CQP. Código: Formulário - Eventos -01 Pág.: 1/3 ORGANIZAÇÃO DE EVENTO SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO

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1 Fomulário Procedimento: Realização de eventos Área: Acadêmica CQP Código: Formulário - Eventos -01 Pág.: 1/3 Setor: Elaborado por: Marilia Finazzi de Andrade Elaborado em: 19/02/2013 Revisado por: Letícia Myazato Revisado em: 29/04/2013 N o Revisão: 02 Aprovado por: Aprovador em: ORGANIZAÇÃO DE EVENTO SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO À Diretoria do ICMC Ref.: Autorização para realização de evento Encaminho o presente formulário, solicitando análise e autorização para a organização e realização do evento conforme abaixo discriminado. Atenciosamente. Despacho do Diretor: São Carlos, de de. Coordenador do evento Informações adicionais: Nome do Evento: Período de Realização: Local: Coordenador(es): Prof. Dr. José Carlos Maldonado Diretor Origem de Recursos: Abrangência: Municipal Estadual Nacional Internacional Classificação: Graduação Pós-Graduação Pesquisa Cultura e Extensão Atividade Didática Atividade Administrativa Atividade Departamento Diretoria Outros

2 1) Inscrição: Instituição Gestora dos recursos financeiros CNPJ: Através do Gerenciador de Eventos Através de site do evento Pagamentos Via depósito em conta corrente Não se Via Cartão de Crédito aplica Na retirada do Material Outros Recibo para os Boleto bancário participantes Na retirada do material Outros Valor da Inscrição: R$ 2) Comunicação Visual 3.1 Autorização para uso do logotipo do ICMC: Organizador Patrocinador Apoio Membro a) Cartazes b) Folders c) Banners d) Faixas e) Programação Diária f) Programação Geral - Site 3) Divulgação a) Público alvo Universidades Escolas Autoridades Demais Unidades do Campus Outros: Canais digitais: (site, listas de e- mail, mídias sociais ) Professores Pós-Graduação Graduação Funcionários Outras Universidades: 1ª Divulgação: / / 2ª Divulgação: / / Divulgar periodicamente: Toda Semana a cada 15 dias dias antes do evento

3 4) Infra-Estrutura a. Hotel b. Transporte c. Serviço Operacional d. Reserva de salas Palestrantes nº Participantes nº Palestrantes Viagens para aeroportos Transporte em São Carlos Aluguel de ônibus Outros Preparação de salas Transporte de equipamentos Empréstimo de Painéis Funcionário à disposição Segurança adicional Ambulância Auditórios: Salas Auditórios de outras Unidades do Campus Outros Observações Fazer bloqueio de apartamentos Observações Observações Fazer solicitações na intranet IMPORTANTE Utilização dos AUDITÓRIOS e Salas conforme as Normas ICMC, formalizar Termo de Responsabilidade (*Observar necessidade de Alvará) e realizar as vistorias Prévia e Posterior ao evento. 5) Serviços Informática e Audiovisual a. Sala com microcomputadores b. Equipamentos necessários Impressora Quantidade de Micros Login: Senha: Projetor Microfone Som

4 c. Apoio fotos das apresentações filmagem das apresentações fotos do café Banner digital Transmissão - IPTV - Outros 6) Coffee Break a) Coffee Break. Local para a realização:. Horário-Manhã:. Horário-Tarde: b) Cardápio Preferência por fornecedor ou alimentos: c) Solicitação de autorização ao Diretor d) Pessoal de Apoio Apoio ICMC Contratação de Copeiras Outros Mesas Cadeiras e) Estrutura de Apoio Flores Toalhas Bebedouro Outros: f) Comunicação a Biblioteca sobre uso da copa

5 7) Material a) Crachá: b) Certificado c) Pasta d) Caneta Assinado pela Comissão Entrega depois do evento Entrega junto com o material Certificado para Palestrantes Pasta branca ICMC Pasta papelaria com adesivo Pasta confeccionada por empresa Outros Caneta comum Personalizada e) Bloquinho f) Outros Materiais Bloco em branco Bloco Personalizado Cores: Tamanho: Quantidade de Folhas: Caneca Camiseta Pen Drive Cópia da programação Outros Materiais de divulgação: g) Recepção Seção de Eventos Outro lugar Pessoal de Apoio

6 8) Atividades Sociais a. Coquetéis Abertura Encerramento Garçons Musica: tipo Cardápio: Horário e local: b. Almoços Cardápio: Hora e local: c. Jantares Cardápio: Hora e local: d. Foto Histórica e. Turismo na Cidade Cópia para os participantes Confecção de pôster Álbum para o homenageado Fornecedor Fazendas Parque eco-esportivo Parque tecnológico

7 9) Cerimonial a. Convites Autoridades: b. Representante da Diretoria do ICMC: c. Mesa de Abertura: d. Composição da mesa: e. Execução de Hinos: Nacional Estadual São Carlos USP f. Mestre de cerimônia: g. Recepção: h. Prismas: