A DIRETORA GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, nos termos do Ato nº 199/12,

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1 Ano 2012, Número 198, Rio de Janeiro, segunda-feira, 3 de setembro de 2012, Página 5 DIRETORIA-GERAL Assessoria Administrativa Portarias PORTARIA Nº 38/12 Concede abono de permanência à servidora NOEMIA DE SOUZA MACHADO. A DIRETORA GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, nos termos do Ato nº 199/12, CONSIDERANDO o que consta do protocolo nº /2012, RESOLVE: Art. 1º Conceder à servidora NOEMIA DE SOUZA MACHADO, matrícula nº , ocupante do cargo efetivo de Técnico Judiciário, Área de Atividade Administrativa, Classe C, Padrão 15, do Quadro de Pessoal deste Tribunal, abono de permanência, de que trata o art. 40, 19 da Constituição Federal/88, a contar de 22/07/2012, por permanecer em atividade, após completar as exigências para a aposentadoria voluntária, nos termos do art. art. 40, 1º, III, alínea a, da Constituição Federal/88. Art. 2º A presente Portaria entra em vigor na data de sua publicação. Rio de Janeiro, 30 de agosto de REGINA CÉLIA M. S. HICKMAN DOMENICI Diretora-Geral Instrução Normativa INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 04/12 * Republicado por ter saído com incorreção do MODELO II, no DJERJ, seção Diretoria-Geral, página 236/247, de 30/08/12. A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e CONSIDERANDO a publicação do Ato nº 636, de 13/12/11, que revogou a Portaria nº 02/2004 e o Ato nº 123, de 17/03/2010, que dispunha sobre o manual de fiscalização de contratos no âmbito deste TRE-RJ, RESOLVE: Art. 1º Estabelecer as exigências constantes dos Anexos desta Instrução Normativa, a serem observadas pelos servidores designados para fiscalização e gestão dos contratos no âmbito deste TRE-RJ. Art. 2º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário, especialmente a Ordem de Serviço DG nº 09/11.

2 Ano 2012, Número 198, Rio de Janeiro, segunda-feira, 3 de setembro de 2012, Página 6 Rio de Janeiro, 24 de agosto de REGINA CÉLIA M. S. HICKMAN DOMENICI Diretora-Geral ANEXO I ORIENTAÇÕES AOS SERVIDORES DESIGNADOS PARA ACOMPANHAR A EXECUÇÃO DE CONTRATOS OBJETIVANDO A LIBERAÇÃO DE NOTAS FISCAIS PARA PAGAMENTO 1. PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS COM ALOCAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA 1.1. Até o terceiro dia útil após o encerramento do mês em que se deu a prestação de serviços, o servidor designado para acompanhar a execução do contrato disponibilizará a planilha de medição de serviços contendo o resumo de freqüência diária, conforme modelo em anexo. 1.2 Após o recebimento da planilha de medição dos serviços, a contratada emitirá a nota fiscal correspondente aos serviços executados no período, acompanhada dos comprovantes de pagamento de vale transporte e auxílio-alimentação do mês em curso, que será obrigatoriamente recebida pelo Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato A 1ª nota fiscal relativa ao 1º mês do contrato deverá ser apresentada acompanhada do comprovante de pagamento do vale transporte e auxílio-alimentação do mês correspondente à execução dos serviços e do mês em curso. 1.3 Caberá ao Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato: Comunicar a COFOR, no caso de a empresa contratada não entregar o faturamento no prazo de 10 dias após o recebimento da planilha de medição Atestar, em conjunto com o seu superior imediato, a execução dos serviços, conforme modelo abaixo, encaminhando, a COFOR, para análise, em 24 horas, através de memorando protocolizado: a) a Nota Fiscal, verificando: i. Se os valores indicados estão de acordo com a proposta da empresa; ii. Se a mesma encontra-se livre de emendas ou rasuras, caso em que deverá solicitar à contratada a sua substituição; iii. Se foi emitida dentro da data-limite de utilização, caso não seja nota fiscal eletrônica; iv. O preenchimento correto, relativamente aos dados do TRE/RJ (nome, CNPJ) e à discriminação dos serviços; v. Se os cálculos aritméticos estão corretos valor total deverá corresponder ao somatório dos valores individuais lançados na mesma; vi. Se o CNPJ da contratada é idêntico ao constante na Proposta e na Nota de Empenho. vii. A autenticidade quando se tratar de Nota Fiscal Eletrônica. Observação: Se a contratada encaminhar DANFE como documento de cobrança de prestação de serviços, deverão ser observados os procedimentos apontados nos itens 3.1 e h. b) a Planilha de Medição de Serviços; c) os comprovantes de pagamento de vale-transporte e auxílio alimentação, sendo estes comprovantes, correspondentes ao mês de emissão da fatura, ou seja, ao mês da efetiva utilização pelos prestadores de serviço, observados os termos do item Ver MODELO I Obs.1. É vedada a utilização de etiquetas para promover o atesto. Obs 2. O atesto a que se refere o item deverá ser aposto no verso da nota fiscal Caso a nota fiscal apresente valor inferior ao correto a faturar, dar prosseguimento à liberação da mesma, cientificando, porém, a empresa da divergência ocorrida Em se tratando de nota fiscal com valor superior ao correto a faturar, solicitar o pronunciamento da empresa quanto à autorização para a glosa da diferença apurada ou a substituição da nota fiscal, firmandose o prazo máximo de 3 (três) dias úteis para atendimento Caso não seja possível atestar a nota fiscal, devolvê-la à empresa, acompanhada de comunicação oficial com a exposição dos motivos que ensejaram a não atestação Verificar se na prestação dos serviços houve descumprimentos contratuais, informando tais ocorrências no memorando de encaminhamento da nota fiscal, que deverá ser atestada e encaminhada a

3 Ano 2012, Número 198, Rio de Janeiro, segunda-feira, 3 de setembro de 2012, Página 7 COFOR, que promoverá a notificação da empresa para esclarecimento e regularização quando for o caso, encaminhando cópia da notificação ao Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato. 1.4 Após o faturamento, a empresa encaminhará ao Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato, até o 23º dia do mês seguinte ao da prestação dos serviços, a documentação abaixo elencada, para imediata remessa a COFOR. O Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato deverá relacionar todos os documentos recebidos no memorando de encaminhamento a COFOR, citando o protocolo de encaminhamento da nota fiscal. a) Cópia da folha de ponto; b) Folha de pagamento constando à relação nominal de trabalhadores; c) GFIP contendo a documentação abaixo: i. Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social cujo NRA deverá corresponder aos NRA s dos demais documentos da GFIP; ii. Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher à Previdência Social e a Outras Entidades e Fundos por FPAS; iii. RET (completa) - Relação atualizada de Tomadores/Obras, com identificação do TRE/RJ e respectivo CNPJ; iv. RE Relação atualizada dos Trabalhadores, com identificação do TRE/RJ e respectivo CNPJ, contendo nomes de todos os prestadores de serviços identificados na folha de ponto, folha de pagamento e resumo de freqüência; v. Relatório Analítico da GRF d) Comprovantes de recolhimento do FGTS e INSS; e) Comprovação individualizada do pagamento aos terceirizados; f) Documentos rescisórios ou informações quanto a realocação de funcionários vinculados ao contrato da empresa com o TRE/RJ Caso a empresa não apresente a documentação no prazo estabelecido no item 1.4, a COFOR fará diligência em face da contratada, para apresentação imediata dos documentos ao Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato São documentos rescisórios aptos a comprovar a quitação pela empresa das verbas trabalhistas: i. Termo de rescisão contratual c/homologação (contrato de trabalho é superior a 1 ano) ii. Cópia da CTPS com baixa iii. Demonstrativo do trabalhador de recolhimento do FGTS (demissão s/ justa causa) iv. Comprovante de pagamento do FGTS rescisório (demissão s/justa causa) v. O contrato a termo (contrato temporário), quando for o caso. 1.5 A liberação dos pagamentos subseqüentes fica condicionada à comprovação integral da regularidade da empresa relativamente à documentação constante do item anterior. 1.6 A liberação do último pagamento fica condicionada à comprovação integral da regularidade da empresa durante todo o período contratual, bem como a inexistência de pendências em procedimentos apuratórios. 1.7 A COFOR caberá: Ter posse e conhecimento do contrato, ajuste ou acordo respectivo; Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal, em âmbito federal, com a Receita, o FGTS, INSS e a Justiça Trabalhista, anexando as devidas certidões de regularidade no processo conforme legislação em vigor; Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal Estadual/Distrital/Municipal, anexando as devidas certidões de regularidade no processo conforme legislação em vigor; Verificar se consta no processo de pagamento planilha de formação de preços atualizada; Proceder às devidas conferências pertinentes nos documentos encaminhados pelo Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato, preliminarmente ao encaminhamento para pagamento; Verificar se os valores constantes nos comprovantes de recolhimento do FGTS e INSS, anexados pelo Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato, correspondem aos constantes na GFIP apresentada, e, se as remunerações dos Prestadores de Serviços lançadas na mesma estão corretas; Verificar se as especificações dos serviços e o nome do beneficiário são os mesmos na proposta, na nota de empenho e na nota fiscal; Certificar nos autos as conferências efetuadas, conforme modelos abaixo: a) Pagamentos subseqüentes a 1ª nota fiscal de serviços Ver MODELO II b) Pagamento referente à última nota fiscal de serviços (encerramento do contrato)

4 Ano 2012, Número 198, Rio de Janeiro, segunda-feira, 3 de setembro de 2012, Página 8 Ver MODELO III Obs.: É vedada a utilização de etiquetas. 1.8 A SAD caberá definir os casos em que será aberto procedimento em apartado para acompanhamento das ocorrências relacionadas nos descumprimentos contratuais informados pelo Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato no memorando de encaminhamento da nota fiscal, cientificando a SOF e o Servidor Designado para acompanhar a execução do resultado. 2. DEMAIS SERVIÇOS - Após a execução do serviço, a contratada emitirá a nota fiscal correspondente que será obrigatoriamente aceita pelo setor responsável pelo recebimento do serviço. Obs. Quando o contratado for optante pelo Regime Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), para que não sofra a retenção de tributos, a nota fiscal deverá vir acompanhada da declaração de Optante pelo Simples, assinada pelo representante legal da contratada, na forma do anexo IV da IN RFB 1234/2012 com a redação dada pela IN RFB 1244/ Ao Servidor Responsável caberá: Verificar quanto à Nota Fiscal: a) Se os valores indicados estão de acordo com a proposta da empresa; b) Se a mesma encontra-se livre de emendas ou rasuras, caso em que deverá solicitar à contratada a sua substituição; c) Se foi emitida dentro da data-limite de utilização, caso não seja nota fiscal eletrônica; d) O preenchimento correto, relativamente aos dados do TRE/RJ (nome, CNPJ) e à discriminação dos serviços; e) Se os cálculos aritméticos estão corretos valor total deverá corresponder ao somatório dos valores individuais lançados na mesma; f) Se o valor é idêntico ao valor do empenho, no caso de empenho ordinário, justificando as divergências; g) Se o CNPJ da contratada é idêntico ao constante na Proposta e na Nota de Empenho. h) A autenticidade quando se tratar de Nota Fiscal Eletrônica. Observação: Se a contratada encaminhar DANFE como documento de cobrança de prestação de serviços, deverão ser observados os procedimentos apontados nos itens 3.1, h Caso a nota fiscal apresente valor inferior ao correto a faturar, dar prosseguimento à liberação da mesma, cientificando, porém, a empresa da divergência ocorrida Em se tratando de nota fiscal com valor superior ao correto a faturar, solicitar o pronunciamento da empresa quanto à autorização para a glosa da diferença apurada ou a substituição da nota fiscal, firmandose o prazo máximo de 3 (três) dias úteis para atendimento Caso não seja possível atestar a nota fiscal, devolvê-la à empresa, acompanhada de comunicação oficial com a exposição dos motivos que ensejaram a não atestação Verificar se na prestação dos serviços houve descumprimentos contratuais, informando tais ocorrências no memorando de encaminhamento da nota fiscal. 2.2 O Servidor Responsável deverá, em conjunto com seu superior imediato, atestar a execução dos serviços, conforme modelo abaixo, encaminhando, em 24 horas, através de memorando, a nota fiscal a COFOR, para análise. Ver MODELO IV Obs1 É vedada a utilização de etiquetas para promover o atesto. Obs 2. O atesto a que se refere o item 2.2 deverá ser aposto no verso da nota fiscal. 2.3 A COFOR caberá: Ter posse e conhecimento do contrato, ajuste ou acordo respectivo Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal, em âmbito federal, com a Receita, o FGTS e o INSS, anexando as devidas certidões de regularidade no processo Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal Estadual/Distrital/Municipal, anexando as devidas certidões de regularidade no processo, quando couber; Definir os casos em que será aberto procedimento em apartado para acompanhamento das ocorrências relacionadas nos descumprimentos contratuais informados pelo Servidor Responsável no memorando de encaminhamento da nota fiscal, cientificando a SOF do resultado.

5 Ano 2012, Número 198, Rio de Janeiro, segunda-feira, 3 de setembro de 2012, Página Proceder às devidas conferências pertinentes nos documentos encaminhados pelo Servidor Responsável, preliminarmente ao encaminhamento para pagamento; Verificar se as especificações dos serviços e o nome do beneficiário são os mesmos na proposta, na nota de empenho e na nota fiscal; Certificar nos autos as conferências efetuadas, conforme modelo abaixo: Ver MODELO V Obs.: É vedada a utilização de etiquetas. 3. FORNECIMENTO DE MATERIAIS 3.1 O material entregue será acompanhado, obrigatoriamente, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE correspondente. A contratada deverá disponibilizar também o arquivo digital da Nota Fiscal Eletrônica e o protocolo de Autorização de Uso da NF-e antes da ocorrência do fato gerador. Obs. Quando o contratado for optante pelo Regime Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), para que não sofra a retenção de tributos, a nota fiscal deverá vir acompanhada da declaração de Optante pelo Simples, assinada pelo representante legal da contratada, na forma do anexo IV da IN RFB 1234/2012 com a redação dada pela IN RFB 1244/ O Servidor Responsável pelo recebimento de materiais deverá efetuar a conferência dos produtos quanto à especificação, qualidade, quantidade, validade e se os mesmos estão de acordo com as especificações do empenho. 3.3 Ao Servidor Responsável caberá: Verificar quanto à NF-e e quanto ao DANFE: a) Se os valores indicados estão de acordo com a proposta da empresa; b) Se a mesmo encontra-se livre de emendas ou rasuras, caso em que deverá solicitar à contratada a sua substituição; c) O preenchimento correto, relativamente aos dados do TRE/RJ (nome, CNPJ) e à discriminação dos materiais adquiridos; d) Se os cálculos aritméticos estão corretos valor total deverá corresponder ao somatório dos valores individuais lançados na mesma; e) Se o valor é idêntico ao valor do empenho, no caso de empenho ordinário, justificando as divergências; f) Se o CNPJ da contratada é idêntico ao constante na Proposta e na Nota de Empenho; h) A validade da assinatura digital da NF-e, a autenticidade do arquivo digital NF-e e a existência da concessão de Autorização de Uso da NF-e, conforme AJUSTE SINIEF 07/ Caso o DANFE apresente valor inferior ao correto a faturar, dar prosseguimento à liberação do mesmo, cientificando, porém, a empresa da divergência ocorrida Em se tratando de DANFE com valor superior ao correto a faturar, solicitar o pronunciamento da empresa quanto à autorização para a glosa da diferença apurada ou a substituição do DANFE, firmando-se o prazo máximo de 3 (três) dias úteis para atendimento Caso não seja possível atestar o DANFE, devolvê-lo à empresa, acompanhada de comunicação oficial com a exposição dos motivos que ensejaram a não atestação Verificar se houve atraso na entrega dos materiais; - No caso em que o descumprimento enseje aplicação de penalidade, a solicitação de procedimento apuratório deverá ser requerida no processo de faturamento Providenciar, junto ao superior imediato, o atesto no DANFE conforme modelo abaixo, depois de atendidas todas as determinações acima: Ver MODELO VI Obs 1. É vedada a utilização de etiquetas para promover o atesto. Obs 2. O atesto a que se refere o item deverá ser aposto no verso do DANFE Encaminhar a documentação à COFOR ou à COMAP, conforme o caso; 3.4 À COFOR ou COMAP caberá: Ter posse e conhecimento do contrato, ajuste ou acordo respectivo; Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal, em âmbito federal, com a Receita, o FGTS e o INSS, anexando as devidas certidões de regularidade no processo;

6 Ano 2012, Número 198, Rio de Janeiro, segunda-feira, 3 de setembro de 2012, Página Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal Estadual / Distrital / Municipal, anexando as devidas certidões de regularidade no processo, quando couber; Proceder às devidas conferências pertinentes nos documentos encaminhados pelo Servidor Responsável, preliminarmente ao encaminhamento para pagamento; Verificar se as especificações dos materiais e o nome do beneficiário são os mesmos na proposta, na nota de empenho e no DANFE e; Certificar nos autos as conferências efetuadas, conforme modelo abaixo: Ver MODELO VII Obs.: É vedada a utilização de etiquetas. MODELO I MODELO II MODELO III

7 Ano 2012, Número 198, Rio de Janeiro, segunda-feira, 3 de setembro de 2012, Página 11 MODELO IV MODELO V MODELO VI

8 Ano 2012, Número 198, Rio de Janeiro, segunda-feira, 3 de setembro de 2012, Página 12 MODELO VII

9 Ano 2012, Número 198, Rio de Janeiro, segunda-feira, 3 de setembro de 2012, Página 13