MANUAL DO EXPOSITOR. 15 A 18 DE NOVEMBRO Centro de Convenções Riocentro REALIZAÇÃO APOIO

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1 MANUAL DO EXPOSITOR REALIZAÇÃO APOIO 15 A 18 DE NOVEMBRO Centro de Convenções Riocentro

2 APRESENTAÇÃO Riocentro / RJ Pavilhão 02 e 05 - Climatizados No período de 15 a 18 de novembro de 2014, participaremos juntos do XX Cilad Congresso Ibero Latino-Americano de Dermatologia, que se realizará no RIOCENTRO-RJ. Nossos esforços são na certeza de que juntos iremos novamente realizar um grande evento! O sucesso do XX Cilad Congresso Ibero Latino-Americano de Dermatologia representa um desafi o para o Instituto Protetores da Pele no sentido de superá-lo. A sua colaboração para tanto será imprescindível, seja na remessa de todos os documentos constantes deste manual/regulamento, seja no cumprimento dos prazos. É importante assinalar que as informações entregues fora do prazo não serão consideradas pela Comissão Organizadora e Montadora Ofi cial do evento. Por isso, solicitamos que o expositor remeta as informações, necessárias ao evento, no prazo. Para tanto, deve o expositor pedir aos seus prestadores de serviços, terceirizados, que lhe remeta as informações e os formulários preenchidos, considerando-se as etapas de montagem, desmontagem e durante todo o transcurso do XX Cilad Congresso Ibero Latino-Americano de Dermatologia. O expositor será o responsável pela obediência a todos os preceitos legais no que diz respeito ao cumprimento da legislação aplicável a sua participação no evento, quer no que se refere tanto a legislação trabalhista quanto ao Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura - CREA/RJ e Secretaria de Fazenda. Recomendamos que nenhuma pendência de qualquer natureza, deve fi car para o período de montagem, sob pena de inviabilização da participação. As equipes da Secretaria de fazenda e da fi scalização da Delegacia Regional do Trabalho se farão presentes no evento. Leia todos os itens deste Manual, com cuidado especial em relação aos prazos de entrega dos formulários e dos projetos. É obrigação do Expositor, dar conhecimento à Montadora e Fornecedores contratados sobre o conteúdo das normas e procedimentos deste Manual do Expositor, sendo o Expositor responsável pela infração das normas do presente Manual. 1

3 1.0 INFORMAÇÕES GERAIS >> Simpósios Satélite não será permitida a entrada de profi ssionais não habilitados à prescrição. >> Sorteios As empresas que terão Simpósios poderão fazer sorteios, desde que estejam agregados a valor médico-científi co. Poderão também panfl etar convites no dia de seu Simpósio, mas NÂO poderá constar nenhuma menção a SORTEIO no convite. >> Amostra Grátis A distribuição de amostra grátis somente poderá ser feita em embalagens, com apresentação e no mínimo 50% do conteúdo da original aprovados pela ANVISA, destinadas exclusivamente aos profi ssionais habilitados a prescrever ou dispensar medicamentos. Neste caso, fi ca terminantemente proibida a entrega de amostra grátis para as pessoas que estiverem portando os crachás com a tarja escrita NÃO PRESCRITOR. >> Distribuição de Brindes É permitida, desde que traga consigo as informações necessárias exigidas pela legislação: é importante ainda, lembrar que quando se tratar de medicamentos de venda sob prescrição médica, os brindes devem ser restritos aos profi ssionais de saúde. >> Lembramos a necessidade de respeitar a resolução 2887 de 18/02/1997 e o decreto e 17/11/2000 nos termos do artigo 217 do livro VI da Secretaria Estadual da Fazenda que regularizam a participação de empresas em exposição. Estamos enviando em anexo o modelo de formulário que deverá ser preenchido em 02 vias. Este formulário deverá ser acompanhado dos documentos solicitados e entregues, pessoalmente, até 03 dias úteis antes do evento, na Secretaria Estadual da Fazenda. PROMOÇÃO E REALIZAÇÃO INSTITUTO PROTETOR DA PELE Rua Visconde de Pirajá, 595 sala 907 Ipanema Cep: Rio de Janeiro RJ cilad2014@interevent.com.br SECRETARIA EXECUTIVA INTEREVENT Avenida das Américas, 3500 bloco Hong Kong 3000 sala 405 Barra da Tijuca RJ Tel.: (21) Fax.: (21) Contatos: Octavio e Erica erica@interevent.com.br, otaviopontes@cilad-rio.com LOCAL DO EVENTO GL EVENTS CENTRO DE CONVENÇÕES S.A (Rio Centro Exhibition & Convention Center) Avenida Salvador Allende, Barra da Tijuca, Rio de Janeiro - RJ, Telefone: (21) Contato: Marselha comercial.riocentro@glbr.com.br 2

4 MONTADORA OFICIAL Básica Assessoria Montagem de Feiras e stands Ltda. Rua: Prof. João Falarz, 709 Sala Curitiba-PR. Telefone: (41) Contato: Marlus / Claudio / Manu basica@montagembasica.com.br Home-page: AGÊNCIA DE VIAGENS OFICIAL Reserva de Hotel, Passagem Aérea e Tours Bec Turismo & Eventos Rua Barão de Ipanema, 56 3º andar - Copacabana Rio de Janeiro RJ Tel.: (21) / Fax: (21) cristiane.cherulli@bec-eventos.com.br / renata.cardoso@bec-eventos.com.br LIMPEZA Sunset Limpeza Contato: Srta. Thaisa Medina eventos@sunsetservices.com.br (21) / (21) SEGURANÇA Sunset Vigilância e Seguranças Tel.: (21) / (21) Contato: Srta Thaisa Medina eventos@sunsetservices.com.br ALIMENTOS E BEBIDAS Top Gourmet Diego Almeida Avenida Salvador Allende, 6555 Barra da Tijuca Rio de Janeiro RJ Tel.: (21) diego.almeida@glbr.com.br ALIMENTOS E BEBIDAS Celia Lucena Gastronomia Celia Lucena Rua Pinheiro Guimarães, 92ª Botafogo Rio de Janeiro Tel.: (21) / (21) contatocelialucena@gmail.com 3

5 INTERNET E TELEFONIA Link Solution Jéssica Maia Avenida Fernando Matos, Rio de Janeiro RJ Tel.: (21) / (21) jessica@linksolution.com.br LOCAÇÃO DE MOBILIÁRIOS EM GERAL LPR Locações Juliana Lins Avenida Salvador Allende, 6555 Barra da Tijuca Rio de Janeiro RJ Tel.: (21) juliana@lprçlocacoes.com.br RECEPCIONISTAS Recepcionistas em geral Juliana Spohr juspohr@gmail.com (21) DESIGNER Criação e Arte Rodrigo Prieto rodprieto@hotmail.com (21) COLETOR DE DADOS Itarget Leonardo Dantas Cada coletor R$ 700,00 leonardo@itarget.com.br (85) TRANSPORTADORA IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO Fulstandig Tatiana Côrtes Eventis Coordinator tatiana.cortes@fulstandig.com.br (21)

6 MATERIAL PARA AS PASTAS O envio de material para as pastas de todos os congressistas e palestrantes, devem estar no Riocentro nos dias 11 e 12. Na embalagem deve constar o nome da empresa e MATERIAL NAS PASTAS em destaque, pois não abrimos mercadoria de expositor. Endereço para envio XX CILAD - CONGRESSO IBERO-LATINO-AMERICANO DE DERMATOLOGIA GL EVENTS CENTRO DE CONVENÇÕES S.A (Rio Centro Exhibition & Convention Center) Avenida Salvador Allende, Barra da Tijuca, Rio de Janeiro - RJ, Pavilhão 2 LICENÇA SECRETARIA DE FAZENDA - OBRIGATÓRIO LFCONT Contabilidade Ltda ME Avenida Nelson Cardoso, 905 sala 321 Taquara - Jacarepaguá Rio de Janeiro - RJ Tel. / Fax. (21) / (21) Celular: (21) congressoslfcont@gmail.com Prazo de envio do documento até 30/10 Att.: Licença de Funcionamento dos Estandes A Autorização de Funcionamento Provisório emitido pela Secretaria de Fazenda é um documento importante para que o expositor não tenha problema com o Fisco. A documentação caso seja feito através do contador acima especifi cado, deve ser enviado com o prazo de 30 dias de antecedência. Documentos: Formulário de Autorização de Funcionamento Provisório preenchido e assinado em duas vias originais, xerox da Identidade e CPF do representante legal, xerox do comprovante de Inscrição Estadual e CNPJ, xerox dp contrato de Locação do Stand, xerox do contrato Social e Última Alteração. É obrigatório o Alvará de Licenciamento da Secretaria de Fazenda sujeito a fechamento do estande. ESTACIONAMENTO VALORES DE ESTACIONAMENTO FEIRAS E CONGRESSOS Modelo Evento / Veículo Montagem / Desmontagem Valor Estacionamento (Diária) Carros Livre R$22,00 Vãs Livre R$22,00 Ônibus Livre R$66,00 Caminhões Livre R$66,00 As áreas de estacionamento são administradas e exploradas pelo RIOCENTRO conforme tabela em vigor na data do evento; Conforme regulamento do Riocentro, durante a montagem e desmontagem do Evento, os Expositores poderão estacionar seus veículos para carga e descarga gratuitamente; Durante o período de funcionamento do Evento, porém, os Expositores deverão pagar uma taxa preferencial determinados pelo Riocentro para utilização do estacionamento; O Instituto Protetores da Pele não tem qualquer participação ou responsabilidade no sistema do estacionamento, que possui regras rígidas inclusive quanto a merchandising em veículos estacionados. Para o período de realização, os EXPOSITORES interessados em adquirir credenciais de estacionamento antecipadas para seus convidados e funcionários poderão entrar em contato diretamente com a GL Eventos tel.: (21) , ou ainda, comprar no guichê de estacionamento na hora da chegada. 5

7 1.1 DATAS E HORÁRIOS DATA DE REALIZAÇÃO DO EVENTO De 15 a 18 de Novembro de MONTAGEM E DESMONTAGEM DOS PAVILHÕES A montagem dos estandes compreenderá os seguintes dias e horários: PAVILHÃO 02 DATA OCUPAÇÃO INÍCIO TÉRMINO 11/11/2014 Marcação de piso pela montadora ofi cial 08:00 12:00 11/11/2014 Montagem dos Estandes 12:00 20:00 12/11/2014 Montagem dos Estandes 08:00 20:00 13/11/2014 Montagem dos Estandes 08:00 20:00 14/11/2014 Montagem dos Estandes 08:00 20:00 14/11/2014 Decoração, limpeza, instalação passadeira 20:00 24:00 15/11/2014 Abertura Ofi cial da Área de Exposição 09:00 19:00 15/11/2014 Boas Vindas Área de Exposição 19:15 21:15 19/11/2014 Desmontagem dos Estandes 08:00 20:00 20/11/2014 Desmontagem dos Estandes 08:00 20:00 21/11/2014 Desmontagem dos Estandes e Vistoria 08:00 20:00 PAVILHÃO 05 DATA OCUPAÇÃO INÍCIO TÉRMINO 13/11/2014 Montagem da Plenária e Salas 08:00 20:00 14/11/2014 Montagem da Plenária e salas 08:00 24:00 19/11/2014 Desmontagem da Plenária e Salas 08:00 20:00 Atenção: IMPRETERIVELMENTE O RIO CENTRO DEVERÁ ESTAR TOTALMENTE LIBERADO ÀS 20:00 DO DIA 21/11/2014. Atenção: O Expositor que, por qualquer motivo, não cumpra os horários estipulados neste manual, será obrigado a pagar o uso de horas extras diretamente para a administração do Rio Centro Exhibition & Convention Center no RJ, além de multa de R$ 3.000,00 (três mil reais) para a organização do evento, podendo, ainda incorrer em infração contratual, nos termos avençados, ocasião na qual poderá incidir a multa disposta no contrato de participação do evento. A organização do evento, juntamente com o departamento operacional do Rio Centro Exhibition & Convention Center defi nirão os horários possíveis para o termino da montagem dos estandes que estiverem inacabados. 6

8 EXPOSITORES PAVILHÃO 02 DATA OCUPAÇÃO INÍCIO TÉRMINO 15/11/2014 Evento e Área de Exposição 08:00 20:00 16/11/2014 Evento e Área de Exposição 08:00 20:00 17/11/2014 Evento e Área de Exposição 08:00 20:00 18/11/2014 Evento e Área de Exposição 08:00 20:00 EXPOSITORES PAVILHÃO 05 DATA OCUPAÇÃO INÍCIO TÉRMINO 15/11/2014 Evento e Palestras 08:00 20:00 16/11/2014 Evento e Palestras 08:00 20:00 17/11/2014 Evento e Palestras 08:00 20:00 18/11/2014 Evento e Palestras 08:00 20: NORMAS GERAIS 2.1 RESPONSABILIDADE A Organização do evento e o PROMOTOR não se responsabilizam por danos ou prejuízos causados a pessoas ou produtos expostos antes, durante ou após a realização do evento, incluindo roubo, defi ciências, interrupções nos fornecimentos de energia elétrica, ou sinistros de qualquer espécie. Toda empresa expositora é unicamente responsável pela contratação dos seus funcionários e terceirizados, cabendo aos expositores e seus terceirizados responderem por todas as questões relativas à segurança e trabalho caso se mostre necessário. O PROMOTOR e a organização do evento não assumem quaisquer vínculos empregatícios com as empresas expositoras e seus terceirizados que estarão trabalhando no evento. A ANVISA é a Agência Federal responsável pela regulamentação relativa à propaganda em eventos médicos/científi cos. Os Expositores deverão seguir as regras estabelecidas. A Promotora e a Organizadora do evento se isentam de quaisquer responsabilidades quando do não cumprimento das normas estipuladas por parte dos Expositores / Patrocinadores. Para maiores informações visite o site FISCALIZAÇÃO DO MINISTÉRIO DO TRABALHO O Ministério do Trabalho, no sentido de padronizar as diferentes formas de contratação de mão-de-obra, tem realizado diligências com equipe de fi scais no recinto de realização do evento para orientação e fi scalização. O EXPOSITOR deverá manter em seu estande, durante a realização do evento, os documentos trabalhistas de todos os seus empregados, assim como, qualquer prestador de serviços (ex. garçons, copeiras, montadores de estandes, guardas, recepcionistas, etc.). Atenção: Não será permitido o trabalho e o acesso de menores de 18 anos nas dependências do pavilhão do Rio Centro Exhibition & Convention Center. 7

9 2.1.2 EPI EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL Caberá ao EXPOSITOR exigir que a sua Montadora e seus prepostos utilizem os equipamentos de proteção adequados ao trabalho a ser executado ENVIO DE BENS DE NATUREZA GERAL PARA O EVENTO O envio de bens de natureza geral (material, mercadorias, máquinas, equipamentos, livros, etc...) deverá ser feito para o seguinte endereço: GL EVENTS CENTRO DE CONVENÇÕES S.A (Rio Centro Exhibition & Convention Center) Avenida Salvador Allende, Barra da Tijuca, Rio de Janeiro - RJ, Pavilhão 2 XX CILAD - CONGRESSO IBERO-LATINO-AMERICANO DE DERMATOLOGIA É necessário ter um responsável do expositor para receber o material. A mercadoria deve ser entregue no Riocentro nos dias 11, 12, 13 e 14 no horário comercial. A mercadoria deverá ser consignada à própria empresa expositora. A carga e descarga de material, mercadorias, máquinas e equipamentos é de responsabilidade do expositor, que deverá utilizar o acesso de carga e descarga do pavilhão. A entrada de caminhões e automóveis nas áreas de carga e descarga se dará conforme ordem de chegada. É obrigatória a permanência do motorista no interior do veículo. A Organização não dispõe de carrinhos para transporte de carga e não se responsabiliza pela guarda ou quaisquer danos, perdas ou extravios de mercadorias, tanto nas áreas internas quanto externas do pavilhão. Resíduos ou materiais deixados nas áreas comuns estarão sujeitos à apreensão. O expositor deverá mandar seus produtos/equipamentos/catálogos/ brindes somente quando houver um responsável em seu estande para o devido recebimento. Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter em sua embalagem, claramente identifi cados o nome do expositor e o número de seu estande. As mercadorias não poderão ser colocadas nos estandes durante os horários de funcionamento do evento. 2.2 SEGURO Os estandes, bens ou produtos, e pessoal a serviço dos Expositores não estão cobertos por seguro, cuja responsabilidade de contratação é exclusiva dos Expositores. O CILAD, a Interevent e a Básica Assessoria Montagem de Feiras e stands,se isentam de toda e qualquer responsabilidade, em todos os casos e circunstâncias, por perda de propriedade, dano físico (danos a pessoas ou bens) ou morte, assim como responsabilidade oriunda de tal dano, inclusive incêndios, enchentes etc, causados ao material exposto, ou ainda perda, desaparecimento, dano ou roubo de qualquer material exposto ou pertences do expositor, seus contratados e/ou visitantes, durante todo o período de montagem, realização e desmontagem do evento. Atenção: Os expositores deverão providenciar a contratação de seguros que tenham a cobertura para todos os riscos pessoais e materiais; inclusive para o período de montagem e desmontagem dos estandes. 8

10 2.3 PAGAMENTOS EM ATRASO Não serão liberadas pela Organização do evento, as áreas destinadas à montagem de estandes para os Expositores que estiverem em atraso com qualquer parcela contratual da sublocação dos espaços ou atraso no pagamento das taxas estipuladas neste manual. 2.4 PREENCHIMENTO E ENVIO DE FORMULÁRIOS Os formulários em anexo somente serão aceitos se devidamente preenchidos e datados. O não cumprimento dos prazos estabelecidos para o envio dos formulários ou de outras exigências constantes no presente regulamento isenta a organização do evento de quaisquer responsabilidades por prejuízos que possam causar ao Expositor e aos seus prepostos. 2.5 REGRAS GERAIS DE CREDENCIAMENTO O Expositor é o responsável pelo credenciamento dos seus funcionários e fornecedores, mediante o preenchimento dos formulários específi cos que se encontram anexados a este manual. Os formulários de credenciamentos deverão ser enviados até o dia 15 de outubro de As credenciais deverão ser retiradas no CAEX-Centro de Atendimento ao Expositor. Montadores e demais fornecedores: a partir do dia 11 de novembro de 2014 as 08h00. Atenção: Todas as credenciais fornecidas pelos organizadores são pessoais e intransferíveis e não dão direito a acompanhantes. O uso indevido implicará na apreensão e cancelamento da referida credencial. Não serão emitidas segundas vias de credenciais apreendidas. O uso da credencial é obrigatório por parte dos expositores, montadores e fornecedores de serviços nos estandes. 2.6 COMERCIALIZAÇÃO DE PRODUTOS A fi scalização e o cumprimento das leis sobre a comercialização e a exposição de produtos são de inteira responsabilidade do Expositor, fi cando a Organização e a entidade promotora isenta de quaisquer ônus ou responsabilidade oriundos desse procedimento. 2.7 TAXAS E IMPOSTOS Todas as taxas, tributos e licenças necessárias para a participação no evento são de responsabilidade exclusiva da empresa expositora, tais como ECAD, ART, LICENÇA PROVISÓRIA DE FUNCIONAMENTO, etc. 3.0 ESTANDES 3.1 PLANTA E LOCALIZAÇÃO DOS ESTANDES Por seu caráter provisório, a Organização poderá alterar a planta até a data de entrega das áreas, ou seja, até o início da montagem, respeitando, porém, a dimensão útil consignada em cada contrato e outras características, tais como, esquinas, ilhas, etc. Caberá à Montadora Oficial demarcar a localização dos estandes, atendendo à ordem cronológica de solicitações e chegada das montadoras, e às necessidades técnico-operacionais de montagem. O Expositor receberá a área do seu estande demarcada no piso, no caso em que tenha estande especial e não utilize a montagem básica. 9

11 3.2 ALTURA LIMITE PARA MONTAGEM DE ESTANDES A altura máxima permitida para a construção (montagem) de estandes a partir do piso dos pavilhões é de: Pavilhão 2-4,50m Obs.: estas medidas são a partir do piso do pavilhão, não há a necessidade de recuos nas áreas limítrofes com os estandes vizinhos e circulações do evento. Atenção: É obrigação de todas as montadoras que forem contratadas pelos expositores para a montagem dos estandes, providenciarem o perfeito acabamento nas paredes divisórias e estruturas voltadas para os estandes vizinhos, como também das áreas dos estandes visíveis do ambiente do evento. O acabamento deverá ser realizado utilizando os seguintes materiais, painéis de MDF, lousa, bagum ou similares com o perfeito acabamento na cor branca. A organização do evento realizará uma vistoria em todos os estandes para verifi car a qualidade dos acabamentos e se necessário determinará à montadora o refazimento do trabalho, sob a pena de infração contratual e sua consequente rescisão culposa, com incidência da multa prevista no contrato de locação. 3.3 PAREDES E DIVISÓRIAS É obrigatória a construção de paredes divisórias em todo o perímetro limítrofe com outros estandes, obedecendo às normas estabelecidas adiante. No caso de divisórias que ultrapassem a altura de 2,20m, deverão elas ter acabamento externo na área que ultrapassar a referida altura. Atenção: Paredes cegas: A montagem de paredes cegas (sem transparência, como depósitos) nos estandes não deverá ultrapassar ao percentual de 40% (quarenta por cento) em cada lateral ou frente, voltada para as circulações do evento. 3.4 UTILIZAÇÃO DO PAVILHÃO O piso não poderá, em hipótese alguma, ser demarcado, pintado, furado ou escavado pelo Expositor ou seus prepostos; É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do estande ou de produtos expostos à estrutura, telhado e paredes do pavilhão. É, também, proibido furar ou pintar estes elementos; São vedadas quaisquer construções em alvenaria ou similares; Elementos estruturais ou decorativos combustíveis deverão ser evitados e, quando utilizados, deverão sofrer processo de ignifugação ou serem compostos de materiais que retardem o fogo; É proibida a montagem de estandes com dois pisos (mezanino). Atenção: É proibida qualquer montagem ou instalação de estruturas, fora das áreas destinadas para exposição. O expositor que, por ventura, negociar diretamente qualquer instalação sem conhecimento ofi cial da Organização do Evento, ocorrerá em infração contratual, que acarretará automaticamente a rescisão do contrato com a aplicação de multa. 3.5 CARGA MÁXIMA Caso haja a necessidade de expor equipamentos de grande porte, o expositor deverá consultar antecipadamente a viabilidade juntamente a organização do evento. 10

12 Somente com a aprovação do Rio Centro Exhibition & Convention Center, será autorizada a entrada de equipamentos de grande porte nas dependências do Rio Centro Exhibition & Convention Center. Cargas puntiformes deverão estar apoiadas em placas de aço emborrachadas e ou plataformas de madeira compatíveis com a referida carga. 3.6 JARDINS E PLANTAS Jardins, plantas e fl ores ornamentais serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes que contenham o vazamento de agua. Não será permitida a decoração com o uso de terra, areia ou pedras soltas. 3.7 PROJEÇÃO HORIZONTAL DO ESTANDE A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem, incluindo vitrines, ou de produtos expostos, deverá obrigatoriamente estar totalmente contida nos limites da área do estande. Não serão aceitas projeções sobre estandes contíguos ou sobre a passagem do público, à exceção de spots para iluminação de logotipos, desde que colocados à altura mínima de 2,20m. 3.8 NORMAS DE TRABALHO Todos os elementos decorativos e estruturais dos estandes deverão ter acabamentos de ambos os lados, seja na divisão com estandes contíguos, seja na divisão com as circulações do evento; Não será permitida a entrada dos seguintes materiais: Serra circular de bancada, disco de corte para ferro e alumínio; Os estandes com estruturas construídas deverão entrar no pavilhão semi-prontos, faltando apenas os detalhes de acabamento fi nal; Não será permitido lixar e/ou emassar e pintar as estruturas dos estandes nas dependências do pavilhão; Não é permitido cortar madeira nas salas, Hall de pedras e circulações do Pavilhão 2; As vias de circulação e os estandes contíguos não poderão ser utilizados para a deposição de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no estande. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do próprio Expositor; Todo trabalho com produtos derivados de petróleo, produtos químicos, graxa, tintas, materiais corrosivos, pós e líquidos deverá ser realizado em vasilhames adequados, evitando danos às pessoas, ao piso do pavilhão e aos estandes contíguos; Todo o estande que possuir painéis de vidro na área externa deverá utilizar sinalização de alerta nos mesmos a fi m de facilitar a visualização do público, evitando acidentes; Para fi xação de forração/carpete diretamente no piso do pavilhão, somente poderá ser utilizada fi ta adesiva 3M referência 4880 ou Cremer referência 603, sendo proibida a aplicação de cola. Toda fi ta deverá ser retirada após o evento; É norma do Rio Centro Exhibition & Convention Center que todo o estande que tiver piso elevado com tablado acima de 3cm deva conter rampa de acesso para cadeirantes; Todas as construções deverão estar acomodadas no piso do pavilhão sem danifi cá-lo, devendo ser providenciada a forração total das áreas onde serão montados os estandes, independente do uso ou não de tablado. Equipamentos pesados e cargas puntiformes deverão estar apoiados em placas de aço emborrachadas e ou plataformas de madeira respeitando-se o correto dimensionamento para cada tipo de carga; Quaisquer danos causados à estrutura do Rio Centro Exhibition & Convention Center, sendo comprovada a autoria dos mesmos, serão de responsabilidade do Expositor e de seus fornecedores. 3.9 NORMAS PARA AS MONTADORAS As normas de segurança para as equipes das Montadoras serão rigorosamente cobradas conforme indicado a seguir: Todos terão que usar equipamentos de EPI, capacetes, luvas, calçados de segurança e demais equipamentos conforme a necessidade do trabalho a ser realizado. É obrigatório que todos os EPI possuam C.A (Certifi cado de Aprovação) emitido pelo MTE - Ministério do Trabalho e Emprego; 11

13 Será obrigatório o uso de camisetas ou uniformes com a logomarca da empresa montadora, de forma visível por parte de todos os profi ssionais ou prestadores de serviço que venham a exercer atividades de montagem, manutenção ou desmontagem dentro do Pavilhão. É proibido o uso de chinelos, tamancos, bermudas, trabalhar sem camisa ou qualquer outro traje que a Organizadora julgue inconveniente ou impróprio para o trabalho. Não é permitido o consumo de bebidas alcoólicas bem como fumar nas dependências do pavilhão. São de responsabilidade da Montadora todas as obrigações trabalhistas e legais de seus funcionários e terceirizados que estejam desenvolvendo algum serviço no estande. Não será permitida a circulação com sapatos sujos; Não será permitido que seus empregados circulem pelas áreas comuns com roupas inadequadas; Não será permitida a execução de serviços que provoquem barulho, odores desagradáveis ou sujeira de forma que prejudiquem as outras montadoras; O transporte de equipamentos ou produtos nos pavilhões do Rio Centro Exhibition & Convention Center que não forem feitos manualmente, somente poderão ser feitos por veículos com rodas de borracha (pneus) ou similares; É proibido fumar no interior do Rio Centro Exhibition & Convention Center, conforme o Decreto n 2018/96 e a Lei Federal n 92914/96 que prevê a proibição do uso de cigarros em ambiente coletivo, privado ou público, com a penalidade de multa; Os sanitários de serviço existentes no Rio Centro Exhibition & Convention Center estarão liberados para a higiene pessoal dos funcionários das montadoras, estando terminantemente proibida sua utilização para limpeza de equipamentos, materiais, lavagem de pincéis, panos de chão, etc; Será embargado o estande do expositor, se a montadora contratada para a montagem do seu próprio estande, não terminar a montagem dentro dos prazos estipulados pela Organização do evento. O expositor ainda estará sujeito ao pagamento de multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) para a organização do evento e ao pagamento das horas extras para o Rio Centro Exhibition & Convention Center, necessárias para o termino dos serviços. Os serviços deverão ser realizados nos horários a serem defi nidos pela organização do evento. Qualquer pessoa, por quaisquer motivos, que venha a perturbar o ambiente de trabalho será retirada do Pavilhão APRESENTAÇÃO DE PROJETOS Os projetos dos estandes deverão ser enviados para aprovação da Básica Assessoria e Montagem de Feiras e Stands até o dia 15 de outubro de 2014, para o básica@montagembasica.com.br e deverão conter elevação e perspectiva, memorial com cotas e quantidade de energia elétrica necessária em KVAs, descritivo especifi cando materiais de acabamento, detalhes construtivos, luminotécnicos e pontos de instalações elétricas, etc. Atenção: Ao contratar uma empresa montadora que não a ofi cial, o Expositor fi cará responsável pelo envio de uma cópia deste Manual à mesma MONTAGENS ESPECIAIS As áreas serão entregues demarcadas a partir das 12:00 do primeiro dia de montagem (11 de novembro de 2014) para o início dos trabalhos de montagem e decoração dos estandes com Montagens Especiais. O posicionamento correto do estande deverá ser confi rmado pelo expositor ou montadora contratada, antes de serem iniciados os trabalhos de montagem, a fi m de serem evitados problemas posteriores. Para ter acesso às dependências do pavilhão e liberação para o inicio dos trabalhos, é obrigatório que toda montadora providencie a entrega de um cheque caução para a organização do evento no valor de R$ 3.000,00 (Três mil reais), por estande a ser montado. Após o término do evento, realizada a vistoria de entrega do pavilhão para o Rio Centro Exhibition & Convention Center, se constatado que a área destinada à montagem do devido estande estiver em perfeito estado, o cheque-caução será devolvido através de correspondência enviada para a Montadora, conforme endereço informado no formulário nº2. 12

14 Os cheques serão devolvidos a partir do dia 28 de novembro de Orientações para atender às empresas com projetos de estandes com montagens especiais: A Básica assessoria montagem de feiras e stands é apta a realizar qualquer tipo de montagem, seja ela Básica ou Especial; A montagem padrão já está inclusa no preço do m 2, porém, o expositor poderá a seu critério e por livre escolha, desistir deste tipo de montagem e contratar outra montadora, além da Montadora Ofi cial, indicada neste REGULAMENTO. O EXPOSITOR deverá credenciar a sua montadora que realizará os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem do próprio estande. Atenção: Apresentação da ART ou RRT: De acordo com a legislação que rege os Conselhos Regionais de Engenharia, Arquitetura e Agronomia e do Conselho de Arquitetura e Urbanismo, todos os projetos e/ou montagens de estandes em eventos necessitam ter um responsável técnico, devidamente registrado no CREA ou na CAU onde a obra ou serviço for executado, devendo ser efetivada a respectiva ART ou RRT. O projeto de todo o conjunto arquitetônico de evento também deve ser anotado, no CREA do Estado onde for executado ou na CAU. As empresas montadoras de estandes, de outros Estados, deverão registrar no CREA-RJ ou requerer o visto no registro de outra Região, indicando profi ssional para assumir a responsabilidade técnica pelos serviços a serem realizados, providenciando, também, a respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica ART. MAIS INFORMAÇÕES: CREA - RJ - Coordenação de Atendimento e Registro Rua Buenos Aires, 40 - Térreo - Centro Rio de Janeiro - RJ - CEP Tel: (55-21) Fax: (55-21) atendimento@crea-rj.org.br CAU Conselho de Arquitetura e Urbanismo Central de Atendimento De segunda a sexta-feira, das 09h às 19h (ligações realizadas a partir de telefones fi xos) Site: Todas as empresas montadoras de estandes, contratadas pelos expositores para a Montagem Especial, deverão providenciar e entregar à organizadora, uma (01) cópia da guia de ART ou RRT quitada e manter no próprio estande uma cópia da mesma, pois em caso de fi scalização ela será solicitada e se constatada alguma irregularidade, poderá ocorrer o embargo do estande. É obrigação do expositor que optar por outra montadora que não seja a ofi cial, encaminhar previamente o formulário nº. 2 - Termo de Responsabilidade devidamente assinado pelo expositor, sem o qual não será admitida a entrada do material para exposição e a entrega das credenciais necessárias para a participação no evento; O projeto do estande deverá atender todas as normas que constam no presente Manual. Atenção: A desistência da montagem padrão não implica em ressarcimento do valor desta montagem, já incluso no preço do m NORMAS DE SEGURANÇA INSTALAÇÕES ESPECIAIS Quaisquer equipamentos cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para estandes contíguos ou para o pavilhão, deverão ser providos de instalações especiais que eliminem por completo qualquer periculosidade. Ao critério dos promotores poderá ser solicitada a retirada dos equipamentos, caso as condições assim o indiquem. 13

15 EXTINTORES DE INCÊNDIO É obrigatório a todo Expositor manter em seu estande, desde o início da montagem até o fi nal da desmontagem, extintores de incêndio com dimensionamentos adequados ao tipo de material utilizado na construção do estande e a carga de incêndio, de acordo com a legislação em vigor. EQUIPAMENTOS PROIBIDOS É proibido o funcionamento de motores a combustão no interior do pavilhão como também a utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis. BOTIJÕES DE GÁS, FORNOS E SIMILARES Não será permitida a utilização de botijões de gás, fornos, fritadeiras e similares das dependências do Rio Centro Exhibition & Convention Center em qualquer área EMBARGO NA CONSTRUÇÃO Os Organizadores têm o direito de embargar a construção do estande ou a parte dele que possa estar em desacordo com as normas deste Manual. Caso a montadora contratada pelo Expositor não reformule o projeto e a construção em tempo hábil o estande não poderá ser utilizado no período de realização do evento, sem prejuízo do pagamento dos custos contratuais ajustados com os organizadores AÇÕES E PROMOÇÕES As ações dos expositores deverão ser realizadas dentro de seus respectivos estandes. O expositor deverá manter em seu estande, obrigatoriamente, pelo menos um representante, habilitado a prestar informações sobre os produtos expostos, durante todo o período de funcionamento do evento. Fica vedado qualquer tipo de panfl etagem durante o evento dentro das dependências do Rio Centro Exhibition & Convention Center. A Organização estimula promoções por parte dos Expositores, que, entretanto, deverão submetê-las previamente à Organização que se reserva o direito de vetá-las caso estejam em desacordo com o presente Manual ou causem desequilíbrio à participação dos expositores, respeitadas as diferenças de categorias. É proibido fornecer bebida alcoólica dentro do estande ou nas dependências do evento durante o período de palestras. O fornecimento de bebida alcoólica só poderá acontecer após as palestras do dia SOM O volume de som máximo permitido é de 50 db SPL (SoundPressionLevel), medidos nos corredores em frente a área do estande. A Organização reserva-se o direito de fazer cessar atividades com utilização de som amplifi cado, sempre que estas perturbem de qualquer forma os estandes vizinhos ou ocasionem distúrbios, aglomerações e reclamações dos estandes contíguos. Da mesma forma, toda e qualquer manifestação que possa provocar incômodo é terminantemente proibida. O Expositor que optar pelo uso de aparelhagem de som no seu estande, será inteiramente responsável pelo recolhimento das taxas de direitos autorais, junto ao órgão competente: ECAD Srta. Daniela Castro Tel: (21) ramal 2517 eventosrj@ecad.org.br 14

16 3.16 DESMONTAGEM É obrigação de o Expositor retirar toda a sua mercadoria, bem como providenciar a desmontagem de seu estande no prazo e dentro dos horários estipulados neste manual; O Expositor é inteiramente responsável pela sua mercadoria de exposição enquanto esta permanecer no recinto da exposição; Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do pavilhão após o término do período permitido serão retirados do pavilhão pelos organizadores, que não se responsabilizarão por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí decorrentes. 4.0 INSTALAÇÕES 4.1 DESMONTAGEM Será cobrada dos expositores a energia disponível para os estandes, conforme solicitação através do formulário 04 em anexo a este manual. BASE PARA CALCULO: 01 KVA = R$200,00 (Duzentos reais). A disponibilidade de energia é pelo período de realização do evento (4 dias). Atenção: Não serão aceitos cálculos sobre frações de KVAS (ao calcular a necessidade de energia para o estande, arredondar a fração de KVA, para mais); Todos os expositores deverão pagar no mínimo 1 KVA. A organização do evento realizará as medições individuais nos estandes. Em cada estande estará disponível somente a quantidade de energia solicitada através do formulário 4. A energia elétrica estará disponível na tensão de 380 Volts Trifásico Fase Neutra 220 Volts. O pavilhão não dispõe de energia 110 Volts para a área de exposições. O expositor que necessitar de energia com tensão de 110 Volts deverá providenciar transformadores de voltagem. A organização do evento não dispõe destes equipamentos. Para instalações elétricas nos estandes é obrigatório o uso de cabos PP, não será permitido o uso de fi os paralelos. Todas as instalações elétricas deverão seguir as normas da NR-10, NBR-5410 como também as normas internas de segurança do Rio Centro Exhibition & Convention Center. Após o encerramento diário das atividades, todos os circuitos de energia elétrica serão desligados, com exceção dos equipamentos que necessitem fi car ligados em período integral. Estes deverão estar ligados em circuitos independentes e ter a identifi cação NÃO DESLIGAR ; A proteção geral do quadro deverá, necessariamente, ser feita por disjuntores; O Expositor deverá informar até o dia 15 de outubro de 2014 qual a carga necessária para seu estande. 15

17 4.2 AR-CONDICIONADO Não será permitida a instalação de aparelhos de ar condicionado nos estandes localizados no Pavilhão 2, o pavilhão é climatizado. 4.3 INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS Será permitida a instalação de pontos de água nos estandes. O valor a ser cobrado por cada ponto de água será de R$ 450, SERVIÇOS E FACILIDADES 5.1 SEGURANÇA A organização do evento fornecerá os serviços de vigilância e segurança, em tempo integral para o pavilhão do evento. O Expositor poderá contratar os serviços de vigilância e segurança com exclusividade para o seu estande, diretamente com a empresa ofi cial de segurança. 5.2 LIMPEZA Será cobrada do Expositor a taxa de limpeza através do Formulário n 08, esta taxa é referente à limpeza das áreas comuns do evento durante os períodos de montagem, realização e desmontagem do evento. A organização do evento realizará a limpeza das áreas comuns do evento durante todo o período do evento. A limpeza interna dos estandes é de responsabilidade dos expositores. Estes serviços poderão ser contratados com exclusividade pelo expositor, diretamente com a empresa ofi cial de limpeza do evento. É obrigação do expositor, acondicionar restos de lixos em sacos plásticos e depositar em áreas que os organizadores estabelecerão previamente. Lembramos que o lixo deverá ser separado: os orgânicos dos recicláveis e depositados em sacos plásticos distintos. 5.3 INTERNET / TELEFONE A Organização do evento não se responsabiliza pelas instalações de Internet e Telefone. O expositor que necessitar destes serviços deverá solicitá-los exclusivamente com a empresa credenciada pelo Rio Centro Exhibition & Convention Center: 5.4 ESTACIONAMENTO Há estacionamento no próprio local do evento o qual será cobrado, organização do evento e a empresa administradora do estacionamento do Riocentro não se responsabilizam por quaisquer materiais deixados no interior de carros de passeio, caminhões estacionados no período de montagem, realização e desmontagem de eventos. 5.5 ALIMENTOS E BEBIDAS Os serviços de Alimentos e Bebidas deverão ser contratados de empresas credenciadas pelo Rio Centro Exhibition & Convention Center. É terminantemente proibido o preparo e/ou armazenamento de alimentos e/ou bebidas dentro dos estandes, caso ocorra à oferta 16

18 gratuita de alimentos e bebidas, esta deverá ser realizada somente na área interna do estande, os expositores deverão manter somente a quantidade necessária para consumo no respectivo dia. Todos os expositores que tiverem serviços desta natureza deverão estar em dia com seu licenciamento junto à vigilância sanitária. Para maiores esclarecimentos, entrar em contato com: COVISA CONSULTORIA EM VIGILÂNCIA SANITÁRIA Av. Presidente Vargas 446 sala 1101 Centro (21)

19 FORMULÁRIO 01 APRESENTAÇÃO DA MONTADORA (obrigatório, caso não seja a montadora oficial) Para ser preenchido e enviado à INTEREVENT até 15 de Outubro de 2014 pelo erica@interevent.com.br Obs. Se for a montadora oficial, sinalizar apenas com a identificação do nome. Informamos que a empresa montadora foi por nós contratada para efetuar os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem de nosso estande no evento XX CILAD - CONGRESSO IBERO-LATINO- AMERICANO DE DERMATOLOGIA. Declaramos que temos total conhecimento de que a contratação da referida empresa não nos isenta de responsabilidade quanto ao cumprimento integral das normas contidas no Manual do Expositor. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa:

20 FORMULÁRIO 02 TERMO DE RESPONSABILIDADE - OBRIGATÓRIO Para ser preenchido e enviado à INTEREVENT até 15 de Outubro de 2014 pelo erica@interevent.com.br Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que nos responsabilizamos por todas as obrigações trabalhistas, legais e por todo e qualquer dano que possa ser causado ao pavilhão ou a terceiros pelos funcionários e subcontratados de nossa empresa, relacionados nos Formulário 03, 05, 06 e 07, que estarão trabalhando em nosso estande. Comprometemo-nos ainda a cumprir rigorosamente todos os prazos estabelecidos no Manual do Expositor, no que se refere á montagem, manutenção e desmontagem do referido estande. Declaramos, também, estar cientes de que toda e qualquer desobediência ao Regulamento e ao manual do Evento ou às normas do Rio Centro Exhibition & ConventionCenter, autoriza a Organização do evento a cancelar o nosso credenciamento. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Razão Social (MONTADORA): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação Data: Assinatura: Carimbo da empresa: