INTRODUÇÃO 5 DISPOSIÇÕES GERAIS 5. Definições 5. Âmbito de aplicação 5. Objetivos 5. Princípios 6 CAPÍTULO II 6

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2 INTRODUÇÃO 5 CAPÍTULO I 5 DISPOSIÇÕES GERAIS 5 ARTIGO 1º 5 Definições 5 ARTIGO 2º 5 Âmbito de aplicação 5 ARTIGO 3º 5 Objetivos 5 ARTIGO 4º 6 Princípios 6 CAPÍTULO II 6 NORMAS DE ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS PREVISIONAIS 6 SECÇÃO I 6 PLANO ANUAL DE ATIVIDADES 6 ARTIGO 5º 6 Plano anual de atividades 6 SECÇÃO II 7 ORÇAMENTOS 7 ARTIGO 6º 7 Princípios, regras e procedimentos 7 ARTIGO 7º 7 ARTIGO 8º 7 Princípios contabilísticos 7 ARTIGO 9º 8 Execução orçamental 8 CAPÍTULO III 9 DISPONIBILIDADES 9 ARTIGO 10º 9 Contas bancárias 9 ARTIGO 11º 9 Cheques 9 ARTIGO 12º 10 2

3 Cheques não levantados ou extraviados 10 ARTIGO 13º 10 Reconciliações bancárias 10 ARTIGO 14º 11 Pagamentos 11 ARTIGO 15º 11 Cobranças de receita 11 CAPÍTULO IV 11 EXISTÊNCIAS 11 ARTIGO 16º 11 Receção de bens gerais 11 ARTIGO 17º 12 Receção de bens do serviço de ação social escolar 12 ARTIGO 18º 12 Controlo das existências 12 CAPÍTULO V 13 TERCEIROS 13 SEÇÃO I 13 Procedimentos para aquisição de bens e serviços 13 ARTIGO 19º 13 Aquisição de bens e serviços gerais 13 ARTIGO 20º 14 Aquisição de bens e serviços de ação social escolar 14 ARTIGO 21º 14 Faturação de terceiros 14 SECÇÃO II 15 PROCESSO DE ADJUDICAÇÃO 15 ARTIGO 22º 15 Realização de despesas públicas 15 ARTIGO 23º 15 Unidade de despesa 15 ARTIGO 24º 15 Critérios de adjudicação 15 3

4 ARTIGO 25º 16 Convite por ajuste direto 16 ARTIGO 26º 16 Convite por ajuste direto em regime geral 16 ARTIGO 27º 17 Relatório final e escolha do adjudicatário 17 CAPÍTULO V I 17 IMOBILIZADOS 17 ARTIGO 28º 17 Responsabilidade de inventariação 17 ARTIGO 29º 17 Guarda e conservação dos bens 17 ARTIGO 30º 18 Operação de controlo 18 CAPÍTULO V 18 DISPOSIÇÕES FINAIS 18 ARTIGO 31º 18 Norma supletiva 18 ARTIGO 32º 18 Entrada em vigor 18 4

5 INTRODUÇÃO O presente regulamento pretende estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo adoptados por este agrupamento de escolas que permitam assegurar, de forma metódica e eficiente, a conduta da sua atividade, evitando a ocorrência de erros e irregularidades. CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS ARTIGO 1º DEFINIÇÕES O sistema de controlo interno, adiante designado por SCI, engloba o plano de organização interna do agrupamento, políticas, métodos, técnicas e procedimentos de controlo. ARTIGO 2º ÂMBITO DE APLICAÇÃO O presente regulamento é aplicável no agrupamento vertical André Soares e estabelece os princípios gerais que regem todas as operações da contabilidade do agrupamento de escolas André Soares, assim como as competências dos diversos serviços que estão envolvidos na implementação desses objetivos. ARTIGO 3º OBJETIVOS O SCI compreende um conjunto de procedimentos tendentes a garantir os seguintes objetivos: A salvaguarda dos ativos; O registo e atualização do imobilizado da entidade; A legalidade e a regularidade das operações; A integralidade e exatidão dos registos contabilísticos; A execução dos planos e políticas superiormente definidas; A eficácia da gestão e a qualidade da informação; A imagem fiel das demonstrações financeiras. 5

6 ARTIGO 4º PRINCÍPIOS O SCI deverá incluir princípios básicos que lhe dão consistência e que são: A segregação de funções; O controlo das operações; A definição de autoridade e de responsabilidade; O registo metódico dos factos. CAPÍTULO II NORMAS DE ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS PREVISIONAIS SECÇÃO I PLANO ANUAL DE ATIVIDADES ARTIGO 5º PLANO ANUAL DE ATIVIDADES O plano anual de atividades deve diferenciar os objetivos gerais e específicos, tendo em conta as orientações do projeto educativo, os intervenientes, a calendarização, as parcerias efetuadas e os responsáveis por cada atividade. Deverá existir um plano orçamental para cada atividade proposta. A proposta de orçamento a apresentar na fase de preparação do orçamento da escola será fundamentada também pelo plano orçamental de cada atividade proposta. Compete ao conselho pedagógico apresentar propostas para a elaboração do plano anual de atividades, ouvidos os departamentos, e dar o seu parecer sobre o respetivo projeto. Compete ao diretor (ou a uma equipa de docentes por si designada) elaborar o plano anual de atividades e aprovar o documento final, de acordo com o parecer vinculativo do conselho geral. 6

7 SECÇÃO II ORÇAMENTOS ARTIGO 6º PRINCÍPIOS, REGRAS E PROCEDIMENTOS Na elaboração do orçamento da escola devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais, contabilísticos, as regras previsionais e as orientações emanadas pelo gabinete de gestão financeira bem como todos os procedimentos contabilísticos, estabelecidos no POCeducação. ARTIGO 7º Na elaboração e execução do orçamento da escola devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais: a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento da escola é independente do orçamento do estado; b) Princípios da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil; c) Princípio da unidade - o orçamento da escola é único; d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, em termos globais. e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes; f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas; g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afeto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afetação for permitida por lei; h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza. ARTIGO 8º PRINCÍPIOS CONTABILÍSTICOS A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade: 7

8 a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central; b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada; c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com as demonstrações financeiras; d) Princípio da especialização (ou de acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem; e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos deve basear-se em custos de aquisição ou de produção; f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de ativos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso; g) Princípios da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões da escola e dos interesses em geral; h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do ativo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados. ARTIGO 9º EXECUÇÃO ORÇAMENTAL 1. As operações de execução do orçamento das receitas e das despesas obedecem princípio da segregação das funções de liquidação e de cobrança, quanto às primeiras, e de autorização da despesa, de autorização de pagamento e de pagamento, quanto às segundas. 2. Nenhuma receita pode ser liquidada ou cobrada, mesmo que seja legal, sem que cumulativamente: a) Tenha sido objecto de correta inscrição orçamental; b) Esteja adequadamente classificada. 8

9 3. A liquidação e a cobrança podem, todavia ser efetuada para além dos valores previstos na respetiva inscrição orçamental. 4. As dotações constantes do orçamento das despesas constituem o limite máximo a utilizar na realização destas. 5. Nenhuma despesa pode ser autorizada ou paga sem que, cumulativamente: a) O facto gerador da obrigação de despesa respeite as normas legais aplicáveis; b) A despesa em causa disponha de inscrição orçamental, tenha cabimento na correspondente dotação, esteja adequadamente classificada e obedeça ao princípio da execução do orçamento por duodécimo, salvo, nesta última matéria, as exceções previstas na lei; c) A despesa em causa, satisfaça o princípio de economia, eficiência e eficácia. CAPÍTULO III DISPONIBILIDADES ARTIGO 10º CONTAS BANCÁRIAS 1. As contas bancárias da escola só podem ser movimentadas com as assinaturas em simultâneo da presidente e secretário do conselho administrativo e do tesoureiro 2. Compete à tesoureira manter permanentemente atualizadas as contas correntes referentes a todas as contas tituladas em nome da escola. 3. A chefe dos serviços de administração escolar (SAE) deve providenciar mensalmente junto de uma assistente técnica designada por si para o efeito a verificação e o controle dos extratos bancários de todas as contas bancárias. ARTIGO 11º CHEQUES 1. O tesoureiro emite os cheques que são apresentados, apensos à fatura ou documentos que sejam equivalentes, ao presidente do conselho administrativo para assinatura e pagamento das faturas. 2. Os cheques que não estão preenchidos estão sob a guarda do tesoureiro. 3. Os cheques que, por lapso ou erro, sejam anulados pela tesoureira, devem acompanhar o novo cheque emitido. 4. Os cheques que sejam anulados, após a emissão, são arquivados no respetivo espaço da caderneta de cheques pelo tesoureiro, após a inutilização das assinaturas, caso existam e 9

10 com a inscrição de anulado a vermelho. No verso registar o número do cheque que o substitui e a data em que foi substituído. 5. Não são permitidos cheques passados ao portador. ARTIGO 12º CHEQUES NÃO LEVANTADOS OU EXTRAVIADOS 1. Quando é emitido um cheque e, num prazo se seis meses não surge o seu extrato na conta bancária, o tesoureiro deve contactar o destinatário, solicitando informações sobre a não movimentação do cheque. 2. Em caso de extravio, poderá ser passado outro cheque substituindo o anterior, após se ter contactado a caixa geral de depósitos, a seguir designada por CGD, por escrito, dando-lhe conhecimento da ocorrência. 3. A CGD deverá informar a escola por ofício, comunicando que ficou registado o ocorrido e que foram tomadas as devidas precauções no caso do cheque extraviado ser apresentado nos balcões desta entidade. 4. Depois de tomadas as medidas referidas nos pontos anteriores, o novo cheque que irá substituir o extraviado, pode ser passado anulando-se o primeiro. 5. Em caso de desinteresse do destinatário pelo cheque, após um ano da sua emissão, o serviço pode proceder à sua anulação, avisando a CGD e revertendo a respectiva quantia como receita do serviço, partindo do princípio de que tudo está registado e existe recibo devidamente legalizado. ARTIGO 13º RECONCILIAÇÕES BANCÁRIAS 1. A chefe dos serviços de administração escolar designa um funcionário que não se encontre afecto à tesouraria e não tenha acesso às respetivas contas correntes para proceder, no final de cada mês, às reconciliações bancárias, devendo confrontar com os registos contabilísticos. 2. Após cada reconciliação bancária, a contabilidade analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respetivo cancelamento junto da instituição bancária correspondente, nas situações que o justifiquem, efetuando os necessários registos contabilísticos de regularização. 3. Perante a relação dos cheques cancelados fornecida pela contabilidade. O tesoureiro no dia em que obtém a confirmação deste facto, procede à regularização das respetivas contas correntes. 10

11 ARTIGO 14º PAGAMENTOS Os pagamentos são feitos por cheque ou transferência bancária. ARTIGO 15º COBRANÇAS DE RECEITA 1. O responsável pela cobrança de receitas do setor da ASE (papelaria, refeitório, bufete e reprografia) deverá fazer diariamente a entrega do dinheiro correspondente à folha caixa do GIAE, com o respetivo relatório à técnica de ação social escolar, adiante designada TASE, que, por sua vez, entregará as referidas receitas e o comprovativo da importância ao tesoureiro diariamente. 2. O pagamento do aluguer do pavilhão deverá ser entregue mensalmente nos serviços administrativos, ao tesoureiro, pelo funcionário que apoia o desenvolvimento das atividades. 3. O tesoureiro faz a conferência das receitas arrecadadas, entregues pelos funcionários referidos nos pontos anteriores, assinando as folhas de caixa diária/receitas cobradas ao balcão e efetua o registo na folha de cofre. 4. As verbas entregues no final do dia são guardadas pelo tesoureiro em cofre próprio, dentro da caixa forte e que mantém à sua exclusiva guarda. 5. No dia útil seguinte, o tesoureiro deposita na respetiva conta bancária da CGD, as verbas arrecadadas no dia anterior. CAPÍTULO IV EXISTÊNCIAS ARTIGO 16º RECEÇÃO DE BENS GERAIS 1. A entrega dos bens gerais é feita nos serviços administrativos, onde a funcionária, designada para o efeito, procede à conferência física e quantitativa. 2. Após a conferência, confronta-se com a guia de remessa/fatura, requisição e relação das necessidades e é posto o carimbo de conferido, a data e a assinatura legível na guia de remessa/fatura. 3. O funcionário que acusou a receção da mercadoria entrega a documentação à contabilidade, que efetua o seu registo no programa informático. 11

12 ARTIGO 17º RECEÇÃO DE BENS DO SERVIÇO DE AÇÃO SOCIAL ESCOLAR A entrega dos bens é feita no bufete e papelaria respetivamente, onde um funcionário, designado para tal efeito, pela diretora, procede à conferência física, qualitativa e quantitativa. O funcionário designado para conferir os bens da papelaria é o que estiver ao serviço no momento no bufete; o funcionário designado para conferir os bens do bufete é o que estiver ao serviço no momento na papelaria. 2. Após a conferência confronta-se com a guia de remessa/factura, a requisição e a relação das necessidades e é posto o carimbo de conferido, a data e a assinatura legível na guia de remessa/fatura. 3. Os funcionários responsáveis pela receção e conferência da mercadoria na papelaria e bufete entregam a documentação à TASE que efetuará o registo no programa multiusos. 4. Concluído o procedimento anterior, a TASE elabora a contabilidade das guias de remessa/faturas acompanhadas da requisição e da relação de necessidades. 5. É feita pela TASE a conferência da guia de remessa com as faturas apresentadas, as quais são entregues na contabilidade onde é posto um carimbo de autorização de pagamento que é assinado pelo presidente do conselho administrativo (diretor). 6. Os bens destinados a auxílios económicos e materiais específicos para alunos com NEE serão entregues à TASE que o encaminha para os requisitantes. ARTIGO 18º CONTROLO DAS EXISTÊNCIAS 1.Os funcionários que exercem funções nos setores da papelaria, bufete e reprografia são responsáveis pelas existências em armazém. A TASE solicita trimestralmente a um funcionário de cada setor a contagem física das existências dos setores bufete, papelaria, devendo haver uma confrontação com os registos contabilísticos. 2. A coordenadora dos assistentes operacionais (AO) é responsável pela existência em armazém dos produtos de limpeza e manutenção da escola sede. 3. Os coordenadores de estabelecimento são responsáveis pela existência em armazém dos produtos de limpeza e manutenção do respetivo estabelecimento. 4. A chefe dos serviços de administração escolar é responsável pela existência em armazém dos produtos de reprografia e do material de escritório afeto aos serviços administrativos. 12

13 5. As entradas e as saídas das existências só são permitidas perante a existência da respetiva relação de necessidades. 6. É expressamente proibido rececionar qualquer bem, sem que o mesmo venha acompanhado pela competente requisição oficial e guia de remessa. CAPÍTULO V TERCEIROS SEÇÃO I PROCEDIMENTOS PARA AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS ARTIGO 19º AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS GERAIS 1. Os intervenientes neste processo são o serviço requisitante, a área de expediente geral, a chefe dos serviços de administração escolar, a área de contabilidade, o tesoureiro e o conselho administrativo. 2. A relação das necessidades é elaborada e assinada pelo serviço requisitante. 3. Nos serviços administrativos que tem a competência da área geral, efetua-se a receção da relação das necessidades. 4. A chefe dos serviços de administração escolar informa sobre a disponibilidade de verba para a aquisição de material (carimbo de despesa) e leva a despacho do presidente do conselho administrativo (diretor). 5. Com base na relação das necessidades e após a verificação do cumprimento das normas legais para a execução orçamental e a realização de despesas públicas, através da emissão da respetiva requisição, a contabilidade efetua as respetivas compras. 6. A contabilidade regista a cativação da verba necessária ao encargo no livro de contas correntes. 7. Na área de expediente geral o funcionário procede à conferência do material requisitado com a respetiva documentação (relação das necessidades, requisição, guia de remessa e/ou faturação). 8. A área de contabilidade faz a conferência da documentação e efetua o registo da fatura no livro-diário de faturas. 9. O presidente do conselho administrativo (diretor) procede ao despacho de autorização de pagamento, enviando a documentação ao tesoureiro para proceder à emissão do cheque. 13

14 10. O pagamento da despesa é registado na folha de cofre pelo tesoureiro através da aplicação informática, software contab. ARTIGO 20º AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS DE AÇÃO SOCIAL ESCOLAR 1. Os intervenientes neste circuito são o serviço requisitante (bufete, refeitório e papelaria), a TASE, a chefe dos serviços de administração escolar, a área de contabilidade e o conselho administrativo. 2. O funcionário designado pelo diretor para o efeito, para cada um dos setores (bufete, refeitório e papelaria) elabora e assina a relação das necessidades. 3. As compras para os setores bufete e refeitório, são realizadas pelo funcionário designado pelo diretor para essa função e pela TASE para o setor da papelaria, de acordo com a relação das necessidades após verificação do cumprimento das normas legais para a realização das despesas públicas, através da emissão do modelo A entrega dos bens é feita no local indicado no ato de aquisição, onde o funcionário designado pelo diretor para o efeito, procede à conferência física, qualitativa e quantitativa. 5. Após a conferência confronta-se a relação das necessidades com a guia de remessa/fatura e é posto o carimbo de conferido, a data e a assinatura legível na guia de remessa/fatura. 6. Os funcionários responsáveis pela receção e conferência da mercadoria na papelaria, bufete e refeitório entregam a documentação à TASE que efetuará o registo nos livros de caixa respetivos auxiliares. 7. Concluído o procedimento anterior, a TASE elabora a contabilidade das guias de remessa/faturas acompanhadas da requisição e a relação das necessidades. 8. É feita pela TASE a conferência da guia de remessa com as faturas apresentadas e é posto um carimbo de autorização de pagamento que é assinada pelo presidente conselho administrativo (diretor). ARTIGO 21º FATURAÇÃO DE TERCEIROS 1. As faturas enviadas por terceiros dão entrada na contabilidade. 2. A contabilidade procede à conferência das faturas, com base nas relações das necessidades e nas requisições, tendo em conta as quantidades e valores requisitados e os efetivamente fornecidos ou prestados. 14

15 3. Estando a situação referida no ponto anterior em conformidade, as faturas são encaminhadas para o presidente do conselho administrativo a fim de serem emitidas as ordens de pagamento. SECÇÃO II PROCESSO DE ADJUDICAÇÃO ARTIGO 22º REALIZAÇÃO DE DESPESAS PÚBLICAS O regime jurídico de realização de despesas públicas consta do decreto-lei nº 18/2008 de 29 de janeiro, portaria nº 371-A/2010 de 23 de junho e tem por objetivos simplificar procedimentos, garantir a concorrência e assegurar a boa gestão dos dinheiros públicos. Vários dos procedimentos serão efetuados pelo centro de aprovisionamento integrado (CAPI), como unidade ministerial de compras do ministério da educação, nos termos do despacho 13646/2010, de 26 de agosto. ARTIGO 23º UNIDADE DE DESPESA 1. A despesa a considerar é a do custo total da aquisição de bens ou serviços. 2. É proibido o fracionamento da despesa com a intenção de a subtrair. ARTIGO 24º CRITÉRIOS DE ADJUDICAÇÃO 1. A escolha do fornecedor/prestador será efetuado por produto/serviço, com base no critério da proposta mais vantajosa, tendo em atenção os seguintes fatores por ordem decrescente de importância: a) Relação preço/qualidade; b) Capacidade de fornecimento/ prestação em prazos até 24 horas; c) Qualidade demonstrada em fornecimentos/prestações anteriores; d) Prestígio e mérito do fornecedor/prestador; e) Garantias e assistência pós fornecimento/prestação. f) Aspetos que melhorem a proposta; 2. Os fornecedores e prestadores deverão declarar sob compromisso de honra: a) Ter a sua situação fiscal e de segurança social regularizada; b) Assumir garantias de condições de segurança e higiénico-sanitárias; 15

16 c) Ter conhecimento do processo de liquidação de compromissos assumidos pela escola e comprometer-se e não intentar ação que decorra da morosidade do processo. 3. O critério de adjudicação escolhido deve ser indicado nos documentos que servem de base ao procedimento. 4. A análise do conteúdo das propostas não deve ter em consideração factores relacionados com as habilitações profissionais ou capacidade financeira ou técnica dos concorrentes. 5. Se uma proposta apresentar preço anormalmente baixo, a entidade que procede à respetiva análise deve solicitar, por escrito, esclarecimento sobre os elementos constitutivos da mesma. 6. Deve ser rejeitada a proposta cujo preço seja anormalmente baixo e não se encontre devidamente justificado por razões objetivas, tais como economia do método do serviço ou processo de fabrico, as soluções técnicas escolhidas, as condições excecionalmente favoráveis de que decorre dispõe para o fornecimento de bens ou serviços, ou a originalidade do serviço ou projeto proposto. ARTIGO 25º CONVITE POR AJUSTE DIRETO O ajuste direto é um procedimento em que o conselho administrativo convida diretamente um ou vários fornecedores, à sua escolha, a apresentar proposta, podendo com eles negociar aspetos da execução do contrato a celebrar. Não podem ser convidados fornecedores aos quais o conselho administrativo já tenha adjudicado, no ano económico em curso ou nos dois anos económicos anteriores, na sequência de ajuste direto, propostas para a celebração de contratos cujo objetivo seja constituído por prestação do mesmo tipo ou idênticas às do contrato a celebrar e cujo preço contratual acumulado seja igual ou superior a setenta e cinco mil euros (75000 ). Não podem ser convidados fornecedores que tenham executado obras, fornecimento de bens móveis ou prestação de serviços ao agrupamento a título gratuito, no ano económico em curso ou nos dois anos económicos anteriores. ARTIGO 26º CONVITE POR AJUSTE DIRETO EM REGIME GERAL 1. O convite para apresentação de propostas deve ser formulado através dos meios de comunicação social (imprensa) e ainda através de afixação em local visível da escola e na página web da escola. 16

17 2. No convite devem ser indicados, designadamente, os seguintes elementos: a) Objetivo do fornecimento; b) Critério de adjudicação, com explicação, no caso de o mesmo ser o da proposta economicamente mais vantajosa, dos fatores que nele intervêm, por ordem decrescente de importância; c) Endereço designação do serviço de receção das propostas, com menção do respetivo horário de funcionamento e a hora e data limites para apresentação de propostas; d) Elementos que devem ser indicados nas propostas; e) Modo de apresentação das propostas e documentos que a devem acompanhar, quando exigidos. ARTIGO 27º RELATÓRIO FINAL E ESCOLHA DO ADJUDICATÁRIO A entidade competente para autorizar a despesa escolhe o adjudicatário, devendo a respetiva decisão ser notificada aos concorrentes, nos três dias subsequentes à data daquela decisão, no caso de ajuste direto. CAPÍTULO V I IMOBILIZADOS ARTIGO 28º RESPONSABILIDADE DE INVENTARIAÇÃO 1.A chefe dos SAE deverá manter as fichas do imobilizado permanentemente atualizadas no que refere à sua identificação, caraterização e valorização, tendo em conta as condições constantes no cadastro e inventariação dos bens do estado aprovado pela portaria nº671/2000, de 17 de abril. ARTIGO 29º GUARDA E CONSERVAÇÃO DOS BENS 1. O diretor nomeará um funcionário responsável pelos bens de cada setor. 2. Em cada espaço deverá existir a listagem, devidamente atualizada, dos bens aí afetos. 3. Sempre que, por algum motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, sofra algum dano ou se extravie, deve o funcionário a quem o mesmo esteja distribuído, comunicar tal facto, mediante formulário próprio, ao respetivo superior hierárquico. 17

18 ARTIGO 30º OPERAÇÃO DE CONTROLO 1. A verificação física periódica dos bens do ativo imobilizado e respetiva conferência dos seus registos deve ser realizada anualmente, no início de cada ano letivo, procedendo-se prontamente às regularizações a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades quando for caso disso. 2. A verificação física será efetuada pelos funcionários de cada bloco através da verificação das listas de material afixadas em cada sala. CAPÍTULO V DISPOSIÇÕES FINAIS ARTIGO 31º NORMA SUPLETIVA Em tudo o que não estiver expressamente previsto no presente documento, aplicar-se-ão as disposições legais. ARTIGO 32º ENTRADA EM VIGOR Este sistema de controlo interno entra em vigor no início do ano letivo 2011/2012 e será revisto sempre que os dispositivos legais assim o exijam. Aprovado em reunião do conselho administrativo realizada em 01/07/