PRINCIPAIS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELOS COMITÊS ORGANIZADORES DE UM EVENTO

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1 1 PRINCIPAIS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELOS COMITÊS ORGANIZADORES DE UM EVENTO O êxito de qualquer atividade depende das pessoas que nela intervem e das circunstâncias nas quais se levam a cabo Eliana Gherardi Como Hacer Eventos Exitosos Quando organizamos, podemos considerar os seguintes itens: O elo entre o comitê organizador e o(s) patrocinador(es) Importância das instituições no meio. Influência econômica, cultural, científica e política. O tema do evento. Importância econômica, acadêmica, social, científica etc. Novidade do tema. Os objetivos do evento Específicos ou gerais. De longo prazo ou circunstanciais. Os apresentadores e palestrantes Nível de conhecimento ou experiência. Reconhecimento e influencia técnica, social e política. Os participantes Interesse no tema. Nível de conhecimentos. Características socioculturais. Local ou ambiente de trabalho do evento País. Local. Tipo de instalação. Duração e data do evento Dia, semana, mês. Período de férias ou de trabalho. Custos Previsão de gastos e descontos especiais. Podemos e devemos planejar os eventos com antecedência para que sejam extremamente proveitosos e lucrativos. Para melhor planejarmos o melhor é delegarmos as responsabilidades dividindo-se em diversos comitês. A divisão, classificação e agrupamento de funções dos comitês estará sujeito a uma serie de fatores como: o objetivo e a complexidade do evento, a quantidade de participantes, o programa geral, os recursos humanos e econômicos com que se conta, entre outros.

2 2 Comitê Organizador que é ocupado por pessoas que conhecem o objetivo e metas do evento, geralmente é integrado por 5 pessoas: um presidente, um vice-presidente, um secretário, um tesoureiro e um gerente. É indispensável que estas pessoas estejam pessoalmente motivadas e entusiasmadas, que tenham um alto sentido de responsabilidade, que sejam pessoas criativas, que tenham tempo suficiente para dedicar-se a esta responsabilidade. Principais atividades do Comitê Organizador Desenhar a programação estratégica do evento. Designar os membros e as respectivas funções dos comitês e subcomitês. Escolher o lugar e a data do evento. Elaborar um programa geral do evento. Fazer um organograma geral e um cronograma de todas as atividades. Escolher as pessoas, organizações ou empresas que podem patrocinar o evento. Elaborar um orçamento geral do evento e solicitar sua aprovação nos níveis correspondentes. Elaborar um orçamento preliminar e definitivo. Manter um controle permanente nas finanças do evento. Planejar as ações a serem desenvolvidas para que o evento seja um êxito. Acompanhar o desenvolvimento dessas ações. Convocar os representantes dos comitês para reuniões periódicas. Considerar e aprovar as sugestões e recomendações dos membros dos comitês. Aprovar a incorporação ou demissão de algum membro dos comitês. Definir os meios de divulgação. Preparar um informe final e as recomendações uma vez concluído o evento. Comitê de Programa ou Comitê Técnico - geralmente formado por pessoas técnicas ligadas a temática do evento, e tem como principais atividades as seguintes: Preparar um cronograma de atividades, estabelecendo as datas limites para execução. Estruturar um programa técnico. Escolher os temas e as atividades a serem realizadas. Selecionar os conferencistas, debatedores ou palestrantes. Selecionar os coordenadores de atividades. Elaborar as bases para apresentação de trabalhos. Enviar as cartas de convite e confirmação. Solicitar com antecedência as apresentações, os trabalhos, um breve curriculum vitae, uma fotografia dos principais palestrantes convidados e, no caso de apresentação de trabalhos técnicos, uma autorização por escrito para publicação. Entregar as apresentações e os trabalhos ao comitê organizador em tempo hábil para sua reprodução e distribuição. Estruturar um programa social.

3 3 Elaborar um programa para os acompanhantes. Fixar datas de reuniões periódicas para revisar o andamento das atividades executadas e as ações pendentes. Manter o comitê organizador informado das ações desenvolvidas. Comitê de Finanças Para controlar os recursos disponíveis e definir as prioridades na hora de gastá-los. Seguem algumas funções deste comitê. Elaborar um orçamento preliminar e definitivo. Buscar os recursos necessários. Abrir contas bancárias. Manter reuniões periódicas com os organizadores. Estabelecer as prioridades dos gastos. Efetuar os pagamentos. Elaborar um balanço detalhado dos gastos efetuados. Comitê de Apoio ou de Serviços Gerais É o que presta auxilio aos demais comitês no que se refere ao planejamento e logística das atividades que ocorrerão no evento. Que são: Reserva do local de realização do evento. Montagem dos salões. Aluguel de aparelhos ou equipamentos de audiovisuais, sonorização, videoconferência, tradução, iluminação, telefônicos, informática, segurança, etc. Gravação dos discursos. Reprodução dos materiais (anais em papel e em CD, folder, cartazes, faixas, brindes, pastas, crachás, canetas, bloco de anotações, etc). Disponibilidade de plataformas, andaimes, etc. Organização e contratação de pessoal técnico. Aluguel de materiais necessários. Comitê de Promoção e Relações Públicas Desenho e elaboração de logotipo e sua utilização nos materiais do evento. Promoção interna e externa. Desenho e confecção de material promocional. Planejamento e coordenação do protocolo e cerimonial na cerimônia de abertura e fechamento do evento. Coordenação de informação e entrevistas com os meios de comunicação. Coordenar os programas especiais para o comitê organizador, os conferencistas e os convidados especiais. Selecionar e treinar o pessoal especializado que trabalhará. Coordenar a entrega do material de inscrição. Elaborar as instruções necessárias. Escolher os presentes a serem distribuídos.

4 4 Comitê de Transporte Coordenação geral de todo o referente ao transporte aéreo, terrestre e marítimo. Coordenar a chegada e saída dos delegados e convidados nos terminais. Coordenar os serviços de estacionamento e traslado ao lugar do evento. Comitê de Segurança Coordenação do operativo de segurança dos delegados, participantes, palestrantes, convidados, etc. Vigilância das instalações e dos equipamentos até a sua devolução a empresa ou aos prestadores de serviços. Verificar o bom funcionamento dos sistemas de prevenção de incêndio. Comitê de Recepção São os anfitriões, responsáveis por dar as boas vindas a todos os participantes. Receber todos os convidados especiais. Fornecer todas as informações necessárias, tanto do evento, quanto de outras que sejam requeridas. Comitê de Inscrição Coordenar todo o referente às inscrições. Desenhar a planilhas de inscrição. Entregar o material. Fornecer informações. Comitê de alojamento Selecionar os diferentes tipos de alojamento. Contratar os serviços de alojamento. Distribuir os quartos. Orientar quartos para convidados especiais. Comitê de Alimentos e Bebidas Selecionar todo o que concerne a A & B: coffee, almoços, jantares, coquetéis, etc. Organizar os horários. Selecionar o menu. Comitê de Damas Coordenar o programa de acompanhantes. Cooperar a recepção e despedida dos convidados e participantes. Solicitar presentes e doações. Colaborar com a decoração. Ajudar na organização do programa social.

5 5 Organizadores Profissionais de Eventos. Dependendo do tamanho e da complexidade do evento se faz indispensável contrata uma empresa de evento ou uma pessoa organizador profissional na área. Quando escolher uma empresa de eventos levar em consideração a experiência e competência na realização do tipo de evento que estão realizando. Algumas características necessárias no organizador de eventos: organizada, ordenada, eficiente, responsável, que tenha imaginação, paciência, flexibilidade, bom humor, cortesia, muita energia, adaptabilidade, conhecimento de idiomas y ótimas condições físicas. Fonte: Gherardi, Eliana, Como Hacer Eventos Exitosos, 2002, Caracas. Venezuela