BEM-VINDO a mais um Curso

Transcrição

1 BEM-VINDO a mais um Curso

2 Assessoria de Imprensa

3 PROFESSOR INSTRUTOR: LUCYMARA CORREIA CERIMONIALISTA E MESTRE DE CERIMÔNIAS PEDAGOGA PÓS GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE PESSOAS E QUALIDADE DO SERVIÇO PÚBLICO

4 A Preparação de Reuniões e Cerimonias

5 O que é? Reunião: encontro de duas ou mais pessoas Uma reunião discussão de negócios ou assuntos comunitários. Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contato pessoal e comunicação entre os coparticipantes/ telepresença

6 Primeiros passos: Objetivo Necessidade Informações Convite Pauta Espaço Ambientação Formatação Estipular tempo

7 Convite - Quem convida (SEMPRE pessoas, NUNCA entidades) - Motivo: de que se trata, qual o tipo de comemoração; - Serviço: Data, local e horário. - Adicionais (traje, confirmação de presença, informes importantes, valores, complementações necessárias). - Logomarcas, logotipos, assinaturas. - Indicativos (apoio, organização, promoção, patrocínio...) Virtual ou físico?

8 Detalhes Definidos os objetivos da reunião, cuidar dos demais detalhes. o tempo para definir os assuntos, que deverá levar em conta todas as tarefas, um possível intervalo e o resumo final. As pessoas certas, com autoridade apropriada, devam tomar parte.

9 O melhor Como tirar o melhor partido das reuniões. participação ativa no cumprimento dos objetivos do encontro. É o líder que deve estabelecer a ordem do dia e dá-la a conhecer antecipadamente e fazer com que os participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem preparado previamente

10 Compromisso É importante chegar-se a um compromisso. Quanto mais simples e realista for a decisão, melhor será compreendida e integrada por todos A partir de agora, todos os participantes passarão a estar envolvidos nas diversas operações que integram a ação.

11 Contrato Orientados por um objetivo claro, concreto e exequível, os participantes irão: Estabelecer prioridades Partilhar responsabilidades Fixar prazos Definir meios técnicos e financeiros, Avaliar resultados Introduzir reajustamentos

12 Continuidade Uma reunião terá sido benéfica e produtiva se cada participante, ao deixála, levar consigo um compromisso concreto. Uma vez que nenhuma reunião é um acontecimento isolado, mas que está na sequência da anterior, é deste compromisso que cada participante dará contas na reunião seguinte

13 Avaliação É uma forma de saber até que ponto a reunião foi proveitosa. É um processo de recolher dados e sua análise e permite: - Verificar a medida dos objectivos - Comprovar a utilidade e oportunidade dos assuntos discutidos - Certificar técnicas e métodos utilizados

14 Sempre avaliar - Diagnosticar novos assuntos a desenvolver e aprofundar - Introduzir reajustamentos e alterações para evitar a repetição de erros Ouvir, escutar, falar, comunicar e entender... Eu sei que tu pensas que compreendeste O que pensas que eu disse. Mas não tenho a certeza Que tu te dás conta que o que ouviste Não é o que eu pretendia dizer

15 Conflitos 1º - Os conflitos fazem parte da condição humana. - Os conflitos são, em parte, consequência natural das mudanças que afetam o quotidiano. 3º - Certos conflitos são previsíveis e, podem ser evitados ou minimizados. 4º - Os conflitos podem ser geridos.

16 Solução - Decidir-se pela escolha da melhor solução: Qual, quando, e como? - Pôr em execução a solução escolhida, seguida de uma avaliação e acompanhamento contínuos, As soluções que vão sendo propostas sempre justificadas por referência a princípios o consenso.

17 Toda reunião tem um objetivo e todo o objetivo deverá ser: claro, para ser entendido. preciso, para ser eficaz. possível, para ser atingido. flexivel, para ser reajustado. atraente, para ser motivador. quantificado, hierarquizado e temporizado para ser avaliado.

18 Reuniões de informação: Quando se convoca uma reunião para solicitar informações de outras pessoas, o planejamento do tempo deve incluir o tempo para a preparação do apresentador. Reuniões para solucionar problemas ou para tomada de decisões: uma decisão precisará ser tomada e acompanhada para que a solução possa se concretizar

19 Direções e diretrizes Reuniões para definir diretrizes: convocadas para solucionar problemas, não por ações operacionais, mas por meio de novas diretrizes.

20 Rotinas Reuniões periódicas de preparação de tarefas ou esforço grupal: sua validade deve ser comprovada no decorrer do tempo. Comum a grupos gestores. Reunião geral: o propósito é levantar assuntos e com sorte solucioná-los. Mesmo com uma pauta bem organizada, reuniões gerais tendem a ser um dos tipos de reuniões menos eficientes.

21 Reuniões com carateres específicos: Assembleia Seminário Congresso Fórum Simpósio Debate Mesa redonda Workshop Convenção Conferência Painel Colóquio Palestra Inauguração Assinaturas Homenagens Exposição e Feira Oficina

22 Elementos Formais Tema da reunião; Objectivos previstos;objectivos atingidos;data / Local;Hora de início / Hora de termo; redator;participantes Fazer sínteses intermédias, reformulações e conclusões parciais que permitam ao grupo aperceber-se dos resultados atingidos.

23 Cuidado Tipologias dos participantes O Conflituoso O Tímido O Intervencionista O Fala-barato O Contestatário O Comico O Fora de jogo

24 Atitudes Evidenciar as diferenças Definir com clareza o conflito natureza e origem Procurar o que há de significativo no conflito Identificar as convergências e as divergências em relação ao conflito Determinar com exactidão os pontos de desentendimento para sugerir soluções parciais Evitar que a sua própria influência pese na decisão a tomar Dominar-se para não resolver o assunto de uma só vez Passar para o assunto seguinte assim que o conflito esteja resolvido e se tenha chegado a um acordo. É importante que numa reunião o acordo (consenso) se estenda tanto aos objectivos como às soluções.

25 Técnicas Análise de problemas Técnica:identificação de um conjunto de informações relativas a uma determinada situação técnica ou humana. O problema: desvio ou desiquilíbrio entre o que deveria acontecer e o que acontece Imaginar as várias hipóteses de solução: - Quais as vantagens e desvantagens de cada uma delas?

26 Coffee break, breakfast, brunch, almoço

27 Obrigado pela atenção!

28 Aqui tem qualificação de verdade!

29 BEM-VINDO a mais um Curso

30 Assessoria de Imprensa

31 Professor Instrutor: LUCYMARA CORREIA CERIMONIALISTA E MESTRE DE CERIMÔNIAS PEDAGOGA PÓS GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE PESSOAS E QUALIDADE DO SERVIÇO PÚBLICO

32 Cerimonial, é um ramo de atividade onde se congregam os procedimentos sócio-culturais, protocolar público-privado das regras para a realização de atos e solenidades. De uma certa forma o cerimonial é um instrumento de equilíbrio, tratos e procedimentos. Um cerimonial é um conjunto de normas que tem por finalidade ordenar corretamente o desenvolvimento do ato solene. Inclui procedimentos como disciplina, hierarquia, ordem, elegância, respeito, bom senso, bom gosto e simplicidade

33 Cerimonias O que é? - Preparação de uma cerimônia: Local; Público; Espaço; Mesa; Ambientação. O cerimonial valoriza as ações e gestos, cria sensibilidade, implica em honra, dignidade na celebração de cada ato. Evolui para a elevação social, para o desenvolvimento do indivíduo, do respeito ao próximo e assume o sentido natural da própria evolução humana

34 Trabalhar com Cerimonial é trabalhar com relações humanas. A essência de ambos é a mesma, isto é, o encontro, o diálogo, a troca de informações. Pois não existe Cerimonial sem presença e interação humanas. Outra característica de nosso labor é a efemeridade. O sucesso de um evento dura o tempo de uma salva de palmas, do fechar das cortinas, do lento apagar-se das luzes da ribalta. Marcus Bessa Assessoria do Cerimonial da Presidência do TJDFT

35 O protocolo é um conjunto de leis que regem o cerimonial público, entretanto não se deve tomá-lo ao pé da letra, pois como está contido na própria lei, quando houver situações conflitantes, é o chefe do cerimonial que determinará a atitude mais correta a ser tomada, conforme prevê o Ministério das Relações Exteriores. Assim, além do preconizar a obediência, o cerimonial juntamente com a precedência são referências de poder. Se alguém está em um nível hierárquico elevado significa que ele tem poder e proeminência sobre outras autoridades.

36 Cerimonialista é um profissional de detalhes; De bem estar; De comunicação De imagem De apresentação De ligação De confiança!

37 Profissional - Dicas Aparencia e postura Bons hábitos Ética e Moral Teoria e prática

38 Postura Postura profissional A primeira impressão é a que vale, então é melhor estar preparado para mostrar uma postura profissional. E não é só a roupa que conta, as atitudes e a linguagem corporal também dizem muito sobre você.

39 Etiqueta

40 Dicas Se não tiver algo positivo a falar... Silencie! Elogios são bons... Se verdadeiros! Contornar situações só aumentam a viagem.. E o constrangimento! Comportamento é uma questão de bomsenso! Nem todos compartilham nossos gostos!

41 Origem: A palavra cerimônia vem do latim caerimoniale e refere-se às cerimônias religiosas. O cerimonial tem sua origem nas sociedades primitivas. É a linguagem que regulamenta os rituais. Os rituais são paralelos ao aparecimento da humanidade e eram criados para garantir o nascer do sol, o cair da chuva e a fertilidade do solo. Rituais são reconhecidos como arte. Um ritual bem executado é mais que uma mera apresentação teatral. Usa elementos e símbolos e evoca a cultura e as crenças dos povos envolvidos. O uso do ritual é paralelo ao aparecimento da humanidade. Os homens dependiam da caça e os primeiros rituais foram criados para apaziguar a natureza e garantir sobrevivência. O resultado de todo ritual é um crescente equilíbrio, força, energia, e conforto individual ou de grupos.

42 A tônica constante do cerimonial é o respeito recíproco, a solidariedade e a cooperação. O cerimonial coexiste com a Filosofia (buscando método, fundamentos e princípios para percepção da realidade); com o Direito (codificando as regras de conduta para dar a cada um dos participantes as prerrogativas, privilégios e imunidades às quais têm direito) e com a Ética (apoiando-se na moral positiva. Interpreta um conjunto de regras de comportamento e formas de vida através das quais o homem se instrumenta para realizar o valor do BEM). Pela ética, o cerimonial cultua a arte (música, escrita, dança, decoração, esporte, literatura e etc.), da qual tira o sentido estético que toda solenidade, ou mesmo a rotina da vida, necessariamente deve ter no seu contexto coreográfico e simbólico. Rege o comportamento (etiqueta) e os costumes, favorecendo a projeção de atitudes participativas, responsáveis, conscientes, dos critérios de valor que enriquecem o diálogo e a cumplicidade do homem consigo mesmo, com a sociedade e com o próprio universo.

43 Vamos criar um evento? Check list: Local População alvo Convite Palco Mesa Bandeira Convidados Comunicação...

44 Composição de mesa

45 Serviços de mesa

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49 Serviços de mesa: À americana: À francesa: a travessa se apresenta à esquerda do convidado para que ele se sirva. À Brasileira: alimentos na mesa À inglesa: Empratado; serve pela esquerda e retira pela direita; talheres ficam no prato (direto), Garçom serve o prato em frente ao convidado (indireto); À Russa: Termina-se o preparo próximo ao convidado e serve-o.

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51 Convite Convit e Convit e Regra do :

52 Símbolos Nacionais

53 Bandeiras e Hinos Quando usar? Quais? Tamanho? Quando hastear e quando arriar? Dia da Bandeira Decreto: Sua apresentação e seu uso são regulados pela Lei n de 1º de setembro de 1971.

54 Ordem de Bandeiras

55 Ordem de Precedência No momento, no Brasil vigora o Decreto nº de 09/03/1972, com alterações feitas pelo Decreto nº 83186, de 19/02/1979, que determina as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência, instrumento indispensável para quem atua na área de eventos. Critérios gerais de precedência Segundo o caráter do ato, costuma-se ceder, por cortesia, a precedência aos representantes estrangeiros e autoridades visitantes. Anfitrião é o ponto de partida para organizar a precedência. Idade: o mais velho tem precedência sobre o mais novo. Sexo: a mulher tem precedência sobre o homem. Antigüidade histórica: antigüidade no credenciamento (representantes diplomáticos), data de criação da instituição. Ordem alfabética. Titulação: organizada com base nos títulos (Bacharel, Mestre, Doutor).

56 - Cerimonial Federal - Cerimonial Militar - Cerimonial Tribunal de Justiça - Cerimonial Tribunal de Contas - Cerimonial de Casas Legislativas - Cerimonial de Governo de Estado - Cerimonial de Governos Municipais - Cerimonial Real ou Imperial - Cerimonial de Relações Exteriores - Cerimonial Acadêmico

57 Recepção de Autoridades Recepção de autoridades e visitantes estrangeiros e brasileiros há uma série de providências que devem ser tomadas para o sucesso da visita. Estas providências podem ser agrupadas numa check-list,. Vale lembrar que cada instituição pode preparar seu check-list, de acordo com suas necessidades e particularidades. Interesse do visitante O visitante normalmente demonstra interesse não só pela instituição e/ou projeto que veio conhecer, como também pela região, Estado ou município Trajes Papel do responsável pelo receptivo Assim, o responsável é a "vitrine" da instituição. Quanto mais bem preparado estiver, melhor será a impressão que se guarda do local. CHECK-LIST Avaliação da visita

58 Controle de tempo - contrato, negociação e criatividade!!!!

59 Obrigado Serviços de mesa pela atenção! À americana: À francesa: a travessa se apresenta à esquerda do convidado para que ele se sirva. À Brasileira: alimentos na mesa À inglesa: Empratado; serve pela esquerda e retira pela direita; talheres ficam no prato

60 Aqui tem qualificação de verdade!