Guia de Orientações de Logística para Organização das Etapas Livres e Territoriais, Etapas das Juventudes de Povos e Comunidades Tradicionais, Etapas

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1 Guia de Orientações de Logística para Organização das Etapas Livres e Territoriais, Etapas das Juventudes de Povos e Comunidades Tradicionais, Etapas Municipais e Regionais, Etapas Estaduais e do Distrito Federal

2 Presidente da República: Dilma Rousseff Vice-Presidente: Michel Temer Ministro de Estado-Chefe da Secretaria-Geral da Presidência: Miguel Rosseto Secretário Nacional de Juventude: Gabriel Medina de Toledo Secretária Nacional de Juventude Adjunta: Ângela Guimarães Secretaria Executiva do Conselho Nacional de Juventude: Tâmara Terso Chefia de Gabinete: Rafaela Rodrigues Secretaria Nacional de Juventude Telefone: (61) juventude@presidencia.gov.br Pavilhão das Metas, Via VN1 - Leste - s/nº Praça dos Três Poderes - Zona Cívico Administrativa, CEP: Brasília, DF, Brasil 2

3 APRESENTAÇÃO A 3ª Conferência Nacional de Juventude já está nas redes e nas ruas. Neste caderno você encontra orientações de logística para organizar Etapas Livres e Territoriais, Etapas das Juventudes de Povos e Comunidades Tradicionais, Etapas Municipais e Regionais, Etapas Estaduais e do Distrito Federal. A Conferência é um processo de mobilização que envolve as redes de jovens e organizações que lidam com a temática de juventude e é aberto a todas as pessoas interessadas em dialogar sobre os rumos do desenvolvimento do país na perspectiva da inclusão dos jovens. É um espaço, para discutir, analisar, reivindicar e propor ações para os governos e demais instituições públicas, mas também para pactuar ações coletivas entre os próprios jovens. Por isso, o lema da 3ª Conferência Nacional de Juventude é AS VÁRIAS FORMAS DE MUDAR O BRASIL. E aí? Mãos à obra? Você tem uma ideia para mudar o Brasil? Então vem com a gente construir a Conferência. 3

4 Início do Processo de Organização A Comissão Organizadora Estadual deve trabalhar em sintonia com a Comissão Organizadora Nacional. A CON disponibilizará orientações sobre o processo conferencial por meio do Portal Sugere-se a divisão de responsabilidades e a criação de subcomissões, pois são passos muito importantes para a boa organização das Conferências. Nesse sentido, sugere-se a criação das seguintes subcomissões: a) Mobilização; b) Comunicação; c) Metodologia; d) Logística e Cultura; e) Sistematização; f) Priorização. A subcomissão de logística também pode ser subdividida, seguem as principais áreas: a) Infraestrutura; b) Hospedagem; c) Alimentação; d) Transporte; e) Cultura; Na escolha do espaço alguns fatores devem ser levados em consideração: é necessário que o espaço comporte a realização das atividades de inscrição, plenárias e grupos de trabalho em tamanho compatível com o número de participantes. Lembrando que a acessibilidade aos portadores de necessidades especiais é obrigatória por lei. Sugerese que, sempre que possível, o espaço possua as seguintes estruturas: a) Espaço adequado para o credenciamento dos participantes; b) Salas para os grupos de trabalho; 4

5 c) Cozinha e espaço para as refeições dos participantes; d) Sala de comunicação; e) Sala de apoio para a comissão organizadora; f) Sala para posto médico. Atendidas essas questões, a conferência pode ser realizada em qualquer espaço público ou privado, tais como: salas da Prefeitura, do Estado, do Ministério Público, da Defensoria Pública, do Poder Judiciário, Assembleia Legislativa, escolas, centros culturais, universidades, faculdades, hotéis, etc. A seguir foram listados tópicos importantes que demandam atenção e podem orientar os responsáveis pela organização e realização da Conferência. Dados da conferência são informações sobre a data ou período de realização da etapa, deve conter dia, mês e ano, horário, local e público esperado. Perfil do público neste espaço deverá ser especificado o público que participará da etapa. Ex: qualquer cidadão, jovens entre 15 e 29 anos, agentes públicos, estudantes, etc. Justificativa e objetivos elaborar uma breve descrição dos objetivos e justificativas da etapa. Comunicação social descrição dos conteúdos a serem utilizados em comunicação, montagem de sala de comunicação (ou de imprensa), distribuição de release, falas oficiais para mesa de abertura. Comunicação visual descrever as peças impressas e que serão instaladas ou usadas, bem como informar quantidades. Cronograma de Execução para que não haja imprevistos ou falhas é importante estabelecer um cronograma estipulando ação, responsável, andamento da atividade e datas. Assim é possível acompanhar quais atividades ainda não foram realizadas permitindo aos organizadores repactuação de prazos e responsáveis. 5

6 Proposta de roteiro para a plena realização é importante considerar uma proposta de roteiro baseada nas condições do organizador. A proposta deve conter duração de dias ou horas, descrever uma breve agenda da programação com datas e horários de início, intervalos e término. Convites deve-se ter atenção especial aos convites, pois estes devem ser endereçados corretamente aos destinatários com cargos, órgãos e uso adequado do pronome pessoal. Importante que o conteúdo seja claro e polido. Deve-se designar uma pessoa para acompanhamento dos envios e recebimentos, se por meio impresso ou por e- mail. Após as confirmações deve ser elaborada uma lista de convidados que estarão presentes e de convites enviados. Local de realização o local para realização da conferência deve ser visitado com antecedência para que sejam identificadas possíveis necessidades, para evitar imprevistos. Verificar se o local comporta o número de pessoas que são esperadas, se há banheiros, mobiliário, palco, mesa diretora, equipamentos audiovisuais e se há operador, espaço para refeições (almoço ou coffee break). Plenária o espaço para plenária deve ser montado com cadeiras (fixas ou móveis), para o número estimado de pessoas, com o acréscimo de 20% do quantitativo esperado. Deve observar a disposição dos equipamentos de sonorização e projeção, bem como a presença de operadores de áudio e vídeo. Grupos de Trabalhos os grupos de trabalho devem ser distribuídos e montados de acordo com a metodologia da etapa. Os grupos devem ser montados de forma que facilitem o debate entre os participantes. Estes podem ser montados em formato de U, ou formato de círculos com mesas ou somente com cadeiras. É importante que as propostas debatidas sejam registradas (anotadas ou digitadas). Estacionamento Deve-se observar a disponibilidade de estacionamento público ou estacionamentos pagos. Importante fazer avisos informando disponibilidade e valores, caso haja cobrança. 6

7 Toaletes Estes devem estar sinalizados e deve ser observada a disponibilidade de toaletes para pessoas com deficiência. Climatização Um ponto importante a ser observação é a ventilação ou climatização das salas. Algumas regiões brasileiras tem temperatura mais elevada. Nestes casos vale observar a quantidade de pessoas que a sala comporta devido à climatização. Alimentação Informar na programação quais horários estão previstos para intervalos (início e término) e quais tipos de alimentação que serão servidos. Peças Informativas Para um bom andamento do evento, é importante que o material informativo seja de fácil leitura (cartazes, folderes, totens). Todos devem verificar as informações contidas e fluxos ou setas devem estar posionados para que o público não se confunda. Outro ponto a ser observado é o posicionamento que possa proporcionar boa visibilidade e caso sejam grandes ou possuam pés, encaixes, arames entre outros, deve-se observar a segurança para que não ofereça risco de acidentes aos participantes. Palco (mesa diretora) A abertura do evento é um momento muito importante, assim sendo a mesa diretora merece destaque pela sua grandeza. É importante que a mesa diretora esteja mais elevada que o piso do espaço, sendo possível que todos participantes consigam enxergá-la. Caso o palco seja construído ou possua escadas e rampas é necessário providenciar ART ( para que se tenha a vistoria do Corpo de Bombeiros e da Defesa Civil. Equipamentos Para facilitar a comunicação com muitas pessoas faz-se necessário a utilização de equipamentos de sonorização (caixas de som, microfones, mesa de som) e projeção (computador, tela e projetor multimídia). Atentar-se sempre para que as pessoas que irão operá-los tenham pleno conhecimento de suas funcionalidades. Registro é importante que a conferência seja registrada, isso pode ser feito por meio de gravação de áudio, vídeo ou fotografia. 7

8 Recursos Humanos o pessoal que irá trabalhar no evento (recepcionistas, fotógrafos, operadores, etc.) deve ser devidamente orientado e estar apto a responder questões simples da programação. Os responsáveis pela metodologia, facilitadores devem ter conhecimento do regimento da respectiva Conferência. Materiais os materiais dos participantes devem estar prontos na véspera do evento para que possam ser organizados (em pastas, se possível), para que sejam entregues durante o credenciamento destes. Hospedagem e Transporte com relação a estes tópicos, se a organização do evento está comprometida com os hóspedes devem ser fornecidas orientações sobre quantidades de diárias, horários e términos das diárias, informe sobre os tipos de quartos disponíveis para a conferência (single, duplos, triplos, quádruplos), transporte para o local do evento (aeroporto-hotel-aeroporto, rodoviária-hotel-rodoviária, hotelconferência-hotel). É sempre bom checar com o hotel se eles receberam a lista de hospedes e se os quartos estão separados de acordo com a quantidade esperada. Havendo disponibilidade é importante colocar algum informe sobre a conferência na recepção do hotel: cartaz, banner ou informativo impresso em papel A4. Para os passageiros é necessário organizar lista com nomes, horários de chegadas de voos e ônibus e bem como horários de partidas para melhor organização de carros e motoristas. Apresentações Culturais para o desenvolvimento de atividades culturais veja as orientações regulamentadas na Resolução 08/2015 (no link < De modo geral, para essas atividades é necessário identificar o local adequado, equipamentos necessários e se atentar ao pagamento da taxa de ECAD (maiores informações sobre o ECAD podem ser adquiridas no sitio < Acessibilidade - Os locais de hospedagens e o local do evento devem ser adequados às normas de acessibilidade para as pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida. 8

9 Sustentabilidade deve-se observar os princípios de sustentabilidade, utilizar material reciclado e fazer a separação de lixo. Encerramento após o termino da conferência é necessário fazer a entrega do espaço nas mesmas condições que foram recebidas. Atentar-se para a desmontagem dos equipamentos, estruturas e limpeza. Junto com este material serão disponibilizados modelos que podem ser personalizados por cada organizador de acordo com suas especificidades. 9

10 [Modelo de projeto para organização de conferência] Nome da reunião: [nome da conferência] Planejamento Relação dos principais pontos a serem observados na preparação da conferência: 1. Projeto Básico Data: [dia] de [mês] de [ano] Horário: [das XX às XX] Local: [nome do local]. Perfil do Público e número de pessoas aguardadas: [descrever o público que irá participar da conferência] Quantidade de pessoas: [XX participantes] Justificativa e objetivos: [descrever os objetivos da conferência] Conteúdo da comunicação: [descrever conteúdos de comunicação social] Conteúdo da comunicação visual: [descrever conteúdos de comunicação visual] [ ] fundo de palco, [ ] banner; [ ] folder; [ ] publicações, [ ] pasta Cronograma de Execução: Ação Responsável Andamento Data [descrever ações] [responsável pela ação] [andamento da atividade] [data] 2. Proposta de roteiro Apresentar uma proposta para a realização da conferência, destacando: Previsão de duração [XX horas de duração]; [XX dias de duração] 1º Dia Manhã [das XX às XX] apresentar a agenda/programação da conferência Tarde [das XX às XX] 2º Dia Manhã [das XX às XX] apresentar a agenda/programação da conferência Tarde [das XX às XX] 10

11 3. Convites lista de convidados: [XX] quantidade de convites a serem enviados: [XX convites]. responsável pelo conteúdo do texto: [nome do órgão/organizador] responsável pela criação e produção dos convites: [nome do órgão/organizador] data para envio: [data] Se será impresso ou eletrônico e a partir daí definir como será a distribuição: [fax, e- mail, remessa ou entrega] Responsável pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmações: [nome do órgão/organizador] Responsável pela impressão das listas de convidados para a recepção da conferência: [nome do órgão/organizador] 4. Local de realização Visita ao espaço escolhido para a conferência: [visita ao local para identificar as reais necessidades] Número de pessoas que o espaço comporta: [descrever a montagem da conferência] Ex.: [auditório para XX pessoas, mesa montada na entrada da sala para secretaria da reunião, com computador e uma impressora com papel]. Estacionamento: [informar se há estacionamento disponível e quantidade de vagas, se tem custo] Toaletes: [informar a disponibilidade e locais] Ar condicionado: [informar a disponibilidade] Possibilidades de disposição para as peças de ambientação e peças publicitárias, considerando o fluxo do público.[verificar o posicionamento] Alimentação: [descrever serviços de alimentação contemplados para a conferência] Ex.: água e café permanente, para XX pessoas, durante todo o período da reunião; servir água e café na mesa diretora; Horários: almoço (XXh) no próprio local da conferência; coffee break às XXhXX; welcome coffee XXhXX; cocktail XXhXX; 5. Montagem do Palco [descrição se haverá palco e tamanho e disposição]. 11

12 6. Equipamentos e Materiais Audiovisuais Sonorização: [sonorização para XX pessoas]; [pelo menos 1(um) microfone para cada 3 pessoas da mesa microfones da mesa diretora devem ser individuais]. (sugestão de microfone: microfone Goosneck, com fio, sem fio, etc). Iluminação: [descrever tipo de iluminação]; Registro: [XX] fotografia, [XX] filmagem, [XX] gravação de áudio, Equipamentos: [XX] telão, [XX] projetor, [XX] computador com internet, [XX]ponteira laser, passador de slides e [XX] impressora. Materiais audiovisuais: [XX] computador para apresentação em Powerpoint. 7. Recursos Humanos [XX] operador de som, [XX] operador de projeção, [XX] cinegrafista, [XX] fotógrafo, [XX] recepcionistas, [XX] mestre de cerimônias, [XX] motorista, [XX] carregador, [XX] garçon, [XX] taquigráfo, [XX] estenotipista, [XX] intérprete, [XX] outros 8. Distribuição de Material Pasta de trabalho: [XX] material a ser confeccionado, além de blocos de anotações e canetas. 9. Distribuição de Material [XX] degravação, [XX] filmagem editada, [XX] ata, [XX] resumo executivo, 10. Lista de Hospedes organizar lista de hóspedes, se ficam em aptos duplos, single, Twin, suítes; 11. Lista de passageiros para transfer-in/transfer-out organizar lista de passageiros com nomes, horários de chegadas dos vôos no local e horários de partidas para organização de carros e motoristas; Aqui apresentamos os itens básicos que devem ser providenciados para que a conferência transcorra adequadamente: Material para a organização 12

13 a) lista de presenças; b) ficha de inscrição de delegados; c) cédulas para eleição de delegados; d) cédulas ou etiquetas adesivas para priorização; e) painéis identificadores das salas; f) certificados de participação Kit do participante a) crachá; b) pasta; c) programação da Conferência; d) regulamento da Conferência; e) caderno de Propostas (Estadual); f) texto de Referência; g) regimento Interno Nacional; h) material institucional (quando houver); i) bloco de anotações ou folhas em branco; j) caneta. Equipamentos a) computadores com acesso à internet; b) linha telefônica; c) impressora multifuncional; d) sonorização; e) microfones com fio e sem fio; f) projetor de multimídia; g) telão; h) porta-banner. Material de consumo a) resmas de papel; 13

14 b) canetas de cores variadas; c) etiquetas adesivas d) marca-textos; e) réguas; f) lápis; g) borracha; h) grampeadores; i) clipes; j) tesouras; k) cola; l) fita adesiva; m) fitas dupla-- face; n) flip chart; o) pincéis atômicos de várias cores; p) copos para água e café; q) água. 14

15 [Dados da conferência] [nome da conferência] [data ou período da conferência] [local da conferência] Convites/Divulgação quando andamento responsável quantidade observação convites enviados [enviar convites com antecedência mínima de 15 dias da data da conferência] CHECK-LIST - [NOME DA ETAPA] Quantos confirmados Pendências [confirmar 5 dias antes da conferência] [o mínimo possível para solucionar 1 dia antes da conferência] Apresentações culturais quando andamento responsável quantidade observação Escolher o tipo de apresentação que seja possível para estar [confirmar 30 dias antes da conferência] presente no contexto da conferência. Verificar local da apresentação (palco, camarins, som) [confirmar 30 dias antes da conferência] Identificar local e horário para os artistas ensaiarem e experimentar o local da apresentação [confirmar 5 dias antes da conferência] Testar som e luzes [na véspera da conferência] Transporte quando andamento responsável quantidade observação Passagens emitidas Pendências Transporte (terrestre -carro, ônibus, van) [confirmar 10 dias antes da conferência] [o mínimo possível para solucionar 3 dias antes da conferência] [confirmar 5 dias antes da conferência] Hospedagem quando andamento responsável quantidade observação apartamentos alimentação [confirmar 5 dias antes da conferência] [confirmar 5 dias antes da conferência] Estrutura quando andamento responsável quantidade descrição 1/5

16 [Dados da conferência] [nome da conferência] [data ou período da conferência] [local da conferência] CHECK-LIST - [NOME DA ETAPA] Sala para XX pessoas [confirmar 5 dias antes da conferência] 1 sala formato em AUDITÓRIO para XX pessoas Sala para trabalho em grupo [confirmar 5 dias antes da conferência] XX salas auditório para XX pessoas Relatoria [confirmar 5 dias antes da conferência] XX relatores uma mesa de apoio com XX computadores XX impressora Facilitadores [enviar convites com antecedência mínima de 15 dias da data d evento] XX facilitadores uma mesa de apoio Recepção [confirmar 5 dias antes da conferência] XX recepcionistas (calcular 1 recepcionista para cada 25 participantes) XX para recepção dos participantes, entrega de credenciais e material da conferência municipal, 01 para mesa diretora Alimentos e bebidas (A&B) quando andamento responsável quantidade descrição XX garrafas de café e XX garrafas permanente na sala durante todo Água e café [confirmar 5 dias antes da conferência] de água o período almoço [confirmar 5 dias antes da conferência] XX refeições servido no XXXX para XX pessoas coffee break (lanche) [confirmar 5 dias antes da conferência] XX coffee servido na entrada (hall, foyer, etc.) da sala para XX pessoas às XXhXX - tempo estimado para o serviço 15 min Recursos Humanos quando andamento responsável quantidade descrição recepcionistas [disponível no dia da conferência] 01 para atender às demandas da mesa diretora, 03 para credenciamento e depois ajudar a passar o microfone sem fio. 2/5

17 [Dados da conferência] [nome da conferência] [data ou período da conferência] [local da conferência] operador de audiovisual garçom [disponível no dia da conferência] [disponível no dia da conferência] CHECK-LIST - [NOME DA ETAPA] 01 para gravação, 01 para demandas de projeção e sonorização. 01 para serviços mesa diretora e serviço de água e café, para coffee break, almoço. mestre de cerimônias [disponível no dia da conferência] somente abertura e encerramento fotógrafo [disponível no dia da conferência] 01 profissional motoristas [disponível de acordo com a necessidade da conferência] facilitador de metodologia facilitador de logística facilitador de comunicação facilitador de mobilização [pessoa disponível com antecedência mínima de 15 dias da data d evento] [pessoa disponível com antecedência mínima de 15 dias da data d evento] [pessoa disponível com antecedência mínima de 15 dias da data d evento] [pessoa disponível com antecedência mínima de 30 dias da data d evento] [pessoa com conhecimento na metodologia da 3ª CNJ] [pessoa com conhecimento organização de evento] Comunicação / material quando andamento responsável quantidade descrição Pastas [disponível 2 dias antes da conferência] XX unidades Blocos [disponível 2 dias antes da conferência] XX unidades Canetas [disponível 2 dias antes da conferência] XX unidades Banner [disponível 2 dias antes da conferência] XX unidades [tamanho] 3/5

18 [Dados da conferência] [nome da conferência] [data ou período da conferência] [local da conferência] CHECK-LIST - [NOME DA ETAPA] Impressos [disponível 2 dias antes da conferência] [quantidade e quais materiais estarão na pasta] XX unidades [quantidades] crachás [disponível 2 dias antes da conferência] XX unidades [importante conter os dados do evento, o nome do delegado, o munícipio, a UF, se possível, o eixo temático escolhido por ele, para participação no GT.Os crachás podem ser diferenciados por cores (delegados, convidados, comissão organizadora, observador)] Diversos quando andamento responsável quantidade descrição Preparar agenda com telefones de todos os envolvidos na organização [disponível 2 dias antes da conferência] Preparar lista de presença em ordem alfabética [disponível 1 dia antes da conferência] Infraestrutura/mobiliário quando andamento responsável quantidade descrição mesa para credenciamento mesa diretora mesa de apoio para água e café mesa de apoio para projetor multimídia mesa de apoio para sonorização mesa para relatoria [disponível 1 dia antes da conferência] [disponível 1 dia antes da conferência] [disponível 1 dia antes da conferência] [disponível 1 dia antes da conferência] [disponível 1 dia antes da conferência] [disponível 1 dia antes da conferência] 4/5

19 [Dados da conferência] [nome da conferência] [data ou período da conferência] [local da conferência] CHECK-LIST - [NOME DA ETAPA] púlpito (opcional) cadeiras para os participantes, apoio e mesa diretora [disponível 1 dia antes da conferência] [disponível 1 dia antes da conferência] 5/5

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21 [Etapas Preparatórias] [Passo a Passo]

22 [nome da etapa e ou conferência] [Passo a Passo]

23 Dados do evento [nome da etapa e ou conferência] [data ou período: DD/MM/ANO]. [local do evento] [endereço completo, inclusive CEP] [pode-se inserir imagem do Google Maps] [observações importantes, se há estacionamento, internet]

24 [Introdução] [descrever motivos e objetivos da etapa]

25 [Chegada] [se há convidados de fora do local: informar como será o transporte e forma de recepção deles no aeroporto/rodoviária, informar o veículo (carro executivo, ônibus, van)] [se há convidados do local: informar como será a recepção deles na recepção do evento]

26 [No local do evento] [informar onde será o local do evento ex.: térreo, cobertura, subsolo]. [informar como será a sinalização ex.: placas indicativas, banners, recepcionistas]. [informar previsão de material para indicação ex.: painéis, totens, banners].

27 [Hóspedes] [informar como será hospedagem dos participantes, ex.: se receberão diárias ou se será por conta do órgão] [informar o que NÃO está incluso: telefonemas, despesas com frigobar, lavanderia, telefone e internet].

28 [Início dos trabalhos] [informar como será a reunião, informar a metodologia, quem abre e quem preside a reunião, se haverá divisão de grupos, votação]

29 [Metodologia] [Informar fases do evento com descrição das atividades desenvolvida nas fases, pode-se apresentar em tabela] Fases Atividades Responsável

30 [Programação] [Manhã: XXh XXh Abertura; Apresentação do roteiro da reunião [informações sobre gravação do evento, horários, atividades]; Apresentações; Almoço: XXh XXh [se será servido no próprio local, em local reservado] Tarde: XXh XXh Inicio dos trabalhos, trabalho em grupo, deliberações, votações, etc *Coffee Break: XXh XXh]

31 [Formatação da sala] [descrição do formato da sala, disposição de equipamentos, mesas de apoio e profissionais (intérpretes, apoios), sala do evento estará montada em: [ ] AUDITÓRIO [ ] U [ ] ESCOLAR, [ ] ESPINHA DE PEIXE, etc. [se haverá gravação de áudio, sonorização e projeção]. [mesas de apoio] para relatoria e apoios de: água e café, projetor multimídia, materiais diversos e recepção fora da sala;

32 [Formatação da sala] [informar os recursos humanos: operador de áudio, recepcionistas]; [informar quantidades e tipos de microfones: tipo gooseneck e sendo um microfone divido para até dois participantes]; [informar que microfones da cabeceira da mesa serão individuais, se for o caso]; [informar se haverá prismas para identificação dos participantes; (preferencialmente A4)];

33 20 cadeiras em volta da mesa Mesa em U para 47 pessoas Mesa de som, gravação Mesa para água e café Mesa diretora Mesa para água e café Mesa para relatoria Operador Operador [Planta Baixa] [Inserir planta baixa do evento, se for possível] Exemplos: Formato U Formato auditório (plenária) Grupos de Trabalho Mesa para água e café Entrada Plenária Grupo de Trabalho Recepcionista Mesa de som Recepcionista Mesa de som Tela Praticável para intérprete de libras Fundo de palco Fundo de palco Projetor Projetor Projetor TV de Retorno TV de Retorno Palco ou praticável Palco ou praticável Recepcionista Mesa de relatoria Recepcionista Mesa de relatoria

34 [CONTATOS] Fone: XX XXXX XXXX