MANUAL DE ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS

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1 1/7 MANUAL DE ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS Regulamenta os procedimentos para Acompanhamento e Fiscalização de Contratos no âmbito do CNPq. 1. Conceituação Para os fins deste Manual considera-se: Acordo de Nível de Serviço ANS - é um ajuste escrito, anexo ao contrato, entre o provedor de serviços e o órgão contratante, que define, em bases compreensíveis, tangíveis objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento; Gestor do Contrato (Fiscal do Contrato ou Unidade Fiscalizadora) Representante da Administração, especialmente designado, na forma dos art. 67 da Lei nº 8.666/93 e do art. 6º do Decreto nº 2.271/97, para exercer o acompanhamento e a fiscalização da execução contratual, devendo informar a Administração sobre eventuais vícios, irregularidades ou baixa qualidade dos serviços prestados pela contratada, propor as soluções e as sanções que entender cabíveis para regularização das faltas e defeitos observados, conforme o disposto na Instrução Normativa SLTI/MPOG 02/2008; Serviços Continuados - São aqueles cuja interrupção possa comprometer a continuidade das atividades da Administração e cuja necessidade de contratação deva estender-se por mais de um exercício financeiro e continuamente. Terceirização Processo de gestão relativo à transferência para terceiros de atividades que em princípio, seriam executadas pelo pessoal do próprio órgão ou entidade. 2. Dos Deveres e Responsabilidades do Gestor do Contrato 2.1. O Gestor ou Fiscal do Contrato tem como responsabilidades fundamentais: a) Registrar as ocorrências relacionadas com a execução do contrato pelo qual for responsável; b) Determinar as medidas necessárias ao fiel cumprimento do objeto do contrato, bem como a regularização das faltas, defeitos ou incorreções observadas; c) Atestar as faturas correspondentes às etapas executadas após a verificação da conformidade dos serviços, para efeito de pagamento (observada a comissão de recebimento, nos casos de compras do 8º, art. 15 da Lei 8.666/93); 2.2. O Gestor do Contrato deverá acompanhar e fiscalizar a execução do contrato por meio de instrumentos de controle, que compreendam a verificação dos seguintes aspectos, quando for o caso: a) os recursos humanos empregados no serviço contratado, em função da quantidade e da formação profissional exigidas; b) a conformidade e a quantidade dos recursos materiais utilizados ou fornecidos; c) a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida; d) o cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato;

2 2/7 e) os resultados alcançados em relação ao contratado, com o acompanhamento dos prazos de execução e da qualidade demandada; f) a satisfação do público usuário. g) a situação da empresa junto ao SICAF h) recolhimentos das obrigações trabalhistas pela CONTRATADA i) prazo de vigência do contrato 2.3. A conformidade do material fornecido ou a ser utilizado na execução dos serviços contratados, deverá ser verificada juntamente com o documento da CONTRATADA que contenha a relação detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como: marca, qualidade e forma de uso Os critérios de aferição de resultados deverão ser preferencialmente dispostos na forma de Acordos de Nível de Serviços, conforme dispõe a Instrução Normativa SLTI/MPOG 02/2008 e que deverá ser adaptado às metodologias de construção de Acordo de Níveis de Serviço - ANS disponíveis em modelos técnicos especializados de contratação de serviços, quando houver A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base no ANS, quando houver, previamente definido no ato convocatório e pactuado pelas partes O Gestor do Contrato ao verificar que houve subdimensionamento da produtividade pactuada, sem perda da qualidade na execução do serviço, deverá comunicar à autoridade responsável para que esta promova a adequação contratual à produtividade efetivamente realizada, respeitando-se os limites de alteração dos valores contratuais previstos no 1º do artigo 65 da Lei Nº 8.666, de O Gestor do Contrato deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para corrigir ou aplicar sanções quando verificar um viés contínuo de desconformidade da prestação do serviço à qualidade exigida O prestador do serviço poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo Gestor do Contrato, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador O prazo de vigência dos contratos continuados deverá ser cuidadosamente observados pelo Gestor do Contrato, a fim de que: a) No caso de prorrogação em conformidade com o art II, da Lei 8.666/93, seja iniciada, com 02 (dois) meses de antecedência da data de encerramento da vigência do contrato, a realização de pesquisas de preços praticados no mercado em contratações similares; b) No caso do atingimento do limite de prorrogação permitido pelo art II, da Lei 8.666/93, seja iniciada, com 04 (quatro) meses de antecedência da data de encerramento da vigência do contrato, os procedimentos necessários à realização de nova licitação. c) No caso de necessidade de licitação do tipo técnica e preço, os procedimentos necessários à realização de nova licitação, deverão ter início com 06 (seis) meses de antecedência da data de encerramento da vigência do contrato.

3 3. Dos Contratos de Terceirização 3/ Na fiscalização dos Contratos de Terceirização, são deveres do Gestor do Contrato: a) Fiscalização inicial (no momento em que a terceirização é iniciada) Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conterá todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão, divididos por contrato, com as seguintes informações: nome completo, número de CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos e sua quantidade (vale-transporte, auxílio-alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências, horas extras trabalhadas. Conferir todas as anotações nas Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados, por amostragem, e verificar se elas coincidem com o informado pela empresa e pelo empregado. Atenção especial para a data de início do contrato de trabalho, a função exercida, a remuneração (importante esteja corretamente discriminada em salário-base, adicionais e gratificações) e todas as eventuais alterações dos contratos de trabalho. O número de terceirizados por função deve coincidir com o previsto no contrato administrativo. O salário não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral é a do SEAC- Sindiserviços. Consultar eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a auxílio-alimentação gratuito). Verificar a existência de condições insalubres ou de periculosidade no local de trabalho, cuja presença levará ao pagamento dos respectivos adicionais aos empregados. Tais condições obrigam a empresa a fornecer determinados Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). b) Fiscalização mensal (a ser feita antes do pagamento da fatura) Elaborar planilha-mensal que conterá os seguintes campos: nome completo do empregado, função exercida, dias efetivamente trabalhados, horas extras trabalhadas, férias, licenças, faltas, ocorrências. Verificar na planilha-mensal o número de dias e horas trabalhados efetivamente. Exigir que a empresa apresente cópias das folhas de ponto dos empregados por ponto eletrônico ou meio que não seja padronizado (Súmula 338/TST). Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa da fatura. Exigir da empresa comprovantes de pagamento dos salários, vales-transporte e auxílio alimentação dos empregados. Realizar a retenção da contribuição previdenciária (11% do valor da fatura) e dos impostos incidentes sobre a prestação do serviço. Exigir da empresa os recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes documentos:

4 - cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); 4/7 - cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; - cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); - cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET). Exigir da empresa os recolhimentos das contribuições ao INSS por meio de: - cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); - cópia do Comprovante de Declaração à Previdência; - cópia da Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; - cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); - cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET). Consultar a situação da empresa junto ao SICAF. Exigir a Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND), a Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), sempre que expire o prazo de validade. c) Fiscalização diária Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a planilha-mensal. Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de trabalho. Deve ser instaurada uma rotina para autorizar pedidos de realização de horas extras por terceirizados. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensação de jornada. Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados. Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço como a negociação de folgas ou a compensação de jornada. Essa conduta é exclusiva do empregador. d) Fiscalização especial Observar qual é a data-base da categoria prevista na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente

5 5/7 concedidos pela empresa no dia e percentual previstos (verificar a necessidade de proceder ao equilíbrio econômico-financeiro do contrato em caso de reajuste salarial). Controle de férias e licenças dos empregados na planilha-resumo. A empresa deve respeitar as estabilidades provisórias de seus empregados (cipeiro, gestante, estabilidade acidentária) Na fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais nas contratações terceirizadas, com dedicação exclusiva dos trabalhadores da contratada, exigir-se-á, dentre outras, as seguintes comprovações: a) No caso de empresas regidas pela Consolidação das Leis Trabalhistas: recolhimento da contribuição previdenciária estabelecida para o empregador e de seus empregados, conforme dispõe o artigo 195, 3 o da Constituição federal, sob pena de rescisão contratual; recolhimento do FGTS, referente ao mês anterior; pagamento de salários no prazo previsto em Lei, referente ao mês anterior; fornecimento de vale transporte e auxílio alimentação quando cabível; pagamento do 13º salário; concessão de férias e correspondente pagamento do adicional de férias, na forma da Lei; realização de exames admissionais e demissionais e periódicos, quando for o caso; eventuais cursos de treinamento e reciclagem; encaminhamento das informações trabalhistas exigidas pela legislação, tais como: a RAIS e a CAGED; cumprimento das obrigações contidas em convenção coletiva, acordo coletivo ou sentença normativa em dissídio coletivo de trabalho; e cumprimento das demais obrigações dispostas na CLT em relação aos empregados vinculados ao contrato. b) No caso de cooperativas: recolhimento da contribuição previdenciária do INSS em relação à parcela de responsabilidade do cooperado; recolhimento da contribuição previdenciária em relação à parcela de responsabilidade da Cooperativa; comprovante de distribuição de sobras e produção; comprovante da aplicação do FATES Fundo Assistência Técnica Educacional e Social;

6 comprovante da aplicação em Fundo de reserva; 6/7 comprovação de criação do fundo para pagamento do 13º salário e férias; e eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as sociedades cooperativas. c) No caso de sociedades diversas, tais como as Organizações Sociais Civis de Interesse Público OSCIP s e as Organizações Sociais, será exigida a comprovação de atendimento a eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as respectivas organizações. d) Em serviços de natureza intelectual, após a assinatura do contrato, o Gestor do Contrato deve promover reunião inicial, devidamente registrada em Ata, para dar início execução do serviço, com o esclarecimento das obrigações contratuais, em que estejam presentes os técnicos responsáveis pela elaboração do termo de referência ou projeto básico, o fiscal ou Gestor do Contrato, os técnicos da área requisitante, o preposto da empresa e os gerentes das áreas que executarão os serviços contratados Em caso de rescisão contratual nas contratações de serviços terceirizados, o Gestor do Contrato deve verificar o pagamento pela contratada das verbas rescisórias ou a comprovação de que os empregados serão realocados em outra atividade de prestação de serviços, sem que ocorra a interrupção do contrato de trabalho Até que a contratada comprove o disposto no item 2.2.5, o órgão ou entidade contratante deverá reter a garantia prestada. 4. Do Recebimento do Objeto Contratual 4.1. Executado o contrato, o seu objeto será recebido pelo gestor do contrato. a) em se tratando de obras e serviços comuns: provisoriamente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado; definitivamente, quando designado pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pela partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei; b) em se tratando de compras ou de locação de equipamentos: provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação; definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e conseqüente aceitação. c) Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento farse-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo. d) O prazo de observação a que se refere a alínea a do inciso 4.1 não poderá ser superior a 90 (noventa) dias, salvo em casos excepcionais, devidamente justificados e previstos no edital.

7 7/7 f) Na hipótese de o termo circunstanciado ou a verificação a que se refere a alínea b do inciso 4.1 não serem, respectivamente, lavradas ou procedidas dentro dos prazos fixados, reputar-se-ão como realizados, desde que comunicados à Administração nos quinze (15) dias anteriores à exaustão dos mesmos. g) Poderá ser dispensado o recebimento provisório nos seguintes casos: a) gêneros perecíveis e alimentação preparada; b) serviços profissionais; c) obras e serviços de valor até o previsto no art. 23 do inciso II, alínea a, desta Lei, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade. h) Nos casos de dispensa de recebimento provisório, o recebimento será feito mediante recibo. 5. DO DESCUMPRIMENTO DO OBJETO CONTRATUAL 5.1. Em caso de descumprimento total ou parcial das responsabilidades assumidas no instrumento contratual, o Gestor do Contrato deverá notificar a CONTRATADA da aplicação das sanções administrativas cabíveis, previstas no instrumento convocatório e na legislação vigente, conforme disposto no artigo 87 da Lei Nº 8.666/ Em caso de aplicação de sanção administrativa, a mesma será, obrigatoriamente, registrada no Sistema de Cadastro de Fornecedores - SICAF Brasília, 12 de agosto de CLÁUDIO DA SILVA LIMA Coordenador Geral de Administração e Finanças