Orientações Gerais Contratos Continuados:

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1 Orientações Gerais Contratos Continuados: A conformidade de gestão informa que tem sob sua responsabilidade as atribuições que corroboram com a IN (MF) nº 06/2007 que regulamentou as atividades de verificação documental para os órgãos da administração federal, especialmente no tocante à observação de sua coerência para, contudo, registrar se estes documentos são válidos ou inválidos. Em outras palavras, o objetivo destas atribuições é testemunhar se a produção documental (base) ofereceu suporte suficiente para produzir uma nova e competente documentação financeira subsequente, averiguando se todas estas documentações estão ou não em conformidade com a legislação vigente. Entendemos oportuno contribuir para que o Instituto COMO UM TODO adote um único tratamento para estas situações (tributárias), no intuito de melhorar o processo de DIVULGAÇÃO DO CONHECIMENTO, criamos e fornecemos a seguir, orientações gerais que inferem nos processos de liquidação e pagamento: 1-) Ressalte-se que nossa contribuição neste processo, reflete o entendimento tipificado às soluções de Consulta e em Acórdãos exarados pelos órgãos fiscalizadores - Receita Federal do Brasil (RFB); Advocacia Geral da União (AGU); Controladoria Geral da União (CGU) dos quais a conformidade leva em consideração para VALIDAR ou NÃO, os atos já consumados, pagos e finalizados. No ensejo, aproveitamos para também orientar os responsáveis pelo registro de conformidade de gestão dos CAMPUS que observem estas orientações em suas análises, para que todo o Instituto possa tratar estas situações de maneira uniforme. 2-) Em relação a data de pagamento informamos que o prazo de pagamento deve iniciar-se a partir da data do ATESTE do FISCAL de Contratos e não da data de entrega da Documentação (Nota Fiscal, GFIP,...etc) também devidamente estipulado em contrato e sob os termos da Lei. 3-) Em relação aos documentos que passam pela análise da conformidade de gestão, orientamos que ao identificar possíveis divergências documentais, (quando estas forem detectadas) será necessário reportar-se (INTERNAMENTE) aos servidores envolvidos no processo de ATESTE e de APROPRIAÇÃO das DESPESAS e RETENÇÕES FISCAIS, tecendo as orientações necessárias com vistas ao realinhamento do entendimento do processo de PAGAMENTO, para evitar novas ocorrências nos meses seguintes. Ressaltamos que estas situações devem se limitar exclusivamente às orientações em relação à produção DOCUMENTAL DOS PROCESSOS DE PAGAMENTO, ou seja, (apenas apontar quais são os documentos necessários por serem estes documentos submetidos à análise da Conformidade de Gestão), haja vista que o processo de fiscalização deve ter orientações oriundas do setor de contratos. 4-) contudo, segue abaixo TODA a orientação para o entendimento da documentação necessária para pagamento (das medições) de contratos continuados (com emprego de materiais).

2 Modelo (EXEMPLIFICATIVO) Texto a ser utilizado pelas empresas prestadoras de Serviços de Mão-de-obra COM emprego de materiais. 13ª Medição: Prest. Serviços Continuados de, com fornecimento de materiais, conforme planilha integrante ao Edital do PREGÃO nº /11 e Contrato nº para o Campus Av. descrição s/nº CEP - referente ao período de 01/abril a 30 de abril de Valores discriminados: Valor Bruto da Fatura: R$ ,00 - Materiais conforme descriminação no edital: R$ 460,00 - Vale Alimentação/Refeição/C.Básica: R$ 350,00 - Vale Transporte: R$ 150,00 Vencimento: / /. Dados para pagamento: Banco Conta Corrente Obs.: Os dados Bancários - são os mesmos dados informados por ocasião da assinatura do contrato. I. Para se ter certeza de quais são os casos de prestação de serviços com o emprego de materiais, é necessário observar no Processo de Licitação, se consta no título OBJETO do Edital e/ou no Contrato, se o serviço é com emprego de materiais; II. III. IV. Caso o OBJETO esteja com a descrição de serviços com emprego de materiais, será necessário atentar-se para a RELAÇÃO dos MATERIAIS envolvidos na contratação do serviço (no - DESCRITIVO DO PROJETO BÁSICO); Estas Informações podem ser confirmadas juntamente ao setor de contratos (CCV) (que tem as informações e o controle dos termos e condições contratuais vigentes; Pedimos sejam repassadas estas informações aos fiscais de contrato, para observarem junto ao preposto da empresa referido texto (no corpo de suas Notas Fiscais) para fazerem JUS ao DIREITO de retenção dos tributos (IR/CS/PIS/COFINS) pelo código de DARF 6147 a 5,85%. V. Lembramos que os serviços de Limpeza tem característica de medição em relação a Metragem do ambiente a ser mapeado e NÃO pela quantidade de funcionários. RETENÇÃO DIVS (IR-CS-PIS-COFINS) Informamos que a justificativa de utilização deste texto, encontra amparo nos 7º e 10 ambos, do Artigo 2º da IN (RFB) nº 1234/12 de janeiro de 2012, que diz: Art. 2º Ficam obrigados a efetuar as retenções na fonte do Imposto sobre a Renda (IR), da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição para o (PIS/Pasep) sobre os pagamentos que efetuarem às pessoas jurídicas, pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços em geral, inclusive obras, os seguintes órgãos e entidades da administração pública federal: II - as autarquias; 7º Para fins desta Instrução Normativa considera-se: I - serviços prestados com emprego de materiais, os serviços cuja prestação envolva o fornecimento pelo contratado de materiais, desde que tais materiais estejam discriminados no contrato ou em planilhas à parte integrante do contrato, e na nota fiscal ou fatura de prestação de serviços;[e1][e2] 10. Em caso de pagamentos com glosa de valores constantes da nota fiscal, sem emissão de nova nota fiscal, a retenção deverá incidir sobre o valor original da nota.

3 RETENÇÕES NA FONTE - (IR/CS/PIS/COFINS) Lembramos que estas descrições no corpo das Notas Fiscais são condições exigidas pela Receita Federal do Brasil (RFB) e caso não sejam observadas pelas empresas, a retenção será realizada pelo código de DARF 6190 a 9,45% conforme exemplificamos na tabela abaixo: (SITUAÇÃO correta) nº 01 Nota Fiscal emitida COM a descrição dos materiais empregados e seus valores. NATUREZA DO BEM FORNECIDO OU DO ALÍQUOTAS SERVIÇO PRESTADO (01) Alimentação; Energia elétrica; Serviços prestados com emprego de materiais;[e3] Construção Civil por empreitada com emprego de materiais; Serviços hospitalares; Transporte de cargas, exceto os relacionados no código 8767; Mercadorias e bens em geral. IR (02) CSLL (03) COFINS (04) PIS/PASEP (05) PERCENTUAL A SER APLICADO (06) CÓDIGO RECEITA (07) 1,2 1,0 3,0 0,65 5, (SITUAÇÃO incorreta) nº 02 (Nota Fiscal) emitida SEM a descrição dos materiais empregados e seus valores. NATUREZA DO BEM FORNECIDO OU DO ALÍQUOTAS SERVIÇO PRESTADO (01) Serviços de abastecimento de água; Telefone; Correio e telégrafos; Vigilância; Limpeza.[E4] Locação de mão de obra; Intermediação de negócios; Administração, locação ou cessão de bens imóveis, móveis e direitos de qualquer natureza; Factoring; Demais serviços.[e5] IR (02) CSLL (03) COFINS (04) PIS/PASE P (05) PERCENTUAL A SER APLICADO (06) CÓDIGO DA RECEITA (07) 4,80 1,0 3,0 0,65 9, Assim, caso as especificações contidas NO CORPO da Nota Fiscal NÃO estejam CLARAS e EVIDENCIANDO os valores em separado dos materiais empregados no serviço, além dos valores (também em separado) de: V. Transporte; V. Refeição (se houver comprovação documental destes) Não será possível determinar (PELA ANÁLISE DA NOTA FISCAL) que o serviço teve (R$ x.xxx,xx) Reais de materiais empregados no mês (pois os valores estarão somados): Exemplo de descrição incorreta no CORPO DA NOTA FISCAL: 13ª Medição: Prest. Serviços Continuados de, com fornecimento de materiais e equipamentos. Contrato nº para o Campus Av. descrição s/nº CEP - referente ao mês de abri/2012. Valor dos mateiriais, equipamentos e benefícios: R$ 500,00 T Im o e D se 9

4 REGRAS GERAIS PARA APLICAÇÃO DA (GPS) RETENÇÃO NA FONTE (INSS) De acordo com a descrição no corpo da Nota Fiscal acima, (FLS. 01) temos também que considerar o que trata a legislação pertinente ao INSS, Instrução Normativa (RFB) nº 971/09: Seção V Da Apuração da Base de Cálculo da Retenção Art Os valores de materiais ou de equipamentos, próprios ou de terceiros, exceto os equipamentos manuais[e6], fornecidos pela contratada, discriminados no contrato e na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços, não integram a base de cálculo da retenção, desde que comprovados. 1º O valor do material fornecido ao contratante ou o de locação de equipamento de terceiros, utilizado na execução do serviço, não poderá ser superior ao valor de aquisição ou de locação para fins de apuração da base de cálculo da retenção. 2º Para os fins do 1º, a contratada manterá em seu poder, para apresentar à fiscalização da RFB, os documentos fiscais de aquisição do material ou o contrato de locação de equipamentos, conforme o caso, relativos a material ou equipamentos cujos valores foram discriminados na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços. 3º Considera-se discriminação no contrato os valores nele consignados, relativos a material ou equipamentos, ou os previstos em planilha à parte, desde que esta seja parte integrante do [E7]contrato mediante cláusula nele expressa. Art Os valores de materiais ou de equipamentos, próprios ou de terceiros, exceto os equipamentos manuais[e8], cujo fornecimento esteja previsto em contrato, sem a respectiva discriminação de valores, desde que discriminados na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços, não integram a base de cálculo da retenção, devendo o valor desta corresponder no mínimo a: I - 50% (cinquenta por cento) do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços[e9]; II - 30% (trinta por cento) do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços para os serviços de transporte de passageiros, cujas despesas de combustível e de manutenção dos veículos corram por conta da contratada; III - 65% (sessenta e cinco por cento) quando se referir a limpeza hospitalar, e 80% (oitenta por cento) quando se referir aos demais tipos de limpeza, do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços. 1º Se a utilização de equipamento for inerente à execução dos serviços contratados, desde que haja a discriminação de valores na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços, adota-se o seguinte procedimento: I havendo o fornecimento de equipamento e os respectivos valores constarem em contrato, aplica-se o disposto no art. 121; ou II não havendo discriminação de valores em contrato, independentemente da previsão contratual do fornecimento de equipamento, a base de cálculo da retenção corresponderá, no mínimo, para a prestação de serviços em geral, a 50% (cinquenta por cento) do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços e, no caso da prestação de serviços na área da construção civil, aos percentuais abaixo relacionados: a) 10% (dez por cento) para pavimentação asfáltica; b) 15% (quinze por cento) para terraplenagem, aterro sanitário e dragagem; c) 45% (quarenta e cinco por cento) para obras de arte (pontes ou viadutos); d) 50% (cinquenta por cento) para drenagem; e e) 35% (trinta e cinco por cento) para os demais serviços realizados com a utilização de equipamentos, exceto os manuais.

5 2º Quando na mesma nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços constar a execução de mais de um dos serviços referidos nos incisos I e II do 1º, cujos valores não constem individualmente discriminados na nota fiscal, na fatura, ou no recibo, deverá ser aplicado o percentual correspondente a cada tipo de serviço, conforme disposto em contrato, ou o percentual maior, se o contrato não permitir identificar o valor de cada serviço. 3º Aplica-se aos procedimentos estabelecidos neste artigo o disposto nos 1º e 2º do art Art Não existindo previsão contratual de fornecimento de material ou de utilização de equipamento, e o uso desse equipamento não for inerente ao serviço, mesmo havendo discriminação de valores na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços, a base de cálculo da retenção será o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços, exceto no caso do serviço de transporte de passageiros, para o qual a base de cálculo da retenção corresponderá, no mínimo, à prevista no inciso II do art Parágrafo único. Na falta de discriminação de valores na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços, a base de cálculo da retenção será o seu valor bruto, ainda que exista previsão contratual para o fornecimento de material ou a utilização de equipamento, com ou sem discriminação de valores em contrato.

6 DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS CONTRATOS CONTINUADOS (VÁLIDO PARA TODOS OS CONTRATOS) OBS.: Nos meses subseqüentes, a sequência se repete, Exceto pelos meses de DEZEMBRO devido ao 13º Salário (que deve ser entregue JUNTAMENTE com a Nota FISCAL de Janeiro); em caso de FÉRIAS que deve ser demonstrado adequadamente o pagamento das verbas decorrentes (tais como: 1/3 das férias e 1ª Parcela do 13º Salário se houver); e principalmente no ùltimo mês de Medição que deve-se exigir cópia de TODAS as RESCISÕES CONTRATUAIS de cada funcionário que exerceu atividades através do Contrato; ou DECLARAÇÃO da empresa em papel TIMBRADO (informando que os funcionários caso não tenham sido demitidos foram todos realocados ou redistribuídos para outros projetos e trabalhos (fora do âmbito do IFSP) COMO CONDIÇÃO PARA A REALIZAÇÃO DO ATESTE DO ÚLTIMO MÊS fato este que não poderá ser realizado o pagamento enquanto perdurem PENDENTES (ESTAS INFORMAÇÔES E DOCUMENTOS).

7 Ficha ou Livro de PONTO Deverá ser entregue pelo fornecedor em todas as medições, inclusive na primeira, Objetivos: servirá essencialmente para que o fiscal possa comprovar que nenhum dos funcionários da empresa tenha se AUSENTADO; ou Chegado Atrasado; ou tenha Saída antecipada; ou Horas Extraordinárias (QUE NÃO PODEM OCORRER)... Súmulas 331 e 338 (TST), e assim possibilite que a medição do mês atual seja perfeita. (ou faça-se o desconto proporcional em função das faltas identificadas e não substituídas por outra pessoa). NOTA: Lembramos que os serviços de Limpeza tem característica de medição em relação à metragem do ambiente a ser mapeado e NÃO pela quantidade de funcionários.

8 O RECIBO DE PAGAMENTO EXEMPLO: (Hollerit; Transferência Bancária; Depósito Em Conta) Deverá ser enviado em todas as medições (a partir da segunda medição) Objetivos: Comprovar que a empresa está efetivamente pagando em dia, os direitos trabalhistas de seus funcionários. Estes pagamentos correspondem ao do mês anterior ao mês da ATUAL de medição, (razão pela qual não se exige esta documentação na 1ª medição), pois na medição seguinte todos os salários e encargos trabalhistas já terão sidos pagos, e estas comprovações que não puderam ser comprovadas no mês anterior (pois ainda não estavam vencidas), poderão (por ocasião da medição seguinte) serem comprovadas na segunda medição após o FATO GERADOR dos serviços. Importante lembrar que na ocorrência de Férias; Rescisão e 13º - os comprovantes a seguir também devem ser providenciados: I - Termo de Rescisão de Contratual (devidamente - homologado pelo Sindicato); II Comprovante de pagamento de Férias + 1/3; III Comprovante de pagamento do Salário do mês (+) o comprovante do 13º Salário. Obs.: Na última medição a empresa apresentará a documentação referente ao mês anterior, e adicionalmente, em relação ao próprio último período medido, a documentação referente a Rescisões Contratuais, ou Declaração em papel Timbrado da empresa, informando que haverá REALOCAÇÃO dos funcionários para outros serviços e atividades. Ressaltese que devido a necessidade de se comprovar também os pagamentos e quitações de rescisões contratuais no último mês de medição, a CGU em seus acórdãos define que o órgão NÃO poderá atestar e pagar em até 90 dias (na falta desta documentação).

9 A FOLHA DE PAGAMENTO Deverá ser entregue pelo fornecedor em todas as medições, (a partir da segunda medição) e servirá essencialmente para que o fiscal possa comprovar que TODOS os funcionários da empresa que TRABALHAM NO CAMPUS ESTEJAM VINCULADOS À FOLHA DE PAGAMENTO. Se os serviços prestados NÃO corresponderem ao de Obras de Engenharia não há obrigatoriedade de se fazer uma Folha de Pagamento Exclusiva para o CAMPUS, mas isto facilitaria e deixaria mais rápido o processo de Ateste e, portanto, muito interessante tanto para o Instituto quanto para o próprio fornecedor - se a Folha de Pagamento estiver separando os funcionários que atuam naquele projeto Campus, pois facilita a verificação do fiscal e agiliza a liberação do pagamento... OBS.: No caso de OBRAS A Folha deverá estar vinculada ao CEI cadastrado junto ao INSS e, portanto deverá existir UMA FOLHA DE PAGAMENTO EXCLUSIVA PARA O PROJETO CAMPUS (conforme exemplo abaixo).

10 O ARQUIVO SEFIP/GFIP Deverá ser entregue pelo fornecedor a partir do 2º Mês de Medição e suas informações deverão ser suficientes E comprobatórias das informações prestadas na documentação entregue tais como: Folha; Hollerith; Comprovante de Recolhimento de INSS e FGTS DOCUMENTOS ESTES, QUE DEVEM SER DO MESMO MÊS (ANTERIOR). É importante observar os campos abaixo identificados, pois com estas informações verifica-se: I O Comprovante de Transmissão; II O Comprovante de Recolhimento do INSS e do FGTS ; III O mês de Competência (que deverá ser do mês anterior ao do mês que se esteja pagando); IV O número de funcionários atrelados ao CAMPUS do IFSP e suas Respectivas Identificações (Nome e CPF) deverão constar da GFIP. Também é importante observar que o número de funcionários atrelados ao CAMPUS do IFSP e suas Respectivas Identificações (Nome e CPF) deverão constar da GFIP. OBS.: Os valores apurados de INSS (Val Devido Prev. Soc.) devem estar idênticos aos da FOLHA DE PAGAMENTO bem como os valores de FGTS (Depósito)

11 Ainda em relação à GFIP É importante observar que o número de funcionários verificados na Folha de pagamento e na folha da GFIP (acima) deverão estar DEVIDAMENTE Identificados (Nome e CPF) e deverão constar IGUALMENTE da GFIP inclusive no caso de Férias ou Licença (onde deverá constar o funcionário substituto). OBS.: No caso de Obras de Engenharia - o CAMPO INSCRIÇÃO deve ser observado com o NÚMERO do CEI caso contrário com o CNPJ do CAMPUS Obs.: No exemplo acima o código demonstrado corresponde ao CNPJ (não sendo, portanto, um serviço de OBRA)

12 Além disto, será necessário o envio do COMPROVANTE DE PAGAMENTO DO: INSS (GPS) FGTS (GRF) CERTIDAO NEGATIVA DE DEBITOS TRABALHISTAS (CNDT) SICAF (*) No caso de Micro e Pequena Empresa o comprovante de recolhimento do Documento de Arrecadação do Simples (DAS)

13 Resumidamente a listagem geral para DOCUMENTAÇÃO OBRIGATÓRIA (APENAS - PARA FISCAIS DE CONTRATO)

14 INSTRUÇÕES GERAIS DE FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAÇÃO Em conformidade à (Instrução Normativa MPOG/SLTI nº 02, de 30 de abril de 2008) 2. FISCALIZAÇÃO MENSAL (A SER FEITA ANTES DO PAGAMENTO DA FATURA) 2.1 Elaborar planilha-mensal que conterá os seguintes campos: nome completo do empregado, função exercida, dias efetivamente trabalhados, horas extras trabalhadas, férias, licenças, faltas, ocorrências. 2.2 Verificar na planilha-mensal o número de dias e horas trabalhados efetivamente. Exigir que a empresa apresente cópias das folhas de ponto dos empregados por ponto eletrônico ou meio que não seja padronizado (Súmula 338/TST). [E10]Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa da fatura. 2.3 Exigir da empresa comprovantes de pagamento dos salários, vales-transporte e auxílio alimentação dos empregados. 2.4 Realizar a retenção da contribuição previdenciária (11% do valor da fatura) e dos impostos incidentes sobre a prestação do serviço. 2.5 Exigir da empresa os recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes documentos: a) cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); b) cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; c) cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); d) cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET). 2.6 Exigir da empresa os recolhimentos das contribuições ao INSS por meio de: a) cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); b) cópia do Comprovante de Declaração à Previdência; c) cópia da Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; d) cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); e) cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET). 2.7 Consultar a situação da empresa junto ao SICAF. 2.8 Exigir a Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND), a Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais, Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), sempre que expire o prazo de validade e, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT). 3. FISCALIZAÇÃO DIÁRIA 3.1 Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a planilha-mensal. 3.2 Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de trabalho. Deve ser instaurada uma rotina para autorizar pedidos de realização de horas extras por terceirizados. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensação de jornada. 3.3 Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados. 3.4 Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço como a negociação de folgas ou a compensação de jornada. Essa conduta é exclusiva do empregador.

15 4. FISCALIZAÇÃO ESPECIAL 4.1 Observar qual é a data-base da categoria prevista na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos (verificar a necessidade de proceder ao equilíbrio econômico-financeiro do contrato em caso de reajuste salarial). 4.2 Controle de férias e licenças dos empregados na planilha resumo) 4.3 A empresa deve respeitar as estabilidades provisórias de seus empregados (cipeiro, gestante, estabilidade acidentária.[e11] ÚLTIMA MEDIÇÃO: É necessário que a empresa Fornecedora SAIBA que o ATESTE (é condição para efetuar o pagamento) e, no caso do último mês do contrato, a MEDIÇÃO estará OBRIGATORIAMENTE atrelada à condição de que a EMPRESA apresente todas as quitações ou rescisões contratuais com seus funcionários... relativos ao último mês trabalhado no campus. Neste caso haverá um pequeno lapso temporal (mas que é permitida e exigida pela CGU, para que os órgãos assim execute). Caso os funcionários não sejam demitidos, será necessário que a empresa faça uma carta em papel Timbrado informando qual ou quais funcionários foram realocados em outros serviços (fora do IFSP).