Tipos de Documentação

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1 Tipos de Documentação Documentação comercial Factura Guia de remessa Nota de encomenda Nota de debito Nota de credito Recibo Carta comercial Ä Factura É a descrição de uma dívida e uma indicação do que deve pagar. Permite controlar, antes do pagamento, se o montante reclamado é exacto e justificado, nomeadamente se corresponde ao orçamento anteriormente estabelecido, se a taxa do IVA aplicada é a correcta, etc. Pode igualmente ser uma prova de compra para o consumidor na hipótese de não se terem efectuado nem um orçamento, nem uma nota de encomenda. O que deve constar de uma factura? Data e número sequencial; Identificação do vendedor ou prestador de serviços (nome, firma ou denominação social, morada da sede ou domicílio); Identificação do consumidor; Identificação fiscal do profissional e do consumidor;

2 A quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa de imposto aplicável; O preço líquido antes do imposto; As taxas aplicáveis e o montante do imposto devido (IVA); O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso. Ä Factura electrónica A factura electrónica é um documento comercial semelhante à versão em papel, mas distribuído em ficheiro informático. Tem a mesma validade das facturas em papel desde que haja acordo prévio entre as empresas envolvidas na troca digital de informação, seja garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo através de uma assinatura digital ou

3 EDI (electronic data interchange), e o arquivo em suporte electrónico preste acesso on-line à Administração Fiscal e assegure a integridade da origem e do conteúdo durante o prazo legal, fixado em dez anos. Ä Factura/recibo Ä Recibo Recibo bem do verbo receber, é a declaração escrita de ter comprado ou recebido alguma coisa, documento comprovativo. O recibo de compra é muito importante pois funciona como um comprovante de que adquirimos o produto. Em caso de qualquer problema,

4 devemos apresentá-lo possibilitando assim hipótese de defesa do consumidor. Ä Nota de encomenda A nota de encomenda é o documento escrito no qual o vendedor e o consumidor registam o seu acordo sobre o objecto e o preço da venda, quando o consumidor não pode levar imediatamente o bem comprado. A nota de encomenda pode ou não ser assinada pelo consumidor, mas em ambos os casos pode constituir um contrato. Logo que haja acordo as partes estão, em princípio, obrigadas a concretizar a compra e venda, no sentido jurídico deste termo. O facto do pagamento e da entrega ocorrerem mais tarde não altera nada, especialmente na chamada compra e venda tradicional. Portanto, a nota de encomenda é uma prova de promessa de compra e venda. Na generalidade, a legislação não prevê a possibilidade de anular a nota de encomenda salvo em determinadas modalidades de venda ou quando o consumidor e vendedor estabelecerem condições para essa anulação.

5 Ä Nota de Crédito A Nota de Crédito é um documento comercial emitido por um vendedor a um comprador. Ela indica quantidades, preços e formas de pagamento (dentre outros) acordados entre vendedor e o comprador para produtos e/ou serviço, cujo comprador não pagou, não recebeu, ou devolveu. A Nota de Crédito pode também ser emitida no caso de mercadorias danificadas, erros ou reajustes. Uma Nota de Crédito pode reduzir ou eliminar o montante que o comprador tem de pagar ao vendedor, em relação ao original da factura emitida anteriormente.

6 A Nota de Crédito geralmente contém: Código, Data, Endereço de facturamento, Endereço de Entrega, Condições de Pagamento, Lista de Produtos com preços e quantidades. Normalmente ela também referências a factura original e pode estar especificada a razão de sua emissão. O vendedor geralmente emite uma Nota de Crédito para igual ou menor valor do que a factura original, em seguida, reembolsa o dinheiro ao comprador ou abate este Crédito de um saldo devedor de outras possíveis transacções do mesmo comprador. Ä Nota de Débito Nota de débito é uma nota muito utilizada para se efectuar, por exemplo, cobrança de valores para os quais não seja compatível a emissão de nota fiscal. A nota de débito diz que seu sacado é devedor do sacador. Uma de

7 suas utilizações práticas é para a cobrança de encargos referentes a duplicatas e outros títulos que tenham sido pagos em cartório. Cabe ressaltar que a nota de débito não é título de crédito, não sendo passível de protesto, tampouco de acção judicial de execução de dívida. Através da emissão de uma nota de débito, pondera-se debitar-se um determinado valor monetário a um cliente. Esta operação originará um acréscimo da dívida desse cliente (sendo devedor) ou uma diminuição do seu crédito (sendo credor). A nota de débito é utilizada frequentemente para debitar encargos por conta do cliente, despesas com serviços bancários, juros, taxas, etc. Ä Guia de remessa Guia de remessa Entidade remetente... Remessa saída n.º... /... Data... /.../... Responsável Entidade destinatária Arquivo Distrital de Vila Real Remessa entrada n.º... /... Data... /.../... Responsável Volume total da remessa Nº e tipo de U. I.... Dimensão... Fundo... Sub-divisões orgânico funcionais... Série... Sub-série... Código de classificação... Datas extremas Nº e tipo de U. I.... N.º de ref. da tabela de selecção... Suporte... Dimensão... m/l.

8 Unidades de instalação N.º de ref. Tipo Título Datas extremas Cotas Data de origem actual Elim. Transf. Ä Carta comercial A correspondência comercial é o tipo mais habitual de comunicação escrita no mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros ortográficos e construções gramaticais incorrectas ou rebuscadas. As cartas comerciais devem ter a seguinte estrutura: O timbre A data O destinatário O registo e a referência O assunto O cabeçalho O texto Despedida A assinatura

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10 Documentação Administrativa Interno Requerimento Aviso Esclarecimento Circular Minuta Acta Relatório Reclamação Comunicado Ä Aviso De carácter oficial e muitas vezes compulsório, estas comunicações são actos processuais com que se dá conhecimento público de um facto (aviso nos jornais), ou se chama alguém a comparecer num organismo público (directa ou pelo correio aviso-postal, carta registada, etc.). O aviso pode de interno ou externo. Ä Requerimento No requerimento, o pretendente (demandante, requerente) expõe uma pretensão a um direito que lhe assiste, citando portanto a legislação ou regulamento correspondente;

11 Ä Esclarecimento

12 Ä Circular O objectivo da circular é comunicar uma informação, por exemplo, mudança de direcção ou telefone, mudança pessoal, abertura de uma nova dependência ou programa, alteração de preço ou condições de venda, anúncio de visitas, termo de um serviço, encerramento para férias, etc. Os cuidados a ter é escrever com clareza, simplicidade e brevidade, já que nos dirigimos a todos como se fosse a cada um. Os parágrafos devem ser curtos e a expressão ordenada, assim como a conclusão deve ser afectuosa e a assinatura manuscrita, o que contribui para cativar o leitor. Ä Minuta

13 Ä Acta As actas são documentos que tem uma estrutura própria e obedecem a normas precisas. Normas a seguir na elaboração da acta: Todas as actas são numeradas; Todos os números devem ser escritos por extenso (actualmente já se dispensa está norma quando o numero não oferece qualquer duvida). Por exemplo, quando se lê «ponto 1. informações», naturalmente que, se este for o primeiro ponto, não se tornara necessário escrevê-lo por extenso, pois não á dúvida quanto á sua posição de ordem. Noutros casos, tratando-se de um montante monetário acordado para qualquer negócio, por hipótese, é indispensável escrevê-lo por extenso. Não se deve deixar espaços em branco; estes deverão ser trancados com uma linha horizontal ou num traço oblíquo, se for um espaço maior. Não pode haver rasuras ou emendas (quando o secretário comete um erro no momento em que passa a acta para o livro de actas, deverá escrever á frente da palavra errada «digo» e escrever a correcta ou no fim da acta ressalvar as incorrecções.

14 Escola Secundária de Paços de Ferreira Actas da sessão do Conselho Pedagógico Ano Lectivo 07/08 Aos dias do mês de de dois mil e, pelas horas, reuniu-se na sala o Concelho Pedagógico da Escola Secundária, em sessão (ordinária ou extraordinária), com a seguinte ordem de trabalhos: O Dr. deu início aos trabalhos Nada, mais havendo a trata, deu-se por encerrada a sessão da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo Presidente e por mim Secretariei. O Presidente O Secretário Ä Relatório O relatório é o documento através do qual um técnico, engenheiro ou cientista faz o relato da forma como realizou um determinado trabalho. O objectivo é comunicar (transmitir) ao leitor a experiência acumulada pelo autor na realização do trabalho e os resultados que obteve. Os resultados apresentados num relatório (como em qualquer outro texto científico) devem ser verificáveis. Esse é um aspecto importantíssimo e frequentemente esquecido. O que é dito num relatório não é verdade por causa de quem o escreve (por muito importante que seja o autor). É

15 verdadeiro (cientificamente...) porque foi determinado segundo um método conhecido e descreve um trabalho que (para poder ser verdadeiro) está sujeito ao escrutínio dos pares. Em ciência não há verdades absolutas. A verdade (ou a melhor aproximação que conseguimos dela) é conseguida através do consenso de todas as pessoas que queiram participar numa discussão. Por isso, um relatório deve permitir a quem o lê reproduzir o trabalho realizado, tal qual ele foi feito pelo autor. Só assim se pode provar, por exemplo, se determinado resultado é válido, se foi obtido por métodos correctos e que não há viciação dos resultados. É assim que se garante que o que é transmitido é cientificamente verdadeiro: qualquer resultado, para ter valor científico, deve poder ser reproduzido. Um resultado que só uma pessoa consegue obter não tem qualquer validade científica. Ä Reclamação

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17 Ä Comunicado

18 Externo Aviso Oficio Notificações Memoriais Petições Procuração Protocolo Atestado Certidões Certificado Declaração Edital Anuncio Leiloes Hastas publicas Concursos Admissões Adjudicações Contrato Esclarecimento Circular Relatório Reclamação Contestação Comunicado Ä Oficio São comunicações oficiais de carácter administrativo e tem habitualmente a estrutura de carta comercial pedido de informação e envio de elementos informativos, ou então das circulares alterações ou modificações, iniciativas ocasionais, etc.

19 Ä Memoriais No memorial, refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as comunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto. Ä Petições Na petição, formula um pedido, argumentando e indicando, os fundamentos com que o faz; Ä Procuração Procuração é um documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes para o representar. Reverte-se de formas diferentes, conforme o acto ou negocio que se pretende que o procurador realize. Ä Protocolo Protocolo esta palavra tem varias excepções, que se destacam: Ä A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em determinadas situações (socioprofissional e administrativas); Ä A de livro onde os escrivães de um juízo fazem a anotação de uma audiência, ou onde uma empresa regista entregas de correspondência; Ä A de acta relativa a um acordo, congresso ou conferencia internacional. Ä Atestado

20 Modelo de Atestado Atesto, para os devidos fins, que conheço o Sr...,Portugues, solteiro, nascido em,...de...de..., na cidade de Lisboa, filho de...e..., portador do Bilhete de Identidade n..., residente e domiciliado nesta cidade, na rua..., n..., nada sabendo em desabono à sua conduta, até a presente data. Lisboa, de...de 2004 José... (Firmas reconhecidas em cartório) Ä Certificado Certificado é um documento que comprova que o indivíduo fez algum curso ou esteve presente em algum lugar, porém, não possui o valor de mercado que possui o diploma. Ä Anúncio ou Edital O anúncio é uma informação ou um aviso com que se participa, faz saber ou dá conhecimento de algo ao público. Quando esse anúncio representa uma ordem oficial ou judicial, toma o nome, respectivamente, de edital ou de édito. A sua redacção é a que encontramos habitualmente na empresa diária, diferindo o vocabulário conforme as entidades emissoras (ministérios, cartórios, câmaras, empresas, etc.).

21 Documentação Bancária Cheque Letras Transferência bancária Livranças Extractos de facturas Cartões de credito e debito Ä Cheque Cheque é a ordem de pagamento dada pelo sacador (titular da conta) ao sacado (banco), para que este pague a si próprio ou a um terceiro (beneficiário) uma determinada quantia. Ä Letras A letra é um titulo de crédito à ordem, sujeito a formalidades, através das quais uma pessoa sacador - ordena à outra, que lhe pague a si ou a terceiro tomador - uma certa importância em determinada data.

22 Ä Livranças A Livrança é um documento através do qual o subscritor ou signatário se compromete a pagar a um beneficiário ou à ordem deste um determinado valor (valor nominal da livrança) numa determinada data (data de vencimento). Ä Transferência Bancária São operações bancárias em que uma pessoa ou empresa (ordenante) toma a iniciativa de colocar determinada quantia em dinheiro à disposição de outrem (beneficiário) utilizando para isso uma Instituição Bancária, ou seja, é feita uma transferência da conta bancária do ordenante para o do beneficiário. As operações dentro da mesma instituição bancária chamam-se intrabancárias e as feitas entre bancos diferentes chamam-se interbancárias. Ä Cartões de crédito

23 É um instrumento de pagamento, geralmente sob a forma de um cartão de plástico, disponibilizado pela entidade emitente ao titular para que este, através do acesso a uma rede de telecomunicações e com base na conta a que o cartão está associado, adquira bens ou serviços, efectue pagamentos, proceda a levantamentos de notas e/ou realize outras operações. O cartão bancário permite ao seu titular autenticar a operação que pretende efectuar. Alguns cartões bancários são emitidos em associação com instituições não financeiras e facultam aos seus titulares um certo número de vantagens. Distinguem-se dos cartões que são emitidos exclusivamente por empresas, sem intervenção de instituições financeiras, e que são conhecidos como cartões de loja, privativos ou de retalhista, mas que não são cartões bancários.

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