SISTEMA DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA

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1 SISTEMA DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA Mônica Picollo Bignami 1, Regina Maria Seneda 2 1 Bacharel em Engenharia de Automação e Controle, UNESP, Rio Claro, SP 2 Bacharel em Biblioteconomia, UNESP, Rio Claro, SP RESUMO Nos últimos anos, a Biblioteca da UNESP - Universidade Estadual Paulista Campus de Rio Claro constatou que a bibliografia básica e complementar dos cursos não está atualizada. Anualmente, o grupo de avaliação local solicita uma estatística da relação do número de exemplares por alunos. Somando esses fatores e com o objetivo de subsidiar os bibliotecários na aquisição de novos livros didáticos e na indicação da quantidade de exemplares, foi desenvolvido um software que pretende estimular os docentes a atualizar a bibliografia básica e complementar das suas disciplinas, semestralmente. Palavras-Chave: Bibliografia básica; Bibliografia complementar; UNESP - Campus de Rio Claro. ABSTRACT In recent years, the Library of UNESP (Universidade Estadual Paulista) - Campus Rio Claro noted that the basic and additional bibliography of courses isn t updated. Annually, the local evaluation group calls a statistical of the relationship of the number of copies for students. Adding these factors and with a view to assisting librarians in the purchase of new textbooks and provided the number of copies, was developed a software that aims to encourage teachers to upgrade the basic and additional bibliography of their subject area, every six months. Keywords: Basic bibliography; Additional bibliography; UNESP - Campus Rio Claro.

2 1 Introdução A Biblioteca da UNESP -Universidade Estadual Paulista - Campus de Rio Claro, é uma das 33 bibliotecas da Rede UNESP, atende a dez cursos de graduação nas áreas de exatas, humanas e biológicas e treze programas de pós-graduação. Recebe anualmente, através da Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB), verba da Reitoria, que se destina à aquisição de livros didáticos. Constatamos durante estes anos, que a bibliografia básica e complementar de cada curso está defasada, pois temos dificuldades em fazer com que os docentes realizem periodicamente a atualização. Através de uma deliberação do Conselho Estadual de Educação de São Paulo (CEE) regulamentou-se o processo de avaliação das universidades do Estado. Sendo assim, a UNESP criou o Grupo de Avaliação Institucional (GRAI) com a finalidade de elaborar um processo de auto-avaliação institucional. Logo, foram criados os Grupos de Avaliação Local (GRAL) para auxiliarem o GRAI. Através dos resultados obtidos por esses grupos, são elaborados relatórios, os quais fornecem subsídios aos avaliadores externos no diagnóstico da qualidade do trabalho acadêmico desenvolvido na UNESP (recredenciamento e reconhecimento de cursos, por exemplo), e para a revisão de políticas, programas e projetos que favoreçam os processos de auto-gestão em todas as instâncias da Universidade. Um dos itens exigidos anualmente pelo GRAL do Campus de Rio Claro é a relação percentual de exemplares por aluno. Considerando esses fatores, desenvolvemos um software que além de subsidiar os bibliotecários, também pretende estimular os docentes a atualizar a bibliografia básica e complementar das suas disciplinas. 2 Revisão de Literatura A Deliberação nº 04 de 2000, do CEE, dispõe sobre o processo de avaliação de universidades e centros universitários do sistema estadual de ensino, o qual

3 abrange a UNESP. Em seu Art. 4º, determina que a metodologia da avaliação interna deve ser estabelecida pela universidade. No Art. 5º, menciona que essa avaliação constitui requisito fundamental para o processo de recredenciamento junto ao CEE e o reconhecimento dos cursos da universidade. Com isso, o GRAI e GRALs da UNESP elaboram anualmente um projeto de auto-avaliação institucional. No caso das bibliotecas, a CGB elaborou uma metodologia para possamos indicar para cada curso, se há menos de um exemplar para cada dez alunos, um exemplar para cada dez alunos, mais de um exemplar para cada dez alunos e nenhum exemplar. As respostas são dadas em porcentagem. Atualmente, esses dados são levantados por amostragem (por curso) utilizando uma planilha eletrônica. 3 Materiais e Métodos Atualmente, na Biblioteca da UNESP - Rio Claro, o cálculo exigido pelo GRAL é feito de forma manual, por amostragem estatística. Além disso, os docentes dificilmente atualizam as suas bibliografias. O Sistema de Bibliografia Básica (SBB) permite aos docentes cadastrar e manter atualizada a bibliografia básica e complementar utilizada nas disciplinas dos cursos do Instituto de Biociências (IB) e do Instituto de Geociências e Ciências Exatas (IGCE) da UNESP, gerar relatórios e cálculos para o GRAL, de cada curso, automaticamente, subsidiando também a elaboração das listas de compra. O SBB foi desenvolvido na linguagem PHP e utiliza o gerenciador de banco de dados MySQL. Essas ferramentas foram escolhidas por serem de código-aberto e por permitirem que o usuário acesse o sistema via web, de qualquer computador. O software apresenta dois blocos distintos. O primeiro é utilizado somente pelos docentes e secretárias dos departamentos acadêmicos que classificamos como usuários e o segundo tem acesso limitado aos bibliotecários que denominamos administradores, para gerenciarem os dados inseridos pelos usuários.

4 Na tela inicial do sistema, há uma breve descrição da sua finalidade e os campos de acesso (login). Figura 1: Tela de login de usuário. Inicialmente, para terem acesso ao programa, os usuários devem entrar no link Cadastre-se aqui e preencher alguns dados (login, senha, nome, , departamento e telefone). Essas informações são disponibilizadas aos administradores, que as analisam e validam ou não o pedido. Validado o cadastro inicial, o usuário pode acessar o sistema informando o seu login e senha. Caso esqueça a senha, basta clicar no link Esqueci minha senha, e uma nova será enviada pelo informado no cadastro. Ao entrar no SBB, uma lista com as bibliografias cadastradas são exibidas, juntamente com o menu de cadastro. O menu Cadastro possui três itens, que permitem a inserção de novas bibliografias básicas, bibliografias complementares e docentes.

5 Figura 2: Tela com Resumo de Bibliografias e o menu Cadastro. Acessando o cadastro de bibliografia básica, o usuário deve preencher os dados das obras e as demais informações solicitadas (curso, disciplina, autor(es), título, idioma, editora, ISBN, ano, edição, volume, observações e quantidade de alunos que utilizarão a obra na disciplina) e salvar. Preferencialmente, as obras devem ser cadastradas por ordem de prioridade, a critério do docente. Porém, essa prioridade por ser alterada em qualquer momento no sistema. O mesmo procedimento é feito para o cadastro de bibliografia complementar. Os dados que devem ser inseridos no formulário são: curso, disciplina, tipo de obra (artigo de periódico, capítulo de livro, capítulo de tese, CD/DVD, livro, mapa, norma técnica, periódico, tese/dissertação/tcc, trabalho em evento ou outro tipo), dados em formato de referência, observações e quantidade de alunos que utilizarão a obra na disciplina. No cadastro de docente, é permitida a inserção, alteração e exclusão do vínculo entre os docentes e as disciplinas, bem como a quantidade de alunos em cada uma delas. O usuário deve informar o curso, a disciplina, a quantidade de alunos matriculados e o(s) docente(s) responsáveis pela disciplina anteriormente selecionada.

6 Figura 3: Formulário de cadastro de Docente. Para alterar ou excluir uma bibliografia básica ou complementar, em Resumo de Bibliografias, basta clicar na coluna respectiva (BÁS. para básica ou COM. para complementar). Serão exibidos os registros da disciplina/curso selecionada. Nesta tela, é possível realizar as ações acima mencionadas, além de modificar as prioridades com que serão exibidas no relatório (o qual pode ser gerado clicando no botão Imprimir ) ou inserir um novo registro. Figura 4: Lista de bibliografia básica de uma disciplina.

7 Pode-se observar na Figura 4, que há algumas informações que não constam no formulário de cadastro das bibliografias (localização no acervo e quantidade de exemplares). Estes dados serão inseridos no SBB pelos administradores para agregar mais informações ao relatório dos usuários. Ao clicar no botão Modificar prioridades, as obras da bibliografia poderão ser alteradas utilizando as setas para cima e para baixo para definir a ordem, de acordo com a necessidade. Figura 5: Tela de modificação de prioridades. Ao clicar no botão Modificar prioridades, as obras da bibliografia poderão ser alteradas utilizando as setas para cima e para baixo para definir a ordem, de acordo com a necessidade. Todas as obras contidas no sistema, poderão ser visualizadas em um relatório através do botão Imprimir. Através desse relatório, os docentes e secretárias poderão anexá-lo ao Formulário de Programa de Disciplinas exigido pela Seção de Graduação do Campus de Rio Claro, ou copiar as informações necessárias e colar em um próprio arquivo de texto, conforme a Figura 6.

8 Figura 6: Relatório das bibliografias. Com relação aos administradores do SBB, o login e senha também são necessários. Assim, como na seção dos usuários, ao entrar no SBB, uma lista com as bibliografias cadastradas são exibidas, juntamente com o menu de cadastro. O menu Cadastro possui três itens, que permitem o gerenciamento das bibliografias básicas, das bibliografias complementares e dos usuários pendentes (aqueles que se cadastraram e aguardam validação para utilizarem o programa). Para os administradores, há disponível também o menu Relatórios e a possibilidade de gerar a tabela para alimentar o GRAL. O cálculo do índice determinado pela tabela Gral que chamamos de número Gral é representado pela fórmula: Número Gral = Nº de exemplares x 10 Nº de alunos Tabela 1 Tabela Gral. Índice Menos de 1 exemplar para cada 10 alunos 1 exemplar para cada 10 alunos Mais de 1 exemplar para cada 10 alunos Nenhum exemplar para cada 10 alunos Fonte: Projeto de Avaliação Institucional 2009.

9 Acessando tanto o cadastro de bibliografia básica com o complementar, será exibido ao administrador, além do Resumo de Bibliografias, as obras que não contém as informações de localização no acervo e a quantidade de exemplares disponíveis na Biblioteca do Campus de Rio Claro. Figura 7: Tela com Resumo de Bibliografias e os registros com dados faltantes. Para alterar o registro de uma obra, o procedimento é semelhante ao do usuário. Para o cadastro de bibliografia básica e complementar, os dados continuam os mesmos, e são acrescidos dos campos: localização no acervo e quantidade de exemplares na biblioteca. Neste mesmo formulário, é exibido ao administrador o número Gral até o momento e o total de alunos que utilizam essa obra, ou seja, a quantidade de alunos de todas as disciplinas de todos os cursos.

10 Figura 8: Formulário de alteração de bibliografia. A forma de modificação de prioridades e a geração do relatório de bibliografias são idênticos aos dos usuários. No cadastro de usuários pendentes, é possível visualizar os cadastros realizados pelos usuários e que ainda não foram validados, e permitir o seu acesso ao software ou não. No menu Relatórios, há seis tipos de relatórios disponíveis aos administradores, onde todos são gerados com a extensão PDF. São eles: - Curso: exibe o instituto, curso, disciplina, docente (se houver), tipo da bibliografia e os dados das obras vinculadas (inclusive o número Gral); - Bibliografia básica: exibe o instituto, curso, disciplina, docente (se houver) e os dados das obras vinculadas (inclusive o número Gral); - Bibliografia complementar: exibe o instituto, curso, disciplina, docente (se houver) e os dados das obras vinculadas (inclusive o número Gral); - Docente: exibe o nome do docente, instituto, curso, disciplina, tipo da bibliografia e os dados das obras vinculadas (inclusive o número Gral); - Gral - Instituto/Curso: agrupados por instituto e curso, exibe uma tabela com

11 as disciplinas e o seu índice Gral; - Gral - Livros: agrupados pela classificação do Gral, exibe os dados das obras vinculadas. Figura 9: Relatório de Curso gerado em PDF. Figura 10: Relatório de Relatório de Gral - Instituto/Curso gerado em PDF. Para sair do sistema, basta clicar no link Sair. 4 Resultados Parciais/Finais Atualmente, o SBB encontra-se na fase de alimentação dos dados no programa pelas secretárias dos departamentos. A implantação definitiva do sistema estava prevista para julho de Este software possibilitará aos bibliotecários

12 gerar relatórios e obter a relação do GRAL, agregando outros valores, como por exemplo, auxiliar na elaboração da listagem de compra de livros. Espera-se que as bibliografias sejam semestralmente atualizadas e que a indicação de compra de novos títulos e quantidades de exemplares também possam ser subsidiadas por esse sistema. 5 Considerações Parciais/Finais Inicialmente, o sistema foi apresentado às secretárias dos departamentos, que sugeriram algumas mudanças. Estas já foram implementadas, tornando o sistema mais próximo da realidade das suas atividades diárias de apoio acadêmico. Nota-se que a quantidade de alunos que utilizarão a obra na disciplina em um determinado curso pode ser inserida ou alterada pelos usuários tanto no cadastro dos dois tipos de bibliografias, quanto no cadastro de docentes. Esta flexibilidade, deve-se à uma sugestão apresentada pela maioria das secretárias na fase de testes. Foi levantado que, por um determinado momento, uma disciplina pode ficar sem docente (sem vínculo), mas o número de alunos será sempre conhecido. Portanto, não há necessidade de vincular no sistema a disciplina ao docente, permitindo inserir uma bibliografia somente com o número de alunos. 6 Referências UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA. Grupo de Avaliação Institucional. Disponível em: < Acesso em: 28 jun UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA. Grupo de Avaliação Local. Projeto de avaliação institucional. Rio Claro: UNESP, SÃO PAULO (Estado). Conselho Estadual de Educação. Deliberação CEE nº 04/00. São Paulo, PHP. Disponível em: < Acesso em: 27 abr