ATOS DO GABINETE DO DEFENSOR PÚBLICO-GERAL FEDERAL INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 26, DE 07 DE MARÇO DE 2017.

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1 ATOS DO GABINETE DO DEFENSOR PÚBLICO-GERAL FEDERAL INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 26, DE 07 DE MARÇO DE Dispõe sobre os procedimentos para a solicitação de material gráfico e publicitário encaminhados para a Assessoria de Comunicação. O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL FEDERAL, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 8º, incisos I e XIII, da Lei Complementar nº 80, de 12 de janeiro de 1994, Considerando a necessidade de detalhamento dos procedimentos de rotina para o exercício das atribuições da Assessoria de Comunicação Social conforme previsto no art. 103 do Regimento Interno da DPGU, RESOLVE: Art. 1º. Fica instituída, na forma desta Instrução Normativa, a regulamentação dos procedimentos de produção de material publicitário. Art. 2º. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. CARLOS EDUARDO BARBOSA PAZ Defensor Público-Geral Federal 4

2 ANEXO I Produção de Material Publicitário 1. Objetivo Cuidar da imagem e da promoção da DPU frente aos seus públicos internos e externos, com a divulgação dos programas, ações e projetos estratégicos que se realizam no âmbito da instituição; Criar a identidade visual da DPU e estabelecer os parâmetros para sua aplicação; Criar e manter canais de comunicação da DPU, bem como extingui-los, com a aprovação do Defensor Público-Geral Federal (DPGF). 2. Referencial Normativo 2.1 Art. 7º, incisos VI, VII e XI, da Resolução CSDPU nº 98, de 9 de setembro de 2014, que dispõe sobre o Regimento Interno da Defensoria Pública-Geral da União. 3. Detalhamento do Processo de Trabalho 3.1 Recebimento da demanda A ASCOM tem Manual de Identidade Visual, disponível na Intranet, que padroniza a marca e a aplicação da logo nos materiais utilizados pela instituição. Caso o produto desejado não esteja contemplado no Manual, a área interessada deve encaminhar a demanda por ou pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), com as especificações necessárias para a criação das peças pela Assessoria de Comunicação Social (Ascom): produto, objetivos, conteúdo. O processo de produção publicitária na Ascom é definido pela análise da solicitação, acolhimento de informações, planejamento, apresentação da proposta criativa, criação, arte-final, produção gráfica e distribuição. A impressão do material pode ser feita na própria assessoria ou por meio de empresa gráfica contratada, conforme a demanda. O prazo para atendimento da demanda varia de acordo com a complexidade de cada produto, que pode ser classificada como baixa, média ou alta. As demandas de média e alta complexidades são solicitadas e/ou autorizadas exclusivamente pelo gabinete do DPGF. 3.2 Demandas de baixa complexidade São os materiais publicitários elaborados e entregues diretamente pela Ascom. Mais simples, não necessitam ser impressos por meio de contrato com empresa gráfica Solicitação do produto 5

3 A área demandante deve fazer o pedido por ou pelo SEI com todos os dados necessários para a correta criação do produto: informação sobre divulgação, local, hora, objetivos e participantes Elaboração do produto Com as informações completas, inicia-se a produção do material solicitado, que é enviado para aprovação em até três dias úteis Aprovação pelo demandante A área solicitante avalia se o material criado pela Ascom atende à sua necessidade. Em caso de não ser aprovado, o material volta para a fase da elaboração do produto, item , para que sejam feitas as adequações Entrega do produto Após aprovação final feita pelo demandante, a Ascom tem prazo de até um dia útil para a entrega do produto via SEI ou Exemplos de demandas de baixa complexidade a. marketing: mensagem de editada com textos e imagem, para chamar a atenção dos destinatários. Pode ser uma simples informação ou aviso até a divulgação de um evento, um informativo eletrônico, entre outros. b. Convite web: convite para eventos enviado por meio eletrônico ( e/ou Facebook). c. Assinatura digital: assinatura personalizada que consta ao final do pessoal de cada defensor ou servidor da DPU. d. Crachá: placa identificativa, usada normalmente na altura do peito, com dados sobre o portador, usada em empresas, convenções, conferências ou encontros. e. Prisma: placa de identificação das autoridades que compõem a mesa de apresentação de um evento ou reunião. f. Postagem Facebook: publicação realizada no perfil oficial da DPU no FB. g. Banner digital: peças publicitárias que podem ser criadas para publicação em sites e portais na internet e utilizadas como material de destaque sobre eventos ou informações importantes. 3.3 Demandas de média complexidade Materiais publicitários elaborados pela Ascom, mas impressos e entregues por meio de gráfica contratada. As demandas de média complexidade constituem todas as etapas do processo publicitário. O prazo de entrega varia conforme o produto solicitado e a distância para o envio do material. São materiais de papelaria simples, com especificações diferenciadas de impressão Solicitação do produto 6

4 A área demandante deve enviar briefing preenchido, via ou SEI, com todas as informações necessárias para a correta criação do produto solicitado: nome do evento, data, local, participantes, objetivos. A Ascom pode adequar os textos quando necessário Planejamento e criação Nessa fase, são idealizados os formatos, a linha editorial e a identidade visual do produto. A Ascom pode entrar em contato com a área demandante para informações adicionais ou sugestões Elaboração do produto Depois de recebidas as informações necessárias e definidas as ações estratégicas com o responsável pela demanda, inicia-se a elaboração do material solicitado, que é enviado para aprovação em até cinco dias úteis Aprovação pelo demandante O solicitante avalia se o produto criado atende à necessidade da área. Em caso de não ser aprovado, volta-se à fase de elaboração, para adequações Produção gráfica Após a aprovação final pelo demandante, a Ascom envia o material à gráfica para impressão. Em média, esse processo leva cinco dias para conclusão Entrega do produto A gráfica envia os produtos impressos à Ascom em Brasília, onde é feita a análise do quantitativo e da qualidade de produçsão. Se aprovados, a Ascom encaminha os produtos para a área/unidade solicitante em seu estado Distribuição Na DPGU, a entrega é feita diretamente ao setor demandante. Nos demais estados, o envio dos produtos às unidades é feito pelos Correios e o prazo de entrega pode variar conforme a distância, o peso e o tipo de entrega. Se encaminhado por malote, o prazo é de aproximadamente cinco dias. Se encaminhado por PAC Encomenda Econômica, no caso de material pesado ou de grande dimensão, o prazo é de cerca de 20 dias Exemplos de demandas de média complexidade a. Folder: material publicitário impresso, com ou sem ilustrações, usado quando se precisa passar uma quantidade considerável de conteúdo, seja ele de caráter promocional (divulgação de produtos, serviços e preços) ou institucional (apresentação da empresa). b. Banner: peça publicitária em forma de bandeira, confeccionada em plástico, tecido ou papel, com objetivo de ser pendurada em eventos, fachadas, paredes, exposta na via pública, em pavilhões de exposições ou auditórios. c. Cartaz: anúncio ou aviso de dimensões variadas, geralmente ilustrado com desenhos ou fotografias, apropriado para ser afixado em lugares públicos. d. Adesivo: material publicitário de pequena dimensão, com superfície aderente. 7

5 e. Convite impresso: tipo de correspondência enviada a terceiros com o objetivo de chamálos a participar de algum evento Casos excepcionais de produção publicitária de média complexidade a. Cartão de visita Cartão básico, segue modelo da DPU, solicitado e aprovado em formato e quantidade definida pelo gabinete do DPGF. Impresso e enviado somente uma vez ao ano, integra o enxoval básico dos defensores. Diante do princípio da economicidade e devido ao trânsito frequente entre os defensores, nos cartões impressos pela DPU constarão apenas nome e . A Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) é o setor responsável por fornecer a planilha atualizada com nome completo e correto de cada defensor, e lotação. Os arquivos devem ser enviados em Excel para extração das informações de forma automática pelo programa In Design. b. Cartão de visita personalizado Se houver interesse pelo defensor em personalizar as informações do cartão, basta entrar em contato com a Ascom, via , para que seja providenciada a arte digital, conforme identidade visual da instituição. Esse tipo de cartão não é custeado pela DPU. O solicitante envia as informações necessárias para a criação do produto personalizado. Após ser desenvolvida a arte, a Ascom encaminha o produto para aprovação em até cinco dias úteis, juntamente com as orientações para impressão. c. Impressão de papel A4 realizada na Ascom Impressão realizada em impressora de escritório comum, que tem custo de produção muito elevado quando comparado àquelas feitas em gráfica. Em razão do princípio de economicidade e eficiência, a regra é que as impressões sejam realizadas por meio de contrato gráfico. Entretanto, nos casos de urgência e extrema necessidade, após aprovação do gabinete no DPGF, as impressões são feitas na própria Ascom, respeitando-se os seguintes limites por demanda: - Papel AP gramatura 90, até 100 cópias. - Papel couchê gramatura 70, até 50 cópias. - Papel couchê gramatura 230, até 30 cópias. As demandas de impressões coloridas acima desses quantitativos devem ser enviadas para empresa gráfica, conforme item Demandas de alta complexidade Materiais publicitários elaborados pela Ascom e impressos por meio de gráfica contratada, porém com mais detalhes de confecção e maior prazo para entrega do produto final devido ao extenso conteúdo e à necessidade constante de revisão. São publicações: livros, revistas, relatórios e afins Análise das informações A área demandante deve enviar briefing preenchido, via ou SEI, com as informações necessárias para a correta criação do produto solicitado: textos, gráficos, relatórios, objetivos, 8

6 público-alvo, nome do evento, data, local, participantes. A Ascom pode adequar os textos quando necessário Planejamento da criação Nessa fase são levantadas informações como público-alvo, mídias a serem utilizadas, formatos de publicação, ações complementares etc. São também idealizadas a linha editorial e a identidade visual do produto. A Ascom pode entrar em contato com a área demandante para informações adicionais Apresentação da proposta criativa Fase de apresentação de ideias à área demandante e definição das opções levantadas no planejamento sobre as peças e campanhas publicitárias, por meio de reunião presencial ou via SEI/ Arte-final Com as informações completas e a estratégia de comunicação definida, inicia-se a produção do material solicitado, que é enviado para aprovação em até 30 dias Aprovação pelo demandante O solicitante avalia se o produto criado atende à necessidade da área. Em caso de não ser aprovado, volta-se à fase de arte-final para adequações Produção gráfica A Ascom envia os produtos à gráfica para impressão. Em média, esse processo leva 15 dias para conclusão Entrega do produto A gráfica envia os produtos impressos à Ascom em Brasília, onde é feita a análise do quantitativo e da qualidade da produção. Se aprovados, a Ascom encaminha os produtos para a área/unidade solicitante em seu estado Distribuição Na DPGU, a entrega é feita diretamente ao setor demandante. Nos demais estados, o envio dos produtos às unidades é feito pelos Correios. O prazo de entrega pode variar conforme a distância, o peso e o tipo de entrega. Se encaminhado por malote, o prazo é de aproximadamente cinco dias. Se encaminhado por PAC Encomenda Econômica, no caso de material pesado ou de grande dimensão, o prazo é de cerca de 20 dias Exemplos de demandas de alta complexidade a. Cartilha: livreto com fim didático. b. Manual: livro ou folheto para ensinar um serviço, a utilização de um equipamento, um software ou uma ferramenta. Muitas vezes o manual vem com imagens, para facilitar a compreensão do tema. 9

7 c. Revista: publicação periódica de cunho informativo, científico, jornalístico ou de entretenimento. d. Identidade visual para eventos ou campanhas: conjunto de elementos formais que representa visualmente e de forma sistematizada, um nome, uma ideia, um produto, uma empresa, instituição ou serviço. Tal conjunto costuma ter como base uma logomarca integrada a um logotipo. e. Catálogo: espécie de livro, guia ou sumário que contém informações sobre lugares, pessoas ou instituições. f. Agenda e calendário: caderneta, livro ou livreto, datado, que se destina a anotar o dia a dia, compromissos e lembretes. 4. Anexo Não há. 5. Indicadores Cumprimento dos prazos; orçamento previsto e realizado. 6. Controle de Alterações Data Revisão Descrição de alteração 07/11/ Emissão inicial 10

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