esocial N O V A E R A N A S R E L A Ç Õ E S E N T R E E M P R E G A D O S, E M P R E G A D O R E S E G O V E R N O Novembro/2015

Transcrição

1 esocial N O V A E R A N A S R E L A Ç Õ E S E N T R E E M P R E G A D O S, E M P R E G A D O R E S E G O V E R N O Novembro/2015

2 O que é o esocial SPED Sistema Público de Escrituração Digital Decreto nº de 22/01/2007 Sistema de Escrituração Digital das: - Obrigações Fiscais, - Previdenciárias, - Trabalhistas. Trabalhistas: Registro e remuneração dos trabalhadores. Previdenciárias: Salário de Contribuição, recolhimentos, Regime Geral e Regimes Próprios Lei 9.717/98.

3 Objetivos do esocial Estabelecer uma forma única para prestação das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais; Substituir de forma gradual as obrigações como o CAGED, RAIS, SEFIP e DIRF; Reduzir a redundância das informações; Garantir os direitos dos Trabalhadores; Simplificar o cumprimento das obrigações pelos Empregadores reduzindo custo e a informalidade; Qualificar as informações prestadas ao Estado. Ampliar a produtividade dos órgãos fiscalizadores Aumentar a arrecadação de forma espontânea. Reduzir fraudes na concessão de benefícios previdenciários e do seguro desemprego Informações anteriores ao esocial continuam informadas pelos sistemas utilizados à época.

4 Entes que compõem o esocial O Ministério do Trabalho e Emprego MTE O Ministério da Previdência Social MPS O Instituto Nacional do Seguro Social - INSS A Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB A Caixa Econômica Federal, representando o Conselho Curador do FGTS.

5 Quem está dentro desta Obrigação Empresa e equiparados à empresa Empregador pessoa física Empregador doméstico Segurado especial MEI com empregados Órgãos públicos O esocial não dispensa os obrigados da guarda dos documentos, na forma e prazos previstos na legislação. Doméstico e Segurado Especial: as informações serão digitadas no site do esocial

6 Cenário com esocial Empregadores geram informações para o esocial; Entidades buscam informações deste repositório; Empregados tem acesso as informações;

7 Ambientes do esocial Pré-produção (Dados Fictícios) Ambiente para testes sem a validação com os sistemas externos Pré-produção (Dados Reais) Ambiente para testes com dados reais validados com os sistemas externos, sem efeitos jurídicos Produção Ambiente oficial das informações do empregador que produz todos os efeitos jurídicos

8 Aspectos técnicos para envio das informações Arquivos XML transmitidos via webservices Digitação no esocial da Web = Contingência Certificado A1 (assinatura digital) Sistema Folha de pagamento gerará os XML. (39 tipos) Não haverá programas validadores ou para transmissão nas máquinas Observação: Estão desobrigados do certificado digital: Micro Empreendedor Individual MEI com empregado, o segurado especial e os obrigados relacionados a seguir que possuam até 07 empregados permanentes: a) Empregadores domésticos; b) Micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional; c) Contribuinte individual equiparado à empresa; e d) Pequeno produtor rural.

9 Cronograma do esocial Obrigatoriedade da Prestação Setembro 2016 Janeiro 2017 Julho 2017 Faturamento 2014 > 78 milhões - Arquivos Iniciais - Não Periódicos - Periódicos (Folha) Serviço de Segurança e Saúde do Trabalho N/A Qualquer Atividade, Faixa Faturamento Incluindo Órgãos Públicos N/A - Arquivos Iniciais - Não Periódicos - Periódicos (Folha) Serviço de Segurança e Saúde do Trabalho

10 Classificação das informações Informações Iniciais Informações Não Periódicas Informações Periódicas

11 Informações Iniciais Empregador Tabelas Trabalhador com Vínculo Trabalhador sem Vínculo CNPJ e Informações da Matriz Estabelecimentos e Obras Próprias Rubricas Lotações Tributárias Cargos Funções (Opcional) Horários Processos Operadores Portuários Dados Pessoas Dados Contratuais Dependentes Múltiplos vínculos Sucessão e transferências Portuários e não portuários Sócios e Diretores Cooperados Estagiários Servidor Indicado, Conselho e Cedidos Dirigente Sindical

12 S-1005 Estabelecimentos e Obras (apenas obra própria) Conterá: RAT, FAP, Processos judiciais/adm Obra desonerada Matriz também terá este arquivo Somente para Obras Pessoa Jurídica : CEI CNO Cadastro Nacional de Obra. Pessoa física CEI CAEPF Cad. Atividade Econ. PF)

13 S Processos Judiciais Processos existentes - Administrativo ou Judicial - FAP (Fator Acid. Prevenção) e RAT (Risco Ambientais do Trabalho) - INSS e FGTS de determinadas rubricas - IRRF do tipo RRA (Rendimentos Recebidos Acumuladamente) - Alvará permissão de trabalho ao menor de 16 anos Recebidos de Empregados ou de Terceiros: - IRRF, INSS, Contribuição Sindical - Retenção INSS produtor rural

14 S-2100 Carga inicial Trabalhador com vínculo 01 xml por empregado ou servidor ativo no mês de início da empresa no esocial - Dados pessoais; Nascimento; Documentos; Endereço - Estrangeiro; Deficiência; Dependentes; Aposentadoria - Contato; Vínculo; Contrato de Trabalho. - Remuneração; Duração do contrato; - Trabalhador Temporário; Local de Trabalho; - Horário Contratual - Filiação Sindical; GTS; - Categoria esocial.

15 S-2300 Carga inicial trabalhador sem vínculo 1 xml por trabalhador sem vínculo no mês de início da empresa no esocial (Exceto Autônomos) CPF + Categoria = 1 xml avulsos portuários e não-portuários, sócio de empresa diretor não-empregado cooperados estagiários servidor público indicado Conselho/Órgão representativo servidor público cedido informado pelo tomador dirigente sindical (informado pelo sindicato).

16 Informações Periódicas e Não Periódicas Tabelas Rubricas Lotações Tributárias Cargos Funções (Opcional) Horários Estabelecimentos e Obras Processos Ambientes de Risco Trabalhadores Pré e admissão Alterações Pessoais e Contratuais Afastamentos CAT e ASO (Periódico) Condições Ambientais Adicionais Reintegração Aviso Prévio e Desligamento Folha Mensal Remuneração/Folha Pagamentos do Trabalho Adquirente Produto Rural Comercialização Rural PF Desoneração, Simples e atividade concomitante ASO Admissional e demissional: Farão parte dos arquivos de admissão e demissão.

17 Quando Enviar Não Periódicos Ocorrência Pré-admissão Admissão Contrato de Trabalho sem Vinculo Afastamentos Aviso Prévio Desligamento Comunicação Acidente de Trabalho Demais Ocorrências Prazo de envio Dia imediatamente anterior ao dia da admissão Dia imediatamente anterior ao dia da admissão Até o envio da folha (caso tenha enviado a pré-admissão) A recepção do evento estará habilitada até 30 dias antes Até o envio da Folha Doença e Acidente de Trabalho no 16º dia Demais até o envio da Folha O evento do Aviso prévio TRABALHADO deve ser enviado em até 10 dias de sua comunicação. Primeiro dia útil seguinte (aviso trabalhado ou término de contrato) Até dez dias nos demais casos; Primeiro dia útil seguinte No caso de morte envio imediato; Até o dia 07 do mês seguinte, ou até o envio das informações da Folha

18 SST Segurança e Saúde do Trabalho SST S-1060 Tabela de Ambientes de Trabalho S Comunicação de Acidente de Trabalho S Monitoramento da Saúde do Trabalhador S Condições Ambientais Trabalho - Fatores de Risco S Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial

19 Como enviar... Informações Geradas pela Folha e SST Arquivos individuais Dezenas, Centenas, Milhares de XML Não haverá sistema validador Documentos Eletrônicos esocial (Certificado A1) Contingência (digitação na web)

20 Destacamos o Envio da Folha... Remuneração e Folha Folha é única por CPF e destacando cada folha do mês; Enviada rubrica a rubrica, com quebra de categoria, matrícula e lotação; Beneficiário de Pensão Judicial; Valores dos Planos de Saúde (Titulares e Dependentes); Autônomos e MEI pagos no mês; Múltiplos vínculos, CNPJ e valores de outras empresas. Rendimento do Trabalho (Pessoa Física) Data de pagamento de cada folha do mês, que contou nas informações da folha e de desligamentos; Pagamentos no Brasil ou Exterior; As demais informações da antiga DIRF serão enviadas em outro EFD; Reenvio: não é substitutivo.

21 Destacamos o Envio da Folha... Adquirente Produto Rural e Comercialização Rural PF Adquirente informa produto rural por CPF e valor Na comercialização o produtor rural (PF) informa CNPJ/CPF dos adquirentes

22 Destacamos Informações do SST Ambientes de Trabalho Empresa e Tomador Condições Ambientais do Trabalho Fatores de Risco Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial Motivos de exposição CAT e ASO

23 Passaram a fazer parte do EFD-Reinf Retenção Serviços Tomados; Retenção Serviços Prestados; Serviços Tomados de Cooperativas; Serviços Prestados por Cooperativas; Comercialização Rural Pessoa Jurídica; Patrocínio Clube de Futebol; Eventos Desportivos; DIRF Exceto Rendimentos do Trabalho.

24 Como serão os recolhimentos Antes dos esocial GFIP DIRF Relações de Trabalho esocial Implantação do esocial DCTF WEB (INSS e IRRF) EFD REINF Retenções e Informações DARF Sistema RFB (PER/DCOMP, Parcelamentos...)

25 Como serão os recolhimentos Empregador Implantação do esocial Informações de remunerações ou desligamentos FGTS Imprime a guia atualizada na página do FGTS esocial Valida e Armazena as Informações CEF Gera a guia e disponibiliza na página do FGTS

26 Desafios Para o Empregador Mudar a cultura da organização Conscientizar os gestores da empresa Atentar em relação aos prazos para não sofrer multas Cumprir a legislação para evitar a fiscalização, que será eletrônica e assertiva Qualificar o RH perante a nova realidade;

27 Desafios Para o Empregador Definir responsabilidade entre as áreas: SST

28 Reflexo no RH e nas Empresas Alinhamento das áreas de SST com o RH será fundamental As informações decorrentes do PPRA precisarão ser atualizadas mensalmente no ambiente do esocial O fechamento destas informações deverá ocorrer antes do envio da folha Com o esocial o PPP estará online

29 Reflexo no RH e nas Empresas Retificações de informações passadas poderão ser custosas, reabrindo folhas que já estavam fechadas em meses posteriores. O esquecimento de uma alteração de cargo com direito a insalubridade no inicio do ano provocará a retificação de todas as folhas posteriores. Completar informações nos sistemas para o arquivo de carga inicial e posteriores. Relacionar as tabelas do esocial com o sistema (Códigos das rubricas, situações de afastamento, tipos de lotação...)

30 Concluímos que... O esocial não é uma simples mudança de leiaute do governo e não se resolve somente com uma atualização de sistema. É uma mudança nas relações de trabalho, no dia-a-dia do RH e de todos da empresa!

31 O nas soluções Senior

32 FUNCIONAMENTO DA SOLUÇÃO 7. Registro do recibo Folha de Pagamento 1. Registro da admissão Benefícios SST 6. Retorna recibo do XML enviado 4. Transmite XML certificado 5. Recebe e processa XML Motor Documentos Eletrônicos Segurança do Trabalho Medicina do Trabalho 2. Gera XML 3. Recebe, Permite edição e consolida XML Este fluxo atende também aos demais leiautes; Retificações seguem o mesmo fluxo.

33 O que a empresa precisa fazer para implantar o esocial?

34 O que você precisa fazer... Qualificação Cadastral Saneamento das informações Revisão de processos Soluções complementares Parametrização sistema Revisão infraestrutura Documentos Eletrônicos esocial Certificado Digital Informações Iniciais Não Periódicos Periódicos

35 O que você precisa fazer... Minha empresa já está preparada? Meus dados estão consistentes? Meus processos sustentam o esocial? Minha solução esta completa?

36 Consultoria de Processos Mapear os processos das empresas identificando as rupturas existentes e propor as adequações necessárias para o atendimento ao esocial. Compliance com os prazos do Governo Entrega do esocial Engajamento das áreas envolvidas Mitigar riscos de multas

37 Processos Impactados Seleção de Pessoas Definição cargos x CBO Admissão Alteração cadastral e contratual Afastamentos Desligamento Fechamento fiscal e tributário Condições de trabalho do colaborador (PPRA) Monitoração biológica (ASO com seus Exames) Fechamento ponto e folha

38 Exemplo do processo (Exame Admissional)

39 SOLUÇÃO COMPLETA Administração de Pessoal Principais informações exigidas pelo esocial Concentra mais de 80% das informações Segurança do Trabalho Similaridade entre o leiaute e a figura do GHE Produtividade e automatismo na manutenção das informações Gestão do PPRA Gestão sobre os adicionais (insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial) Medicina do Trabalho Gestão do PCMSO Produtividade e automatismo na manutenção das informações Periódico terceirizado x geração dos XMLs Benefícios Envio mensal dos valores dos Planos de Saúde (Titulares e Dependentes) Benefícios automatiza a integração destes valores com a Folha de pagamento

40 SOLUÇÃO COMPLETA Documentos Eletrônicos Transmissão dos XMLs, certificado digital Registro e a edição dos leiautes Importação dos leiautes no padrão XML, via sistema de arquivos ou webservices Valida os leiautes conforme as regras definidas no Manual do esocial (MOS) Permite unificar e consolidar XMLs gerados por diferentes sistemas de folha, Analise de Impacto Verifica a base de dados, identificando as correções necessárias para atender as necessidades do esocial. Quais são as novas informações requeridas pelo esocial? Quais colaboradores precisam ter suas informações complementadas? Como saber quais são as novas parametrizações dos sistemas? Consultoria de Processos Mapear os processos das empresas identificando as rupturas existentes e propor as adequações necessárias para o atendimento ao esocial Compliance com os prazos do Governo Entrega do esocial Engajamento das áreas envolvidas Mitigar riscos de multas

41 Mais informações: Site da Senior Site CCA Site Oficial do esocial

42 OBRIGADO! Márcio Nolasco e André Bocchi da Silva marcio.nolasco@senior.com.br e andre@cca.com.br