esocial: Como Atender Esta Novidade

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2 ÍNDICE 1 DEFINIÇÕES O que não é o esocial O que é o esocial Quem está obrigado a entregar O que será e o que não será substituído Diferenças para com os atuais aplicativos Cronograma de implantação Informações importantes Funcionamento, na prática Mais informações 7 2 COMO QUANDO E O QUE FAZER Antes da implantação do esocial Conscientização Cadastros das empresas Estabelecimentos e obras de construção civil Cadastro de lotações departamentos, seções Nos eventos ou rubricas da folha de pagamento Cargos e Funções Horários / Turnos de Trabalho Processos Administrativos e Judiciais Operadores Portuários Nos cadastros de trabalhadores Implantando o esocial: Exportar dados básicos Operando o esocial: Eventos não periódicos Admissão Alterações cadastrais do trabalhador Alterações de contrato de trabalho CAT Comunicação de Acidente de Trabalho Afastamento temporário ASO Estabilidade Condição Diferenciada de Trabalho Aviso prévio Desligamento Reintegração Trabalho sem vínculo Operando o esocial: Eventos Periódicos Abertura Remuneração do trabalhador Pagamentos diversos Serviços Tomados mediante Cessão de Mão de Obra 27 2 Professor Emerson Costa Lemes

3 2.4.5 Serviços Prestados mediante Cessão de Mão de Obra Serviços Tomados de Cooperativa de Trabalho Serviços Prestados pela Cooperativa de Trabalho Aquisição de Produção Comercialização da Produção Recursos Recebidos ou Repassados para Associação Desportiva que mantenha equipe de Futebol Profissional Informações complementares Desoneração Receita de Atividades Concomitantes Fechamento Espetáculo Desportivo 32 3 LEGISLAÇÃO E PENALIDADES 33 Contatos com o Prof. Emerson Costa Lemes: emersonlemes@hotmail.com 3 Professor Emerson Costa Lemes

4 1 DEFINIÇÕES 1.1 O que não é o esocial Não é um novo Software. Não será instalado no computador. Não vai substituir o Sistema de Folha de Pagamento. 1.2 O que é o esocial O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em Será obrigatório a partir das datas constantes no cronograma de implantação. Vai coletar as informações trabalhistas que veremos a seguir, possibilitando aos órgãos participantes do projeto (Receita Federal, a Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal), sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS. O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Como o esocial irá integrar todas as informações sobre os funcionários, a análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o governo. Em outras palavras, haverá mais fiscalização. O esocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco, por exemplo. É o fim do jeitinho brasileiro. 1.3 Quem está obrigado a entregar Empregador, inclusive o doméstico; Empresa e equiparado à empresa; Segurado especial, inclusive em relação aos trabalhadores que lhe peste serviços. Ou seja, todo empregador. 4 Professor Emerson Costa Lemes

5 1.4 O que será e o que não será substituído No início, nada deverá ser substituído: haverá apenas aumento de trabalho. Durante os primeiros meses será avaliada a qualidade das informações do esocial, para que, gradativamente, as demais obrigações sejam substituídas. Expectativa de substituição em 01/2015: CAGED; GFIP (ver datas no cronograma de implantação, mais à frente). Expectativa de substituição sem data definida: DIRF; RAIS; MANAD; PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário); CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho); CD/SD (Seguro-desemprego); DCTF: será alimentada pelo esocial, sem possibilidade de alterações nas informações; Livro Registro de Empregados; Folhas de Pagamento e Adiantamento; GRRF e Chave da Rescisão. Não será substituído: Recibos de salário; Avisos e Recibos de férias; LTCAT, PPRA, ASOs; CTPS; Registro de ponto; Demais rotinas e obrigações Diferenças para com os atuais aplicativos RAIS: exige informações sobre convênio com o PAT, Contribuição Sindical Patronal, REP, e estas informações ainda não estão previstas no esocial. GRRF: não há previsão de geração da chave de rescisão pelo esocial. Registro de empregados: ainda não se transmite a fotografia do trabalhador pelo esocial, nem sua assinatura. Demais aplicativos: as informações exigidas estão todas já previstas no esocial. 5 Professor Emerson Costa Lemes

6 1.5 Cronograma de implantação Conforme Circular Caixa nº 642, de 07/01/2014: Produtor rural pessoa física e segurado especial: Eventos iniciais e tabelas ate Eventos não periódicos logo após a inclusão dos eventos iniciais e tabelas. Eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas a partir de maio de GFIP substituída pelo esocial a partir de maio de Empresas tributadas pelo Lucro Real: Eventos iniciais e tabelas ate Eventos não periódicos logo após a inclusão dos eventos iniciais e tabelas. Eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas a partir de julho de GFIP substituída pelo esocial a partir de novembro de Órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como suas autarquias e fundações: Eventos iniciais e tabelas ate Eventos não periódicos logo após a inclusão dos eventos iniciais e tabelas. Eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas a partir de janeiro de GFIP substituída pelo esocial a partir de janeiro de Empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte Simples Nacional, Micro Empreendedor Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou a empregador: Eventos iniciais e tabelas ate Eventos não periódicos logo após a inclusão dos eventos iniciais e tabelas. Eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas a partir de novembro de GFIP substituída pelo esocial a partir de janeiro de Professor Emerson Costa Lemes

7 1.6 Informações importantes A chave do trabalhador será seu CPF, associado ao seu número de PIS. Logo, não será possível cadastramento de trabalhador sem o número do CPF. Como a informação será validada, não poderá ser informado CPF incorreto. Os dados serão validados na base de dados da Previdência Social CNIS pelo CPF, PIS e Data de Nascimento. Havendo informação incorreta, o trabalhador deverá retificá-la. A validação é feita através do link (sistema temporariamente indisponível desde o início de janeiro de 2014). Obrigatoriedade de certificado digital ICP-Brasil: A1 ou A3 Procuração eletrônica. Subestabelecimento e procuração manual. Utilização de ambiente RFB e ambiente Caixa; Exceção: Empregadores domésticos; MEI; CI equiparado à empresa com até dois empregados; Pequeno produtor rural com até dois empregados; Segurado especial. Cruzamento constante de todas as informações. Empresas: serão identificadas pelo CNPJ. Pessoas físicas sem CNPJ que utilizam CEI: passarão a ser identificadas pelo CAEPF Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial vinculado ao CPF ( / ). Obras de Construção Civil: atualmente identificadas pelo CEI, passarão a ser identificadas pelo CNO Cadastro Nacional de Obras, que será vinculado ao CNPJ ou ao CPF. Os atuais CEI serão transformados em CNO. 1.7 Funcionamento, na prática Cada evento será transmitido ao esocial através do sistema de folha de pagamento utilizado pela empresa por meio de Webservice, assinado digitalmente, ou pelo portal do escial, gerando um protocolo de entrega (comprovante) a cada transmissão de dados. É de suma importância que se guardem estes protocolos (backup, documento impresso, etc.) para futura defesa da empresa. 1.8 Mais informações Portal do esocial: Manual atual e Tabelas citadas nesta apostila: 7 Professor Emerson Costa Lemes

8 2 COMO QUANDO E O QUE FAZER 2.1 Antes da implantação do esocial Conscientização Conscientização dos empresários para o correto fornecimento de informações. Necessidade de mudança na cultura e padronização nas rotinas de departamento pessoal da empresa. Atualização completa e detalhada dos dados a seguir, antes de dar início ao uso do esocial. Multas que não eram aplicadas por falta de informação, agora serão aplicadas. Tratar o esocial como um projeto da empresa, e não como mais uma atribuição do RH ou do DP. Escolher um profissional para ser o responsável pela implantação do esocial. Revisar processos internos. Definir um cronograma interno na empresa para a implantação do esocial Cadastros das empresas Verificar se o sistema contratado pela empresa é compatível com Webservices (recurso que permite o sistema enviar e receber via internet, informações em formato XML): precisa ser! Inscrição do empregador: o esocial só aceitará CNPJ e CPF. Caso o empregador esteja cadastrado com outro documento, fazer a alteração, conforme vimos no item 1.6. Verificar se o sistema está com as classificações tributárias de empresa adaptadas à Tabela 8. Lembrando que se a inscrição for CPF, a classificação tributária deverá ser obrigatoriamente 21 (Pessoa Física) ou 22 (Segurado Especial). CNAE: Conforme Decreto 3.048/99, atividade preponderante é aquela que tem o maior número de empregados no estabelecimento 1. Caso a empresa possua mais de uma atividade com empregados, esta relação pode mudar a qualquer momento. É FUNDAMENTAL que no cadastro de CNPJ da empresa e de suas filiais constem os CNAE de todas as atividades desenvolvidas pela empresa, pois o esocial vai cruzar a informação do sistema de folha de pagamento com o cadastro do CNPJ para validação. Endereço: o esocial vai cruzar o CEP e o código do município para validação. Construtora: deve ter a opção de se informar se é ou não construtora. Cooperativa: deve ter a opção de se informar se é ou não cooperativa, e em caso afirmativo, qual o tipo de cooperativa. Esta informação estará vinculada à classificação tributária da Tabela 8. RAT e FAP: o esocial pede as informações: o RAT ou SAT (conforme o CNAE); o O FAP da empresa (aquele divulgado anualmente); e, o O RAT Ajustado (multiplicação RAT x FAP). Pode ser que teu sistema já faça o RAT Ajustado automaticamente, informe-se a respeito. o Se houver algum processo, administrativo ou judicial, para alterar ou suspender o RAT ou o FAP, com decisão ou sentença favorável, esta informação também deverá 1 Decreto 3.048/99, Art. 202, 3º Considera-se preponderante a atividade que ocupa, na empresa, o maior número de segurados empregados e trabalhadores avulsos. 8 Professor Emerson Costa Lemes

9 constar no Sistema, para que ele a exporte para o esocial (tipo e número do processo). O esocial trata separadamente os dois temas; logo, havendo dois processos (um para RAT outro para FAP), os dois deverão ser informados separadamente. Caso seja um único processo para ambos os assuntos, ele deverá ser informado duas vezes (uma para o FAP outra para o RAT). o Não havendo processo, o esocial cruzará a informação do RAT com o CNAE, e do FAP com o cadastro da Receita Federal, para verificar a inconsistência da informação e não permitir a transmissão do arquivo; Entidades isentas: precisa constar quem concedeu o certificado de isenção (o ministério correspondente, ou a Lei que garantiu a isenção), o número deste documento, data da emissão, data do vencimento, data de publicação no Diário Oficial da União, página do DOU em que foi publicado e, se houver pedido de renovação, número e data do protocolo. Contato da empresa: Nome, CPF, telefone fixo, celular, fax e . Pelo menos um dos dois telefones deverá ser informado (fixo ou celular). Organismos internacionais: deverá haver informação se há ou não há acordo para isenção de multa. Por fim, é necessário informar se o empresário é sócio ostensivo em sociedade em conta de participação. Empresas sem empregados também deverão ser informadas no esocial Estabelecimentos e obras de construção civil Estabelecimentos: matriz e filiais. Se a empresa tem uma obra de construção civil, esta obra será considerada como estabelecimento separado na empresa. Deve haver um cadastro separado para cada estabelecimento. o Dica: Verificar se há diferença em um dos itens: CNPJ, CNAE, FPAS e RAT. Se tudo for igual, não precisa cadastrar estabelecimentos diferentes. As regras de preenchimento para inscrição (CNPJ, CAEPF ou CNO), FPAS, CNAE, FAP, RAT ajustado e desoneração na construção civil são as mesmas do cadastro de empresas. Obras de construção civil: o Confirmar o cadastro no CEI que passará a se chamar CNO: Cadastro Nacional de Obras, e sua vinculação com a inscrição do contribuinte; o Confirmar o FPAS e o CNAE da obra; o Confirmar o RAT e FAP; o Verificar se há substituição tributária nas contribuições da obra (desoneração da Folha de Pagamento). 9 Professor Emerson Costa Lemes

10 2.1.4 Cadastro de lotações departamentos, seções Organização de lotações e departamentos constantes na empresa. É diferente de estabelecimento. Caso haja estabelecimentos, as lotações ficarão abaixo (ou dentro) de cada estabelecimento. Se a empresa não possui esta organização cadastrada, mas ela existe, deve ser cadastrada. Se a empresa não comporta esta organização (ME, EPP, PF), verificar com o Sistema como ele dará o tratamento, pois o esocial exige esta informação. Pode ser que o sistema considere apenas as informações da empresa, e as repita na lotação. Vale lembrar que o trabalhador estará obrigatoriamente alocado em uma lotação cadastrada. As lotações devem ser classificadas conforme a Tabela 10, e cada lotação receberá nome próprio: nome do departamento, da obra, do tomador dos serviços, embarcação, escritório, do estabelecimento rural ou da lotação fora do país. Havendo lotações com atividades diferentes, deverá ser informado o FPAS específico da lotação Nos eventos ou rubricas da folha de pagamento O esocial tem uma tabela completa de rubricas (Tabela 3): a tabela de eventos do sistema deverá ser amarrada com a tabela do esocial. Provavelmente o sistema terá um campo para se informar o código de esocial correspondente ao evento. Se o sistema utilizar uma única tabela de eventos para todas as empresas cadastradas, deverá enviar ao esocial uma cópia separada para cada empresa, pois o esocial exige que cada empresa tenha sua própria tabela. Se algum evento não for tributado por decisão judicial, deverá ser informado na tabela o número do processo, e se a decisão se estende aos recolhimentos da empresa e do trabalhador, ou só a um dos dois, e qual ou quais os tributos (INSS, IRRF, FGTS ou Contribuição Sindical) envolvidos. Caso apenas alguns trabalhadores estejam envolvidos na decisão, deverá ser criada uma nova rubrica, separada, com a decisão judicial, e calculada apenas para aqueles trabalhadores. O esocial aceita informação de até quatro processos judiciais em cada evento. Cada rubrica deve ser parametrizada quanto aos seus reflexos: se é base de cálculo para INSS, IRRF, FGTS, Contribuição Sindical, DSR, 13º Salário, Férias, Rescisão. ATENÇÃO: dependendo do caso, esta informação pode se tornar uma denúncia espontânea! Cada vez que surgir um evento novo na folha, ele deverá ser exportado para o esocial. CUIDADO: a tua tabela de eventos será exportada para o esocial. Muita atenção na composição dos eventos, e principalmente informações tributárias. 10 Professor Emerson Costa Lemes

11 2.1.6 Cargos e Funções O esocial exige uma tabela de Cargos, e pede outra para funções. A de Cargos é obrigatória, a de funções não é. Curiosamente, nenhuma das duas tabelas exige informação da CBO, que só constará no cadastro do trabalhador. Porém, na validação há referência à CBO; logo, é possível que ainda venham mudanças, para corrigir isto. Diferença entre Cargo e Função: Cargo é a posição exercida na empresa, e função são as atividades desenvolvidas na empresa. A função pode ser importante para evidenciar a diferença existente na remuneração que se refere a cargos idênticos e funções diferentes, reduzindo o risco de paradigma salarial Horários / Turnos de Trabalho Conformidade dos horários e turnos de trabalhos constantes na empresa; O esocial exige um cadastro dos horários de trabalho independente do cadastro de empregados. Se o teu sistema já possui este cadastro, utilize-o. Informações exigidas: o Horário de entrada o Horário de saída o Duração da jornada diária, em minutos o Tipo de jornada, que pode ser normal, 12x36, 24x72, revezamento, outros. o Em caso de outros, informar qual é o tipo, por extenso. o Tipo de intervalo (sem intervalo, intervalo em horário fixo, ou em horário variável). o Em caro de intervalo em horário variável, informar a quantidade de minutos do intervalo. o Caso seja fixo, informar o horário de início e término do intervalo. o Variação nos horários de entrada e saída (tolerância), em minutos. Havendo horários diferenciados, deve ter um cadastro para cada tipo de horário Processos Administrativos e Judiciais Se a empresa tiver algum processo, administrativo ou judicial, que altere sua tributação, deverá ter um cadastro específico para esta informação, pois esta terá impacto na arrecadação tributária e também na fiscalização. Informações necessárias: o Tipo do processo (administrativo ou judicial) o o o o o Número do processo Tipo da decisão: definitiva (transitada em julgado), com efeito suspensivo, liminar em mandato de segurança, liminar ou tutela antecipada ou outros tipos de ação judicial, contestação administrativa, outros Data da decisão ou despacho administrativo Se há depósito no montante integral: sim ou não Em caso de processo judicial deve ser informado o código da vara, código do município (IBGE) e UF da Seção Judiciária. 11 Professor Emerson Costa Lemes

12 o Por fim, quem é o autor da ação: se a própria empresa, ou outra entidade representativa da empresa. Caso tenha processo para a admissão de trabalhador menor de 14 anos, este processo também deverá constar neste cadastro Operadores Portuários Apenas os Órgãos Gestores de Mão de Obra (OGMO), deverão informar os operadores portuários com os quais trabalha. Logo, esta informação é exclusiva para OGMO. As informações são semelhantes às de Estabelecimento, porém devem ser informados os dados do Operador Portuário Nos cadastros de trabalhadores A partir de agora, CPF e PIS/PASEP (ou NIT) andam juntos. A primeira coisa a se fazer é a Qualificação Cadastral dos trabalhadores, através do aplicativo (atualmente indisponível) disponível em Havendo inconsistências nos dados, o próprio trabalhador deverá procurar o órgão (CAIXA ou RFB) para regularizar as informações. o A exceção fica por conta dos estagiários, que não serão obrigados a ter PIS, apenas CPF. Serão exigidas diversas informações do trabalhador, e os cadastros devem estar corretamente preenchidos para a primeira transmissão: o Matrícula do trabalhador na empresa a partir da implantação do esocial, não se poderá mais fazer o aproveitamento de matrículas antigas; o Sexo; o Raça/cor; o Estado Civil; o Grau de Instrução; o Data e local (código do município, UF, país) de nascimento; o Filiação; o CTPS Número, série e UF; o Identidade (RG); o Registro Nacional de Estrangeiro se for o caso; o Registro em órgão de classe se for o caso; o CNH se houver; o Endereço completo e atualizado do trabalhador (se residente no exterior, informar separadamente endereço do exterior); o Se é pessoa com deficiência, qual a deficiência (física, visual, auditiva, mental ou intelectual), e se é reabilitado pelo INSS; o Dependentes: tipo, nome, data de nascimento, se é dependente para IRRF, Salário- Família e, se maior de 18 anos, nº do CPF; o Se trabalhador é aposentado; o Telefones e s do trabalhador (até dois de cada); 12 Professor Emerson Costa Lemes

13 o Para estrangeiros: data de chegada ao Brasil, data da naturalização, se é casado com brasileiro, e se tem filhos brasileiros; o Data e tipo de admissão. Caso tenha sido registrado por força de medida judicial ou de fiscalização, esta informação deve constar no cadastro também. ATENÇÃO para a informação de primeiro emprego. O esocial vai cruzar as informações; o Regime de trabalho: CLT, Regime Jurídico Único ou Regime Jurídico Próprio; o Regime Previdenciário: RGPS, RPPS ou RPPE; o Regime de Jornada de trabalho: se tem horário fixo, ou se é enquadrado no Art. 62 da CLT. No caso de Art. 62, informar se é atividade externa ou cargo de confiança; No caso de horário fixo, tem que informar a jornada semanal, e o quadro horário de trabalho do empregado, cadastrado na tabela de JORNADAS/TURNOS DE TRABALHO; o Se o trabalhador é urbano ou rural; o Categoria do trabalhador, conforme Tabela 1; o CBO (válido), Cargo e Função conforme tabelas de CARGOS e FUNÇÕES da empresa; o Mês da data-base, conforme sindicato do trabalhador; o Salário fixo, e unidade de salário (hora, dia, mês) o Caso tenha salário variável, o tipo de variável deve ser informado (comissões, remuneração por peça, tarefeiro, etc.). o Contrato: se determinado ou indeterminado. Caso seja determinado, informar data do término; o Local de trabalho, que deverá constar na tabela de LOTAÇÕES da empresa; o Jornada de Trabalho: caso o trabalhador tenha horário fixo, é necessário informar a jornada semanal em horas, e também a tabela de JORNADAS/TURNOS DE TRABALHO correspondente à jornada do trabalhador, e ainda quais os dias em que ele faz tal jornada caso tenha dias com horários diferenciados, devem ser cadastradas as tabelas de cada dia, e informado aqui qual tabela corresponde a qual dia. o Atividades desempenhadas esta informação é exigida no PPP, e agora passa a ser pedida no esocial; o CNPJ do Sindicato de trabalhadores ao qual o trabalhador seja filiado; o Caso seja menor de 14 anos, número do processo judicial que autorizou a contratação. Este processo deverá constar na tabela de PROCESSOS da empresa; o FGTS: se optante e a data da opção; o ASO: Deve ser informada a data do último ASO periódico, nome, telefone e CRM do médico, e caso haja exame especializado, também deve ser informado. Caso haja sucessão de vínculo (empregado veio de outra empresa via fusão, incorporação, cisão, etc.), informar o CNPJ da empresa de origem, e a data de admissão na empresa de origem. O esocial vai cruzar as informações com a empresa de origem, para validar a transmissão. Nos casos de cessão de trabalhador para outra empresa (muito comum no serviço público), informar CNPJ da cedente, matrícula e data de admissão na cedente, e como ficou o ônus da cessão. Caso ocorra a contratação de trabalho temporário, a partir de agora a empresa contratante (tomadora) deverá também informar os dados do trabalhador temporário em seu Sistema, o motivo da contratação (aumento extraordinário de serviços ou substituição momentânea de outro trabalhador efetivo) e no caso de substituição, o CPF do trabalhador que está sendo substituído. 13 Professor Emerson Costa Lemes

14 2.2 Implantando o esocial: Exportar dados básicos Uma vez que todos os cadastros vistos antes estejam regularizados, exportam-se os dados básicos, ou seja, as informações que a empresa já tem, hoje, tanto dela própria quanto de seus empregados e prestadores de serviços. O software de folha de pagamento deverá ter uma opção, uma rotina, uma tecla de atalho, ou algo assim para fazer a exportação dos dados básicos. Eventos a serem transmitidos na implantação: 1. Eventos iniciais: o Informações da empresa; o o Informações dos estabelecimentos e obras de construção civil; Cadastramento inicial de vínculos (trabalhadores ativos na empresa no momento da transmissão dos eventos iniciais). 2. Eventos de tabela: rubricas, lotações, cargos, funções, horários e turnos de trabalho, processos administrativos e judiciais e operadores portuários. Estas informações são aquelas necessárias para o bom andamento dos trabalhos da empresa. Uma vez exportadas estas informações, o sistema estará devidamente implantado. A partir de então, virão os eventos do dia-a-dia, as rotinas: Eventos periódicos e não periódicos. IMPORTANTE: Caso tenha sido transmitida alguma informação não periódica incorreta, pode-se transmitir sua retificação. Neste caso, deverá ser reenviado o mesmo evento, porém informando se tratar de retificação, e constando o número do recibo (protocolo do esocial) do arquivo original, com erro. Havendo nova retificação, informa-se o número do recibo da última retificação feita. Esta regra é válida para os eventos iniciais, de tabelas e não periódicos. 2.3 Operando o esocial: Eventos não periódicos Os eventos não periódicos só poderão ser enviados depois que a implantação tenha sido feita. Estes eventos serão informados durante o mês em que ocorrerem, OBRIGATORIAMENTE antes do fechamento da folha de pagamento do mês. Na admissão, mais importante, deverá ser informada ANTES do início da atividade. Deve-se também observar a hierarquia entre os eventos. Exemplos: não se pode informar um retorno de afastamento sem antes se informar o afastamento; não se pode retificar um afastamento depois de seu retorno. 14 Professor Emerson Costa Lemes

15 2.3.1 Admissão Objetivo: registrar o trabalhador na empresa (futuramente, deverá substituir o Livro Registro de Empregados, ou ficha). Inicia formalmente o vínculo do trabalhador com a empresa, e poderá ser a admissão ou a entrada por transferência de uma empresa do mesmo grupo econômico ou em decorrência de uma sucessão, fusão ou incorporação. Um mesmo trabalhador pode ter mais de um vínculo com o mesmo empregador, inclusive vínculos concomitantes. Neste caso, para cada vínculo deverá haver o envio de um evento de admissão correspondente, com atribuição, pela empresa, de diferentes MATRICULAS para identificação de cada vínculo. O evento admissão deve ser transmitido em período anterior ao início da atividade do trabalhador. Se a admissão foi feita de forma errada, temos duas situações: o Trabalhador não foi, de fato, admitido (registro em empresa errada, por exemplo): deve ser feito o CANCELAMENTO do vínculo. o Trabalhador foi registrado com informações erradas: deverá ser feita a RETIFICAÇÃO nunca um cancelamento e um novo registro para a mesma pessoa na mesma empresa. Cuidado: se ainda não foi transmitida nenhuma outra informação do mesmo empregado (afastamento, estabilidade, folha de pagamento, etc), a retificação poderá ser feita sem problemas. Caso já tenha sido transmitida outra informação, esta também deverá ser retificada, pois o esocial as deixará em aberto aguardando a retificação. Os dados exigidos do trabalhador são os mesmos exigidos no cadastramento inicial de vínculos. ATENÇÃO: O vínculo tem que ser enviado até o dia anterior ao do início da atividade do trabalhador (véspera da admissão), e neste registro já deverão constar as informações do ASO admissional. Logo, este deverá não apenas ser emitido antes da contratação, como deverá estar de posse do DP antes da contratação Alterações cadastrais do trabalhador Caso ocorram alterações nos dados do trabalhador, deverá ser mandado o evento de alterações cadastrais. Estas mudanças também serão informadas nos casos de trabalhadores sem vínculo. As alterações cadastrais devem ser feitas antes do fechamento da folha de pagamento do mês. As informações referentes a alterações no vínculo de emprego serão feitas por outra rotina. A regra de retificação é igual às dos demais eventos: só pode ser feita caso não haja nenhuma alteração posterior já enviada. Dados que podem ser alterados: Nome; Sexo; Raça; Estado civil; Grau de instrução; Data e local de nascimento; Filiação; Nº de documentos: CTPS, RIC, RG, RNE, OC, CNH; Endereço; Informações de estrangeiro; Informações de deficiência; Dependentes; Aposentadoria; Telefone e Professor Emerson Costa Lemes

16 2.3.3 Alterações de contrato de trabalho Este registro permitirá alterações em informações relacionadas ao vínculo do trabalhador. Não se trata de correção de erros, e sim de alterações ocorridas após a admissão. Não poderá ser enviada alteração caso já tenha sido informada a demissão do trabalhador. Informações que podem ser alteradas: Tipo de regime trabalhista e previdenciário (só ocorre no serviço público); Jornada de trabalho; Natureza do trabalho urbano ou rural; Categoria do trabalhador; Função, cargo, CBO e descrição da atividade desempenhada; Data-base; Remuneração; Contrato determinado ou indeterminado atenção para término do contrato de experiência! Informações de trabalhador temporário; Lotações; Jornada de trabalho; Sindicato a que o trabalhador é filiado caso ocorra filiação, desfiliação ou mudança de sindicato durante o contrato; Processo judicial para admissão de menor de 14 anos CAT Comunicação de Acidente de Trabalho Lei 8.213, Art. 22. A empresa deverá comunicar o acidente do trabalho à Previdência Social até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente, sob pena de multa variável entre o limite mínimo e o limite máximo do salário-de-contribuição, sucessivamente aumentada nas reincidências, aplicada e cobrada pela Previdência Social. O evento deverá ser comunicado, mesmo que não haja afastamento do trabalhador. Caso haja afastamento, este será informado em outro evento, separadamente. Importante: A subnotificação do acidente do trabalho expõe a empresa ao risco de aumento do FAP para alíquota máxima. As informações são aquelas constantes, hoje, no formulário da CAT. Portanto, o Sistema deverá ter, agora, todos aqueles campos em seu cadastro. Detalhes importantes: Se o acidente ocorrer dentro de empresa tomadora de serviços, o CNPJ desta deverá ser informado; Deverá ser informado: a situação geradora do acidente (Tabela 16), parte do corpo atingida (Tabela 13), e o agente causador do acidente (Tabela 14). Atenção: o manual traz, também, uma Tabela 15 para agente causador de doença profissional, mas não há informação de quando utilizar tal tabela. Caso haja atendimento médico, deverá ser informado o código da unidade de atendimento, conforme Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde. Em se tratando de reabertura ou CAT complementar, deverá ser informado o número da CAT de origem. Caso a CAT indique óbito do trabalhador, nenhum novo evento será aceito para o mesmo trabalhador em data posterior à do acidente, exceto o DESLIGAMENTO. 16 Professor Emerson Costa Lemes

17 2.3.5 Afastamento temporário Deverão ser informados os afastamentos de qualquer tipo (Tabela 18), bem como as alterações e prorrogações dos afastamentos. Caso o trabalhador possua mais de um vínculo, cada vínculo deverá registrar separadamente os afastamentos. Se o trabalhador faltou ao trabalho para realizar algum exame médico, não se deve considerar como afastamento, e sim como falta justificada. Para o evento ser excluído ou retificado, não podem ter ocorrido alteração nem fechamento de folha de pagamento após sua inclusão. Caso seja enviado afastamento antigo (com início anterior ao mês atual), será obrigatório o envio de retificação de todos os arquivos posteriores que envolvam aquele trabalhador, inclusive a folha de pagamento. Caso contrário, o esocial deixará a folha em aberto, acarretando penalidades. Informações necessárias nos afastamentos por motivo de saúde: Tipo do afastamento (Tabela 18); Caso seja acidente de trânsito, informar se foi atropelamento, colisão ou outros ; Se o afastamento for por motivo de doença, informar a CID da enfermidade, e a quantidade de dias de afastamento concedida pelo médico; Nome do médico ou dentista, sua inscrição no conselho de classe e UF; Se o afastamento é de líder sindical para exercer sua atividade no sindicato, deve ser informado o CNPJ do Sindicato, e quem vai pagar os salários deste trabalhador durante o afastamento (Empregador, Sindicato ou Diferença salarial paga pelo sindicato). Nos órgãos de administração pública, caso o servidor seja cedido a outro órgão, informar o CNPJ da entidade para a qual o servidor foi cedido, e como ficou o ônus desta cessão. ATENÇÃO: apesar de não constar nenhuma data no atual manual, informações do fisco dão conta de que os afastamentos deverão ser informados até, no máximo, 10 dias após a ocorrência do fato que resultou no afastamento Alteração do motivo do Afastamento Só deve ser informado quando ocorrer mudança no motivo do afastamento (não se usa para corrigir erros do registro anterior, que deve ser feito através da retificação). Informações exigidas: Data da alteração do motivo do afastamento; Motivo anterior do afastamento (Tabela 18); Novo motivo do afastamento; Se a alteração do motivo tem efeito retroativo à data de afastamento original. Só serão aceitas as seguintes alterações: Do motivo 01 (Acidente de trabalho) para 03 (Doença); Do motivo 01 (Acidente de trabalho) para 14 (Aposentadoria por Invalidez); Do motivo 03 (Doença) para 01 (Acidente de trabalho); Do motivo 03 (Doença) para 14 (Aposentadoria por Invalidez) Retorno do Afastamento Espera-se que o trabalhador retorne do afastamento o que nem sempre ocorre. Ocorrendo, as informações exigidas são apenas a data do retorno e o motivo do afastamento, conforme a Tabela 18. ATENÇÃO: apesar de não constar nenhuma data no atual manual, os eventos não periódicos devem ser informados no mês em que os fatos ocorrerem, e antes do fechamento da folha de pagamento do referido mês. 17 Professor Emerson Costa Lemes

18 2.3.6 ASO NR 7 - PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DE SAÚDE OCUPACIONAL ( ) O PCMSO deve incluir, entre outros, a realização obrigatória dos exames médicos: a) admissional; ( / I3) b) periódico; ( / I3) c) de retorno ao trabalho; ( / I3) d) de mudança de função; ( / I3) e) demissional. ( / I3) Os ASO admissional e demissional só serão transmitidos nos próprios eventos de admissão e demissão. Portanto, este evento de ASO refere-se aos demais exames: periódico, de retorno ao trabalho, de mudança de função e, nos casos necessários, exames de monitoração pontual (audiometria, por exemplo). Serão exigidas algumas informações, portanto se teu sistema ainda não tem estes dados, deverá passar a ter: Resultado do ASO (apto, apto com restrições, ou inapto); Data do exame; Informação e descrição do exame realizado (RX Tórax, Espirometria, Hemograma completo, etc.); Se houver exposição a algum agente nocivo, informar o código do agente, conforme Tabela 7; Nome, telefone, CRM e UF do médico responsável pelos exames; Se o trabalhador exercer atividades que envolvam riscos dos quadros I e II da NR-07 (sujeitos à monitoração constante), deverão ser informados: o Código do agente químico a que o trabalhador está exposto (Tabela 21); o Material biológico (urina ou sangue) colhido no exame; o Código da análise efetuada (Tabela 21); o Se a exposição é excessiva; o Se o exame é Referencial (primeiro) ou Sequencial; o Os resultados do exame em relação aos anteriores; o Datas de início e término da monitoração; o NIS do responsável pela monitoração; o CRM e UF do médico encarregado do exame de monitoração. ATENÇÃO: os eventos não periódicos devem ser informados no mês em que os fatos ocorrerem, e antes do fechamento da folha de pagamento do referido mês Estabilidade Este evento deverá ser transmitido sempre que um trabalhador se tornar estável, por qualquer motivo de estabilidade. Se o trabalhador tiver mais vínculos com o mesmo empregador, deverá ser transmitido um evento para cada vínculo sujeito à estabilidade pode acontecer estabilidade em um vínculo, e não em outro. Serão informados a data do início da Estabilidade e o motivo, conforme lista a seguir: Acidente de Trabalho; Mandato Sindical; Mandato Eleitoral; Gravidez; Prestação de Serviço Militar; Convenção Coletiva de Trabalho Candidato da CIPA; Eleito titular da CIPA; 18 Professor Emerson Costa Lemes

19 Eleito suplente da CIPA; Membro do CNPS; Membro de Comissão de Conciliação Prévia; Empregados eleitos diretores de sociedades cooperativas; Membro do Conselho Curador do FGTS; Outros. Não serão aceitos registros de estabilidades cumulativas ou seja, início de uma estabilidade sem que a anterior tenha se encerrado Término da Estabilidade Este evento deverá ser transmitido sempre que um trabalhador perder a estabilidade. As informações exigidas são a data do término da estabilidade e o motivo da estabilidade, lista vista acima. ATENÇÃO: as duas informações devem ser transmitidas no mês em que ocorrerem, antes do fechamento da folha de pagamento do mês Condição Diferenciada de Trabalho Considera-se condição diferenciada quando o trabalhador presta serviços em condições perigosas ou insalubres. O esocial será informado do agente nocivo a que o trabalhador está exposto, e também quais as medidas de controle tomadas pela empresa. Caso o trabalhador seja admitido já em condição diferenciada, este evento deverá ser transmitido juntamente com o evento ADMISSÃO. Estas informações vão alimentar o PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário. Informações exigidas: Data do início das condições diferenciadas; Tipo de condição diferenciada: o Insalubridade; o Periculosidade; o Fator de risco; o Membro do SESMT; o Designado da CIPA; o Trabalhador treinado para usar materiais de primeiros socorros; o Autorizado a trabalhar em instalações elétricas; o Autorizado a operar e intervir em máquinas; o Responsável técnico pela segurança em espaço confinado. Código do agente nocivo, conforme Tabela 7; Intensidade ou concentração do agente nocivo. Caso não seja aplicável, informar N/A; Técnica utilizada para medição da intensidade ou concentração se for o caso; Utilização de EPC e EPI (não aplicável, eficaz ou não eficaz); Caso haja uso de EPI, deverá ser também informado: o Se foi tentada a implementação de medidas coletivas, administrativa, organizacionais, optando-se pelo EPI por inviabilidade técnica, insuficiência, interinidade, complementar ou emergencial; o o o o Se o EPI foi testado ao longo do tempo; Se foi observado o prazo de validade do EPI; Se o EPI foi substituído nos períodos corretos, com recibo assinado pelo trabalhador; Se foi observada a higienização do EPI. 19 Professor Emerson Costa Lemes

20 Término da Condição Diferenciada de Trabalho Caso a condição diferenciada se encerre, deverá ser informada a data do término, o tipo de condição a que estava exposto (lista vista acima) e o código do agente nocivo a que estava exposto Aviso prévio Disciplinado pelos Art. 487 a 491 da CLT, pela Lei , e pelas súmulas do TST 380 e 276, o aviso prévio também deve ser informado, agora, através do esocial. ATENÇÃO: Conforme manual do esocial, a data do aviso prévio não pode ser posterior à data atual. Ou seja, na data da notificação, já deverá ser transmitido o evento correspondente ao esocial. As informações exigidas são: a data da notificação do aviso (lembrando que, conforme a Súmula 380 do TST, a contagem do aviso inicia-se no dia seguinte ao da notificação), e o tipo de aviso prévio, assim classificado pelo esocial: 1. Aviso prévio trabalhado dado pelo empregador ao empregado, que optou pela redução de duas horas diárias [caput do art. 488 da CLT]; 2. Aviso prévio trabalhado dado pelo empregador ao empregado, que optou pela redução de dias corridos [parágrafo único do art. 488 da CLT]; 3. Aviso prévio dado pelo empregado (pedido de demissão), dispensado de seu cumprimento; 4. Aviso prévio dado pelo empregado (pedido de demissão), não dispensado de seu cumprimento, sob pena de desconto, pelo empregador, dos salários correspondentes ao prazo respectivo ( 2º do art. 487 da CLT) Cancelamento de aviso prévio Prevê o Art. 489 da CLT: CLT, Art Dado o aviso prévio, a rescisão torna-se efetiva depois de expirado o respectivo prazo, mas, se a parte notificante reconsiderar o ato, antes de seu termo, à outra parte é facultado aceitar ou não a reconsideração. Parágrafo único - Caso seja aceita a reconsideração ou continuando a prestação depois de expirado o prazo, o contrato continuará a vigorar, como se o aviso prévio não tivesse sido dado. Deve ser informado ao esocial a data do cancelamento do aviso, e o seu motivo, que deverá ser um destes: Reconsideração prevista no Art. 489 da CLT; Determinação judicial; Cumprimento de norma legal; Outros. Importante: o cancelamento deve ser feito em data posterior à sua notificação. 20 Professor Emerson Costa Lemes

21 Desligamento Teoricamente é o último evento de um trabalhador empregado, correspondendo à sua TRCT. Deve ser informado: Motivo do desligamento, conforme Tabela 19; Data do desligamento; Se houve aviso prévio indenizado, deve se informar também a data projetada para o fim do aviso; Se o desligamento for por óbito, informar o número do atestado de óbito; Se o desligamento for por processo trabalhista (exemplo: rescisão indireta), número do processo trabalhista; Base de Cálculo do FGTS do mês anterior, caso ainda não tenha sido recolhido (como é informado, hoje, na GRRF); Há também um campo para outras informações, onde poderá ser informado qualquer outro dado da rescisão; Se a rescisão ocorre por sucessão de vínculo (transferência de empresa antiga para empresa nova), deve-se informar o CNPJ da empresa sucessora; A seguir, deverão ser informados todos os dados financeiros da rescisão: cada provento e desconto, as bases de cálculo tributárias, e as totalizações; Caso o trabalhador esteja sujeito a agentes nocivos, deve-se informar o grau de exposição, conforme Tabela 2; Por fim, a data do ASO demissional, descrição do exame realizado, Nome, telefone, CRM e UF do médico encarregado do exame. A informação do desligamento deve ser feito no mesmo prazo para pagamento da rescisão: CLT, Art. 477, 6º - O pagamento das parcelas constantes do instrumento de rescisão ou recibo de quitação deverá ser efetuado nos seguintes prazos: a) até o primeiro dia útil imediato ao término do contrato; ou b) até o décimo dia, contado da data da notificação da demissão, quando da ausência do aviso prévio, indenização do mesmo ou dispensa de seu cumprimento. Na prática, será preparada a rescisão e imediatamente transmitida, da mesma forma que era feita a transmissão da GRRF Reintegração Reintegração não deve ser confundida com recontratação: quando ocorre reintegração, a TRCT anterior é considerada nula. O esocial requer as seguintes informações de reintegração: Tipo: Determinação Legal, Anistia Legal ou outros; Se for determinação judicial, deve-se informar o número do processo; Se for por Anistia, deve-se informar a Lei que anistiou o trabalhador; A data a partir da qual o trabalhador deve ser considerado reintegrado; e, A data do efetivo retorno ao trabalho. 21 Professor Emerson Costa Lemes

22 Trabalho sem vínculo São considerados trabalhadores sem vínculo, para fins do esocial, o Trabalhador Avulso (vinculado a um OGMO ou Sindicato), o Contribuinte Individual (restrito ao diretor não empregado, e ao cooperado), o Servidor Público indicado em Conselho ou Órgão Representativo, o Dirigente Sindical e o Estagiário, todos classificados na Tabela 1. As informações solicitadas pelo esocial são, em grande parte, as mesmas dos trabalhadores com vínculo. Portanto, exigirão cadastros mais bem estruturados a partir de agora, com informações como: Nome, CPF e NIT; Sexo, Raça, Estado Civil, e Grau de Instrução; Data e Local de nascimento (código da Cidade, UF e País), e filiação; CTPS, RIC, RG, RNE, OC e CNH; Endereço completo, inclusive se residente no exterior; Se estrangeiro, informações a respeito; Informações sobre deficiência; Dependentes inclusive, pasmem, para Salário Família; Telefone e . Os Trabalhadores Avulsos serão informados ao esocial pelo OGMO ou Sindicato a que estejam vinculados. Além das informações acima, pede-se a data de ingresso no OGMO ou Sindicato, e a categoria do trabalhador. Os Contribuintes Individuais tem o seguinte tratamento: Se for diretor não empregado, será informado ao esocial pela empresa onde é diretor, e as informações, além das relacionadas acima, são a Categoria (Tabela 1) e a data da posse como diretor. Se for cooperado, será informado ao esocial pela cooperativa, que deverá informar sua Categoria (Tabela 1), a data de ingresso na cooperativa. Além dos dados acima, serão informados ao esocial: o Códigos de Cargo (obrigatório), Função (não obrigatório) e CBO (obrigatório); o A remuneração fixa deve ser informada, e sua unidade de pagamento (hora, dia, semana, quinzena, mês ou tarefa). A remuneração variável, se houver, também; o Caso seja optante pelo FGTS, informar a data da opção. Os servidores públicos indicados em Conselhos ou Órgãos Representativos serão por estes informados ao esocial, que pede, além das informações cadastrais vistas acima: Data da posse no cargo; Categoria (Tabela 1): Códigos de Cargo (obrigatório), Função (não obrigatório) e CBO (obrigatório); A remuneração fixa deve ser informada, e sua unidade de pagamento (hora, dia, semana, quinzena, mês ou tarefa). A remuneração variável, se houver, também. Os dirigentes sindicais serão informados pela entidade sindical. Além das informações cadastrais acima, deve ser informado: Data de início do mandato; Categoria (Tabela 1): Categoria, CNPJ, data de admissão e matrícula da empresa de origem do dirigente sindical. Os estagiários serão informados pela empresa onde acontece o estágio. Além das informações cadastrais, será informado ao esocial: Data de início do estágio; Categoria do estagiário (Tabela 1); Se o estágio é ou não obrigatório; O nível do estágio, que pode ser Fundamental, Médio, Formação Profissional ou Superior; Área de atuação do estágio, número da apólice de seguro, valor da bolsa (caso seja feito o pagamento), e a data prevista para o término do estágio; CNPJ, Razão Social e endereço completo da Instituição de Ensino onde o estagiário estuda; CNPJ, Razão Social e endereço completo do Agente de Integração que promove o estágio; CPF e Nome do supervisor do estágio. 22 Professor Emerson Costa Lemes

23 Trabalho sem vínculo - alteração Podem ser feitas alterações nos cadastros destes trabalhadores, desde que as alterações de fato tenham ocorrido posteriormente ao início das atividades. Ou seja, em caso de cadastro errado, deve ser feita a retificação do mesmo. As informações que podem ser alteradas são: Categoria (Tabela 1); Cargo, função e CBO; Remuneração fixa e variável; Em caso de estagiário: natureza do estágio, nível, área de atuação, apólice de seguro, valor da bolsa, data prevista para o término, informações da instituição de ensino, do agente de integração e do supervisor do estágio Trabalho sem vínculo término Deve ser feita a informação ao esocial quando for encerrado o contrato correspondente. São pedidas, pelo esocial, as seguintes informações: Categoria (Tabela 1); Data do término. Para Diretor não empregado, pede-se também: Motivo do desligamento, que pode ser: o Exoneração do Diretor Não Empregado sem justa causa, por deliberação da assembleia, dos sócios cotistas ou da autoridade competente; o Término de Mandato do Diretor Não Empregado que não tenha sido reconduzido ao cargo; o Exoneração a pedido de Diretor Não Empregado; o Exoneração do Diretor Não Empregado por culpa recíproca ou força maior; o Morte do Diretor Não Empregado; ou, o Exoneração do Diretor Não Empregado por falência, encerramento ou supressão de parte da empresa. Também devem ser informadas as verbas rescisórias do diretor não empregado um resumo de sua TRCT. 23 Professor Emerson Costa Lemes

24 2.4 Operando o esocial: Eventos Periódicos Os idealizadores do esocial imaginaram e formalizaram uma rotina de ABERTURA da folha de pagamento, ou seja, o momento em que a empresa começa oficialmente cuidar da folha. Para isso foi criado o evento Abertura. IMPORTANTE: Caso tenha sido transmitida alguma informação periódica incorreta, enquanto não for feito o ENCERRAMENTO aquele evento poderá ser simplesmente retransmitido, pois o novo evento substituirá automaticamente o anterior, sem a necessidade de se informá-lo como Retificação Abertura Na abertura é informado se se trata de uma folha mensal ou anual. Caso seja mensal, será informada a competência (mês e ano) a que se refere; em se tratando de folha anual, apenas a que ano se refere. Informam-se ainda os dados do responsável pelas informações (nome, CPF, telefone, fax e ), e também se RAT e FAP são únicos para toda a empresa ou separados por estabelecimento. Em caso de empresa com filiais, que tenha administração descentralizada, o evento de abertura deve ser obrigatoriamente enviado pela matriz, podendo os demais eventos ser enviados pelas filiais. ATENÇÃO: Não haverá informação de folhas retroativas: apenas informações de competências posteriores à implantação do esocial Remuneração do trabalhador Este evento nada mais é do que o contracheque do trabalhador. Serão transmitidos, portanto, os proventos e descontos do empregado, além de regras tributárias e informações de identificação. É importante lembrar que este evento estará alimentando a DIRF, e até mesmo a própria declaração de IRRF do trabalhador. Logo, algumas informações que hoje não são exigidas passarão a ser. Vejamos: CPF e NIS do trabalhador; Quantidade de dependentes para salário-família (que será checado com o cadastro do empregado); Quantidade de dependentes para IRRF (também será checado com o cadastro); Nome, data de nascimento, CBO, natureza da atividade (urbano ou rural), matrícula e categoria (Tabela 1) do trabalhador (informações redundantes?); Caso a empresa contrate trabalhador avulso não portuário através de sindicato, deve ser informado o CNPJ, FPAS e Código de Terceiros do Sindicato; 24 Professor Emerson Costa Lemes