O Agente de Execução (AE) tem a obrigação de prestar informações a Exequentes, Executados, respectivos mandatários, ao Juiz do processo e consequentemente a qualquer interveniente do processo. (cfr artº123º do ECS; 837º CPC) Estas informações são de ordem processual, e de prestação de contas. Actualmente verifica-se que os AE s na sua micro ou macro dimensão têm, duas formas distintas de gerir os seus escritórios: 1. Por uma organização, com uma visão unidimensional compartimentada, por função ou tarefas, ou, 2. Por uma organização, onde cada colaborador tem uma visão clara a respeito do como, do por quê, do para onde e do para quem do seu trabalho, fazendo toda a gestão processual deixando para o AE exclusivamente o acto de verificação e assinatura dos documentos e comunicações emitidas, em actos da sua exclusiva responsabilidade. Ora, Estando o AE sujeito ao dever de informação, sendo que a falta desta prestação é infracção disciplinar, e, de acordo com as estatísticas apresentadas pela CPEE, uma das principais razões das queixas apresentadas, o AE tem que se organizar de forma a poder responder a todas as interpelações para prestar qualquer informação que a Lei lhe exige.

7 Na minha perspectiva dever-se optar pela segunda forma. Dado que: a) Permite que qualquer colaborador, e ou Colega a qualquer momento e seja em que circunstâncias for, actue, diligencie ou responda. b) Permite a mobilidade dos colaboradores e entre colaboradores. c) Prevê meios de efectivar, mais rapidamente, mudanças. d) Faculta uma visão sistémica das actividades do escritório; e) Mantém o Focus no processo; Com uma organização por processo, E a titulo de exemplo, O AE em caso de doença, pode pedir a colaboração de Colega para a manutenção dos processos enquanto estiver ausente. Este por sua vez, pode neste caso proceder à manutenção do escritório, sem andar perdido. Todos sabemos o quão absorvente é esta profissão e que todos os minutos contam. O escritório pode colmatar sem qualquer dificuldade de falta de pessoal.

8 Estas são alguma das vantagens deste modelo. Muito haveria seguramente a exemplificar, mas dado o tempo que me foi concedido vou focalizarme em 3 pontos que considero essenciais: Organização do processo Manutenção do Arquivo Processo Contabilístico

9 Organização do processo: Deveremos organizar o processo como uma série de actividades e tarefas lógicas, sequencialmente inter-relacionadas e cronológicas, organizadas com a finalidade de produzir resultados específicos para realização de um fim. O Código do Processo Civil tem uma ordem sequencial de tramitação e procedimentos, tem claramente definidos e, quer concordemos quer não, está na Lei e, esta é para ser cumprida. Estamos obrigados a seguir e a implementar essa sequência. Mas podemos ser mais ou menos eficazes. A questão principal é, claro, como obter o máximo de eficácia com o mínimo de recursos. Ora a minha proposta é a seguinte; Arquivando documentos, por data da sua chegada e por data da sua emissão, carregando a documentação que chega ao Escritório, (sem ser via informática na aplicação SISSAE) com as datas da recepção, cronologicamente, seguindo a sistemática do Código do Processo Civil. Eventualmente e inclusive, individualizando/marcando as Fases do processo, agendando prazos e as acções seguintes.

10 Tal permite facilmente a qualquer momento e, por qualquer elemento da Equipe obter ou fornecer informações, realizar actos, impulsionar o processo. Permite ao próprio AE, num estudo do processo, rapidamente localizar e focalizar a acção pretendida, seja no interior do escritório, seja no exterior. Permite em caso de substituição do AE, este entregar o processo organizado. Permite numa fiscalização, a constatação da organização do processo. Permite conduzir o processo ao Juiz, se este o ordenar.

11 Exemplos do que temos encontrado, em sede de fiscalização que não deve acontecer. A inexistência do próprio processo. Processo em que apenas existe a capa. Documentos no processos sem qualquer sequência lógica ou temporal. Processos sem folhas numeradas ou rubricadas. Falta de documentos e peças essências no Processo. A procura desenfreada de documentos que não se sabe onde estão.

12 Arquivo e sua Manutenção: Somos obrigados, sem qualquer tipo de remuneração, a manter o arquivo durante 10 anos, entendemos ser este período demasiadamente longo, dados os custos de manutenção do referido arquivo, no que diz respeito à manutenção do espaço e dos processos. Entendemos que a manutenção do arquivo deveria ser remunerada, independentemente do espaço temporal. Somos de opinião que uma próxima revisão do CPC, deveria prever uma alteração no sentido de, em execução que tivesse por titulo uma sentença e terminasse por integral pagamento ou cumprimento que, o processo em suporte de papel fosse destruído, após total digitalização em formato pdf e inserido em base de dados criada para o efeito. Tenho que salientar que, e independentemente do processo digital, deveremos manter o processo em formato de papel. Porquê?...

13 ...Porque, Na conjuntura informática actual, se por algum motivo, o processo é removido ao AE este fica sem acesso ao historial do processo no SISAAE. Neste caso e como mera questão de raciocínio. Veja-se o que pode acontecer, se for instaurado um procedimento disciplinar e não tivermos acesso à tramitação nele efectuada? Como podemos comprovar que efectuamos uma certa e determinada notificação e que esta foi recepcionada? Como podemos justificar por exemplo, a Nota Justificativa e Discriminativa do processo se tiver sido essa a causa do procedimento? Até que o SISAAE o permita, é de todo conveniente a manutenção de arquivo próprio e, somos de opinião que nos processos executivos, este seja em suporte de papel. Não devemos esquecer que todos os originais na tramitação processual ficam na posse do AE.

14 Em contraponto no processo declarativo, CPD s e NA s, o AE não tem a obrigatoriedade de manutenção de Arquivo em suporte de papel, dado que todos os originais estão ou no Tribunal ou na posse do Requerente do Acto, pelo que somos de opinião que o AE poderá apenas ter o seu próprio Arquivo Digital. Recordo que este e, ou qualquer arquivo ou base de dados que o AE mantenha, está sujeito a regras de confidencialidade restritas, (lei da protecção das bases de dados e legislação correlacionada). Contudo, enquanto não for alterada a lei é para cumprir

15 Exemplos do que temos encontrado em sede de fiscalização, que não deve acontecer. Inexistência de arquivo. Existência de processos em local considerado arquivo sem qualquer tipo de catalogação. Processos arquivados com actos por praticar. Processos arquivados sem conta. Processos arquivados sem que se mostrem pagas as consultas a entidades bancárias. Processos arquivados sem emissão do comprovativo fiscal referente a honorários. Processos activos em sistema que deveriam estar arquivados.

16 Processo Contabilistico e FLUXO das Contas Agentes de Execução Temos verificado que os AEs para além do SISAAE na gestão processual dos seus escritórios recorrem-se de outros programas informáticos de apoio à gestão, de Agenda, gestão contabilística do processo e contas de AE, com vista a suprir algumas lacunas que o sistema ainda apresenta. Temos verificado igualmente que há funcionalidades do SISAAE que os colegas não utilizam e dizem desconhecer, é comum a expressão não tivemos formação. É evidente que a formação é e, será sempre, bem-vinda, direi mesmo que deveria ser formação de actualização obrigatória, no entanto também nos podemos recorrer dos manuais existentes, referentes à aplicação SISAAE, bem como da legislação em vigor, recordamos que a Câmara dos Solicitadores disponibiliza a todos os seus Associados e a todos os Agentes de Execução, em área restrita, uma ferramenta de trabalho muito útil para consultarmos toda a legislação e jurisprudência.

17 Umas das dificuldades que temos encontrado por parte dos AEs, é a manutenção de uma conta corrente do processo e a movimentação das Contas Agente de Execução. Temos verificado: O recurso ao Excel ou a outros programas semelhantes, criando folhas ou livros. O recurso ao Outlook para controlo de prazos. O recurso a programas de gestão documental / processual / contabilístico. Temos consciência que, se o SISAAE hoje não faz, amanhã poderá fazer, que a nível de informático actualmente é tudo possível e está em constante e permanente evolução, Que na Nota Discriminativa e Justificativa do processo é apenas apresentado o total de honorários / tarifas e o total de despesas administrativas, não as discriminando e quantificando a uma a uma.

18 Assim: O processo contabilístico em formato Excel, que se permitido, pode facilmente ser inserido na Aplicação SISAAE. é uma das formas de controlo contabilistico do processo, permitindo inclusivé distinguir despesas e receitas. Descrevendo o fluxo das Contas Agente de Execução e do processo contabilistico.

19 Contas de processos Conta AE Exequentes Conta AE Executados Saem todos os montantes provisionados para bastar a despesas e tarifas do processo. Estes movimentos a débito deverão ser efectuados um a um, processo a processo, ou em alternativa num montante global com suporte informático discriminativo dos respectivos processos. Saem Procedimentos de pagamento ao Exequente. Depósitos autónomos. Devoluções ao Executado. Saem Reforços de provisão por conta dos montantes penhorados. Liquidações da NDTH. Conta de Escritório Custos administrativos Custos processuais Ex: Pagamento EDP, CTT, Ordenados, Liquidação de IVA, Rendas de Escritório, Liquidação Caixa de Compensações... Ex: Emolumentos Conservatorias, Finanças, Transportadoras, Serralheiros, Liquidções Entidades Bancárias...

20 Conta AE Exequentes Saem todos os montantes provisionados para bastar a despesas e tarifas do processo. Este movimento a débito deverá ser efectuado um a um, processo a processo, ou em alternativa num montante global com suporte informático dos processos. Conta de Escritório Contas de processos Procedimentos de pagamento ao Exequente. Depósitos autónomos. Entregas ao Executado. Exequentes Tribunal Conta AE Executados Executados Reforços de provisão por conta dos montantes penhorados. Liquidações da NDTH. Dedoluções ao Executado

21 *Dados manipulados não reais.

22 *Dados manipulados não reais.

23 *Dados manipulados não reais.

24 *Dados manipulados não reais.

25 *Dados manipulados não reais.

26 *Dados manipulados não reais.

27 *Dados manipulados não reais.

28 *Dados manipulados não reais.

29 *Dados manipulados não reais.

30 *Dados manipulados não reais.

31 Exemplos do que temos encontrado em sede de fiscalizações, que não deve acontecer. Inexistência da Conta Corrente. Conta Corrente em folha de suporte à mão. Inexistência da nota discriminativa e justificativa do processo. Inexistência de comprovativos de transferências bancárias e liquidações a Terceiros. Desconhecimento total do factor lucro.

32 Desta pequena exposição e demonstração resulta que esta nossa profissão é altamente complexa, sendo igualmente, trabalhosa e responsabilizante, no entanto é uma questão de Estudo Método e Organização. Somos de opinião que: Urge que a CPEE e o CEAE recomendem: Modelo de organização e método do processo e de escritório. Formação continua obrigatória quer a nível processual quer a nível da utilização do sistema informático de apoio aos agentes de execução. Muito obrigada pela atenção dispensada.