3M Relações Públicas. Política Corporativa de Patrocínios para Programas de Responsabilidade Social

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1 3M Relações Públicas Política Corporativa de Patrocínios para Programas de Responsabilidade Social Dezembro de 2008

2 1. Definição Conjunto de procedimentos para administrar as solicitações de patrocínios recebidas pela empresa. 2. Objetivos Definir critérios para análise, seleção e aprovação dos projetos de cunho sócio-ambiental da 3M do Brasil. Patrocinar projetos oriundos das comunidades-chaves e foco da atuação social da 3M. Garantir que as instituições beneficiárias tenham registros equivalentes ao de Utilidade Pública e que a 3M possa oportunizar benefícios fiscais, por meio do patrocínio dos projetos. Garantir que os projetos patrocinados sejam focados no core de atuação social da 3M e do Instituto 3M de Inovação Social: tecnologias sociais, educação e saúde. Priorizar patrocínio para projetos que sejam de interesse dos negócios 3M. Garantir que a priorização e seleção dos projetos estejam alinhadas aos valores corporativos 3M e de sucesso dos negócios da empresa: Atuar como bons cidadãos nas comunidades. Respeitar o ambiente físico e social. Ser uma companhia onde os funcionários sentem-se orgulhosos de fazer parte. Dar visibilidade às marcas prioritárias da 3M, e reforçar a questão da qualidade, evidenciando que oferece ao mercado soluções práticas e engenhosas. 1

3 3. Aplicação Este procedimento será válido para todas as unidades da 3M do Brasil, para empresas parceiras e do grupo 3M, com abrangência nacional. 4. Patrocínio Será caracterizado patrocínio todas as ações que envolvam projetos de curto, médio e longo prazo, e que promovam a interação da empresa com as comunidades, assim como visibilidade para sua marca, gerando consequentemente imagem e reputação. A maneira que a 3M do Brasil se fará presente nos patrocínios poderá envolver: patrocínios para projetos que necessitam de fornecimento de materiais, recursos e produtos 3M Seleção dos Projetos: A seleção dos projetos irá priorizar as organizações parceiras que tenham títulos suficientes para oportunizar dedutibilidade dos investimentos sociais realizados pela 3M, principalmente aquelas de Utilidade Pública Federal, que sejam éticas e tenham imagem no mercado compatível com a 3M, com o objetivo de manter e promover a reputação da 3M, imagem e benefício social. As parcerias serão firmadas apenas e tão somente com organizações que tenham valores sinérgicos aos da 3M e que traduzam seu o compromisso social para com a sociedade, pela sua atuação ética. 2

4 5. Tipos de Contribuição de Patrocínio 5.1. Para projetos sociais desenvolvidos pela empresa Para outros projetos sociais desenvolvidos por terceiros, apresentados à empresa ou ao Instituto 3M Projetos apresentados pelas lideranças dos grupos de voluntários 3M à 3M ou ao Instituto 3M, em nível Brasil Projetos apresentados pelos funcionários e que envolvam a visibilidade da marca 3M e que sejam sinérgicos ao core social do Instituto 3M Projetos apresentados pelas áreas de negócios da 3M e que envolvam a visibilidade da marca 3M e do Instituto 3M de Inovação Social, alinhados aos objetivos sociais da 3M do Brasil. 6. Procedimentos Quanto às solicitações de patrocínios, apoios e provenientes do público interno (funcionários, estagiários, terceiros, patrulheiros), desfocadas da vocação social da 3M, pontuais e sem planejamento prévio, serão analisadas, a partir da sua submissão ao fluxo de aprovação eletrônico, contemplando várias instâncias de aprovação deste fluxo, inclusive finanças. Para todos os casos, os projetos deverão obedecer aos requisitos descritos nessa política, especialmente àqueles que refletem na auditoria ética e de imagem, mencionados nos demais itens dessa política. 3

5 7. Critérios 7.1. Por questões de reputação e imagem da empresa, serão priorizados os patrocínios provenientes de regiões e cidades onde a empresa possui fábricas (Sumaré, Ribeirão Preto e Itapetininga, Mairinque, Manaus, São José do Rio Preto e outras unidades futuras) e, onde existir vínculos anteriores da empresa com o organismo social a ser patrocinado, garantindo a otimização dos recursos disponibilizados pela 3M do Brasil Não serão contemplados patrocínios e contribuições às pessoas físicas ou iniciativas individuais; caberá ao Serviço Social da 3M organizar essas solicitações Os planejamentos dos patrocínios sociais estão descritos no Planejamento Anual das Ações de Responsabilidade Social da empresa, administrado pela diretoria de Relações Públicas e Instituto 3M As solicitações e projetos encaminhados pelos funcionários membros do Grupo de Voluntários 3M serão priorizados dentro das áreas abaixo discriminadas, desde que as entidades sejam declaradas de Utilidade Pública Federal, e, que já mantenham relacionamentos com a 3M há mais de 3 anos. ÁREAS: Educacionais. Tecnologias Sociais. Culturais. Saúde Lazer Não serão aceitos projetos com os seguintes objetivos: Políticos. Interesse pessoal. Religiosos. 4

6 8. Aprovações 8.1. As aprovações serão efetuadas por meio de fluxo eletrônico, a fim de obter a integridade ética de todas as aprovações e projetos, descentralizando-as O grupo de aprovadores poderá ser alterado, a cada 2 anos, para que as decisões sejam consistentes, permanecendo, sempre que possível, integrantes dos departamentos de Relações Públicas e Marketing Corporativo, Tributos e Controladoria Financeira da 3M O departamento de Relações Públicas será a área centralizadora de todos os projetos endereçados à empresa e de cunho social e fará a sua análise e distribuição, a depender do item 2 acima Quando o patrocínio ou apoio ao projeto for considerado inviável, o solicitante deverá ser informado por escrito, pela área receptora dos projetos, garantindo, dessa forma, comunicação com seus públicos Tratando-se de projetos que envolvam recursos financeiros, os departamentos envolvidos na ação ficarão responsáveis pela documentação e prestação de contas do projeto, bem como emissão de relatório de imagem contemplando benefícios tangíveis ou intangíveis Todos os projetos apoiados pela empresa deverão ter, no seu início, objetivos e metas específicas para poderem ser mensurados dentro do programa de Responsabilidade Social da organização. 5

7 9. Resultados e comunicação dos resultados: O departamento de Relações Públicas deverá emitir, com base no último dia útil de cada ano, o Relatório Anual de Patrocínios. Nesse relatório deverá constar: Cronograma dos patrocínios. Beneficiários. Objetivo do projeto e retornos. Valor do patrocínio. Objetivos alcançados. Tempo de parceria. Retorno de imagem (imprensa) quando houver. Número de beneficiários envolvidos. Voluntariado. Localidade e extensão do projeto. Sinergia com as áreas de negócios da 3M. 10. Budget Os orçamentos para essa finalidade serão definidos no planejamento Estratégico de Relações Públicas - Relações com a Comunidade, e será reavaliado de acordo com os interesses da 3M e aprovação do MOC. 11. Divulgação Os patrocínios deverão ser divulgados internamente como prioridade para esse público alvo e, após, poderão ser divulgados na imprensa de maneira indireta e em forma de publicidade. As informações serão incluídas no Balanço Social anual emitido pela corporação e também pelo Instituto 3M de Inovação Social. 6

8 12. Formalização Todos os beneficiários do patrocínio social da 3M deverão assinar documento, formalizando sua responsabilidade pelo bom uso do recurso. Emissão: setembro de 2008 Projeto Six Sigma Rafael Quaino, Carmella Carvalho e Adriana Rocha 7